Zwrot z inwestycji w onboarding pracowników: Korzyści z inwestycji w nowych pracowników

Skuteczny proces wdrażania wykracza poza wciskanie pracownikom w ramiona szeregu korzyści i oprowadzanie ich po swojej wymyślnej organizacji. Możesz zadać sobie tyle trudu, a oni i tak nie będą podekscytowani nową pracą.

Jeśli proces wdrażania jest rutynowy i nie ma jasnych celów, nie uda się odpowiednio zintegrować pracowników z kulturą organizacyjną i operacjami. W rezultacie 25% z nich odejdzie przed końcem roku.

Doskonały proces wdrażania zapewnia, że pracownicy 

• zostać dłużej
• reach their full competencies
• i szybciej generować przychody dla organizacji.

W tym poście omówiono jego główne punkty i sposób, w jaki przekładają się one na większy zwrot z inwestycji (ROI). 

💲 The ROI of an effective onboarding program

Factors that influence ROI are: 

• stopień automatyzacji
• kultura firmy
• wydajność
• i inne. 

Omówimy je jako solidne filary zwrotu z inwestycji w onboarding pracowników w przyszłej sekcji. 

Ale najpierw, czym jest zwrot z inwestycji w onboarding pracowników?

Onboarding to proces integracji nowych pracowników w organizacji. Obejmuje on przedstawienie ich współpracownikom i klientom, szkolenie, oprowadzenie po obiektach i szereg innych działań.

Celem onboardingu jest pomoc pracownikom w zrozumieniu ich nowego stanowiska i przygotowanie ich do dobrego wykonywania swojej pracy.

Zwrot z inwestycji w onboarding to pieniądze odzyskane, gdy pracownicy zaczynają przynosić zyski i generować innowacyjne wyniki dla organizacji. 

Mówiąc najprościej, zwrot z inwestycji w onboarding pracowników odnosi się do pieniędzy zarobionych na inwestowaniu w procesy onboardingu. 

Oto cztery kluczowe wskaźniki, których można użyć do oszacowania zwrotu z inwestycji w onboarding:

• Wielkość firmy
• Nowi pracownicy rocznie
• Wskaźniki obrotu
• Koszt wymiany obrotów

❗ Why effective onboarding strategies matter

Skuteczne strategie onboardingu zapobiegają ucieczce pracowników w ciągu pierwszych kilku miesięcy. Pozwala to uniknąć kosztownych wskaźników rotacji w organizacjach. 

Kiedy pracownik odchodzi, zastąpienie go kimś nowym kosztuje 20% jego wynagrodzenia. Przy słabej strategii onboardingu istnieje większe prawdopodobieństwo, że wskaźniki rotacji będą wyższe. Uniemożliwi to uzyskanie zwrotu z inwestycji.

Skuteczna strategia wdrażania charakteryzuje się wciągającym doświadczeniem. To nie tylko menedżerowie mówiący rekruterom: "Oto, co powinieneś zrobić. Zadzwoń do mnie, jeśli będziesz czegoś potrzebować", a następnie ich porzucają. Później pracownik zaczyna spamować ich prośbami o pomoc lub wsparcie.

Zamiast tego istnieje kultura współpracy, w której wszyscy pracują razem, aby stworzyć znaczące doświadczenie. Nowi pracownicy jasno rozumieją swoje role i to, w jaki sposób są one zgodne z wizją i misją organizacji. Oczekiwania są zdefiniowane, a zasady kierujące zachowaniami ustalone. 

Im szybciej można to zrobić, tym szybciej pracownik staje się produktywny. Projekt interfejsu użytkownika, który normalnie zajmuje miesiąc, zostanie wykonany w trzy tygodnie.

📈 How does onboarding impact your bottom line?

Wynik finansowy oznacza po prostu dochód netto.

Są to pieniądze, które pozostają po odjęciu wszystkich wydatków lub kosztów od całkowitego przychodu - na przykład podatków i opłat kredytowych. Liczby te powinny znajdować się w dolnej części rachunku zysków i strat.

Bez wysokiej jakości procesu wdrażania pracownicy nie będą w stanie właściwie zrozumieć organizacji. Będą oni odcięci od odpowiednich zasobów intelektualnych i fizycznych, których potrzebują, aby osiągać lepsze wyniki. Oznacza to nieproduktywnych i niezaangażowanych pracowników.

• Tacy pracownicy spowolnią procesy biznesowe i ich kolegów z zespołu.
• Będą pracować tylko dla pieniędzy i nie będą skłonni wykraczać poza swoje podstawowe obowiązki.
• To z kolei będzie kosztować więcej pieniędzy niż zarabiasz.

🎯 Onboarding focus points that increase ROI

Technologia szybko zmienia sposób działania organizacji. Obecnie istnieje większa niż kiedykolwiek presja na pracowników, aby nauczyli się dostosowywać. Posiadanie zdigitalizowanego procesu wdrażania zapobiegnie temu. 

Jeśli do tej pory stosowałeś strategie szkoleniowe sprzed dziewięciu lub dziesięciu lat, nadszedł czas, aby je urozmaicić. Oto pięć niezbędnych elementów do zbudowania nowej strategii onboardingu:

Including preboarding activities

Jeśli nie przygotujesz swoich pracowników, przygotowujesz ich na porażkę.

Przed procesem wdrażania zaangażuj pracowników w działania, które dadzą im przewagę. Pozwoli to zaoszczędzić czas i zmniejszyć stres pierwszego dnia.  

Oto kilka pomysłów na aktywności przed wejściem na pokład:

• Czy Orientacja na nowego pracownika. Oprowadź ich po organizacji. Pokaż im schemat struktury organizacyjnej i wyjaśnij różne stanowiska. Przekaż im podręczniki, karty identyfikacyjne i inne niezbędne materiały.
• Zaplanuj spotkania kontrolne. Możesz to zrobić za pomocą aplikacji do połączeń wideo, takich jak Zoom i Google Duo. Zachęcaj ich do zadawania pytań i dzielenia się z nimi ważnymi informacjami.
• Wirtualne wypełnianie dokumentów. Mogą korzystać z oprogramowania do podpisu elektronicznego, takiego jak DocuSign, SignEasy i PandaDoc, aby wypełniać formularze I-9 i inne dokumenty online. 

Providing a positive new hire experience

Proces wdrażania to pierwsze wrażenie, jakie wywierasz na nowych pracownikach, dlatego ważne jest, aby dać z siebie wszystko. Pracownicy, którzy doświadczają skutecznego procesu wdrażania, stają się zaangażowani i 18 razy bardziej przywiązani do swojej organizacji. Jeśli proces ten jest słaby, stracisz utalentowanych pracowników na rzecz konkurencji.

W Stanach Zjednoczonych średni koszt zastąpienia pracowników, którzy odeszli z pracy wynosi 15 000 USD na osobę, co stanowi 33% wynagrodzenia.

Współzałożycielka i CEO Eterneva, Adelle Archer, mówi, że aby stworzyć wymarzony proces wdrażania pracowników:

"Spojrzenie na osobiste mocne strony każdego zatrudnionego, zrozumienie jego zainteresowań i wykorzystanie jego celów jako miernika, zapewni możliwość dostosowania procesu wdrażania do nowego członka zespołu, zamiast próbować wymusić cele firmy, które wypchną go poza jego strefę komfortu.

Skupiając się na pracowniku, a nie na firmie, zintegrujesz go z firmą, jednocześnie wykorzystując jego talenty, aby zwiększyć szanse na sukces".

A consistent process

Niektóre organizacje popełniają błąd nie dokumentując swoich procesów. W przypadku dużych organizacji z rozproszonymi geograficznie biurami jest to ogromny problem, ponieważ nie będzie jednolitości. Proces onboardingu dla jednego rekruta dzisiaj będzie inny dla innego jutro.  

Każdy nowo zatrudniony powinien zacząć od tych samych podstawowych informacji, co jego koledzy, aby zapewnić płynną współpracę i wydajność. 

Create a checklist. A checklist acts as a reminder of the activities you need to complete in their right order and stops you from going off-course.

Use automation. Record videos and design courses that will contain every information new hires need to know. Then upload them to your onboarding solution or Learning Management System (LMS) so employees can access them anytime. 

Większość rozwiązań LMS jest obecnie oparta na chmurze lub Internecie, dzięki czemu mogą one bezpiecznie przechowywać informacje i zapobiegać utracie danych.

Storyblok oszczędza ponad 15 godzin tygodniowo dzięki zautomatyzowanemu wdrożeniu:

Studium przypadku ➡️: Jak firma Storyblok zwiększyła liczbę pracowników z 33 do 140 w ciągu 1 roku

Spend more time onboarding

Idealnie, wdrożenie pracownika powinno trwać co najmniej trzy miesiące. Pozostała długość programu powinna być dostosowana do potrzeb organizacji.

Organizacje z wieloma ruchomymi częściami (wiele lokalizacji, witryn sklepowych lub terytoriów sprzedaży) mogą mieć trudności z zarezerwowaniem czasu na właściwe wdrożenie. Pracownicy będą wtedy pod presją, aby ukończyć szkolenie, a proces szybko się zakończy.

Christa Reed, dyrektor ds. badań rynku pracy w JobSearcher, oferuje następującą wskazówkę dotyczącą tworzenia czasu na wdrożenie:

"Pamiętaj, że pierwsze kilka dni wdrażania to krytyczny czas dla nowych pracowników. Upewnij się, że poświęcasz im całą swoją uwagę i sprawiasz, że czują się mile widziani.

Jednym ze sposobów na to jest sparowanie nowego pracownika z kolegą, który może go oprowadzić, przedstawić kluczowym członkom zespołu i pomóc mu zaaklimatyzować się w nowej roli. Powinieneś także dostarczyć nowemu pracownikowi szczegółowy harmonogram pierwszego tygodnia, w tym kiedy i gdzie musi być, aby nie było żadnych niespodzianek".

Include social integration

Sparowanie pracowników z kumplem z pracy w ciągu pierwszych 30-60-90 dni znacząco wpłynie na ich wydajność. Program kumpelski Microsoftu jest tego dowodem, ponieważ menedżerowie poważnie traktują interakcje jeden na jeden z nowymi pracownikami.

Każdy otrzymuje partnera do pracy, do którego może zwrócić się o nieformalną pomoc. Pomaga im to zbudować system wsparcia i zwiększyć produktywność. 56% pracowników, którzy spotkali się ze swoim kumplem tylko raz w ciągu pierwszych 60 dni, stało się bardziej produktywnych. 97% tych, którzy spotkali się więcej niż osiem razy, stwierdziło to samo.

Christen Steele, HR Recruitment Consultant, mówi, że:

"The goal of creating a positive experience is to build connections with colleagues and company culture. This means that successful onboarding happens when new hires can establish effective working relationships early on."

"Oprócz wspomnianych wcześniej posiłków i rozmów przy kawie, mogą one również obejmować media społecznościowe lub kanały komunikacji, takie jak Slack, gdzie pracownicy mogą łączyć się zarówno osobiście, jak i zawodowo. W Yello mamy kanały Slack poświęcone zwierzętom, dzieciom, sportowi i innym wspólnym zainteresowaniom, gdzie możemy dzielić się i mieć przestrzeń do zadawania pytań, otrzymywania pomocy i po prostu nawiązywania kontaktów".

🏛️ The five key pillars of onboarding ROI

Nasze badania ujawniły pięć silnych filarów, które budują zwrot z inwestycji w onboarding pracowników:

1. Automate tasks, emails, and reminders

Ręczne procesy wiążą się z wąskimi gardłami i wysokim ryzykiem błędu ludzkiego. Na przykład przypadkowe wysłanie osobistej listy kontrolnej do nowych pracowników zamiast listy kontrolnej ważnych dokumentów, które muszą ze sobą zabrać.

Następnie pracownik pojawia się w biurze z niewłaściwymi dokumentami w ręku, powodując opóźnienia pierwszego dnia. A co, gdyby mógł to wszystko zrobić online? 

Zastąpienie tradycyjnych metod zautomatyzowanymi narzędziami eliminuje takie nieefektywności i usprawnia proces wdrażania. Narzędzia takie jak Zavvy pomogłyby automatycznie zaplanować prawidłową wiadomość e-mail do dostarczenia kilka dni wcześniej. 

2. Increase productivity

Organizacje z efektywnymi procesami onboardingu osiągają o 54% wyższe zyski niż te, które ich nie posiadają. Współczynnik czasu do produktywności jest również wyższy. 77% pracowników osiąga swój pierwszy kamień milowy wcześniej niż oczekiwany okres ośmiu miesięcy.

3. Decrease turnover

77% pracowników odchodzi z pracy, ponieważ czują, że są zdani sami na siebie w rozwijaniu swojej kariery. Skuteczny onboarding rozwiązuje ten problem. Pokazuje zaangażowanie w rozwój personelu i sprawia, że pracownicy czują się wspierani.

Pracownicy zaczynają postrzegać siebie jako jedność z organizacją i stają się pasjonatami osiągania jej celów. Tacy pracownicy pozostaną dłużej w organizacji. 

4. Enhance culture

Kultura firmy Netflix charakteryzuje się swobodną i otwartą komunikacją, brakiem zasad i przejrzystością. Pracownicy gromadzą wiedzę spoza swojej specjalizacji, ale ogólnie rzecz biorąc, wszyscy są zaangażowani w robienie tego, co najlepsze dla firmy, ponieważ ma to również wpływ na nich samych.

Jedną z lekcji, którą można z tego wyciągnąć, jest budowanie kultury, która komunikuje twoje wartości. Zachęcanie do dzielenia się pomysłami poprzez nagradzanie innowacyjnego wkładu. Udzielaj skutecznych informacji zwrot nych, aby pracownicy wiedzieli, co robią źle lub dobrze.

Co najważniejsze, zaprezentuj tę kulturę podczas procesu wdrażania i utrzymuj ją przez długi czas. Nie powinno to być jednorazowe wydarzenie, które kończy się, gdy nowi pracownicy w pełni poznają zasady.

5. Support compliance

Wszystkie działania związane z wdrożeniem muszą być zgodne z należytym procesem. Dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z przepisami dotyczącymi zatrudnienia w danym regionie. 

Na przykład ustawa o reformie i kontroli imigracyjnej (IRCA) stanowi, że wszyscy amerykańscy pracodawcy muszą wypełnić formularz I-9 dla każdego, kogo zatrudniają. Formularz ten potwierdza, że nowy pracownik jest upoważniony do pracy w USA i nie prowadzi sprawy imigracyjnej. Niezastosowanie się do tego wymogu pociąga za sobą kary i grzywny w wysokości od 234 do 2332 USD.

➡️ How to maximize your onboarding ROI with Zavvy

Wykorzystanie automatyzacji, wzmocnienie kultury firmy i automatyzacja działań są częścią tego, co kształtuje wymarzony proces wdrażania. Prawidłowo przeprowadzony proces może szybko przekształcić nowych pracowników w kopalnie złota. Możesz użyć kalkulatora ROI onboardingu pracowników, aby zmierzyć skuteczność swojej strategii i określić zwrot z inwestycji. 

Our new hire onboarding solution is equipped with templates and tools for building a scalable employee onboarding program. It provides a central platform where employees can start journeys, complete tasks, and connect with teammates for a hassle-free experience.  

Nasi eksperci są dostępni, aby pomóc Ci dowiedzieć się więcej. Skontaktuj się z nimi, aby zobaczyć, jak to działa.