Çalışanları Başarıya Hazırlayan Performans Değerlendirmeleri Nasıl Yapılır?

İşyerleri ve çalışanlar değişiyor.

Performans değerlendirmeleri artık çalışanlar için korkulan bir olay değil. Bunun yerine, Z kuşağı ve Y kuşağı iş yerinde daha fazla geri bildirim istiyor. 

Sonuç olarak, geleneksel sistemler: 

❌ Performansı yıllık bir döngü içinde değerlendirin.

❌ Sürekli bir geri bildirim döngüsü tutmayın. 

❌ Kontrol listesinde yalnızca yıllık bir görev olarak kontrollerin olması, artık geçerli olmayacaktır .

Aslında, pwc'ye göre İK liderlerinin %81'i halihazırda performans yönetim sistemini değiştirmeyi düşünüyor (araştırmadan daha fazla bilgi aşağıda).

Performans yönetim sisteminizi henüz gözden geçirmediniz mi? 

Eğer değilse, işte size kopya kağıdı.

Değişen işgücü beklentileri doğrultusunda performans değerlendirmesinin nasıl yapılacağına dair derinlemesine bir rehber sunuyoruz.

🕵️‍♀️ Performans değerlendirmelerine neden bu kadar kafa yoruyorsunuz? 

1. Çalışanların beklentilerini yöneticilerle (ve şirket hedefleriyle) uyumlu hale getirin

Performans değerlendirme sistemi ile yöneticiler ve çalışanlar hedefleri tartışmak için özel bir göreve sahip olurlar. 

İlk olarak, onları aynı sayfada buluşturur.

İkinci olarak, yöneticiler çalışan planlarının kurumsal hedeflerle uyumlu olup olmadığını da gözden geçirir.

Örneğin, Cisco'nun performans yönetimi sürecinde, yöneticiler çalışanların hedeflerini gözden geçirmek için bir kontrol listesi alırlar.

Kontrol listesindeki kritik sorulardan biri şudur: Hedefler işle ilgili mi?

Dolayısıyla bir performans değerlendirme sistemi, çalışanların işle birlikte büyümesini sağlar. 

2. Çalışan bağlılığını artırın

Belirlenen hedefler ve gelecek odaklı geri bildirimler, çalışanlara ilerlemeleri için net bir yön vererek bağlılığı artırır. 

Örnek olay: Gallup, çalışan bağlılığını etkileyen 12 faktör belirlemiştir:

1.  İş yerinde benden ne beklendiğini biliyorum.
2. İşimi doğru yapmak için ihtiyacım olan malzeme ve ekipmana sahibim.
3. İş yerinde, her gün en iyi yaptığım şeyi yapma fırsatına sahibim.
4. Son yedi gün içinde iyi bir iş yaptığım için takdir veya övgü aldım.
5. Amirim veya iş yerinden biri beni bir insan olarak önemsiyor gibi görünüyor.
6. İş yerinde gelişimimi teşvik eden biri var.
7. İş yerinde fikirlerimin bir önemi var gibi görünüyor.
8. Şirketimin misyonu veya amacı bana işimin önemli olduğunu hissettiriyor.
9. İş ortaklarım veya diğer çalışanlarım kaliteli iş yapmaya kendilerini adamışlardır.
10. İş yerinde en iyi arkadaşım var.
11.  Son altı ay içinde iş yerinden biri benimle gelişimim hakkında konuştu.
12. Geçtiğimiz yıl, iş yerinde öğrenmek ve büyümek için fırsatlar yakaladım.

💡 Bu 12 itici güçten 6'sını performans değerlendirme sisteminizde doğrudan ele alabilirsiniz.

3. Çalışan sorunlarını çözmek 

İyi dengelenmiş performans değerlendirmeleri, çalışanların şikayetlerini dile getirebilecekleri bir platforma da sahip oldukları iki yönlü bir iletişim şansı sunar. Bu şekilde, yöneticiler sorunları öğrenebilir ve çözümlere yardımcı olabilir.

Adobe gibi önde gelen şirketler, performans yönetimi için çalışanlar ve yöneticiler arasında periyodik kontrolleri teşvik eder. Sonuç olarak, çalışanlar yapıcı geri bildirimler sunan ve sorularını ele alan yöneticilerden destek alırlar. 

🔗 S ürekli geri bildirimi performans değerlendirmeleriyle nasıl birleştireceğinizi öğrenin.

4. Çalışan gelişimine yardımcı olmak 

Sık geri bildirim sürekli bir büyüme döngüsü yaratır. Bu nedenle, yöneticilerin kendilerini mevcut performansa ilişkin geri bildirim vermekle sınırlamamaları gerekir. 

Ayrıca çalışanlara gelişmeleri gereken alanlar ve nasıl daha fazla büyüyebilecekleri konusunda rehberlik ederler. 

Örnek olarak Zappos'u ele alalım. Zappos'ta performans değerlendirmesinin %50'si çalışanların mevcut katkılarına odaklanır. Görüşmenin geri kalan %50'si ise çalışanların güçlü yönlerine ve profesyonel gelişim fırsatlarına odaklanıyor.

5. Çalışan bağlılığını artırın

Performans değerlendirmesi, çalışanlara çalışmalarının takdir edildiğini hatırlatır ve basamakları tırmanmak için neler yapabileceklerini söyler. Bu sürekli geri bildirim döngüsü, çalışan bağlılığını ve iş memnuniyetini artırır ve işten ayrılmaları azaltır.  

✍️ Bir sonraki performans değerlendirmenizden önce ne yapmalısınız ?

1. Performans yönetimi vizyonunuzu gözden geçirin 

Pwc'nin Performans Yönetimi, Ödüller ve Takdirin Geleceği raporu, performans değerlendirme sisteminin mevcut normalini ve geleceğin neye benzeyeceğini gösteriyor. İşte kısa bir özet. 

Şu anki normal durum:

• Statik hedeflerin yıllık olarak gözden geçirilmesi.
• Geribildirim hayranı değilim. 
• Kontrollerin sohbet için değil, bir kontrol listesi maddesi olarak yapılması.
• Yaratılan değere değil, yerine getirilen hedeflere odaklanmak.

Ancak performans yönetiminin geleceğinin ve yeni normalinin böyle olması bekleniyor:

• Daha kısa inceleme döngülerine sahip olun. 
• Hedef belirlemeyi çevik tutun.
• Çalışanların sürdürülebilir üretkenliğe ulaşmasını sağlayın.
• Yöneticileri anlamlı diyaloglar kurmaları için eğitin.
• Çalışan büyümesini hızlandırın.

Yıllık maaş değerlendirmelerine bağlı ve genel geri bildirimlerle dolu performans değerlendirmeleri geçmişte kaldı. 

Raporda da belirtildiği gibi, performans yönetimi artık daha çok çalışanlara koçluk yapmak ve kariyer gelişimlerine yatırım yapmak için bir fırsat (bu da uzun vadede şirkete yardımcı oluyor).

Bu sizin için ne anlama geliyor?

Bu, ilk adımın değişen çalışan ortamına ayak uydurmak için performans yönetimi vizyonunuzu yeniden gözden geçirmek olduğu anlamına gelir.  

2. Yeni vizyonunuzu çalışanlara açıklayın

Bir sonraki adım, tüm çalışanların bu fikre katılmasını sağlamaktır. Ardından, onlara değişen vizyonu açıklayın.

Cevaplanması gereken birkaç iyi soru şunlardır:

• Performans değerlendirmelerinden ne bekleyebilirler ve bu değerlendirmeler iş hedefleriyle nasıl ilişkilidir?
• İncelemeler ne sıklıkta olacak? 
• Check-in toplantıları resmi performans değerlendirmelerini tamamlayacak mı yoksa onların yerini mi alacak?
• Çalışan gelişiminde yöneticilerin rolü ne olacak?
• Şirket bu süreçleri yürütmek için hangi araçları uygulayacak?
• Ne tür hedefler belirlemeliler: performans, beceri geliştirme, ekibe bağlı?

🎯 İş gücünüzü performans ve gelişim hedefleriyle nasıl güçlendireceğinizi keşfedin.

3. Koçluk becerilerini geliştirmek

Şimdiye kadar değişen beklentiler ve performans değerlendirmelerinin yeni normali üzerine yapılan tartışmalarda önemli bir nokta var: Yöneticilerden artık rutin olarak anlamlı diyaloglara girmeleri ve çalışanları desteklemeleri bekleniyor. Bunun avantajları var. 

Gallup 'un yakın zamanda yaptığı bir araştırma, geçtiğimiz hafta içinde anlamlı bir geri bildirim alan çalışanların diğer çalışanlara kıyasla bağlılıklarının neredeyse dört kat daha fazla olduğunu gösteriyor.

Bu, rolünüzün artık geleneksel liderlikten koç olarak yöneticiliğe kaydığı anlamına geliyor. Koçluk becerilerinizi tazelemenin zamanı geldi, böylece çalışanları doğru yönde yönlendirebilir, çözüm bulmaları için onları güçlendirebilir ve zamanında geri bildirim verebilirsiniz. 

✅ Bir sonraki performans değerlendirmelerinizi gerçekleştirmek için 7 Adımlı eylem planı

1. Gözden geçirme döngüsünü tanımlayın

Performans değerlendirme döngüsü 3 aşamalı bir süreçtir: 

• planlama hedefleri;
• ilerlemenin izlenmesi;
• ve sonunda çalışan performansının değerlendirilmesi . 

Hedefler farklı işletmeler ve roller için farklıdır. 

Çoğunlukla proje, kişisel ve ekip işbirliğinin bir karışımıdır. 

İlk adım olarak, bu gözden geçirme döngülerini ne sıklıkta yapmak istediğinizi belirleyin: Yılda iki kez, üç ayda bir veya daha sık. 

Ortaya çıkan büyük soru şudur: Hangi frekans en iyisi olacak?

Ve cevap şu: Bu özneldir.

Performans değerlendirme döneminin belirlenmesinde birçok faktör rol oynar. Bunlardan başlıcaları şunlardır:

• Kuruluşunuz değişen önceliklerle hızlı mı büyüyor? Çalışanlar hedeflerini ne kadar uzağa planlayabiliyor: bir yıl mı, altı ay mı, yoksa üç ay mı?
• İşyerinizde bir geri bildirim kültürünüz var mı? Çalışanlar 6 aylık değerlendirmelerin çok uzak olduğunu mu düşünüyorlar yoksa resmi bir değerlendirmeyi beklemeden düzenli geri bildirim alıyorlar mı?
• Her inceleme döngüsünde yer alan görevlerin genel yükü nedir? 

Tüm bu faktörleri göz önünde bulundurun ve kuruluşunuz için en uygun süreyi bulun.

2. Çalışanlardan hedef belirlemelerini isteyin

Bir sonraki adım, çalışanlarla hedefleri tartışmaktır. Bunu yapmanın iki yaygın yolu vardır:

1. Güçlü yönlere dayalı performans değerlendirme yolunu seçin ve güçlü yönlere dayalı hedefler tanımlayın, böylece çalışanlar güçlü yönlerine göre hareket ederler.
2. Yetkinlik bazlı bir performans değerlendirme yolu seçin ve her rolde mükemmelleşmek için yetkinlikleri belirleyin. Ardından, bu yetkinlikleri geliştirmek veya parlatmak için çalışan hedeflerini sonuçlandırın.

💡 Yetkinlik bazlı performans değerlendirme yolunu seçmenizi öneririz. Başlamanıza yardımcı olmak için sizin için ücretsiz bir yetkinlik bazlı değerlendirme şablonu oluşturduk. 

3. İlerlemeyi izlemek ve çalışanları desteklemek

Hedefleri belirledikten sonra, çalışanların işleri kendi başlarına çözmelerine izin vermeyin. Bunun yerine, düzenli olarak bire bir toplantılar planlayın: 

• Çalışanlar herhangi bir yerde sıkışırsa destek sunun.
• Çözümleri tanımlamalarına yardımcı olun.
• Çalışanların güçlü yönlerini belirlemelerini sağlayın.
• Yapıcı geri bildirim sağlayın.
• Doğru yönde ilerleyip ilerlemediklerini gözden geçirin.

Sık sık bire bir toplantı yapmanın bir diğer önemli avantajı da rotanın daha sonra değil daha erken düzeltilmesine olanak sağlamasıdır. 

Amy Spurling, CEO ve Kurucu Comptperformans sorunlarını bu toplantılarda erkenden tartıştıklarını söylüyor. Birini aniden işe almak için beklemiyorlar . performans geli̇şti̇rme plani (PIP) programına katılacak ve ardından beklenmedik performanslarını ortaya koyacaklardır.

İpucu: Bire bir toplantılarda düzenli olarak not alın, böylece gözden geçirme döngüsü sona erdiğinde geri dönebileceğiniz girdileriniz olur. 

4. Döngünün sonuna doğru gözden geçirmeyi başlatın

Performans değerlendirme döngüsünün sonuna yaklaşırken öz değerlendirme ve gözden geçirmeleri başlatabilirsiniz. SwagMagic'in Kurucu Ortağı ve CEO'su Shaunak Amin, çalışanların performansları hakkında daha derin bir içgörü elde etmeleri için 360 derece geri bildirim uygulanmasını öneriyor. 

360 derece geri bildirim, çalışanların kendilerini sadece yöneticilerden geri bildirim almakla sınırlamadıkları bir değerlendirme yöntemidir. Bunun yerine, akranlardan, doğrudan raporlardan ve hatta bazen müşterilerden de geri bildirim talep ederler. Çalışanlar 360 derece geri bildirimin bir parçası olarak öz değerlendirme de yaparlar.

➡️ Bu 360 derece değerlendirme formlarını nasıl oluşturacağınızı mı merak ediyorsunuz? İlham almak için performans değerlendirme formları oluşturmaya ilişkin ayrıntılı kılavuzumuza ve en iyi 59 performans değerlendirme sorusunu içeren ücretsiz kaynağımıza göz atın.  

İnceleme formları çıktıktan sonra, yönetici olarak size de geleceklerdir. Bire bir toplantılarda topladığınız notlar bu noktada yardımcı olacaktır. Sadece son hafızanızdaki başarıları (veya tırmanışları) değil, tüm döngüyü gözden geçirmenizi sağlayacaktır.

5. Performans değerlendirme toplantısı için zaman ayırın

Tüm paydaşlar gözden geçirmeyi tamamladıktan sonra, performans gözden geçirme toplantısı yaparak sonuçları çalışanlara bildirmenin zamanı gelmiştir. Bu, normal bire bir görüşmelerinizden farklıdır. Bu toplantı daha çok tüm gözden geçirme döngüsünün bir yansımasıdır.

Bu toplantıda şunları yapabilirsiniz

• Döngünün başında belirlenen hedefleri ve çalışanın bu hedeflere nasıl ulaştığını tartışın
• Önemli tartışmalar/sorunlar üzerine düşünme 
• Önemli başarıları takdir edin 
• İyileştirme için alanları vurgulayın
• Gelecek için somut önerilerde bulunun
• Bir sonraki performans değerlendirme döngüsü için hedefler planlayın

İpucu: Kelimelerinizi dikkatli seçin. Düşük performans hassas olabilir ve kötü iletilen geri bildirimler çalışanların motivasyonuna ve performansına zarar verebilir. En son isteyeceğiniz şey, çalışanlarınızı aşağı doğru bir sarmala göndermektir. 

➡️ Beklentileri karşılayamayanlardan yüksek performans gösterenlere kadar tüm çalışan performans seviyeleri için 45 performans geri bildirim örneğine göz atın.

6. Etkinliği ölçün

Karanlıkta dart atmak yerine, performans yönetim sisteminizin olumlu bir değişiklik getirip getirmediğini belirlemek için Temel Performans Göstergelerini (KPI'lar) kısa listeye alabilirsiniz. Ölçülmesi gereken birkaç yaygın KPI gelir, dönüşüm oranı, karlılık, projenin zamanında tamamlanma oranı ve üretkenliktir.

➡️ Daha spesifik bir liste mi arıyorsunuz? Birden fazla role özgü performans ölçütünü kapsayan 45 çalışan performans ölçütünün ayrıntılı bir listesini edinin.

7. Döngünün sonunda hızlı bir anket yapın

Canal HR Başkanı Mitch Chailland şöyle diyor: "Performans yönetimini çalışanlar ve kurum için faydalı hale getirmek için en önemli tavsiyem, işleri yapmanın tek bir yoluna takılıp kalmamaktır. Ekibiniz başka bir yöntemin daha iyi olacağını düşünüyorsa, bunu deneyin ve sürekli olarak geliştirip optimize edin."

Bu bir bonus adımdır, ancak yine de oldukça faydalıdır. 

Değerlendirme döngüsünü kısa bir nabız anketi ile sonlandırmak, çalışanların performans yönetimini faydalı ve işbirlikçi bulup bulmadıkları konusunda size geri bildirim sağlar. 

Kontrol edilecek birkaç soru şunlar olabilir:

• Döngü uzunluğu çok mu kısa yoksa çok mu uzun?
• 360 derece geri bildirim formlarındaki sorular konuyla ilgili mi?
• Bire bir görüşmelerin sıklığı tatmin edici mi?
• Zamanında geri bildirim alıyor musunuz?
• Bir sonraki gözden geçirme döngüsünde farklı olmasını istediğiniz bir şey var mı?

Bu size bir sonraki döngüde kendinizi geliştirmeniz ve denemeler yapmanız için yeterli girdi sağlar. 

🏢 Performans inceleme süreçlerini yenileyen 3 Şirket

Performans yönetimi sürecinizi güncellemeden önce ilham mı arıyorsunuz? İşte en iyi 3 şirketin sistemlerine nasıl bir değişiklik getirdikleri. 

Zappos holakrasiyi benimsedi

Zappos, İK odaklı yıllık performans değerlendirmelerinden holakrasiyi benimsemeye geçti. Holakrasi, liderlerin olmadığı bir öz yönetim sistemidir. Bu, çalışanların kendi kendilerini organize eden gruplara ayrıldığı ve akranlarından sık sık değerlendirme aldıkları anlamına gelir. Zappos, haftalık ekip toplantıları aracılığıyla gerçek zamanlı geri bildirimi teşvik eder. Benzersiz kültürüyle tanınan marka, resmi kontroller için dahili bir 360 geri bildirim aracı da kullanıyor. 

➡️ Zappos'un performans yönetim sistemi hakkında ayrıntılı bilgi edinmek için ayrıntılı kılavuzumuza göz atın.

Adobe geleneksel değerlendirmenin yerini sık kontrollerle aldı

Adobe 2012 yılında geleneksel yıllık değerlendirme sistemini bıraktı. Bunun yerine, en az üç ayda bir gerçekleşen 'Check-ins' adlı daha az resmi bir performans yönetimi sistemi getirdiler. 

Her check-in üç bölümden oluşur: hedeflerin belirlenmesi, geri bildirimlerin paylaşılması ve çalışanların gelişimi için fırsatların araştırılması. 

➡️ Check-in yaklaşımı hakkında daha fazla ayrıntı mı arıyorsunuz? Adobe performans değerlendirme mekanizması hakkındaki ayrıntılı vaka çalışmamızda bulabilirsiniz.

Cisco yıllık değerlendirmelere veda etmek için teknolojiyi kullandı

Cisco, yıllık performans değerlendirmelerine veda etmek için dahili bir platform kullanıyor. Sistemin üç ana bölümü şunlardır:

• Çalışanlar isteklerini, öğrenme alanlarını ve uzmanlıklarını portala ekleyebilirler. Böylece konuşmalar iki yönlü hale gelir.
• Yöneticiler bire bir kontrollerde hedefler belirliyor ve platformda gerçek zamanlı geri bildirimler paylaşıyor.
• Yöneticiler, dahili raporlama özelliğini kullanarak hızlı raporlar alabilirler. Çalışan memnuniyeti, ilerleme ve daha fazlası gibi kritik faktörlerin gözden geçirilmesine yardımcı olur.

➡️ Cisco'daki performans değerlendirmeleri raporumuzda teknolojik adaptasyonları hakkında daha fazla bilgi edinin. 

➡️ Zavvy ile performans değerlendirmelerini yeniden tasarlayın

İşte Zavvy ile tüm performans yönetim sisteminizi nasıl yükselteceğinizin adım adım dökümü. 

1. Performans gözden geçirme döngüleri oluşturun

Yinelenen performans inceleme döngüleri planlayabilirsiniz. 

Örneğin, inceleme döngüsünü üç ayda bir yinelenecek şekilde ayarladınız. Bu durumda, her üç ayda bir yeni bir gözden geçirme döngüsü otomatik olarak başlayacaktır.

2. Kariyer yolları ve seviyeleri atayın

Farklı roller için kariyer yolları tanımlayabilirsiniz. Her kariyer yolu, pozisyonla ilgili genel yetkinliklere sahip olabilir. Ayrıca, özel yetkinlikler de ekleyebilirsiniz (proje için gerekliyse veya çalışanlar bunları geliştirmek istiyorsa). 

3. Düzenli bire bir toplantılar planlayın

Zavvy ayrıca periyodik bire bir toplantıların planlanmasına da yardımcı olur, böylece çalışanların ilerlemesini takip edebilir ve sorularını yanıtlayabilirsiniz.

4. 360 geri bildirim gerçekleştirin

Döngünün sonuna doğru, çalışanların kendi kendilerini değerlendirebilmeleri ve aynı zamanda meslektaşlarından, amirlerinden ve doğrudan raporlarından geri bildirim alabilmeleri için 360 geri bildirim başlatabilirsiniz. 

5. Geri bildirim analizlerini ve yetkinlik raporlarını analiz edin

Zavvy, kolayca yapılandırabileceğiniz bireysel ve ekip yetkinlik raporları sunar. Çeşitli raporlar, ekip üyelerinizin güçlü yönlerini ve gelişim alanlarını belirlemenize yardımcı olacaktır. Döngünün sonundaki son tartışmalarınıza hazırlanmak için bunları kullanın.

6. Performans değerlendirme toplantıları için blok zaman

360 geri bildirim başlatırken, Zavvy performans değerlendirme görüşmesi için bir pencere belirlemenize olanak tanır. Bu pencerede toplantılar düzenlemek için bildirimler alacaksınız.

7. Nabız anketleri düzenleyin

Son olarak, performans değerlendirme sistemlerinizi zamanla geliştirmek için hızlı anketler yapabilirsiniz. 

➡️ Şimdi bir demo talep edin ve uzmanlarınızdan biri bir sonraki gözden geçirme döngüsü başlamadan önce performans yönetimi sisteminizi yükseltmenize yardımcı olsun.

❓ SSS

İyi bir performans değerlendirmesini nasıl yaparsınız?

Etkili performans değerlendirmeleri yapmak için beş ipucu:

1. Hedefleri önceden tartışın.

2. Hem çalışan hem de şirket başarısı için karşılıklı fayda sağlayan hedeflere sahip olun.

3. İlerlemeyi değerlendirmek ve soruları ele almak için sık sık bire bir toplantılar düzenleyin.

4. Konuşmaları iki yönlü tutun.

5. Yapıcı geri bildirim verin.

Performans değerlendirmesi yapılırken 4 aşama nelerdir?

Başlıca dört aşama şunlardır:

1. Performans değerlendirme döngüsü için hedeflerin belirlenmesi

2. Bire bir görüşmeler yoluyla ilerlemenin izlenmesi 

3. Bir performans değerlendirme döngüsünün sonunda geri bildirim başlatmak

4. Başarıları ve iyileştirme planlarını konuşmak için bir performans değerlendirme toplantısı yapmak

Performans değerlendirmesinin 5 temel unsuru nedir?

Performans değerlendirmesinin beş temel unsuru şunlardır:

1. Açık ve üzerinde anlaşmaya varılmış hedefler

2. Hem çalışan hem de şirket başarısı için karşılıklı fayda sağlayan hedefler

3. İlerlemeyi izlemek ve çalışanları desteklemek için sürekli diyalog

4. Yapıcı geri bildirim

5. İki yönlü konuşmalar