Una incorporación eficaz es el mejor comienzo posible que puede dar a un nuevo empleado en su organización.
La pandemia ha reinventado nuestra forma de trabajar, por lo que es esencial que la incorporación al puesto de trabajo sea la correcta en una configuración remota.
Esto se debe a que el 80% de los directivos de las empresas están dispuestos a permitir el trabajo a distancia durante algún tiempo después de la pandemia.
Aunque el trabajo a distancia tiene varias ventajas -mayor productividad, más autonomía y mejor conciliación de la vida laboral y personal-, al mismo tiempo puede ser todo un reto. El exceso de trabajo, la falta de claridad y la comunicación fragmentada con los miembros del equipo y las partes interesadas pueden afectar en gran medida a la experiencia de un empleado en su empresa.
Y qué mejor manera de superar estos retos que contar con un proceso de incorporación a distancia eficaz.
La incorporación remota se define como el proceso de integrar a nuevos empleados en su organización y familiarizarlos con la cultura de la empresa, las políticas de trabajo, la pila tecnológica y sus compañeros de equipo. Esto les ayudará a empezar a contribuir eficazmente a tus objetivos empresariales utilizando herramientas tecnológicas remotas.
Tenga en cuenta que una incorporación eficaz no sólo depende del contenido del viaje en sí, sino también de su facilidad de uso. Los nuevos empleados deben ser capaces de digerir los materiales y navegar por el sistema con facilidad. Si es demasiado complicado o desestructurado, les impedirá encontrar el momento "¡ajá!".
El concepto de incorporación virtual ganó popularidad durante la pandemia del COVID-19. Desde entonces, varias herramientas de videoconferencia, seminarios web y otros recursos en línea se utilizan sistemáticamente para crear una experiencia de incorporación a distancia sin fisuras.
A todos los efectos, es lo mismo que la incorporación a distancia. ¿Se puede reducir todo a una simple lista de control? Sí y no.
La incorporación remota es algo más que crear cuentas de correo electrónico para los nuevos empleados y asegurarse de que tienen acceso a las herramientas adecuadas. De hecho, esto podría crearles una experiencia negativa. Como menciona este artículo de HBR, hay cuatro componentes para una incorporación a distancia exitosa:
33,37% de los recién contratados abandonan sus nuevas funciones en los primeros 6 meses, según un informe de Bamboo HR . Este altísimo porcentaje se atribuye a una razón: un proceso de incorporación ineficaz.
Por el contrario, una buena experiencia de incorporación puede mejorar significativamente las tasas medias de retención de empleados. Según un estudio de Glassdoor, una experiencia de incorporación eficaz puede aumentar las tasas de retención de empleados hasta un 82 % y la productividad en más de un 70 %.
En resumen: una incorporación adecuada hace que las personas se sientan valoradas. Y marca la pauta en lo que respecta al trabajo a distancia.
Cause una primera impresión duradera incluso antes de su primer día. Familiarice a los recién contratados con la cultura de su empresa enviándoles vídeos útiles, regalos de empresa y el equipo necesario. Esto les aliviará el nerviosismo y les hará sentirse seguros y organizados antes de empezar a trabajar.
Echa un vistazo a la academia de onboarding de Hubspot - Foundations. Incluye el trabajo remoto y se ha actualizado para incluir nuevas guías sobre el trabajo remoto.
Salude a sus empleados en su primer día con una reunión informal de presentación. Esto les dará la oportunidad de interactuar virtualmente con su gente, creando un ambiente de trabajo relajado. He aquí un ejemplo del proceso de incorporación de Disney, que combina a las mil maravillas la creatividad y la historia de la empresa. Los nuevos empleados son tratados como miembros del reparto y participan en divertidos juegos de preguntas y respuestas para conocer mejor la empresa.
Organiza una reunión virtual que incluya lo siguiente:
El 37% de los profesionales de RRHH y el 56% de los empleados encuestados por BambooHR abogan por un programa de mentores o compañeros.
Consejo adicional: prepara a tus mentores de antemano dándoles un orden del día y los temas de conversación esenciales para la reunión.
Presente a los recién contratados a su RRHH designado, del que pueden obtener más información sobre las políticas y ventajas de la empresa, o hacer preguntas sobre periodos sabáticos y retribuciones. Es bueno contar con herramientas como HelloSign o DocuSign, donde todos los documentos pueden firmarse virtualmente a gran velocidad. Si no tienes experiencia en la incorporación remota, establece una estructura para recoger opiniones sobre la experiencia de tus empleados. Esto le ayudará a improvisar su proceso para futuras contrataciones.
Cuanto más pesada sea la administración de este paso, más tiempo consumirá. Nuestra recomendación es compartir de antemano sólo el material esencial. Y utilizar este tiempo de forma eficiente para responder preguntas y conectar a nivel humano.
Nota: Según un estudio reciente, el 28% de los empleados prefiere que un RRHH les enseñe el camino, mientras que el 33% vota por su jefe. El camino correcto debería incluir siempre a ambos.
Dependiendo de la complejidad de la función, es importante explicar a los empleados las herramientas que van a utilizar. También es fundamental comunicarles los protocolos de seguridad digital relativos a la instalación de software para evitar cualquier brecha o pérdida de datos. No olvides permitirles el acceso a la intranet de tu empresa y a otras herramientas importantes.
Haga que sus nuevos empleados se sientan parte de la familia compartiendo los objetivos anuales o trimestrales del equipo, los KPI utilizados para medir los equipos y su rendimiento. Permitir el acceso a documentos importantes, organigramas, calendarios e información de contacto ayuda a crear una experiencia de empleado más fluida.
Es imperativo dar a entender claramente lo que hace su empresa, el producto/servicio y cómo funciona el Soporte. Drift, por ejemplo, tiene un sistema de asistencia en el que todos los empleados se inscriben para trabajar en el chat. Esto les acerca a la misión de su empresa y les brinda la oportunidad de hablar con el cliente, un paso crucial para la investigación de la audiencia. Ofrézcales acceso a una cuenta de demostración o a un sandbox para que tengan una experiencia de primera mano con su producto o servicio.
Según el HCI, la mayoría de los procesos de incorporación sólo duran una semana. Esto hace que los nuevos empleados se sientan confusos y a la deriva. Lo ideal es que un plan de incorporación eficaz dure al menos 90 días. Incluso puede prolongarse hasta un año, dado el estado actual del trabajo.
Coordina con tus jefes la creación de un plan de incorporación de 30/60/90 días con comprobaciones periódicas mediante videollamadas. Dado que la incorporación remota es un concepto nuevo, su empresa debe fomentar la retroalimentación bidireccional y compartir las aportaciones a lo largo del proceso. Qualtrics utiliza este enfoque para actualizar constantemente su programa de incorporación remota mediante la recopilación de datos en cada punto de contacto.
Puede beneficiarse de nuestras plantillas fáciles de usar o incluso personalizarlas para alcanzar sus objetivos más importantes, más rápido. Aquí encontrarás consejos sobre los pasos a seguir en 30/60/90 días.
También encontrará aquí algunos consejos sobre las fases de incorporación de los empleados.
Integrando sus herramientas de colaboración favoritas, como Slack, Microsoft Teams creará fácilmente una sensación de community entre sus empleados remotos. Aquí podrán presentarse y conectar con otros miembros del equipo a su nivel de comodidad.
La incorporación en pequeños grupos es una forma eficaz de reducir redundancias y esfuerzos innecesarios en la incorporación de nuevos empleados. Salesforce lo hace muy bien creando oportunidades de networking para que los nuevos empleados se pongan en contacto con otros empleados de todas las regiones.
Se calcula que cada año se gastan 37.000 millones de dólares en Estados Unidos y el Reino Unido para retener a empleados incompetentes y que no comprenden su función. Esto se debe a una formación ineficaz durante la incorporación. Introducir a los nuevos empleados en herramientas esenciales, flujos de trabajo en equipo y cursos atractivos allanará el camino hacia un aprendizaje eficaz. Si tenemos en cuenta las necesidades de los nuevos empleados durante la primera semana, la formación específica para cada función ocupa el primer lugar.
> Deje que sus empleados estudien todos los recursos previos a la incorporación a su propio ritmo. Ten cuidado de mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, ya que un exceso de trabajo solo generará improductividad y malos resultados.
> Asegúrate de que están equipados con el hardware adecuado de antemano. Netflix se asegura de que todos sus empleados tengan su puesto de trabajo preparado mucho antes de su primer día.
> Distribuya la incorporación en varios días en lugar de concentrarla en uno solo. Según Sapling, la experiencia de incorporación media requiere que los nuevos empleados completen 54 actividades. Esto puede ser agotador o muy atractivo, dependiendo de lo bien planificado que esté el programa de incorporación.
> Fomente los comentarios y las preguntas a lo largo del proceso de incorporación. Sólo el 12% de los empleados encuestados por Gallup cree que su organización lleva a cabo una incorporación eficaz. Recibir las opiniones de los empleados es vital para dar la vuelta a estas estadísticas.
> Dar a los recién contratados tiempo suficiente para asentarse y familiarizarse con las nuevas herramientas. Asegúrese de que se sienten cómodos con su mentor y compañero de orientación. Según HCI, el 87% de las organizaciones afirman que seguir este paso mejora la competencia de los nuevos empleados.
> Pregúntales cómo puedes contribuir al crecimiento de su carrera y personaliza tu plan de incorporación en consecuencia. Colabora estrechamente con el responsable de contratación para recibir feedback personalizado.
Los entornos de trabajo remotos e híbridos han llegado para quedarse. Según el informe de Buffer-'2021 State of Remote Work'-, el 55% de las personas encuestadas mencionaron que trabajar a distancia era una consecuencia de la pandemia. Y si pudieran elegir, les encantaría seguir trabajando a distancia, al menos a tiempo parcial.
Pero también quieren seguir trabajando a distancia al menos durante una parte de su carrera, incluso después de la pandemia, y mantener una buena experiencia de empleado no es tan fácil.
El trabajo a distancia ha llegado para quedarse y, en cierta medida, todos los equipos son ahora equipos a distancia. La forma de adaptar la incorporación en persona a una cultura de trabajo híbrida y de mejorar la incorporación remota actual se reduce a contar con un sólido proceso de incorporación remota.
Descargue ahora nuestra lista de comprobación gratuita en PDF y asegúrese de que no olvida nada.
La herramienta de incorporación remota de Zavvy está diseñada para ayudarte en todo momento.
Con plantillas y programas de formación personalizables, ahora es más fácil que nunca automatizar todo el plan de incorporación, lo que se traduce en una experiencia más fluida para los empleados y una mayor tasa de retención.
He aquí un ejemplo de Roadsurfer, un potente usuario de Zavvy. Fueron capaces de incorporar eficazmente a 82 compañeros en 3 meses en 36 ubicaciones con una valoración media de los usuarios de 4,85/5.
Lea Roadsurfer's success in onboarding up to 30 people per month remotely.
La mejor parte de elegir Zavvy es que la incorporación es sólo el principio del viaje de sus nuevos empleados con su empresa. Con la completa People Enablement Platform de Zavvy, no solo los introduce en la organización, sino que los prepara para el éxito en cada etapa:
Elegir a Zavvy significa elegir a un socio en el crecimiento: desde la incorporación hasta el desarrollo del liderazgo y más allá, Zavvy garantiza que los nuevos empleados se conviertan en parte integral de la historia de éxito de su empresa.
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Una buena manera de hacerlo más atractivo es gamificar la experiencia de aprendizaje, organizando cuelgues virtuales y rompehielos a cambio de premios.
Todas las actividades organizadas durante el proceso de incorporación a distancia, desde el envío de recursos a los nuevos empleados hasta la creación de un plan de 90 días, forman parte de las actividades de incorporación.
Una encuesta reciente de BambooHR muestra que el 75% de los recién contratados necesita formación en el puesto de trabajo, el 73% prefiere una revisión de las políticas de la empresa, el 59% quiere una revisión del proceso administrativo y al 56% le encantaría tener un compañero o un mentor asignado durante la primera semana.
Hay 4 pasos para incorporar a sus nuevos empleados:
Nota: Puede hacer que su proceso de incorporación sea lo más detallado posible, abarcando varios pasos en cada fase. Al mismo tiempo, también es habitual considerar las dos fases: pre-internación e internación.
En primer lugar, querrá estar bien preparado de antemano. Organiza tus plantillas de onboarding remoto de fácil acceso para los nuevos empleados. A continuación, puedes pensar en cómo gamificar la experiencia, establecer recordatorios automáticos y check-ins. Esto te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo en cada paso.
Aunque la mayoría de las organizaciones dan por finalizado el proceso de incorporación al cabo de una semana, se recomienda tener al menos un plan de incorporación de 90 días mientras se continúa con la formación basada en las necesidades. Simplifíquelo de forma que a sus empleados remotos les encante utilizarlo. Para obtener una respuesta más elaborada, lea"Cuánto tiempo debe durar la incorporación - Mejores prácticas y calendario ideal".
Hay una diferencia marginal entre ambas. Mientras que el onboarding tradicional es más fácil de aplicar, el onboarding a distancia te da flexibilidad y libertad. Aparte de eso, todos los pasos que se siguen en el onboarding convencional son más o menos los mismos en el onboarding remoto, salvo que es virtual.
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