Todas as organizações necessitam de uma comunicação eficaz entre os colaboradores para facilitar o fluxo de informação entre os diferentes departamentos. Sem uma comunicação fluida, os funcionários e as equipas ficam com lacunas de conhecimento que prejudicam a produtividade.
O McKinsey Global Institute destaca a importância da comunicação num dos seus relatórios e afirma que as tecnologias sociais de comunicação podem aumentar a produtividade dos trabalhadores do conhecimento em 20% a 25%.
Tendo isto em conta, nunca é demais sublinhar a importância de encontrar um modo de comunicação adequado no local de trabalho - mas como é que a comunicação influencia fortemente a produtividade dos funcionários?
Os funcionários de todas as organizações trabalham em diferentes projectos através de colaborações. Isto requer diferentes modos de comunicação através dos quais podem ser partilhadas informações e ideias vitais.
A comunicação implica o envio de mensagens de texto ou chamadas de voz, mas também a transferência de dados em diferentes formatos, quer se trate de informações específicas de um projecto ou de sessões de brainstorming.
Além disso, os empregados precisam muitas vezes de estar em contacto de momento a momento para resolver problemas, de modo a impedir que o fluxo de trabalho estagne rapidamente. Embora o fluxo de informação entre o pessoal e as equipas seja um aspecto da comunicação entre funcionários, o outro é o fluxo de informação a nível organizacional.
Tudo, desde a comunicação bidireccional (gestão e pessoal) até às actualizações diárias sobre o estado da organização, é gerido pela comunicação dos trabalhadores. É também uma ferramenta importante que permite aos trabalhadores exprimirem-se e partilharem os seus contributos de forma transparente e sem receios.
A compreensão da forma como a comunicação dos trabalhadores influencia a produtividade deve ser analisada a diferentes níveis. A produtividade está ligada a diversas variáveis, como a cultura organizacional, a eficiência do fluxo de trabalho, a coesão da equipa e o empenho dos trabalhadores. Seguem-se várias formas em que uma comunicação eficaz com os trabalhadores afecta a produtividade:
Uma estratégia de comunicação com os colaboradores bem estabelecida promove a transparência na organização. Quer seja através de SMS, das redes sociais ou de uma plataforma interna para colaboradores, a comunicação aberta facilita um fluxo de informação transparente, criando confiança nos colaboradores.
A confiança na organização é um fator que contribui significativamente para o empenho e a produtividade dos empregados. A transparência gera confiança na equipa e a motivação dos trabalhadoresleva-os a manterem-se empenhados e altamente envolvidos no trabalho. Este fluxo transparente de informação permite que os empregados avancem com confiança e se alinhem com um objetivo comum.
Uma boa comunicação é a base para a criação de equipas altamente eficazes. Quando as pessoas falam livre e abertamente, há menos mal-entendidos e fricções no local de trabalho. Apesar de ser impossível erradicar os mal-entendidos, uma comunicação aberta reduz-os significativamente.
Holger Sindbaek, o fundador do Online Solitaire, reflecte: "Nos primeiros tempos, enfrentámos desafios no alinhamento da equipa. Mas, em vez de impor directivas de cima para baixo, criámos um ambiente em que todas as vozes eram importantes. Ao incentivar o diálogo aberto, transformámos potenciais conflitos em soluções de colaboração. Não se trata apenas de falar; trata-se de ouvir, compreender e avançar coletivamente."
O resultado de uma comunicação clara entre o pessoal é uma forte coesão da equipa. Equipas altamente coesas trabalham com confiança para resolver problemas. As equipas não se separam frequentemente culpando os outros quando o progresso é lento. Em vez disso, os indivíduos das equipas coesas assumem a responsabilidade e trabalham em prol de uma visão mais ampla. Estas equipas altamente eficazes são as unidades fundamentais que contribuem para o sucesso dos projectos e das organizações.
Não é possível estabelecer ambientes de trabalho altamente produtivos sem um enquadramento para uma cultura organizacional sólida. A cultura refere-se à forma como as coisas são feitas de acordo com os princípios e filosofias operacionais da organização.
Uma boa comunicação com os colaboradores cria uma boa relação entre estes e as chefias, criando relações de trabalho saudáveis que sustentam a cultura organizacional. Quando todos estão em sintonia, é mais provável que estejam altamente empenhados no seu trabalho. Os empregados produtivos são assim reconhecidos e valorizados, o que motiva os outros a seguir a norma de elevado empenhamento e produtividade.
Cada organização é um sistema social complexo em que cada colaborador tem características diferentes. Por conseguinte, é crucial incorporar um mecanismo de feedback que alinhe cada indivíduo único com o objectivo comum da organização para alcançar o sucesso. Além disso, através da implementação de um mecanismo de feedback, como o feedback a 360 graus, os gestores podem oferecer aos trabalhadores contributos correctivos periódicos com base no seu desempenho.
O feedback é também uma via de dois sentidos. Dar aos empregados a possibilidade de exprimirem as suas opiniões e pontos fracos elimina os obstáculos ao seu pleno potencial. As organizações precisam de implementar mudanças com base no feedback dos funcionários para serem mais produtivas. Além disso, aumenta a confiança dos colaboradores, assegurando-lhes que são importantes.
Uma das características dos trabalhadores altamente produtivos é a sua capacidade de assumir a responsabilidade pelos seus processos. Uma comunicação honesta e transparente incentiva as pessoas a assumirem a responsabilidade pelas suas acções. Isto também se estende aos outros membros da equipa, uma vez que todos manterão os outros responsáveis.
Este nível de responsabilização é essencial para melhorar a produtividade, uma vez que as pessoas incorporam rapidamente as alterações correctivas quando estas são apresentadas. Por outro lado, a falta de responsabilidade leva à estagnação e diminui a produtividade.
Os ambientes de trabalho altamente favoráveis, facilitados pela comunicação entre funcionários, podem aumentar significativamente o moral dos funcionários. Uma cultura de trabalho que promova a transparência, a responsabilização, o trabalho em equipa e que dê aos funcionários a possibilidade de exprimirem as suas opiniões gerará funcionários satisfeitos.
Sentem-se valorizados por fazerem parte da rede de comunicação e sentem-se menos ansiosos porque estão conscientes das mudanças organizacionais que podem afectar o seu futuro. Melhorar a moral dos empregados dá um impulso ao empenhamento e aumenta a produtividade.
Ter trabalhadores altamente empenhados e saudáveis traduz-se em poupanças de tempo e de custos. Os trabalhadores satisfeitos e saudáveis têm menos baixas por doença e terminam as tarefas a tempo, o que leva a uma maior produtividade global. As comunicações eficazes também aceleram o fluxo de informação e reduzem o tempo de inactividade associado à procura dos recursos necessários.
Isto é especialmente verdade para as equipas que utilizam ferramentas de comunicação eficazes, como um assistente de reunião com IA. Este irá aumentar a produtividade ao tomar notas e resumir a reunião no final do debate.
A comunicação eficaz entre os funcionários é essencial para criar uma relação saudável entre os membros internos e externos da equipa. O elevado nível de colaboração reduz o atrito em todos os processos e melhora a eficiência desde o início.
Além disso, a comunicação também é fundamental para criar transparência e confiança. Os empregados que confiam na organização estão menos ansiosos em relação ao seu futuro e mais motivados para contribuir. O elevado nível de envolvimento gerado por uma comunicação eficaz traduz-se num aumento da produtividade. Por isso, é imperativo maximizar as relações de ligação e colaboração numa equipa.
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