Após o processo de entrevista e a assinatura da carta de oferta pelo novo contratado, pode pensar que o seu trabalho já está feito. O que resta é preencher toda a papelada, dar recursos documentados e ter alguém pronto para o cargo... certo?
Bem, nunca é esse o caso.
Depois de obter a assinatura, começa um dos processos mais importantes para as pessoas dentro da sua organização. O processo de integração. Nele, não só termina de preencher a temida papelada, como também se certifica de que a introdução do novo contratado na organização é tranquila, preparando-o para o sucesso.
E o retorno de o fazer é bastante significativo.
Esta publicação no blogue, apoiada por dados e provas dos benefícios da integração, vai fazê-lo reconsiderar alguns dos seus processos.
Um processo de integração de funcionários é uma série de etapas em que um novo funcionário é apresentado à cultura, políticas, produtos ou qualquer conhecimento necessário de uma organização para ter sucesso. Este processo dá aos novos funcionários um caminho claro para o que precisam de alcançar nos seus primeiros meses.
O processo de integração demora normalmente 3 meses. Mas pode ir de 6 meses a um ano, consoante o cargo, o sector ou a empresa.
Cerca de 75% dos recrutadores afirmam já ter visto um candidato mudar de ideias depois de assinar a carta de oferta. E a razão para isso é mais provavelmente devido a um roteiro mal concebido para a integração que deixa uma má primeira impressão nos seus novos contratados.
Por outro lado, se o seu processo de integração tiver uma estrutura clara e os passos introduzirem o novo funcionário desde o conhecimento geral até ao específico, ele sentir-se-á mais empenhado. Um processo de integração deve ser adaptado para aclimatar os funcionários à nova organização e criar confiança desde o início.
Além disso, um inquérito realizado a mais de 50 000 trabalhadores revelou que os trabalhadores empenhados têm cinco vezes menos probabilidades de abandonar a sua empresa do que os que não estão empenhados. E cerca de 87% dos empregados empenhados afirmam que vão ficar.
Mesmo os especialistas na sua área não têm a certeza do que precisam de fazer no seu primeiro dia. Cada pessoa tem a sua própria maneira de fazer as coisas. Por isso, não pode esperar que um novo empregado faça um trabalho da mesma forma que um dos seus empregados veteranos. Eles podem utilizar métodos diferentes que não estão de acordo com as suas directrizes.
Deixar que os funcionários aprendam à medida que avançam não vai funcionar, e é por isso que um dos benefícios de um processo de integração adequado é a produtividade.
Os novos contratados com programas de formação mais longos adquirem proficiência na sua função quatro meses mais depressa do que aqueles com programas mais curtos.
De acordo com um estudo da Glassdoor, 84% dos candidatos a emprego dizem que a reputação de uma empresa, enquanto empregador, é importante. Os melhores candidatos querem estar nas melhores empresas, que, em contrapartida, oferecem o melhor percurso profissional e formação.
Se o primeiro passo para apresentar a sua empresa aos novos contratados for um processo de integração desorganizado e mal concebido, as taxas de rotatividade aumentam.
Os novos contratados que tiveram uma experiência de integração negativa têm 2x mais probabilidades de procurar uma oportunidade diferente. E, como resultado, recebe más críticas em sites de emprego como o Glassdoor, Indeed e Lensa. Não é o ideal para a sua marca de empregador.
Se não tiver um processo de integração adequado, quando os novos contratados não sabem o que fazer, vão procurar os gestores ou colegas de trabalho para lhes fazerem perguntas sobre os processos. Processos que deveriam ter sido ensinados durante o processo de integração.
E não é de admirar que os gestores e os colegas de trabalho já tenham a sua própria carga de trabalho e não tenham tempo para ensinar aos novos contratados os procedimentos gerais.
Chegou a um ponto em que 40% dos novos contratados dizem que obter uma resposta dos RH às suas questões demora demasiado tempo.
Outra vantagem de um processo de integração adequado é o facto de os funcionários estarem conscientes dos valores e da cultura da sua empresa. Ao tornar isto claro desde o início, estabelece padrões para a forma como as coisas são feitas e dá aos seus empregados uma melhor experiência.
Se uma das filosofias da sua empresa é "qualidade acima do tempo", sabe que os empregados se concentrarão em entregar trabalho de alta qualidade sem se importarem com o tempo que demora. E funciona da mesma forma se tiver tolerância zero para prazos não cumpridos.
Se enviar todos os documentos relativos aos procedimentos ao seu novo contratante, esperando que ele os leia uma vez e que no dia seguinte esteja pronto a aplicar tudo isso, vai ter uma surpresa.
A aprendizagem é um processo em que a leitura é apenas 5% eficaz, enquanto a prática lhe permite reter 75% do conhecimento.
É por isso que os processos de integração mais longos e adequados funcionam melhor. Estes dão aos seus empregados a oportunidade de aprender, cometer erros e aperfeiçoar o que aprenderam. Também evita que seja aquela organização que envia um monte de papelada ou processos e depois não segue as suas próprias directrizes.
Se os funcionários não tiverem formação adequada sobre os procedimentos organizacionais, não saberão a quem perguntar ou onde ir para obter respostas às suas perguntas num processo que pode parecer simples para funcionários mais habituados.
E se os empregados não souberem como o seu trabalho afecta os objectivos da organização, não terão um forte sentido de propósito.
Estudos demonstraram que os trabalhadores têm 54% mais probabilidades de se sentirem motivados por um objetivo forte para darem o seu melhor no trabalho.
Com um processo de integração adequado, os seus empregados podem aprender todos os seus objectivos e procedimentos organizacionais. Isto também o beneficia a si, uma vez que aumenta a sua produtividade e o moral dos seus empregados.
Ter um bom processo de onboarding dá-lhe certamente muitos benefícios. Mas uma forma de o tornar mais eficaz é utilizar um software de onboarding para automatizar (partes do) processo de onboarding, para que não sejam necessárias tantas acções repetitivas.
Fazer uma boa integração significa tratar de muitas coisas ao mesmo tempo. Para cada novo membro da equipa.
Alguns exemplos:
Os nossos amigos de Storyblok reduziram o tempo de integração manual de mais de 15 horas por semana para 30 minutos. Isso equivale a 2.448 euros que estão a poupar todos os meses.
"O que mais me surpreendeu foi o facto de ser possível automatizar tanta coisa sem sacrificar a experiência. Estamos a enviar às pessoas tarefas rastreáveis, conteúdo envolvente, lembretes divertidos através de Slack e a ligá-las aos seus amigos de integração. Tudo com um único clique." Markus Schwarz, Diretor de Experiência das Pessoas em Storyblok.
Em vez de introduzir manualmente todos os novos contratados nos processos da empresa todas as semanas e repetir as mesmas coisas vezes sem conta, o principal "trabalho" que estão a fazer agora é uma conversa informal de 30 minutos com todos.
Tudo o resto acontece com um clique.
➡️ Para uma descrição pormenorizada de como o conseguiram, leia o estudo de caso completo aqui.
Os seus novos contratados não terão de percorrer todos os seus e-mails à procura da tarefa que vem a seguir. Outra vantagem do software de integração é que, ao utilizar uma interface de fácil utilização, a estrutura do processo de integração torna-se mais clara e mais fácil de consultar.
Na sequência do estudo de caso de Alasco, a experiência global dos trabalhadores melhorou, tendo os novos contratados atribuído uma classificação de 4,7/5 ao novo processo de integração. Os aspectos mais valorizados pelos novos contratados foram:
Tudo isto contribuiu para que os novos contratados tivessem uma experiência fácil e divertida no seu processo de integração.
Um processo de integração é normalmente um quadro geral de tarefas e documentação a preencher. Isto significa que é o mesmo para todas as funções. Mas com o software de onboarding, tem as vantagens de fazer uma viagem mais personalizada.
E os funcionários recebem automaticamente as viagens correctas de acordo com a sua função.
Algumas funções requerem muito mais informação, enquanto outras precisam do essencial para começar rapidamente. Ter um percurso adaptado às funções dos seus colaboradores pode aumentar a sua produtividade e ajudá-lo a poupar tempo.
E as coisas de que pode precisar na sua função podem ser muito diferentes:
Nas vendas, o ROI é particularmente fácil de calcular: Quanto mais cedo as pessoas forem produtivas, mais cedo geram receitas efectivas para a empresa.
No exemplo anterior de Alasco, a equipa reduziu para metade o tempo de produtividade.
A pandemia estabeleceu novos padrões para a forma como as pessoas preferem trabalhar atualmente. É por isso que a Storyblok cresceu como uma empresa totalmente remota, mas, apesar disso, estava empenhada em criar ligações humanas e ser verdadeiramente acolhedora para os novos funcionários remotos.
Estruturaram um processo com interação humana, certificando-se de que:
Isto fez com que os novos contratados atribuíssem à Zavvy uma classificação de 9/10 como software de integração e críticas positivas.
Em vez de verificar diretamente com cada novo contratado se já completou a sua documentação ou as tarefas atribuídas, o que consome muito tempo. Pode iniciar sessão na conta do seu gestor em qualquer software de integração e verificar se a tarefa foi marcada como concluída.
Além disso, o software de integração torna a experiência suave e consistente, uma vez que o progresso do novo empregado é guardado. E graças a isso, os empregados podem voltar às suas contas sempre que quiserem e começar de onde pararam.
Um bom processo de integração começa com o plano de 30-60-90 dias, que tem este nome porque a regra geral é que a integração de um empregado deve durar pelo menos três meses (90 dias). E tem três fases que iremos analisar.
Esta fase consiste em aprender a cultura e os procedimentos da sua organização e dos seus produtos. Caracteriza-se por:
O objetivo aqui é aclimatar o novo contratado e fazer com que ele se sinta mais envolvido com a empresa. Isto também contribui para a retenção, uma vez que as pessoas vêem que está a dedicar algum tempo a mostrar-lhes a empresa e que não se apressa a deixá-las aprender à medida que avançam.
É aqui que ocorre a formação. Agora que o seu empregado está mais habituado às suas ferramentas e colegas de trabalho, é altura de atribuir projectos mais elaborados. Os empregados serão mais independentes nas suas entregas, mas continuarão a trabalhar com os empregados mais antigos em projectos de colaboração.
Isto é o que se pode esperar do estágio de formação:
O que se pretende na fase de formação é monitorizar se o novo funcionário consegue lidar com as novas responsabilidades que lhe são atribuídas. É também nesta fase que se verifica se ele precisa de mais tempo para se habituar a alguns dos seus processos. Ou se é necessário reforçar os conhecimentos da empresa ou colmatar algumas lacunas.
Nesta última fase, dá aos seus novos contratados mais trabalho independente e pouca orientação.
Este é o aspeto do último mês:
O ponto alto desta fase é verificar se o novo colaborador está pronto para ser totalmente autónomo. Para o preparar para o sucesso, informe-o dos objectivos para os próximos seis meses.
Se tem curiosidade em obter todas estas vantagens sem se afogar em complexidade, consulte a nossa solução de integração intuitiva, mas poderosa.
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