Cartão de pontuação do empregado: Melhores práticas, exemplos e modelos

Muitos espaços empresariais costumavam debater-se com a produtividade dos empregados. E a maioria dos funcionários estava insatisfeita, desmotivada ou ambos. Esta situação mudou com a invenção do scorecard.

Desde a sua introdução no final dos anos 90, muitas empresas têm registado um aumento do desempenho e uma diminuição das taxas de rotação dos trabalhadores. Trata-se de uma ferramenta dinâmica que pode ser utilizada em grande escala e personalizada para cada colaborador.

Além disso, o scorecard também incentiva o auto-desenvolvimento. Junte-se a nós numa análise aprofundada dos quadros de pontuação dos colaboradores, das suas vantagens e de como criar um. Como bónus, também incluímos exemplos de quadros de pontuação para colaboradores.

O que é um quadro de resultados dos trabalhadores?

Um scorecard do empregado é uma ferramenta de gestão utilizada para monitorizar o desempenho de um empregado. É a ferramenta organizacional perfeita porque permite aos indivíduos planear, estabelecer prioridades e implementar os projectos necessários.

O documento descreve o papel e a contribuição de cada indivíduo para o local de trabalho.

Além disso, permite que as pessoas se concentrem nas suas funções, melhorando assim a sua produtividade. Um quadro de resultados dos trabalhadores também contribui para o seu bem-estar (através da clareza e da afirmação) e incentiva o auto-desenvolvimento.

Quem utiliza os quadros de resultados dos trabalhadores?

Os quadros de pontuação dos trabalhadores são amplamente utilizados em diferentes sectores, incluindo:

• Instituições de ensino superior
• Governos
• Fabrico 
• Telecomunicações
• Tecnologias da informação
• Bancos

Benefícios de um cartão de pontuação dos trabalhadores

Dá estrutura às suas estratégias organizacionais

As diferentes empresas têm conjuntos únicos de métricas para avaliar o progresso do desempenho individual dos colaboradores.

Um scorecard do colaborador funde estas abordagens numa única unidade que todos os membros da organização podem utilizar. Fornece uma estrutura clara e lógica à qual todos os colaboradores aderem.

Facilita a comunicação

Um quadro de resultados dos trabalhadores facilita a comunicação, garantindo que todos trabalham para o mesmo objectivo. Fornece uma estrutura clara à qual os empregados podem recorrer sempre que tomam decisões importantes. Do mesmo modo, facilita a gestão do desempenho e do desenvolvimento da empresa, centralizando todas as operações nos quadros de pontuação.

Mobiliza os serviços numa única unidade

Um scorecard de desempenho mobiliza todos os departamentos para trabalharem em conjunto em prol dos objectivos da empresa. Fornece um quadro que resume os passos necessários para a implementação de uma estratégia específica. Assim, os empregados trabalham como uma unidade para atingir os mesmos objectivos de desempenho e desenvolvimento.

Incentiva os trabalhadores a concentrarem-se no seu desenvolvimento pessoal

Um quadro de resultados KPI exige que cada indivíduo esteja no topo do seu jogo, no trabalho e na sua vida pessoal.

Os indivíduos são incentivados a criar quadros de pontuação pessoais para monitorizar o seu desempenho. Isto dá-lhes o impulso para melhorar as suas competências e incentiva o auto-aperfeiçoamento. 

Além disso, complementa as práticas de autodesenvolvimento, como a gestão do tempo e a definição de objectivos. 

Permite que os empregados evoluam juntamente com o sector

Um quadro de resultados permite aos empregados prever e alinhar as suas práticas com as tendências futuras. Assim, podem manter-se à frente dos seus concorrentes. Os colaboradores podem também antecipar desafios futuros e conceber soluções antes de afectarem o desenvolvimento e o desempenho.

Melhora a aplicação das estratégias

Um plano de acção é uma componente vital de um painel de desempenho. Fornece o enquadramento necessário para facilitar a execução das estratégias de desenvolvimento.

🗂️ O que deve constar de um quadro de resultados dos trabalhadores?

Para além das informações habituais, como o nome e a função, um quadro de pessoal típico deve conter os seguintes elementos-chave

• Indicadores de desempenho (e acções)
• Indicadores de desenvolvimento (e acções)
• Valores

Objectivos

Estes são os objectivos para os quais o indivíduo está a trabalhar. 

Mapa estratégico

Um scorecard dos trabalhadores deve conter uma visão geral das metas e objectivos da sua empresa. Esta visão geral é conhecida como um mapa estratégico. É útil durante o planeamento e a execução das políticas de uma empresa. O seu mapa estratégico deve conter quatro perspectivas cruciais:

Financeiro

As suas perspectivas financeiras devem incluir indicadores de desempenho dos trabalhadores, tais como:

• Crescimento das receitas
• Retorno do investimento
• Valor económico acrescentado
• Taxa de conversão
• Taxa de rejeição

Estes podem ser utilizados para avaliar e medir o desempenho do trabalhador em termos financeiros. Podem ser gerais ou específicos e variar em função dos seus objectivos gerais. 

Cliente

Os consumidores são a espinha dorsal de qualquer empresa. Assim, deve tê-los em conta ao criar um quadro de resultados dos trabalhadores. Este deve conter várias métricas de clientes, tais como:

• Satisfação do cliente
• Conhecimento da marca
• Fidelidade do cliente
• Exactidão das encomendas
• Tempo médio de resposta

Estas medidas ajudam-no a compreender a sua base de clientes, permitindo-lhe servir melhor as suas necessidades.

Interno

A perspectiva interna de um scorecard centra-se na organização da empresa. Mede a eficiência dos seus processos internos e a eficácia com que cumprem os seus objectivos.

Além disso, a perspectiva interna identifica as áreas que não estão a funcionar com a máxima eficiência, permitindo que as equipas façam os ajustes necessários. Estas variáveis incluem:

• Tempo de inactividade da máquina
• Erros nos produtos e serviços
• Tempo de inactividade programado
• Exactidão do inventário
• Auditorias falhadas

Aprendizagem e crescimento 

Esta perspectiva centra-se na capacidade organizacional da sua empresa. Tem em conta as competências, a tecnologia e os conhecimentos necessários para o bom funcionamento dos processos internos. Estas competências são também vitais para garantir que os consumidores obtêm valor pelo seu dinheiro, melhorando assim a satisfação do cliente.

A aprendizagem e o crescimento podem variar de acordo com os seus objectivos estratégicos. Inclui métricas como:

• Taxa de rotatividade
• Tempo despendido na formação dos trabalhadores
• Tempo despendido na formação em Serviço ao Cliente
• Retenção de empregados
• Horas facturáveis.

Métricas 

As métricas são utilizadas para acompanhar e medir o crescimento de uma empresa. São essenciais para comparar o progresso de uma organização em relação aos seus objectivos e eliminar quaisquer práticas que o possam impedir.

Seguem-se exemplos de métricas de scorecard:

Métricas de marketing

1. Taxa de conversão
2. Tráfego do sítio Web
3. Backlinks
4. Custo de aquisição de clientes
5. Seguidores nas redes sociais.

Métricas de vendas

1. Receita média dos clientes
2. Taxa de retenção de clientes
3. Desempenho do produto
4. Receitas de vendas
5. Tempo de resposta.

Métricas financeiras

1. Fluxo de caixa
2. Fundo de maneio
3. Lucro bruto
4. Resultado líquido
5. Rácio dívida/capital próprio

Métricas de RH

1. Taxa de rotação dos trabalhadores
2. Satisfação dos trabalhadores
3. Receitas por empregado
4. Custo por aluguer
5. Taxa de absentismo

Como criar um quadro de indicadores-chave de desempenho

Organizar as entrevistas e selecionar os participantes

O primeiro passo para criar um quadro de resultados de KPI é entrevistar os funcionários para obter a sua opinião sobre os objectivos da empresa. Depois, obter as suas sugestões sobre o plano de acção que se alinha com os valores do local de trabalho.

Definir objectivos estratégicos

Os objectivos estratégicos indicam o que pretende que a sua empresa realize. Todos dentro da organização devem ter estes objectivos em mente. Além disso, os objectivos devem estar alinhados com os valores da empresa.

Incorporar um mapa estratégico 

Nenhum painel de avaliação do desempenho está completo sem incorporar um mapa estratégico. O mapa consiste nas quatro perspectivas acima mencionadas: financeira, interna, do cliente e de aprendizagem e crescimento.

Criar uma lista de métricas de scorecard

As métricas são utilizadas para medir a produtividade de uma empresa. Existem em diferentes categorias, cada uma das quais se destina às várias divisões de uma organização. Estas divisões incluem:

• Financeiro
• Vendas
• Marketing
• Desempenho

Proporcionam uma projecção clara da eficácia das suas estratégias em relação aos seus objectivos. Também destacam as falhas nos processos organizacionais, permitindo que os membros da equipa façam os ajustes necessários.

Escolher um formato adequado

Os quadros de resultados dos trabalhadores estão disponíveis em vários formatos, desde o digital ao impresso. Algumas empresas preferem versões digitais, como PDF e Excel, porque não ocupam muito espaço e permitem o acesso remoto. No entanto, o formato impresso pode representar um desafio em termos de armazenamento, uma vez que a papelada se torna volumosa à medida que se acumula. 

Ao efectuar entrevistas, será mais fácil ter uma cópia física ou digital do quadro de resultados do KPI. Desta forma, pode introduzir a informação e guardá-la imediatamente.

Conceber um sistema de classificação (opcional)

Classificar as pessoas em função do seu desempenho não é uma boa ideia para toda a gente. Por vezes, uma classificação pode causar frustração. Por outro lado, a realidade é que estamos a lidar com métricas empresariais e há sempre resultados por detrás disso.

Há quem sugira que o quadro de pontuação seja preenchido apenas com uma descrição e não com um valor numerado. Embora ambos possam fazer sentido, pedimos-lhe que tome esta decisão de forma consciente.

O sistema de classificação deve ter em conta o seguinte:

• Desempenho
• Desenvolvimento
• Valores

Os valores mais comuns são os que variam entre 1-3 ou 1-5.

Pode utilizar uma escala numérica ou uma escala dependente de diferentes variáveis. Além disso, deve chegar a acordo sobre o sistema de classificação durante as entrevistas com os seus empregados.

Pode utilizar os dados recolhidos nas sessões para desenvolver uma escala de medição significativa. O sistema de pontuação mantém os empregados motivados, dando-lhes um objectivo. Também garante a igualdade e promove a responsabilização.

Elaborar um plano de ação

Um plano de acção no seu quadro de resultados fornece uma estrutura clara e delega funções aos funcionários de acordo com os seus pontos fortes. Permite também um controlo e uma avaliação contínuos. Por último, um plano de acção permite aos chefes de equipa identificar e resolver possíveis desafios.

Executar os planos

Esta etapa envolve a execução das estratégias e medidas das fases anteriores. Cada funcionário deve desempenhar as suas funções de acordo com os objectivos estratégicos e de desenvolvimento. 

Avaliar continuamente

Reveja regularmente os quadros de pontuação dos trabalhadores para garantir que estão alinhados com os seus objectivos estratégicos. Permitem também aos chefes de equipa melhorar continuamente as suas práticas para obter um desempenho ainda mais elevado.

A frequência das avaliações depende do processo de organização da empresa, mas, normalmente, deve ser semanal ou mensal. Realize sessões em que os funcionários possam partilhar e dar feedback sobre como melhorar os seus pontos fracos.

🗃️ Modelos que pode utilizar 

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Como implementar um quadro de resultados

Defina o seu ciclo de revisão (com que frequência)

Um quadro de resultados dos trabalhadores requer uma avaliação contínua para funcionar eficazmente. Envolva os seus colaboradores na elaboração de um ciclo de avaliação. Encoraje-os a partilhar os seus resultados através de fóruns abertos para obter mais ideias e soluções para melhorar o seu desempenho.

Envolver e recordar aos empregados os seus objectivos ao longo do percurso

Os gestores e os chefes de equipa devem recordar frequentemente aos empregados os seus objectivos. Os controlos contínuos mantêm-nos motivados e resolvem quaisquer desafios potenciais.

Pode facilmente envolver e relembrar os funcionários dos seus objectivos com o nosso modelo Goal Companion em Zavvy.

Elaborar um plano de ação

Esta é uma lista de verificação que detalha os passos necessários para atingir os objectivos estratégicos da sua empresa. É um componente vital na criação de um scorecard dos colaboradores porque facilita o acompanhamento do progresso. Também melhora a cooperação ao destacar o papel de cada pessoa.

O plano de acção deve conter:

• Um objectivo claramente definido
• Uma lista concisa de passos a seguir
• Prazos e prazos de execução
• Líderes de equipas de projecto para garantir o bom funcionamento
• Marcos para manter as equipas motivadas
• Recursos para a realização de tarefas
• Avaliação regular

O que é um item de ação?

Um item de acção é uma tarefa específica que deve ser concluída dentro de um determinado período de tempo. Normalmente é atribuído a um único indivíduo. Um item de acção responde a três perguntas:

• Quem?
• O quê?
• Quando?
  

Ajuda a melhorar o desempenho geral, uma vez que cada indivíduo define claramente a sua tarefa. Os gestores atribuem pontos de acção durante as reuniões de pessoal.

Como definir itens de ação

1. Ter um objectivo claro em mente. Um item de acção claramente definido minimiza os erros.
2. Atribuir uma data de vencimento. Um prazo ajuda os colaboradores a distribuir o seu tempo e recursos de forma adequada.
3. Atribuir um empregado. O indivíduo deve ter as competências necessárias para realizar a tarefa.
4. Fornecer os recursos necessários. Os exemplos incluem material de escritório ou finanças. 

🔥 Como motivar os seus empregados para um melhor desempenho

Embora o desempenho não seja o único KPI que deve ser analisado, é um componente essencial dos quadros de pontuação. Eis algumas formas de o melhorar através da motivação.

Oferecer incentivos

Considere a possibilidade de introduzir recompensas, como bónus, sempre que um empregado atinge os seus objectivos no seu quadro de resultados. Estas demonstrações de apreço irão garantidamente manter o seu pessoal com energia e concentrado nos seus objectivos.

Eis algumas ideias para o seu programa de incentivos:

• Descontos para empregados
• Viagens de férias pagas
• Comissão suplementar
• Participação nos lucros.
  

Renovar o seu local de trabalho

Um bom ambiente de trabalho pode estimular significativamente os seus trabalhadores e clientes. Assegure-se de que os escritórios estão limpos e bem iluminados, com ventilação suficiente. Invista em ar condicionado ou em janelas grandes se o seu orçamento não puder ir tão longe.

Além disso, adquira secretárias e cadeiras confortáveis para o seu pessoal, de preferência ortopédicas. Longas horas debruçado sobre um computador podem causar dores de costas e outros problemas relacionados com a coluna. Por último, certifique-se de que o equipamento está a funcionar de forma eficiente. A manutenção regular aumenta a eficiência e o tempo de vida útil do equipamento. 

Reconhecer os seus esforços

Pode ser uma simples mensagem de felicitações ou uma chamada de atenção na sua próxima reunião geral. Reconhecer quando um trabalhador faz um bom trabalho aumenta o seu desempenho e a sua auto-estima. 

Faz com que se sintam vistos e validados, qualidades que tornam o local de trabalho saudável e divertido. O feedback positivo também aumenta a satisfação no trabalho e diminui a rotatividade dos funcionários.

Autonomia dos trabalhadores

 A autonomia dos trabalhadores é essencial para melhorar o seu desempenho. Ninguém quer um chefe que o esteja constantemente a microgerir. Além disso, os estudos mostram que a independência no local de trabalho aumenta a satisfação profissional e incentiva a criatividade.

Pode incentivar a autonomia dando aos seus trabalhadores espaço para explorarem novas ideias. Por exemplo, incentive fóruns abertos durante as reuniões em que todos os membros possam contribuir.

Incentivar a colaboração

"Sozinhos, podemos fazer tão pouco; juntos, podemos fazer tanto." Helen Keller.

A colaboração é vital para o sucesso de qualquer local de trabalho. Os funcionários que trabalham em equipa conseguem concluir os projectos mais rapidamente. Também é provável que resolvam os problemas mais rapidamente do que aqueles que trabalham individualmente.

Programar pausas frequentes

Estudos comprovam que pausas curtas e frequentes durante o horário de trabalho aumentam a produtividade e a motivação dos trabalhadores. Além disso, estas pausas reduzem a fadiga e o esgotamento, factores que afectam negativamente o desempenho.

Também quebram a monotonia do trabalho, dando aos empregados tempo para descomprimir. Da mesma forma, as pausas frequentes estimulam a criatividade dos seus empregados.

➡️ Últimas palavras

Um quadro de resultados dos trabalhadores é perfeito para melhorar o desempenho no local de trabalho. Trata-se de uma ferramenta multifacetada que não só aumenta a produtividade, como também incentiva o auto-desenvolvimento.

A criação de um quadro de controlo de KPI não tem de ser difícil:

1. Organizar entrevistas para saber o que incluir.
2. Faça uma lista dos objectivos estratégicos e dos indicadores que gostaria de alcançar. Inclua desempenho, desenvolvimento e valores.
3. Pode ter o seu quadro de resultados em vários formatos, incluindo PDF e Excel. Mas mantenha-se fiel a um só.
   

Necessitará também de um plano de acção para o acompanhamento dos objectivos. Por último, avalie frequentemente os seus progressos para se certificar de que se mantém no bom caminho. Recomendo a criação de quadros de pontuação no seu local de trabalho para melhorar o desempenho.

❓ FAQs

Qual é a diferença entre scorecards e dashboards?

Um painel de controlo é um conjunto de informações visuais, como quadros e gráficos, utilizado para acompanhar o desempenho de uma empresa. Fornece resultados rápidos e precisos das actividades operacionais de uma organização.

Por outro lado, os scorecards são ferramentas concebidas para gerir o desempenho de uma organização relativamente aos seus objectivos. São utilizados para acompanhar os KPI e são actualizados periodicamente, normalmente uma vez por mês.