8 praktiska ChatGPT-hack inom HR: Att få ut det mesta av detta fantastiska verktyg för personalansvariga

Har du hört allt snack om ChatGPT?

Det är svårt att inte göra det. ChatGPT finns överallt just nu.

Många företag och yrkesverksamma har hoppat på tåget med generativ artificiell intelligens (AI) och provat OpenAI:s ChatGPT. 

De flesta av dem tyckte att verktyget var en absolut förändring av spelet. 

Men vi tittade oss omkring, och få utforskade dess användningsområden inom mänskliga resurser. 

Det kan vara ett missat tillfälle.

Vi vet att personalansvariga har mycket att göra (särskilt i mindre företag/team). 

ChatGPT kan vara en extra tillgång som hjälper dig att effektivisera repetitiva, administrativa uppgifter. Som ett resultat av detta kan du fokusera på strategiska personalinitiativ för att förbättra dina medarbetares upplevelse.

Så hur exakt kan ni HR-proffs använda ChatGPT för att förbättra era arbetsuppgifter? Vi har samlat åtta exempel för att inspirera dig.

🤖 Vad är ChatGPT?

Det bästa sättet att beskriva denna modell för maskininlärning är att testa hur mycket den vet om sina processer och möjligheter.

Enligt chatGPT är det "en språkmodell för artificiell intelligens som är utformad för att kommunicera med människor med hjälp av naturligt språk".

ChatGPT tränas på stora mängder textdata för att generera människoliknande svar på frågor och uppmaningar. 

Även om ChatGPT:s förmåga verkar imponerande är det viktigt att komma ihåg att den inte kan förstå nyanserna i mänskligt språk och samtal. Därför kan dess svar verka lite ytliga eller sakna djup och insikt.

Risken för missbruk och felaktig information finns, så det är viktigt att vara medveten om verktygets begränsningar och svagheter.

Ändå har miljontals användare - från dataprogrammerare till författare och studenter - kommit för att testa webbplatsen sedan den lanserades i november 2022. 

Verktyget nådde 100 miljoner användare bara 64 dagar efter lanseringen. Det tog Facebook 4,5 år att nå den milstolpen. 

De flesta användare är överens: AI-åldern är äntligen här.

🦾 8 exempel på användning av ChatGPT för HR-uppgifter

Språkmodeller är mångsidiga algoritmer som har gett oss interaktiva chatbots (Siri/Google Assistant) och verktyg för hantering av frågor. 

Men ChatGPT visar den enorma potentialen hos AI:s språkbehandlingskapacitet. 

I det här avsnittet diskuterar vi hur HR-grupper kan dra nytta av vad det här verktyget har att erbjuda.

❓ 1. Skapa frågor om återkoppling

Prestationsbedömningar och utvärderingar är några av de mest tidskrävande och stressiga processerna för människor. En av de största utmaningarna är att de kan vara mycket subjektiva. 

Men genom att skapa uppmaningar som säkerställer att frågorna som genereras är tydliga, kortfattade och neutrala kan cheferna vidta åtgärder för att utveckla mer databaserade resultatbedömningar. 

ChatGPT kan dessutom skapa feedbackundersökningar för hela företaget baserat på specifika ämnen, t.ex. attityder till hybridarbete och en 4-dagars arbetsvecka. På så sätt slipper du gissa hur din personal kommer att acceptera en viss policy.

💬 2. Hjälp kollegorna att formulera sin feedback

Att skriva detaljerad feedback är inte allas favorit. Det kan också vara svårt att garantera en objektiv ton. 

Som tur är kan chatGPT skriva i vilken stil som helst som användaren anger (t.ex. professionell, formell eller konversationsstil).

Verktyget fungerar också som en skrivguide och ger förslag på bästa praxis för att kommunicera idéer på ett bra sätt. Den här funktionen är användbar eftersom många människor arbetar på distans och det är ännu svårare att ge feedback när man inte träffar sina kollegor dagligen.

💪 Är dina medarbetare redo att ge feedback när nästa utvärderingscykel närmar sig?

💬 Vill du dela med dig av exempel på kollegiala utvärderingar med dina medarbetare? Ta del av vår artikel Exempel på kollegial granskning: 50 effektiva fraser för din nästa prestations- eller kompetensgranskning.

✍️ 3. Skriv personalpolitik

När du skriver personalpolicyer kan du använda modellens språkbehandlingsförmåga fullt ut. 

När man manuellt brainstormar för företagspolicyer kan det vara en utmaning att se till att man täcker in alla aspekter av ett visst ämne.

ChatGPT kan dock skriva ett omfattande resultat baserat på uppmaningens parametrar (t.ex. distans-/hybridarbete, skiftarbete osv.). Dessutom kommer verktyget att inkludera alla relaterade faktorer till policyn, såsom kommunikationsplattformar och andra samarbetsverktyg.

🤝 Är du i behov av en mall för en policy för arbete hemifrån som är klar att använda?

📚 4. Upprättande av en lista med nyckelord för en arbetsbeskrivning

Sökalgoritmerna på arbetsmarknaden blir mer komplexa än någonsin. Enligt ZipJob har den genomsnittliga platsannonsen 250 sökande. Det är troligt att de flesta av dessa ansökningar inte passar ihop. 

Därför kan det vara svårt för rekryterare och kandidater att hitta varandra med hjälp av sina nyckelord.

ChatGPT kan lista alla relaterade sökord för en specifik roll. Den här funktionen är också användbar för sökande spårningssystem (ATS) som söker efter nyckelord som är relaterade till de färdigheter som krävs för jobbet.

📝 5. Skriv en arbetsbeskrivning

När du väl har valt rätt nyckelord kan ChatGPT göra en extra insats och skriva beskrivningen också. 

Den kommer också att lista alla ansvarsområden och krav för rollen baserat på de miljontals arbetsbeskrivningar som analyserats som en del av utbildningsuppgifterna. 

Anställningsansvariga kan sedan inkludera ytterligare detaljer, beroende på verksamhetens krav. 

Många arbetsbeskrivningar tenderar att vara generiska och, ännu värre, slå ihop orelaterade uppgifter i en och samma roll. Genom att skapa en detaljerad och exakt uppmaning kan ChatGPT begränsa beskrivningen.

⛓️ 6 . Utarbeta en sekvens för LinkedIn-utskick för att attrahera talanger.

Att skicka meddelanden till hundratals potentiella profiler på LinkedIn kan vara tidskrävande. ChatGPT kan dock utforma olika meddelanden beroende på specifika mål eller tonläge. 

Vill du till exempel ha ett meddelande som är avslappnat men professionellt? 

Låt verktyget skriva det för dig på några sekunder. 

Maire O'Connor, talangforskare på HubSpot, har goda råd om hur man identifierar ett engagerande rekryteringsbudskap. "Det bästa råd jag någonsin fått var att hålla ämnesraden kort och slagkraftig. Jag gillar att ta på mig min kandidathatt och fråga mig själv vad som skulle få mig att vilja öppna ett meddelande."

Att ha en lista över LinkedIn-kandidatmeddelanden kan vara en del av ett större HR-automatiseringsinitiativ för att effektivisera rekryteringsprocesser och förkorta anställningstiderna. 

🗳️ 7 . Samla in intervjufrågor

Det är inte så lätt att utveckla bra intervjufrågor som på ett korrekt och adekvat sätt bedömer de sökandes kunskaper och erfarenheter som vissa kanske tror. 

Ingenting är mer oinspirerande än frågor om dig själv som ofta inte har något med rollen att göra. ChatGPT kan hjälpa de ansvariga för rekryteringen att hitta på frågor som täcker både mjuka och hårda färdigheter, inklusive kritiskt tänkande, teknisk anpassningsförmåga och problemlösning. 

🚀 8. Skapa orienteringsmaterial

Det kan vara skrämmande att sammanställa en onboarding/introduktionspresentation för nybildade team eller avdelningar. 

Gruppledare kan använda ChatGPT för att föreslå en allmän översikt över hur gruppens roll i verksamheten bäst ska presenteras.

När skissen har godkänts kan verktyget hjälpa till att utveckla den genom att ge ytterligare detaljer. Det är dock viktigt att chefen förstår teamets funktion till fullo för att skapa lämpliga och specifika uppmaningar.

🙌 Vill du skapa en fantastisk upplevelse på onboarding ? Då behöver du mer än vad ChatGPT kan erbjuda. Kolla in Zavvy's onboarding mallgalleri, dina nyanställda kommer att tacka dig.

🛑 Se upp för farorna med att förlita sig för mycket på automatisering

Med avancerade modeller som ChatGPT är det lätt att tro att dessa verktyg kan ta över de flesta av våra dagliga uppgifter. 

Och även om det är sant i viss mån finns det en anledning till att människor fortfarande behövs för att övervaka dessa verktyg (dvs. människor i loopen). 

Ja, tekniken har utvecklats vansinnigt snabbt, men den är fortfarande inte i närheten av den mänskliga hjärnans sofistikering, kreativitet och logik.

Det finns en anledning till att chatbots kallas digitala "assistenter".

Tyvärr kan man fortfarande inte lita på att de fattar etiska beslut som standard. 

Dessutom finns det också en fråga om den skapade informationens riktighet och giltighet:

"Dessa system "tränas och utbildas" av den korpus (databas) av information som de indexerar. GPT-3-systemet har tränats på Internet och på några mycket validerade datamängder, så det kan svara på frågor om nästan vad som helst. Det betyder att det är ganska "dumt" på ett sätt, eftersom "internet" är ett virrvarr av marknadsföring, egenreklam, nyheter och åsikter.

Ärligt talat tror jag att vi alla har tillräckligt med problem med att ta reda på vad som är verkligt (försök att söka efter hälsoinformation om din senaste åkomma, det är skrämmande vad du hittar)." Josh Bersin.

I stället bör vi betrakta HR-automatiseringsverktyg som potentiella lösningar snarare än som ett geni som kan hantera alla våra problem. 

Vi rekommenderar starkt att du driver automatiseringsinitiativ med engagemang och tillfredsställelse hos de anställda i åtanke, istället för att blint följa den senaste trenden.

Att hålla sig uppdaterad med tekniken och undersöka hur den bäst kan stödja våra organisationer är dock avgörande för att vi ska kunna vara motståndskraftiga och långvariga. 

Expert på arbetsteknik Tim Sackett sammanfattar detta koncept väl:

"Bör du vara orolig? Om din enda anledning att leva är att utföra grundläggande personaluppgifter, ja, då bör du vara orolig. Det kommer snabbt att skapas produkter inom HR-teknik som kan utföra och producera grundläggande HR-arbete på uppgiftsnivå.

Inom en snar framtid kommer ingen människa att skriva en HR-policy. Ingen människa kommer att skriva en arbetsbeskrivning. Istället kommer vi att tala om för ChatGPT vad vi vill ha, och ChatGPT kommer omedelbart att göra ett utkast, och sedan kommer vi att be ChatGPT att göra ändringar tills vi tycker att det är perfekt. Det som i dag skulle kunna kräva två eller tre HR-proffs kommer att hanteras av en HR-proffs och en AI-assistent ..."

➡️ Ta reda på mer om de trender för HR-automatisering som du bör hålla utkik efter.

➡️ Säkerställ mer givande upplevelser för medarbetarna med Zavvy

Zavvy är ett exempel på en intuitiv, heltäckande HR-lösningssvit som effektiviserar processerna utan att förlora den mänskliga kontakten (och kontrollen). 

Våra lösningar har prövats och testats. 

Compliance Företaget DataGuard använder vår programvara för anställda onboarding för att hantera sin snabba internationella tillväxt och hybrida arbetsmodell. Resultatet är att tiden till produktivitet förkortades med en månad på alla platser.

Avi Medical är en digitaliserad telemedicinleverantör som behövde ett verktyg för att hjälpa sin vårdpersonal att få standardiserad och kontinuerlig medicinsk utbildning. Zavvy skapade en scenariobaserad plattform för lärande som är interaktiv och engagerande och som medarbetarna smidigt kan integrera i sina arbetsscheman. Resultatet är minskade felkvoter och högt deltagande bland personalen.

Vi hjälper företag att prioritera medarbetarnas upplevelse och utveckling genom våra:

• Lösningar för medarbetarnas engagemang: Vårt omfattande system för feedbackundersökningar samlar in snabba svar och meningsfulla insikter.
• System för resultatbedömning: Samla in 360 feedback, få en fullständig överblick över dina medarbetares färdigheter med hjälp av färdighetsmatrisen och välj ut dina toppresterare och medarbetare med hög potential med 9-box-funktionen. Dessutom har du massor av anpassningsbara mallar som gör prestationshantering huvudvärkfri.
• Karriärvägar och planer för medarbetarnas utveckling som främjar en tillväxtorienterad högpresterande kultur.
• Praktisk rådgivning från våra forskare inom lärande. 

Kontakta oss för att få en demo och få veta hur vi kan skapa den bästa HR-lösningen för ditt företag.