Generatieve AI in HR: hoe het te gebruiken voor betere personeelsprocessen

We hebben geen mooie statistieken over hoeveel People Operations-professionals momenteel generatieve AI gebruiken in HR.

Dat komt omdat generatieve AI meestal onopgemerkt blijft. Sterker nog, binnen de HR-wereld gaan de meeste mensen ervan uit dat het gaat om het genereren van tekst of afbeeldingen die je kunt toevoegen aan een functieomschrijving of carrièrepagina. En uit onze gesprekken met People Ops-professionals blijkt dat dit de meest voorkomende use case is.

Maar generatieve AI is veel meer dan dat.

We zullen laten zien hoe generatieve AI in HR verder gaat dan werving en selectie en zich richt op het inwerken, trainen, behouden en betrekken van werknemers. 

Dit artikel zal: 

• Laat zien hoe je generatieve AI kunt gebruiken in HR voor alle geldige use cases. 
• Graaf dieper en bekijk de risico's van het vertrouwen op generatieve AI voor specifieke menselijke processen en hoe je deze risico's kunt overwinnen.

🕵️‍♀️ Wat is generatieve AI in HR?

Generatieve AI verwijst naar het gebruik van tools of systemen die vertrouwen op kunstmatige intelligentie om nieuwe tekst, afbeeldingen, video's, audio en andere vormen van inhoud te creëren. 

Deze modellen worden getraind op enorme hoeveelheden bestaande gegevens en gebruiken vervolgens die kennis om nieuwe resultaten te produceren die lijken op de trainingsgegevens.

In HR wordt generatieve AI al gebruikt bij het schrijven van functiebeschrijvingen, het screenen van cv's of het voeren van sollicitatiegesprekken.

👀 Er zijn al tientallen toepassingen voor AI in HR, dus werp een blik op onze voorbeelden om te leren hoe je AI kunt toepassen in je eigen HR-processen.

Hoe beïnvloedt generatieve AI HR?

Generatieve AI heeft het potentieel om de inspanningen van uw HR-afdeling aanzienlijk te beïnvloeden en de manier waarop ze werken te transformeren door:

• De efficiëntie van je People Ops-team verbeteren: Generatieve AI-tools kunnen snel tekst en content genereren, zoals functiebeschrijvingen, aanbiedingsbrieven, trainingsmateriaal en handboeken voor werknemers. Hierdoor besparen People teams tijd en kunnen ze zich richten op taken met een hogere waarde waarvoor hun creativiteit of persoonlijke aanwezigheid nodig is. 
• Werknemerservaringen personaliseren: Met de juiste gegevens kunnen generatieve AI-modellen gepersonaliseerde communicatie, inwerkplannen en carrièrepaden produceren die zijn afgestemd op de behoeften en doelen van elke werknemer. Dit niveau van maatwerk verbetert de betrokkenheid en het behoud van je werknemers, omdat je tijd kunt besteden aan elke persoon in je organisatie. 
• Meer inzichten verschaffen: Wanneer AI-gebaseerde oplossingen worden getraind op relevante datasets, kunnen ze nieuwe inzichten opleveren op gebieden als compensatietrends, vaardigheidstekorten en opvolgingsplanning. HR-managers kunnen deze inzichten vervolgens gebruiken om beter geïnformeerde strategische beslissingen te nemen over elke stap in de levenscyclus van werknemers.
• Sneller inhoud creëren: Voel je de last om vanaf een lege pagina te beginnen? People Ops-professionals kunnen zich in plaats daarvan wenden tot generatieve AI om snel de eerste content (of alleen de ideeën) te genereren die ze kunnen verfijnen en aanpassen aan hun employer brand. Dit versnelt de routinematige productie van content aanzienlijk en kan je team zelfs helpen creatiever te zijn. 
• Processen versnellen: Automatiseer tijdrovende HR-processen die uit meerdere stappen bestaan, zoals het definiëren van kaders voor loopbaanontwikkeling. Door het verzamelen van gegevens, de analyse en de eerste contentcreatie te automatiseren, versnelt u processen waarbij vroeger veel belanghebbenden en iteraties betrokken waren. Dit alles terwijl je nog steeds rekening houdt met hun feedback.

Hoe kan generatieve AI worden gebruikt voor HR? 

Natuurlijk zijn er honderden manieren waarop je generatieve AI kunt gebruiken in HR. Maar laten we eens kijken naar praktijkvoorbeelden van hoe generatieve AI succesvol is geïmplementeerd in HR. 

Gepersonaliseerde trainingsinhoud creëren 

Met AI kun je je aanpassen aan de vereisten van elke cursist door materiaal te maken dat is afgestemd op hun vaardigheden, competenties en eerdere voltooide trainingen. 

Het resultaat is dat alle werknemers kunnen genieten van een leerervaring op maat, waarbij ze de relevante inhoud ontvangen die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben.

Zavvy's teamleider Vanessa Otto gebruikt Zavvy's AI-assistent ook om microcursussen te maken om de productiviteit en samenwerking van haar team te bevorderen. 

Met de op Slack gebaseerde AI-coach van Zavvy kun je specifieke criteria opgeven waarmee de AI rekening moet houden bij het geven van suggesties, zoals de waardering van gebruikers, het cursusniveau, het trainingsmedium, de duur en andere factoren:

Cursusaanbevelingen doen op basis van gebruikersbeoordelingen met de Zavvy AI Slack Coach

Met het AI-gebaseerde LMS van Zavvy kun je ook microcursussen genereren in 15 seconden of gebruikmaken van een bibliotheek met meer dan 1000 cursussen:

Directe vertalingen in meerdere talen 

AI-gebaseerde content vertaaltechnologie stelt organisaties in staat om snel en efficiënt onderwijsmateriaal in verschillende talen te verspreiden. Deze functie is handig voor wereldwijde of verspreide teams, zodat ze toegang hebben tot lesmateriaal in hun voorkeurstaal of moedertaal. 

Zavvy biedt een AI-vertaaltool die de volgende talen ondersteunt:

• Engels
• Duits
• Frans
• Italiaans
• Pools
• Spaans

Bedrijfsbrede carrièremodellen en competentieraamwerken definiëren

Je kunt generatieve AI gebruiken om te analyseren hoe werknemers zich ontwikkelen tussen organisatorische rollen. 

Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken om logische carrièrepaden en progressiemodellen te maken voor verschillende functiefamilies:

AI kan ook een uitgebreid competentiemodel genereren dat de vaardigheden, kennis en capaciteiten schetst die nodig zijn voor elke rol op verschillende vaardigheidsniveaus. Dit biedt een gestandaardiseerd kader voor werving, prestatiemanagement en training. 

Singular Design is een gespecialiseerd softwareontwikkelingsbedrijf gevestigd in Miami, Florida. Ze gebruiken een zeer ingewikkeld levelsysteem voor de rollen van hun werknemers. Ze maken gebruik van 5 niveaus en 15 subniveaus:

• (0) Junior (niveau) A, B, of C (sublevel);
• (1) Gevorderd A, B of C;
• (2) Specialist A, B of C;
• (3) Expert A, B of C;
• (4) Senior Expert A, B of C.

Met de Career Frameworks van Zavvy kunnen ze deze niveaus aan hun werknemers toewijzen. Om het proces te versnellen, schakelden ze Zavvy's AI in om de beschrijvingen voor deze functies in het Spaans te maken.

Feedback op een meer constructieve manier herschrijven 

Feedback kan soms kritisch of kwetsend overkomen. En soms weten we gewoon niet hoe we onze feedback op papier (of op het toetsenbord) moeten zetten.

Generatieve AI-tools kunnen in plaats daarvan helpen om feedback constructiever en bruikbaarder te maken. 

De juiste oplossing helpt je met zowel de best practices die je nodig hebt om effectief feedback te delen als de feitelijke snippets voor het correct herschrijven van de feedback die je wilt delen:

Analyse van prestaties en feedback 

Functioneringsgesprekken of het analyseren van feedback die een werknemer heeft ontvangen, vereisen altijd het volledige oordeel en inlevingsvermogen van een mens. Dat komt omdat ze nauw verbonden zijn met het ontwikkelingstraject van een medewerker. En medewerkers zijn ontegenzeggelijk afhankelijk van hun leiders om hun prestaties te beoordelen en precieze feedback te geven die helpt bij de ontwikkeling van hun vaardigheden. 

Partner at McKinsey and Company, Bryan Hancock, observes that he doesn't fully rely on generative AI to run an employee's performance review.

However, as a McKinsey evaluator, he takes individual long-form feedback and adds it into a digital tool. This is where AI comes in to help him correctly (and swiftly) analyze the text and score it based on pre-existing criteria. 

Generatieve AI helpt beoordelaars zoals Bryan om veel sneller een eerste opzet te maken voor het functioneringsgesprek. Tools bieden een nauwkeurige samenvatting die beoordelaars alles geeft wat ze nodig hebben om iemands ontwikkeling te analyseren en potentiële groeikansen te ontdekken.

Simpel gezegd maakt het hun tijd vrij om de echte betekenis achter het gedrag en de resultaten van een werknemer te analyseren. Dit kan je uren besparen die je in plaats daarvan kunt besteden aan het ontmoeten van werknemers of het coachen van werknemers.

Met 💡Zavvy kunnen managers feedback samenvatten voor elke medewerker afzonderlijk. Deze feedbacksamenvattingen bieden uitgebreide inzichten in de sterke en zwakke punten van werknemers en doen suggesties voor verbetering en verdere groei. 

👉 Bekijk voor vergelijkbare use cases een complete gids voor het implementeren van AI in prestatiebeheer.

Functiebeschrijvingen of interviewvragen maken

Misschien wel het meest voorkomende gebruik van generatieve AI in de People Ops-ruimte is het genereren van vacatures en sollicitatievragen. 

Nu iedereen hiervoor generatieve AI gebruikt, riskeer je een gebrek aan creativiteit en authenticiteit. Houd je aan drie best practices om dit te voorkomen:

• Begin met je eigen waarden en best practices: De beste manier om te beginnen is door het AI-model te voeden met voorbeelden van relevante content, zoals bestaande functiebeschrijvingen en interviewvragen. U zult echter ook uw toon, stijl en gewenste structuur willen vermelden om ervoor te zorgen dat het eindresultaat in lijn is met uw employer brand. 
• Wees ZEER specifiek: Een vraag als "Schrijf een functieomschrijving voor een Senior Web Developer" is niet voldoende. Geef het AI-model de exacte context, zoals de vaardigheden of vereisten waarnaar je op zoek bent. Je kunt zelfs aangeven wat je niet wilt in de uiteindelijke output.
• Test op voorbeeldkandidaten: Het mooie van AI is dat het je veel sneller de middelen geeft die je nodig hebt. Dit betekent dat je uiteindelijk veel verschillende varianten hebt die je kunt testen om uiteindelijk in een fractie van de tijd de variant te vinden die voor de meeste kandidaten de naald zal laten bewegen. 

👉 Bekijk voor specifieke aanwijzingen acht praktische ChatGPT-hacks waar HR-teams veilig op kunnen vertrouwen.

Het Arc team gaat verder dan de basis door AI te gebruiken om uitgaande berichten te genereren voor het sourcen van kandidaten op LinkedIn. Cynthia Bolasina, Lead Talent Partner bij Arc, gebruikt ChatGPT regelmatig om gekwalificeerde kandidaten te vinden op LinkedIn op basis van bestaande functiebeschrijvingen. 

Hier is een ChaptGPT-prompt die ze gebruikt om toptalent te vinden en die ze met ons heeft gedeeld:

"I want you to act as a recruiter who works for Arc.dev. I will provide some information about job openings, and it will be your job to generate email templates or sequences for sourcing qualified applicants through LinkedIn.

My first request is to generate a 3-step sequence template for a new {type of position} role with {Company and a one-line description}.

I'm looking for a {Job information}. Highlight that this opportunity is 100% remote, Salary between {range}."

Hieronder zie je hoe een van de e-mails die Cynthia gebruikt eruit ziet:

Amanda Halle, de oprichter van Mindful Growth Partners, deelde met ons ook een geheugensteuntje dat ze aanbeveelt als je feedback moet geven aan een directielid:

"Create a scripted dialogue of a conversation that a manager needs to have with their direct report. The direct report is a <insert role>. They have <insert behavior, situation, impact.> Use the situation, behavior, and impact model."

Chatbots die vragen beantwoorden

AI-chatbots zijn een geweldige oplossing voor het beantwoorden van de veelgestelde vragen van je mensen, dezelfde vragen die telkens worden gesteld als er nieuwe mensen bij je bedrijf komen werken.

Chatbots worden het best gebruikt tijdens de wervings- en inwerkfase om nieuwe teamleden veel sneller op weg te helpen:

Je moet de menselijke factor niet weglaten uit het inwerkproces. Nieuwe werknemers koppelen aan een inwerkmaatje is een best practice die veel bedrijven nog steeds overslaan. 

Maar hoewel je managers geen tijd zullen hebben om met een nieuwe medewerker door elke fase van een onboardingtrainingsproces of checklist te gaan, moet je ze wel met een echt persoon laten praten. Hierdoor raken ze gewend aan de teamomgeving, krijgen ze unieke inzichten en hebben ze over het algemeen meer vertrouwen in hun toekomstige werk en relaties.

Pas op voor de gevaren van generatieve AI in HR

Generatieve AI gaat gepaard met de nodige uitdagingen. Om je te helpen mogelijke problemen te voorkomen, behandelen we drie belangrijke gevaren van het gebruik van generatieve AI en hoe je deze kunt vermijden.

Te veel vertrouwen in reeds bestaande inhoud

Een van de meest gehoorde klachten over generatieve AI is dat het meestal reeds gecreëerde content hergebruikt. Dat betekent dat als je een functiebeschrijving voor een specifieke functie wilt genereren, de AI-gebaseerde tool verantwoordelijkheden, vaardigheden en verwachtingen meestal zal halen uit de enorme pool van miljoenen andere functiebeschrijvingen uit het verleden. Het resultaat is dat de uiteindelijke functiebeschrijving geen nieuwe taken of competenties zal bevatten.

Dus hoe los je dit op?

Je kunt niet volledig vertrouwen op generatieve AI als je je wilt onderscheiden. Heb je een functieomschrijving nodig die de aandacht van kandidaten trekt? 

Begin met een door AI gegenereerde functie en voeg er vervolgens je eigen draai aan toe. Dit betekent unieke verantwoordelijkheden voor de functie binnen je organisatie, nieuwe of opkomende vaardigheden die andere bedrijven misschien niet noemen en je eigen unieke set extraatjes.

Vooringenomen vacatures

Jobadvertenties geschreven door ChatGPT zijn 40% meer vooringenomen dan die van mensen. Jihane Kamil, hoofd datawetenschap bij Develop Diverse, schrijft over dit onderzoek:

"We selecteerden willekeurig door mensen geschreven vacatures voor verschillende soorten functies, waarvan sommige stereotiep geassocieerd worden met specifieke maatschappelijke groepen, zoals software engineers en verpleegkundigen. Onze één-op-één analyse in vergelijking met door AI gegenereerde vacatures liet zien dat ChatGPT veel vaker bevooroordeelde woorden en uitdrukkingen koos voor dezelfde functie dan een mens zou doen. Kortom, ChatGPT versterkt bestaande vooroordelen en stereotypen."

Jihane merkt verder op dat hoewel AI goed werkt voor automatisering, we iets voorzichtiger moeten zijn bij het gebruik ervan voor het schrijven van functiebeschrijvingen:

"AI is een hulpmiddel dat je moet trainen met de juiste gegevens en expertise. Je moet vraagtekens zetten bij elke uitkomst die het je geeft. Je moet het gebruiken om begeleiden en assisterenom je de informatie te geven - maar uiteindelijk zijn het de mensenzijn het de mensen die de uiteindelijke rol spelen in het gebruiken van die informatie om een beslissing te nemen.."

Juridische kwesties 

Als je volledig vertrouwt op generatieve AI voor HR-processen, moet je altijd eerst juridisch advies inwinnen. Dat komt omdat je zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor eventuele uitkomsten, zelfs als je AI-tools hebt gebruikt om content te genereren of andere processen uit te voeren die gevolgen kunnen hebben voor je werknemers, organisatie, klanten of andere belanghebbenden. 

Het inschakelen van een juridisch adviseur is de beste aanpak, omdat je de AI-gebaseerde tools en processen altijd kunt aanpassen op basis van feitelijk onjuiste informatie.

🤖 Als je een AI-tool voor HR kiest, raden we je aan een paar opties te testen op onze aanbevolen AI-platforms. Je vindt hier ook een implementatiechecklist en een toolvergelijkingstabel om je te helpen de juiste oplossing voor jouw team te kiezen.

➡️ Voer verbazingwekkende mensenprocessen 10x sneller uit met Zavvy AI

Vermijd alle potentiële risico's van het gebruik van AI in HR door te vertrouwen op een tool die mensen op de voorgrond van je bedrijf houdt. 

De AI-suite van Zavvy helpt HR-managers om waardevolle personeelsprocessen uit te voeren door:

• De productie van inhoud voor training en inwerken versnellen.
• Helping employees provide better feedback to their colleagues. Plus get feedback summaries at the end of each cycle, highlighting key strengths and deevelopment areas.
• Carrièrekaders implementeren zonder er weken aan te besteden.
• Uw mensen helpen bij het ontwerpen van hun ontwikkelingstraject met AI-begeleiding.
• De AI-leerassistent in Slack gebruiken om werknemers te helpen feedback te schrijven, leermiddelen te vinden en coachingsadvies te krijgen.

Boek een gratis Zavvy-demo om te zien hoe u AI succesvol kunt inzetten voor uw People Operations.