Cómo implantar con éxito la flexibilidad laboral en su empresa

La flexibilidad laboral ya no es una ventaja. Son una necesidad. 

Desde el inicio de la pandemia del COVID-19, los modelos de trabajo a distancia e híbridos se han convertido en la nueva normalidad en muchas empresas. Cada vez se presta más atención a la satisfacción de los empleados, por lo que la flexibilidad laboral se ha convertido en una prioridad para las empresas, ya sean nuevas o multinacionales.

Pero, ¿cómo garantizar que la flexibilidad no comprometa la productividad ni la cohesión del equipo? Al fin y al cabo, el éxito de la transición a la flexibilidad laboral exige cambios estructurales y de mentalidad.

Este artículo lo hará:

• Explore el proceso paso a paso para implantar con éxito la flexibilidad laboral en su empresa.
• Ayudarle a comprender la dinámica y las ventajas del trabajo flexible.
• Explique por qué puede crear una plantilla adaptable y de alto rendimiento adoptando las estrategias adecuadas. 

🔨 Cómo implantar con éxito la flexibilidad laboral en tu empresa en 7 pasos

Ahora que ya conoce las ventajas de la flexibilidad laboral, veamos cómo incorporarla a su empresa. 

Determine las mejores fórmulas de trabajo flexible para su empresa

Existen varios modelos de acuerdos de trabajo flexible, como:

• Trabajo a distancia: Permitir a los empleados trabajar desde donde quieran.
• Trabajo compartido: El hecho de que más de una persona ejecute las mismas responsabilidades. Hace que la presión del trabajo sea manejable y mejora la resolución de problemas. 
• Trabajo a tiempo parcial: Le ayuda a atraer y retener talentos cualificados que pueden no estar interesados en un puesto a tiempo completo. 
• Flexibilidad horaria: Dejar que los empleados elijan su horario de trabajo. Este planteamiento ayuda a los trabajadores a cumplir sus compromisos y mantener la productividad. Con el horario flexible, puedes combinar opciones que se adapten a tus necesidades y a tus empleados. 
• Horario comprimido: Ayuda a los empleados a equilibrar las altas cargas de trabajo y a disponer de un día extra para refrescarse (piense en semanas laborales de 4 días). 

Su tarea consiste en elegir un modelo que se adapte a su plantilla y a sus objetivos empresariales para garantizar los mejores resultados. 

Pregunte a sus empleados y averigüe qué es lo que quieren en cuanto a flexibilidad laboral. Realiza encuestas y diseña acuerdos personalizados para los distintos equipos con el fin de elegir la mejor opción. 

Pero cuidado, puede que un único modelo de trabajo no se adapte a toda la plantilla, sobre todo si cuenta con una reserva de talento diversa. 

Por ejemplo, aunque es perfecto para funciones creativas, el trabajo a distancia puede no ser adecuado para empleados con funciones estratégicas. 

Sin embargo, hay que intentar encontrar el equilibrio adecuado sin comprometer los objetivos empresariales.

Establecer políticas y directrices claras

La flexibilidad laboral ofrece autonomía a los trabajadores. Pero sin unas directrices claras, a menudo se hace un mal uso o se infrautiliza. 

Unas políticas claras pueden reducir la confusión, mantener la productividad y mejorar los resultados empresariales a largo plazo.

A la hora de decidir las pólizas, he aquí algunos puntos a tener en cuenta:

• disponibilidad de los empleados para una comunicación frecuente;
• tiempo necesario para responder;
• asistencia a la reunión;
• equilibrio interdepartamental;
• alternativas para el cuidado de los niños. 

💡 Consejo: Elabora y comparte la documentación adecuada para evitar confusiones posteriores. 

Invertir en tecnología

A pesar de sus ventajas, la flexibilidad laboral plantea varios retos a las empresas. Uno de ellos es la gestión de los empleados que trabajan desde distintos lugares y con horarios diferentes.

Por ello, las empresas deben invertir en la tecnología adecuada para agilizar el flujo de trabajo y dotar a los empleados de lo que necesitan. 

Proporcione ordenadores portátiles, auriculares y otros aparatos a los empleados que trabajan a distancia. 

Además, disponer de un sistema interno seguro para compartir datos y comunicarse. 

Y no se olvide de las diversas ofertas de formación y desarrollo.

Fomentar la comunicación y la colaboración

Con empleados que trabajan desde distintos lugares y con horarios diferentes, mantener una comunicación clara marca la diferencia. 

Además de proporcionar un canal de comunicación específico, asegúrese de que sus empleados se sienten cómodos contactando virtualmente con sus colegas. Pon en marcha iniciativas interdepartamentales para crear sinergias. 

Mantenga un calendario virtual para que sus empleados sepan cuándo deben ponerse en contacto entre sí. Mantenga regularmente canales de comunicación de audio y vídeo para evitar fricciones en la colaboración de los empleados. Proporcione las herramientas de trabajo a distancia adecuadas y asegúrese de que todo el mundo sabe utilizarlas. 

Formar a directivos y empleados

La formación de directivos y empleados es crucial para implantar con éxito la flexibilidad laboral. 

Crear o conservar materiales de formación que proporcionen a los directivos y al personal las habilidades, conocimientos y herramientas necesarios para adaptarse a este nuevo método de trabajo.

Para los directivos, la formación debe centrarse en la gestión de un equipo remoto o híbrido. 

Incluye temas de formación como: 

• desarrollar competencias para dirigir equipos virtuales; 
• comunicación a distancia;
• proporcionar una retroalimentación eficaz a distancia; 
• fomentar la confianza; 
• mantener el compromiso de los empleados a distancia.

Para la formación de los empleados, proporcióneles los conocimientos necesarios para seguir siendo productivos y eficientes mientras trabajan de forma flexible.

Incluye temas como: 

• gestión del tiempo; 
• automotivación; 
• alfabetización digital; 
• Dominar las herramientas y tecnologías del trabajo a distancia; 
• cómo mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal mientras se trabaja a distancia;
• gestionar el aislamiento potencial.

Consejo nº 1: Ofrezca apoyo y recursos continuos, además de formación formal. Ayude a directivos y empleados a superar la transición a la flexibilidad laboral. 

💡 Consejo nº 2: Recuerde que las líneas abiertas de comunicación son fundamentales durante esta época de cambio, y que la formación debe ser un proceso continuo, que se adapte a las nuevas necesidades y retos a medida que surjan.

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Garantice una experiencia de empleado cohesionada para toda su plantilla

Garantizar una experiencia de empleado coherente para toda su plantilla, independientemente de sus modalidades de trabajo, es crucial para implantar con éxito modalidades de trabajo flexibles. 

Su tarea consiste en fomentar una cultura de trabajo integradora en la que todos los empleados se sientan igualmente valorados y comprometidos, ya trabajen desde la oficina, desde casa o desde otro lugar remoto.

Aprovechar la tecnología y las herramientas digitales puede ayudar a salvar las diferencias geográficas, permitiendo una interacción y colaboración sin fisuras. 

Algunas soluciones para garantizar que todos los empleados están alineados con los objetivos del equipo y las metas de la organización son:

• controles regulares; 
• reuniones virtuales de equipo;  
• plataformas de colaboración. 

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Además, es fundamental mantener la coherencia en la gestión del rendimiento y el desarrollo de los empleados en las distintas modalidades de trabajo.

Debe asegurarse de que los trabajadores remotos tengan el mismo acceso a las oportunidades de crecimiento, los programas de formación y los recursos de desarrollo profesional que sus homólogos en la oficina.

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Evalúe y ajuste su política de trabajo flexible

Toda estrategia necesita una evaluación periódica para mantener unos resultados dignos, y las políticas de trabajo flexible recién implantadas no son una excepción. 

Establezca siempre un periodo de prueba al incorporar modelos de trabajo flexibles. Evalúe el compromiso de los empleados, la tasa de finalización de tareas, la satisfacción, la calidad del trabajo, etc. 

✍️ Utilice una encuesta de opinión de los empleados para recopilar datos cuantitativos y cualitativos.

¿La nueva organización del trabajo ha provocado algún deterioro? Llega al fondo de los porqués y actúa en consecuencia. 

🏆 5 Ventajas de aplicar modalidades de trabajo flexibles

Mayor satisfacción y moral de los empleados

La flexibilidad laboral ofrece autonomía a sus trabajadores. Demuestra que la empresa confía en sus capacidades y en su sentido de la responsabilidad. 

Permitir que los empleados gestionen su trabajo aumenta su confianza. Se sienten más motivados para dar lo mejor de sí mismos. Esto aumenta la moral y, en última instancia, la satisfacción laboral. 

Incluso las encuestas lo corroboran. Según la encuesta de McKinsey & Company de 2022, la flexibilidad laboral es una de las tres principales motivaciones de los empleados que buscan un nuevo empleo. Los otros motivadores principales son la mejora salarial y las oportunidades.

Mayor conciliación de la vida laboral y familiar

Según ComPsych, el 61% de los empleados experimenta altos niveles de estrés y fatiga extrema; el 14% aduce un mal equilibrio entre trabajo y vida privada. Así pues, los empleados desean y dan prioridad a un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada. 

Un modelo de trabajo flexible da a los empleados tiempo suficiente para invertir en sus compromisos personales. Te ayuda a apoyarles para que afronten los problemas de conciliación y prosperen en ambos.

Mayor productividad y eficacia

Según la Organización Internacional del Trabajo, la flexibilidad de horarios y calendarios puede influir positivamente en el rendimiento de los empleados y en el equilibrio entre trabajo y vida privada. 

Un acuerdo de trabajo flexible permite a los empleados completar las tareas en sus horas más productivas en lugar de de 9 a 5. Pasan más tiempo en sus tareas y menos en comprobar el reloj cada dos minutos. Dedican más tiempo a sus tareas y menos a mirar el reloj cada dos minutos. La calidad del trabajo aumenta, lo que les permite cumplir los plazos con mayor eficacia. Además, reduce el agotamiento y mejora el compromiso de los empleados.

Los modelos de trabajo flexible también reducen los largos y costosos desplazamientos al trabajo desde casa. Los empleados pueden trabajar en su propio espacio sin las distracciones de las oficinas compartidas. 

Las empresas que aplican horarios flexibles también ofrecen una hora de entrada más tardía, lo que ayuda a los empleados a evitar las horas punta. De este modo, no tienen que preocuparse por llegar tarde y dedican toda su atención a las tareas.

Acceso a un mayor número de talentos

Un equipo diverso aporta ideas únicas y permite aprovechar las habilidades de cada empleado para ampliar la empresa. Pero contratar a los mejores talentos en un modelo de trabajo de 9 a 5 tiene sus dificultades. La ubicación del candidato se convierte en un enorme obstáculo e impide a las empresas contratar talento global. 

Con las opciones de trabajo a distancia, las empresas pueden buscar talentos sin preocuparse de dónde viven. Además, los empleadores que ofrecen modalidades de trabajo flexibles demuestran su dedicación al bienestar de los empleados.

Una marca de empleador positiva puede atraer a los mejores profesionales de su sector. Esto le da acceso a una reserva de talento más amplia y diversa.

Todo lo que hay que hacer es realizar un análisis de las carencias e identificar el talento en consecuencia. 

Además, el 88% de los trabajadores afirma dar prioridad al horario y a la flexibilidad de ubicación a la hora de buscar un nuevo puesto. 

Ahorro de costes para la empresa

Una de las principales ventajas de la flexibilidad laboral es la rentabilidad, sobre todo para las grandes empresas. Mantener a un empleado en su puesto de trabajo supone una inversión considerable. 

Al ofrecer modalidades de trabajo flexibles, las empresas pueden reducir gastos de oficina como papelería, facturas de servicios, etc. Un modelo de trabajo a distancia o híbrido reduce la necesidad de espacios de oficina individuales, lo que ayuda a ahorrar dinero en inmuebles. 

Darshan Somashekar, fundador de Hearts.land, explica: "Ahora ahorramos miles de dólares al mes por no tener oficinas permanentes. Cuando necesitamos reunirnos, alquilamos una oficina por un día, lo que supone una fracción del coste de un alquiler a largo plazo. Con el ahorro, hemos reinvertido más en nuestro negocio de juegos".

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Salir del agotador ciclo de 9 a 5 puede hacer maravillas por su empresa. Crea políticas claras y elige las herramientas adecuadas.

Realice encuestas periódicas para asegurarse de que los empleados están de acuerdo con su estrategia. 

Por último, aunque la flexibilidad laboral tiene muchas ventajas, no siempre es ideal adoptar un enfoque uniforme.

Por lo tanto, debe trabajar para personalizar una solución para su organización y sus empleados.

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Biografía del autor: Mehdi Hussen es un consultor de marketing SaaS y crecimiento orgánico. Ayuda a las empresas SaaS a impulsar el crecimiento orgánico y la captación de clientes a través de SEO y estrategias de marketing de contenidos basadas en datos. Mehdi dedica su tiempo libre a reflexionar sobre estrategias de crecimiento de startups, productividad personal y trabajo remoto. Conéctate con él a través de LinkedIn.