Inboarding w HR: Wszystko, co musisz wiedzieć

Firmy na całym świecie dostrzegają potrzebę dobrego procesu wdrażania pracowników.

Przeoczyli jednak ważny krok: Wewnętrzne zmiany pracy.

I właśnie dlatego wielu specjalistów HR mówi dziś o "wewnętrznym onboardingu" - lub krótko: inboardingu.

Zobaczmy, o co w tym wszystkim chodzi.

Czym jest inboarding w HR?

Inboarding pochodzi od słowa "inboard", które oznacza "wewnątrz statku". 

W HR termin ten oznacza proces, który pomaga pracownikowi nabyć umiejętności niezbędne do odniesienia sukcesu w organizacji. W przypadku obecnych pracowników, którzy chcą awansować lub przenieść się do innej lokalizacji, inboarding to sposób, w jaki zdobywają szkolenie potrzebne do odniesienia sukcesu w danej roli. 

Inboarding ma kluczowe znaczenie w różnych okolicznościach w firmie.

Na przykład, gdy pracownik zmienia dział, na przykład przechodzi z działu IT do działu sprzedaży, musi dostosować się do zmian ról i oczekiwań. Inboarding pomaga im w łatwym i skutecznym przejściu. 

Kilka przykładów dla przypadków inboardingu:

• Awans na stanowisko menedżera ds. ludzi
• Powrót z urlopu macierzyńskiego
• Przełączanie ról w poziomie
• Pionowa zmiana ról

W skrócie: każdy pracownik będzie potrzebował inboardingu w pewnym momencie swojej kariery.

Proces wdrażania jest również dość szeroki.

Ma ona wiele aspektów, w tym

• trening przekrojowy
• podnoszenie kwalifikacji
• komunikacja z pracownikami
• przekwalifikowanie
• świadomość programu
• wprowadzenie nowego programu

🆚 Inboarding a onboarding: Różnice

Inboarding i onboarding mają tę samą definicję: wspieranie pracowników w zdobywaniu wiedzy potrzebnej do odniesienia sukcesu w organizacji. Istnieje jednak między nimi duża różnica.

Onboarding odnosi się do procesu wprowadzania nowo zatrudnionego pracownika do organizacji i pomaga pracownikom zrozumieć ich nowe stanowisko i oczekiwania związane z pracą.

Dzięki skutecznemu procesowi wdrażania można płynnie zintegrować nowych pracowników z resztą firmy. Na proces wdrażania składa się wiele działań, od oferty pracy po szkolenie zespołu. Idealnie byłoby, gdyby nowi pracownicy czuli się pewnie i kompetentnie po zakończeniu procesu wdrażania.

W przeciwieństwie do onboardingu, który koncentruje się na nowych pracownikach, inboarding dotyczy głównie obecnych pracowników. Oba terminy służą różnym podmiotom w przestrzeni roboczej. Inboarding przygotowuje stare ręce, a nie nowych pracowników, do sukcesu i satysfakcji z pracy.

Potraktuj to jako rozszerzenie procesu wdrażania. Larry Cassidy, starszy konsultant HR, mówi:

"Pracownicy nie są maszynami typu "ustaw i zapomnij". Potrzeba wprowadzania danych jest ciągła. Wiele narzędzi i kanałów komunikacji związanych z inboardingiem może być wykorzystywanych do ciągłego przekazywania informacji. Jeśli onboarding jest jak szczepienie, to inboarding jest jak zastrzyk wzmacniający". 

Dlaczego wdrożenie jest ważne?

Inboarding wpływa na każdy aspekt organizacji. Pracownicy, którzy pracują od lat, potrzebują komunikacji, szkoleń i edukacji w takim samym stopniu, jak nowi pracownicy.

‍Badanie przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazało, że pracownicy przenoszący się między jednostkami w firmie ocenili trudność zmiany na 70% jako tak samo trudną, jak dołączenie do nowej firmy.

Potrzebujesz więcej motywacji? Oto kilka ważnych powodów, dla których inboarding jest niezbędny:

Zmniejsza obroty

W listopadzie 2021 r. około 4,5 miliona amerykańskich pracowników dobrowolnie odeszło z pracy. Chociaż wielu liderów biznesu ma własne wnioski, wszystko sprowadza się do jednego stwierdzenia: Zatrudnianie odpowiednich ludzi nie wystarczy - trzeba zatrzymać i dbać o obecnych pracowników.

Koszt zastąpienia pracownika wynosi około 100%-300% jego wynagrodzenia. Weźmy to pod uwagę i fakt, że 3,6% siły roboczej odchodzi z pracy każdego miesiąca.

Inwestując w inboarding, inwestujesz w ludzi, którzy mają już niezbędną wiedzę na temat Twojej firmy i do pewnego stopnia, na temat danej roli. Pomaga to zmniejszyć koszty rotacji pracowników i czas potrzebny nowym pracownikom na dostosowanie się do swoich ról. 

Nie dojdzie również do spadku produktywności, ponieważ pracownicy będą już odpowiednio przeszkoleni, aby obsadzić wszelkie wolne stanowiska.

Umożliwia płynne przejścia

Plan wdrożenia pomaga pracownikom, którzy chcą awansować na wyższy poziom lub zmienić dział w firmie, w płynnym przejściu. Obejmuje on materiały wdrożeniowe, takie jak opisy stanowisk pracowników, codzienne zadania, cele awansu i procesy zatrudniania pracowników na różne stanowiska.

W ten sposób Twoja organizacja będzie miała plan dla każdego, kto awansuje lub zmienia dział.

Praca projektowa to kolejna technika wdrożeniowa, która pomaga w płynnym przejściu. Na przykład, wyjątkowy pracownik, który ma szansę zostać menedżerem, może nie mieć wystarczającej wiedzy finansowej do pełnienia tej roli. Powierzenie mu projektu pozwoli mu zdobyć umiejętności niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Pomyśl o tym jak o nauce w pracy.

Usprawnia codzienne operacje

Gdy członek zespołu jest nieobecny w biurze, czy to z powodów osobistych, czy z powodu urlopu, reszta może mieć trudności z zastąpieniem go. Może to utrudniać pracę, prowadząc do spadku produktywności. Szkolenie przekrojowe, będące istotną częścią wdrożenia, zapobiega takim sytuacjom. 

Praktyczne działania w zakresie szkoleń przekrojowych pozwolą współpracownikom dowiedzieć się, czym zajmują się ich koledzy, co ułatwi im przejęcie zadań tych drugich podczas ich nieobecności. W ten sposób produktywność nie jest tracona, a firmy nie są zależne tylko od garstki pracowników.

Zapobiega nierównościom w miejscu pracy

Pracownicy często czują niechęć do swoich rówieśników, którzy zarabiają więcej, są często chwaleni lub otrzymują więcej możliwości. Prowadzi to do demotywacji i konfliktów w miejscu pracy.

Inboarding pomaga w zapobieganiu tego typu toksyczności. Pomaga tworzyć i pielęgnować kulturę ciągłego rozwoju, w której pracownicy są zachęcani do inwestowania w możliwości uczenia się, aby rozwijać swoją karierę. Dzięki inboardingowi menedżerowie mogą zapewnić swojemu zespołowi jasną ścieżkę do nauki i rozwoju, aby wszyscy pracownicy mieli równe szanse na zabłyśnięcie.

Zwiększa zaangażowanie i produktywność pracowników

94% pracowników twierdzi, że zostanie w firmie dłużej, jeśli będzie ona inwestować w ich naukę i rozwój. Na szczęście inboarding pozwala inwestować w dobre samopoczucie pracowników i ich ogólne cele zawodowe. Ponadto świadomość, że dbasz o nich, poprawia ich morale i zaangażowanie.

Zapewnienie pracownikom doświadczeń edukacyjnych może również pomóc Twojej firmie. Jeśli zainwestujesz w swoich pracowników, oni zainwestują w Ciebie. Weźmy na przykład firmy takie jak Apple, Google i Netflix. Chętnie inwestują w swoich pracowników, którzy okazują wdzięczność za ich wysiłki, będąc o 40% bardziej produktywnymi niż przeciętni pracownicy.

Umożliwienie pracownikom nauki, rozwoju i awansu sprawi, że będą oni bardziej skłonni do wykonywania swojej najlepszej pracy, zwiększając tym samym produktywność.

Jak opracować i wdrożyć strategię inboardingu?

Tworzenie programu inboardingowego wymaga starannego przemyślenia, planowania, eksperymentowania i silnej pętli informacji zwrotnej, podobnie jak w przypadku onboardingu. Prawidłowo przeprowadzony program będzie miał pozytywny wpływ na samopoczucie i zadowolenie pracowników, pomagając zatrzymać najlepszych pracowników na dłużej.

Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak opracować i wdrożyć skuteczną strategię inboardingu dla swojej organizacji.

Krok 1: Skoncentruj się na podejściu "najpierw wewnątrz"

Jeśli twoją pierwszą myślą jest skontaktowanie się z agencją rekrutacyjną - lub przyjrzenie się puli talentów - w celu obsadzenia wakatu w firmie, zatrzymaj się. Rozważ najpierw swoich obecnych pracowników. Czy masz kogoś z potencjałem do pełnienia tej roli?

Stwórz ustrukturyzowany wewnętrzny system rekrutacji, który udostępnia wolne stanowiska obecnym członkom zespołu, stymulując wewnętrzną mobilność. Pracownicy mogą również oznaczyć się jako "otwarci na możliwości".

Pomoże to nie tylko zaoszczędzić czas spędzony na poszukiwaniu talentów i określaniu właściwego dopasowania kulturowego, ale także zmotywuje obecnych pracowników do podjęcia większej inicjatywy w doskonaleniu ich istniejących zestawów umiejętności.

Krok 2: Zdefiniowanie rodzin stanowisk i standardowych definicji różnych poziomów stanowisk

Celem inboardingu jest rozwijanie talentów w celu obsadzenia wakatów, zazwyczaj na wyższych stanowiskach. Ale aby to zadziałało, musisz zrozumieć obecną strukturę firmy. Zastanów się: ile masz poziomów stanowisk w ramach określonej roli?

Ustal jasne kompetencje dla każdej roli i stażu pracy, aby obecni pracownicy mogli zrozumieć, gdzie się znajdują i co muszą zrobić, aby się poprawić. Jasno określ umiejętności, wiedzę i doświadczenie wymagane na każdym stanowisku.

Alternatywnie, możesz skorzystać z oprogramowania Zavvy do rozwoju talentów, aby skonfigurować ramy rozwoju kariery od podstaw - lub po prostu skorzystać z gotowych szablonów dla typowych stanowisk.

Tworząc plany rozwoju pracowników, możesz dostosować te karty do unikalnych wymagań swojego zespołu i firmy w oparciu o role, poziomy stanowisk dla każdej roli, kompetencje i opisy kompetencji. Po zakończeniu konfigurowania ram rozwoju możesz połączyć wszystkie punkty - od wzajemnej oceny po modele kompetencji i wysyłanie kierowanych przypomnień - z centralnego pulpitu nawigacyjnego.

Dowiedz się, w jaki sposób Freeletics wykorzystał Zavvy do wsparcia 40 menedżerów w ich rozwoju. 

Krok 3: Wzmocnienie wpływu pracy

Kluczowym aspektem udanego wdrożenia jest posiadanie bardziej zmotywowanych i zaangażowanych pracowników - a najlepszym sposobem na ich zmotywowanie jest pokazanie im wpływu ich wysiłków na firmę i ludzi. O.C. Tanner Institute pięknie podsumowujeten sentyment tutaj:

"Pracownicy rozwijają się, gdy czują się częścią czegoś większego niż oni sami, gdy odnoszą zwycięstwo nad wyzwaniami i możliwościami oraz gdy tworzą znaczące relacje ze współpracownikami.

Rozwijają się, gdy mogą czuć się związani z odnoszącą sukcesy organizacją poprzez własne osiągnięcia i świetną pracę. Organizacje rozwijają się, gdy mają kulturę, która sprzyja temu połączeniu. Są one bardziej odporne i zdolne do przystosowania się do sił zewnętrznych, które zakłócają kulturę miejsca pracy".

Pokaż im, co przyniosły ich wysiłki, czy to w postaci wzrostu przychodów lub ruchu, czy też referencji od zadowolonego klienta. Jeszcze lepiej, jeśli stworzysz pokaz slajdów lub dasz im jakiś konkretny dowód, aby zilustrować wyniki przed i po ich wkładzie.

Krok 4: Zapewnienie pracownikom szerokiego zakresu możliwości projektowych i odpowiednich szkoleń

Jeśli masz pracowników chętnych do poszerzania swojej wiedzy, musisz zapewnić im narzędzia do zarządzania karierą, które pomogą im rozwijać swoje umiejętności.

Zanim jednak zaczniemy mówić o narzędziach pracy czy szkoleniach, musimy skupić się na dostępności ofert pracy. Aby skutecznie wdrożyć pracowników, należy wyeliminować silosowe działy i podzielone opisy stanowisk. Daj pracownikom wiele okazji do przejęcia większej liczby obowiązków w oparciu o ich zainteresowania, pozwalając im uczyć się nowych rzeczy, wykazywać inicjatywę i zyskać większą widoczność.

Chociaż jest to solidny początek, pracownicy mogą nadal potrzebować podniesienia kwalifikacji lub czuć się niepewnie, jeśli chodzi o odkrywanie nowych działów. W tym miejscu z pomocą przychodzą szkolenia.

Dobry program wdrożeniowy zawsze obejmuje ścieżki szkoleniowe dla każdego, kto chce awansować lub wypróbować zadania między działami. Może to obejmować certyfikaty, wykonywanie projektów na żywo, obserwowanie mentorów lub udział w dniach immersji z innymi członkami zespołu. 

Pomoże to pracownikom odkryć w sobie nowe umiejętności i cechy, co ostatecznie przyniesie korzyści firmie.

Krok 5: Przekazuj informacje zwrotne i wyrażaj uznanie wszędzie tam, gdzie to możliwe.

Inboarding nie kończy się, gdy członek zespołu awansuje na nowe stanowisko w organizacji. Wciąż masz pracę do wykonania. 

Pracownik nadal będzie potrzebował szczegółowych informacji zwrotnych na temat efektywnego wykonywania swojej pracy i dostosowania swoich wyników do oczekiwań firmy. Zaplanuj regularne formalne i nieformalne oceny wydajności, aby przekazać pracownikom informacje zwrotne na temat tego, jak radzą sobie na nowym stanowisku. 

Jednocześnie chcesz również docenić ich wysiłki za dobrze wykonaną pracę. Włącz silne ścieżki uznania, aby zapewnić widoczność wszelkiego rodzaju osiągnięć, które wykraczają poza cele liczbowe. Doceniaj pracowników za każdym razem, gdy podejmują nowe wyzwania, takie jak prowadzenie nowego pracownika po liniach lub zdobywanie nowych umiejętności.

Zrób to poprawnie, a nigdy nie będziesz musiał martwić się o utratę najlepszych pracowników.

Możesz również pobrać nasz szablon planu rozwoju pracowników w programie Excel, aby rozpocząć pomyślny rozwój kariery swoich pracowników.

Przykład najlepszych praktyk: Wdrożenie menedżera w Zavvy

Po całej teorii przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi z naszego własnego narzędzia.

W tym przypadku Maria właśnie awansowała na stanowisko menedżera ds. ludzi.

Jako, że Maria będzie liderem po raz pierwszy, musi przyswoić wiele nowych informacji, a zrobienie tego wszystkiego na raz byłoby po prostu przesadą.

Zamiast tego jej awans automatycznie uruchomi zautomatyzowaną podróż, która będzie jej towarzyszyć przez cały pierwszy rok i później, zapewniając wskazówki just-in-time.

Na każdym ważnym etapie Maria będzie otrzymywać odpowiednie wskazówki i treści szkoleniowe.

Ten przepływ pracy wykracza poza tradycyjny inboarding, ponieważ łączy świat nauki i pracy w jednym, bardziej wydajnym strumieniu.

W Zavvy możesz uruchomić ten przepływ pracy lub zbudować własny dla takich przypadków, jak powrót z urlopu rodzicielskiego, awans z SDR lub kierownika sprzedaży i tak dalej.

5 błędów w procesie wdrożenia, których należy unikać

Doświadczony pracownik zna już kulturę i misję organizacji. Szkolenie ich wymaga więc więcej uwagi i przemyślenia niż w przypadku nowo zatrudnionych osób.

Poniżej znajduje się kilka błędów, których należy unikać podczas inboardingu:

• Traktowanie wszystkich pracowników jako jednej osoby. Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do wdrażania pracowników, którzy pracują w różnych jednostkach firmy. Współpraca z menedżerami z różnych zespołów może określić, w jaki sposób najlepiej przekazywać informacje i oferować wsparcie swoim pracownikom. Tacy pracownicy często dołączają do zespołu, aby szybko podjąć się nowego projektu, ale posiadanie podstawowego protokołu pomagającego pracownikom we wdrożeniu w kontakt z nowymi członkami zespołu jest niezwykle pomocne.

• Brak określenia jasnej roli lub ścieżki rozwoju. Nie każdy pracownik jest zainteresowany nowymi doświadczeniami i możliwościami rozwoju, ale wielu jest. Postaraj się uwzględnić ścieżki szkoleniowe dla każdego, kto chce poznać nowy dział lub poszukuje kontaktu z innymi działami. Zachęcaj ich. Zapewnij pełne wsparcie.

• Nadmierne poleganie na job shadowingu. Wielu liderów biznesu uważa, że najlepszym sposobem na podniesienie umiejętności obecnej siły roboczej jest obserwowanie swoich bezpośrednich seniorów, ale tak naprawdę nie jest. Po pierwsze, każdy ma inny styl uczenia się. Niektórzy uczą się poprzez działanie, inni poprzez obserwację. Znajdziesz również pracowników, którzy uczą się poprzez rozkładanie problemu na abstrakcyjne pomysły. Kiedy oferujesz tylko szkolenia typu shadow training, zakładasz, że każdy w twoim zespole będzie czuł się komfortowo z tą metodą, a wszyscy wiemy, co się dzieje, kiedy zakładamy.(Uwaga spoiler: ponosisz porażkę).

• Zapewnienie niewystarczającego szkolenia. Jeśli istnieje jeden błąd w procesie wdrażania pracowników, to jest to właśnie ten. Firmy, które w pośpiechu realizują swoją listę kontrolną prawie zawsze doświadczają wysokiego wskaźnika rotacji. Pracownicy muszą czuć się pewnie w tym, co robią. W przeciwnym razie mogą obawiać się popełniania błędów, które mogą obniżyć produktywność lub prowadzić do innych katastrofalnych rezultatów. Upewnij się, że zapewniasz swoim obecnym pracownikom wystarczające szkolenia (w preferowanym przez nich stylu), aby podnieść ich kwalifikacje.
  

• Niechęć do zmiany lub optymalizacji procesu wdrożenia. Nie zakładaj, że tylko dlatego, że pracownik jest już częścią Twojej firmy, nie musi zaaklimatyzować się w nowej roli lub nowej lokalizacji. Zapewnij mu tyle wsparcia, ile potrzebuje i wysłuchaj jego skarg, ponieważ proces wdrożenia jest tak samo trudny, jak rozpoczęcie nowej pracy. Jeśli zauważysz, że niektóre elementy wewnętrznego procesu wdrażania nie sprawdzają się w Twojej firmie, nie trzymaj się ich dalej. Daj swoim pracownikom szansę, na którą zasługują i pomóż im pomóc firmie.

➡️ Podsumowując...

Inboarding to nie tylko inna terminologia rozwoju kariery - to dedykowane i ciągłe zaangażowanie organizacji, aby pomóc swoim pracownikom osiągnąć jak najlepsze wyniki w obecnej pracy. Daje im również doświadczenie i wiedzę, których potrzebują do przyszłych możliwości.

Choć każda firma jest inna, wdrożenie doskonałego programu wdrożeniowego może pomóc większości organizacji w utrzymaniu pracowników i zwiększeniu ich produktywności. Konieczne jest zainwestowanie w inboarding, zanim wskaźnik rotacji pracowników wzrośnie, a obecni członkowie zespołu zaczną tracić zaangażowanie.

Co więcej, narzędzia takie jak Zavvy sprawiają, że onboarding jest płynny, skuteczny i bezproblemowy. Dowiedz się więcej o naszym narzędziu do tworzenia ram rozwoju i zobacz, jak może ono pomóc w skonfigurowaniu zaawansowanych procesów L&D w celu usprawnienia wdrażania.