Incorporación a la empresa 101: Cultura, colaboración y Compliance para los nuevos empleados

¿Quiere que sus nuevos empleados se sientan bienvenidos y cómodos desde el primer día en su empresa?

Por supuesto que sí. Crear este tipo de experiencia para los empleados aumenta la retención y la satisfacción. Pero no surge de la nada.

Un aspecto clave del desarrollo de un entorno acogedor es la incorporación a la empresa. Con una introducción estructurada y bien diseñada a la empresa, los empleados se sienten más cómodos en la oficina, lo que les convierte en mejores jugadores de equipo.

En esta guía, desglosamos el proceso de incorporación a la empresa de principio a fin. Hablaremos de qué es y por qué es importante, además de los pasos y componentes clave de cualquier plan de incorporación a la empresa.

✈️ ¿Qué es la integración en la empresa? 

La incorporación a la empresa es el proceso de introducir a los nuevos empleados en la organización en general. Esta experiencia familiariza a los nuevos empleados con la cultura, las políticas y los productos de la empresa.

Dado que la incorporación a la empresa no está vinculada a las responsabilidades de un puesto específico, prácticamente todos los nuevos empleados participan en la misma experiencia. La experiencia compartida crea una fuerte primera impresión y sienta las bases de una sólida cultura empresarial. 

🆚 El onboarding en la empresa frente al onboarding basado en roles

Los primeros días en un nuevo trabajo pueden parecer un torbellino de información para los recién contratados. Con tanta información sobre la empresa, su equipo y su función, los nuevos empleados pueden sentirse abrumados rápidamente durante el proceso de incorporación. 

Separar la incorporación a la empresa y la incorporación basada en funciones en sus propios procesos facilita que los nuevos empleados recuerden y comprendan la información más esencial. 

He aquí un rápido desglose de lo que suponen la incorporación a la empresa y la incorporación basada en funciones: 

Distinguir estos tipos de incorporación para los nuevos empleados beneficia a todos. Tu equipo de People Ops puede crear una experiencia cohesiva para cada nuevo empleado, mientras que los responsables de contratación pueden personalizar sus procesos de incorporación en función de las necesidades de su equipo y empleado.

Por ejemplo, el equipo de ventas y los desarrolladores. Ambos grupos necesitan la misma introducción a la cultura y las políticas de la empresa. Pero la incorporación basada en funciones que necesitan es muy diferente. 

• En un proceso de incorporación de ventas, se centrará en aprender las características de los productos de cara al cliente y en practicar las llamadas de ventas. 
• Por otro lado,la incorporación de los desarrolladores requiere un conocimiento mucho más complejo y técnico del producto. 

❓ ¿Por qué es importante la incorporación a la empresa? 

Muchas empresas se apresuran a llevar a cabo la incorporación a la empresa en favor de la incorporación basada en funciones. Sin embargo, las organizaciones que se saltan la incorporación a la empresa se pierden un montón de ventajas para todos los empleados. 

Todo se reduce a crear una experiencia de empleado excelente para todos los nuevos empleados. Con el aumento del trabajo a distancia y la afluencia de trabajadores más jóvenes, es hora de que las empresas se tomen en serio la experiencia del empleado. De este modo, todos ganamos.

Éstos son sólo algunos de los beneficios que puede cosechar cuando desarrolla la incorporación a la empresa como parte de la experiencia del empleado: 

Según McKinsey, una experiencia positiva del empleado hace que las nuevas contrataciones tengan ocho veces más probabilidades de permanecer en su organización. Está claro: invertir en la experiencia de los empleados merece la pena. 

👀 Resumen del proceso de incorporación a la empresa

Si eres nuevo en la idea de la incorporación a la empresa, puede que te preguntes cómo es el proceso de principio a fin. 

He aquí un rápido resumen de las fases de la incorporación a la empresa. Más adelante, profundizaremos aún más en todo lo que hay que cubrir en el proceso de incorporación de una empresa. 

Preembarque

La creación de una experiencia fantástica para el empleado a través de la incorporación a la empresa comienza incluso antes del primer día del nuevo empleado. 

A menudo denominada preboardingEsta fase elimina el papeleo y entusiasma a los recién llegados.

Crear expectación ayuda a calmar los nervios de los recién contratados para que se sientan seguros y preparados desde el primer día de trabajo. Puedes mejorar la experiencia de tus empleados en preboarding enviándoles paquetes de bienvenida u organizando encuentros con el equipo antes de la fecha de incorporación. 

Orientación

En sus primeros días en la empresa, haga que los recién incorporados participen en la orientación. 

La orientación de nuevos empleados es un proceso breve y concentrado en el que grupos de recién contratados aprenden sobre la empresa. Suele incluir papeleo y formación obligatorios, así como información sobre las políticas y procedimientos de la empresa.

No se conforme con un día de orientación de los empleados en lugar de una verdadera experiencia de incorporación a la empresa. Extender la incorporación a la empresa más allá de la orientación es clave para cosechar los beneficios de retención de empleados que aporta. 

Incorporación a la empresa

La incorporación a la empresa continúa durante la primera semana del nuevo empleado. Después, puede ampliarlo aún más si le conviene a su empresa. 

Durante el resto del proceso de incorporación a la empresa, haga hincapié en establecer relaciones con los recién contratados en toda la organización. Aunque deben dedicar mucho tiempo a conocer a su equipo, también es esencial que los nuevos miembros del equipo se familiaricen con personas de otros departamentos. 

Outlook

Un proceso formal de incorporación a la empresa puede durar entre un par de días y una semana, dependiendo de la estructura de su organización. Una vez concluido el proceso de integración en la empresa, los nuevos empleados deben pasar a un proceso de integración basado en funciones dirigido por su jefe.

A lo largo de la incorporación de los empleados, puede reforzar los temas tratados durante la orientación mediante recorridos de microaprendizaje. Esto ayuda a los empleados a asimilar realmente la información vital sobre su empresa. 

📝 7 partes esenciales del onboarding en la empresa

Elaborar una descripción completa pero concisa de toda su empresa puede resultar abrumador. ¿Qué debe incluir? ¿Qué quieren saber los nuevos empleados y qué no es tan útil? 

Para facilitarle al máximo la creación de su propia lista de control de incorporación a la empresa, hemos creado esta lista de componentes clave.

Historia

Explique a los nuevos empleados cómo empezó su empresa. Esto es especialmente útil para pequeñas empresas, startups y organizaciones orientadas a una misión, donde la historia de la empresa es parte integral de la marca. 

La historia de la empresa puede parecer un tema árido, pero no tiene por qué serlo. En lugar de eso, hazlo interesante aludiendo a la tradición de la empresa, chistes internos u otros aspectos de la cultura que los nuevos empleados deberían conocer. 

Cultura y valores

¿Cómo es y qué se siente trabajando en su empresa?

Debe responder a esta pregunta cuando hable de la cultura y los valores de su empresa. 

Es útil ofrecer una visión general de los valores de la empresa junto con ejemplos de estos valores en acción. 

Para reforzar los valores de la empresa, aproveche el valor del microaprendizaje. Con Zavvy, puedes impartir breves lecciones sobre la cultura de la empresa a través de Slack para mantener el compromiso regular de los nuevos empleados y crear puntos de contacto recurrentes para interiorizar los valores.

Productos y servicios

Puesto que todos los empleados son representantes de su empresa, es importante que puedan representarla ante los demás. Por lo tanto, todos los nuevos empleados deben conocer bien lo que ofrece su empresa y en qué se diferencia de la competencia.

Asegúrese de incluir esta información en la descripción general del producto: 

• Principales productos o categorías de productos 
• Valor único o posicionamiento en el mercado
• Audiencias principales o personas de la marca
  

En última instancia, todos sus empleados deberían ser capaces de identificar fácilmente a un posible cliente. 

La incorporación basada en funciones requiere también formación sobre el producto, pero esa formación dependerá de las necesidades de cada función. El departamento de ventas puede necesitar más conocimientos sobre las funciones orientadas al cliente, mientras que los ingenieros necesitarán conocimientos más técnicos. 

Política de vacaciones anuales

Como es lógico, muchos empleados nuevos quieren conocer desde el primer día las políticas de permisos y otras prestaciones de la empresa. Las prestaciones y los permisos son partes fundamentales de muchos paquetes retributivos, así que asegúrate de prestar a este tema la atención adecuada. 

Asegúrese de que cada nuevo empleado entiende lo siguiente sobre las vacaciones anuales: 

Es esencial incluir las vacaciones anuales en la incorporación a la empresa, para que todos los empleados entiendan las políticas de la misma manera. Con un mensaje coherente sobre las vacaciones anuales, mitigarás las desigualdades en torno al tiempo libre. 

Ventajas y beneficios

Las vacaciones anuales no son el único beneficio que los empleados deben conocer. Explique todo lo demás que su empresa ofrece a los empleados para que los recién contratados puedan apreciar plenamente el hecho de trabajar con usted. 

Los beneficios pueden incluir de todo, desde seguro médico y opciones sobre acciones hasta inscripciones en gimnasios o almuerzos semanales. Independientemente de las ventajas que ofrezca tu empresa, asegúrate de que todos los empleados sepan cómo acceder a ellas. 

Es inteligente crear recursos para este tipo de información, de modo que los empleados puedan consultarla más adelante. Si algunas prestaciones sólo son efectivas al cabo de cierto tiempo, puedes crear una ruta automatizada en Zavvy para ayudar al recién contratado a acceder a esas prestaciones en cuanto tenga derecho a ellas.

Acceso y configuración de herramientas

En nuestro mundo digital, gran parte de la configuración de las herramientas de una oficina puede realizarse con antelación o incluso de forma automática. Durante la incorporación a la empresa, deja tiempo para solucionar problemas como el restablecimiento de contraseñas o la pérdida de claves API, por si acaso. 

Puede crear listas de comprobación de tareas en Zavvy para asegurarse de que los nuevos empleados se encargan de la configuración básica de las herramientas: 

No debería tener que enseñar a sus nuevos empleados a utilizar herramientas de oficina esenciales, pero sí puede ayudarles a entender los matices de cómo utiliza su empresa estas herramientas. Aquí tienes algunos ejemplos de preguntas relacionadas con las herramientas que puedes ayudar a responder a los nuevos empleados:

• ¿Cuándo debo enviar un mensaje a Slack en lugar de un correo electrónico? 
• ¿Cómo accedo a los calendarios compartidos? 
• ¿Qué correo electrónico utilizo para conectarme a nuestro software de RRHH? 
• ¿A quién debo dirigirme para restablecer la contraseña? 
  

Los recién contratados recibirán una formación más detallada sobre las herramientas en su equipo, así que limítate a las herramientas comunes a toda la empresa, como el correo electrónico, la mensajería instantánea y los sistemas de calendario. 

Visita de la oficina y presentaciones

Ofrece a los nuevos empleados una visita completa de la oficina y presentaciones clave tan pronto como puedas. Aunque esto puede parecer complicado si estás en una oficina remota o en un entorno de trabajo híbrido, es igual de importante sea cual sea el entorno. 

Ayudar a los nuevos empleados a familiarizarse con el entorno de la oficina es un factor fundamental para que se sientan cómodos y bienvenidos. Saber dónde ir y ver algunas caras amigas puede hacer maravillas para calmar a un nuevo empleado nervioso y crear una experiencia acogedora.

Si trabajas en una oficina híbrida, considera la posibilidad de ofrecer a los nuevos empleados una visita guiada por vídeo de la oficina. Utiliza un smartphone para hacer una videollamada móvil mientras recorres la oficina señalando cosas importantes o interesantes.

Si su oficina es totalmente remota, tendrá que ser un poco más creativo. Por ejemplo, considere la posibilidad de realizar videoconferencias tipo seminario web con salas de descanso para presentar a los nuevos empleados a los empleados de otros departamentos. O establezca una cadencia regular de encuentros virtuales con personas de toda la empresa.

Las visitas virtuales y las presentaciones deben ser informales y divertidas. Envía rompehielos para que los nuevos empleados respondan, o paquetes de café y té para que incluso los empleados remotos puedan disfrutar juntos de una taza de café. 

➡️ ¿Qué viene después de la incorporación a la empresa? 

Cuando la incorporación formal a la empresa llega a su fin, es el momento de que el nuevo empleado pase plenamente a la incorporación basada en funciones. 

A partir de este momento, el nuevo empleado trabajará en estrecha colaboración con su equipo para comprender los procesos y herramientas que necesita para rendir bien. La incorporación formal de un empleado suele durar entre seis y doce meses, según la organización y la complejidad de la función.

Incluso una vez concluida la incorporación, la formación basada en funciones no ha terminado. La formación y el desarrollo continuos de los empleados son fundamentales para desarrollar toda la plantilla y planificar los cambios empresariales. 

Consulte nuestra lista de comprobación de la formación de nuevos empleados para obtener un desglose completo de lo que viene después de la incorporación a la empresa. 

📈 Mejores prácticas de incorporación a la empresa

A medida que desarrolle su plan de incorporación a la empresa, tenga en cuenta estas buenas prácticas. 

Sea flexible

La coherencia es clave en la incorporación a la empresa, pero eso no significa que tenga que aplicar normas rígidas. Ten en cuenta a los equipos con diferentes necesidades basadas en roles y permite flexibilidad en su proceso de incorporación a la empresa.

Por ejemplo, los equipos de ventas tienden a centrarse con más urgencia en el tiempo de productividad, ya que contribuyen muy directamente a la cuenta de resultados. Es posible que necesiten un plan de incorporación a la empresa modificado para permitir una formación más basada en las funciones en la primera semana. 

Automatización con software de incorporación

Ofrecer una experiencia de incorporación coherente es un reto incluso para las pequeñas empresas, y se hace más difícil a medida que se crece. Para mitigarlo, invierte en un software de incorporación de empleados como Zavvy. 

Con este tipo de plataforma, puede crear procesos de incorporación personalizados y asignarlos automáticamente a los nuevos empleados. Los responsables de People Ops y de contratación obtienen información sobre el progreso de la incorporación de cada persona en función de la función y de la empresa.

Incluso puedes automatizar cosas como

• 📅 Programar reuniones de orientación, intros de departamentos,....
• 👬 Conectar e involucrar a los nuevos empleados y incorporación buddies
• 🎉 Celebración de hitos con mensajes motiv adores a través de Slack o Teams.
• 🔄 Recoger opiniones a cada paso para mejorar tu proceso

Crear una plantilla

El desarrollo de una plantilla para la incorporación a la empresa le ayuda a ser coherente con cada nuevo empleado al tiempo que deja margen para el cambio cuando sea necesario. 

Nuestra plantilla de lista de comprobación para la incorporación de empleados le guía a través de todo lo que necesita hacer tanto para la incorporación de la empresa como para la incorporación basada en funciones. Adapte esta plantilla de incorporación a las necesidades de su empresa y, a continuación, cárguela en su software de incorporación de empleados para facilitar aún más la gestión. 

⚙️ Haz que la incorporación sea memorable con Zavvy

¿Listo para crear el programa de incorporación a la empresa que desearía haber tenido cuando era un recién contratado? Construya su viaje de incorporación en Zavvy, donde puede automatizar las asignaciones y realizar un seguimiento instantáneo del progreso de los nuevos empleados. 

Plataformas como Zavvy ofrecen una experiencia cohesiva a todos los recién incorporados, contribuyendo a una cultura de empresa compartida y a un sentimiento de satisfacción de los empleados. Con una sola herramienta, los empleados pueden pasar sin problemas de la incorporación a la empresa a la incorporación basada en funciones y a la formación y el desarrollo continuos. 

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