Le aziende di tutto il mondo hanno riconosciuto la necessità di un buon processo di onboarding dei dipendenti.
Ma hanno trascurato un passaggio fondamentale: I cambi di lavoro interni.
Ed è proprio per questo che molti professionisti delle risorse umane oggi parlano di "onboarding interno", o in breve: inboarding.
Vediamo di cosa si tratta.
Inboarding deriva da "inboard", che significa "all'interno di una nave".
In ambito HR, con questo termine si intende il processo che aiuta un dipendente già affermato ad acquisire le competenze necessarie per avere successo all'interno di un'organizzazione. Per i dipendenti attuali che vogliono essere promossi o trasferirsi in un'altra sede, l'inboarding è il modo in cui acquisiscono la formazione necessaria per avere successo in quel ruolo.
L'inboarding è fondamentale in diverse circostanze all'interno di un'azienda.
Ad esempio, quando un dipendente cambia settore, ad esempio passando dall'IT alle vendite, deve adattarsi ai cambiamenti di ruolo e alle aspettative. L'inboarding li aiuta a passare facilmente e con maggior successo.
Alcuni esempi di casi di inboarding:
In breve: ogni dipendente avrà bisogno dell'inboarding a un certo punto della sua carriera.
Anche il processo di inboarding è piuttosto ampio.
Ha molteplici sfaccettature, tra cui
Inboarding e onboarding condividono la stessa definizione: supportare i dipendenti a ottenere le competenze necessarie per avere successo in un'organizzazione. Ma c'è una grande differenza tra i due.
L'onboarding si riferisce al processo di introduzione di un dipendente appena assunto in un'organizzazione e aiuta i dipendenti a comprendere la loro nuova posizione e le aspettative lavorative.
Un processo di onboarding efficace consente di integrare i nuovi dipendenti con il resto dell'azienda. Il processo di onboarding comprende molte attività, dall'offerta di lavoro alla formazione del team. L'ideale è che i nuovi assunti si sentano sicuri e competenti al termine del processo di onboarding.
A differenza dell'onboarding, che si concentra sui nuovi assunti, l'inboarding riguarda principalmente i dipendenti esistenti. Entrambi i termini servono a entità diverse nell'ambiente di lavoro. L'inboarding prepara i vecchi dipendenti, piuttosto che i nuovi, al successo e alla soddisfazione sul lavoro.
Consideratelo come un'estensione del processo di onboarding. Larry Cassidy, consulente senior per le risorse umane, afferma che
"I dipendenti non sono macchine che si lasciano andare e si dimenticano. Il bisogno di input è continuo. Si possono usare molti strumenti e canali di comunicazione per l'inboarding per trasmettere continuamente le informazioni. Se l'onboarding è come una vaccinazione, l'inboarding è come un'iniezione di richiamo".
L'inboarding riguarda tutti gli aspetti di un'organizzazione. I dipendenti che lavorano da anni hanno bisogno di comunicazione, formazione e addestramento tanto quanto i nuovi assunti.
Unostudio dell'Harvard Business Review ha rivelato che i dipendenti che si spostano da un'unità all'altra di un'azienda valutano la difficoltà della transizione al 70% rispetto all'ingresso in una nuova azienda.
Avete bisogno di ulteriori motivazioni? Ecco alcuni validi motivi per cui l'inboarding è essenziale:
Nel novembre 2021, circa 4,5 milioni di lavoratori statunitensi hanno lasciato volontariamente il proprio posto di lavoro. Anche se molti dirigenti aziendali hanno le loro conclusioni, tutto si riduce a un'unica affermazione: Assumere le persone giuste non è sufficiente: è necessario mantenere e curare la forza lavoro esistente.
Il costo della sostituzione di un dipendente è pari al 100%-300% del suo stipendio. A questo si aggiunge il fatto che il 3,6% della forza lavoro lascia il proprio posto ogni mese.
Quando investite nell'inboarding, investite in persone che hanno già le conoscenze necessarie sulla vostra azienda e, in parte, sul ruolo da ricoprire. Ciò contribuisce a ridurre i costi del turnover dei dipendenti e il tempo necessario ai nuovi assunti per adattarsi al loro ruolo.
Inoltre, non si verificherà una perdita di produttività, in quanto i dipendenti saranno già qualificati e formati per coprire eventuali posti vacanti nell'immediato.
Un piano di inboarding aiuta i dipendenti che desiderano essere promossi a un livello superiore o cambiare divisione con una transizione aziendale senza problemi. Include materiali di inboarding come le descrizioni delle mansioni dei dipendenti, i compiti quotidiani, gli obiettivi di avanzamento e i processi di inserimento dei dipendenti nelle diverse posizioni.
In questo modo, la vostra organizzazione avrà un piano per chiunque venga promosso o cambi reparto.
Il project work è un'altra tecnica di inboarding che aiuta a facilitare la transizione. Ad esempio, un dipendente eccezionale che ha la possibilità di diventare manager potrebbe non avere sufficienti conoscenze finanziarie per questo ruolo. Affidargli un progetto gli permetterà di acquisire le competenze necessarie per avere successo. Consideratelo come un apprendimento sul posto di lavoro.
Quando un membro del team è fuori dall'ufficio, per motivi personali o per ferie, gli altri possono faticare a sostituirlo. Questo può ostacolare le operazioni, con conseguente perdita di produttività. Il cross-training è una parte fondamentale dell'inboarding e impedisce che ciò accada.
Le attività pratiche di cross-training educano i colleghi a sapere cosa fanno i loro colleghi, rendendo più facile per loro intervenire e gestire i compiti di questi ultimi quando sono assenti. In questo modo, la produttività non viene persa e le aziende non dipendono solo da una manciata di lavoratori.
I dipendenti spesso non sopportano i loro colleghi che guadagnano di più, che vengono spesso elogiati o che ricevono maggiori opportunità. Questo porta alla demotivazione e al conflitto sul posto di lavoro.
L'inboarding aiuta a prevenire questo tipo di tossicità. Contribuisce a creare e alimentare una cultura di crescita costante, in cui i dipendenti sono incoraggiati a investire in opportunità di apprendimento per avanzare nella loro carriera. Attraverso l'inboarding, i manager possono fornire al proprio team un percorso chiaro per l'apprendimento e l'evoluzione, in modo che tutti i dipendenti abbiano le stesse possibilità di brillare.
Il 94% dei dipendenti dichiara che resterà più a lungo in un'azienda se questa investirà nel loro apprendimento e sviluppo. Fortunatamente, l'inboarding vi permette di investire nel benessere dei vostri dipendenti e nei loro obiettivi di carriera. Inoltre, sapere che vi preoccupate per loro migliora il loro morale e il loro impegno.
Offrire esperienze di apprendimento ai vostri dipendenti può aiutare anche la vostra azienda. Se investite nel vostro personale, loro investiranno in voi. Prendiamo ad esempio aziende come Apple, Google e Netflix. Investono prontamente nel loro personale, che dimostra di apprezzare i loro sforzi essendo il 40% più produttivo della media dei dipendenti.
Consentire ai dipendenti di imparare, crescere e progredire li renderà più propensi a dare il meglio di sé, aumentando così la produttività.
La creazione di un programma di inboarding comporta un'attenta riflessione, una pianificazione, una sperimentazione e un forte ciclo di feedback, simile a quello dell'onboarding. Se fatto correttamente, influenzerà positivamente il benessere e la felicità dei dipendenti, aiutandovi a trattenere più a lungo i talenti più performanti.
Di seguito, abbiamo delineato una sintesi passo dopo passo per sviluppare e lanciare una strategia di inboarding di successo per la vostra organizzazione.
Se il vostro primo pensiero è quello di rivolgervi a un'agenzia di reclutamento o di cercare tra i vostri talenti per coprire un posto vacante all'interno della vostra azienda, fermatevi. Considerate prima i vostri dipendenti esistenti. Avete qualcuno con il potenziale per ricoprire il ruolo?
Create un sistema strutturato di reclutamento interno che renda disponibili le posizioni aperte ai membri attuali del vostro team, stimolando la mobilità interna. I dipendenti possono anche segnalarsi come "aperti alle opportunità".
Questo non solo vi aiuterà a risparmiare il tempo speso a cercare talenti e a determinare il giusto adattamento culturale, ma anche a motivare la vostra forza lavoro esistente a prendere maggiore iniziativa nell'affinare le proprie competenze.
Lo scopo dell'inboarding è quello di coltivare i talenti per coprire i posti vacanti, di solito ai livelli più alti. Ma perché questo funzioni, è necessario comprendere l'attuale struttura aziendale. Pensate: quanti livelli avete all'interno di uno specifico ruolo lavorativo?
Stabilite competenze chiare per ogni ruolo e anzianità, in modo che il personale esistente possa capire a che punto è e cosa deve fare per migliorare. Siate chiari sulle abilità, le conoscenze e le competenze richieste per ogni mansione.
In alternativa, potete utilizzare il software di sviluppo dei talenti di Zavvy per creare quadri di progressione della carriera da zero o semplicemente utilizzare i suoi modelli pronti all'uso per i ruoli lavorativi più comuni.
Quando costruite i vostri piani di sviluppo dei dipendenti, potete adattare queste schede ai requisiti specifici del vostro team e della vostra azienda, in base ai ruoli, ai livelli di mansione per ciascun ruolo, alle competenze e alle descrizioni delle competenze. Una volta terminata l'impostazione del quadro di sviluppo, è possibile collegare tutti i punti, dalla revisione tra pari ai modelli di competenza all'invio di promemoria guidati, da una dashboard centrale.
Scoprite come Freeletics ha utilizzato Zavvy per supportare la crescita e lo sviluppo dei suoi 40 manager.
Un aspetto fondamentale di un inboarding di successo è avere dipendenti più motivati e impegnati, e il modo migliore per motivarli è mostrare loro l'impatto dei loro sforzi sull'azienda e sulle persone. L'O.C. Tanner Institute riassume questo sentimento in modo eccellente:
"Idipendenti prosperano quando si sentono parte di qualcosa di più grande di loro, quando vincono le sfide e le opportunità e quando creano relazioni significative con i colleghi.
I dipendenti prosperano quando si sentono legati a un'organizzazione di successo grazie ai loro risultati e al loro ottimo lavoro. Le organizzazioni prosperano quando hanno una cultura che favorisce questo legame. Sonopiù resilienti e si adattano alle forze esterne che disturbano la cultura del luogo di lavoro".
Mostrate loro il risultato dei loro sforzi, sia che si tratti di un aumento delle entrate o del traffico, sia che si tratti di una testimonianza di un cliente soddisfatto. Meglio ancora se si crea una presentazione o si fornisce una qualche forma di prova concreta per illustrare il prima e il dopo del loro contributo.
Se avete dipendenti disposti a migliorare le proprie competenze, dovete fornire loro strumenti di gestione della carriera che li aiutino a progredire.
Ma prima di parlare di strumenti di lavoro o di formazione, dobbiamo concentrarci sulla disponibilità di opportunità di lavoro. Per un inboarding efficace, è necessario eliminare i reparti isolati e le descrizioni delle mansioni a compartimenti stagni. Offrite ai dipendenti ampie opportunità di assumersi maggiori responsabilità in base ai loro interessi, consentendo loro di imparare cose nuove, dimostrare iniziativa e ottenere maggiore visibilità.
Sebbene si tratti di un buon inizio, i dipendenti potrebbero avere ancora bisogno di aggiornarsi o sentirsi incerti nell'esplorare nuovi reparti. È qui che entra in gioco la formazione.
Un buon programma di inboarding prevede sempre percorsi di formazione per chi vuole ottenere una promozione o provare a svolgere mansioni trasversali. Ciò può includere certificazioni, progetti dal vivo, affiancamento di mentori o giornate di immersione con altri membri del team.
Questo aiuterà i dipendenti a scoprire nuove competenze e attributi dentro di sé, a beneficio della vostra azienda.
L'inserimento non finisce quando un membro del team viene promosso a un nuovo ruolo all'interno dell'organizzazione. C'è ancora del lavoro da fare.
Il dipendente avrà comunque bisogno di un feedback dettagliato per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e allineare le proprie prestazioni alle aspettative aziendali. Programmate valutazioni periodiche delle prestazioni, formali e informali, per fornire un feedback che consenta ai dipendenti di sapere come si stanno comportando nella loro nuova posizione.
Allo stesso tempo, volete anche riconoscere i loro sforzi per un lavoro ben fatto. Incorporate percorsi di riconoscimento forti per dare visibilità ai risultati di ogni tipo che vanno oltre gli obiettivi numerici. Apprezzate i dipendenti ogni volta che affrontano nuove sfide, come guidare un nuovo assunto o fargli acquisire una nuova competenza.
Se lo fate in modo corretto, non dovrete più preoccuparvi di perdere i vostri top performer.
Potete anche scaricare il nostro modello di piano di sviluppo dei dipendenti in Excel per iniziare a far crescere con successo la carriera dei vostri dipendenti.
Dopo tutta la teoria, diamo un'occhiata a un esempio pratico tratto dal nostro strumento.
In questo caso, Maria è stata appena promossa al ruolo di people manager.
Essendo la prima leader, Maria deve assimilare molte nuove informazioni e fare tutto in una volta sarebbe eccessivo.
Al contrario, la sua promozione innescherà automaticamente un percorso automatizzato che la accompagnerà per tutto il primo anno e oltre, con una guida just-in-time.
In ogni fase importante del percorso, Maria riceverà consigli e contenuti formativi pertinenti.
Questo flusso di lavoro va oltre l'inboarding tradizionale, in quanto fonde i mondi dell'apprendimento e del lavoro in un flusso più potente.
Su Zavvy è possibile eseguire questo flusso di lavoro o crearne uno proprio per casi come il rientro dal congedo parentale, la promozione da SDR o da sales executive e così via.
Un dipendente già affermato conosce già la cultura e la missione dell'organizzazione. Per questo motivo, la formazione di questi dipendenti richiede una maggiore riflessione e attenzione rispetto a quella che si riserva ai nuovi assunti.
Di seguito sono elencati alcuni errori da evitare durante l'inboarding:
L'inboarding non è solo un'altra terminologia per indicare lo sviluppo della carriera: è un impegno dedicato e continuo che un'organizzazione si assume per aiutare i propri dipendenti a dare il meglio di sé nel lavoro attuale. Inoltre, fornisce loro l'esperienza e la competenza necessarie per le opportunità future.
Sebbene tutte le aziende siano diverse, un eccellente programma di inboarding può aiutare la maggior parte delle organizzazioni a migliorare il tasso di fidelizzazione e la produttività. È necessario investire nell'inboarding prima che il tasso di turnover dei dipendenti aumenti e che gli attuali membri del team inizino a perdere il loro impegno.
Inoltre, strumenti come Zavvy rendono l'onboarding continuo, efficace e senza problemi. Scoprite di più sul nostro strumento di sviluppo e vedete come può aiutarvi a impostare potenti processi di L&D per semplificare l'inboarding.
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