Förbättra kommunikationen på arbetsplatsen med möten på lägre nivå: En definitiv guide

Som i en lek med kinesiska viskningar - viktiga meddelanden kan förvrängas när de passerar mellan olika nivåer på arbetsplatsen. Till skillnad från kinesiska viskningar är det här inte roligt. 

Denna snedvridning kan vara frustrerande för beslutsfattare och vanliga anställda: högre chefer kan inte förmedla den större bilden, och de anställda känner att deras omedelbara behov ignoreras på jobbet. 

Medarbetare som känner sig hörda är 4,6 gånger mer produktiva på jobbet. 

Möten på mellannivå kan hjälpa dig att komma igång med tydlig tvåvägskommunikation utan att behöva oroa dig för vad "mellanchefen" tycker. Med den här guiden kan du komma igång med dina möten. 

I denna definitiva guide till möten på skip level-nivå kommer vi att:

• Förklara vad möten på överordnad nivå är och varför de är viktiga. Denna förståelse kommer att vara ditt första steg mot att ta itu med det aktuella problemet - att överbrygga kommunikationsgapet inom din organisation.
• Lista de praktiska stegen för att införa möten på överhoppningsbar nivå i din organisation.
• Berättahur du förbereder dina medarbetare för en öppen dialog.

👀 Ansvarsfriskrivning: Att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen handlar inte bara om att prata mer. Det handlar om att prata bättre. Så vi hjälper dig att göra just det. 

🤝 Vad är ett möte där man hoppar över en nivå?

Ett möte där man hoppar över en nivå är en diskussion mellan en högre chef och medarbetare som befinner sig en eller flera nivåer lägre i organisationshierarkin, utan att deras närmaste chef eller arbetsledare är inblandad.

Syftet med möten på skip level-nivå

Dessa möten syftar till att: 

• Få ofiltrerade förstahandsinsikter från medarbetarna. 
• Förbättra kommunikationen. 
• Få en bättre förståelse för teamets moral, utmaningar och övergripande arbetstillfredsställelse.

Tänk dig följande scenario: Emma, en noggrann kvalitetssäkringsanalytiker på ett snabbfotat mjukvaruföretag, upptäcker en ineffektivitet i produkttestningen. Hennes observationer avslöjar ett återkommande fel som, om det åtgärdas, skulle kunna effektivisera hela processen och spara tid och företagets resurser. 

Men hennes förslag försvinner i den dagliga verksamheten, teammötena och rapporterna till den närmaste chefen.

En dag får hon en inbjudan till ett möte med företagets CTO - en direkt dialog som går förbi hennes närmaste chefer. 

Hon vänder sig till CTO och delar med sig av sina insikter och ger en detaljerad lösning, en möjlighet som hon inte skulle ha fått vid vanliga möten. CTO beordrar omedelbart en översyn av testprocessen.

Värdet av ett möte på en högre nivå ligger i detta - personer långt ner i organisationsstrukturen får möjlighet att dela med sig av sina insikter från fältet till dem som sitter vid rodret.

🏆 Varför är möten på högre nivåer viktiga i en organisation? 5 Viktiga fördelar

Minns du Emma från vårt tidigare exempel? Efter mötet kände hon sig mer uppskattad, hennes idéer började genomföras och hon fick en tydligare förståelse för företagets vision. 

Låt oss gå igenom de viktigaste fördelarna med dessa förändringar.

Underlätta direkt kommunikation

I regelbundna möten på mellannivå får ledare och medarbetare som inte är chefer möjlighet att förstå varandras perspektiv utan någon utspädning i mellanskiktet. Det främjar en ofiltrerad tvåvägsdialog som gör att alla är på samma sida.

Men varför ska du bry dig om direktkommunikation? 

Som senior medarbetare är chansen stor att du överskattar hur mycket direktkontakt du har med medarbetare som befinner sig några steg under dig. Det innebär att du överskattar det förtroende du har etablerat med samma grupp av människor. 

Identifiera problem

En viktig fördel med möten på överordnad nivå är att de kan avslöja dolda problem som kanske inte uppmärksammas. 

Emmas insiktsfulla idéer kan ha förblivit ohörda utan denna direkta kanal. Hon kanske till slut hade slutat i frustration och känt sig respektlöst behandlad(som 57% av alla människor som lämnat ett jobb under det senaste året). Hennes företag skulle ha förlorat en fantastisk medarbetare och ändå lyckats behålla sin systembugg.

Ledare kan ta del av gräsrötternas kunskap och identifiera flaskhalsar när de talar med personer som befinner sig närmare det faktiska arbetet. 

Få djupare insikter

Ledarna får en djupare förståelse för medarbetarnas dagliga utmaningar, och medarbetarna får se den stora bilden som styr organisationens beslut. Denna delade förståelse leder till bättre problemlösning och beslutsfattande och främjar en kultur av lärande.

Harsha Annadurai, tidigare Content Marketing Head på Slintel och Mesh.ai, säger att möten på mellannivå hjälper medarbetarna utöver att förstå företagets uppdrag eller ha någon att ta upp sina problem med. Han säger

"Möten på lägre nivåer är bra eftersom de ger medarbetarna möjlighet att se strategiskt på de problem de löser. Samtal med ledare hjälper dem att sätta in projektet i sitt sammanhang och kalibrera dess riktning bättre."

Underlätta feedback-kulturen 

Möten på lägre nivåer är en utmärkt plattform för att ge och ta emot feedback.

Ledare kan ge direkt vägledning och anställda kan uttrycka sin oro eller komma med förslag om befintliga system - och för 75 % av dem är detta något helt nytt.

Bygga relationer 

I grund och botten gör möten på mellannivå ledarskapet mänskligare och mer lättillgängligt. De får också medarbetarna att känna sig hörda och uppskattade. 

Vad blir resultatet? En grund av förtroende som leder till ökad moral, engagemang och lojalitet i organisationen.

🤝 Vill du ha mer hjälp med att skapa meningsfulla kontakter på arbetsplatsen? Utforska våra kontaktprogram för att se hur du kan kickstarta den här resan.

🆚 S tandardchefens 1:1-möten vs. möten på överordnad nivå: Viktiga skillnader

Även om vanliga 1:1-möten med chefer och möten på högre nivåer är värdefulla verktyg i en organisations kommunikationsarsenal, har de olika syften och strukturer. Att förstå dessa skillnader är avgörande för att kunna använda dem effektivt.

Standard manager 1:1s

Vad de är

Detta är återkommande möten mellan en chef och dennes direktrapporterande medarbetare. Fokus ligger vanligtvis på omedelbara uppgifter, projektuppdateringar och personlig utveckling.

Kortsiktigt fokus

Vanligtvis handlar dessa diskussioner om de aktuella arbetsuppgifterna, kommande deadlines och att ta itu med eventuella omedelbara problem eller hinder som den anställde kan ha.

Direkt återkoppling

Medarbetarna får feedback direkt från sina högre chefer, vilket kan vägleda dem i deras prestationsförbättringar och karriärutveckling.

Personlig utveckling

Dessa möten ger ofta cheferna möjlighet att coacha sina direktrapporterande medarbetare, vilket bidrar till deras kompetensutveckling och karriärutveckling.

Möten på överhoppningsbar nivå

Vad de är

Möten på högre nivå involverar däremot en ledare på högre nivå och medarbetare som inte är chefer. De erbjuder en möjlighet för båda parter att få bredare organisatoriska insikter.

Långsiktig strategisk inriktning

Dessa möten fokuserar vanligtvis på bredare företagsstrategier, långsiktiga yrkesmål och diskussioner om helheten. De hjälper medarbetarna att förstå hur deras arbete bidrar till företagets övergripande vision.

Ofiltrerad kommunikation

Möten på lägre nivå är en plattform där personal utan chefsposition direkt kan dela med sig av sina idéer, insikter eller problem till ledningen, utan att behöva ta hänsyn till eventuella filter från mellancheferna.

Ashok Ramcharand, VD och koncern chef för Schindler India, bevittnade magin i detta på nära håll. Han säger på Linkedin:‍

"När jag arbetade utomlands hade jag en mycket egensinnig person som en av mina direkta rapportörer. Han gillade inte att bli tillsagd vad han skulle göra och ville inte ha några frågor.

Jag lärde mig detta om honom och såg till att jag aldrig tvingade in mina idéer i hans huvud. Vad jag gjorde istället var att sätta upp regelbundna möten med honom där jag bara gick igenom de månatliga resultaten, och där det fanns luckor bad jag honom helt enkelt att dela med sig av sin plan. Det fungerade bra och han var supernöjd.

Jag började med möten på högre nivåer. Till min förvåning klagade nästan alla i hans team på att han detaljstyrde och gjorde deras liv till ett helvete.

Är det inte konstigt att människor som säger åt andra vad de ska göra, inte gillar när de själva blir behandlade på samma sätt?"

Bygga upp förtroende 

Möten på lägre nivå kan skapa en relation mellan ledningen och medarbetarna, vilket gör ledningen mer tillgänglig och medarbetarna känner sig mer uppskattade.

Båda typerna av möten har ett stort värde, men hur de används beror på vilka specifika mål ni vill uppnå. 

Införliva en blandning av vanliga 1:1-möten med chefer och möten på högre nivåer för att få en väl avrundad strategi för kommunikation och feedback inom organisationen.

💬 Hur introducerar du möten på högre nivåer i ditt företag? (+ exempel på e-post)

Att introducera en ny metod i organisationen kräver transparens och en gedigen kommunikationsplan. Du vill att medarbetarna ska se mötena som en möjlighet, inte ett hot.

Så här kan du göra det.

Sätt upp tydliga mål

Innan ni lanserar konceptet bör ni definiera varför ni inför möten på en högre nivå. 

Var tydlig med målen, oavsett om det handlar om att främja en feedbackkultur eller att bättre förstå medarbetarnas utmaningar.

Kommunicera på ett öppet sätt

Håll ett möte med alla anställda eller skicka ett e-postmeddelande till hela företaget där du förklarar vad möten på överhoppningsbar nivå är, deras syfte och vad de inte är (dvs. de är inte prestationsutvärderingar eller ett tecken på problem). 

💡 Tips: Upprepa att dessa möten är en säker plats för öppen dialog.

Lindra oro

Försäkra medarbetarna om att dessa möten inte är avsedda att underminera cheferna eller leda till straffåtgärder. De handlar om att främja direkt kommunikation och förbättra företaget. 

💡 Tips: Uppmuntra dina medarbetare att uttrycka sina tankar, idéer och utmaningar under dessa sessioner.

Chefernas roll

Involvera cheferna i processen och förklara deras roller. Gör klart att de inte blir förbigångna eller granskade, utan att denna process säkerställer att alla röster i företaget blir hörda och förstådda.

Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som du kan anpassa:

Ämne: Introduktion av möten på överordnad nivå: Förstärkning av våra kommunikationskanaler

Kära team,

Vi hoppas att du mår bra när du får detta e-postmeddelande. Vi skriver för att dela med oss av ett spännande nytt initiativ som vi håller på att lansera - skippa nivåmöten. Här är en grundläggande genomgång av vad detta är. 

→ Vad är skip level möten? Det här är möten där högre chefer har direktkontakt med dig. Målet är att skapa en öppen och transparent dialog som hjälper oss att förstå varandra och förbättra vårt företag.

→ Vad är syftet med ett skip level meeting?? När vi växer vill vi säkerställa att vi kommunicerar effektivt på alla nivåer och att dina synpunkter blir hörda och värdesatta. Dessa möten ger dig möjlighet att dela med dig av dina erfarenheter, idéer och utmaningar direkt till ledningen.

→ Är detta ett utvecklingssamtal? Absolut inte. Möten på överordnad nivå handlar inte om prestationsutvärderingar eller hierarkisk tillsyn.

Under de kommande veckorna kommer vi att dela med oss av mer information om hur vi kommer att genomföra dessa möten. Under tiden är ni välkomna att höra av er om ni har några frågor.

Bäst,

[Ditt namn]

[Din position]

💡Tips: Du sätter förväntningarna rätt genom att genast klargöra vad möten på överhoppningsbar nivå är. 

📧 Mall för inbjudan till möte på högre nivå

Ämne: Möte på överordnad nivå med [den högre ledarens namn]

Hej [Medarbetarens namn],

Jag hoppas att du mår bra. Jag har velat ha direktkontakt med teammedlemmar på olika nivåer, och jag tänkte att det skulle vara värdefullt för oss båda att ta en pratstund.

Det är en möjlighet för mig att lyssna, lära mig av dina erfarenheter och se hur vi kan göra [företagsnamn] ännu bättre.

Detaljer:

• Datum: [Ange datum]
• Tid: [Ange tid]
• Mötesplats: [Ange plats eller lägg till videokonferenslänk]

Hoppa över dagordning för nivåmöte:

1. Dela med dig av dina erfarenheter och tankar.
2. Dela med dig av idéer eller områden som du tycker att vi kan förbättra.
3. Ta upp eventuella frågor eller funderingar som du kan ha.
4. Ha ett allmänt samtal om din resa hit.

Hur ska en anställd förbereda sig för ett möte på högre nivå : Även om det inte krävs några strikta förberedelser kan det vara bra att tänka på feedback eller ämnen som du vill diskutera.

Du kan vara säker på att vårt samtal är en plattform för öppen dialog och att alla diskussioner kommer att förbli konfidentiella.

Om du inte kan komma på den föreslagna tiden behöver du inte oroa dig. Meddela [Organisatörens namn] så bokar vi in en ny tid.

Vi ser fram emot vårt samtal!

Bäst,

[Ledande befattningshavares namn]
[Position]

💡 6 Bästa praxis för att genomföra ett skip-level-möte

Överordnade möten är ett fantastiskt verktyg för att förbättra organisationskommunikationen. Men som alla verktyg fungerar de bäst när de används strategiskt. 

Här är några exempel på hur du får ut så mycket som möjligt av dina möten på mellannivå.

Säkerställa konfidentialitet

Gör klart att den information som delas under dessa möten kommer att förbli konfidentiell och inte kommer att användas mot någon på något sätt. Du måste göra det uppenbart att deras direkta chefer eller underställda inte är delaktiga i detta samtal, i alla fall inte på ett spårbart sätt. 

Ställ upp tydliga förväntningar

Beskriv syftet med mötet i förväg så att dina medarbetare förstår att detta är ett tillfälle för konstruktiva samtal, inte en utvecklingssamtal eller ett klagomålsmöte.

Dela ut mötesagendan i förväg

Det ger deltagarna möjlighet att förbereda sig och samla sina tankar, vilket gör mötet mer produktivt. Du kan också uppmana dem att lägga till egna punkter på dagordningen, så att du kan förbereda dig på vad de kommer att ta upp. 

💪 Behöver du hjälp med att skapa en effektiv agenda? Kolla in den här praktiska mallen för möten på högre nivåer.

Förbered frågor i förväg

För att underlätta ett meningsfullt samtal bör du förbereda genomtänkta frågor som uppmuntrar till öppna svar. 

🚀 Få en bra start med den här frågeguiden för möten på lägre nivå.

Var mottaglig för feedback

Ett möte på en högre nivå kan bli obehagligt. Dina medarbetare kommer att ta upp sådant som de inte kan eller inte har haft möjlighet att ta upp med den direkta ledningen. 

Lyssna aktivt, acceptera feedback - och gör faktiskt något åt det. Kom ihåg att målet här är förbättring, inte försvar eller rättfärdigande.

Upprätthålla regelbundna uppföljningar

Se till att samtalet inte slutar med mötet. 

Följ upp de punkter som diskuterats, de åtgärder som beslutats och håll dialogen öppen. Detta kan visa ditt engagemang i processen och uppmuntra till fortlöpande kommunikation. Det håller också din kommunikation med den berörda medarbetaren öppen, så att du kan få viktig feedback i framtiden. 

Att genomföra framgångsrika möten på överordnad nivå är en blandning av:

• förberedelse;
• öppenhet;
• uppföljning.

Möten på högre nivå är en av de många kraftfulla typer av interna kommunikationsstrategier som du bör överväga för din organisation. Men varje organisation är unik, så känn dig fri att anpassa dessa metoder så att de passar dina behov.

👀 Vill du ha mer vägledning om 1:1-möten? Kolla in våra olika mallar för 1:1-möten som kan hjälpa dig att effektivisera dina interaktioner.

➡️ Genomför produktiva och motiverande möten med Zavvy

Driver du ett stort företag, leder du ett komplext och stort team eller är du bara överväldigad av att göra saker? 

Använd rätt verktyg för att slippa planera och följa upp flera möten i en enda tråkig monotoni. 

Vi erbjuder en särskild plattform för enskilda möten för att effektivisera möten på högre nivåer och samtidigt se till att de blir så effektiva som möjligt. 

Här är några av de viktigaste funktionerna som anpassats för dina möten på mellannivå:

• ❓ Förberedande frågor: Vill du ta reda på vad dina medarbetare går igenom innan du ringer upp dem? Pulsfrågor hjälper dig att göra just det - de frågar dina medarbetare vad de håller på med och mäter deras mentala tillstånd veckorna före ert möte. 
• 📝 Delad agenda och mötesanteckningar för möten på högre nivåer: Förbered dina medarbetare på vad som komma skall. Dela mötesagendor i förväg, bjud in dem att göra tillägg till dem och ta anteckningar i realtid, så att alla är på samma sida. 
• ✅ Åtgärdspunkter och uppföljningar: Spåra och hantera åtgärdsobjekt i mötesgränssnittet. På så sätt kan du se till att de insikter och åtaganden som görs under mötet omsätts i konkreta åtgärder som du inte behöver gräva igenom pappersarbete för att hålla reda på. 
• 🔁 Loop för återkoppling: Ditt team kan dela med sig av sina tankar och funderingar under mötet, vilket främjar öppen kommunikation. Du kan skapa en anpassad mötesserie som pågår så länge du vill, ställa rätt frågor och automatiskt schemalägga uppföljningar. 

Förbättra kommunikationen, uppmuntra feedback och driv kontinuerlig organisationsförbättring med vår plattform för medarbetarstöd.

📅 Boka en kostnadsfri demo idag för att se Zavvy i aktion.