HR-automatisering: Exempel på hur automatisering kan förbättra HR-team

Framtidens arbete kräver en ny typ av personalansvarig som vet hur man hänger med. Personalavdelningar måste ta till sig två viktiga omvälvande trender för att behålla och utveckla talanger: 

• De måste bli digitala infödda i stället för att bara tillämpa digitala lösningar.
• De måste övergå från organisationsdrivna till medarbetarcentrerade system.

Dessa trender kräver automatisering för att fungera fullt ut. Med hjälp av molnet, datavetenskap, artificiell intelligens och robotik gör HR-automatisering det möjligt för medarbetarnas erfarenheter att stå i centrum för aktivitet och insikt. 

Detta är särskilt viktigt för den alltmer komplicerade arbetskraften, som trivs med strömlinjeformade, transparenta och effektiva verktyg som stöder deras färdigheter och karriärmål. 

⚙️ Vad är HR-automatisering?

‍HR-automatisering använder en mängd digitala verktyg som programvara, instrumentpaneler, chatbots och molnbaserade plattformar för att uppnå en balans mellan självbetjäning och effektivt samarbete. 

Vad händer om onboarding och offboarding-processerna kan göras på distans via appar? Vad händer om utbildningsplaner kan vara minireiser som är engagerande och hyperanpassade utifrån profiler? 

Fyra huvudområden gynnas mest av HR-automatisering:

• Rekrytering/anställning. Detta omfattar programvara som samlar in, organiserar, skannar och analyserar uppgifter om kandidater. Framför allt sparas rekryteringsgrupper hundratals timmar med att gå igenom en stor mängd ansökningar och professionella CV:n med hjälp av ATS-system (applicant tracking systems).
  

• Löner och förmåner. Detta är kanske den mest repetitiva och felbenägna processen som lätt kan automatiseras. Beräkningar och insättningar av löner och förmåner kan effektiviseras eftersom de är förutsägbara.
  

• Portaler för anställda. Dessa verktyg är ofta en enda kontaktpunkt där de anställda kan kontrollera sin prestationsbedömning, årliga mål, sjukvårdsförmåner, investeringar eller pensionsplaner, bonusar och ersättningar.
  

• Arbetsflöde och utbildning. Dessa resultatinriktade system kan hjälpa anställda och deras chefer att kontrollera deras utbildningsframsteg. Projektinstrumentpaneler hjälper också till att konsolidera uppgifter och skapa en tydlig referens för tilldelade roller och ansvarsområden.

📊 F ördelarna med HR-automatisering

Konsultföretaget McKinsey anser att "kundservice" är kärnan i att behålla talanger. Det handlar om att odla professionella och värderingsstyrda relationer som gör att de anställda vill stanna kvar, inte om att i all oändlighet fylla i papper och prata med flera personer för att få en uppgift utförd. 

HR-automatisering handlar dock inte om att programmera mänskliga relationer. Det handlar om att eliminera repetitiva, manuella uppgifter så att de anställda kan fokusera på att bygga meningsfulla partnerskap.  

I huvudsak finns det 5 stora fördelar:

• Tillhandahåller omedelbar och omfattande kundsupport till de anställda.
• Ökad effektivitet och produktivitet, inklusive eliminering av manuella och överlappande uppgifter.
• Minskning av fel, särskilt när det gäller viktiga men repetitiva uppgifter som löneadministration.
• Att göra det möjligt för HR-personal att gå vidare till mer värdefulla arbetsuppgifter.
• Samling av stora data eller digitala uppgifter som lätt kan visualiseras och organiseras för beslutsfattande.

🏢 8 exempel på automatisering av HR

✉️ Preboarding

Preboarding är det avgörande skedet där företag aktivt engagerar sig i nya medarbetare för att få dem att känna sig trygga, välkomna och inkluderade. Detta är särskilt viktigt eftersom 65 procent av arbetsgivarna rapporterade att de upplevt att nya medarbetare inte dyker upp första dagen. 

Veckan före den första dagen är ofta en tid av nervositet för nya medarbetare, som kanske fortfarande tvivlar på sitt beslut. Att skicka ett välkomstpaket kan vara till stor hjälp. 

Hur automatiserad preboarding fungerar

Företag med fjärrstyrning investerar ofta mycket i ett online preboarding -system som integreras väl med resten av processen onboarding . Att integrera sig i en företagskultur är mindre enkelt när man aldrig träffar sina lagkamrater. Detta är den utmaning som det österrikiska skalföretaget Storyblok lyckades lösa med hjälp av Zavvy's programvarapreboarding . 

Storyblok utökade sin personalstyrka med nästan 270 procent på 12 månader genom att fokusera på ett viktigt mål: ta bort oron för första dagen genom att förbereda nya medarbetare i förväg. 

Checklistan innehåller följande:

• Lär känna grundarna och de andra medlemmarna i teamet.
• Skaffa utrustning
• Uppgifter om inloggning och e-post
• Förbered dig för den första dagen: Kontakter och plats
• Presentera dig själv på Slack några dagar före startdatumet.

Resultatet: Resultatet: Teamet sparade nästan 2 500 euro i repetitivt arbete per månad och minskade 2 timmar från preboarding.

➡️ Läs hela fallstudien här

🚀 Onboarding

En lyckad preboarding upplevelse övergår smidigt till onboarding. Traditionellt sett är onboarding en process där nya anställda introduceras till företagets uppdrag, kultur, politik och dagliga uppgifter. 

Denna orienteringsmetod är dock ofta opersonlig, tråkig och kan leda till överbelastning av information. Dagens anställda behöver en förenklad, erfarenhetsbaserad onboarding som gör dem entusiastiska och organiserade.

Hur automatiserad onboarding fungerar

En erfarenhetsbaserad onboarding skapar ett strömlinjeformat men samtidigt flexibelt program för nyanställda. De vet exakt vad de kan förvänta sig av processen och kan enkelt följa sin resa i varje skede. Den Münchenbaserade startupen Alasco använde Zavvy's programvara för anställda onboarding för att skapa en engagerande, skräddarsydd upplevelse som gjorde det möjligt för de anställda att vara produktiva inom två veckor istället för fyra.

Här är hur alla deras problem löstes när de automatiserade onboarding:

• Det gav dem ett centraliserat verktyg för en systematisk, organiserad och konsekvent upplevelse för alla anställda.
• onboarding -processen kan anpassas efter varje grupps eller avdelnings behov.
• Zavvy kunde samla och kombinera alla företagets befintliga verktyg på ett ställe.

Resultatet: 67 procent personaltillväxt inom 12 månader och ett genomsnittligt betyg på 4,7/5 från de anställda.

💵 Löner och förmåner

Ett bra lönesystem är korrekt, tillförlitligt och transparent. Ett felaktigt lönesystem kan däremot leda till att skatt betalas för mycket eller för lite, sena utbetalningar och tvister. 

Underbetalningar (avsiktliga eller oavsiktliga) är ett allvarligt problem, och enligt det amerikanska arbetsmarknadsdepartementet var den genomsnittliga lönen som anställda var skyldiga (retroaktiva löner) år 2021 över 1 200 USD. Anställda behöver ett system som hjälper dem att spåra sina löner på ett korrekt sätt.

Hur automatiserad löneadministration fungerar

Automatiserade lönesystem kan spara företag så mycket som 24 500 USD per år. Med ett användarvänligt centraliserat system kan företagen uppmuntra de anställda att hålla koll på sin närvaro och lämna in sina ledigheter på ett korrekt sätt. Detta gör det också lättare för de anställda att utnyttja förmåner som den amerikanska 401(k)-planen, som är ett företagssponsrat pensionskonto. Anställda har möjlighet att matcha sina företags bidrag via löneavdrag.

För att uppmuntra sina anställda att utnyttja sina förmåner samarbetade Boutique hotelföretaget Martin Resorts med det Illinois-baserade löneföretaget Paylocity. De förnyade löneinstrumentpanelen för att integrera sömlöst med regeringens 401(k)-system, så att man slipper logga in på olika plattformar.

Resultaten:

• Anmälningsfrekvensen för 401(k) har tredubblats
• Spansktalande anställda förstod lätt plattformen och deltog slutligen i 401(k). 
• 10 timmars besparing genom att eliminera pappersarbete

👬 Möjliggöra mänskliga kontakter

Det finns många fördelar med distansarbete, men få fokuserar på den isolering och ensamhet som följer med det. I en studie om distansarbetare som genomfördes av företaget Buffer, som arbetar med sociala medier, angav de tillfrågade ensamhet, samarbete och kommunikation som de största svårigheterna de ställs inför.

Det kan vara en utmaning för företag som arbetar på distans att hålla de anställda i kontakt med varandra och engagerade, och det finns inget bättre än en lunch för teamet för att skapa kontakt. Detta betyder dock inte att helt onlinebaserade jobb måste vara kontaktlösa och opersonliga.

Hur automatisering möjliggör mänskliga kontakter

Redan 2014 skapade Kickstarter ett datorprogram för lunchroulette som slumpmässigt parade ihop anställda för att äta lunch tillsammans. Ytterligare krav var att lunchparen inte fick tillhöra samma subspecialitet och att det inte fick vara mer än en chef. Kickstarter delade koden med öppen källkod med allmänheten, och kaffe/lunchrouletter plockades snart upp av andra företag.

Zavvy har gjort det enkelt för alla att ta med sig kaffe/lunch-rouletter. Som en del av funktionen Connection Programs har vi skapat mallar på Slack och Microsoft Teams för att planera tillfälliga möten och meningsfulla samtal mellan kollegor. Exempel på mallar är kafferouletter, walk and talk och ritualer för möten.

Andra sätt som automatiseringen kan underlätta meningsfulla kontakter är:

• Organiserade buddy -system (särskilt för onboarding).
• Teamets onlineaktiviteter, t.ex. spel och festligheter
• Schemalagda mentorskap en-till-en-mentorskap

Ungefär 67 procent av de organisationer som stödde kontakter och samarbete såg en produktivitetsökning bland sina anställda.

👋 Offboarding

Offboarding övervakar den systematiska och ordnade avgången av anställda samtidigt som riskerna för företaget minskas. Det är åtminstone tanken. I verkligheten har dock många företag processer för avflyttning som är oorganiserade och förvirrande, för att inte tala om svåra att följa upp. 

Detta är vad som händer när det inte finns något automatiserat system som strikt upprätthåller policyer för avflyttning. En manuell offboardingprocess är extremt riskabel. Enligt cybersäkerhetsföretaget CyberArk stjäl 88 procent av IT-arbetarna känsliga data och lösenord när de får sparken.

Hur automatiserad offboarding fungerar: 

Genom att ha ett system som automatiskt startar så snart den anställde säger upp sig kan företagen vara säkra på att inget förbises. Några viktiga steg är:

• Godkännanden av uppsägningar som följer den korrekta kedjan.
• Prestationsbedömningar och personaljournaler (inklusive PM och andra disciplinära åtgärder) registreras och förvaras på rätt sätt.
• Tillgång till lokaler och verktyg avaktiveras enligt schema.
• Undersökningar och slutintervjuer genomförs och analyseras.
• Andra avdelningar (t.ex. IT och ekonomi) informeras omedelbart.

Precis som Zavvy underlättar en ordnad och engagerande onboarding upplevelse genom vår mjukvara, gör vi det också möjligt för HR-team att skapa ett system för offboarding som är smärtfritt och enkelt kan spåras. När allt kommer omkring kan en utmärkt offboarding-upplevelse leda till att högkvalificerade medarbetare återvänder i framtiden.

En fallstudie som utfördes av programvaruföretaget ServiceNow visade att en helt automatiserad offboarding sparar så mycket som 200 000 USD (och 4 400 timmar per år). 

🌱 Utbildning och utveckling av anställda 

Medarbetarutveckling omfattar lärande och utbildning, prestationsutvärdering och feedback samt mentorskap. Traditionellt sett har medarbetarutbildning skett genom live- eller klassrumsundervisning. Pandemin har dock tvingat företagen att tänka om när det gäller personlig, individuell utbildning.

Utbildning är avgörande för att de anställda ska vara nöjda. Enligt en undersökning som utfördes av Sitel Group, ett företag som arbetar med outsourcing av affärsprocesser, sa 37 procent av de tillfrågade att om deras nuvarande arbetsgivare inte erbjuder dem möjlighet att lära sig nya färdigheter skulle de troligen sluta. Dessutom sa nästan 80 procent att ett formellt utbildningsprogram är viktigt för dem när de bestämmer sig för att gå med i ett företag.

Hur automatiserad utbildning av anställda fungerar: 

Ett exempel är när fitnessföretaget Freeletics samarbetade med Zavvy för att automatisera sitt inlärningsprogram. Deras största utmaning är att deras anställda sällan har tillräckligt med tid för att sätta sig ner och lära sig. 

Dessutom var kunskapsöverföringen inte effektiv eftersom det inte fanns tillräckliga möjligheter att praktisera det man lärt sig. Zavvy tog itu med dessa problem genom att erbjuda tre program:

• Microlearning, korta sessioner som bygger på en praktisk ram.
• Rundabordssamtal för personalchefer, som uppmuntrar till utbyte av ledarskapsutmaningar och bästa praxis mellan kollegor.
• Ledarskap Onboarding, ett slags bootcamp för nya ledare som ska lära sig viktiga processer och principer.

Resultatet blev att nya chefer fick mer tid att diskutera sina unika utmaningar med sina mentorer och kollegor. Ännu viktigare är att ett internt och flexibelt ledarskapsprogram sparade Freeletics från kostsamma traditionella seminarier.

➡️ Fullständig fallstudie: "Skapa ett utbildningsprogram för ledarskap på Freeletics "

Hur automatiserad personalutveckling fungerar

Ett automatiserat utvecklingsprogram hanterar alla komponenter som behövs för att driva ett sammanhängande karriärutvecklingsprogram.

Detta inkluderar saker som

• Ramar för karriärutveckling, inklusive karriärvägar
• 360 feedback
• Utvecklingsplaner för anställda

För att se till att allt detta fungerar utan att behöva påminna chefer manuellt eller hantera spridda kalkylblad, hanterar utvecklingsprogram de repetitiva uppgifterna och gör det möjligt för intressenterna att få ut mer av processen.

Om du är nyfiken på hur det fungerar kan du titta på vårt verktyg för utveckling av personal här.

💳 Ersättningar/kostnadshantering

Ersättningar kan bli problematiska om de inte lämnas in på rätt sätt. Branscher med kundkontakt har ofta många rese- och representationskostnader. Eftersom distansarbete blir allt vanligare har de anställda dessutom ytterligare ersättningar för internet och möbler för hemmakontor som en del av sina förmåner.  

Många företag har dock inga tydliga riktlinjer eller policys för vad som kan anses vara ersättningsbara utgifter. Detta leder till att förfarandet för att lämna in utgifter ofta är förvirrande och tråkigt. Enligt en undersökning som genomförts av molnföretaget Oracle Netsuite använder dessutom 46 procent av de tillfrågade fortfarande manuella kalkylblad för att hantera utgiftsredovisningar.

Hur automatiserad ersättning fungerar: 

Ett HR-system med integrerade återbetalningsfunktioner kan göra arkiveringen enkel och intuitiv. Utgifterna kan kategoriseras tydligt och läggas i kö till rätt godkännandelinje eller avdelning. Chefer kan enkelt spåra sina teams utgifter och analysera vilka typer av transaktioner som förekommer mest.

För företag som alltid är ute på fältet är automatiserad kostnadsregistrering en livräddare. Ingenjörsfirman Holland LP hade omkring 800 månatliga kostnadsrapporter för fältbesök som de automatiserade. De ville också ha ett system som kunde anpassas för typer av utgifter som är unika för företaget.

Resultaten var:

• 6 timmars arbetstid sparas varje månad
• Minimal datainmatning och minimala fel
• Genomströmningstiden för ersättningar minskade från 5 till 3 dagar.

🧾 Skattedeklaration och dokumentation

Att deklarera arbetstagar- och företagsskatter är repetitivt och mödosamt - från insamling av uppgifter till ifyllande av blanketter och faktiska betalningar. Vissa statliga initiativ, som Making Tax Digital, syftar till att förenkla processen för skattebetalarna, men det krävs fortfarande mycket manuellt arbete.

Dessutom kan även det minsta beräkningsfelet leda till katastrofala konsekvenser.

I USA kan skattelagstiftningen till exempel skilja sig åt från delstat till delstat, och sena betalningar kan leda till en straffavgift på högst 15 procent. För att undvika fel och förenkla processen kan dina medarbetare använda verktyg som kvartalsskattekalkylatorn från Keeper.

Att följa reglerna för skattedeklaration omfattar korrekt löneberäkning (inklusive övertid), korrekt innehållna skatter (t.ex. socialförsäkringsskatter) och insättningar i tid till rätt skatteorgan.

Hur automatiserad skattedeklaration fungerar: 

De flesta företag automatiserar skattedeklarationen med hjälp av robotiserad processautomatisering (RPA), dvs. programvara som är kodad för att utföra regelbaserade uppgifter. Regelbaserade uppgifter definieras av grundläggande, repetitiva steg, t.ex. kopiera och klistra in, fylla i formulär och göra specifika beräkningar. 

RPA är det perfekta automatiseringsverktyget för skattedeklaration eftersom det är mycket exakt och kan standardisera processen. Enligt Deloitte kan skatteautomatisering minska kostnaderna med så mycket som 90 procent. 

En djupgående studie om skatteautomatisering av konsultföretaget PwC visade att RPA kan effektivisera följande steg i skattedeklarationen:

• Hämta rådata från HR-register
• Rensning och avstämning av konton
• Organisering av uppgifter efter rättslig enhet
• Analysera kontoändringar (skattejusteringar)

Resultatet är en minskning av manuellt arbete med upp till 25 procent, förbättrad noggrannhet och effektiv organisation av finansiell information.

✨ Innebär automatisering att man offrar sin erfarenhet?

Detta måste betonas:

Automatisering handlar inte om att eliminera mänskliga interaktioner, utan om att ge arbetstagarna verktyg för att arbeta bättre tillsammans och bli bättre i sina roller. Det handlar om att ta bort de tråkiga processer som leder till överarbete och mindre tid för att nätverka och bygga kontakter.

Att automatisera system för att främja en positiv upplevelse för medarbetarna är värt tiden och investeringen. Enligt HR-experter finns det tre komponenter för en positiv medarbetarupplevelse:

• De har rätt resurser och verktyg för att utföra sina uppgifter (mindre förvirring och frustration).
• Känsla av tillhörighet (att lyckas integreras i teamets/företagets kultur).
• En känsla av tillfredsställelse (att ha flexibilitet och känna sig uppskattad).

🏢 Exempel på automatiserade HR-system

Det bästa sättet att börja din resa för HR-automatisering är att identifiera de processer som du behöver effektivisera. Här är några av våra förslag på verktyg.

Anställning/rekrytering

• Spårning av sökande: BambooHR / Personio
• Automatisering av avtal: DocuSign
• Preboarding & onboarding: Zavvy

Processhantering

• Administration: Personio, Rippling, Hibob
• Behandling av löner: Gusto
• Anpassad automatisering: Zapier

Medarbetarnas engagemang:

• Medarbetarnas erfarenhet: Zavvy
• Uppföljning av närvaro: TimeClock Plus
• Schemaläggning av anställda: Payco
• Utveckling och återkoppling av anställda: Zavvy
• Utbildning av anställda: Zavvy

➡️ Bygg smarta, automatiserade arbetsflöden med Zavvy

Med Zavvy kan du köra allt som har med erfarenhet att göra på autopilot:

• Förberedelser
• Introduktion
• Återkoppling
• Utveckling
• Utbildning

Med vår smarta arbetsflödesbyggare kan du dessutom utveckla alla program du kan tänka dig.

Vet du inte var du ska börja?

Vi har mallar som kan tjäna som vägledning och inspiration. Dessutom kan vårt system integreras i företagets befintliga verktyg, till exempel Slack, Microsoft Teams och Notion. Våra dedikerade chefer för kundsuccé och vårt supportteam står också redo för eventuella frågor.