Trayectoria del empleado: Qué es y cómo trazarlo

La clave para dominar la experiencia del empleado en cualquier organización es escuchar siempre a su gente en cada etapa de su ciclo de vida laboral. 

La trayectoria de sus empleados abarca hitos críticos desde la incorporación hasta la salida, y más allá.

Y para entender mejor a sus colegas, es imprescindible crear un mapa detallado del recorrido del empleado. 

Esta herramienta le ayudará a planificar el desarrollo y cumplir los indicadores clave de rendimiento (KPI) relativos a la retención de empleados, el compromiso de los empleados, la motivación de los empleados, la productividad, etc.

🧭 ¿Qué es el viaje del empleado?

"Trata siempre a tus empleados exactamente como quieres que traten a tus mejores clientes". Stephen R. Covey

Al igual que los clientes son el alma de cualquier organización, los empleados son su corazón. Sus empleados trabajan juntos para hacer crecer su negocio, mantener un entorno de trabajo positivo y crear y mantener la satisfacción del cliente.

Ya no sorprende que las empresas empiecen a darse cuenta de que comprender la experiencia de los empleados es tan poderoso como comprender la experiencia del cliente.

La trayectoria de un empleado no comienza con la incorporación de un nuevo empleado.

Por el contrario, comienza en el momento en que un candidato se encuentra con su anuncio de empleo, pasa por su primer día y sus primeros éxitos, hasta el día en que abandona su organización.

Todo lo que su empleado hace, ve, siente y corresponde durante estos periodos forma parte del viaje del empleado.

El recorrido del empleado es un marco muy útil para que el departamento de operaciones de personal investigue la experiencia de sus empleados. De este modo, RRHH puede comprender fácilmente qué podría hacer mejor una empresa para impulsar y mantener una mayor experiencia del empleado.

Investigar las trayectorias de los empleados permite a una organización escuchar realmente las necesidades de sus empleados, garantizar una mayor inclusión y equidad, y cerrar las brechas que pueden hacer que su gente se "desconecte" de la empresa.

🗺️ ¿Qué es el mapa del recorrido del empleado?

El mapeo del recorrido del empleado significa crear una representación visual del recorrido del empleado a medida que éste se desplaza por las distintas etapas y momentos de su organización.

Considérelo como un álbum de recortes de la empresa que le permite conservar, presentar y ordenar los recuerdos de los empleados.

El mapeo del recorrido del empleado permite a las organizaciones aclarar funciones, priorizar recursos e identificar los momentos esenciales que importan mediante el mapeo visual de los distintos pasos y estados emocionales que pueden experimentar los empleados durante su estancia en la empresa.

Además, el mapeo del recorrido del empleado le permite:

• Alinear estratégicamente la organización
• Potenciar y promover ideas y acciones centradas en los empleados
• Mejorar la experiencia de los empleados
• Aumentar la satisfacción de los empleados
• Reforzar una cultura empresarial positiva

Un buen mapa de viaje se basa en datos

Analice los datos que ya tiene

El mapa del recorrido del empleado suele comenzar con un paso cuantitativo. 

En este caso, es posible que desee evaluar indicadores clave de rendimiento , como la rotación de empleados, analizando los datos de susentrevistas de salida.

• ¿Qué le dicen los datos de sus empleados?
• ¿Qué motivos aduce la gente para dejar su empresa? 
• ¿En qué momentos se desconectaron los empleados de la organización?

Encontrar respuestas a preguntas como éstas puede ser muy útil y ponerle en el buen camino para solucionar la mala experiencia de los empleados.

Hable con sus colegas

En el segundo paso del proceso de mapeo de empleados, puede recopilar datos cualitativos a través de conversaciones sinceras con los empleados actuales. Pregunte a sus empleados sobre los momentos más críticos de sus viajes y qué podría haber hecho mejor la organización para hacerlos más memorables.

Una regla general es utilizar varios grupos distintos. Así es como se hace:

• Hable con los empleados que abandonaron la organización rápidamente, que obtuvieron bajas puntuaciones de compromiso o los que se hicieron oír sobre los problemas que experimentaron en la empresa. Esta categoría de personas suele pensar mucho antes de decidir abandonar la organización. Por lo tanto, son un gran ejemplo de personas que pueden articular y expresar los "momentos que les importan" con más claridad que otras.
• Hable con los empleados que obtuvieron los mejores resultados de la empresa en su primer año de incorporación y se han quedado mucho tiempo. Saben por qué les gusta la organización y han decidido quedarse más tiempo.
• Por último, póngase en contacto con directores experimentados. Dado que los directivos con experiencia ya gestionan y optimizan en cierta medida el recorrido de los empleados, tiene sentido recabar su opinión, ya que son actores clave en el trazado del recorrido de los empleados.

👤 El viaje del empleado desde la perspectiva del empleado

Cada empleado pasa por una serie de etapas, desde el día en que solicita un empleo hasta el día en que abandona una organización. El viaje del empleado puede resumirse en las cinco etapas siguientes:

Fase nº 1: Captación/Atracción

Esta etapa abarca todos los pasos necesarios que una organización centrada en las personas debe dar al contratar a un nuevo empleado. Además, se tienen en cuenta parámetros como el tiempo de contratación, el coste por contratación, la tasa de aceptación de ofertas y la calidad del nuevo empleado.

¿Sus anuncios de empleo estaban redactados y eran lo suficientemente atractivos como para captar la atención y las solicitudes de los mejores candidatos? ¿Cuánto duró el proceso de entrevistas? ¿Cómo describen los candidatos su experiencia?

¿Ha sido su proceso de entrevistas lo bastante rápido y tranquilizador para que los candidatos le elijan como primer empleador?

Estas preguntas y otras más son necesarias porque permiten comprender claramente cómo mejorar el proceso de contratación, atraer a los mejores talentos e identificar y solucionar los obstáculos que ahuyentan a los contratados potenciales.

"Ocúpate de ello antes de que ocurra. Pon las cosas en orden antes de que haya confusión". Lao Tzu, filósofo y escritor chino

Fase 2: Incorporación

La incorporación abarca las tareas que debe realizar un nuevo empleado para ponerse al día con las herramientas, los sistemas y los procesos de la empresa, así como con las expectativas de su puesto. La mayoría de los nuevos empleados, incluidos los contratados a distancia y los híbridos, necesitan tiempo para integrarse y ser productivos en sus nuevos puestos.

En su libro, un estudio de Jac Fitz-enz, "The ROI of Human Capital", señalaba una relación especial entre la incorporación de los empleados y su retención.

Además, un estudio conjunto de Kronos y el Human Capital Institute muestra que el 76% de los líderes de recursos humanos afirmaron que sus procesos de incorporación están infrautilizados. El 24 % restante ni siquiera tenía una estrategia de incorporación para empezar.

Una incorporación eficaz es el mejor comienzo posible que puede dar a un nuevo empleado en su organización.

Una incorporación eficaz no sólo depende del contenido del viaje en sí, sino también de su facilidad de uso. 

Los nuevos empleados deben ser capaces de asimilar los materiales y navegar por el sistema con facilidad.

Si es demasiado complicado o poco estructurado, reducirá su entusiasmo inicial por su nuevo trabajo, creará una brecha en su conexión a largo plazo con la organización y reducirá su motivación y compromiso general dentro de la organización y con ella.

Fase 3: Desarrollo de los empleados

A medida que los empleados se desarrollan dentro de sus funciones, debe evaluar su capacidad como jugadores de equipo, calibrar sus niveles de productividad e identificar sus aspiraciones de promoción profesional. También debe introducir aprendizaje y desarrollo que les permitan ampliar sus habilidades y les diferencien o les den una ventaja única sobre sus compañeros.

Esta etapa implica acontecimientos o pasos graduales como:

• Promociones
• Cambios de rol
• Evaluaciones del rendimiento (las discusiones podrían girar en torno a conversaciones sobre la carrera profesional, formación y desarrollo, oportunidades de formación y desarrollo profesional y técnicas preferidas, etc.).

Fase 4: Retención

En esta fase, sus nuevos empleados están totalmente integrados y han pasado de ser "nuevos empleados" a "empleados a tiempo completo".

Su principal objetivo aquí es garantizar que sus empleados sigan rindiendo, desarrollándose y contribuyendo al crecimiento y al éxito de la empresa.

Además, debe asegurarse de que la cultura de la empresa se reitera sistemáticamente y de que los empleados están alineados con los valores de la empresa y siguen inspirados por la misión de la organización. 

Aunque las empresas utilizan diversas estrategias para retener el talento, algunas de nuestras iniciativas favoritas en Zavvy incluyen:

• Oportunidades de trabajo a distancia e híbrido. El 82 % de los empleados afirma que tener un trabajo flexible les haría más leales y menos propensos a buscar otro empleo.
• Permiso parental inclusivo.
• Aplicación de las mejores prácticas de capacitación de empleados.
• Ofrecer una remuneración competitiva (y evaluar y ajustar los salarios periódicamente).
• Cultura de trabajo positiva y transparencia.
• Conciliación o alineación de la vida laboral y familiar.
• Sistemas de reconocimiento y recompensa.
• Permisos prolongados o años sabáticos.

Fase 5: Expatriación/Alumni

Los empleados pueden dejar una organización por motivos que van desde el parto a la jubilación, el cuidado de sus seres queridos enfermos, una decisión vital importante, razones de salud mental o el traslado a una nueva empresa. 

Es inevitable que la mayoría de los empleados abandonen su organización en algún momento.

Y aunque no puede evitar que se vayan, sí puede averiguar las razones de su salida y entender cómo evitar que futuros empleados sigan su ejemplo.

También es posible descubrir la verdad sobre las razones de su salida, ya que la mayoría de los ex empleados sienten que no tienen nada que perder siendo brutalmente sinceros.

Momentos que importan

No todos los momentos del empleado serían iguales ni suscitarían las mismas emociones.

Por ejemplo, la mayoría de nosotros recordamos nuestro primer día de trabajo, pero es probable que no recordemos el segundo o el tercero.

Por eso, identificar estos "momentos que importan" para sus empleados es el primer paso para comprender todo el recorrido del empleado.

Los momentos importantes son, entre otros, los siguientes:

• La primera entrevista de trabajo
• La primera entrevista de trabajo al cambiar de profesión
• Incorporación
• La primera reunión individual con el superior jerárquico
• La primera revisión completa del rendimiento
• La primera revisión inter pares
• La fiesta sorpresa en el trabajo
• Empresas que apoyan una causa importante para ellas
• Actos en equipo
• Actividades de formación
• Enviarles regalos por su cumpleaños
• Un saludo en sus cumpleaños
• Dándoles tiempo suficiente para llorar la muerte de un ser querido y mostrándoles apoyo y cariño.

Consejo: Las primeras etapas del empleo pueden marcar o estropear la experiencia de un empleado. Los empleados recuerdan las buenas y malas experiencias al reincorporarse a un nuevo trabajo.

Por ejemplo, un empleado recordaría si tardó dos semanas en conseguir su portátil de trabajo, acceder a su correo electrónico o descargar las actualizaciones necesarias.

Del mismo modo, también recordarían si los miembros de su equipo les hicieron sentir bienvenidos, si su jefe les llevó a comer el primer día o si les asignaron un compañero de incorporación.

🏢 El viaje del empleado desde la perspectiva del empleador

La experiencia de un nuevo empleado también está estrechamente relacionada con la empresa. Por ejemplo, si un nuevo empleado no tiene una experiencia positiva al principio, es más probable que no pase del trabajo y lo abandone en el primer año.

Esto es malo para el empresario, ya que tiene que gastarse el dinero extra e invertir tiempo y esfuerzo en volver a contratar a un nuevo empleado.

En otras palabras, una experiencia del candidato, excelente reboarding y experiencias de incorporacióny otros momentos memorables pueden influir significativamente en el rendimiento de los empleados e impulsar su compromiso. Más vale tarde que nunca, identifícalos y mídelos de cerca. 

📝 Plantilla del mapa de viaje de la experiencia del empleado

No hay dos funciones iguales. Por lo tanto, cada mapa del recorrido del empleado variará de una organización a otra. Sin embargo, esta plantilla le dará una idea para crear su propio mapa y utilizar el ciclo de vida del empleado como base para la estructura de su mapa.

La plantilla de mapa de viaje de la experiencia del empleado que figura a continuación le ofrece información sobre los puntos de contacto significativos con los empleados. Puede utilizarse para evaluar lo que ha ido mal o bien e identificar los siguientes pasos a seguir.

Aquí tienes una plantilla sencilla que puedes utilizar:

➡️ Haga clic aquí para acceder a la plantilla

⚙️ Cómo crear un mapa del recorrido de la experiencia del empleado

El mapeo de la experiencia no es una metodología nueva en el mundo de la experiencia del cliente. Hace tiempo que las empresas se dieron cuenta de que el mapeo de la experiencia del cliente les permite ofrecer una experiencia mejor y más personalizada a sus compradores y, en última instancia, aumentar los ingresos de la organización. 

UN INFORME informe de investigación sobre el recorrido del cliente muestra que:

• El mapeo del viaje aumentó la satisfacción del cliente.
• El mapeo del viaje aumentó el Net Promoter Score (NPS) de una empresa.
• El 90% de las organizaciones que utilizaron el mapa de viajes disfrutaron de su impacto positivo.
• Reducción de la pérdida de clientes.
• Menos reclamaciones de los clientes.

Un mapa del recorrido del empleado puede ser una visión global de la experiencia del empleado, desde la contratación hasta la formación y la incorporación final. A continuación te explicamos cómo empezar a crear tu mapa del recorrido del empleado.

#nº 1: Segmente a sus empleados

Empiece por identificar los segmentos de su plantilla (también conocidos como personas empleadas).

Lo ideal es que los segmentos de empleados se basen en funciones (vendedores de contenidos, vendedores digitales, diseñadores de productos, reclutadores, gestores de productos, desarrolladores de software, etc.) y no en datos demográficos como la edad o los datos.

Estas variables pueden utilizarse posteriormente para analizar los datos. 

Identificar el recorrido de estos distintos empleados es crucial para trazar múltiples hojas de ruta para los diferentes departamentos.

#nº 2: Crear varios mapas del recorrido del empleado

No es necesario crear muchos mapas de viaje. En su lugar, sea inclusivo creando submapas dentro de un mapa principal.

Por ejemplo, no incluya información relacionada únicamente con el puesto de trabajo de los empleados y sus responsabilidades; tenga en cuenta otras variables como la edad de la persona contratada e información personal adicional a la que pueda tener acceso (desde oportunidades de desarrollo, la generación de un empleado o incluso experiencias pasadas).

#nº 3: Encueste a sus empleados

Realice encuestas periódicas y recopile información para comprender mejor las necesidades de los empleados y lo que piensan de su iniciativa, e identifique áreas de mejora.

Gracias a la tecnología, las encuestas periódicas a los empleados pueden cotejarse y analizarse rápidamente para recabar sus opiniones.

Según esta investigación, estos son algunos de los momentos que los empleados consideran más importantes.

#4: Revisar en función de los comentarios

Aunque las encuestas proporcionan datos acumulativos, también se necesita información cualitativa a la hora de trazar y mejorar los mapas de ruta de los empleados.

Por ejemplo, si los empleados participaron en una sesión de formación, póngase en contacto con ellos para conocer su opinión al respecto, si la información de la formación les resultó útil y si consideran que las lecciones aprendidas les impulsan a querer mejorar en sus carreras. 

Si sus empleados aportan sugerencias válidas de mejora o hacen comentarios negativos, vuelva a examinar y revisar la formación para garantizar una mejor experiencia de los empleados en el futuro.

#5: Mida su éxito con frecuencia

Supervise y mida su éxito en cada paso del recorrido del empleado. Identifique y establezca parámetros de éxito para la preincorporación, la incorporación, el reconocimiento, la capacitación y el desarrollo de los empleados.

Cuando estos KPI no se cumplan a su satisfacción, identifique las áreas de mejora y actualícelas en consecuencia.

📏 Cómo medir el viaje de la experiencia del empleado

Las personas más indicadas para dar respuestas sobre cómo se sienten en sus interacciones con una organización son los propios empleados. Como ya se ha mencionado, las encuestas de compromiso de los empleados o los correos electrónicos son excelentes para medir la experiencia de los empleados, especialmente en los momentos importantes.

Por ejemplo, puede comprobar cómo se sienten los empleados recién contratados después de sus dos primeras semanas en su nuevo puesto, con respecto a sus compañeros y a la empresa. A medida que recopile más datos cuantitativos, le resultará más fácil comparar la experiencia de los empleados con indicadores clave de rendimiento (KPI) como la productividad, el absentismo, los índices de aceptación, la productividad y la rotación. No olvide también aplicar cambios basados en los comentarios o datos recibidos.

🔍 Ejemplos de mapas del recorrido del empleado

Dado que el mapa del recorrido del empleado es una representación visual de las interacciones de un empleado a lo largo de su ciclo de vida en una organización, le traemos tres impresionantes imágenes de mapas del recorrido del empleado que nos encantan y que le sugerimos que utilice o adapte a las necesidades de su empresa.

1. Mapa del de Integrify: Encaja como un puzzle, casi se podían ver los dados en juego.

2. Buen viaje Alex se ha reunido en el muelle. No hay que perderse este barco.

3. Si prefiere el metro, también hay algo para usted. Este viaje de empleados es fan del metro, ¿no le parece? 

📈 Ventajas de los mapas del recorrido del empleado

Con una clara comprensión del recorrido del empleado, he aquí algunos de los beneficios de los que disfrutan las empresas hoy en día:

#1: Menor rotación

Es más probable que el 94% de los empleados que abandonan la empresa permanezcan en ella más tiempo si ésta invierte más en su carrera profesional. Comprender el recorrido del empleado le ayuda a determinar las oportunidades de aprendizaje y desarrollo adecuadas para su personal y las estrategias para planificar sus trayectorias en consecuencia.

#2: Mayor compromiso de los empleados

Un estudio de Gallup muestra que el 87% de los empleados no están comprometidos ni activamente desvinculados. No es de extrañar que la mayoría de los departamentos de RR.HH. estén constantemente supervisando y mejorando sus indicadores clave de rendimiento en este ámbito. Gracias a la comprensión de las trayectorias de sus empleados, es más fácil identificar áreas de mejora y solucionar cualquier obstáculo que pueda dificultar el compromiso de los empleados. Además, también puede coordinar diferentes actividades de compromiso divertidas para estimular la moral de los empleados, a la vez que realiza un seguimiento del éxito de cada iniciativa en cada paso del camino. 

#3: Cultura empresarial positiva

Dado que el 88% de los empleados cree que una cultura de trabajo diferenciada contribuye enormemente al éxito empresarial, trazar un itinerario del empleado crea las condiciones para que prospere una cultura de trabajo positiva que, a su vez, mejora las relaciones entre los empleados y fomenta el espíritu de equipo.

➡️ Conclusión

Las organizaciones con visión de futuro deben centrarse en mejorar la experiencia de los empleados.

Zavvy proporciona las herramientas y los recursos para que esto suceda con su conjunto de soluciones para incorporación de empleadospara fomentar el espíritu de equipo, aumentar la productividad y el bienestar mental general de los empleados.

Sus empleados son el corazón de su empresa. Empodérelos y apóyelos para que disfruten de experiencias positivas y se conviertan en la mejor versión de sí mismos.

Zavvy lo hace posible. Hable hoy mismo con uno de nuestros especialistas.