¿Cómo reincorporar con éxito a los empleados en el entorno pospandémico (y más allá)?

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Tradicionalmente, la reincorporación consistía sobre todo en introducir a los empleados en el lugar de trabajo después de pausas como permisos parentales, años sabáticos o en el caso de ascensos.

Sin embargo, la pandemia le ha dado un nuevo significado:

A medida que se levantan las restricciones, las organizaciones siguen trabajando a distancia o piden a los empleados que vuelvan a la oficina. En cualquier caso, los empleados necesitan apoyo continuo durante el proceso de transición.

Y eso se hace con un plan de reincorporación eficaz.  

En este artículo se aborda ampliamente el proceso de reincorporación, desde el establecimiento de un sistema de reincorporación hasta su aplicación.

🔎 ¿Qué es el reboarding (o re-onboarding)?

El reingreso es el proceso de familiarizar a los empleados existentes con su organización, sus políticas y sus funciones después de haber estado ausentes durante un tiempo, o tras un cambio masivo. Los empleados reincorporados son más conscientes de la estructura, la cultura y los procesos administrativos de su organización. 

El proceso de reincorporación se determina en función del sector y la organización de que se trate. Sin embargo, el reingreso comprende tres elementos constantes: 

• Reincorporación de los trabajadores 
• Formación en seguridad
• Comunicar los cambios pertinentes

Piense en el reboarding como una incorporación de empleados específica. Mientras que el reboarding se dirige principalmente a los empleados existentes, el onboarding es el primer paso para introducir a los nuevos empleados en su organización. Se lleva a cabo para garantizar que los empleados son guiados a través de la política de la empresa, compliance, la cultura del lugar de trabajo y establecer conexiones entre los empleados nuevos y los existentes.

Objetivos del reingreso con éxito

• Motivar, entusiasmar y mejorar la productividad 
• Reforzar el sentido de community
• Alinear a los empleados con la visión, la misión, los valores y la cultura de la organización.
• Hacer que los empleados se sientan cómodos y seguros‍
  

❓ ¿Por qué es esencial el reabordaje ahora?

La pandemia ha alterado el panorama laboral y ha redefinido la forma en que los empleados trabajan e interactúan con su trabajo y sus compañeros. Los cambios orquestados por la crisis sanitaria obligaron a las organizaciones a rediseñar una nueva experiencia del empleado basada en la "nueva normalidad". 

Como responsable de RRHH, su trabajo consiste en aplicar planes de continuidad de la actividad, modificar los procesos y procedimientos internos y garantizar una transición fluida al trabajo a distancia o híbrido. Esto incluye reincorporar a sus empleados de la mejor manera posible. Las principales razones para reincorporar a sus empleados son:

Aumenta la productividad

Poner al día a sus empleados inmediatamente después de su regreso les permite asentarse rápidamente y volver al trabajo. Además, ofrecerles claridad sobre su puesto y sus expectativas les ayuda a centrarse y cumplir las tareas que tienen por delante.

Ofrece apoyo emocional

La reincorporación anima a los empleados a sentirse comprometidos, bienvenidos y reconectados con su organización. Al volver al trabajo desde la oficina, los empleados pueden sentirse incómodos al volver a conectar con sus compañeros después de un largo periodo. Un proceso de reincorporación ofrece un apoyo emocional muy necesario a sus empleados nuevos y existentes.

Alivia la ansiedad

Los empleados que regresan tendrán varias preguntas o preocupaciones como

• "¿Qué pasa con mi contrato?".
• "¿Hay nuevos cambios en mi función?"

Un plan de reincorporación estructurado aclara los pequeños detalles y elimina el estrés de los empleados.

Una oportunidad para reinnovar

Mediante el reboarding, sus empleados pueden volver a centrarse en el trabajo que importa. A cambio, este atributo fomenta la positividad y la productividad a medida que los empleados se acostumbran a la última versión de la normalidad.

Establece nuevas políticas

Como muchas empresas están reimaginando sus modelos de trabajo, un proceso de reincorporación en toda la empresa es su oportunidad para comunicar y establecer sus nuevas políticas de trabajo híbrido o modelos de trabajo flexible.

🛫 Reincorporación de los nuevos contratados que se incorporaron durante la pandemia.

Muchas personas han empezado un nuevo trabajo durante la pandemia - y nunca han conocido a sus compañeros de equipo en persona. De hecho, el cambio al trabajo a distancia fue bastante turbulento para muchas empresas, y los procedimientos de incorporación se resintieron.

Con la vuelta de su empresa a formas de trabajo más estables, es su oportunidad de devolver a sus colegas esa experiencia.

Esto es poderoso por dos razones:

En primer lugar, los integra en su sistema y crea community. Y en segundo lugar, la reincorporación de los nuevos empleados ayuda a alinear los objetivos de la organización con los suyos.

Conectar a los empleados

Lo más probable es que este sea el paso que más se haya perdido la gente.

Las cohortes de personas que empiezan al mismo tiempo suelen estar unidas por un fuerte vínculo. Todos son igual de inseguros, igual de principiantes. La incorporación conjunta puede crear amistades para los años venideros. Obviamente, esto tiene un fuerte impacto en la experiencia general del candidato.

Así que..: Encuentra formas de conectar informalmente a las personas entre sí.

Póngalos en parejas con empleados de distintos departamentos y procedencias.

Empezar por lo básico

Al reincorporar a los nuevos empleados, éstos tendrán preguntas sobre sus funciones y responsabilidades, las prestaciones médicas y las políticas horarias. Por lo tanto, considere la comunicación regular y la actualización de las políticas.

Introducir a los empleados en el lugar de trabajo

Es posible que sus nuevos empleados no hayan estado nunca en su oficina. Si es así, enséñeles la oficina. Enséñales los lugares que tienen que conocer, los sitios para comer y, simplemente, dales un paseo. Dependiendo de la normativa local y del sector, puede que también tenga que darles una formación sobre seguridad en el trabajo.

Sesiones individuales de reincorporación

Una charla cara a cara puede ser más eficaz entre el jefe y el empleado. El directivo puede determinar si el nuevo empleado se está adaptando bien a su puesto. El directivo también puede ofrecer medios alternativos para ayudar al recién contratado a asentarse cuando sea necesario. Facilite esa conversación dando a ambas partes algunas pautas a tener en cuenta.

Centrarse en la formación para el empleo

Céntrese en temas que ayuden a los nuevos empleados a completar las tareas de forma productiva. Necesitan una trayectoria profesional clara y listas de comprobación exhaustivas para asegurarse de que trabajan con eficacia. Los directivos también pueden realizar evaluaciones prácticas para asegurarse de que los empleados rinden de acuerdo con las expectativas fijadas mientras están fuera.

😷 ¿Cómo reincorporar a tus empleados tras una pandemia?

El reingreso en un entorno pospandémico va más allá de poner a los empleados al día de las últimas novedades de su organización. Por el contrario, el enfoque desplegado por la organización debe establecer su política de trabajo y salvaguardar la salud de sus empleados. 

Durante la post-pandemia, el reabordaje puede aplicarse a: 

• Reapertura de sus oficinas 
• Recontratación de empleados tras despidos 
• Cambio en el puesto de trabajo/función 

En general, la pandemia Covid-19 ha cambiado la forma de trabajar de las organizaciones y de encontrar formas eficaces de acoger de nuevo a los empleados. Por lo tanto, reincorporar a los empleados no es tarea fácil. Tanto si se trabaja a distancia como si se ha adoptado un modelo de trabajo híbrido, es crucial comunicar las políticas actualizadas, las formas de comunicación, la estructura de la oficina (para las nuevas contrataciones) y las funciones redefinidas.

Factores a tener en cuenta al embarcar de nuevo tras una pandemia 

1. Lugar de trabajo físico: Como empleador, debe asegurarse de que las instalaciones son seguras y minimizar cualquier riesgo de infección si tiene previsto reanudar el trabajo físico. Antes del reingreso, proporcione espacio suficiente para el distanciamiento social e instalaciones sanitarias adecuadas.

Por seguridad, ten en cuenta factores como: 

• Establecer normas de contacto personal
• Fomentar que no se compartan artículos cuando sea necesario
• Reorganice su plano
• Eliminar las secciones de reunión estándar
• Cerrar las salas de descanso
• Crear puestos de desinfección de manos
• Compartir las normas de limpieza de los equipos comunes
• Crear mandatos adecuados sobre mascarillas faciales
• Limitar el número de empleados en una habitación cerrada
• Crear turnos de trabajo escalonados y
  

2. Salud mental: El inicio de la pandemia ha tenido un coste mental para la mayoría de las personas debido al aislamiento. Una organización que se reincorpora debe centrarse en disponer de un mecanismo de primeros auxilios para la salud mental. Muestre apoyo a sus empleados iniciando actividades de bienestar como terapia, meditación, clases de fitness, etc.  

3. Estrategia de comunicación: Una organización debe tener un canal de comunicación abierto y ofrecer la retroalimentación necesaria cuando sea necesario. El sistema de comunicación debe articular claramente las nuevas políticas o los cambios en las existentes. Además, los empleados deben sentirse libres para expresar sus opiniones.

¿Cuál es el proceso de reincorporación de empleados tras una pandemia?

1. Establezca un plan de reincorporación al trabajo: El reingreso tras una pandemia es un reto, teniendo en cuenta que los empleados que se reincorporan pueden sentirse abrumados y ansiosos. Recomendamos que las organizaciones establezcan un equipo que supervise el diseño del plan de vuelta al trabajo. Este equipo puede poner en marcha y supervisar el programa. Además de adoptar una estrategia de vuelta al trabajo, su proyecto debe ceñirse a ayudar a los empleados a aclimatarse a sus tareas habituales. También hay que tener en cuenta la evaluación de riesgos, el distanciamiento social y el plan de acción Covi-19.
   
   
2. Diseñe un plan de reincorporación basado en la experiencia. No existe una fórmula única porque los planes afectan a los empleados de forma diferente. Por ejemplo, los nuevos empleados necesitarán información logística y orientación adicional para orientarse en su nuevo entorno físico de trabajo.
   
   
3. Recursos de formación y apoyo. Después de estar fuera, los empleados pueden necesitar un repaso de diversos aspectos de sus funciones. Puede distribuir recursos relacionados con la política actualizada, información sobre seguridad, información sobre salud mental, entre otros. Por otra parte, si las funciones de los empleados han cambiado, necesitarán recibir información actualizada sobre las responsabilidades principales de su función. Los empleados cuyas funciones específicas cambien necesitarán más formación para dotarles de las habilidades necesarias para desempeñarlas con eficacia.
   
   
4. Refuerce los objetivos de su organización. Los empleados tienen que entender que su trabajo para su organización es importante y que contribuye a alcanzar los objetivos generales. A medida que se produce el reboarding, comunique claramente el propósito de la organización. Ponles al día y comunica tus objetivos. Genera confianza entre empleador y empleado y refuerza la cultura de trabajo.
   
   
5. Comunicación constante. Cuando un empleador y un empleado de se comunican con regularidad, se ayuda a trazar objetivos, se reduce la ansiedad y se apoya la cultura de trabajo. Un empleado puede tener una idea muy clara de los objetivos de la organización, pero existe la posibilidad de que estos objetivos hayan cambiado durante su ausencia. En esta fase, también hay que comunicar las expectativas de la organización.
   
   
6. Comunique sus expectativas. Los directivos deben esforzarse por reevaluar las prioridades y discutir las expectativas con el personal, además de recabar sus opiniones. Tenga en cuenta que los empleados se están adaptando a la tensión adicional del bloqueo.
   Ajustar sus expectativas de entrada y salida se ve mucho más favorablemente que aquellos que exigieron que todo siguiera igual durante la pandemia. Al volver a compartir las expectativas de su organización, debe reconocer los retos a los que se enfrenta la gente y mostrar compasión reconociendo que cada persona está sometida a presiones diferentes.
   

7. Organice actividades para fomentar el espíritu de equipo. Recuerde que los empleados llevan mucho tiempo sin conocer a sus compañeros, así que asegúrese de que se acostumbran los unos a los otros lo antes posible. Céntrate en el aspecto social del trabajo y organiza actividades como concursos divertidos o reuniones de empresa para que los trabajadores se familiaricen de nuevo con sus compañeros.
   

7. Determine quién necesita reincorporarse. Puede que algunos empleados se sientan incómodos al volver a la oficina después de la pandemia. Si plantean objeciones, escúchelos. Lo mejor sería encuestar a los empleados para saber por dónde empezar, quién quiere volver, quién no y quién debería. En particular, una organización debe tener en cuenta que algunos empleados son más productivos trabajando a distancia.
   
   
8. Reforzar la concienciación sobre los riesgos de ciberseguridad. En medio de la pandemia, las amenazas a la ciberseguridad han proliferado. Los malos actores se dirigen a los empleados. Recuerde a sus empleados que permanezcan alerta para evitar ser víctimas de ataques de phishing. La organización puede proporcionar información sobre formación en seguridad y sobre cómo proteger los datos sensibles. Anime a los empleados a utilizar herramientas como las redes privadas virtuales (VPN).
   
   
9. Medir el impacto. El reingreso es un proceso continuo. Debe medir los resultados de su proceso de reincorporación para saber cómo puede mejorarlo. Céntrese en parámetros como la satisfacción y el compromiso de los empleados, y evalúe la solidez del proceso de reincorporación.
   

En general, el reboarding manual puede ser un reto para la mayoría de las organizaciones debido al tedioso trabajo que conlleva. Zavvy ofrece varias soluciones de onboarding que se centran en objetivos establecidos, eliminando el trabajo manual.  

📝 Lista de comprobación para el reabordaje pospandémico

La lista de comprobación para el reingreso en una organización tras una pandemia se guía por dos factores: antes de volver al trabajo y cuando se reincorpora al trabajo. La lista de comprobación debe ajustarse a los siguientes aspectos:  

• Reúna los recursos pertinentes. Prepare una guía rápida de preguntas frecuentes sobre los factores fundamentales que afectan al lugar de trabajo. Puede preparar recursos valiosos para comunicar cualquier cambio de política, incluidas las directrices de conducta de los empleados.
  
  
• Cumpla las directrices sanitarias. Asegúrese de que su oficina cumple todas las directrices de contención de Covid-19. Las directrices se centran principalmente en la vacunación, las mascarillas y los puntos de saneamiento. Asegúrate de que el edificio está desinfectado y de que hay productos de higiene fácilmente disponibles. Realice un reajuste para tener en cuenta los requisitos de distanciamiento social.
  
  
• Aclarar los beneficios pospandémicos. La pandemia ha alterado las perspectivas financieras de la mayoría de las organizaciones. En algunos casos, las organizaciones han obtenido beneficios, mientras que otras aún se encuentran en fase de recuperación. Independientemente de la situación, los empleados estarán ansiosos por saber si su estructura de beneficios y ventajas ha cambiado. Por lo tanto, prepare una guía detallada de las prestaciones de cada empleado y compártala una vez que se reincorporen al trabajo.
  
  
• Comunique los cambios. Antes de que el empleado vuelva al trabajo, notifíquele los cambios. Puede hacerlo mediante una videollamada o un correo electrónico. Además, si tu organización está estrenando nuevas herramientas para empleados, comunícalas con antelación y ofrece la formación pertinente.
  
  
• Ajuste y comunique los objetivos de su organización. Al volver de la pandemia, las prioridades empresariales pueden haber cambiado para reflejar la nueva normalidad. Por lo tanto, diseñe un modelo de comunicación para garantizar que todo el mundo esté informado.
  
  
• Abra las líneas de comunicación. Aclare cómo pondrá al día a los empleados y dónde deben dirigirse si tienen alguna pregunta. Asegúrese de que la línea de comunicación elegida es eficaz tanto para la organización como para los empleados.
  
  
• Opiniones de los empleados. Esfuércese por recoger las opiniones de los empleados con regularidad, ya que demuestran empatía y atención. Utilícelas para asegurarse de que los empleados siguen motivados y son productivos en sus tareas.
  
  

⏯️ ¿Cómo reincorporar a personas que han estado ausentes durante un tiempo?

Se dirige principalmente a las personas que regresan de un permiso de maternidad/paternidad, de un año sabático, de una baja por enfermedad prolongada, etc.

Cuando llevas fuera más de un par de meses, lo más probable es que te hayas perdido bastantes cosas.

Esto es lo que hay que tener en cuenta:

Prepare material y recursos pertinentes. Sus empleados pueden tener varias preguntas sobre la trayectoria de la organización y sus expectativas. Por lo tanto, puedes preparar materiales valiosos, como documentos de preguntas frecuentes sobre el reingreso, además de abrir canales de comunicación para responder a cualquier duda que puedan tener.  

Comunique lo que ha cambiado. Intente transmitir a los empleados información esencial sobre el impacto potencial de su ausencia en la organización. Comunique cualquier cambio que se haya producido durante el periodo de descanso, como nuevas contrataciones, bajas, cambios en la estructura organizativa, ahorro de costes, etc. En particular, la comunicación asegurará a los empleados que se les valora, lo que contribuirá a su productividad general.

Enviar un correo electrónico previo al reingreso.Envíe un correo electrónico a los empleados que se reincorporan antes de que se presenten. El correo electrónico debe contener todos los detalles para garantizar que tienen todo lo que necesitan para empezar.

Tenlo en cuenta: Haber estado fuera durante un tiempo y darte cuenta de que las cosas también han funcionado de alguna manera sin ti, puede causar inseguridad. Asegúrate de destacar las contribuciones anteriores de tus reincorporados. Demuéstrales que te importan. Demuéstrales que tu equipo se alegra de que hayan vuelto.

❌ Evita estos errores de reabordaje

1. No reincorporar a los empleados internos
2. Contar con un plan de reincorporación a corto plazo 
3. Retraso en el embarque 
4. Falta de evaluación del proceso de reincorporación
5. Falta de retroalimentación 

Siga estas buenas prácticas

• Proporcionar recursos de formación
• Implicar a los empleados
• Observar las comunicaciones constantes
• Centrarse en la opinión de los empleados
• Cumpla las directrices sanitarias del Gobierno
• Compartir las metas y objetivos de la organización tras la pandemia  

➡️ Reembarque más fácil, con Zavvy

La reincorporación no es una actividad puntual. Las organizaciones deben comprender que el reingreso es un proceso lento que requiere una cuidadosa planificación y ejecución. El reingreso se está convirtiendo en una parte fundamental del proceso de incorporación de los empleados, aunque la mayoría de las empresas suelen pasarlo por alto. 

Si está interesado en el impacto que una solución de reboarding puede tener en su organización, puede centrarse en soluciones de terceros.

Zavvy es la forma más sencilla de fomentar el rendimiento, la cultura y el bienestar. Tanto si tu equipo es remoto, híbrido o presencial, puedes ocuparte de la incorporación y la reincorporación o crear un entorno de trabajo híbrido único a través de nuestras soluciones.