Cómo mejorar la eficacia de su programa de formación de empleados con la automatización de la formación

Como directivo o responsable de RRHH, conoce la importancia de formar a sus empleados. Sabe que es menos costoso formar a un empleado actual que contratar a uno nuevo.

Y que los empleados que reciben formación continua la consideran beneficiosa para su productividad, compromiso, satisfacción laboral y desarrollo profesional, y es más probable que permanezcan en una empresa.

Puede que incluso haya diseñado un programa de formación corporativa que permitiera a su empresa y a sus empleados disfrutar de estas recompensas en el pasado.

Pero ahora su empresa está creciendo, está contratando talentos de todo el mundo, y las grietas en sus métodos de formación están empezando a aparecer.

Cada vez le resulta más difícil impartir una formación coherente, pertinente, atractiva y eficaz a los empleados nuevos y existentes a un ritmo rápido. Ni siquiera tiene tiempo para realizar evaluaciones posteriores a la formación o para dar y recoger opiniones.

Este problema tiene una solución sencilla: la automatización de la formación.

Todo lo que necesita son las funciones de automatización adecuadas y un sistema automatizado de gestión de la formación para reactivar sus procesos y su plantilla.

💪 ¿Qué es la automatización de la formación?

La automatización del flujo de trabajo de RR.HH. es ideal para transferir al software las tareas administrativas manuales, tediosas, repetitivas y lentas. Sus flujos de trabajo de formación también pueden beneficiarse de la automatización. 

La automatización de la formación toma el proceso de formación de sus empleados y lo hace más eficaz, eficiente, escalable y capaz de funcionar por sí mismo.

Por ejemplo, en lugar de supervisar manualmente procesos como:

• preboarding, 
• Incorporación,
• gestión de nóminas, 
• declarar impuestos, y 
• personalizar los planes de formación para cada departamento,

Su equipo de operaciones de personal puede delegar estas tareas en una plataforma de automatización.

"Los empleados esperan oportunidades para aprender y crecer sin limitaciones, directivos que comprendan los estilos y entornos de trabajo individuales y empresas que ofrezcan flexibilidad como norma de empleo." Gogi AnandConsultor senior de People Science, LinkedIn.

Delegar tareas (tediosas) libera tiempo para canalizarlo hacia tareas más valiosas como analizar las necesidades de formacióndefinir los objetivos de aprendizaje, diseñar los materiales del curso y crear contenidos de calidad.

Así, podrá dedicar menos tiempo a tareas administrativas pequeñas y repetitivas y más a satisfacer las expectativas de los empleados en cuanto a oportunidades de formación flexibles, eficaces y de calidad. 

La automatización de la formación elimina todo el desorden, el estrés y los obstáculos de su proceso de formación sustituyendo los sistemas tradicionales -incontables hojas de cálculo, PDF, correos electrónicos y herramientas- por un sistema que funciona sin problemas con una intervención humana mínima.

👨‍🏫 ¿Qué es un curso automatizado?

Un curso automatizado es cualquier curso diseñado, creado, desplegado, medido y convertido de contenido estático a formatos interactivos utilizando el poder del software de automatización.

Desde la perspectiva del proveedor, un curso automatizado permite una experiencia de aprendizaje en línea con múltiples ventajas. Puede reducir el tiempo necesario para ofrecer formación flexible y personalizada, intervención y apoyo específico a sus trabajadores. Y puede hacerlo todo de la forma más fluida posible.

"Lo que más me sorprendió fue que se puede automatizar tanto sin sacrificar la experiencia. Estamos enviando a la gente tareas rastreables, contenidos atractivos y recordatorios divertidos a través de Slack. Todo con un solo clic". Markus Schwarz, Director de Experiencia de Personas en Storyblok.

💼 5 formas en las que la automatización de la formación beneficia a tu empresa

Desarrollar y mantener con éxito un programa de formación requiere mucho trabajo. Las horas y el esfuerzo necesarios para llevarlo a cabo pueden poner a prueba incluso al departamento de RRHH más trabajador.

Cuando esto ocurre, su empresa puede sufrir enormes pérdidas financieras, repercusiones legales, una moral de los empleados más baja y un aumento de las carencias de cualificaciones.

Con el software de automatización de la formación, puede evitar estos posibles contratiempos y cosechar los beneficios esenciales.

1. Agilización de los procesos de incorporación de empleados

Haga que toda la información que ha creado para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día sobre lo que es su empresa y cómo pueden contribuir a sus objetivos y visión más amplia sea accesible al instante para todas las partes interesadas.

De este modo, no tendrá que diseñar, gestionar y repetir manualmente el proceso de incorporación de cada nuevo empleado.

Sólo tiene que establecer el proceso una vez, y su software de gestión de la formación lo pondrá en marcha cada vez que un nuevo empleado necesite incorporarse.

2. Eliminación de esfuerzos repetitivos

Sin la automatización de la formación, pasaría semana tras semana inscribiendo a los empleados en cursos de formación, realizando el seguimiento del progreso de los cursos y actualizando los registros de formación hasta que se cansara o se desentendiera.

Consumirías horas:

- enviar mensajes a los empleados sobre la formación obligatoria; 

- envío de material didáctico pertinente; 

- establecimiento de tareas; 

- seguimiento de la normativa compliance, y 

- otras tareas administrativas.

Invertir en formación automatizada le permite configurar fácil y rápidamente las tareas repetitivas cotidianas para que se ejecuten de forma independiente, automática y más eficaz.

Ahora puede reorientar su energía hacia actividades de mayor valor, como la formulación de estrategias de formación y el diseño de programas eficaces.

3. Máximo ahorro de tiempo y reducción de los costes de formación

Imagine planificar un seminario o una conferencia para formar a cientos o miles de empleados en el uso de nuevas tecnologías.

Tendrías que encontrar y alquilar un local lo bastante grande para acoger a todos y organizar el transporte, la comida y los monitores.

No olvidemos que también impedirá que los empleados realicen su trabajo, lo que significa que su empresa no funcionará de forma óptima ni ganará dinero durante ese tiempo.

Todo esto le cuesta a su empresa mucho dinero y tiempo. En cambio, si automatiza la formación, sus trabajadores solo necesitarán un ordenador, una conexión a Internet y tiempo libre para completarla.

De este modo, no sólo se ahorra tiempo en tareas productivas, sino también costes.

4. Anticipar las necesidades de aprendizaje de los empleados

Es su responsabilidad ayudar a sus trabajadores a adquirir nuevas competencias y conocimientos en el momento oportuno para hacer crecer sus carreras y mantenerse al día de los cambios en su campo.

Puede combinar los datos de los empleados (perfiles de trabajo, revisiones de rendimiento, etc.) de sus sistemas de RR.HH. con los datos de aprendizaje y los resultados de las evaluaciones de su software de automatización de la formación para analizar los niveles de competencias e identificar las carencias y necesidades de aprendizaje.

Con esta información, puede ofrecer al instante los cursos pertinentes a los distintos empleados que necesiten mejorar o actualizar sus conocimientos con sólo pulsar un botón. 

5. Mejora de la eficacia de la formación

Los programas de formación de éxito no se construyen en un día. 

Crear experiencias de aprendizaje interesantes, atractivas, impactantes y pertinentes requiere práctica y un perfeccionamiento constante .

Por ejemplo, la incorporación del microaprendizaje móvil a su programa de formación puede multiplicar por cuatro las tasas de participación. Y lo que es aún mejor, también mejora en un 50 % la retención de conocimientos en comparación con las herramientas tradicionales de e-learning. 

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La automatización de la formación de los empleados también le permite configurar encuestas automatizadas para supervisar el compromiso y recopilar comentarios a lo largo del proceso de formación. Incluso te ayuda a evaluar los resultados de las encuestas y a crear fácilmente informes que puedes utilizar para:

• agilizar los procesos;
• identificar áreas de mejora;
• juzgar la solidez de su proceso de formación;
• abordar los problemas antes de que se conviertan en un problema;
• reducir los errores y los riesgos de nocompliance;
• modificar las actividades de formación para adaptarlas a las necesidades o preferencias de aprendizaje de los empleados.

👩‍💼 5 razones por las que sus empleados preferirán la formación automatizada

Su empresa no es la única que disfrutará de las ventajas de automatizar su programa de formación. También repercute directamente en sus empleados y transforma su experiencia de aprendizaje y desarrollo de múltiples maneras.

 1. El aprendizaje pasa a ser autodirigido

La formación automatizada pone a los empleados en primera línea y les da el poder de controlar cómo, cuándo y dónde aprenden. Como resultado, pueden aprender y desarrollar sus habilidades a un ritmo que se adapte a ellos, a sus horarios y a sus ambiciones.

Todo lo que tienen que hacer es conectarse a sus portales de formación personalizados para ver los materiales de aprendizaje y los hitos ineludibles que usted ha creado para ellos.

Pueden seguir sus progresos, solicitar más formación o incluso decidir por su cuenta realizar otros cursos no obligatorios que les interesen.

 2. Más feedback, más a menudo

¿En qué medida progresan los empleados en su itinerario de aprendizaje?

¿Qué carencias de competencias tienen?

¿En qué áreas del curso tienen dificultades o necesitan prestar más atención para poder sobresalir en el futuro?

¿Cómo les están funcionando sus actuales estrategias de aprendizaje?

Sin un feedback individualizado, sus empleados no podrán responder a estas preguntas. Lamentablemente, esto significa que no pueden mejorar, y usted no puede guiarles eficazmente para que alcancen los objetivos de aprendizaje personales y obligatorios.

Con un sistema de formación automatizado, puede crear fácilmente cuestionarios y pruebas para evaluar lo que han aprendido los alumnos. A continuación, genera comentarios automáticamente en función de lo bien que hayan respondido a cada pregunta.

 3. Posibilidad de aprender en el flujo de trabajo

Cuando se aparta a los empleados de sus mesas o de las tareas que están realizando para que asistan a una formación, se altera su productividad y su flujo de trabajo.

Por otro lado, con la automatización, puede formar a sus empleados durante su trabajo diario y aportar mayor flexibilidad a su experiencia de aprendizaje. 

Así, en lugar de encontrar un momento aparte fuera del trabajo para aprender, la formación automatizada le ayuda a usted y a sus empleados a incorporar el aprendizaje en el flujo de trabajo en sus rutinas con:

• Infografía;
• Hilos de las redes sociales;
• Cuestionarios interactivos;
• Campañas de goteo;
• Aprendizaje colaborativo;
• Gamificación;
• Microsoft Teams o Slack nudges;
• Contenidos emergentes de microaprendizaje, etc.

4. El reconocimiento automático aumenta el compromiso

Los empleados no quieren trabajar en la oscuridad sin reconocimiento por el trabajo que realizan o por lo que han conseguido.

Si no les das el estímulo y el aprecio que desean, irán a buscarlo a otra empresa.

Un sistema automatizado de gestión de la formación con funciones de certificación y gamificación, como tablas de clasificación, insignias, niveles, puntos, certificados y recompensas, facilita el reconocimiento y elogio de los empleados cuando alcanzan un hito de aprendizaje.

Esta validación de sus esfuerzos les empujará a seguir adelante e incluso a hacerlo mejor la próxima vez.

5. Experiencias coherentes y fiables para los alumnos

Lo mejor de la formación automatizada es que elimina las incoherencias en las experiencias formativas de sus empleados.

Todo el mundo recibe las mismas directrices, contenidos y experiencia general, independientemente de dónde se encuentre.

Nadie se queda atrás ni recibe más material didáctico y tiempo de aprendizaje que el siguiente.

Los administradores y aprendices no tendrán que rebuscar en varios archivos y carpetas para encontrar los cursos o la información que necesitan, porque la tendrán al alcance de la mano.

Puede actualizar fácilmente su plataforma de automatización de la formación cada vez que evolucionen las políticas o los procesos de su empresa. Todas las personas con acceso podrán ver los cambios de inmediato.

🖥️ Qué buscar en un software de automatización de la formación

Tanto si está revisando su software de formación actual como si está buscando uno nuevo, estas son algunas de las características básicas que debe tener cualquier sistema automatizado de gestión de la formación (TMS) eficaz para apoyar sus esfuerzos de formación:

• Creación y diseño de cursos - Su software de automatización de la formación debe permitirle diseñar, crear, almacenar y ofrecer cursos relevantes a sus empleados en el momento adecuado. Debe tener la opción de crear nuevos cursos desde cero e importar y editar materiales de cursos existentes. Además, asegúrese de que es compatible con los formatos modernos, como los formatos de comportamiento (por ejemplo, el microaprendizaje), el aprendizaje social y la repetición espaciada.
• Evaluación del rendimiento del alumno: un buen TMS debe permitir a los empleados revisar sus progresos y poner a prueba sus conocimientos a lo largo del itinerario de aprendizaje.
• Planes de formación personalizables - Con un TMS, gestionar los requisitos de formación de empleados individuales o equipos enteros es fácil y sencillo. Debería permitirle crear perfiles personalizados para cada alumno y administrador. O personalizar los canales de formación, la frecuencia y la duración en función de las preferencias de los empleados.
• Seguimiento e informes: elija un software de automatización de la formación que le ayude a seguir y estudiar el comportamiento y el rendimiento de aprendizaje de sus empleados mediante informes personalizados.
• Escalabilidad - No tendrá que pasar por el estrés de investigar, comprar e implantar una nueva solución de software cada vez que su empresa crezca.

¿Para qué es mejor el software de formación (automatización)?

Utilice su software de automatización de la formación para gestionar todo el proceso de administración de la formación por parte del administrador y el proceso de aprendizaje y desarrollo por parte del empleado.

Le ayuda a satisfacer las necesidades y requisitos de formación de su empresa asumiendo y automatizando el diseño de cursos, la oferta de formación combinada y el despliegue de iniciativas de formación.

Puede utilizarlo para agilizar la forma de mostrar el reconocimiento de los alumnos, emitir certificados, supervisar el progreso del aprendizaje, comunicar e implicar a los empleados y generar informes de formación.

Consejo: Puede utilizar su software de automatización de la formación para dirigirse a personas o equipos específicos con oportunidades de desarrollo basadas en funciones, como formación en liderazgo, formación en ventas, etc.

⚙️ 8 pasos para implantar la automatización de la formación

¿Está preparado para convertir su programa de formación de empleados en una máquina bien engrasada que haga del aprendizaje una parte muy querida de la cultura de su lugar de trabajo?

Siga estos pasos para descubrir las ventajas de la formación automatizada para su empresa y sus empleados.

1. Empiece por elegir su software de formación automatizada

El sistema de automatización de la formación que elija limitará su programa de formación o le ayudará a cumplir y superar las expectativas.

Existen muchas opciones en el mercado, y algunas de ellas le ofrecerán una gama de prestaciones superior y más amplia que otras.

Para elegir el software de formación adecuado para su empresa, debe tener en cuenta lo siguiente:

• El tipo de contenido de formación que prefieren sus empleados, por ejemplo, diapositivas, tutoriales en vídeo, seminarios web y gráficos.
• Los métodos o canales que planea utilizar para entregar el contenido, por ejemplo slack, correo electrónico y ventanas emergentes.
• Su enfoque de la formación: ¿optará por el aprendizaje combinado, asíncrono, social o electrónico?
• El tamaño de su empresa y su tasa de crecimiento prevista.

Una vez que haya evaluado sus necesidades de automatización de la formación, le resultará más fácil encontrar una herramienta que satisfaga todas o la mayoría de sus necesidades.

2. Establecer objetivos de formación

¿Qué quiere conseguir con su programa de formación en el lugar de trabajo?

Si no tiene un objetivo por el que trabajar, puede acabar proporcionando a sus trabajadores información inútil. Peor aún, si les proporciona información irrelevante para su función o para su empresa, lo que supondría una pérdida de tiempo y de oportunidades.

Puede evitar este resultado identificando las carencias de competencias y conocimientos en su empresa que impiden a los empleados seguir siendo competitivos, completos y progresar en sus funciones.

3. Crear plantillas de cursos reutilizables

Puede automatizar el proceso de creación y gestión de cursos creando plantillas que podrá reutilizar o editar una y otra vez. Esto le ahorra la molestia de empezar desde cero cada vez que desee añadir un curso o materiales de formación similares.

Así que todo lo que necesitas hacer es editar la plantilla con la información específica de cada curso. Añade los instructores, la fecha y la hora, y ya estará lista.

Si el software de automatización de la formación que utiliza viene con plantillas, personalícelas según sus necesidades.

4. Diseñar y desarrollar materiales de formación

Sus empleados no deberían tener que buscar el material de formación necesario.

Para que su programa sea eficaz y esté orientado al alumno, debe crear un repositorio en línea de todos los cursos y materiales pertinentes que necesiten los alumnos. Después, asegúrese de que puedan acceder a ellos fácilmente siempre que lo necesiten.

Para ello, es necesario:

• Decida cuáles son sus objetivos de formación y qué quiere enseñar y, a partir de ahí, determine los resultados deseados de cada curso.
• Investigue a fondo el tema elegido y utilice los datos que obtenga para elaborar un esquema del curso.
• Desarrolle el esquema elaborando el contenido de cada segmento del curso.

5. Automatizar los flujos de trabajo

Ha llegado el momento de darle una vuelta a su software de automatización de la formación automatizando aspectos de sus procesos de RRHH y L&D que son repetitivos y consumen mucho tiempo.

Por ejemplo, las siguientes tareas y comunicaciones administrativas de formación son candidatas perfectas para la automatización.

→ Configure encuestas automatizadas: Envía automáticamente encuestas al final de cada curso para conocer al instante las reacciones de los empleados y averiguar qué les gustaría mejorar.

→ Configure activadores de comunicación automáticos: Son útiles para informar a los alumnos de la asignación de una nueva ruta de formación, de que se han retrasado en una tarea o de que se acerca la fecha límite del curso.

→ Certificados de formación automatizados: Programe su TMS para que emita automáticamente certificados basados en plantillas o personalizados cada vez que un alumno complete todas las actividades de aprendizaje requeridas.

→ Automatice la gestión de registros de formación: asigne automáticamente cursos a los empleados, analice los resultados de la formación y cree registros e informes en los que se puedan realizar búsquedas fácilmente.

→ Recopilación automatizada de comentarios: controle los resultados de los cuestionarios, los tiempos de finalización de los módulos y los resultados. Utilice esta información para ajustar el material de formación a las necesidades de los alumnos.

6. Cargar el contenido

Añada a su TMS todos sus contenidos de formación, desde cursos en línea a otros materiales didácticos como PDF, vídeos, archivos de audio, documentos de Word y flipbooks interactivos.

Consejo: Los mejores sistemas de automatización le permiten utilizar distintos tipos de contenidos en un mismo itinerario de aprendizaje o curso de formación.

Después de crear un curso o un itinerario, puede definir la secuencia del curso, establecer un horario y el orden en que los alumnos pueden ver los cursos o progresar por el itinerario.

7. Seguimiento de los progresos y la eficacia

Su trabajo no termina después de lanzar su programa de formación automatizado. Todavía tiene que supervisar el rendimiento de los alumnos, las puntuaciones de las pruebas, las tasas de finalización de los cursos y los resultados de la formación.

Aproveche las funciones de seguimiento, análisis y elaboración de informes de su sistema de gestión del aprendizaje, que hará todo el trabajo de base por usted.

‍Consejo: Cuanto más avanzadas sean las herramientas de elaboración de informes de su software, mejor información obtendrá.

Un mejor conocimiento significa una comprensión más sólida de lo que funciona o no funciona en su estrategia de formación. Este conocimiento le permitirá realizar cambios para aumentar la eficacia de su programa.

8. Reconocer los logros de los becarios

Ofrecer a sus empleados feedback, reconocimiento y recompensas es el truco para motivarles a seguir aprendiendo y mejorando sus habilidades.

Piensa con originalidad e inventa formas interesantes de conseguirlo. 

Por ejemplo, puede gamificar el proceso de formación para fomentar el compromiso y desencadenar una competición amistosa.

Conceda insignias y certificados a los alumnos para reforzar su sensación de logro y animarles a completar los cursos.

💡 7 Consejos extra para implantar la automatización de la formación

Consejo nº 1: Empieza poco a poco y luego amplía. 

Realice un proyecto piloto con un equipo específico o un curso concreto. A continuación, utilice lo aprendido en el proyecto piloto para facilitar la planificación de la formación.

Consejo nº 2: Cree experimentos para probar el efecto de diferentes estrategias. 

Por ejemplo, puede utilizar dos tipos de contenidos en una fase de prueba. Comprenderá cuál favorece una mejor retención de los conocimientos tras un periodo determinado.

Consejo nº 3: Atienda a los distintos estilos de aprendizaje incorporando múltiples tipos de materiales didácticos. 

Por ejemplo, ofrezca formaciones en vídeo y guiones en vídeo como método de aprendizaje alternativo. 

Consejo nº 4: Escuche a sus empleados y diseñe su experiencia de formación de acuerdo con sus deseos y preferencias, no con lo que usted cree que ellos querrían o preferirían. 

Consejo nº 5: Anime a los empleados a compartir habitualmente con sus compañeros lo que están aprendiendo.

Consejo nº 6: Hay sistemas LMS increíblemente anticuados por ahí. Así que asegúrate de conseguir algo moderno y eficaz.

Consejo nº 7: Comunique claramente cómo la formación forma parte de un marco más amplio de desarrollo profesional. Incorpórela al plan de desarrollo de sus empleados.

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