Cómo realizar una entrevista de salida con consejos de expertos

¿Qué ocurre cuando un empleado da su preaviso de 2 semanas (o 3 meses)?

Muchas organizaciones buscan inmediatamente un sustituto. Su único objetivo es elaborar una descripción del puesto y publicar el anuncio de empleo, evaluar a los candidatos adecuados para el puesto e incorporar a un nuevo empleado para cubrir la vacante.

Sin embargo, ¿ha pensado realmente en el empleado que abandona su empresa? ¿Le ha prestado alguna atención para averiguar sus motivos para abandonar la organización?

Pueden abandonar una organización por muchas razones.

Por ejemplo

• dejar un entorno de trabajo tóxico
• crear su propia empresa
• hacer una pausa en la carrera profesional para cuidar a seres queridos enfermos
• aprender algo nuevo
• o incluso viajar por el mundo.

Pero, si no preguntas, ¿cómo vas a saberlo?

Dado que un empleado que abandona la empresa tiene poco o nada que perder, una entrevista de salida también puede ser una excelente oportunidad para que pueda 

• hablar abiertamente de su experiencia
• identificar áreas de mejora en el ciclo de vida del empleado
• y ofrecer recomendaciones para solucionar esos problemas.

Este artículo le revelará todo lo que necesita saber sobre las entrevistas de salida y cómo utilizarlas como una poderosa parte de su estrategia más amplia de retención de empleados.

💬 ¿Qué es una entrevista de salida?

Una entrevista de salida es una conversación entre una organización y un empleado que deja la empresa. Normalmente, la conversación es entre el empleado saliente y un miembro del equipo de RRHH. 

Es la parte del proceso de incorporación que le ayuda a comprender por qué alguien ha decidido marcharse, con la esperanza de que su organización pueda evitar esos errores que podrían hacer que otros empleados siguieran su ejemplo en el futuro.

Las entrevistas de salida también son excelentes para determinar los puntos de referencia de la competencia. Por ejemplo, supongamos que un empleado se queja de un salario más bajo y abandona la empresa para irse a un competidor mejor pagado. En ese caso, una entrevista de salida podría ofrecerle información sobre los estándares actuales del mercado (salario) y otros beneficios atractivos que desean los empleados.

¿Cómo debe realizarse una entrevista de salida?

La Society for Human Resource Management (SHRM ) recomienda seguir los siguientes principios fundamentales:

• Las entrevistas de salida deben realizarse a TODOS los empleados, independientemente de que tengan un alto rendimiento o lleven mucho tiempo en la empresa.
• Toda organización debe tener una política formal para realizar entrevistas de salida.
• Las entrevistas de salida deben realizarse únicamente cuando los empleados se marchan por su cuenta (separación voluntaria), y no en caso de despido o rescisión. Estas dos situaciones deben abordarse estratégicamente.

🆚 Entrevistas de salida frente a entrevistas de permanencia

Aunque las entrevistas de salida y las de permanencia suelen plantear preguntas similares a los empleados, existen algunas diferencias.

La entrevista de salida se produce después de que un empleado haya dimitido oficialmente.

En cambio, la entrevista de permanencia se realiza periódicamente a lo largo del ciclo de vida del empleado en la organización.

Las entrevistas en estancia ayudan a comprender

• 💪 qué motiva a un empleado a permanecer en la empresa.
• 📈 qué se podría mejorar de su experiencia laboral, 
• 🌱 y sus pensamientos sobre la siguiente etapa de su carrera dentro de la organización.

Forman parte de su mapa del recorrido del empleado, una herramienta para determinar la experiencia del empleado en cada etapa de su permanencia en la organización.

❓ ¿Por qué son importantes las entrevistas de salida?

Según la responsable de Personas y Cultura de StoryTap , Jasmine Leong:

"Las entrevistas de salida pueden ser un punto de datos asombroso para los departamentos de RRHH si se hacen bien. Junto con las entrevistas de permanencia y las encuestas de compromiso, su equipo de RRHH debería ser capaz de dibujar una buena imagen de sus puntos fuertes y oportunidades como organización y en última instancia, reducir las tasas de rotación de tu equipo."

Las entrevistas de salida son una de las conversaciones más sinceras que los empleados pueden tener con sus jefes. Son la única oportunidad que tiene una organización de saber lo que ese empleado piensa realmente de ella.

Los empleados rara vez dejan su trabajo sin motivo. Averiguar por qué es la información más poderosa para mejorar la retención en el futuro.

💡 5 Consejos sobre cómo realizar una entrevista de salida

1. Seleccione un entrevistador imparcial

Jasmine Cheong, de StoryTap, recomienda que un miembro imparcial del equipo de Recursos Humanos realice la entrevista de salida:

"Hay que asegurarse de que el encuestado no esté demasiado preocupado por cómo pueden afectar sus respuestas a futuras referencias, para que no le preocupe dañar las relaciones. Así se obtienen las respuestas más auténticas, con la posibilidad de parafrasear los comentarios de forma productiva".

Sylvain Roy, Director General y Consultor de RR.HH. de Folksañade que la mejor opción es que los profesionales de RRHH se encarguen de las entrevistas de salida.

"La persona que realiza la entrevista de salida tiene que posicionarse como un aliado en la organización y como un jugador de equipo que se preocupa por el bienestar de los empleados. En cualquier caso, la entrevista no debe realizarla el supervisor inmediato, ya que es importante mantener un buen nivel de objetividad durante el intercambio", añade.

Seleccionar a alguien del equipo de Personas no sólo elimina los prejuicios:

También garantiza que los comentarios se apliquen más rápidamente.

Algunas organizaciones recurren a empresas o consultores externos. Pero esto puede parecer impersonal o violento, sobre todo para los empleados que disfrutaban trabajando en la organización.

2. Escuchar atentamente y hacerlo personal

Las entrevistas de salida no tienen por qué ser frígidas o impersonales sólo porque un empleado abandone la empresa. Cuando se realizan correctamente, son una mina de oro para obtener nuevos conocimientos sobre lo que podría hacerse para mejorar la organización.

‍KrittinKalra, fundadora de WriteCreamcree que la mejor manera de realizar una entrevista de salida es mantener una conversación cara a cara:

"Debe ser conversacional y no rígida. Debe ser una conversación abierta y no excesivamente estructurada - una que no haga que el empleado se sienta ansioso o nervioso mientras la prepara o durante la propia entrevista de salida".

Su principal objetivo durante una entrevista de salida es escuchar activamente al empleado para entender lo que está diciendo. Cuando escuchas activamente, le dices al empleado que sus comentarios son importantes para ti y para la organización.

Jasmine, de StoryTap, prefiere celebrar la reunión en persona siempre que sea posible -o al menos con el vídeo encendido, si es a través de zoom- para conectar realmente con la persona con la que estás hablando y establecer una relación de confianza. 

3. Pedir al empleado que rellene una encuesta escrita

‍"Está bien pedir al empleado que rellene una encuesta escrita antes de la entrevista de salida (pista: pídalo educadamente).

Las preguntas deben ser siempre las mismas en todos los casos para que sean comparables", recomienda Jasmine Cheong.

Si se dispone de los recursos necesarios, envíe una encuesta con preguntas estandarizadas (por ejemplo, en una escala del 1 al 10, ¿qué le pareció la empresa?), de modo que podamos extraer puntos de datos y tendencias, y luego profundizar en las respuestas más destacadas durante la entrevista de salida propiamente dicha.

Hacer estas preguntas les permite reflexionar sobre sus respuestas de antemano. Y leer las respuestas antes de la reunión te ayuda a crear una lista de preguntas que puedes formular para orientar la conversación.

Jasmine dice que también obtendría el permiso de los encuestados para compartir los comentarios que dan, de modo que puedan ayudar a otras personas que aún están en la organización.

4. Adoptar un enfoque multiángulo

"Aunque es beneficioso que el jefe pase un rato con el empleado para conocer su opinión, yo recomendaría dar a los empleados la opción de dar su opinión de forma confidencial. No siempre es fácil, ya que el empleado puede tener información importante que compartir.

Sin embargo, permitirles compartir confidencialmente sus pensamientos garantiza que no quemen "esos puentes".

Por lo tanto, no querrán tener que preocuparse por ningún regreso futuro".

5. Programar la entrevista en el momento adecuado 

Lo mejor es programar la entrevista de salida una semana antes de que el empleado se vaya. Para que se sientan cómodos, considera la posibilidad de enviarles las preguntas con antelación, por si quieren preparársela de antemano.

❓ Ejemplos de preguntas para la entrevista de salida 

Aunque no quieras que la entrevista de salida parezca guionizada, tampoco debes acudir a la reunión sin estar preparado. Recopila algunas preguntas de la entrevista para orientarte y mantén un tono informal y amistoso para que la conversación fluya con naturalidad.

Para empezar, Krittin recomienda no hacer preguntas personales/cliché como "¿cuáles son tus puntos fuertes y débiles?".

Sylvain Roy recomienda los siguientes temas para iniciar una conversación:

• ¿Qué le llevó a tomar la decisión de buscar una nueva oportunidad?
• ¿Qué le convenció para aceptar este nuevo trabajo?
• ¿Qué echará de menos de nosotros?
• Si mañana te pusiera al frente del departamento, ¿cuál sería tu prioridad?
• ¿Hay algún otro tema que no se haya tratado y que le gustaría comentar conmigo?
  

Wendy recomienda preguntar:

• Si pudiéramos cambiar algo para ayudarle a quedarse, ¿qué sería?
• ¿Qué probabilidades hay de que vuelva a trabajar para nosotros en el futuro?
• ¿Cuáles son las tres mejores cosas de trabajar con nosotros?
• ¿Cuáles son las tres peores cosas de trabajar con nosotros?
  

Según ella, las dos últimas preguntas, en particular, pueden ayudar a una organización a determinar el entorno de trabajo general para los demás empleados.

A Jasmine, en cambio, le gusta más hacer preguntas generales, culturales, morales y de equipo que hablar de acontecimientos o personas concretas. Su pregunta favorita es

"Si pudiera cambiar una cosa que tuviera el mayor impacto aquí, ¿cuál sería?".

Señala que realmente capta la principal preocupación del empleado y que también se haría eco de las preocupaciones de los demás.

Otras cuestiones a tener en cuenta son:

• ¿Cómo le trataron su jefe y los miembros de su equipo?
• ¿En qué medida cree que se ha reconocido y apreciado su trabajo?
• ¿Considera que ha recibido la formación y el apoyo necesarios para desempeñar sus responsabilidades?
• ¿Cree que su trabajo estaba en consonancia con sus objetivos personales?

📈 Buenas prácticas y errores que hay que evitar (Dos and don'ts)

Buenas prácticas y errores a evitar (Qué hacer y qué no hacer)

Entre las mejores prácticas para la entrevista de salida se incluyen las siguientes:

✅ Do:

• Manténgase neutral
• Pregúntelesi está interesado en participar (aunque las entrevistas de salida son obligatorias en la organización, son totalmente voluntarias para los empleados que se van).
• Ofrezca al empleado varias formas de ofrecer su opinión. Como sugirió Wendy, "considera múltiples enfoques". Puedes plantearte obtener feedback por escrito, por teléfono o en reuniones 1:1 (físicas o virtuales).
• Hágales saber por qué está realizando una entrevista de salida.
• Hazles saber que no tienen que responder a todas las preguntas. 
• Pide al empleado que rellene una encuesta por escrito.
• Envíe las preguntas de la entrevista al empleado antes de la reunión. Quieres que se sienta cómodo respondiendo a tus preguntas y que no le pillen desprevenido.
• Registre y guarde los comentarios de forma confidencial. Además, prometa a los empleados confidencialidad antes de empezar la reunión.
• Comparta los comentarios con las partes interesadas necesarias.
• Escuchar para comprender y empatizar, y no rebatir ni interrumpir.
• Utilice los comentarios para determinar las áreas de mejora de la empresa.
• Termina la reunión/las cosas con una nota personal y positiva.
  

🚫 No lo hagas:

• Implicar a los supervisores o gerentes. 
• Violar la confidencialidad. Los supervisores sólo deben recibir conclusiones o comentarios resumidos y anónimos.
• Haz preguntas dirigidas o precisas, como "¿por qué no te gustaba trabajar aquí?". 

Jasmine reitera que la intención de la reunión debe ser obtener feedback y honrar el tiempo que el empleado lleva en su organización, independientemente de la duración de su empleo.

"Lo último que necesitan es sentirse incómodos por haber tomado la decisión de marcharse. Alfin y al cabo, se arriesgaron contigo y tu organización, creyeron en tu misión y trabajaron duro (con suerte), y eso hay que celebrarlo", aconseja.

• Pídeles que lo reconsideren y se queden. Tu propósito es conocer sus puntos de vista.
• Ponte demasiado personal o haz preguntas como: "¿Crees que hay alguien que debería irse en tu lugar?".
• Haga perder el tiempo a sus empleados. 
• Dirigirse a ellos de forma grosera o comportarse con frialdad.
• Aborde los cotilleos de oficina. Aunque el empleado que se marcha se dedique a cotillear en la oficina, no participe. Está bien hacerles saber que pueden compartir sus sentimientos. Sin embargo, usted no comparte ni puede compartir ninguna opinión sobre el asunto.
• No comparta sus opiniones personales. Anímeles a lo largo de la reunión a decir lo que piensan y a ver el proceso como un espacio seguro para sincerarse con usted.

👀 ¿Cuándo no debe ser confidencial?

Hay ciertas condiciones en las que los comentarios de un empleado que se marcha no deben ser confidenciales. El motivo de "violar esta confidencialidad" debe explicarse al empleado y no debes hacerlo sin su permiso.

Entre los casos en los que los comentarios de una entrevista de salida no deberían ser confidenciales se incluyen:

• Denuncias de acoso.
• Acusaciones de malversación.
• Denuncias de discriminación.
• En los casos en que se requieran medidas disciplinarias o investigaciones.
• Situaciones, acciones o actividades que indiquen una violación de la legislación o la política de la empresa.
  

➡️ Conclusión

Una entrevista de salida es una vía para mejorar las empresas y retener a los empleados. Los puntos de acción creados a partir de las opiniones de los empleados deben ponerse en práctica para mejorar el compromiso de los empleados y construir una marca de empleador positiva. Ejemplos de puntos de acción que puede crear son:

• Reestructuración
• Aumento de los salarios de los empleados
• Invertir en programas eficaces de aprendizaje y desarrollo
• Acción disciplinaria/Investigación
• Mejorar la cultura de empresa
• Introducir condiciones de trabajo a distancia o híbridas
• Mejorar el proceso de incorporación
• Introducir ventajas y beneficios atractivos para los empleados.
  

En Zavvy, ayudamos a las empresas con visión de futuro a ofrecer experiencias excepcionales a sus empleados. Esto comienza con la incorporación previa y continúa con la retroalimentación a lo largo del ciclo de vida del empleado.

Puede utilizarlo para

• Estructura de la entrevista de salida 1:1
• Enviar encuestas
• Y mucho, mucho más.