Seviye Atlama Toplantıları ile İşyeri İletişimini Güçlendirmek: Kesin Bir Kılavuz

Çin fısıltıları oyunu gibi - önemli mesajlar işyerinde kademeler arasında geçerken çarpıtılabilir. Çin fısıltıları oyununun aksine, bu eğlenceli değildir. 

Bu çarpıklık karar vericiler ve sıradan çalışanlar için sinir bozucu olabilir: üst yönetim büyük resmi aktaramaz ve çalışanlar iş yerinde acil ihtiyaçlarının göz ardı edildiğini hisseder. 

Seslerinin duyulduğunu hisseden çalışanlar iş yerinde 4,6 kat daha üretken oluyor. 

Atlama seviyesi toplantıları, "ortadaki adamın" ne düşündüğü konusunda endişelenmeden net, iki yönlü iletişime başlamanızı sağlayabilir. Bu kılavuzla bu toplantılarda başarılı olmaya başlayın. 

Üst düzey toplantıları atlamak için bu kesin kılavuzda, şunları yapacağız:

• Atlama düzeyi toplantılarının ne olduğunu ve neden önemli olduğunu açıklayın. Bu anlayış, elinizdeki sorunu çözmeye yönelik ilk adımınız olacak ve kuruluşunuzdaki iletişim boşluğunu kapatacaktır.
• Atlama seviyesi toplantılarını kuruluşunuza tanıtmanın pratik adımlarını listeleyin.
• Çalışanlarınızı açık diyaloğanasıl hazırlayacağınızı anlatın.

👀 Yasal Uyarı: İşyerinde iletişimi geliştirmek sadece daha fazla konuşmakla ilgili değildir. Daha iyi konuşmakla ilgilidir. Biz de bunu yapmanıza yardımcı olacağız. 

🤝 Atlama seviyesi toplantısı nedir?

Seviye atlama toplantısı, üst düzey bir yönetici veya idareci ile örgütsel hiyerarşide bir veya daha fazla alt seviyedeki çalışanlar arasında, ilk yöneticilerini veya amirlerini atlayarak yapılan bir görüşmedir.

Atlama seviyesi toplantılarının amacı

Bu toplantıların amacı 

• Çalışanlardan filtrelenmemiş, ilk elden içgörüler elde edin. 
• İletişimi geliştirin. 
• Ekibin moralini, karşılaştığı zorlukları ve genel iş memnuniyetini daha iyi anlamanızı sağlar.

Bu senaryoyu düşünün: Hızlı tempolu bir yazılım firmasında titiz bir kalite güvence analisti olan Emma, ürün testlerinde bir verimsizlik olduğunu fark eder. Gözlemleri, ele alındığı takdirde tüm süreci kolaylaştırarak zamandan ve şirket kaynaklarından tasarruf sağlayabilecek tekrarlayan bir hatayı ortaya çıkarıyor. 

Ancak önerileri günlük operasyonlar, ekip toplantıları ve amirine rapor sunma karmaşası içinde kaybolup gidiyor.

Bir gün, şirketin CTO'su ile üst düzey bir toplantıya davet edilir; bu toplantı, üst yönetimini atlayarak doğrudan bir diyalogdur. 

CTO'ya hitap ederek görüşlerini paylaşır ve düzenli toplantılarda elde edemeyeceği bir fırsat olan ayrıntılı bir çözüm sunar. CTO derhal test sürecinin gözden geçirilmesini emreder.

Atlama düzeyindeki bir toplantının değeri burada yatar - organizasyon yapısının derinliklerindeki bireyler, sahadaki içgörülerini dümendekilerle paylaşabilir.

🏆 Bir kuruluşta seviye atlama toplantıları neden önemlidir? 5 Temel faydalar

Önceki örneğimizdeki Emma'yı hatırlıyor musunuz? Seviye atlama toplantısından sonra kendisine daha fazla değer verildiğini hissetti, fikirleri uygulanmaya başladı ve şirketin vizyonunu daha net bir şekilde anladı. 

Bu değişikliklerin temel faydalarını inceleyelim.

Doğrudan iletişimi kolaylaştırın

Düzenli atlama seviyesi toplantılarında, liderler ve yönetici olmayan çalışanlar, herhangi bir orta katman sulandırması olmadan birbirlerinin bakış açılarını anlayabilirler. Bu, herkesi aynı sayfada buluşturan filtrelenmemiş, iki yönlü bir diyaloğu teşvik eder.

Peki doğrudan iletişimi neden önemsemelisiniz? 

Üst düzey bir çalışan olarak, birkaç basamak altınızdaki çalışanlarla doğrudan temasınızın miktarını abartıyor olma ihtimaliniz yüksektir. Bu da şu anlama gelir: aynı grup insanla kurduğunuz güveni abartıyorsunuz. 

Sorunları tanımlayın

Atlama seviyesi toplantılarının önemli bir faydası, fark edilmeyebilecek gizli sorunları ortaya çıkarma kabiliyetidir. 

Bu doğrudan kanal olmasaydı Emma'nın anlayışlı fikirleri duyulmamış olabilirdi. Sonunda saygısızlığa uğradığını düşünerek hayal kırıklığı içindeişten ayrılmış olabilir(geçen yıl işten ayrılanların %57'si gibi). Şirketi harika bir çalışanını kaybedecek ve yine de sistem hatalarını sürdürmeyi başaracaktı.

Liderler tabandan gelen bilgiye ulaşabilir ve asıl işe daha yakın olan kişilerle konuşarak darboğazları tespit edebilirler. 

Daha derin içgörüler elde edin

Liderler çalışanların günlük zorluklarını daha iyi anlar ve çalışanlar da kurumun kararlarına yön veren büyük resmi görür. Bu ortak anlayış, daha iyi sorun çözme ve karar alma süreçlerini teşvik eder ve bir öğrenme kültürünü destekler.

Slintel ve Mesh.ai'nin eski İçerik Pazarlama Müdürü Harsha Annadurai , seviye atlama toplantılarının çalışanlara şirket misyonlarını anlamanın veya endişelerini iletecekleri birilerinin olmasının ötesinde yardımcı olduğunu söylüyor. Şöyle diyor:

"Üst düzey toplantılar harika çünkü çalışanların çözdükleri sorunlara stratejik bir açıdan bakmalarını sağlıyor. Liderlerle yapılan sohbetler, projeyi bir bağlama oturtmalarına ve yönünü daha iyi ayarlamalarına yardımcı olur."

Geri bildirim kültürünü kolaylaştırın 

Üst düzey toplantılar, geri bildirim vermek ve almak için mükemmel bir platform görevi görür.

Liderler doğrudan rehberlik sağlayabilir ve çalışanlar mevcut sistemler hakkındaki endişelerini veya önerilerini dile getirebilir - ve %75'i için bu bir oyun değiştiricidir.

İlişkiler kurun 

Özünde, seviye atlama toplantıları liderliği insanileştirerek onları daha ulaşılabilir hale getirir. Ayrıca çalışanların duyulduklarını ve takdir edildiklerini hissetmelerini sağlar. 

Sonuç mu? Kurumda moral, bağlılık ve sadakatin artmasına yol açan bir güven temeli.

🤝 İşyerinde anlamlı bağlantılar kurmak için daha fazla yardım ister misiniz? Bu yolculuğa nasıl başlayabileceğinizi görmek için bağlantı programlarımızı keşfedin.

🆚 Standart yönetici 1:1'leri ve atlama seviyesi toplantıları: Temel farklılıklar

Standart yönetici 1:1'leri ve atlama seviyesi toplantıları bir kuruluşun iletişim cephaneliğinde değerli araçlar olsa da, farklı hedefleri ve yapıları vardır. Bu farklılıkları anlamak, onları etkili bir şekilde kullanmanın anahtarıdır.

Standart yönetici 1:1'ler

Ne olduklarını

Bunlar bir yönetici ile doğrudan bağlı olduğu kişi arasında yinelenen toplantılardır. Burada genellikle acil görevlere, proje güncellemelerine ve kişisel gelişime odaklanılır.

Kısa vadeli odaklanma

Bu tartışmalar genellikle eldeki görevler, yaklaşan son tarihler ve çalışanın karşılaşabileceği acil endişeler veya engelleyicilerin ele alınması etrafında şekillenir.

Doğrudan geri bildirim

Çalışanlar doğrudan üst düzey yöneticilerinden geri bildirim alırlar ve bu da performans gelişimlerine ve kariyer büyümelerine rehberlik edebilir.

Kişisel gelişim

Bu toplantılar genellikle yöneticilerin doğrudan raporlarına koçluk yapmalarına olanak tanıyarak beceri gelişimlerine ve kariyer ilerlemelerine yardımcı olur.

Atlama düzeyi toplantılar

Ne olduklarını

Bunun aksine, üst düzey toplantılar üst düzey bir lider ile yönetici olmayan çalışanları içerir. Her iki taraf için de daha geniş kurumsal içgörüler elde etme fırsatı sunarlar.

Uzun vadeli stratejik odaklanma

Bu toplantılar genellikle daha geniş şirket stratejilerine, uzun vadeli profesyonel hedeflere ve büyük resim tartışmalarına odaklanır. Çalışanların, yaptıkları işin genel şirket vizyonuna nasıl katkıda bulunduğunu anlamalarına yardımcı olurlar.

Filtresiz iletişim

Üst düzey toplantılar, yönetici olmayan personelin fikirlerini, içgörülerini veya endişelerini liderlikle doğrudan paylaşmaları için bir platform sağlar ve olası orta yönetim filtrelerini atlar.

Schindler Hindistan CEO'su ve Başkanı Ashok Ramcharand , bunun büyüsüne ilk elden tanık oldu. Linkedin'de şöyle diyor:‍

"Yurtdışında çalışırken, doğrudan muhataplarımdan biri olarak çok dik kafalı bir kişi vardı. Kendisine ne yapacağının söylenmesinden hiç hoşlanmaz ve soru sorulmasını istemezdi.

Bu özelliğini fark ettim ve fikirlerimi asla ona zorla kabul ettirmemeye özen gösterdim. Bunun yerine onunla düzenli toplantılar düzenleyerek aylık sonuçları gözden geçirdim ve nerede boşluk varsa ondan planını paylaşmasını istedim. Bu çok işe yaradı ve o da çok mutlu oldu.

Atlama düzeyinde toplantılar yapmaya başladım. Şaşırtıcı bir şekilde, ekibindeki neredeyse herkes onun mikro yönetim uyguladığından ve hayatlarını cehenneme çevirdiğinden şikayet ediyordu.

Başkalarına ne yapmaları gerektiğini söyleyen insanların, kendilerine aynı şekilde davranılmasından hoşlanmamaları garip değil mi?"

Güven inşa etmek 

Üst düzey toplantılar liderlik ile ön saflardaki çalışanlar arasında yakınlık kurarak liderliğin daha ulaşılabilir olmasını ve çalışanların kendilerini daha değerli hissetmelerini sağlayabilir.

Her iki toplantı türü de önemli bir değere sahip olmakla birlikte, bunların kullanımı ulaşmak istediğiniz belirli hedeflere bağlıdır. 

Kuruluşunuzda iletişim ve geri bildirime yönelik çok yönlü bir yaklaşım için standart yönetici 1:1'leri ve atlama seviyesi toplantılarının bir karışımını dahil edin.

💬 Atlama seviyesi toplantılarını şirketinize nasıl tanıtırsınız ? (+ Örnek e-posta)

Kuruluşunuza yeni bir uygulama getirmek şeffaflık ve sağlam bir iletişim planı gerektirir. Çalışanların seviye atlama toplantılarını bir tehdit olarak değil, bir fırsat olarak görmelerini istersiniz.

İşte bunu nasıl yapabileceğiniz.

Net hedefler belirleyin

Konsepti uygulamaya koymadan önce, neden seviye atlama toplantılarını başlattığınızı tanımlayın. 

İster bir geri bildirim kültürünü teşvik etmek ister çalışan zorluklarını daha iyi anlamak olsun, hedefler konusunda net olun.

Şeffaf bir şekilde iletişim kurun

Tüm çalışanların katıldığı bir toplantı düzenleyin veya şirket genelinde seviye atlama toplantılarının ne olduğunu, amacını ve ne olmadığını (yani performans değerlendirmesi veya sorun işareti olmadığını) açıklayan bir e-posta gönderin. 

💡 İpucu: Bu toplantıların açık diyalog için güvenli bir alan olduğunu yineleyin.

Endişeleri hafifletin

Çalışanlara bu toplantıların yöneticilerin altını oymak veya cezalandırıcı önlemlere yol açmak için yapılmadığı konusunda güvence verin. Doğrudan iletişimi teşvik etmek ve şirketi geliştirmekle ilgilidir. 

💡 İpucu: Çalışanlarınızı bu oturumlar sırasında düşüncelerini, fikirlerini ve karşılaştıkları zorlukları dile getirmeleri için teşvik edin.

Yöneticilerin rolü

Yöneticileri sürece dahil edin ve rollerini açıklayın. Kendilerinin bypass edilmediğini veya incelenmediğini, ancak bu sürecin şirketteki tüm seslerin duyulmasını ve anlaşılmasını sağladığını açıkça belirtin.

İşte özelleştirebileceğiniz örnek bir e-posta:

Konu: Seviye Atlama Toplantılarına Giriş: İletişim Kanallarımızı Güçlendirmek

Sevgili ekip,

Umarız bu e-posta size iyi gelir. Bu e-postayı, başlattığımız heyecan verici yeni bir girişimi paylaşmak için yazıyoruz - atlama düzeyi toplantılar. İşte bunun ne olduğuna dair temel bir özet. 

→ Atlama seviyesi toplantıları nedir? Bunlar, üst düzey liderlerin sizinle doğrudan bağlantı kuracağı toplantılardır. Amaç, birbirimizi anlamamıza ve şirketimizi geliştirmemize yardımcı olacak açık ve şeffaf bir diyalog oluşturmaktır.

→ Atlama seviyesi toplantısının amacı nedir?? Büyüdükçe, her düzeyde etkili iletişim kurduğumuzdan ve görüşlerinizin duyulup değer verildiğinden emin olmak istiyoruz. Bu toplantılar deneyimlerinizi, fikirlerinizi ve zorluklarınızı doğrudan liderlikle paylaşmanıza olanak tanıyacaktır.

→ Bu bir performans değerlendirmesi mi? Kesinlikle değil. Atlama seviyesi toplantıları performans değerlendirmeleri veya hiyerarşik gözetim ile ilgili değildir.

Önümüzdeki haftalarda, bu toplantıları nasıl yürüteceğimize dair daha fazla ayrıntı paylaşacağız. Bu arada, herhangi bir sorunuz olursa bize ulaşmaktan çekinmeyin.

En iyisi,

[Adınız]

[Pozisyonunuz]

💡İpucu: Seviye atlama toplantılarının ne olduğunu hemen açıklığa kavuşturarak beklentileri doğru bir şekilde belirleyeceksiniz. 

📧 Üst düzey toplantı davet şablonu

Konu: Üst düzey liderin adı] ile üst düzey toplantı

Merhaba [Çalışanın adı],

Umarım iyi gidiyorsunuzdur. Farklı seviyelerden ekip üyeleriyle doğrudan bağlantı kurmaya hevesliyim ve ikimiz için de sohbet etmenin değerli olacağını düşündüm.

Bu benim için sizi dinlemek, deneyimlerinizden öğrenmek ve [Şirket adı]'nı nerede daha iyi hale getirebileceğimizi görmek için bir fırsat.

Detaylar:

• Tarih: [Tarih belirtin]
• Zaman: [Zaman belirtin]
• Mekan: [Konum belirtin veya video konferans bağlantısı ekleyin]

Üst düzey toplantı gündemini atlayın:

1. Deneyimlerinizi ve düşüncelerinizi paylaşın.
2. Fikirlerinizi veya geliştirebileceğimizi düşündüğünüz alanları paylaşın.
3. Aklınıza gelebilecek her türlü soru veya endişeyi ele alın.
4. Burada yolculuğunuz hakkında genel bir sohbet yapın.

Bir çalışan seviye atlama toplantısına nasıl hazırlanmalıdır : Kesin bir hazırlık gerekmemekle birlikte, tartışmak istediğiniz geri bildirimler veya konular hakkında düşünmek faydalı olabilir.

Sohbetimizin açık bir diyalog platformu olduğundan ve tüm tartışmaların gizli kalacağından emin olabilirsiniz.

Önerilen zamanda gelemezseniz endişelenmeyin. Lütfen [Organizatörün adı]'na haber verin ve yeniden planlayalım.

Sohbetimizi dört gözle bekliyorum!

En iyisi,

[Kıdemli liderin adı]
[Pozisyon]

💡 6 Atlama düzeyinde bir toplantı yürütmek için en iyi uygulamalar

Üst düzey toplantılar, kurumsal iletişimi geliştirmek için harika bir araçtır. Yine de, her araç gibi, stratejik olarak kullanıldıklarında en iyi sonucu verirler. 

İşte atlama düzeyi toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayacak bazı en iyi uygulamalar.

Gizliliği sağlayın

Bu toplantılar sırasında paylaşılan bilgilerin gizli kalacağını ve hiçbir şekilde kimseye karşı kullanılmayacağını açıkça belirtin. Doğrudan yöneticilerinin veya raporlarının bu görüşmenin bir parçası olmadığını, en azından izlenebilir bir şekilde olmadığını açıkça belirtmeniz gerekir. 

Net beklentiler belirleyin

Çalışanlarınızın bunun bir performans değerlendirmesi veya şikayet oturumu değil, yapıcı bir konuşma fırsatı olduğunu anlamaları için toplantının amacını önceden belirtin.

Toplantı gündemini önceden paylaşın

Bu, katılımcıların hazırlanmasına ve düşüncelerini toplamasına olanak tanıyarak toplantıyı daha verimli hale getirir. Ayrıca onları gündeme kendi maddelerini eklemeye davet edebilir ve böylece onların gündeme getirecekleri konulara hazırlanabilirsiniz. 

💪 Etkili bir gündem hazırlamak için yardıma mı ihtiyacınız var? Bu kullanışlı atlama düzeyi toplantı şablonuna göz atın.

Soruları önceden hazırlayın

Anlamlı bir sohbeti kolaylaştırmak için, açık uçlu yanıtları teşvik eden düşünceli sorular hazırlayın. 

🚀 Bu atlama seviyesi toplantı soruları kılavuzu ile bir başlangıç yapın.

Geri bildirime açık olun

Atlama düzeyindeki bir toplantı rahatsız edici olabilir. Çalışanlarınız doğrudan yönetimle konuşamadıkları ya da konuşma fırsatı bulamadıkları konuları gündeme getireceklerdir. 

Aktif bir şekilde dinleyin, geri bildirimleri kabul edin ve bu konuda gerçekten bir şeyler yapın. Unutmayın, burada amaç savunmaya geçmek ya da haklı çıkmak değil, gelişmektir.

Düzenli takipleri sürdürün

Konuşmanın toplantı ile bitmediğinden emin olun. 

Tartışılan noktaları, kararlaştırılan eylemleri takip edin ve diyaloğu açık tutun. Bu, sürece bağlılığınızı gösterebilir ve sürekli iletişimi teşvik edebilir. Ayrıca ilgili çalışanla iletişim hattınızı açık tutar, böylece gelecekte önemli geri bildirimler alabilirsiniz. 

Başarılı atlama düzeyi toplantıları yürütmek şunların bir karışımıdır:

• Hazırlık;
• açıklık;
• takip et.

Üst düzey toplantılar, kurumunuz için göz önünde bulundurmanız gereken birçok güçlü iç iletişim stratejisinden biridir. Ancak her kuruluş kendine özgüdür, bu nedenle bu uygulamaları ihtiyaçlarınıza göre uyarlamaktan çekinmeyin.

👀 1:1 toplantılar hakkında daha fazla rehberlik mi arıyorsunuz? Etkileşimlerinizi kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek çeşitli 1:1 toplantı şablonlarımıza göz atın.

➡️ Zavvy ile verimli ve motive edici toplantılar gerçekleştirin

Büyük bir şirket mi yönetiyorsunuz, karmaşık ve büyük bir ekibi mi yönetiyorsunuz ya da sadece yapılacak işlerden mi bunaldınız? 

Kendinizi birden fazla toplantı planlamanın ve takip etmenin sıkıcı monotonluğundan kurtarmak için doğru araçları kullanın. 

Atlama düzeyindeki toplantıları kolaylaştırırken mümkün olduğunca etkili olmalarını sağlamak için özel bire bir toplantı platformu sunuyoruz. 

İşte atlama düzeyi toplantılarınız için uyarlanmış bazı temel özellikler:

• ❓ Hazırlık soruları: Çalışanlarınızla görüşmeye başlamadan önce neler yaşadıklarını ölçmek mi istiyorsunuz? Nabız soruları tam olarak bunu yapmanıza yardımcı olur - çalışanlarınıza ne yaptıklarını sorar ve toplantınızdan önceki haftalarda zihinsel durumlarını ölçer. 
• 📝 Paylaşılan atlama seviyesi toplantı gündemi ve notları: Çalışanlarınızı yaklaşan toplantılar için hazırlayın. Toplantı gündemlerini önceden paylaşın, onları ekleme yapmaya davet edin ve gerçek zamanlı olarak notlar alarak herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın. 
• ✅ Eylem öğeleri ve takipler: Toplantı arayüzünde eylem öğelerini takip edin ve yönetin. Bu şekilde, toplantı sırasında elde edilen içgörülerin ve verilen taahhütlerin, takip etmek için evrakları karıştırmak zorunda kalmayacağınız somut eylemlere dönüşmesini sağlayabilirsiniz. 
• 🔁 Geri bildirim döngüsü: Ekibiniz toplantı sırasında düşüncelerini ve endişelerini paylaşarak açık iletişimi teşvik edebilir. İstediğiniz süre boyunca devam eden, doğru soruları soran ve takipleri otomatik olarak planlayan özel bir toplantı serisi oluşturabilirsiniz. 

Çalışan etkinleştirme platformumuzla iletişimi geliştirin, geri bildirimi teşvik edin ve sürekli kurumsal gelişimi destekleyin.

📅 Zavvy'yi çalışırken görmek için bugün ücretsiz bir demo rezervasyonu yapın.