Net als bij een spelletje Chinees gefluister kunnen cruciale boodschappen scheefgetrokken raken wanneer ze tussen rangen en standen op het werk worden doorgegeven. In tegenstelling tot een spelletje Chinees gefluister is dit niet leuk.
Deze vertekening kan frustrerend zijn voor besluitvormers en gewone werknemers: het hogere management kan het grotere geheel niet overbrengen en de werknemers hebben het gevoel dat hun onmiddellijke behoeften op het werk worden genegeerd.
Werknemers die zich gehoord voelen zijn 4,6 keer productiever op het werk.
Vergaderingen op overloopniveau kunnen je op weg helpen naar duidelijke, tweerichtingscommunicatie zonder je zorgen te maken over wat de "tussenpersoon" denkt. Met deze gids kun je aan de slag om deze vergaderingen tot een succes te maken.
In deze gids voor het overslaan van vergaderingen zullen we:
👀 Disclaimer: Communicatie op de werkplek verbeteren gaat niet alleen over meer praten. Het gaat over beter praten. Dus helpen we je precies dat te doen.
Een vergadering op overgeslagen niveau is een gesprek tussen een senior manager of leidinggevende en werknemers een of meer niveaus lager in de organisatiehiërarchie, waarbij hun directe manager of leidinggevende wordt overgeslagen.
Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om:
Beschouw dit scenario eens: Emma, een nauwgezette kwaliteitsanalist bij een snel softwarebedrijf, merkt een inefficiëntie op bij het testen van een product. Haar observaties onthullen een terugkerende bug die, als hij wordt aangepakt, het hele proces kan stroomlijnen en zo tijd en bedrijfsmiddelen kan besparen.
Haar suggesties gaan echter verloren in de wirwar van dagelijkse werkzaamheden, teamvergaderingen en rapportages aan haar directe leidinggevende.
Op een dag ontvangt ze een uitnodiging voor een vergadering met de CTO van het bedrijf - een directe dialoog, waarbij ze haar directe management omzeilt.
Ze richt zich tot de CTO, deelt haar inzichten en biedt een gedetailleerde oplossing, een kans die ze niet zou hebben gekregen in reguliere vergaderingen. De CTO geeft onmiddellijk opdracht tot een herziening van het testproces.
De waarde van een vergadering op overloopniveau ligt hierin - individuen diep in de organisatiestructuur kunnen inzichten uit de praktijk delen met de mensen aan het roer.
Herinner je je Emma nog uit ons vorige voorbeeld? Na haar Skip-level meeting voelde ze zich meer gewaardeerd, werden haar ideeën geïmplementeerd en kreeg ze een duidelijker inzicht in de visie van het bedrijf.
Laten we de belangrijkste voordelen van deze veranderingen eens op een rijtje zetten.
Tijdens regelmatige bijeenkomsten op overloopniveau krijgen leiders en niet-leidinggevende werknemers inzicht in elkaars perspectieven zonder dat er sprake is van een verwatering van de middelste laag. Het bevordert een ongefilterde, tweerichtingsdialoog die iedereen op één lijn brengt.
Maar waarom zou je je zorgen maken over directe communicatie?
Als senior medewerker is de kans groot dat je de hoeveelheid direct contact die je hebt met medewerkers een paar sporten lager overschat. Dit betekent: je overschat het vertrouwen dat je hebt opgebouwd met dezelfde groep mensen.
Een belangrijk voordeel van bijeenkomsten op overloopniveau is dat ze verborgen problemen aan het licht kunnen brengen die misschien onopgemerkt blijven.
Emma's inzichtelijke ideeën zouden wel eens ongehoord kunnen zijn gebleven zonder dit directe kanaal. Ze zou uiteindelijk gefrustreerd zijn vertrokken, omdat ze zich niet gerespecteerd voelde(zoals 57% van alle mensen die het afgelopen jaar hun baan hebben opgezegd). Haar bedrijf zou een geweldige werknemer hebben verloren en er toch in geslaagd zijn om hun systeemfout te behouden.
Leiders kunnen kennis op basisniveau aanboren en knelpunten identificeren door te praten met mensen die dichter bij het eigenlijke werk staan.
Leiders krijgen een beter inzicht in de dagelijkse uitdagingen van werknemers en werknemers krijgen een beter beeld van de grote lijnen van de beslissingen van de organisatie. Dit gedeelde inzicht leidt tot betere probleemoplossing en besluitvorming en bevordert een cultuur van leren.
Harsha Annadurai, voormalig Content Marketing Head bij Slintel en Mesh.ai, zegt dat bijeenkomsten op overgeslagen niveau werknemers verder helpen dan het begrijpen van de missies van het bedrijf of het hebben van iemand aan wie ze hun zorgen kunnen voorleggen. Hij zegt:
"Vergaderingen op overloopniveau zijn geweldig omdat ze medewerkers in staat stellen om de problemen die ze oplossen in een strategisch licht te zien. Gesprekken met leiders helpen hen het project in zijn context te plaatsen en de richting ervan beter te kalibreren."
Vergaderingen op overkoepelend niveau dienen als een uitstekend platform voor het geven en ontvangen van feedback.
Leiders kunnen direct leiding geven en werknemers kunnen hun zorgen of suggesties over bestaande systemen uiten - en voor 75% van hen is dit een game-changer.
In de kern maken bijeenkomsten op overloopniveau het leiderschap menselijker, waardoor ze toegankelijker worden. Ze zorgen er ook voor dat werknemers zich gehoord en gewaardeerd voelen.
Het resultaat? Een basis van vertrouwen die leidt tot meer moreel, betrokkenheid en loyaliteit in de organisatie.
🤝 Wil je meer hulp bij het opbouwen van betekenisvolle connecties op de werkplek? Bekijk onze verbindingsprogramma's om te zien hoe u deze reis kunt beginnen.
Hoewel standaard managers 1:1's en vergaderingen op overloopniveau waardevolle hulpmiddelen zijn in het communicatiearsenaal van een organisatie, hebben ze verschillende doelstellingen en structuren. Inzicht in deze verschillen is de sleutel tot effectief gebruik.
Dit zijn terugkerende bijeenkomsten tussen een manager en zijn of haar directielid. De focus ligt hier meestal op onmiddellijke taken, projectupdates en persoonlijke ontwikkeling.
Meestal gaan deze gesprekken over de taken die op het programma staan, de deadlines die in het verschiet liggen en het aanpakken van eventuele directe problemen of blokkades waar de werknemer mee te maken kan krijgen.
Werknemers krijgen rechtstreeks feedback van hun senior managers, die een leidraad kan zijn voor hun prestatieverbetering en carrièregroei.
Deze bijeenkomsten stellen managers vaak in staat om hun directe ondergeschikten te coachen, wat hun vaardigheden en loopbaanontwikkeling bevordert.
Bij bijeenkomsten op overloopniveau daarentegen zijn een leider op een hoger niveau en niet-leidinggevende werknemers betrokken. Ze bieden beide partijen de kans om bredere organisatorische inzichten te verwerven.
Deze bijeenkomsten richten zich meestal op bredere bedrijfsstrategieën, professionele langetermijndoelen en discussies over de grote lijnen. Ze helpen werknemers begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de algemene bedrijfsvisie.
Vergaderingen op overkoepelend niveau bieden niet-leidinggevend personeel een platform om hun ideeën, inzichten of zorgen direct te delen met het leiderschap, waarbij eventuele filters van het middenmanagement worden omzeild.
Ashok Ramcharand, CEO en President van Schindler India, heeft de magie hiervan met eigen ogen gezien. Hij zegt op Linkedin:
"Toen ik in het buitenland werkte, had ik een zeer koppig iemand als een van mijn directe ondergeschikten. Hij liet zich niet graag vertellen wat hij moest doen en wilde dat er geen vragen werden gesteld.
Ik pikte dit van hem op en zorgde ervoor dat ik hem nooit mijn ideeën opdrong. In plaats daarvan organiseerde ik regelmatig vergaderingen met hem waarin ik gewoon de maandelijkse resultaten doornam en waar er hiaten waren, vroeg ik hem gewoon om zijn plan te delen. Dit werkte goed en hij was superblij.
Ik begon bijeenkomsten over te slaan. Tot mijn verbazing klaagde bijna iedereen uit zijn team dat hij micromanagede en hun leven tot een hel maakte.
Is het niet vreemd dat mensen die anderen vertellen wat ze moeten doen, het niet leuk vinden als ze zelf ook zo behandeld worden?"
Bijeenkomsten op overloopniveau kunnen een band scheppen tussen leiderschap en eerstelijns medewerkers, waardoor leiderschap toegankelijker wordt en medewerkers zich meer gewaardeerd voelen.
Hoewel beide soorten bijeenkomsten van grote waarde zijn, hangt het gebruik ervan af van de specifieke doelen die je wilt bereiken.
Gebruik een mix van standaard 1:1 gesprekken met managers en bijeenkomsten op overloopniveau voor een goed afgeronde aanpak van communicatie en feedback binnen je organisatie.
Het introduceren van een nieuwe praktijk in je organisatie vereist transparantie en een solide communicatieplan. Je wilt dat medewerkers het overslaan van vergaderingen zien als een kans, niet als een bedreiging.
Dit is hoe je het kunt doen.
Voordat je het concept uitrolt, moet je definiëren waarom je bijeenkomsten op overloopniveau introduceert.
Wees duidelijk over de doelstellingen, of het nu gaat om het bevorderen van een feedbackcultuur of het beter begrijpen van de uitdagingen van werknemers.
Houd een vergadering voor alle medewerkers of stuur een e-mail naar het hele bedrijf waarin je uitlegt wat bijeenkomsten op overgeslagen niveau zijn, wat het doel ervan is en wat het niet is (ze zijn bijvoorbeeld geen prestatie-evaluaties of een teken van problemen).
Tip: Herhaal dat deze bijeenkomsten een veilige ruimte zijn voor een open dialoog.
Verzeker werknemers dat deze vergaderingen niet bedoeld zijn om managers te ondermijnen of om strafmaatregelen te nemen. Ze zijn bedoeld om directe communicatie te bevorderen en het bedrijf te verbeteren.
Tip: Moedig uw mensen aan om hun gedachten, ideeën en uitdagingen te uiten tijdens deze sessies.
Betrek managers bij het proces en leg hun rol uit. Maak duidelijk dat ze niet gepasseerd of onder de loep genomen worden, maar dat dit proces ervoor zorgt dat alle stemmen in het bedrijf gehoord en begrepen worden.
Betreft: Introductie van vergaderingen op hoog niveau: Onze communicatiekanalen versterken
Beste team,
We hopen dat deze e-mail goed voor je is. We schrijven je om je op de hoogte te brengen van een spannend nieuw initiatief dat we aan het lanceren zijn: vergaderingen op overloopniveau. Hier volgt een kort overzicht van wat dit is.
→ Wat zijn bijeenkomsten op overgeslagen niveau? Dit zijn bijeenkomsten waar senior leiders rechtstreeks met jou in contact komen. Het doel is om een open, transparante dialoog te creëren zodat we elkaar beter begrijpen en ons bedrijf kunnen verbeteren.
→ Wat is het doel van een Skip Level-vergadering? Naarmate we groeien, willen we ervoor zorgen dat we op alle niveaus effectief communiceren en dat jouw mening wordt gehoord en gewaardeerd. Deze bijeenkomsten stellen je in staat om je ervaringen, ideeën en uitdagingen rechtstreeks met het leiderschap te delen.
→ Is dit een functioneringsgesprek? Absoluut niet. Bijeenkomsten op het overloopniveau gaan niet over prestatiebeoordelingen of hiërarchisch toezicht.
In de komende weken zullen we meer details geven over hoe we deze bijeenkomsten zullen houden. Voel je ondertussen vrij om contact met ons op te nemen als je vragen hebt.
Het beste,
[Uw naam]
[Jouw positie]
Tip: Je schept verwachtingen door meteen duidelijk te maken wat vergaderingen overslaan inhoudt.
Betreft: Skip-level vergadering met [naam senior leader]
Hallo [naam werknemer],
Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik wil graag rechtstreeks in contact komen met teamleden van verschillende niveaus en ik dacht dat het waardevol zou zijn voor ons beiden om eens te praten.
Het is een kans voor mij om te luisteren, te leren van jullie ervaringen en te kijken waar we [Bedrijfsnaam] nog beter kunnen maken.
Details:
Agenda vergadering overslaan:
Hoe moet een werknemer zich voorbereiden op een vergadering op overloopniveau : Hoewel er geen strikte voorbereiding nodig is, kan het nuttig zijn om na te denken over feedback of onderwerpen die je wilt bespreken.
Wees gerust, ons gesprek is een platform voor open dialoog en alle discussies blijven vertrouwelijk.
Als je de voorgestelde tijd niet kunt halen, geen zorgen. Laat het [naam organisator] weten en we maken een nieuwe afspraak.
Ik kijk uit naar ons gesprek!
Het beste,
[Naam hoofdleider]
[Functie]
Vergaderingen op overkoepelend niveau zijn een fantastisch hulpmiddel om de communicatie binnen de organisatie te verbeteren. Maar zoals elk hulpmiddel werken ze het best als ze strategisch worden gebruikt.
Hier zijn enkele best practices om ervoor te zorgen dat je het meeste haalt uit je bijeenkomsten op overloopniveau.
Maak duidelijk dat de informatie die tijdens deze gesprekken wordt gedeeld vertrouwelijk blijft en op geen enkele manier tegen iemand zal worden gebruikt. Je moet duidelijk maken dat hun directe managers of rapporten geen deel uitmaken van dit gesprek, in ieder geval niet op een traceerbare manier.
Omschrijf van tevoren het doel van het gesprek zodat uw werknemers begrijpen dat dit een gelegenheid is voor een constructief gesprek, niet een functioneringsgesprek of een klachtensessie.
Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden en hun gedachten verzamelen, wat de vergadering productiever maakt. Je kunt ze ook uitnodigen om hun eigen punten aan de agenda toe te voegen, zodat jij je kunt voorbereiden op wat zij naar voren zullen brengen.
Hulp nodig bij het opstellen van een effectieve agenda? Bekijk dit handige sjabloon voor vergaderingen op overgeslagen niveau.
Bereid doordachte vragen voor die open antwoorden aanmoedigen om een zinvol gesprek te vergemakkelijken.
🚀 Neem een voorsprong met deze gids voor vragen over vergaderingen.
Een vergadering op overgeslagen niveau kan ongemakkelijk worden. Je werknemers zullen ter sprake brengen wat ze niet ter sprake kunnen of hebben kunnen brengen bij het directe management.
Luister actief, accepteer feedback en doe er ook echt iets aan. Onthoud dat het doel hier verbetering is, geen verdediging of rechtvaardiging.
Zorg ervoor dat het gesprek niet eindigt met de vergadering.
Volg de besproken punten en acties op en houd de dialoog open. Dit kan uw betrokkenheid bij het proces aantonen en voortdurende communicatie aanmoedigen. Het houdt ook uw communicatielijn met de betrokken werknemer open, zodat u in de toekomst belangrijke feedback kunt krijgen.
Het voeren van succesvolle vergaderingen op overloopniveau is een mix van:
Skip-level meetings zijn een van de vele krachtige soorten interne communicatiestrategieën die je zou moeten overwegen voor jouw organisatie. Maar elke organisatie is uniek, dus voel je vrij om deze praktijken aan te passen aan jouw behoeften.
👀 Op zoek naar meer richtlijnen voor 1:1-vergaderingen? Bekijk onze verschillende sjablonen voor 1:1-vergaderingen die kunnen helpen om uw interacties te stroomlijnen.
Heb je een groot bedrijf, leid je een complex en groot team of word je gewoon overweldigd door to-dos?
Gebruik de juiste tools om jezelf de vervelende eentonigheid van het plannen en opvolgen van meerdere vergaderingen te besparen.
We bieden een speciaal platform voor één-op-één vergaderingen om vergaderingen op overloopniveau te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat ze zo effectief mogelijk zijn.
Hier zijn enkele belangrijke functies die zijn aangepast voor uw bijeenkomsten op overloopniveau:
Verbeter de communicatie, stimuleer feedback en stimuleer voortdurende organisatorische verbetering met ons Employee enablement platform.
Boek vandaag nog een gratis demo om Zavvy in actie te zien.
.png)
.png)
