Desvinculación de empleados: Lista de control y consejos para una salida sin problemas

Las empresas se regodean en su cultura positiva y sus gratificaciones para atraer a nuevos talentos. Pero, ¿qué ocurre cuando un empleado decide dimitir? ¿Muestran el mismo nivel de dedicación a la hora de despedirlos? 

Aunque el proceso de incorporación y el de desvinculación están cortados por el mismo patrón, se presta poca atención a este último. Hasta el 75% de las empresas no comprenden el valor de un proceso de incorporación de empleados.

La mayoría ofrecen una entrevista de salida superficial y se dan por satisfechos. Pero hace falta mucho más que eso. Así que ya es hora de que las empresas se replanteen la incorporación.

He aquí por qué y cómo.

👋 ¿Qué significa "offboarding"?

La desvinculación de un empleado es la separación formal entre una empresa y un empleado. Implica pasos como una entrevista de salida, la entrega de tareas, la descripción de las prestaciones post-empleo, etc.

¿Qué tipo de empleados son excluidos?

Normalmente, un empleado que ha trabajado en su empresa durante al menos 6 meses requiere un proceso de baja. Esto puede deberse a varias razones, como la dimisión, la jubilación, el traslado interno, el despido o la rescisión del contrato. 

¿Quién está incluido en el proceso de incorporación?

Un proceso típico de incorporación requiere la participación de las siguientes personas:

• El empleado saliente
• Su gestor responsable 
• Miembros del equipo
• Equipo informático/contable
• Recursos humanos

🆚 Onboarding y offboarding: Diferencias y similitudes

Onboarding y offboarding son dos caras de la misma moneda. Y las diferencias entre ambas van más allá de las frases "estás contratado" y "estás despedido". Veamos algunas diferencias y similitudes clave:

1. Los empleados no quieren un proceso de incorporación en el que se sientan como si saltaran a cubierta mientras el barco se aleja de la orilla.
2. Tanto la incorporación como la salida deben hacerse con cuidado.
3. La comunicación es clave durante ambos procesos.
4. Los nuevos empleados deben sentirse cómodos durante la incorporación, mientras que los empleados que se marchan deben sentirse seguros de su salida.
5. Es esencial comunicarse con claridad y honestidad durante ambos procesos.
6. Si hay un desajuste entre las expectativas y la realidad, ambas partes pueden cuestionar los motivos de la otra. La desvinculación es un paso esencial en el proceso de transición de un empleado fuera de su organización.

Al final, querrá tener la seguridad de que sus esfuerzos se traducen en una mayor motivación mientras siguen trabajando para usted. Y un mayor índice de recomendación después. Sin embargo, la desvinculación puede ser un periodo delicado para el empleado, sobre todo si es despedido.

Tienes que gestionar este proceso con honestidad y asegurarte de que tu empleado pueda obtener el cierre que tanto necesita.

💪 Beneficios: El poder del offboarding

En muchas organizaciones, la típica salida de la empresa es un torbellino de proyectos, papeleo y entrevistas de salida. 

"El directivo puede pedir a la persona que se marcha que escriba un [informe] para compartir sus conocimientos, pero a menudo no hay tiempo suficiente para ello",
- John Sullivan, profesor de gestión en la Universidad Estatal de San Francisco, experto en RRHH.

Lo oímos todo el tiempo: los empleados son el mayor activo de su organización. No sólo cuando trabajan para usted, sino incluso después de dejar su organización. Piense en ellos como embajadores de su marca. Le gustaría que hablaran positivamente de su empresa, de su experiencia en general y de la forma en que los ha despedido. 

Los empleados de hoy no tienen miedo de decir lo que piensan. Plataformas como Glassdoor, LinkedIn y las redes sociales han permitido a los empleados criticar a sus antiguas empresas. Por eso es más importante que nunca despedirse en buenas condiciones. 

Una experiencia amarga se traduce en unas relaciones públicas negativas para su empresa y en dificultades para atraer nuevos talentos. Según HBR, las empresas líderes se preparan para el offboarding mucho antes de la salida de un empleado. Lo abordan de forma estratégica, flexible y basándose en datos.

Al igual que el onboarding, el offboarding de los empleados es una parte integral de la gestión del talento, ya que ayuda a crear valor a largo plazo para su empresa.

📈 Mejores prácticas de incorporación

Despedirse de un empleado es casi inevitable. Pero no tiene por qué ser duro. Estas son algunas de las mejores prácticas de incorporación que puede seguir; pueden variar en función de la escala y la naturaleza de su organización. No obstante, puede utilizarlas como guía para empezar. 

Fase 1: Sentar las bases

Lo ideal sería que el departamento de Operaciones de Personal asumiera la responsabilidad de iniciar este proceso. Esto incluye: 

• Empieza el papeleo: Redacta una carta de dimisión formal y pídele al empleado que la firme.  
• Programar una entrevista de salida: A continuación, informe al empleado y a su respectivo jefe para que preparen una entrevista de salida. Este es el momento de pedir a los empleados su opinión sobre su trabajo en la empresa.

Las personas que saben que van a marcharse de todos modos suelen responder con más sinceridad. Así que aprovecha esa oportunidad para dar una respuesta sincera.

• Informe al equipo: No dejes a tu equipo a oscuras. Infórmales de la decisión de su compañero de marcharse. Esto les ayudará a planificar sus próximos proyectos. Asegúrate siempre de que el equipo responda de forma positiva y solidaria. 
• Informe a sus clientes: Si tu empleado trabajaba directamente con clientes, notifícaselo. Asegúreles que esto no afecta a su trabajo. E infórmales de quién será responsable de sus proyectos.
  

Fase 2: Revisar la documentación

Este paso se dedica a presentar toda la documentación, revisar el contrato y dedicar tiempo a preparar los documentos sobre prestaciones e impuestos.

• Eche un último vistazo al contrato o al acuerdo de confidencialidad firmado. Asegúrate de que todo está en orden y pregunta a tu empleado si tiene alguna reserva. 
• A continuación, coordine con su equipo jurídico y contable la revisión de los documentos fiscales. Esto incluye tramitar cualquier reembolso pendiente y preparar los documentos de prestaciones/pensiones a los que tenga derecho su empleado.
  

Fase 3: Proceder a la entrega del trabajo 

Este proceso consta de 3 pasos fundamentales: 

1. Buscar un sustituto
2. Formar al nuevo empleado
3. Determinar las necesidades de formación

Supervise la transición de forma que le ayude a conservar la experiencia del empleado que se marcha. Anímele a compartir los conocimientos sobre su función y transfiéralos al empleado responsable. 

Garantizar una transición fluida entre el empleado saliente y el sustituto. Esto podría incluir el traspaso de información como el identificador de inicio de sesión de la cuenta, la contraseña, archivos, documentos, información sobre los clientes, etc.

Fase 4: Devolución del material de oficina

Realice este paso durante la última semana de su empleado en la empresa. Póngase en contacto con el equipo de TI/logística para recoger los equipos de información de la oficina:

• Tarjetas de identidad
• Equipamiento (ordenador, disco duro, teléfonos móviles)
• Tarjetas de empresa
• Permisos de aparcamiento 
• Llaves de oficina, uniforme 
• ID y contraseña de las cuentas de la empresa.

Consejo: Para evitar situaciones incómodas, evite que los empleados utilicen sus números de móvil personales para llamadas de empresa. Es posible que no quieras que los empleados fuera de la empresa estén en contacto con tus clientes.

Fase 5: Adiós

Esta es la etapa final, y es oficialmente el último día de trabajo de tu empleado.

Es hora de organizar una fiesta de despedida íntima. Dependiendo del cargo de tu empleado, puedes invitar a toda la organización o solo a los miembros de su equipo.

Además, puede dar un:

• Discurso de despedida
• Tarjeta de agradecimiento
• Regalos de empresa o incluso personalizados
  

📝 Lista de control para el desembarco

Entonces, ¿qué aspecto tiene una incorporación holística? Las mejores son las planificadas de antemano, organizadas, inclusivas y basadas en los valores fundamentales de la empresa. He aquí un resumen de lo que hay que incluir en la lista de verificación de la incorporación:

• Revise el historial laboral de su empleado
• Evaluar su relación con los miembros del equipo en el trabajo
• Entender cómo ha influido tu organización en sus objetivos
• Obtenga su opinión sobre cómo la empresa puede mejorar la experiencia de los empleados

Sin embargo, esto es sólo una muestra de lo que debe incluir su lista de control. Aquí tienes una versión ampliada que garantiza una incorporación sin contratiempos. 

Descárgatela gratis para empezar.

❌ Los 6 errores más importantes que hay que evitar en el offboarding

Las empresas se esfuerzan por crear una primera impresión positiva. Pero el viaje para retener su talento no termina ahí. Continúa hasta su programa de offboarding. A veces, las empresas ignoran el valor de su empleado saliente. Como resultado, los maltratan, a menudo los dejan fuera del proceso, o incluso fracasan en el offboarding.

Los programas de incorporación deben ser humanos y estar en consonancia con los valores de su organización. Para garantizarlo, aquí tienes algunos errores comunes que debes evitar:

1. Hacer que los empleados se sientan olvidados

Hay ocasiones en las que los jefes excluyen a los empleados de las reuniones de proyecto durante su periodo de preaviso. Por ejemplo, el departamento de People Ops deja de invitar al empleado saliente a eventos corporativos.   

Pero es esencial mantener relaciones con sus empleados incluso durante el proceso de incorporación. Porque, en algún momento, estas personas serán la fuente de información sobre su organización. 

Implique siempre a su empleado en cada paso, comprométase con él, pregúntele cuáles son sus necesidades y cómo puede facilitarle una transición fluida. 

2. No dejar la puerta abierta a los empleados

Puede que nunca sepa cuándo un empleado que se marcha podría aportar una nueva oportunidad o inversión a su organización. Sin embargo, acusar a alguien de deslealtad, negarse a valorar sus esfuerzos y despedirlo en términos amargos tienen un impacto considerable en la impresión que los demás empleados tienen de la empresa. 

Nuestro consejo: haga saber al empleado que, pase lo que pase, la puerta de su organización siempre estará abierta si decide volver a trabajar para usted.

3. Gestión poco cooperativa

"Cuando la gente se vaya, hablará de la empresa y del trato que recibió", afirmaMike Quinn, Vicepresidente Senior de Integración de Synthomer.

La forma en que la dirección trata al empleado que se marcha dice mucho de las normas de su organización. Por desgracia, a menudo se les trata con negatividad y falta de respeto. Cosas como hablar mal de tus empleados con sus compañeros y no reconocer su presencia empujan a los empleados a descargar su frustración en las redes sociales. 

4. Asignación de trabajo de última hora

Dejar una organización puede ser abrumador, sobre todo para los empleados que han pasado allí gran parte de su carrera. Lo último que querrías hacer es sobrecargarles con trabajo que requiere atención "urgente". 

Amontonar trabajo adicional crea una experiencia negativa, y su empleado se marcha con un recuerdo amargo. Lo mejor es delegar este trabajo en sus compañeros hasta que encuentres un sustituto. 

5. Dejar una evaluación de rendimiento negativa

Despedirse de un empleado puede ser emotivo. Aunque sólo haya trabajado 6 meses o no haya tenido un alto rendimiento, no le señales defectos en el momento de su marcha. Al escribir una carta de recomendación o una reseña en LinkedIn, redacta una reseña positiva y despídete con palabras amables. 

6. Evitar una entrevista de salida

Una entrevista de salida es una confrontación entre los directivos y el empleado. Dependiendo de su relación, esta es su oportunidad para resolver cualquier conflicto, ofrecer gratitud y compartir comentarios sinceros.

Una entrevista de despedida también puede ofrecer un cierre muy necesario. Sin embargo, precipitarse en este proceso o evitarlo puede dificultar que tanto tú como el empleado terminéis con buen sabor de boca. 

📉 ¿Cuál es el impacto de un mal proceso de offboarding?

Hace poco, el Consejero Delegado de better.com despidió a 900 empleados en 5 minutos a través de una videollamada. Un despido masivo como este fue poco empático y recibió muchas reacciones en las redes sociales.

En cuestión de horas, plataformas como LinkedIn, Facebook y Glassdoor se inundaron de comentarios negativos de los empleados de FinTech. Empleados actuales y anteriores denunciaron abiertamente la cultura y las prácticas laborales tóxicas de la organización. Como resultado, varios altos ejecutivos más decidieron dimitir, y Vishal Garg, el Consejero Delegado, fue puesto en excedencia. 

Esta situación sacó a la luz muchas cuestiones:

• Falta de previsión del fundador/directivo
• Cultura empresarial tóxica
• Liderazgo deficiente
• Falta de valor del empleado
• Falta de empatía hacia los empleados
• Y lo que es más importante, no existe un proceso formal de incorporación.
  

Este es un estudio de caso clásico que demuestra la importancia de una incorporación adecuada. Y por qué las empresas deben hacer de ella una parte esencial de sus iniciativas de experiencia del empleado.  

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En Zavvy, hacemos posible que las mejores empresas ofrezcan la mejor experiencia a sus empleados. Esto comienza con la preincorporación y continúa a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado, hasta la desvinculación. Nuestra plataforma permite a People Ops crear plantillas personalizadas (incorporación, rituales de reunión, revisiones de rendimiento, etc.) que guían a los empleados a lo largo de todo el proceso.

No sólo fomenta el compromiso, sino que también ayuda a construir un valor de marca de empleador positivo.

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➡️ Ideas para llevar

El nivel de compromiso que una empresa invierte en su offboarding depende en gran medida de su escala, presupuesto, cultura y tasa de retención. Independientemente de esto, lo importante es contar con un plan/proceso básico de incorporación y garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones legales. 

Las empresas deben ser conscientes de que incluso sus talentos mejor pagados están dispuestos a marcharse a otra organización. Una que ofrezca una mejor experiencia al empleado. Esto empieza con la incorporación de los empleados, pasa por la puesta en marcha de programas de desarrollo y llega hasta la salida de los empleados. 

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