Αυτοματοποίηση ροής εργασίας HR: Αναβαθμίστε την εμπειρία των εργαζομένων

Monotonous, repetitive tasks have long made people feel like they're nothing but cogs in a machine.

Advances in AI and machine learning are allowing companies to streamline their workflows and processes in a quest for continuous improvement. Firms now realize that by automating most workflows, employees can finally start to make long-lasting contributions to the business' success. Thus, HR workflow automation is more than just a buzzword making the rounds of some professional circles. In fact, automation and the "future of work" are intimately related concepts.

Σε ένα περιβάλλον μετά την πανδημία, όπου οι άνθρωποι έχουν επαναξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο θέλουν να ζουν και να εργάζονται, είναι πλέον ζωτικής σημασίας για τις εταιρείες να κάνουν τους εργαζομένους να αισθάνονται ότι εκτιμώνται και ότι δεσμεύονται. Μια πρόσφατη έρευνα της εταιρείας συμβούλων McKinsey διαπίστωσε ότι έως και 55 τοις εκατό των εργαζομένων εκτιμούν τη μη οικονομική αναγνώριση έναντι των άμεσων μισθολογικών αυξήσεων. 

Συνεπώς, οι επιχειρήσεις δεν θα πρέπει να προσπαθούν να βελτιώσουν αποκλειστικά τα συστήματά τους, αλλά ολόκληρη την εμπειρία των εργαζομένων. Μπορείτε να δώσετε τη δυνατότητα στους υπαλλήλους σας να εκτελούν καλύτερα τους ρόλους τους μέσω αυτοματοποιημένων ροών εργασίας HR που είναι πιο σχετικές, ελκυστικές και ενδυναμωτικές.

⚙️ What is workflow automation?

Τι είναι η αυτοματοποίηση ανθρώπινου δυναμικού; 

Η αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει την ανάθεση κοινών διαδικασιών και καθηκόντων σε λογισμικό. Μερικά από τα συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Κεντρικοί πίνακες ελέγχου όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγχουν τις αποζημιώσεις, τις άδειες και την εξέλιξη των επιδόσεών τους
• Ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών (RPA) για την υποβολή φορολογικών δηλώσεων
• Επεξεργασία προ-επιβίβασης, επιβίβασης και αποβίβασης
• Διαχείριση μισθοδοσίας και διανομή μισθών
• Προσαρμογή προγραμμάτων κατάρτισης ανά τμήμα ή ομάδα.

Οι τεράστιες εξελίξεις στον τομέα της αυτοματοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού έχουν διευκολύνει την απομακρυσμένη και υβριδική εργασία. Τα οφέλη από την απελευθέρωση των εργαζομένων και των επαγγελματιών του τομέα των ανθρώπινων πόρων για να κάνουν εργασίες υψηλής αξίας με ελάχιστα λάθη έχουν οδηγήσει στην επέκταση της αγοράς τεχνολογίας ανθρώπινων πόρων. Η εταιρεία ερευνών Statista προβλέπει ότι ο κλάδος θα αυξηθεί από 47,5 δισ. δολάρια το 2019 σε 90 δισ. δολάρια μέχρι το 2025.

Τι είναι η ροή εργασιών;

Μια ροή εργασιών είναι μια σειρά από λεπτομερείς εργασίες που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας ή ενός αποτελέσματος. Συχνά είναι επαναλαμβανόμενες και υψηλού όγκου. Επιπλέον, ανάλογα με το τμήμα ή τη γραμμή εργασίας, τείνουν να έχουν ελάχιστες ενημερώσεις. 

Συμβουλή: Λόγω της προβλεψιμότητας και της δομημένης φύσης τους, οι ροές εργασίας είναι ιδανικές για αυτοματοποίηση. 

Οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι η αυτοματοποίηση ροής εργασιών αφορά μόνο εργασίες χαμηλής αξίας, αλλά μπορεί επίσης να εφαρμοστεί στην εταιρική στρατηγική και διαχείριση.

Όταν οι ροές εργασίας είναι αυτοματοποιημένες, το εργαλείο λογισμικού της επιλογής ακολουθεί διαδικασίες με αλγόριθμους βασισμένους σε κανόνες, οι οποίοι επιτρέπουν τον προγραμματισμό καθημερινών εργασιών. Ορισμένα παραδείγματα εργασιών είναι: αντιγραφή και επικόλληση, συμπλήρωση φορμών και αποστολή μηνυμάτων σε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επειδή αυτές οι ροές εργασίας είναι πλέον τυποποιημένες, έχουν σχεδόν μηδενικά ποσοστά σφάλματος, εκτός εάν υπάρχουν βλάβες στις υποδομές ή επιθέσεις στον κυβερνοχώρο.

📊 Οφέλη από την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών HR

Το άρθρο μας σχετικά με 30 στατιστικά στοιχεία για την αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού που πρέπει να γνωρίζετε το 2022 παραθέτει πολλαπλά οφέλη από την αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού. Τι γίνεται όμως με την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών HR, ειδικότερα;

Τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης της ροής εργασιών ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να υπερβούν την απλή διαγραφή των καθηκόντων της ημέρας και τη μετάβαση στην επόμενη λίστα. Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών μπορεί να βελτιώσει τη συνολική εμπειρία των εργαζομένων και τα εταιρικά κέρδη.

1. Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών ανθρώπινου δυναμικού συμβάλλει στην προτεραιότητα της κοινωνικής δέσμευσης έναντι των αλληλεπιδράσεων των μηχανών. Μια καλή ροή εργασιών μπορεί να καθοδηγήσει τους υπαλλήλους να γίνουν πιο αποτελεσματικοί στην εργάσιμη ημέρα τους. Αυτό τους απελευθερώνει να κάνουν καταιγισμό ιδεών, να συνεργάζονται με συναδέλφους πάνω σε πιο σύνθετα έργα και να αναπτύσσουν ουσιαστικές σχέσεις. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό επειδή οι ποιοτικές σχέσεις συμβάλλουν στη δημιουργία της αίσθησης του ανήκειν των εργαζομένων και στη μείωση του κύκλου εργασιών.
2. Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να αποφέρει στις εταιρείες έως και 400 τοις εκατό απόδοση των επενδύσεων (ROI). Διαβάσατε σωστά, 400 τοις εκατό, σύμφωνα με μελέτη της ειδησεογραφικής εταιρείας AI/ML VentureBeat. Μερικά παραδείγματα που ανέφεραν ήταν ασφαλιστικές εταιρείες που αυτοματοποιούσαν τη ροή εργασίας για την υποβολή προσφορών σε πελάτες, ώστε να δημιουργούνται αυτόματα προτάσεις που έδιναν στις προοπτικές μια ολοκληρωμένη σύγκριση δίπλα-δίπλα των διαφόρων παρόχων. Ένα άλλο αξιοσημείωτο παράδειγμα είναι η εταιρεία τεχνολογίας Bosch, η οποία εξοικονόμησε μισό εκατομμύριο δολάρια ετησίως όταν αυτοματοποίησε τις ροές εργασίας διαχείρισης του δικτύου προμηθευτών της.

3. Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη υπευθυνότητα, διαφάνεια και αυξημένη βελτίωση των διαδικασιών. Επειδή τα ταμπλό αυτοματοποίησης μπορούν να συλλέγουν και να αναλύουν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, η διοίκηση μπορεί να έχει πολύτιμες πληροφορίες που θα τη βοηθήσουν να σχεδιάσει τις επόμενες στρατηγικές αυτοματοποίησης. Αυτό μπορεί να σημαίνει βελτίωση των υφιστάμενων ροών εργασίας ή εφαρμογή παρόμοιων βελτιώσεων σε άλλες χειροκίνητες διαδικασίες. Μπορεί επίσης να εντοπίσει τομείς βελτίωσης, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπων που χρειάζονται επιμόρφωση.

👀 What does this look like in practice? 3 examples

Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει συνήθως τυποποιημένες διαδικασίες που αφορούν σχεδόν όλους τους υπαλλήλους. Οι πιο κρίσιμες είναι η ένταξη, η εκπαίδευση των διευθυντών και η ανάπτυξη των εργαζομένων. 

✈️ Onboarding 

Οι πρώτοι μήνες ένταξης σε μια εταιρεία είναι απαραίτητοι και μπορεί να είναι νευραλγικοί για τον νέο εργαζόμενο. Σύμφωνα με μια μελέτη του παρόχου λογισμικού BambooHR, το 17% των εργαζομένων αποχωρεί μέσα στους πρώτους έξι μήνες, ιδίως μεταξύ των εργαζομένων αρχικών επιπέδων. Όταν ρωτήθηκαν σχετικά με τη "λίστα επιθυμιών της πρώτης εβδομάδας", οι εργαζόμενοι ανέφεραν την εκπαίδευση στην εργασία, την επανεξέταση των πολιτικών της εταιρείας, τη ρύθμιση του εξοπλισμού και την καθοδήγηση.

Αυτές οι προτιμήσεις δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι θέλουν να έχουν σαφείς οδηγίες για το τι πρέπει να κάνουν στη συνέχεια. Επιπλέον, θέλουν ένα φιλικό πρόσωπο και όχι ένα εντελώς αυτόνομο σύστημα ανθρώπινου δυναμικού. Ο καλύτερος τρόπος με τον οποίο οι εταιρείες μπορούν να το πετύχουν αυτό είναι να δημιουργήσουν μια ολιστική ροή εργασίας για την εισαγωγή των εργαζομένων που θα κάνει τους εργαζόμενους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι, σίγουροι και ενσωματωμένοι στην εταιρική κουλτούρα.

Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας εισαγωγής μπορεί να μοιάζει ως εξής:

On the first day: allocate a comprehensive, interactive checklist to guide new joiners, keep them organized, and orient them on company background and vision.

Τον πρώτο μήνα ή 30 ημέρες (το στάδιο της μάθησης): αναθέστε στόχους που θα τους προσανατολίσουν σχετικά με τον σκοπό του ρόλου τους ή των ομάδων τους και του διαφορετικού εξοπλισμού, των εργαλείων και των συστημάτων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

1. συνδέσμους προς εσωτερικό υλικό,
2. μια λίστα με τους λογαριασμούς του συστήματος και τον τρόπο ενεργοποίησής τους,
3. προγραμματισμένες συναντήσεις με σημαντικούς διευθυντές και βασικούς συνεργάτες.

Ο δεύτερος μήνας (Ημέρες 31-60, το Στάδιο Εκπαίδευσης): καθοδηγήστε τους εργαζόμενους καθώς αρχίζουν να μπαίνουν στο κλίμα και να κατανοούν πώς οι ρόλοι τους ταιριάζουν με τους γενικούς στόχους της εταιρείας. Ορισμένες συγκεκριμένες δραστηριότητες περιλαμβάνουν:

1. προγραμματισμένη συμμετοχή σε ζωντανές συνεδριάσεις,
2. εμπεριστατωμένη κατάρτιση σχετικά με τη σουίτα προϊόντων και υπηρεσιών της εταιρείας,
3. προγραμματισμένες συνεδρίες ανατροφοδότησης ένας προς έναν με τους διευθυντές τους για έγκαιρη ενημέρωση.

Ο τρίτος μήνας (Ημέρες 61-90, το στάδιο της λογοδοσίας): Σε αυτό το στάδιο, οι εργαζόμενοι μπορούν να αρχίσουν να έχουν μεγαλύτερη αυτονομία. Μπορούν:

1. να αναφέρουν το επιθυμητό πρόγραμμα κατάρτισης, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης συνεδρίων και διαδικτυακών σεμιναρίων,
2. να αρχίσετε να συμμετέχετε σε μεγάλα έργα, 
3. προγραμματίστε συναντήσεις με τους διευθυντές για να αναλύσετε τις συνολικές επιδόσεις τους μέχρι στιγμής.

💪 Εκπαίδευση διευθυντών

Η προαγωγή ως νέος διευθυντής μπορεί να προκαλέσει μεγάλη αυτοαμφισβήτηση και το σύνδρομο του απατεώνα. Ο καλύτερος τρόπος με τον οποίο οι εταιρείες μπορούν να ενδυναμώσουν τους διευθυντές τους είναι να τους αναθέσουν μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών που θα τους παρέχει λεπτομερή καθοδήγηση ώστε να αποκτήσουν μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση στους διευρυμένους ρόλους τους. 

Additionally, an automated manager training workflow can help established managers stay updated on the latest leadership trends and management systems.

Ένα ισχυρό πρόγραμμα εκπαίδευσης ηγεσίας διασφαλίζει ότι η επόμενη γενιά διευθυντών θα ενεργεί σύμφωνα με το πνεύμα του ήθους και των στρατηγικών στόχων της εταιρείας. Η εκπαίδευση ηγεσίας επιτρέπει επίσης μια ολοκληρωμένη μεταφορά γνώσεων που είναι ζωτικής σημασίας για τους εργαζόμενους σε όλα τα επίπεδα. 

Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας εκπαίδευσης διευθυντών μπορεί να μοιάζει με την εξής:

• Weekly: real-time guidance. Mentors can send tips, tricks, and strategies to new managers before key events like addressing the team for the first time or giving a presentation to upper management.
• First month: formal leadership training. Enroll new managers automatically upon promotion.
• Monthly: dealing with challenges. This workflow can focus on delving into various complex scenarios, such as firing/suspending employees, salary negotiations or disputes, or counseling team members with mental health challenges. For example, with microlearning, the new manager will receive engaging course content delivered in such a way that it reinforces or adds to their knowledge. 

Συμβουλή: Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί επίσης να ενσωματώσει και άλλες εργασίες στη ροή εργασίας, όπως ένα επαναλαμβανόμενο γεύμα ή δείπνο με συναδέλφους διευθυντές για τη δημιουργία σχέσεων και την παροχή ενός χώρου για συζητήσεις μεταξύ ομοτίμων και ανταλλαγή γνώσεων.

🌱 Ανάπτυξη εργαζομένων

Σύμφωνα με μελέτη της εταιρείας αναλύσεων Gallup, το 87% των Millennials θεωρούν την επαγγελματική ανάπτυξη και την εξέλιξη της καριέρας τους ως τους κύριους παράγοντες της δέσμευσής τους στην εργασία. Επιπλέον, η συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων(94%) θα παρέμενε περισσότερο αν η εταιρεία τους επένδυε στην επιμόρφωση. Ως αποτέλεσμα, πολλές εταιρείες διαθέτουν πλέον τα δικά τους συστήματα διαχείρισης μάθησης, επίσημα προγράμματα καθοδήγησης και προγράμματα κατάρτισης ηγετικών στελεχών.

Οι περισσότεροι άνθρωποι βλέπουν την ανάπτυξη των εργαζομένων ως εκπαίδευση, αλλά αυτό είναι μόνο ένα συστατικό στοιχείο. Η ανάπτυξη των εργαζομένων είναι ένα πρόγραμμα-ομπρέλα που καλύπτει ολόκληρη την εξέλιξη της σταδιοδρομίας εντός της εταιρείας. Έτσι, όχι μόνο ενθαρρύνει την αφοσίωση, αλλά είναι επίσης ένα κρίσιμο στοιχείο της σχεδιασμού διαδοχής.

Μια αυτοματοποιημένη ετήσια ροή εργασίας για την ανάπτυξη των εργαζομένων μπορεί να μοιάζει ως εξής:

• First-quarter of the year: establish SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time-based) goals for the year, including the training needed to succeed and the measures to evaluate this success.

• Midyear: kickstart the mid-year evaluation program, including analyzing the progress your employee has made towards their goals: did they meet some in advance? Are there some goals lagging behind? Gathering feedback from stakeholders is also essential to developing leadership and stakeholder management skills.

• Year-end: schedule a meeting with employees to analyze their growth within the year, the areas of strength and improvement, and how the company can help them in their succeeding career goals.

Είναι επίσης σημαντικό να προγραμματίζετε μια τακτική συνεδρία προσωπικής ανατροφοδότησης ή καθοδήγησης για να ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους και να λαμβάνετε συνεχώς τα σχόλιά τους, να κατανοείτε τις μοναδικές προκλήσεις τους και να δημιουργείτε καλύτερα προγράμματα για την υποστήριξή τους.

📈 How automation changes the role of People Operations

Οι ανθρώπινες λειτουργίες είναι ένα υποσύνολο του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού που επικεντρώνεται στη δέσμευση και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Αυτή η επιχειρηματική λειτουργία διασφαλίζει ότι οι ανάγκες και οι προτιμήσεις των εργαζομένων λαμβάνονται προσεκτικά υπόψη και ενσωματώνονται στα προγράμματα και τα συστήματα ανθρώπινου δυναμικού. Αυτό σημαίνει ότι διασφαλίζεται ότι όλες οι διαδικασίες - από την πρόσληψη έως την ένταξη και την αποχώρηση - γίνονται με γνώμονα την ευημερία του εργαζομένου.

Η αυτοματοποίηση ροής εργασιών μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση των People Ops με τρεις σημαντικούς τρόπους:

• Data-driven decision-making. The availability of online dashboards and systems can provide unlimited, real-time data that accurately captures employee behavior and feedback. This information is crucial in designing better human-centric systems.

• Prioritizing human experience over manual tasks. Instead of HR teams stuck in an endless cycle of filing taxes, chasing after signatories, and scheduling meetings all day long, automated workflows allow them to check in on potential candidates and new employees. Thus, People Ops can focus on understanding the complex needs of the workforce and how the company can address those needs.

• Create a long-lasting company brand that attracts top talent. The influence of the Baby Boomer generation is waning, and the workforce is now predominantly composed of Millennials and Gen Z. These generations tend to look for new jobs every year or so and are very picky about choosing their employer. Companies can strike the right chord with progressive-minded workers by creating a holistic workflow system that affirms their values and goals.

✏️ How to choose the right HR workflow automation software

Υπάρχουν δεκάδες πάροχοι υπηρεσιών αυτοματισμού και ορισμένοι έχουν συγκεκριμένες ειδικότητες. Το ερώτημα που πρέπει πρωτίστως να εξετάσετε είναι: τι χρειάζεται η εταιρεία σας; Ποιος είναι ο στόχος σας για την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας ανθρώπινου δυναμικού; Είναι να εξορθολογήσετε τις εργασίες διαχείρισης ή είναι να αυτοματοποιήσετε τα εκπαιδευτικά σας προγράμματα;

Ακολουθούν τρεις πρόσθετες ερωτήσεις:

• Ποια είναι τα υφιστάμενα εργαλεία των συστημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS); Εάν πρόκειται να εντάξετε έναν νέο πάροχο, βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό του μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα στο τεχνολογικό σας οικοσύστημα.
• Πώς μπορείτε να μεγιστοποιήσετε το ROI; Επικεντρώνεται το νέο λογισμικό μόνο στην εκπαίδευση, ειδικότερα; Μπορεί το σύστημα να προσαρμοστεί ώστε να ενσωματώσει πρόσθετα χαρακτηριστικά; Πόσο ευέλικτος είναι ο πάροχος υπηρεσιών;
• Είναι το σύστημα αυτοματοποίησης ροής εργασιών φιλικό προς τον χρήστη; Πόση εκπαίδευση απαιτείται για τους υπαλλήλους σας; Παρέχει ο πάροχος λογισμικού δωρεάν ετήσια εκπαίδευση για τις νέες ενημερώσεις;

➡️ Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας σας People Ops με τη Zavvy

Με τη λύση λογισμικού μας, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες και διαδραστικές ροές εργασίας, όπως εισαγωγή, εκπαίδευση, ανατροφοδότηση και ανάπτυξη.

Our workflow builder is so flexible that you can create any program, whether automated manager training for new leaders, coffee roulettes for new joiners, or detailed career tracking.

Έχουμε μια γκαλερί προτύπων που μπορεί να χρησιμεύσει ως οδηγός και έμπνευσή σας καθώς δημιουργείτε τη δική σας ροή εργασίας.

Το σύστημά μας μπορεί επίσης να ενσωματωθεί στα υπάρχοντα εργαλεία σας, όπως το Slack, το Microsoft Teams και το Notion. Σε περίπτωση που έχετε οποιεσδήποτε ανησυχίες ή διευκρινίσεις, οι εξειδικευμένοι διαχειριστές επιτυχίας πελατών και η ομάδα υποστήριξής μας είναι σε ετοιμότητα για να σας βοηθήσουν.

Μερικά από τα σημαντικότερα σημεία:

🚀 Onboarding workflows that take newcomers by the hand and lead them to full integration and productivity.
🌱 Career paths that create role clarity and guide people along their development path.
🔄 Feedback systems that can be customized as desired and that lead to a culture of growth and learning.
☕️ Coffee roulettes to connect colleagues remotely.
🏅 Training programs that deliver content step by step instead of overwhelming learners.