Como comunicar eficazmente os resultados do relatório sobre o empenho dos trabalhadores? (Com exemplos)
Realizou um inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores - isso é perfeito!
Já está a medir o empenho do seu pessoal na sua missão, na equipa e no seu papel na empresa.
Mas o que é que vai fazer com os resultados obtidos a partir dos seus contributos?
Mais importante ainda, como é que vai passar do relatório de envolvimento dos trabalhadores para a satisfação dos desejos de crescimento profissional dos seus colaboradores?
Ainda está a lutar para encontrar as respostas?
O nosso guia é para si! Reunimos conselhos e exemplos práticos que lhe permitirão
- Saber exactamente o que fazer com os dados do inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores.
- Compreender o que esses dados revelam.
- Excelente na comunicação dos resultados do inquérito sobre o envolvimento.
Siga-nos ao longo deste artigo para conhecer os truques de construção de um relatório valioso e estratégico sobre o envolvimento dos trabalhadores!
❗️ A importância do empenho dos trabalhadores para as empresas
Antes de mais, a relevância e o impacto de um relatório sobre o envolvimento dos trabalhadores ultrapassam as fronteiras dos RH. É claro que medir o envolvimento é uma função das Operações de Pessoal. E é também uma das tendências de envolvimento dos trabalhadores - ouviractivamente para determinar se os trabalhadores estão a prosperar.
Mas um relatório de inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores transcende as preocupações com as aspirações dos membros da equipa. Trata-se de um instrumento repleto de informações perspicazes de que os executivos de topo necessitam para compreender a saúde e a robustez da sua força de trabalho.
E isso é uma questão estratégica. Porque não há forma de obter resultados comerciais sem uma equipa envolvida e entusiasmada!
O empenhamento dos trabalhadores impulsiona a produtividade, o desempenho superior e um local de trabalho positivo.
Segundo a Gallup , diminui o volume de negócios até 43% e aumenta a fidelidade dos clientes em 10%, as vendas em 18% e a rentabilidade em 23%.
Analisar os dados sobre o envolvimento dos trabalhadores
Vamos considerar que já sabe como conceber um inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores e definir os seus objectivos.
Por isso, agora, vamos concentrar-nos na análise dos resultados obtidos com a realização do estudo.
O primeiro conselho importante é preparar-se com antecedência para a análise. Para o efeito, é necessário criar os mecanismos para quantificar e segmentar os dados.
Utilizar escalas numéricas, pontuações e percentagens
Utilize escalas numéricas e converta as respostas em valores numéricos sempre que possível no seu inquérito de participação.
Verá que a comparação dos dados não será uma dor de cabeça significativa.
Isto porque os números são muito menos susceptíveis de serem mal interpretados do que a opinião do seu pessoal em texto livre.
Considerar as contribuições qualitativas
Embora os dados quantitativos sejam objectivos, é necessário analisar também os dados qualitativos. Porque, por vezes, não é fácil traduzir pensamentos e sentimentos em números. E sem dados, seria impossível tirar conclusões sobre a motivação, atitudes e desafios dos funcionários.
Por exemplo, se pedir às pessoas que atribuam uma pontuação de 1 a 5 ao grau de satisfação com a sua equipa, um número diferente de cinco não lhe dirá muito. Mas se lhes pedir para escreverem sobre a razão da sua satisfação incompleta, ficará com a ideia geral da sua queixa ou preocupação.
Segmentar grupos de inquiridos
É inequívoco que os seus trabalhadores se dividem em diferentes grupos de acordo com critérios distintos. E isso traduz-se em percepções variadas dos seus empregos, colegas e da sua organização.
Para descobrir isso, segmente os resultados do inquérito sobre o envolvimento, mantendo as respostas anónimas.
Garanta o anonimato dos seus empregados e peça-lhes que indiquem a sua opinião:
- idade;
- género;
- departamento e equipa;
- posse;
- quer se trate de pessoal júnior, médio ou sénior;
- o seu nível executivo (gestor, director, VP ou C-level).
Ler o consenso
É nesta fase que começa a verdadeira acção de análise!
Se seguiu as nossas recomendações para quantificar (e segmentar) os dados de inquéritos, está pronto para identificar o que eles estão a tentar dizer.
Em termos genéricos, se a maioria ou todos os seus trabalhadores expressam a mesma opinião sobre um assunto, tem de investigar o tema e melhorar alguma coisa.
Por outro lado, se apenas algumas pessoas se sentirem insatisfeitas com a mesma questão, poderá não ser necessário abordá-la tão exaustivamente.
Tudo depende da importância do tema para o negócio e para o bom funcionamento da equipa e da empresa. E cabe aos intervenientes certos decidir se vale a pena dedicar esforços para descobrir o que está por detrás dos resultados.
Dados cruzados
Os níveis de envolvimento nem sempre estão relacionados com a posição do pessoal, as equipas ou a sua empresa. Em vez disso, esses níveis podem ter a ver com outros factores, como o salário ou o pacote de benefícios, para citar apenas alguns.
Cabe-lhe a si combinar os dados do inquérito sobre o envolvimento com os dados de outras fontes.
Por isso, considere as informações do seu sistema de gestão de RH ao analisar os resultados do seu envolvimento.
Além disso, avaliar os dados de compromisso em relação às informações comerciais.
Trata-se de informação que pode extrair do seu sistema ERP e que está intimamente ligada aos resultados da empresa.
Comparar resultados
O objectivo final da análise dos dados do inquérito sobre o envolvimento é descobrir áreas críticas de melhoria. E para o fazer da forma mais abrangente possível, é necessário comparar os resultados actuais do inquérito sobre o envolvimento com
- Os resultados dos seus inquéritos de envolvimento anteriores - pararevelar os níveis de envolvimento da sua organização, departamentos e equipas ao longo do tempo
- Resultados de inquéritos de envolvimento nacionais e globais - especialmenteos de outras empresas do seu sector que têm um negócio semelhante ao seu
E são estes os conhecimentos a procurar:
- Porque é que a sua organização está a ter um desempenho melhor ou pior do que antes?
- Porque é que determinados departamentos e equipas estão a ter um desempenho melhor ou pior do que antes?
- Porque é que a sua empresa tem um desempenho melhor ou pior do que outras semelhantes no seu país ou no estrangeiro?
Organizar os dados no seu relatório sobre o envolvimento dos trabalhadores
Um relatório de um inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores deve esclarecer de que forma o envolvimento afecta o desempenho da sua empresa e dos seus colaboradores.
Mas esse relatório não serve de nada se não organizar correctamente os dados nele contidos. Vamos ver como.
Em primeiro lugar, é necessário ter em mente o objectivo do inquérito. Trata-se de desenvolver um plano de acção para melhorar as áreas com maior impacto positivo nos seus níveis de envolvimento dos trabalhadores.
Depois, tenha em atenção que, tradicionalmente, algumas áreas têm uma pontuação baixa em qualquer organização. Estamos a falar de remuneração e benefícios, progressão na carreira e política no local de trabalho, para citar algumas.
Mas, como regra geral, deve dar prioridade às áreas em que a sua empresa obteve uma pontuação baixa em comparação com as referências do sector. Essas são as mais prováveis:
- Gerar um ROI positivo depois de os melhorar.
- Promover a melhoria de todos os outros domínios da experiência do trabalhador.
Normalmente, as áreas de maior impacto são:
- Valorização dos empregados;
- Resposta aos trabalhadores proactivos;
- Envolvimento dos trabalhadores na tomada de decisões;
- Comunicação com os líderes.
Mas pode sugerir outras áreas em que se deve concentrar.
Agora, tem de organizar convenientemente os resultados do inquérito no seu relatório sobre o envolvimento dos trabalhadores.
Por outras palavras, tem de divulgar os números do compromisso:
- para toda a empresa;
- por departamento;
- por equipa;
- por idade e género;
- por mandato;
- por nível executivo;
- por antiguidade;
- por período (mês, trimestre ou ano actual em relação ao anterior);
- por região (no seu país, nas suas localizações no estrangeiro e em comparação com as referências nacionais e mundiais do seu sector);
- qualquer combinação das anteriores que faça sentido, como por exemplo, por sexo e equipa ou por idade e departamento.
E para destacar as áreas a melhorar, deve apresentar os dados do inquérito por essas áreas em cada uma das divisões acima. Recomendamos que converta essas divisões em secções distintas do documento.
Recomendamos também a utilização de meios de visualização dos resultados, como quadros e gráficos.
Por exemplo, utilizar:
- Gráficos de barras - paraidentificar tendências ao longo do tempo.
- Gráficos de linhas - paracomparar os dados deste ano com os do ano passado.
- Gráficos de chamadas - pararealçar números ou conclusões surpreendentes.
Esses elementos visuais ajudarão as partes interessadas a compreender e a analisar objectivamente os resultados do seu relatório sobre o envolvimento dos colaboradores. Mas o mais importante é que a visualização facilita a definição de prioridades nas áreas de melhoria e fornece resultados accionáveis.
Melhores práticas para comunicar os resultados do inquérito de envolvimento
Depois de recolher e analisar os dados do inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores, é altura de os partilhar na sua empresa.
E estas são as nossas dicas para comunicar os resultados do inquérito sobre o envolvimento aos seus empregados e líderes.
💡 3 dicas para partilhar os resultados do inquérito sobre o envolvimento com os trabalhadores
Logo após a conclusão do inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores, o CEO deve fazer uma comunicação a toda a empresa. Em alternativa, o VP de RH ou um líder sénior de RH pode fazê-lo.
E nessa comunicação, eles fazem um reconhecimento.
Agradecer aos trabalhadores a sua participação no estudo
O seu líder - se não for você - pode fazê-lo por correio electrónico ou numa reunião geral.
Mas é essencial que agradeçam aos empregados assim que o inquérito terminar. E, para além de agradecer, o líder deve afirmar o seu empenho em elevar o envolvimento a níveis mais elevados.
Aconselhe-os a apreciar a dedicação dos empregados para ajudar a melhorar a sua cultura organizacional. Isso transmitirá a mensagem de que o feedback dos empregados é valioso, o que, por si só, tem um impacto positivo no envolvimento.
Apresente brevemente os dados de compromisso que obteve
Uma semana após o encerramento do inquérito, o seu líder deve partilhar uma visão geral dos resultados com a organização. Mais uma vez, um e-mail ou uma reunião com toda a empresa é suficiente.
A síntese deve incluir estatísticas de participação e um resumo das principais conclusões (números melhores e piores).
Este momento é também uma excelente oportunidade para o seu líder explicar o que os empregados devem esperar a seguir. E uma forma de definir expectativas é delinear o plano de acção.
No entanto, o seu líder não pode fornecer muitos pormenores nesta altura.
A primeira comunicação dos resultados do envolvimento dos trabalhadores deve centrar-se nos números com um impacto mais alargado.
Por outras palavras, esta é uma ocasião para se concentrar no efeito dos dados ao nível da organização.
Informar os dados completos do compromisso e planear melhorias
Três semanas após o encerramento do inquérito, os RH e os líderes - líderes de equipa e outros executivos - devem começar:
- Analisar exaustivamente os resultados.
- Detalhar o plano de acção: as áreas de melhoria que irá abordar e as iniciativas de envolvimento que irá implementar.
Depois de as principais partes interessadas terem decidido o plano de acção, é altura de comunicar todos os pormenores aos seus empregados.
O prazo não deve ser superior a um ou dois meses após o encerramento do inquérito.
3 dicas para partilhar os resultados do inquérito sobre o envolvimento com os líderes e as principais partes interessadas
Quando os resultados do inquérito sobre o envolvimento estão disponíveis, o primeiro passo é partilhá-los com a equipa executiva. Aqui estão as nossas principais recomendações sobre como abordar esta tarefa.
Não apressar os líderes a decidir o que fazer com os dados
Dê tempo aos seus líderes para analisarem os dados sobre o envolvimento, absorverem-nos e reflectirem cuidadosamente sobre eles.
Recomendamos este calendário:
- Uma semana após o encerramento do inquérito, antes de comunicar os resultados de alto nível.
- Três semanas após a conclusão do inquérito, antes de começar a discutir exaustivamente os dados e aprofundar o plano de acção.
- Um a dois meses após o encerramento do inquérito, antes de comunicar os resultados pormenorizados.
Aumentar os níveis de envolvimento dos seus colaboradores é um processo de mudança. E, tal como acontece com qualquer mudança empresarial, a sua interiorização não acontece de um dia para o outro. Além disso, são os seus líderes que devem conduzir a mudança, pelo que precisam de tempo para se prepararem.
Sublinhar o objectivo final e alimentar o diálogo
O processo de análise minuciosa dos dados de envolvimento começa consigo. Apresente aos seus líderes:
- a pontuação global do envolvimento dos trabalhadores;
- tendências a nível da empresa;
- tendências específicas do departamento;
- pontos fortes e fracos (ou oportunidades).
Os líderes devem compreender claramente qual a cultura organizacional que se pretende.
E os resultados do inquérito ajudá-los-ão a descobrir o que está a faltar.
Por isso, certifique-se de que lhes transmite esta mentalidade.
Depois, enquanto debate os dados em profundidade, deve promover um diálogo aberto. Só assim os seus líderes chegarão a acordo sobre um plano de acção eficaz para aumentar os níveis de envolvimento.
Não varrer os problemas para debaixo do tapete
Não é possível aumentar o empenhamento dos trabalhadores sem transparência. E você também desempenha um papel nesse sentido.
Tem de partilhar com os seus líderes os resultados fantásticos e os números pouco animadores do seu inquérito sobre o envolvimento.
A comunicação das descobertas alarmantes é obrigatória para melhorar a situação.
Afinal, como é que se pode melhorar algo sem o compreender e dissecar completamente?
Além disso, investigar as pontuações e comentários negativos é, em última análise, uma situação vantajosa para os trabalhadores e para a empresa.
Exemplosreais de relatórios sobre o envolvimento dos trabalhadores
Estes são quatro relatórios sobre a participação dos trabalhadores que nos chamaram a atenção. Vamos investigar porque é que o fizeram e o que pode aprender com eles.
1. Departamento do Ambiente do Novo México
O relatório de compromisso do Departamento do Ambiente do Novo México:
1. Começa com uma mensagem de um líder de topo da sua organização, fornecendo:
- A taxa de resposta global;
- O nível de envolvimento global;
- Algumas áreas a melhorar;
- Uma afirmação do empenhamento dos líderes seniores em responder às reacções dos trabalhadores.
2. Utiliza gráficos de chamadas para realçar as conclusões mais importantes.
3. Reduzir os números de uma visão geral para valores altos e baixos anuais por departamento e secção de inquérito.
4. Compara o seu nível de envolvimento dos trabalhadores com uma referência nacional.
5. Inclui informações sobre as acções de envolvimento da organização ao longo do ano anterior ao inquérito.
6. Descreve os dados demográficos dos inquiridos.
7. Elucida sobre os próximos passos dos seus líderes e como os empregados podem participar.
8. Divulga um anexo com as pontuações anuais para todas as perguntas do inquérito em que utilizou uma escala numérica.
Nota: A comparação ano a ano permite a esta organização identificar tendências no envolvimento dos seus colaboradores.
2. GitLab
O relatório de participação do GitLab:
- Explica como as respostas ao inquérito permanecerão confidenciais.
- Enumera as áreas de incidência do inquérito.
- Mostra uma linha cronológica das acções que a empresa tomou em torno do inquérito.
- Esclarece as etapas que se seguirão ao encerramento do inquérito.
- Apresenta a taxa de resposta global, o nível de envolvimento global e uma referência do sector.
- Agradecemos aos trabalhadores a sua participação no inquérito.
- Divulga as respostas que obtiveram uma classificação mais elevada nas três principais áreas de incidência e compara-as com a referência do sector.
- Destaca os domínios que necessitam de ser melhorados.
Nota: O calendário com as acções do inquérito pode parecer insignificante. No entanto, é um elemento de transparência que cria confiança entre os leitores do relatório.
3. Recursos Humanos da UCI Irvine
O relatório sobre a participação dos trabalhadores do departamento de RH da Universidade da Califórnia:
- Começa por justificar porque é que o envolvimento dos trabalhadores é importante para a cultura do local de trabalho e para as várias partes interessadas.
- Define as responsabilidades de todos os envolvidos no envolvimento das partes interessadas.
- Recorda os resultados do anterior inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores e estabelece-os como base de referência.
- Compara os resultados do inquérito mais recente com os números de referência.
- Distingue os funcionários empenhados, não empenhados e ativamente não empenhados entre os dados anteriores e os mais recentes por unidade organizacional.
- Enumera as novas oportunidades que o departamento deve abordar e os pontos fortes que deve continuar a explorar.
- Apresenta um calendário faseado do programa de envolvimento e algumas acções planeadas.
- Descreve os passos seguintes que os líderes devem seguir com os membros da sua equipa.
Nota: O relatório salienta que os números variam entre as duas edições do inquérito porque o departamento de RH incentivou a participação do pessoal em vez de a forçar.
4. Gabinete do Chanceler da UCI Riverside
O relatório de envolvimento dos trabalhadores do Gabinete do Chanceler da Universidade da Califórnia em Riverside:
- Contém instruções sobre o cálculo das pontuações.
- Compara os resultados do inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores com diferentes tipos de parâmetros de referência, desde resultados de inquéritos anteriores a valores nacionais.
- Destaca as questões que representam uma prioridade para a organização.
- Distingue o nível de significância estatística que cada número tem, clarificando o seu significado.
- Descreve as acções sugeridas com algum pormenor.
- Agrupa as pontuações por categoria -por exemplo, desenvolvimento da carreira ou gestão do desempenho -, função - por exemplo, gestor ou diretor -, género, etnia, cargo e faixa salarial.
- Desagrega as pontuações em cada categoria.
- Mostra a percentagem total de colaboradores em cada nível de compromisso, desde os altamente empenhados, capacitados e energizados até aos não empenhados.
- Conclui sobre os principais factores de envolvimento, como a promoção do bem-estar social.
Nota: O documento é altamente visual e baseia-se em cores para apresentar os dados. Embora isso agrade à maioria dos leitores, torna-o menos inclusivo e compromete a interpretação de toda a organização.
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