Generativ AI inom HR: Hur man använder det för bättre personalprocesser

Vi har ingen detaljerad statistik över hur många medarbetare som för närvarande använder generativ AI inom HR.

Det beror på att generativ AI för det mesta inte går att upptäcka. Inom HR-området antar de flesta att det handlar om att generera text eller bilder som du kan lägga till i en arbetsbeskrivning eller på karriärsidan. Och våra samtal med People Ops-proffs avslöjade att det är det vanligaste användningsområdet.

Men generativ AI är mycket mer än så.

Vi kommer att visa hur generativ AI inom HR sträcker sig bortom rekrytering till onboarding, utbildning, retention och engagemang. 

Denna artikel kommer att: 

• Visa hur du kan använda generativ AI inom HR för alla giltiga användningsfall. 
• Gå på djupet och titta på riskerna med att förlita sig på generativ AI för specifika personalprocesser och hur man kan övervinna dessa risker .

🕵️‍♀️ Vad är generativ AI inom HR?

Generativ AI innebär att man använder verktyg eller system som bygger på artificiell intelligens för att skapa ny text, bilder, videor, ljud och andra former av innehåll. 

Dessa modeller tränas på stora mängder befintliga data och använder sedan den kunskapen för att producera nya resultat som liknar träningsdata.

Inom HR används generativ AI redan inom områden som att skriva arbetsbeskrivningar, granska CV:n eller genomföra intervjuer.

👀 Det finns redan dussintals tillämpningar för AI inom HR, så håll ett öga på våra exempel för att lära dig hur du kan använda AI i dina egna personalprocesser.

🤖 Hur påverkar generativ AI HR?

Generativ AI har potential att avsevärt påverka HR-avdelningens arbete och förändra deras sätt att arbeta:

• Förbättra effektiviteten hos ditt People Ops-team: Generativa AI-verktyg kan snabbt generera text och innehåll som arbetsbeskrivningar, erbjudandebrev, utbildningsmaterial och personalhandböcker. Detta sparar tid för People-teamen som kan fokusera på mer värdefulla uppgifter som kräver deras kreativitet eller personliga närvaro. 
• Anpassa medarbetarnas upplevelser: Med rätt data kan generativa AI-modeller ta fram personlig kommunikation, onboarding-planer och karriärplaner som är skräddarsydda för varje medarbetares behov och mål. Denna nivå av anpassning förbättrar engagemang och retention för dina anställda eftersom du kommer att kunna ägna tid åt varje enskild person i din organisation. 
• Ger fler insikter: När AI-baserade lösningar tränas på relevanta dataset kan de ge nya insikter om områden som ersättningstrender, kompetensbrister och successionsplanering. HR-chefer kan sedan utnyttja dessa insikter för att fatta mer välgrundade strategiska beslut om varje steg i medarbetarnas livscykel.
• Snabbare skapande av innehåll: Känner du att det är jobbigt att börja från ett tomt blad? Då kan People Ops istället vända sig till generativ AI för att snabbt generera det ursprungliga innehållet (eller bara idéerna) som de kan förfina och anpassa till sitt arbetsgivarvarumärke. Detta snabbar dramatiskt upp rutinmässig innehållsproduktion och kan till och med hjälpa ditt team att vara mer kreativa. 
• Snabba processer: Automatisera tidskrävande HR-processer i flera steg, t.ex. att definiera ramverk för karriärutveckling. Genom att automatisera datainsamling, analys och skapande av innehåll snabbar du upp processer som tidigare involverade många intressenter och iterationer. Allt detta samtidigt som ni har deras feedback i åtanke.

🦾 Hur kan generativ AI användas för HR? 

Visst finns det hundratals sätt att använda generativ AI inom HR. Men låt oss titta på verkliga exempel på hur generativ AI framgångsrikt har implementerats inom HR. 

Skapa personligt anpassat utbildningsinnehåll 

Med AI kan ni anpassa er efter varje deltagares behov och skapa material som passar deras färdigheter, kompetens och tidigare utbildning. 

Det innebär att alla medarbetare kan ta del av en anpassad inlärningsupplevelse och få det relevanta innehåll de behöver när de behöver det.

Zavvys teamledare Vanessa Otto använder också Zavvys AI-assistent för att skapa mikrokurser som hjälper hennes team att öka produktiviteten och samarbetet. 

Med Zavvys Slack-baserade AI-coach kan du begära specifika kriterier som du vill att AI ska ta hänsyn till när den ger förslag, till exempel användarbetyg, kursnivå, utbildningsmedium, varaktighet och andra faktorer:

Gör kursrekommendationer baserade på användarbetyg med Zavvy AI Slack Coach

Med Zavvys AI-baserade LMS kan du också skapa mikrokurser på 15 sekunder eller dra nytta av ett bibliotek med över 1 000 kurser:

Omedelbara översättningar på flera språk 

AI-driven teknik för innehållsöversättning gör det möjligt för organisationer att snabbt och effektivt sprida utbildningsmaterial på olika språk. Denna funktion är praktisk för globala eller utspridda team, så att de kan få tillgång till utbildningsinnehåll på sitt föredragna språk eller modersmål. 

💡 Zavvy erbjuder ett AI-översättningsverktyg som stöder följande språk:

• Engelska
• Tyska
• Franska
• Italienska
• Polsk
• Spanska

Definiera företagsövergripande karriärmodeller och kompetensramar

Du kan använda generativ AI för att analysera hur medarbetare utvecklas mellan olika roller i organisationen. 

Du kan t.ex. använda den för att skapa logiska karriärvägar och utvecklingsmodeller för olika jobbfamiljer:

AI kan också generera en omfattande kompetensmodell som beskriver de färdigheter, kunskaper och förmågor som behövs för varje roll på olika nivåer. Detta ger ett standardiserat ramverk för rekrytering, prestationshantering och utbildning. 

Singular Design är ett specialiserat mjukvaruutvecklingsföretag baserat i Miami, Florida. De använder ett mycket invecklat nivåsystem för sina anställdas roller. De använder sig av 5 nivåer och 15 undernivåer enligt följande:

• (0) Junior (nivå) A, B eller C (undernivå);
• (1) Avancerad A, B eller C;
• (2) Specialist A, B eller C;
• (3) Expert A, B eller C;
• (4) Senior expert A, B eller C.

Med Zavvys Career Frameworks kan de tilldela dessa nivåer till sina anställda. För att påskynda processen vände de sig till Zavvys AI för att skapa beskrivningarna för dessa roller på spanska.

Omformulera feedback på ett mer konstruktivt sätt 

Feedback kan ibland uppfattas som kritisk eller sårande. Och ibland vet vi helt enkelt inte hur vi ska formulera vår feedback på papper (eller tangentbordet).

Generativa AI-verktyg kan istället bidra till att göra feedback mer konstruktiv och användbar. 

Rätt lösning hjälper dig med både de bästa metoderna du behöver för att effektivt dela feedback och de faktiska utdragen för att korrekt omskriva den feedback du vill dela:

Analys av resultat och feedback 

Utvecklingssamtal eller att helt enkelt analysera feedback som en medarbetare har fått kommer alltid att kräva en människas fulla omdöme och empati. Det beror på att de är nära kopplade till en medarbetares utvecklingsresa. Och medarbetarna är onekligen beroende av att deras ledare bedömer deras prestationer och ger exakt feedback som hjälper dem att utveckla sina färdigheter. 

Bryan Hancock , partner på McKinsey and Company , påpekar att han inte helt förlitar sig på generativ AI för att genomföra en medarbetares utvecklingssamtal.

Men som utvärderare på McKinsey tar han individuell feedback i lång form och lägger till den i ett digitalt verktyg. Det är här AI kommer in i bilden och hjälper honom att korrekt (och snabbt) analysera texten och poängsätta den baserat på redan existerande kriterier. 

Generativ AI hjälper utvärderare som Bryan att få fram ett första utkast till utvecklingssamtalet mycket snabbare. Verktygen ger en korrekt sammanfattning som ger utvärderarna allt de behöver för att analysera en persons utveckling och upptäcka potentiella tillväxtmöjligheter.

Enkelt uttryckt frigör det tid för dem att analysera den verkliga innebörden bakom en medarbetares beteende och resultat. Det kan spara dig timmar som du istället kan ägna åt att träffa medarbetarna eller coacha dem.

💡Zavvy ger chefer möjlighet att sammanfatta feedback för varje anställd åt gången. Dessa feedbacksammanfattningar ger omfattande insikter om medarbetarnas styrkor och svagheter och föreslår förslag till förbättringar och ytterligare tillväxt. 

👉 För liknande användningsområden, kolla in en komplett guide för att implementera AI i prestationshantering.

Ta fram arbetsbeskrivningar eller intervjufrågor

Det kanske vanligaste användningsområdet för generativ AI inom People Ops är att skapa jobbannonser och intervjufrågor. 

När alla använder generativ AI för detta riskerar du att få en brist på kreativitet och äkthet. För att förhindra detta ska du hålla dig till tre bästa metoder:

• Utgå från era egna värderingar och bästa praxis: Det bästa sättet att komma igång är att mata AI-modellen med exempel på relevant innehåll som befintliga arbetsbeskrivningar och intervjufrågor. Men du bör också nämna din ton, stil och önskade struktur för att säkerställa att det slutliga resultatet stämmer överens med ditt arbetsgivarvarumärke. 
• Var MYCKET specifik: En uppmaning som "Skriv en arbetsbeskrivning för en senior webbutvecklare" kommer inte att räcka. Förse AI-modellen med det exakta sammanhanget, som de färdigheter eller krav du letar efter. Du kan även ange vad du inte vill ha med i slutresultatet.
• Test på exempelkandidater: Det fina med AI är att det ger dig de resurser du behöver mycket snabbare. Det innebär att du i slutändan kommer att ha många olika varianter som du kan testa för att till slut hitta den som är bäst för de flesta kandidater på en bråkdel av tiden. 

👉 För specifika uppmaningar, kolla in åtta praktiska ChatGPT-hack som HR-team säkert kan lita på.

Arc-teamet går bortom det grundläggande genom att använda AI för att generera utgående meddelanden för att hitta kandidater på LinkedIn. Cynthia Bolasina, Lead Talent Partner på Arc, använder ofta ChatGPT för att hitta kvalificerade kandidater på LinkedIn baserat på befintliga arbetsbeskrivningar. 

Här är en ChaptGPT-prompt som hon använder för att hitta topptalanger och som hon har delat med sig av till oss:

"Jag vill att du agerar som en rekryterare som arbetar för Arc.dev. Jag kommer att tillhandahålla information om lediga jobb, och det blir ditt jobb att skapa e-postmallar eller sekvenser för att hitta kvalificerade sökande via LinkedIn.

Min första förfrågan är att skapa en sekvensmall i tre steg för en ny {typ av tjänst} roll med {Företag och en enradig beskrivning}.

Jag letar efter en {Jobbinformation}. Markera att denna möjlighet är 100% distans, Lön mellan {intervall}."

Så här ser ett av de e-postmeddelanden ut som Cynthia använder:

Amanda Hallegrundare av Mindful Growth Partners, delade också med sig av en uppmaning som hon rekommenderar att du använder om du behöver ge feedback till en direkt underställd:

"Create a scripted dialogue of a conversation that a manager needs to have with their direct report. The direct report is a <insert role>. They have <insert behavior, situation, impact.> Use the situation, behavior, and impact model."

Chatbots som svarar på frågor

AI-chattbottar är en utmärkt lösning för att besvara vanliga frågor och svar, samma frågor som dyker upp varje gång en ny medarbetare börjar på företaget.

Chatbots används bäst under rekryterings- och onboardingfasen för att få nya teammedlemmar att komma igång mycket snabbare:

Du bör inte eliminera den mänskliga faktorn från onboardingprocessen. Att para ihop nyanställda med en onboarding-kompis är en best practice som många företag fortfarande utelämnar. 

Men även om dina chefer inte har tid att sitta med en nyanställd genom varje steg i en onboarding-process eller checklista, behöver du få dem att prata med en riktig person. Det gör att de vänjer sig vid teammiljön, får unika insikter och i allmänhet känner sig tryggare med sitt framtida arbete och sina relationer.

🚨 Se upp för farorna med generativ AI inom HR

Generativ AI kommer med sin beskärda del av utmaningar. För att hjälpa dig att förebygga potentiella problem går vi igenom tre grundläggande risker med att använda generativ AI och hur du undviker dem.

För stort beroende av redan befintligt innehåll

En av de vanligaste invändningarna mot generativ AI är att den oftast återanvänder redan skapat innehåll. Det innebär att om du vill skapa en arbetsbeskrivning för en specifik roll kommer det AI-baserade verktyget mestadels att hämta ansvar, färdigheter och förväntningar från den enorma poolen med miljontals andra tidigare arbetsbeskrivningar. Därför kommer den slutliga arbetsbeskrivningen inte att innehålla några nya arbetsuppgifter eller kompetenser.

Så hur löser man detta?

Du kan inte helt förlita dig på generativ AI om du vill sticka ut. Behöver du en jobbeskrivning som fångar kandidaternas uppmärksamhet? 

Utgå från en AI-genererad rollbeskrivning och sätt sedan din egen prägel på den. Det innebär alla unika ansvarsområden som rollen kan kräva inom din organisation, nya eller framväxande färdigheter som andra företag kanske inte nämner, och din egen unika uppsättning av förmåner.

Fördomsfulla jobbannonser

Jobbannonser skrivna av ChatGPT är 40 % mer partiska än de som skrivs av människor. Jihane Kamil, Head of Data Science på Develop Diverse, kommenterar denna forskning:

"Vi valde slumpmässigt ut jobbannonser skrivna av människor för olika typer av roller, varav vissa är stereotypiskt förknippade med specifika samhällsgrupper, såsom mjukvaruingenjörer och sjuksköterskor. Vår en-till-en-analys jämfört med jobbannonser genererade av AI visade att ChatGPT var mycket mer benägna att välja partiska ord och uttryck för samma roll än vad en människa skulle göra. Kort sagt, ChatGPT förstärker befintliga fördomar och stereotyper."

Jihane konstaterar vidare att även om AI fungerar bra för automatisering, bör vi vara lite mer försiktiga när vi använder det för att skriva arbetsbeskrivningar:

"AI är ett verktyg som du måste träna med rätt data och expertis. Du måste ifrågasätta varje resultat som den ger dig. Du måste använda den för att vägleda och hjälpa digför att ge dig information - men i slutändandet är människorna som spelar den yttersta rollen när det gäller att använda informationen för att fatta ett beslut."

Rättsliga frågor 

När du fullt ut förlitar dig på generativ AI för HR-processer bör du alltid först rådfråga en jurist. Det beror på att du själv kommer att hållas ansvarig för eventuella resultat, även om du har använt AI-verktyg för att generera innehåll eller köra andra processer som kan påverka dina anställda, organisation, kunder eller andra intressenter. 

Att anlita en juridisk rådgivare är det bästa sättet att agera eftersom man alltid kan anpassa AI-baserade verktyg och processer baserat på felaktig information.

🤖 Om du väljer ett AI-verktyg för HR rekommenderar vi att du testar några alternativ på våra rekommenderade AI-plattformar. Du hittar också en checklista för implementering och en jämförelsetabell för verktyg som hjälper dig att välja rätt lösning för ditt team.

➡️ Kör fantastiska processer med människor 10x snabbare med Zavvy AI

Undvik alla potentiella risker med att använda AI inom HR genom att förlita dig på ett verktyg som håller människan i fokus för din verksamhet. 

Zavvys AI-svit hjälper HR-chefer att driva värdefulla personalprocesser genom att:

• Snabbare produktion av innehåll för utbildning och onboarding.
• Hjälper medarbetare attge bättre feedback till sina kollegor. Dessutom får du sammanfattningar av feedbacken i slutet av varje cykel, där viktiga styrkor och utvecklingsområden lyfts fram.
• Implementera karriärramverk utan att spendera veckor.
• Hjälp dina medarbetare att utforma sina utvecklingsresor med AI-vägledning.
• Använda AI Learning Assistant i Slack för att hjälpa medarbetare att skriva feedback, hitta läranderesurser och få coachningsråd.

📅 Boka en kostnadsfri Zavvy-demo för att se hur du framgångsrikt kan använda AI för din personalverksamhet.