Onboarding van managers: 12 best practices om het proces voor nieuwe leiders te perfectioneren

De horrorverhalen over slechte managers stromen binnen op LinkedIn tijdens het Grote Ontslag.

Van bazen die hun personeel openlijk bespotten tot bazen die toestemming vragen voor toiletpauzes, is het een wonder dat 2 op de 5 werknemers al ontslag hebben genomen vanwege hun manager?

People Management meldt dat nog eens 50% overweegt weg te gaan vanwege hun baas.

Als je veel personeel bent kwijtgeraakt aan concurrenten of te maken hebt met een stille ontslagepidemie, kun je te maken krijgen met een nachtmerrie op het gebied van leiderschap.

Op zoek naar een proactieve oplossing? Onderschat de kracht van een effectieve onboarding van managers niet. 

Het is in je eigen belang om vanaf het begin te investeren in training voor managers, zodat je teamleiders het niet zelf hoeven uit te zoeken. Begrijp dat je leiders menselijk zijn en fouten maken, maar door een goed inwerkprogramma voor managers te implementeren, maak je ze klaar voor succes vanaf dag 1 in hun rol.

✈️ Wat is onboarding voor managers?

Het inwerken van managers bestaat uit het oriënteren en wennen van nieuwe managers aan hun rol, verantwoordelijkheden en bedrijfscultuur. Het is een essentieel onderdeel van de levenscyclus van een werknemer en moet dezelfde aandacht en middelen krijgen als elk ander onboardingprogramma voor werknemers.

Vraag je je af voor wie onboarding van managers het meest geschikt is? 

✅ Elke nieuwe manager die bij het bedrijf komt werken; 

✅ Huidige werknemers die voor het eerst een leidinggevende functie krijgen;

✅ Een ervaren manager die overgeplaatst wordt van een andere locatie of een ander bedrijf;

✅ Een manager op afstand die voor het eerst bij het bedrijf komt werken.

Tip: Ontwerp dit strategische proces om managers te ondersteunen bij de overgang naar hun nieuwe functie. Het doel is om hen te helpen bij hun eerste stappen, hen alle hulpmiddelen te geven die ze nodig hebben om hun directieleden te ondersteunen en uiteindelijk te zorgen voor een soepele introductie in de bedrijfscultuur.

Waarom managers inwerken?

Als een wervingscommissie een kandidaat heeft geselecteerd voor een leidinggevende functie of een medewerker intern heeft gepromoveerd, dan moet hij of zij wel in staat zijn om leiding te geven. Waarom zou je je dan nog druk maken over het inwerken van managers? 

Hier zijn enkele punten om rekening mee te houden tijdens het wervingsproces.

1. De strategische rol van managers 

Als de schakel tussen senior leiders en frontliniewerknemers spelen managers een cruciale rol in het stimuleren van de bedrijfscultuur en het bevorderen van betrokkenheid.

Uit onderzoek van Gallup blijkt dat managers verantwoordelijk zijn voor 70% van de variatie in werknemersbetrokkenheid.

Met andere woorden, het creëren van een positieve bedrijfscultuur en betrokken personeel komt neer op het ontwikkelen van je managers. 

2. Kosten van managerverloop 

Het vervangen van een slechte manager kost Amerikaanse bedrijven jaarlijks 960 miljard dollar. Auw! Maar wat zijn de kosten voor een individueel team? 

Laszlo Bock, medeoprichter van Humu (een bedrijf dat software maakt voor werkplekken) en voormalig CHRO van Google, legt uit dat als je een manager een cijfer geeft tussen 1 en 10, dat degene die 1 scoort werknemers zal aanzetten om ontslag te nemen. 

Het resultaat? 

Verwacht een onmiddellijke daling van de productiviteit omdat je teamleden verliest en tijd moet uittrekken om nieuwe mensen aan te werven en op te leiden.

3. Hoge inzet van mislukte onboarding 

Uit onze statistieken over het inwerken van werknemers blijkt dat slechts 12% van de organisaties een effectief inwerkprogramma heeft. 

Als je bedenkt wat er allemaal op het spel staat bij het inwerken van managers - van de kosten van het verloop tot de impact op de bedrijfscultuur - is het duidelijk dat dit geen gebied is waar bedrijven het zich kunnen veroorloven om de kantjes eraf te lopen. 

Bovendien meldt HR News dat verloop een belangrijk probleem is: 20% van de nieuwe werknemers verlaat het bedrijf binnen 45 dagen en 33% binnen zes maanden! 

4. Invloed van de manager op de betrokkenheid van het team 

Betrokkenheid van werknemers is een veelbesproken onderwerp en uit onderzoek van Korn Ferry blijkt dat 33% van de werknemers hun baan verlaten vanwege verveling! Erkenning van werknemers is ook een belangrijke factor: 84% van de zeer betrokken werknemers geeft toe dat hun baas hun prestaties op het werk erkent, vergeleken met slechts 25% van de niet betrokken werknemers, volgens Bonusly. 

Tijdens de inwerkperiode kunnen leiders leren welke impact hun stijl van teammanagement heeft op de betrokkenheid van hun directieleden. Maar managers moeten zich ook betrokken voelen om het wiel te laten draaien. 

Elise Finn, directeur en medeoprichter van NkuziChange vraagt managers om na te denken over hun prestaties:

"Als je een high performance team leidt, weet ik zeker dat je veel tijd besteedt aan het nadenken over KPI's, prestatie-indicatoren, metrics, doelen. En dat klopt - we moeten ons zorgen maken over die dingen.

Maar hoeveel tijd besteed je eigenlijk aan het nadenken over jouw bijdrage, jouw impact voor je team op hun prestaties?

Wat doe je om hun prestaties te verbeteren? En wat doe je dat hun prestaties zou kunnen onderdrukken of verminderen?"

Stapsgewijze aanpak voor het inwerken van nieuwe managers 

Een effectief onboardingprogramma voor managers volgt een duidelijke structuur.

Fase 1 - Pre-onboarding: Deze fase richt zich op papierwerk, introducties en het bieden van toegang tot tools.

Fase 2 - Oriëntatiesessie voor nieuwe medewerkers: begint op de eerste dag van je manager en duurt maximaal een week. In deze fase wordt je manager verwelkomd in zijn nieuwe team en voorgesteld aan andere belangrijke leden van de organisatie.

Je bespreekt ook relevante veiligheidsinformatie en persoonlijke voordelen zoals ziektekostenverzekering, PTO en ander bedrijfsbeleid. Managers moeten weten hoe elk van deze beleidsregels henzelf beïnvloedt en wat de impact ervan is op hun teamleden. 

Fase 3 - Rolspecifieke training: Dit is de meest cruciale fase van het inwerken van nieuwe managers, dus als je het goed doet, kunnen ze snel productief worden. Als je het verkeerd aanpakt, zullen je nieuwe managers leiderschapsfouten maken die het moreel in het hele bedrijf beïnvloeden. 

Belangrijke elementen zijn onder andere duidelijke rollen en verwachtingen, prestatiedoelen en rolgerelateerde managementtraining, inclusief meeloopstages. 

Fase 4 - Rolwisseling: tijd om los te laten! In deze voorlaatste fase bereid je je manager voor op succes door regelmatige check-ins en toegang tot extra middelen. Je moedigt hen ook aan om mee te denken over hoe het onboardingproces van het team kan worden verbeterd voor toekomstige nieuwkomers.

Fase 5 - De overgang vergemakkelijken: in deze fase moet de overgang van je manager naar zijn nieuwe rol soepel verlopen. 

Enkele maanden na hun indiensttreding moeten ze zich comfortabel en zelfverzekerd voelen in hun leiderschapscapaciteiten en managementbeslissingen nemen in lijn met de bedrijfscultuur en de OKR's. 

Tip: Zorg ervoor dat je doorlopende groeimogelijkheden biedt om managers te helpen vooruitgang te boeken in hun carrière.

➡️ Bekijk meer informatie over de stadia van onboarding.

💡 12 Beste praktijkenvoor het effectief inwerken van managers

In een onderzoek van Egon Zehnder onder 588 leidinggevenden gaf 60% aan dat het zes maanden duurde voordat ze volledig impact hadden in hun functie, terwijl bijna 20% geloofde dat het 9+ maanden duurde.

Wil je het proces versnellen?

Deze best practices zullen de transformatie versnellen van enthousiaste beginnende managers in doorgewinterde leiders die inspireren.

Processen en workflows schetsen

Voordat je nieuwe manager begint, moet je de tijd nemen om alle belangrijke processen en workflows die ze moeten kennen te documenteren. Het zal handig zijn om een bron van informatie te hebben als ze ooit vast komen te zitten.

Het catalogiseren van workflows is ook een mogelijkheid om te bepalen of automatisering repetitieve taken kan versnellen.

Duidelijke verwachtingen stellen 

Rolverwarring is een van de belangrijkste redenen waarom nieuwe managers falen. Maar je kunt dit beperken door vanaf het begin duidelijke verwachtingen te stellen. 

Je moet bijvoorbeeld bespreken waarvoor ze verantwoordelijk zijn, wat de verantwoordelijkheden van hun team zijn en hoe je hun prestaties zult meten.

Het is ook belangrijk om vast te stellen welk type leider je wilt dat ze zijn. Wil je bijvoorbeeld dat ze een hands-on aanpak hanteren of juist een stapje terug doen en hun teamleden de leiding laten nemen? 

Wat is uw voorkeursbenadering van conflicthantering? 

Zorg ervoor dat deze verwachtingen duidelijk en realistisch zijn op basis van de beschikbare middelen.

➡️ Ga dieper in op het creëren van uw leiderschapscompetentiemodel. U vindt vijf stappen voor het ontwikkelen van een leiderschapscompetentiemodel.

Doelstellingen op korte termijn verduidelijken 

Een reeks kortetermijndoelstellingen geeft je nieuwe manager een tastbaar doel om naartoe te werken en een manier om zijn vooruitgang te meten.

Naast het opstellen van verwachtingen voor de lange termijn, moet je ook OKR's opstellen voor de eerste paar maanden.

Harvard Business Review beschrijft hoe nieuwe managers snel overweldigd kunnen raken wanneer ze alle aspecten van het bedrijf onder de knie krijgen. 

De begeleiding? 

Waarom geen korte 100-daagse uitdaging op een specifiek gebied en de onboarding daarop afstemmen? Deze aanpak stimuleert de nieuwe manager om waarde te creëren en tegelijkertijd kritieke processen te verbeteren. 

Stel een nieuwe manager-team datum in 

Het team van je nieuwe manager is de sleutel tot zijn succes. Ze moeten dus een sterke relatie opbouwen en zo vroeg mogelijk bepalen hoe ze hen zullen leiden.

Tip #1: Begin met het maken van een teammap in Loom waar iedereen een welkomstvideo opneemt met wat informatie over hun rol en leuke weetjes over hun persoonlijke leven. 

Inleidende video's helpen de manager om gezichten en namen te onthouden en bouwen een eerste band op. 

Introduceer de teamleden voordat de manager begint, zodat iedereen het ijs kan breken en vertrouwen kan opbouwen. 

Tip #2: Je kunt ook een teambuildingactiviteit organiseren voor hun eerste dag. Zo kunnen ze een band smeden en beginnen samen te werken aan een gemeenschappelijk doel.

Prioriteit geven aan het introduceren van belanghebbenden 

Je nieuwe manager moet relaties opbouwen met verschillende belanghebbenden binnen en buiten het bedrijf. Moedig deze connecties aan en stel ze bij voorkeur voor aan de belangrijkste mensen die ze moeten kennen.

Tip: Beslis of je een formeel of informeel introductiesjabloon gebruikt, afhankelijk van de anciënniteit van de persoon. 

Een voorbeeld van een formeel sjabloon zou zijn:

"Ik ben verheugd om u voor te stellen aan {NAME}. Ze hebben X jaar ervaring in het werken voor Fortune 500 organisaties en we zijn enthousiast over de brede vaardigheden en ervaring die ze ons team zullen brengen.

{NAME} is gepassioneerd door {AREA OF EXPERTISE} en heeft een echt talent voor {UNIQUE SKILL}. Hun startdatum is mm/dd/jjjj, en ze zullen werken in {KANTOOR/VERHUISDE LOCATIE}.

Ik heet {NAME} van harte welkom in het team!"

Moedig managers aan om hun persoonlijke merk op te bouwen 

Het persoonlijke merk van een manager versterkt voortdurend hun leiderschapsstijl en waar ze voor staan. Gebruik een inwerkprogramma om:

• Begeleiding bieden bij sociale media voor personal branding.
• Regel mediatraining.
• Help hen thought-leadership artikels te schrijven.
• Stel mogelijkheden voor om te spreken op conferenties.
• Stel interne netwerkpaden in. 

Vier uw bedrijfscultuur 

Uw werkcultuur zal het succes van uw nieuwe manager aanzienlijk beïnvloeden. Hij of zij moet deze dus vanaf het begin begrijpen en zich erin kunnen vinden.

Een manier om dit te doen is om ze vanaf de eerste dag onder te dompelen in je cultuur. 

Enkele voorbeelden van activiteiten om een tipje van de sluier van je cultuur op te lichten: een rondleiding op kantoor, een ontmoeting met belangrijke mensen en het bijwonen van bedrijfsevenementen.

Tip: Je kunt ook overwegen om regelmatig updates over bedrijfsnieuws en -ontwikkelingen te sturen. 

Een constante stroom van bedrijfsnieuws zal hen helpen zich verbonden te voelen met het bedrijf, zelfs als ze niet dagelijks op kantoor zijn.

Balans tussen leren en doen 

Training is een integraal onderdeel van het succes van managers.
‍

‍Ron Ashkenas, Partner Emeritus van Schaffer Consulting, stelt voor om de nieuwe leider te vragen om vast te stellen wat hij wil leren over het bedrijf en daar vervolgens een training omheen te bouwen:

"De meeste mensen op hoog niveau die een nieuwe functie krijgen, hebben genoeg onderzoek gedaan naar hun nieuwe rol om een aantal slimme vragen te kunnen stellen of gebieden waar ze nieuwsgierig naar zijn of veronderstellingen die ze willen testen. Dus in plaats van de nieuwe persoon te dwingen om alleen te leren wat jij denkt dat belangrijk is, bouw je het inwerkprogramma samen op." 

Veelvoorkomend probleem: managers verzanden gemakkelijk in leerstof in plaats van hun werk te doen.

💡 Oplossing: Zorg voor de juiste balans met krachtige trainingsformats voor nieuwe managers die direct in de werkdag passen. 

Overweeg een mix van klassikale training, online cursussen en leren op de werkplek, zoals rondetafelgesprekken en micro-learningprogramma's. Deze benadering van leren zorgt ervoor dat je nieuwe manager theoretische kennis opdoet en deze in de praktijk brengt. Met deze aanpak van leren kan je nieuwe manager theoretische kennis opdoen en in de praktijk brengen in een echte omgeving.

➡️ Freeletics Zavvy gevraagd om te helpen bij het creëren van een trainingsroutine voor hun leiders. Ze implementeerden een onboardingprogramma voor leiders, rondetafelgesprekken met managers en regelmatige microlearning om de groei van hun leiderschap te stimuleren.

Focus op erbij horen 

Zoals elke nieuwkomer moet een nieuwe manager zich snel verbonden voelen met het bedrijf. Dit gevoel van verbondenheid zal hen in staat stellen hun beste werk te doen. 

• Zorg ervoor dat ze een vast aanspreekpunt binnen het bedrijf hebben: hun directe manager, HR of iemand anders met een leidinggevende functie.
• Moedig hen aan om deel te nemen aan het bedrijfsleven door sociale evenementen bij te wonen, zich aan te sluiten bij werknemersgroepen of vrijwilligerswerk te doen voor programma's rond maatschappelijk verantwoord ondernemen.
• Zorg voor een DEI commitment. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat bedrijven met 20% meer inclusie geassocieerd worden met betere werknemersprestaties en inspanningen op het werk. 

Mentoren 

Zelfs de meest succesvolle CEO's hebben mentoren gebruikt om hun carrière te ontwikkelen. 

Onderschat dus niet de kracht van mentorschap bij het inwerken van nieuwe managers. 

Mentorschap kan uw leiderschapstalent helpen om te blijven. Pushfar rapporteert dat toegang tot mentoring een beslissende factor is voor 86% van de werknemers die bij een organisatie blijven. 

Tip #1: Koppel je nieuwe manager aan een meer ervaren collega die begeleiding en ondersteuning kan bieden. De mentor kan iemand zijn die hij of zij een dag of week volgt of regelmatig ontmoet.

Tip #2: Organiseer mentorschapsprogramma's met externe experts. Deze aanpak kan nuttig zijn als je nieuwe manager in een nieuwe sector gaat werken of een volledig nieuwe rol krijgt.

➡️ Als mentorprogramma's nieuw voor u zijn, bekijk dan onze diepgaande bespreking van hun voordelen. U vindt er ook onze richtlijnen voor het lanceren van uw eerste mentorprogramma. 

Inchecken om constructieve feedback te ontvangen

Feedback van werknemers is de sleutel tot het verbeteren van de bedrijfscultuur en kan opwaartse feedbacklussen van managers, bedrijfsleiders en HR-afdelingen omvatten. 

Vraag je nieuwe manager om feedback over hoe hij of zij zich inwerkt. Het delen en verzamelen van feedback kan informeel gebeuren door middel van regelmatige gesprekken, een formeler proces zoals een inwerk-enquête na 30 en 60 dagen, of een regelmatige enquête met een korte vragenlijst.

Bonusly berekent dat slechts 41,8% van de bedrijven deze essentiële informatie jaarlijks of minder vaak verzamelt. 

Laat je managers dus uitblinken door constructieve feedbacklussen op te zetten.

Continue feedback geven

Als het goed wordt gedaan, kan het inwerken van managers een krachtig hulpmiddel zijn voor het ontwikkelen van leidinggevende capaciteiten. 

Tip #1: Een robuust leiderschapsontwikkelingsplan en een verbintenis tot voortdurende feedback zullen je nieuwe manager de beste kans op slagen geven.

Tip #2: Identificeer hiaten in managerscapaciteiten en bied bijscholingsmogelijkheden om deze hiaten op te vullen.

Je kunt bijvoorbeeld kiezen uit aanvullende trainingen, e-learningmodules, leerevenementen of webinars. 

Tip #3: 360-graden functioneringsgesprekken stellen je manager ook in staat om feedback te krijgen van zijn of haar directieleden.

Zorg er ten slotte voor dat je regelmatig feedback geeft over hun prestaties. Doe dit informeel of via een formeler proces, zoals een driemaandelijkse of jaarlijkse beoordeling.

"Onboarding zit niet bij één persoon. Het is een samenwerking met hun lijnmanager en het people team. Om ervoor te zorgen dat de training op de juiste manier wordt toegepast en aan alle ontwikkelingsbehoeften wordt voldaan.

Ik kon dit doen door feedback te verzamelen van zowel de managers als hun managers. Het interessante was dat het niet zozeer ging om de harde vaardigheden of het leren van een nieuw proces, maar om de zachte vaardigheden, zoals het voeren van cruciale gesprekken of het managen van belangrijke stakeholders." - Chichi Erachalu, Hoofd Leiderschapsontwikkeling bij Multiverse.

Jouw checklist voor het inwerken van nieuwe leiders

Op zoek naar een checklist voor het inwerken van managers? Gebruik deze sjabloon om de eerste drie maanden door te komen. 

Voorbereidingsfase

• Stuur het vereiste papierwerk op.
• Controleer of de nieuwe manager het papierwerk heeft ondertekend.
• Bestel de benodigde hardware.
• Accounttoegang en andere rechten en privileges voorbereiden.
• Breng collega's op de hoogte en organiseer teamvergaderingen.
• Ervoor zorgen dat relevante documentatie actueel is (intern beleid, bedrijfscultuur, gegevensbescherming, IT-training, nalevingsregels, rolspecifieke inhoud).

Preboarding

• Stuur een welkomstpakket en -boodschap (welkomstvideo, bedrijfsetui) met essentiële details over de startdatum, tijd en locatie en bij wie je je moet melden.)

Dag 1

• Toegang verlenen tot hardware-/softwareaccounts.
• Stel de nieuwe manager voor aan zijn inwerkmaatje.
• Maak de nieuwe manager vertrouwd met de bedrijfsdoelen en individuele doelen.
• Zorg voor een welkomstreceptie (zeg persoonlijk gedag of organiseer een virtuele chat). 

Week 1

• Alle formele beleidsregels ondertekenen. 
• Voer 1:1 gesprekken. 
• Stimuleer netwerken. 
• Maak een initiële opdracht.
• Bied toegang tot trainingsbronnen. 
• Stuur een feestelijk bericht aan het einde van de eerste week.

Eerste 30 dagen

• Vraag feedback over het inwerkproces van de manager.
• Geef regelmatig dagelijkse tips. 
• Moedig de onboarding buddy-relatie aan. 

Eerste 60 dagen

• De rolgerelateerde training van managers uitbreiden. 
• Bekijk de eerste doelen. 
• Blijf de onboarding buddy-relatie aanmoedigen. 

Eerste 90 dagen

• Blijf feedback verzamelen over het inwerkproces van managers.
• Soepele overgang naar het algemene continue ontwikkelingsproces. 
• Blijf de onboarding buddy-relatie aanmoedigen.

➡️ Versnel de tijd naar de productiviteit van een nieuwe manager met Zavvy 

Wie heeft tijd voor een handmatige aanpak van het inwerken van managers in de snelle werkomgeving van tegenwoordig? 

Gebruik de onboarding tools van Zavvy om het potentieel van uw nieuwe leiders te maximaliseren en hen productief te maken. Snel! 

Wij bieden: 

✅ gestructureerde en verhelderende onboarding-trajecten

Zeer effectieve trainingsprogramma's voor managers 

✅ leren in de stroom van het werk 

✅ Loopbaankaders en gerichte ontwikkelingsplannen 

360 feedback om leiders te helpen hun teams te ontwikkelen en te coachen 

✅ hulpmiddelen om een cultuur van hoge prestaties op de werkplek te voeden 

Meer weten? Maak vandaag nog een afspraak voor een demo van onze onboarding- en trainingssoftware voor managers om je volledige onboardingproces te ontwikkelen.

Veelgestelde vragen

Heb je nog steeds brandende vragen over het inwerken van managers? Daar is deze rubriek voor! 

Wat moet een nieuwe manager doen in de eerste 30 dagen? 

Training voor nieuwe managers kan plaatsvinden in de stroom van het werk, zodat leerlingen snel alle informatie krijgen die ze nodig hebben om hun nieuwe vaardigheden meteen in de praktijk te brengen. De eerste 30 dagen zijn cruciaal voor een nieuwe manager en moeten gericht zijn op het begrijpen van de bedrijfscultuur, waarden en doelen. Ze moeten ook relaties opbouwen met hun team en hun directe collega's leren kennen. 

Wat moet een nieuwe manager eerst doen? 

Voor een nieuwe manager is het belangrijk om te weten hoe het land in elkaar zit. 

In de eerste paar dagen moeten ze hun team ontmoeten en een gevoel krijgen voor hun nieuwe organisatie. 

Daarna vertrouwen ze op een reeks zachte vaardigheden zoals communicatie, luisteren en empathie om hun team te leren kennen en vertrouwen op te bouwen.

Tegelijkertijd zijn de eerste dagen het moment om alle relevante documentatie door te nemen, zoals intern beleid, bedrijfscultuur, gegevensbescherming, IT-training, nalevingsregels en rolspecifieke inhoud.

Wat is het belangrijkste element bij het inwerken van nieuwe managers? 

Relaties vormen de basis voor een productief en hecht team. Daarom zijn onboarding buddies en mentoren zo'n belangrijk onderdeel van het proces, ze bieden die menselijke band om nieuwe managers te helpen zich welkom, gesteund en gesetteld te voelen in hun nieuwe rol. 

Hoe meet je het succes van het inwerken van managers? 

Het is onmogelijk om te weten hoe de onboarding van je manager verloopt zonder het succes van je proces bij te houden. We weten van Harvard Business Review dat betere ervaringen van werknemers tijdens het inwerken leiden tot een grotere betrokkenheid van werknemers. Verzamel dus waardevolle onboardinggegevens, zoals: 

• onboarding voltooid; 
• onboarding score-enquêtes;
• employee net promoter score (eNPS); 
• topartiesten.

Gebruik deze gegevens om na verloop van tijd een effectieve inwerkprocedure te ontwikkelen, zodat elke versie beter is dan de vorige.