Chaos, papierwerk, introducties. Spoelen en herhalen. Klinkt dat bekend? Onboarding: het begin van alles. Wat als we je vertellen dat er een slimmere, naadloze manier is? Je zou gelijk hebben als je zegt dat onboarding software nauwelijks nieuws meer is.
Maar we hebben het over next-gen oplossingen - oplossingen die gebruik maken van AI.
Maar het gebruik van AI bij onboarding is geen vervanging van de menselijke aanpak. Het gaat om het verbeteren ervan.
Van het automatiseren van alledaagse zaken tot het personaliseren van ervaringen, AI geeft de eerste stappen van de reis van de werknemer een nieuwe vorm, waardoor elk 'Welkom aan boord!
Dit artikel onderzoekt:
Elke interactie die een werknemer met uw organisatie heeft, van de sollicitatiefase tot de eerste paar maanden op de werkvloer, bepaalt hun perceptie van uw werknemerservaring en beïnvloedt hun prestaties.
AI inzetten bij onboarding kan de ongemakken van de overgang naar een nieuwe rol in een nieuw bedrijf verzachten en ervoor zorgen dat de relatie tussen werknemer en werkgever op de juiste manier begint.
Hier zijn enkele manieren waarop AI-gebaseerde processen je HR-workflow kunnen stroomlijnen en je kunnen helpen om de waardepropositie van je werknemers waar te maken.
Met traditionele processen is het inwerken van nieuwe medewerkers een administratieve nachtmerrie die veel papierwerk, gegevensinvoer, moeite en tijd kost.
Er moeten introducties worden gemaakt, accounts en profielen worden ingesteld, nalevings- en trainingsmateriaal worden geleverd, feedback worden verzameld en allerlei berichten heen en weer worden gestuurd.
Het gebruik van AI in HR kan de efficiëntie maximaliseren. Het kan de werkdruk drastisch verlagen door vervelende en repetitieve taken te automatiseren.
Zo kan het personeel minder tijd besteden aan administratie en meer aan het bevorderen van betrokkenheid en emotionele connecties en aan het bijscholen van nieuwe medewerkers in systemen en processen die niet geautomatiseerd kunnen worden.
Verschillende aanwervingen hebben verschillende behoeften, carrièrepaden en leervoorkeuren, waarop mogelijk niet adequaat kan worden ingespeeld met een standaard, uniform onboardingproces.
Dit is waar AI en machine learning baanbrekend kunnen zijn. Deze technologieën kunnen de werknemersgegevens van nieuwe werknemers evalueren en je inwerkprogramma afstemmen op hun specifieke vaardigheden en behoeften.
Ze kunnen gepersonaliseerd trainingsmateriaal op het juiste moment afleveren, relevante bronnen voorstellen, competentieraamwerken en carrièrekaarten maken en nieuwe werknemers onboarding buddies of mentoren toewijzen.
Bovendien stellen ze iedereen in staat om in zijn eigen tempo en binnen een bepaald tijdsbestek te leren en de onboarding-vereisten te voltooien.
Tot 16% van het personeelsverloop vindt plaats in de eerste zes maanden na indiensttreding, vooral bij grote organisaties. Nieuwe werknemers hebben twee keer zoveel kans om op zoek te gaan naar een andere baan na een slechte inwerkervaring.
Aan de andere kant kan een positieve inwerkervaring de retentie van nieuwe werknemers met 82% verhogen, de betrokkenheid van werknemers met 54% verhogen en ervoor zorgen dat werknemers zich 18 keer meer betrokken voelen bij de organisatie.
Deze statistieken over het inwerken van werknemers tonen aan dat effectieve inwerkpraktijken werknemers klaarstomen voor langdurige betrokkenheid en succes in hun functie.
Het automatiseren van onboarding met AI-gestuurde software betekent dat processen worden versneld en de tijd tot productiviteit wordt verkort.
Nieuwe werknemers kunnen met vertrouwen zelfstandig taken uitvoeren omdat ze alle hulpmiddelen en informatie hebben die ze daarvoor nodig hebben. Ze voelen zich gewaardeerd en gemotiveerd en hebben een groter gevoel van doelgerichtheid en erbij horen.
Als je een werknemersportaal hebt met self-service AI-gestuurde HR-ondersteuning en een gecentraliseerde kennisbank met AI-gestuurde zoekmogelijkheden en aanbevelingen, doet dat wonderen voor je inwerkervaring.
Nieuwe werknemers hebben alle belangrijke bedrijfsgerelateerde bronnen en informatie binnen handbereik. Ze kunnen deze raadplegen wanneer ze maar willen en zo vaak als nodig is om de kennis die ze nodig hebben tot zich door te laten dringen.
Op die manier hoeven ze zich niet te schamen omdat ze iets de eerste keer niet begrepen. En ze hoeven HR of een ander teamlid niet lastig te vallen als ze een vraag hebben of verduidelijking nodig hebben over een bedrijfsgebeurtenis, proces, beleid, enz.
AI in HR is niet alleen een technische upgrade. Zoals Sudhir Khatwani, directeur bij The Money Mongers, opmerkt:
"Het is alsof je een backstage crew hebt tijdens een toneelstuk. Het is er om ervoor te zorgen dat de nieuwe jongens het bijhouden, om ze een duwtje te geven bij taken of om ons op de hoogte te brengen als iemand het moeilijk heeft. Het haalt het zware werk van ons bureau, het afhandelen van de formulieren, de schema's en de eindeloze checklists. Dit betekent dat we niet hoeven te verdrinken in papierwerk als er nieuwe mensen bijkomen, maar dat we er zijn, handen schudden of koffie drinken, zodat ze zich meteen welkom voelen. En we zien dat mensen zich sneller thuis voelen en het gevoel hebben dat ze vanaf de eerste dag deel uitmaken van het team."
Hier zijn enkele belangrijke manieren om AI te gebruiken om een revolutie teweeg te brengen in uw HR- en onboarding-activiteiten.
Hoewel het standaardiseren van je inwerkprogramma essentieel is, is het mogelijk dat niet alle nieuwe werknemers evenveel baat hebben bij een standaardaanpak van de inwerkervaring.
Sommige werknemers assimileren informatie langzamer en anderen leren misschien beter met visuele in plaats van auditieve methoden.
Door AI in te zetten voor onboarding kun je rekening houden met deze verschillen, alle nieuwe medewerkers effectief betrekken en je onboarding-inhoud aanpassen aan de rol, achtergrond, leerstijl en het begripstempo van elk individu.
AI kan de profielen van werknemers analyseren om belangrijke informatie te verzamelen over hun vaardigheden, persoonlijkheidskenmerken en hiaten in hun kennis. En hen op het juiste moment voorzien van gepersonaliseerde cursussen, trainingsmateriaal en de juiste hulpmiddelen om aan hun behoeften te voldoen volgens de doelstellingen van je bedrijf.
Gebruik AI om je personeelsdatabase uit te kammen op zoek naar teamleden met dezelfde achtergrond en interesses als nieuwe werknemers en koppel ze aan elkaar. Op die manier heeft de nieuwe medewerker iemand die als vriend kan fungeren en insideradvies kan geven over de fijne kneepjes van de bedrijfscultuur, de teamdynamiek, de functiespecificaties en nog veel meer.
Dit versterkt niet alleen de onboarding-ervaring, maar zorgt er ook voor dat werknemers zich welkom en op hun gemak voelen en dat ze meer controle hebben over hun reis.
Met AI kun je automatisch berichten op maat maken en versturen naar werknemers in verschillende fasen van hun inwerkproces om ze te betrekken of aan te sporen iets te doen.
Je kunt gepersonaliseerde checklists ontwerpen en automatiseren met items die nieuwe medewerkers op hun eerste dag, eerste week of 90 dagen moeten voltooien.
Dus in plaats van alle informatie in hun schoot te werpen en hopen dat ze het allemaal kunnen onthouden, zal je AI-gestuurde software de checklist bijwerken naarmate ze hun onboarding-traject doorlopen.
Nieuwe werknemers zullen het dus gemakkelijker hebben om alle vereiste acties bij te houden en je kunt hun vooruitgang gemakkelijk in één oogopslag volgen.
Een nieuwe baan beginnen is al stressvol genoeg. Het laatste wat je wilt is dat nieuwe werknemers uren of dagen moeten wachten op hulp of antwoorden op hun vragen.
Je wilt niet dat ze zich incompetent voelen of hun werk niet kunnen doen omdat ze niet op de hoogte zijn van bepaalde bedrijfsregels. Of omdat ze gewoon niet weten wat er van hen wordt verwacht.
AI-tools zoals chatbots en virtuele assistenten lossen dit probleem op, zodat nieuwe werknemers in realtime antwoorden op hun vragen kunnen vinden.
Of ze nu informatie zoeken over secundaire arbeidsvoorwaarden, ziektedagen, beleid voor werken op afstand of het oplossen van problemen met hun apparatuur, uw mensen hebben 24 uur per dag toegang tot deze gegevens.
AI-gebaseerde assistenten zijn nooit moe, chagrijnig of veroordelend, in tegenstelling tot menselijk personeel. Ze kunnen een enorme hoeveelheid vragen tegelijkertijd verwerken zonder overweldigd te raken, inefficiënt te worden of onder druk te bezwijken.
In plaats van je people team te overbelasten, maak je tijd vrij om je te richten op strategische initiatieven. Uren die u had kunnen besteden aan het beantwoorden van tientallen vragen, kunt u besteden aan het persoonlijk contact met werknemers en ervoor zorgen dat ze goed integreren in de organisatie.
Moreover, you can always review the interactions between the chatbot and new hires to determine the topics employees typically inquire about the most. You can then leverage this insight to improve processes or information around those topics for present and future employees.
AI-chatbots kunnen iedereen tijd besparen, de HR-werkdruk verlichten, angsten bij nieuwe aanwervingen verminderen en de inwerkervaring verbeteren.
➡️ Bekijk deze vergelijking van zeven krachtige AI-tools voor HR waarin je kunt investeren.
Van aanstellingsbrieven tot overdrachtsdocumenten, wettelijke kennisgevingen en loonstrookjes, er is heel wat papierwerk dat bij elke nieuwe aanwerving komt kijken.
Met traditionele inwerkmethodes zou HR-personeel deze documenten handmatig moeten aanmaken en versturen. Nadat ze waren ingevuld, moesten de werknemers elk document bekijken, de relevante gegevens eruit halen en deze invoeren in het juiste systeem.
Als je deze vervelende, arbeidsintensieve activiteit toevoegt aan het bestaande werk van het managen van teams en een dozijn andere processen, heb je een recept voor fouten, inefficiëntie en redundantie.
Natuurlijk zal het inwerkproces traag en hobbelig verlopen. Het zal langer duren voordat nieuwe medewerkers productief zijn en managers en HR-professionals staan meer dan ooit onder druk.
Je kunt zelfs milde tot ernstige juridische en financiële gevolgen ondervinden van fouten of processen die door de mazen van het net vallen.
AI helpt je onboarding-taken te automatiseren, wat tijd, geld en mogelijke complicaties bespaart. Met AI kun je intelligente digitale formulieren maken om gegevens van werknemers te verzamelen, valideren en analyseren in een fractie van de tijd die het normaal kost.
Je AI-software kan met behulp van geavanceerde algoritmes scannen op inconsistenties en fouten in de ingediende formulieren of documenten. Het haalt de benodigde informatie uit de inhoud en integreert deze in relevante bedrijfssystemen, zodat er minder gegevens handmatig hoeven te worden ingevoerd.
AI kan het inwerkproces voor HR transformeren door je in staat te stellen nieuwe campagnes voor werknemersbetrokkenheid te maken en uit te voeren die gericht zijn op nieuwkomers in verschillende fasen van hun inwerkproces.
Je kunt onboarding-enquêtes uitsturen om te bepalen hoe goed nieuwe medewerkers zich aanpassen aan de cultuur en de rol van de organisatie. AI kan je zelfs helpen om vergaderingen en 1-op-1's te plannen en managers vragen om de nieuwe gezichten in hun team te ontmoeten.
Deze check-ins kunnen zo worden ingesteld dat ze plaatsvinden op basis van de voortgang van de inwerkperiode of nadat een bepaald soort feedback is ontvangen, bijvoorbeeld opmerkingen die suggereren dat een nieuwe medewerker ongelukkig is, niet betrokken is of waarschijnlijk zal afhaken.
Geautomatiseerde feedbackenquêtes en check-ins bieden je een uitstekende manier om feedback te verzamelen over onboardingervaringen terwijl het proces nog aan de gang is. Op basis van de indrukken die werknemers hebben van uw onboarding, kunt u hun pijnpunten, behoeften, verwachtingen en voorkeuren beter begrijpen.
U kunt ook gemeenschappelijke patronen ontdekken in de ervaringen van werknemers en direct actie ondernemen om de onderdelen van uw inwerkproces te verbeteren.
Het uitvoeren van sentimentanalyse is een andere manier om AI in te zetten bij het inwerken van werknemers om je processen te verbeteren.
Afhankelijk van hoe groot je bedrijf is of hoe druk je HR-professionals het hebben, is het misschien niet haalbaar om alle feedback die je van nieuwe werknemers krijgt handmatig te bekijken.
AI kan worden ingezet om feedback van meerdere nieuwe werknemers te analyseren om te zien wat ze van je inwerkproces vinden.
AI-tools kunnen kwalitatieve feedback evalueren, zoals antwoorden op open vragen, en kwantitatieve gegevens, zoals Employee Net Promoter Scores (eNPS).
Ze kunnen positieve, neutrale en negatieve gevoelens en gemeenschappelijke thema's onder nieuwe werknemers identificeren om je te helpen erachter te komen wat werkt. Of welke aspecten van uw inwerkervaring moeten worden herzien.
De inzichten die u verwerft, zullen u helpen om doeltreffende strategieën te ontwikkelen om nieuwe werknemers te betrekken, blij te maken en klaar te stomen voor succes in deze cruciale fase van het traject van de werknemer.
Met procesautomatisering, voorspellende analyses en mogelijkheden voor machinaal leren kun je proactief persoonlijke ontwikkelingsplannen voor nieuwe werknemers opstellen.
Op basis van de rolbeschrijving van elk individu kunnen HR-managers AI gebruiken om gepersonaliseerde groeiplannen te genereren.
Bewaak de vooruitgang van werknemers en bepaal hun leerbehoeften met behulp van groeiplannen, analyse van hiaten in vaardigheden, loopbaankaders en AI-gestuurd prestatiebeheer.
Pak ze vervolgens aan en stimuleer voortdurende groei met door AI aanbevolen aandachtsgebieden, trainingsprogramma's, leermiddelen en bijscholingsmogelijkheden die relevant zijn voor de loopbaanontwikkeling van elke nieuwe medewerker.
➡️ Op zoek naar meer voorbeelden van het gebruik van AI voor het opleiden van werknemers, bekijk dan deze acht toepassingen van AI in leerontwikkeling.
Content localization, creation and translation are examples of how generative AI can be applied to people operations.
This technology allows you to develop interactive content, including quizzes, assessments, videos, polls, and simulations, to instantly enhance learner engagement.
AI kan stimulerende vragen genereren om de nieuwsgierigheid van leerlingen aan te wakkeren en hun begrip te meten. Het kan zelfs de quizzen en beoordelingen beoordelen en feedback geven aan leerlingen op basis van hun prestaties.
Hierdoor hoeven opleidingsmanagers en L&D-professionals geen uren meer te besteden aan het bedenken van intelligente en relevante vragen of het beoordelen van antwoorden. Ze hoeven alleen maar een paar aanwijzingen te geven en de AI-engine doet zijn werk.
Stel dat je een wereldwijde organisatie hebt met werknemers uit verschillende hoeken van de wereld. In dat geval kun je met AI je trainingsmateriaal snel en efficiënt in meerdere talen vertalen.
Dit betekent dat u geen duizenden euro's hoeft uit te geven aan dure vertaaldiensten. En de leerervaring zal boeiender zijn vanuit het perspectief van de werknemer omdat hij de inhoud in zijn moedertaal of voorkeurtaal kan lezen.
➡️ Raadpleeg voor vergelijkbare use cases onze gids voor het implementeren van generatieve AI in HR.
Door AI te gebruiken bij het inwerken laat je zien dat je streeft naar innovatie en het bieden van naadloze, positieve ervaringen waardoor nieuwe werknemers zich kunnen ontplooien.
De AI-software van Zavvy helpt people leaders en HR-managers een loyaal, betrokken en zeer productief personeelsbestand op te bouwen door:
Bovendien is Zavvy beschikbaar in meerdere talen om wereldwijd verspreide teams te ondersteunen.
Klaar om de voordelen van AI-gebaseerde inwerkprogramma's te ontsluiten? Plan vandaag nog een gratis demo van Zavvy.
.png)
.png)
