Documentación de incorporación: todo lo que necesita saber

La primera impresión es importante, hasta el punto de que una buena experiencia de incorporación puede aumentar la tasa de retención de nuevos empleados en un 82%. En una época en la que los cambios profesionales debidos a la baja satisfacción laboral se han convertido en la norma, estas cifras son dignas de mención. Sin embargo, esto plantea otra cuestión más importante: ¿qué implica una buena experiencia de incorporación?

Para empezar, los recién contratados sólo deben preocuparse de cómo desempeñar mejor sus nuevas funciones, no de los posibles escollos administrativos. Dicho esto, la documentación de incorporación es un elemento básico inevitable del proceso de incorporación de empleados, lo que significa que ningún proceso de incorporación prescindirá de ella. Entonces, ¿cómo podemos asegurarnos de que los nuevos empleados reciben toda la información que necesitan para tener éxito en su nuevo puesto?

Hoy estamos aquí para profundizar en esta cuestión.

📄 ¿Qué es la documentación de embarque?

¿Qué distingue la documentación de nueva contratación de la documentación de incorporación?

La diferencia clave es que el papeleo de nueva contratación se refiere al papeleo real que los nuevos contratados rellenan al ser contratados.

Mientras tanto, la documentación de incorporación representa las herramientas, procesos, políticas, procedimientos y demás propiedad intelectual de la empresa que conforman la cultura general y las funciones departamentales.

Por ello, es bastante habitual que ambas se solapen de una u otra forma.

A continuación le ofrecemos una lista de cuatro tipos de documentos de incorporación que probablemente encontrará cuando se adapte a su nuevo puesto. Además, es probable que te los encuentres independientemente de si están digitalizados o en papel.

📜 Los 4 documentos imprescindibles para los nuevos contratados

La finalidad de los documentos de incorporación es que los nuevos empleados puedan leer y comprender las condiciones y responsabilidades de su nuevo puesto en la empresa. Suelen ser un requisito legal y contractual.

Tenga en cuenta que los cuatro tipos de documentos de incorporación que se enumeran a continuación son generales a efectos de demostración. No olvide comprobar con su departamento de RRHH que no le falta ningún otro documento de incorporación esencial que necesiten los nuevos empleados.

 1. Documentos jurídicos específicos de cada país para el empleo

Como es lógico, los distintos países tienen diferentes documentos legales que sus empleados deben cumplimentar al ser contratados.

Por ejemplo, los empleados asalariados en Estados Unidos deberán cumplimentar los formularios fiscales W-4 a efectos de impuestos federales y estatales, mientras que los canadienses deberán presentar un formulario de impuestos sobre el empleo TD1 cumplimentado. También merece la pena mencionar que debes incluir información sobre los formularios legales para contratistas y otros empleados no permanentes o no asalariados en algún lugar de tu documentación de incorporación.

Aunque estos documentos difieren según el país, suelen referirse a aspectos esenciales del empleo, como:

• Impuestos
• Sanidad
• Horario de trabajo
• Datos salariales
• Diferentes tipos de permisos (por ejemplo, PTO frente a baja por enfermedad)
• Comprobación de antecedentes penales
• Pruebas de drogas
• Exención de responsabilidad.

2. Documentos de los empleados

Al empezar un nuevo trabajo, hay tres documentos laborales esenciales que necesitarán los recién contratados:

• Carta de oferta de empleo
• Formulario de contrato de trabajo
• El formulario describe los objetivos y las expectativas del puesto.

Piense en las cartas de oferta de empleo como un breve resumen del nuevo puesto. No solo extienden formalmente la oferta de trabajo por escrito, sino que suelen incluir un mensaje de bienvenida, la fecha de inicio y los siguientes pasos para los nuevos contratados.

En cuanto a los detalles administrativos pertinentes relacionados con el nuevo puesto, los encontrarás en un formulario de contrato de trabajo. Los contratos de trabajo describen las horas de trabajo, el salario, las vacaciones, las funciones del puesto, las políticas de la empresa y las directrices para la renovación y rescisión del contrato. Si los empleados tienen algún problema en alguna de estas áreas, siempre pueden consultar sus contratos de trabajo.

Por último, puedes compartir cualquier información no desglosada en la carta de oferta de trabajo o el contrato laboral en un documento escrito en el que se detallen las políticas, procedimientos y expectativas adicionales de la empresa.

Consejo: Puede ayudar a integrar a sus nuevos empleados de forma más eficaz aclarando al máximo las políticas, los procedimientos y las expectativas desde el principio del proceso de incorporación.

 3. Documentos internos de la empresa

Los documentos internos de la empresa suelen referirse a materiales específicos de la empresa que ayudan mejor a los nuevos empleados a comprender la estructura, la cultura y las expectativas de la organización.

Estos documentos pueden incluir materiales como:

• Manuales del empleado
• Prácticas laborales híbridas
• Políticas medioambientales
• Políticas éticas
• Normas de vestimenta
• Acuerdos de no competencia y/o de no divulgación
• Formularios de evaluación del rendimiento
• Organigrama de la empresa
• Documentos que detallen la cultura, la misión y los valores de la empresa
• Código de conducta de la empresa
• Datos de los empleados
• Otra propiedad intelectual específica de la empresa

Consejo: Al igual que ocurre con los contratos de trabajo, no está de más exigir a los recién contratados que firmen algunos de estos documentos para asegurarse de que han leído y comprendido los detalles de cada uno de ellos.

4. Documentos sobre la remuneración y compensación de los empleados

La mayoría de los contratos de trabajo suelen incluir información sobre la remuneración. Sin embargo, algunas empresas optan por reseñar esta información en otro lugar. Algunos de los documentos más habituales sobre retribución y compensación son los siguientes:

• Formularios de depósito directo
• Formularios sanitarios
• Política de permisos retribuidos
• Documentos relacionados con las pensiones y la jubilación
• Información sobre opciones sobre acciones
• Otros documentos relacionados con las prestaciones.

Es posible que algunos documentos pertenezcan a más de una de las categorías mencionadas. En cualquier caso, es una buena forma de revisar lo anterior y ver si le falta algo de lo que aparece aquí. Pero tener toda la documentación de incorporación en orden es sólo una pieza del rompecabezas cuando se trata de crear un proceso de incorporación. 

⚙ Más allá del papeleo: Consejos para elaborar tu documentación de incorporación 

Para quienes no tienen mucha experiencia previa, la cuestión de cómo optimizar la documentación de incorporación puede resultar desalentadora. Para empezar, un libro de jugadas empresarial (también conocido como libro de jugadas de la empresa) puede ayudarle a estructurar la documentación de incorporación de forma que se ajuste a la misión y los valores de su organización.

Consejo: En cuanto a quién es el más adecuado para compilar estos manuales de empresa, sólo usted puede responder a esa pregunta. Aunque le animamos a que elabore sus manuales en equipo, los responsables o expertos en la materia de su empresa serán las personas más indicadas para consultarles al respecto.

Decidir qué información necesitan los nuevos empleados para asumir su función

Decidir qué información necesitarán saber sus nuevos empleados sobre su organización y, a la inversa, qué información necesitará su organización de ellos, puede ayudarle a crear manuales de empresa intuitivos y bien estructurados.

Como ya hemos mencionado, esta información varía según la empresa y el país (especialmente la información sobre la asistencia sanitaria de los empleados). No obstante, puede utilizar la siguiente información como punto de partida a la hora de decidir qué datos incluir en su manual. En concreto, los nuevos empleados necesitarán:

• Cumplir la legislación laboral de cada país
• Comprender todo el alcance de las obligaciones y responsabilidades de su nuevo cargo.
• Comprender las políticas de la empresa en materia de compensación, días de baja por enfermedad, PTO, etc.
• Tener una visión clara de la misión, la cultura y los valores de la organización.

Una vez que seas capaz de organizar y editar esta información en un formato digerible para los nuevos empleados, compártelo con otros empleados de operaciones y partes interesadas para evaluar si vas por buen camino. Una vez que reciba su visto bueno, comparta el manual con los nuevos empleados y anímeles a consultarlo siempre que tengan preguntas. Si recibe la misma pregunta de varias personas recién contratadas, es posible que desee volver a revisar su libro de jugadas para las áreas que carecen de claridad.

Ejemplos y plantillas

Hay más de una forma de crear y estructurar los manuales de empresa en función de la cultura, la misión y los valores de la organización. Los distintos tipos de manuales explican con más detalle las políticas y procedimientos específicos de la empresa.

Dado que el objetivo principal de un libro de estrategia empresarial es cubrir las bases en términos de valores, políticas, procedimientos y buenas prácticas de la empresa, siempre tendrá que incluir esta información en alguna parte. Sin embargo, hay otros tipos de manuales que tratan información más específica con mayor detalle:

• Manuales de operaciones - Estos manuales explican los servicios que se ofrecen a los clientes y cómo se prestan. Piense en ellos como un manual de operaciones para su organización.
• Guías de ventas: orientadas específicamente a los equipos de ventas, las guías de ventas arrojan luz sobre los puntos de dolor únicos que experimentan los clientes objetivo, los retos diarios a los que se enfrentan y cómo su(s) producto(s) o servicio(s) puede(n) posicionarse como una solución a sus problemas.
• Guías de reventa o de canal: estas guías explican las directrices de reventa para vendedores externos o socios de la empresa, de modo que puedan revender con éxito y evitar posibles problemas legales.
• Política de trabajo híbrido - Normalmente, los manuales de política de trabajo híbrido describen quién puede optar al trabajo híbrido, el equipo necesario para el trabajo híbrido y cuándo deben estar disponibles los empleados para el trabajo híbrido. Además, incluirán expectativas sobre cuánto trabajo puede o debe realizarse a distancia. Otro elemento pueden ser las mejores prácticas para el trabajo híbrido, incluidos los comportamientos deseados y no deseados.

Mejores prácticas de la empresa

1. Evite la sobrecarga de información: entregar la documentación de incorporación poco a poco es una buena manera de compartir información importante sin abrumar a los nuevos empleados.
2. Mantenga los contenidos actualizados - Nos referimos a esto en más de un sentido, ya que los contenidos deben ser atractivos, escalables y lo suficientemente adaptables como para someterse a actualizaciones rutinarias en función de los cambios organizativos.
3. La mayoría de las empresas ya siguen esta norma, pero merece la pena reiterarla. Al menos, el proceso de incorporación sirve para compartir y revisar toda la información pertinente de los manuales de la organización.
4. Permita el acceso 24 horas al día, 7 días a la semana - Dar a sus empleados actuales y a los nuevos contratados acceso permanente a los libros de jugadas de la empresa impulsará la comunicación, la cohesión y la conexión dentro de la empresa. 

📈 Más allá de la documentación: Cree una experiencia de incorporación estructurada y eficaz

Las empresas saben lo importante que es hacer bien la incorporación, como demuestran los 92.000 millones de dólares gastados en formación de nuevos empleados en los dos últimos años. Pero no basta con ofrecer toda esta documentación a los nuevos empleados. La mayoría de las veces, necesitan orientación, una experiencia de usuario de primera clase y una auténtica conexión humana para navegar por el proceso con éxito. A continuación presentamos algunas de nuestras recomendaciones favoritas para conseguirlo.

Establecer una conexión humana

Puede que no sorprenda que más de tres cuartas partes de los empleados piensen que la socialización es el factor más importante de un puesto de trabajo, una cifra que probablemente aumente aún más a medida que sigamos saliendo de la pandemia. Pero, por otra parte, el compromiso de los empleados en el mundo empresarial posterior al COVID es una de las principales preocupaciones de los empresarios. Al fin y al cabo, puede ser difícil conseguir que los empleados se sientan solos en sus despachos durante ocho horas al día.

Esto hace que establecer una auténtica conexión humana sea significativo y necesario, especialmente en un entorno remoto. Afortunadamente, hay algunas formas de fomentar la cercanía y la inclusión entre los nuevos empleados:

• Reuniones periódicas de incorporación (por ejemplo, reuniones de control, reuniones informales después del trabajo, reuniones para romper el hielo, comidas de empleados, etc.).
• Preembarque
• Reuniones individuales con supervisores o gerentes.

En función de la estructura y la cultura de su organización, es posible que prefiera celebrar determinados actos de orientación en lugar de otros (por ejemplo, inmersiones en profundidad en los productos frente a reuniones introductorias con los altos cargos de la empresa). Lo más importante es que organice las reuniones y los actos de orientación que tengan más sentido para su organización. Como puede ver, hay muchas maneras de crear una experiencia de incorporación inolvidable, y no hay dos organizaciones iguales.

Implantar el sistema de compañeros

Un sistema de compañeros puede ayudar significativamente a los nuevos empleados de una organización. Los estudios demuestran que un sistema de compañeros aumenta las tasas de retención de empleados y la satisfacción general en el trabajo a largo plazo. Además, contar con un empleado designado para hacer preguntas y abordar preocupaciones puede ofrecer una sensación de seguridad psicológica muy necesaria. Este es un factor vital que influye en la decisión de un empleado de permanecer o abandonar una empresa, según ha descubierto Google.

Recuerde: uno de los principales objetivos generales de la incorporación es hacer que los nuevos empleados se sientan conectados e integrados en la empresa. Pequeños pasos como asignar a los nuevos empleados un compañero de incorporación pueden ayudar mucho a conseguirlo. Teniendo en cuenta que sustituir a un nuevo empleado cuesta aproximadamente un tercio de su salario, las altas tasas de rotación debidas a la falta de esta seguridad psicológica se acumulan rápidamente.

Optimizar los flujos de trabajo

La incorporación puede resultar abrumadora para los recién contratados (y para los demás).

Por eso es vital racionalizar los flujos de trabajo para que la información se entregue pieza por pieza: demuestra a los nuevos contratados que su bienestar psicológico y la comprensión de las funciones de su nuevo puesto son las dos prioridades principales de todo el proceso.

También indica que la incorporación no es algo que se hace una sola vez. Se trata más bien de un viaje guiado que ayuda a los empleados a integrarse en su puesto, sintiéndose seguros y plenamente preparados para asumir sus nuevas funciones.

Por ejemplo, Storyblokpor ejemplo. La racionalización de sus flujos de trabajo ahorra 68 horas al mes en su proceso de incorporación. Esto, a su vez, les da más tiempo para centrarse en lo que importa: poner al día a los nuevos empleados para que tengan éxito en sus nuevos puestos.

Storyblok pueden lograrlo definiendo claramente cada fase de su proceso de incorporación, los objetivos de cada fase y las entradas necesarias para lograr los resultados deseados. El software de incorporación digital de Zavvy les ayuda a automatizar ciertos aspectos de su proceso de incorporación. La automatización no sólo se traduce en un ahorro de tiempo, sino también en un aumento de la productividad. En resumen, la racionalización de los flujos de trabajo ahorra tiempo a todos, incluidos los empleados de operaciones de personal y las nuevas contrataciones.

➡️ Zavvy ayuda a los empleados a ponerse al día más rápidamente

Elaborar su proceso de documentación de incorporación no tiene por qué ser costoso ni llevar mucho tiempo.

Con el software de documentación de incorporación adecuado, puede automatizar, organizar y proporcionar acceso ininterrumpido a los empleados.

Las soluciones de documentación de incorporación de Zavvy le permiten reunir en una única plataforma coherente el papeleo de las nuevas contrataciones, la documentación de incorporación y el tan necesario elemento social que involucra a los empleados.

Todos los empleados, desde los principiantes hasta los directivos, pueden beneficiarse de su enfoque intuitivo para ayudarle a gestionar los asuntos de los empleados.

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