Πώς να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα του προγράμματος κατάρτισης των εργαζομένων σας με την αυτοματοποίηση της κατάρτισης

Ως διευθυντής ή ηγέτης ανθρώπινου δυναμικού, κατανοείτε τη σημασία της κατάρτισης των υπαλλήλων σας. Γνωρίζετε ότι είναι λιγότερο δαπανηρό να εκπαιδεύσετε έναν υφιστάμενο υπάλληλο από το να προσλάβετε έναν νέο.

Και ότι οι εργαζόμενοι που λαμβάνουν συνεχή κατάρτιση θεωρούν ότι είναι ευεργετική για την παραγωγικότητα, τη δέσμευση, την ικανοποίηση από την εργασία και την επαγγελματική τους ανάπτυξη και είναι πιο πιθανό να παραμείνουν σε μια εταιρεία.

Ίσως μάλιστα να έχετε σχεδιάσει ένα εταιρικό πρόγραμμα κατάρτισης που επέτρεψε στην εταιρεία σας και στους υπαλλήλους σας να απολαύσουν αυτές τις ανταμοιβές στο παρελθόν.

Αλλά τώρα η εταιρεία σας μεγαλώνει, προσλαμβάνετε ταλέντα από όλο τον κόσμο και οι ρωγμές στις μεθόδους εκπαίδευσής σας αρχίζουν να φαίνονται.

Γίνεται όλο και πιο δύσκολο για εσάς να παρέχετε συνεπή, συναφή, ελκυστική και αποτελεσματική κατάρτιση σε νέους και υφιστάμενους υπαλλήλους με γρήγορο ρυθμό. Δεν μπορείτε καν να βρείτε χρόνο για την αξιολόγηση μετά την εκπαίδευση ή την παροχή και συλλογή ανατροφοδότησης.

Υπάρχει μια απλή λύση σε αυτό το πρόβλημα: η αυτοματοποίηση της εκπαίδευσης.

Το μόνο που χρειάζεστε είναι τα κατάλληλα χαρακτηριστικά αυτοματοποίησης και ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης της κατάρτισης για να αναζωογονήσετε τις διαδικασίες και το εργατικό δυναμικό σας.

💪 Τι είναι η αυτοματοποίηση της εκπαίδευσης;

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας σας στον τομέα της ανθρώπινης δυναμικής είναι ιδανική για την παράδοση χειροκίνητων, κουραστικών, επαναλαμβανόμενων και χρονοβόρων διοικητικών εργασιών στο λογισμικό. Οι ροές εργασίας της εκπαίδευσής σας μπορούν επίσης να επωφεληθούν από την αυτοματοποίηση. 

Η αυτοματοποίηση της κατάρτισης παίρνει τη διαδικασία κατάρτισης των υπαλλήλων σας και την καθιστά πιο αποτελεσματική, αποδοτική, επεκτάσιμη και ικανή να λειτουργεί μόνη της.

Για παράδειγμα, αντί να επιβλέπετε χειροκίνητα διαδικασίες όπως:

• preboarding, 
• Ενσωμάτωση,
• διαχείριση της μισθοδοσίας, 
• υποβολή φορολογικών δηλώσεων, και 
• προσαρμογή των σχεδίων κατάρτισης για κάθε τμήμα,

Η ομάδα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να αναθέσει αυτές τις εργασίες σε μια πλατφόρμα αυτοματοποίησης.

"Οι εργαζόμενοι περιμένουν ευκαιρίες να μάθουν και να αναπτυχθούν χωρίς περιορισμούς, διευθυντές που κατανοούν το ατομικό στυλ εργασίας και το περιβάλλον και εταιρείες που προσφέρουν ευελιξία ως πρότυπο απασχόλησης". Gogi Anand, Senior People Science Consultant, LinkedIn.

Η ανάθεση (κουραστικών) καθηκόντων απελευθερώνει χρόνο που μπορεί να διοχετευτεί σε πιο πολύτιμα καθήκοντα όπως ανάλυση των εκπαιδευτικών αναγκών, τον καθορισμό μαθησιακών στόχων, τον σχεδιασμό υλικού μαθημάτων και τη δημιουργία ποιοτικού περιεχομένου.

Έτσι, μπορείτε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο σε μικρές και επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες και περισσότερο στην ικανοποίηση των προσδοκιών των εργαζομένων για ευέλικτες, αποτελεσματικές και ποιοτικές ευκαιρίες κατάρτισης. 

Η αυτοματοποίηση της κατάρτισης αφαιρεί όλη την αταξία, το άγχος και τα εμπόδια από τη διαδικασία κατάρτισης, αντικαθιστώντας τα παραδοσιακά συστήματα - αμέτρητα λογιστικά φύλλα, PDF, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εργαλεία - με ένα σύστημα που λειτουργεί ομαλά με ελάχιστη ανθρώπινη παρέμβαση.

👨‍🏫 Τι είναι ένα αυτοματοποιημένο μάθημα;

Ένα αυτοματοποιημένο μάθημα είναι κάθε μάθημα που σχεδιάζεται, δημιουργείται, αναπτύσσεται, μετράται και μετατρέπεται από στατικό περιεχόμενο σε διαδραστικές μορφές χρησιμοποιώντας τη δύναμη του λογισμικού αυτοματισμού.

Από την άποψη του παρόχου, ένα αυτοματοποιημένο μάθημα επιτρέπει μια διαδικτυακή εμπειρία μάθησης με πολλαπλά οφέλη. Μπορείτε να μειώσετε το χρόνο που απαιτείται για την παροχή ευέλικτης και εξατομικευμένης εκπαίδευσης, παρέμβασης και στοχευμένης υποστήριξης στους εργαζομένους σας. Και μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτα.

"Αυτό που με εξέπληξε περισσότερο ήταν ότι μπορείς να αυτοματοποιήσεις τόσα πολλά χωρίς να θυσιάσεις την εμπειρία. Στέλνουμε στους ανθρώπους παρακολουθήσιμες εργασίες, ελκυστικό περιεχόμενο και διασκεδαστικές υπενθυμίσεις μέσω του Slack. Όλα αυτά με ένα μόνο κλικ". Markus Schwarz, People Experience Manager στην Storyblok.

💼 5 τρόποι με τους οποίους η αυτοματοποίηση της κατάρτισης ωφελεί την επιχείρησή σας

Η ανάπτυξη και η διατήρηση ενός επιτυχημένου προγράμματος κατάρτισης απαιτεί πολλή δουλειά. Οι ώρες και η προσπάθεια που απαιτούνται για την πραγματοποίησή του μπορούν να καταπονήσουν ακόμη και το πιο εργατικό τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.

Όταν συμβαίνει αυτό, η εταιρεία σας μπορεί να υποστεί τεράστιες οικονομικές απώλειες, νομικές επιπτώσεις, μείωση του ηθικού των εργαζομένων και διεύρυνση του χάσματος δεξιοτήτων.

Με το λογισμικό αυτοματοποίησης της εκπαίδευσης, μπορείτε να παρακάμψετε αυτές τις πιθανές αναποδιές και να αποκομίσετε ουσιαστικούς καρπούς.

1. Βελτιστοποιημένες διαδικασίες εισαγωγής εργαζομένων

Κάντε όλες τις πληροφορίες που έχετε δημιουργήσει για να βοηθήσετε τους νεοπροσλαμβανόμενους να ενημερωθούν για το τι είναι η εταιρεία σας και πώς μπορούν να συμβάλουν στους στόχους και το ευρύτερο όραμά της άμεσα προσβάσιμες σε όλους τους ενδιαφερόμενους.

Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειάζεται να σχεδιάζετε, να διαχειρίζεστε και να επαναλαμβάνετε χειροκίνητα τη διαδικασία εισαγωγής για κάθε νέο.

Χρειάζεται να καθορίσετε τη διαδικασία μόνο μία φορά και το λογισμικό διαχείρισης της κατάρτισης θα την εφαρμόζει κάθε φορά που ένας νέος υπάλληλος χρειάζεται εκπαίδευση.

2. Εξάλειψη των επαναλαμβανόμενων προσπαθειών

Χωρίς την αυτοματοποίηση της κατάρτισης, θα περνούσατε εβδομάδα με εβδομάδα την εγγραφή των υπαλλήλων για κατάρτιση, την παρακολούθηση της προόδου των μαθημάτων και την ενημέρωση των αρχείων κατάρτισης μέχρι να κουραστείτε ή να αποσυρθείτε.

Θα καταναλώσετε ώρες:

- αποστολή μηνυμάτων στους εργαζομένους σχετικά με την απαιτούμενη κατάρτιση, 

- αποστολή σχετικού μαθησιακού υλικού, 

- ρύθμιση εργασιών, 

- παρακολούθηση της κανονιστικής συμμόρφωσης, και 

- κάνοντας άλλες εργασίες back-office.

Η επένδυση σε αυτοματοποιημένη εκπαίδευση σας επιτρέπει να ρυθμίζετε εύκολα και γρήγορα τις καθημερινές επαναλαμβανόμενες εργασίες ώστε να εκτελούνται ανεξάρτητα, αυτόματα και πιο αποτελεσματικά.

Τώρα μπορείτε να ανακατευθύνετε την ενέργειά σας σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας, όπως η διαμόρφωση στρατηγικών κατάρτισης και ο σχεδιασμός αποτελεσματικών προγραμμάτων.

3. Μέγιστη εξοικονόμηση χρόνου και μειωμένο κόστος κατάρτισης

Φανταστείτε να σχεδιάζετε ένα σεμινάριο ή μια διάλεξη για να εκπαιδεύσετε εκατοντάδες ή χιλιάδες υπαλλήλους στη χρήση νέας τεχνολογίας.

Θα πρέπει να βρείτε και να νοικιάσετε έναν χώρο αρκετά μεγάλο για να τους φιλοξενήσει όλους και να κανονίσετε τη μεταφορά, το φαγητό και τους εκπαιδευτές.

Ας μην ξεχνάμε ότι θα κρατήσετε επίσης τους υπαλλήλους από το να κάνουν τη δουλειά τους, πράγμα που σημαίνει ότι η επιχείρησή σας δεν θα λειτουργεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο ή δεν θα βγάζει χρήματα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.

Όλα αυτά κοστίζουν στην εταιρεία σας πολλά χρήματα και χρόνο. Αλλά αυτοματοποιώντας την εκπαίδευσή σας, το μόνο που θα χρειάζονται οι εργαζόμενοί σας είναι ο υπολογιστής τους, μια σύνδεση στο διαδίκτυο και λίγος ελεύθερος χρόνος για να ολοκληρώσουν την εκπαίδευση.

Έτσι, όχι μόνο εξασφαλίζετε λιγότερο χρόνο που δαπανάται μακριά από παραγωγικές εργασίες, αλλά και συνολική εξοικονόμηση κόστους.

4. Πρόβλεψη των μαθησιακών αναγκών των εργαζομένων

Είναι δική σας ευθύνη να βοηθήσετε τους εργαζομένους σας να αποκτήσουν νέες δεξιότητες και γνώσεις την κατάλληλη στιγμή, ώστε να αναπτύξουν τη σταδιοδρομία τους και να συμβαδίζουν με τις αλλαγές στον τομέα τους.

Μπορείτε να συνδυάσετε δεδομένα εργαζομένων (προφίλ εργασίας, αξιολογήσεις επιδόσεων κ.λπ.) από τα συστήματα ανθρώπινου δυναμικού σας με δεδομένα μάθησης και αποτελέσματα αξιολόγησης από το λογισμικό αυτοματοποίησης κατάρτισης για να αναλύσετε τα επίπεδα δεξιοτήτων και να εντοπίσετε τα κενά δεξιοτήτων και τις ανάγκες μάθησης.

Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να παρέχετε άμεσα σχετικά μαθήματα σε διάφορους υπαλλήλους που χρειάζονται επιμόρφωση ή επανεκπαίδευση με το πάτημα ενός κουμπιού. 

5. Βελτιωμένη αποτελεσματικότητα της κατάρτισης

Τα επιτυχημένα προγράμματα κατάρτισης δεν χτίζονται σε μια μέρα. 

Χρειάζεται εξάσκηση και συνεχής βελτίωση για να δημιουργηθούν μαθησιακές εμπειρίες που είναι ενδιαφέρουσες, ελκυστικές, επιδραστικές και συναφείς.

Για παράδειγμα, η ενσωμάτωση της μικρομάθησης μέσω κινητών τηλεφώνων στο εκπαιδευτικό σας πρόγραμμα μπορεί να οδηγήσει σε τετραπλάσια αύξηση των ποσοστών δέσμευσης. Και ακόμη καλύτερα, οδηγεί επίσης σε 50% καλύτερη διατήρηση της γνώσης σε σύγκριση με τα παραδοσιακά εργαλεία ηλεκτρονικής μάθησης. 

➡️ Ανακαλύψτε πώς τοFreeletics συνδυάζει διαφορετικές τεχνικές μάθησης για να αυξήσει την αποδοτικότητα. Ως αποτέλεσμα, το 100% των εκπαιδευομένων νιώθουν ότι υποστηρίζονται στην ανάπτυξη και εξέλιξή τους. 

Η αυτοματοποίηση της εκπαίδευσης των εργαζομένων σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένες έρευνες για την παρακολούθηση της δέσμευσης και τη συλλογή ανατροφοδότησης κατά τη διάρκεια της εκπαιδευτικής διαδρομής. Σας βοηθά ακόμη και να αξιολογήσετε τα αποτελέσματα των ερευνών σας και να δημιουργήσετε εύκολα αναφορές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για:

• εξορθολογισμό των διαδικασιών,
• εντοπισμός τομέων βελτίωσης,
• κρίνετε τη δύναμη της εκπαιδευτικής σας διαδικασίας,
• αντιμετώπιση των προβλημάτων προτού γίνουν ζήτημα,
• μείωση των σφαλμάτων και των κινδύνων μη συμμόρφωσης,
• να τροποποιεί τις δραστηριότητες κατάρτισης ανάλογα με τις μαθησιακές ανάγκες ή προτιμήσεις των εργαζομένων.

👩‍💼 5 λόγοι για τους οποίους οι υπάλληλοί σας θα προτιμήσουν την αυτοματοποιημένη εκπαίδευση

Η εταιρεία σας δεν είναι η μόνη που θα απολαύσει τα οφέλη της αυτοματοποίησης του προγράμματος εκπαίδευσής σας. Έχει επίσης άμεσο αντίκτυπο στους υπαλλήλους σας και μεταμορφώνει την εμπειρία μάθησης και ανάπτυξής τους με πολλαπλούς τρόπους.

 1. Η μάθηση γίνεται αυτο-οδηγούμενη

Η αυτοματοποιημένη εκπαίδευση τοποθετεί τους υπαλλήλους στο μπροστινό κάθισμα και τους δίνει τη δυνατότητα να ελέγχουν πώς, πότε και πού μαθαίνουν. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να μαθαίνουν και να αναπτύσσουν τις δεξιότητές τους με τον ρυθμό που τους εξυπηρετεί, το πρόγραμμά τους και τις φιλοδοξίες τους.

Το μόνο που έχουν να κάνουν είναι να συνδεθούν στις εξατομικευμένες εκπαιδευτικές πύλες τους για να δουν το εκπαιδευτικό υλικό και τα ανεπανάληπτα ορόσημα που έχετε δημιουργήσει γι' αυτούς.

Μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδό τους, να ζητούν περαιτέρω εκπαίδευση ή ακόμη και να αποφασίζουν μόνοι τους να παρακολουθήσουν άλλα μη υποχρεωτικά μαθήματα που τους ενδιαφέρουν.

 2. Περισσότερη ανατροφοδότηση, πιο συχνά

Πόσο καλά εξελίσσονται οι εργαζόμενοι στην πορεία μάθησής τους;

Τι ελλείψεις δεξιοτήτων έχουν;

Σε ποιους τομείς του μαθήματος δυσκολεύονται ή πρέπει να δώσουν περισσότερη προσοχή ώστε να μπορέσουν να διακριθούν στο μέλλον;

Πώς λειτουργούν οι τρέχουσες στρατηγικές μάθησης γι' αυτούς;

Χωρίς εξατομικευμένη ανατροφοδότηση, οι υπάλληλοί σας δεν θα είναι σε θέση να απαντήσουν σε αυτές τις ερωτήσεις. Δυστυχώς, αυτό σημαίνει ότι δεν μπορούν να βελτιωθούν και δεν μπορείτε να τους καθοδηγήσετε αποτελεσματικά ώστε να επιτύχουν προσωπικούς και υποχρεωτικούς μαθησιακούς στόχους.

Με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα κατάρτισης, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε κουίζ και τεστ για να αξιολογήσετε τι έχουν μάθει οι εκπαιδευόμενοι. Στη συνέχεια, να δημιουργείτε αυτόματα ανατροφοδότηση με βάση το πόσο σωστά απάντησαν σε κάθε ερώτηση.

 3. Δυνατότητα μάθησης κατά τη ροή της εργασίας

Όταν απομακρύνετε τους υπαλλήλους από τα γραφεία τους ή τις εργασίες που εκτελούν για να παρακολουθήσουν εκπαίδευση, διαταράσσετε την παραγωγικότητα και τη ροή εργασίας τους.

Από την άλλη πλευρά, με την αυτοματοποίηση, μπορείτε να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας κατά τη διάρκεια της καθημερινής τους εργασίας και να προσδώσετε πρόσθετη ευελιξία στην εκπαιδευτική τους εμπειρία. 

Έτσι, αντί να βρείτε ξεχωριστό χρόνο εκτός εργασίας για να μάθετε, η αυτοματοποιημένη εκπαίδευση βοηθά εσάς και τους υπαλλήλους σας να ενσωματώσετε τη μάθηση στη ροή της εργασίας στη ρουτίνα τους:

• Infographics,
• Θέματα στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης,
• Διαδραστικά κουίζ,
• Καμπάνιες στάγδην,
• Συνεργατική μάθηση,
• Παιχνιδοποίηση,
• Microsoft Teams ή Slack nudges,
• Αναδυόμενο περιεχόμενο μικρομάθησης, κ.λπ.

4. Η αυτοματοποιημένη αναγνώριση αυξάνει τη δέσμευση

Οι εργαζόμενοι δεν θέλουν να μοχθούν στο σκοτάδι χωρίς αναγνώριση για την εργασία που καταβάλλουν ή για όσα έχουν επιτύχει.

Αν δεν τους δώσετε την ενθάρρυνση και την εκτίμηση που επιθυμούν, θα πάνε να την βρουν σε άλλη εταιρεία.

Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης κατάρτισης με χαρακτηριστικά πιστοποίησης και παιχνιδοποίησης, όπως πίνακες κατάταξης, κονκάρδες, επίπεδα, πόντοι, πιστοποιητικά και ανταμοιβές, διευκολύνει την αναγνώριση και τον έπαινο των εργαζομένων όταν πετυχαίνουν ένα μαθησιακό ορόσημο.

Αυτή η επικύρωση των προσπαθειών τους θα τους ωθήσει να συνεχίσουν και να τα πάνε ακόμα καλύτερα την επόμενη φορά.

5. Συνεπείς και αξιόπιστες εμπειρίες για τους εκπαιδευόμενους

Το σπουδαίο με την αυτοματοποιημένη εκπαίδευση είναι ότι εξαλείφει τις ασυνέπειες στις εκπαιδευτικές εμπειρίες των υπαλλήλων σας.

Όλοι λαμβάνουν τις ίδιες οδηγίες, το ίδιο περιεχόμενο και την ίδια συνολική εμπειρία, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται.

Κανείς δεν μένει πίσω ή δεν παίρνει περισσότερο υλικό και χρόνο εκμάθησης από τον επόμενο.

Οι διαχειριστές και οι εκπαιδευόμενοι δεν θα χρειάζεται να ψάχνουν σε διάφορα αρχεία και φακέλους για να βρουν τα μαθήματα ή τις πληροφορίες που χρειάζονται, επειδή θα είναι στη διάθεσή τους.

Μπορείτε εύκολα να ενημερώνετε την πλατφόρμα αυτοματοποίησης της εκπαίδευσής σας κάθε φορά που εξελίσσονται οι πολιτικές ή οι διαδικασίες της εταιρείας σας. Όλοι όσοι έχουν πρόσβαση θα μπορούν να δουν τις αλλαγές αμέσως.

🖥️ Τι πρέπει να αναζητήσετε στο λογισμικό αυτοματοποίησης κατάρτισης

Είτε επανεξετάζετε το τρέχον λογισμικό κατάρτισης είτε αναζητάτε ένα νέο, παραθέτουμε ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει κάθε αποτελεσματικό αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης κατάρτισης (TMS) για να υποστηρίζει τις προσπάθειές σας για κατάρτιση:

• Δημιουργία και σχεδιασμός μαθημάτων - Το λογισμικό αυτοματοποίησης της εκπαίδευσής σας πρέπει να σας επιτρέπει να σχεδιάζετε, να δημιουργείτε, να αποθηκεύετε και να παραδίδετε στους υπαλλήλους σας τα σχετικά μαθήματα τη σωστή στιγμή. Θα πρέπει να διαθέτει τη δυνατότητα δημιουργίας νέων μαθημάτων από το μηδέν και εισαγωγής και επεξεργασίας υπάρχοντος υλικού μαθημάτων. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι υποστηρίζει σύγχρονες μορφές, όπως συμπεριφορικές μορφές (π.χ. microlearning), κοινωνική μάθηση και διακεκομμένη επανάληψη.
• Αξιολόγηση της απόδοσης των εκπαιδευομένων - Ένα καλό TMS θα πρέπει να επιτρέπει στους εργαζόμενους να επανεξετάζουν την πρόοδό τους και να δοκιμάζουν τις γνώσεις τους καθ' όλη τη διάρκεια της μαθησιακής διαδρομής.
• Προσαρμόσιμα σχέδια κατάρτισης - Με ένα TMS, η διαχείριση των απαιτήσεων κατάρτισης για μεμονωμένους υπαλλήλους ή ολόκληρες ομάδες είναι εύκολη και απρόσκοπτη. Θα πρέπει να σας επιτρέπει να δημιουργείτε εξατομικευμένα προφίλ για κάθε εκπαιδευόμενο και διαχειριστή. Ή να προσαρμόζετε τα κανάλια, τη συχνότητα και τη διάρκεια της εκπαίδευσής σας με βάση τις προτιμήσεις των εργαζομένων.
• Παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων - Επιλέξτε ένα λογισμικό αυτοματοποίησης κατάρτισης που σας βοηθά να παρακολουθείτε και να μελετάτε τη μαθησιακή συμπεριφορά και τις επιδόσεις των υπαλλήλων σας μέσω προσαρμοσμένων αναφορών.
• Επεκτασιμότητα - Δεν θα χρειάζεται να περνάτε το άγχος της έρευνας, αγοράς και εφαρμογής μιας νέας λύσης λογισμικού κάθε φορά που η εταιρεία σας επεκτείνεται.

Για ποιο λόγο είναι καλύτερο το λογισμικό κατάρτισης (αυτοματοποίησης);

Χρησιμοποιήστε το λογισμικό αυτοματοποίησης της εκπαίδευσής σας για να διαχειριστείτε ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης της εκπαίδευσής σας από την πλευρά του διαχειριστή και τη διαδικασία μάθησης και ανάπτυξης από την πλευρά των εργαζομένων.

Σας βοηθά να ανταποκριθείτε στις εκπαιδευτικές ανάγκες και απαιτήσεις της εταιρείας σας, αναλαμβάνοντας και αυτοματοποιώντας τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζετε μαθήματα, προσφέρετε μικτή μάθηση και αναπτύσσετε πρωτοβουλίες κατάρτισης.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο δείχνετε την αναγνώριση των εκπαιδευομένων, να εκδίδετε πιστοποιητικά, να παρακολουθείτε την πρόοδο της μάθησης, να επικοινωνείτε και να εμπλέκετε τους υπαλλήλους και να δημιουργείτε αναφορές κατάρτισης.

Συμβουλή: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό αυτοματοποίησης της εκπαίδευσής σας για να στοχεύσετε σε συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες με ευκαιρίες ανάπτυξης βάσει ρόλων, όπως εκπαίδευση ηγεσίας, εκπαίδευση πωλήσεων και άλλα.

⚙️ 8 βήματα για την εφαρμογή της αυτοματοποίησης της κατάρτισης

Είστε έτοιμοι να μετατρέψετε το πρόγραμμα κατάρτισης των εργαζομένων σας σε μια καλά λαδωμένη μηχανή που κάνει τη μάθηση ένα αγαπημένο μέρος της εργασιακής σας κουλτούρας;

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ξεκλειδώσετε τα οφέλη της αυτοματοποιημένης εκπαίδευσης για την επιχείρησή σας και τους υπαλλήλους σας.

1. Ξεκινήστε με την επιλογή του λογισμικού αυτοματοποιημένης εκπαίδευσης

Το σύστημα αυτοματοποίησης κατάρτισης που θα επιλέξετε είτε θα περιορίσει το εκπαιδευτικό σας πρόγραμμα είτε θα το βοηθήσει να ανταποκριθεί και να ξεπεράσει τις προσδοκίες.

Υπάρχουν πολλές επιλογές στην αγορά και ορισμένες από αυτές θα σας προσφέρουν ένα ανώτερο και ευρύτερο φάσμα χαρακτηριστικών από άλλες.

Για να επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό κατάρτισης για την εταιρεία σας, πρέπει να λάβετε υπόψη τα εξής:

• Το είδος του εκπαιδευτικού περιεχομένου που προτιμούν οι υπάλληλοί σας, π.χ. διαφάνειες, εκπαιδευτικά βίντεο, διαδικτυακά σεμινάρια και γραφικά.
• Οι μέθοδοι ή τα κανάλια που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για την παράδοση του περιεχομένου, π.χ. slack, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και αναδυόμενα παράθυρα.
• Η εκπαιδευτική σας προσέγγιση - θα επιλέξετε τη μικτή, ασύγχρονη, κοινωνική ή ηλεκτρονική μάθηση;
• Το μέγεθος της εταιρείας σας και τον προβλεπόμενο ρυθμό ανάπτυξής σας.

Μόλις αξιολογήσετε τις ανάγκες σας για αυτοματοποίηση της κατάρτισης, θα είναι ευκολότερο να εντοπίσετε ένα εργαλείο που θα ελέγχει όλα ή τα περισσότερα από τα πεδία σας.

2. Καθορισμός στόχων κατάρτισης

Τι θέλετε να επιτύχετε με το πρόγραμμα κατάρτισης στον χώρο εργασίας σας;

Εάν δεν έχετε έναν στόχο για τον οποίο εργάζεστε, μπορεί να καταλήξετε να παρέχετε στους εργαζομένους σας άχρηστες πληροφορίες. Ακόμη χειρότερα, να παρέχετε πληροφορίες άσχετες με το ρόλο τους ή την επιχείρησή σας - τι χάσιμο χρόνου και ευκαιρίας θα ήταν αυτό.

Μπορείτε να αποφύγετε αυτό το αποτέλεσμα εντοπίζοντας τα κενά δεξιοτήτων και γνώσεων στην εταιρεία σας που εμποδίζουν τους υπαλλήλους να παραμείνουν ανταγωνιστικοί, ολοκληρωμένοι και να εξελιχθούν στους ρόλους τους.

3. Δημιουργία επαναχρησιμοποιήσιμων προτύπων μαθημάτων

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργίας και διαχείρισης μαθημάτων δημιουργώντας πρότυπα που μπορείτε να επαναχρησιμοποιείτε ή να επεξεργάζεστε ξανά και ξανά. Αυτό σας γλιτώνει από τον κόπο να ξεκινάτε από το μηδέν κάθε φορά που θέλετε να προσθέσετε ένα παρόμοιο μάθημα ή εκπαιδευτικό υλικό.

Έτσι, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επεξεργαστείτε το πρότυπο με τις πληροφορίες που αφορούν κάθε μάθημα. Προσθέστε τους διδάσκοντες, την ημερομηνία και την ώρα και θα είναι έτοιμο.

Εάν το λογισμικό αυτοματοποίησης εκπαίδευσης που χρησιμοποιείτε διαθέτει πρότυπα, προσαρμόστε τα στις ανάγκες σας.

4. Σχεδιασμός και ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού

Οι υπάλληλοί σας δεν θα πρέπει να χρειάζεται να αναζητούν το απαραίτητο εκπαιδευτικό υλικό.

Για να είναι το πρόγραμμά σας αποτελεσματικό και προσανατολισμένο στους εκπαιδευόμενους, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό αποθετήριο για όλα τα σχετικά μαθήματα και το υλικό που χρειάζονται οι εκπαιδευόμενοι. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχουν εύκολη πρόσβαση σε αυτά όποτε τα χρειάζονται.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να:

• Αποφασίστε για τους εκπαιδευτικούς σας στόχους και τι θέλετε να διδάξετε, και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε το για να υπολογίσετε τα επιθυμητά αποτελέσματα κάθε μαθήματος.
• Ερευνήστε διεξοδικά το θέμα που επιλέξατε και χρησιμοποιήστε τις γνώσεις που θα συγκεντρώσετε για να σχεδιάσετε το περίγραμμα του μαθήματος.
• Κατασκευάστε το περίγραμμα διαμορφώνοντας το περιεχόμενο για κάθε τμήμα του μαθήματος.

5. Αυτοματοποίηση ροών εργασίας

Ήρθε η ώρα να δοκιμάσετε το λογισμικό αυτοματοποίησης της εκπαίδευσής σας, αυτοματοποιώντας πτυχές των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού και L&D που είναι επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες.

Για παράδειγμα, οι ακόλουθες επικοινωνίες και εργασίες της διοίκησης κατάρτισης είναι ιδανικές για αυτοματοποίηση.

→ Ρύθμιση αυτοματοποιημένων ερευνών: Στείλτε αυτόματα έρευνες στο τέλος κάθε μαθήματος για να λάβετε άμεσα τις αντιδράσεις των εργαζομένων και να μάθετε τι θα ήθελαν να βελτιώσουν.

→ Ρύθμιση αυτοματοποιημένων ενεργοποιήσεων επικοινωνίας: Αυτές είναι χρήσιμες για την ενημέρωση των εκπαιδευομένων σχετικά με μια νέα ανάθεση εκπαιδευτικής διαδρομής, την καθυστέρηση σε μια εργασία ή την προσέγγιση της προθεσμίας μαθημάτων.

→ Αυτοματοποιημένα πιστοποιητικά κατάρτισης: Προγραμματίστε το TMS σας να εκδίδει αυτόματα πιστοποιητικά βάσει προτύπου ή προσαρμοσμένα πιστοποιητικά κάθε φορά που ένας εκπαιδευόμενος ολοκληρώνει όλες τις απαιτούμενες μαθησιακές δραστηριότητες.

→ Αυτοματοποιήστε τη διαχείριση αρχείων κατάρτισης - Αναθέστε αυτόματα μαθήματα σε υπαλλήλους, αναλύστε τα αποτελέσματα της κατάρτισης και δημιουργήστε εύκολα αναζητήσιμα αρχεία και αναφορές.

→ Αυτοματοποιημένη συλλογή ανατροφοδότησης - Παρακολουθήστε τα αποτελέσματα των κουίζ, τους χρόνους ολοκλήρωσης των ενοτήτων και τα αποτελέσματα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να προσαρμόσετε το εκπαιδευτικό υλικό στις ανάγκες των εκπαιδευομένων.

6. Ανεβάστε το περιεχόμενο

Προσθέστε στο TMS σας όλο το εκπαιδευτικό σας περιεχόμενο, από online μαθήματα έως άλλο εκπαιδευτικό υλικό, όπως PDF, βίντεο, αρχεία ήχου, έγγραφα word και διαδραστικά flipbooks.

Συμβουλή: Τα καλύτερα συστήματα αυτοματοποίησης σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε διαφορετικούς τύπους περιεχομένου σε ένα κομμάτι μάθησης ή ένα μάθημα κατάρτισης.

Μετά τη δημιουργία ενός μαθήματος ή μιας διαδρομής, μπορείτε να ορίσετε την ακολουθία μαθημάτων, να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα και τη σειρά με την οποία οι εκπαιδευόμενοι μπορούν να βλέπουν τα μαθήματα ή να εξελίσσονται στην πορεία.

7. Παρακολούθηση της προόδου και της αποτελεσματικότητας

Η δουλειά σας δεν τελειώνει μετά την έναρξη του αυτοματοποιημένου εκπαιδευτικού σας προγράμματος. Πρέπει ακόμα να παρακολουθείτε τις επιδόσεις των εκπαιδευομένων, τις βαθμολογίες των τεστ, τα ποσοστά ολοκλήρωσης των μαθημάτων και τα αποτελέσματα της εκπαίδευσης.

Επωφεληθείτε από τις δυνατότητες παρακολούθησης, ανάλυσης και αναφοράς του συστήματος διαχείρισης μάθησης, οι οποίες θα κάνουν όλη την προεργασία για εσάς.

‍Σύμβουλος: Όσο πιο προηγμένα είναι τα εργαλεία αναφοράς του λογισμικού σας, τόσο καλύτερες πληροφορίες θα έχετε.

Καλύτερες πληροφορίες σημαίνουν μια πιο ισχυρή κατανόηση του τι λειτουργεί ή δεν λειτουργεί στη στρατηγική κατάρτισης. Αυτή η γνώση θα σας επιτρέψει να κάνετε αλλαγές για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα του προγράμματός σας.

8. Αναγνώριση των επιτευγμάτων των εκπαιδευομένων

Η ανατροφοδότηση, η αναγνώριση και η επιβράβευση των εργαζομένων σας είναι το τέχνασμα για να τους παρακινήσετε να συνεχίσουν να μαθαίνουν και να βελτιώνουν τις δεξιότητές τους.

Σκεφτείτε έξω από τα συνηθισμένα και βρείτε συναρπαστικούς τρόπους για να το πετύχετε. 

Για παράδειγμα, μπορείτε να μετατρέψετε τη διαδικασία κατάρτισης σε παιχνίδι για να ενισχύσετε τη δέσμευση και να προκαλέσετε φιλικό ανταγωνισμό.

Απονέμετε σήματα και πιστοποιητικά στους εκπαιδευόμενους για να ενισχύσετε την αίσθηση της επιτυχίας τους και να τους ωθήσετε να ολοκληρώσουν τα μαθήματα.

💡 7 συμβουλές μπόνους για την εφαρμογή της αυτοματοποίησης της κατάρτισης

Συμβουλή #1: Ξεκινήστε με μικρό μέγεθος και στη συνέχεια κλιμακωθείτε. 

Εκτελέστε ένα πιλοτικό πρόγραμμα με μια συγκεκριμένη ομάδα ή ένα συγκεκριμένο μάθημα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα διδάγματα από την πιλοτική εφαρμογή για να διευκολύνετε το σχεδιασμό της εκπαίδευσής σας.

Συμβουλή #2: Δημιουργήστε πειράματα για να δοκιμάσετε την επίδραση διαφορετικών στρατηγικών. 

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δύο τύπους περιεχομένου σε μια φάση δοκιμής. Θα καταλάβετε ποιος υποστηρίζει την καλύτερη διατήρηση της γνώσης μετά από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Συμβουλή #3: Φροντίστε για διαφορετικά στυλ μάθησης ενσωματώνοντας πολλαπλούς τύπους μαθησιακού υλικού. 

Για παράδειγμα, προσφέρετε τόσο εκπαιδευτικά βίντεο όσο και σενάρια βίντεο ως εναλλακτική μέθοδο μάθησης. 

Συμβουλή #4: Ακούστε τους υπαλλήλους σας και σχεδιάστε την εκπαιδευτική σας εμπειρία σύμφωνα με τις επιθυμίες και τις προτιμήσεις τους και όχι με αυτό που νομίζετε ότι θα ήθελαν ή θα προτιμούσαν. 

Συμβουλή #5: Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να μοιράζονται τακτικά με τους συναδέλφους τους ό,τι μαθαίνουν.

Συμβουλή #6: Υπάρχουν παράλογα ξεπερασμένα συστήματα LMS παλαιάς κοπής εκεί έξω. Φροντίστε λοιπόν να πάρετε κάτι σύγχρονο και αποτελεσματικό.

Συμβουλή #7: Γνωστοποιήστε με σαφήνεια πώς η κατάρτιση εντάσσεται σε ένα ευρύτερο πλαίσιο ανάπτυξης της σταδιοδρομίας. Ενσωματώστε την στο σχέδιο ανάπτυξης των υπαλλήλων σας.

➡️ Εκτελέστε προγράμματα κατάρτισης με αυτόματο πιλότο με το Zavvy

Το να παρέχετε στους υπαλλήλους σας την εκπαίδευση που χρειάζονται για να επιτύχουν τους επαγγελματικούς τους στόχους και να προωθήσουν την επιχείρησή σας δεν χρειάζεται να στερεί τη χαρά από όλους τους εμπλεκόμενους.

Με το διαισθητικό σύστημα διαχείρισης μάθησης της Zavvy, μπορείτε να αφαιρέσετε το άγχος από τη διαδικασία διαχείρισης της εκπαίδευσής σας, να κάνετε τους υπαλλήλους σας να ενθουσιαστούν με τη μάθηση και να βοηθήσετε τους διευθυντές σας να γίνουν σπουδαίοι ηγέτες.

Κλείστε τώρα ένα δωρεάν demo για να ανακαλύψετε πώς το Zavvy μπορεί να μετατρέψει το εκπαιδευτικό σας πρόγραμμα σε μια ιστορία επιτυχίας.