Werknemers op afstand opleiden met 20 praktische best practices

Heeft uw organisatie werknemers op afstand in dienst? Of misschien overweegt u om in de toekomst een extern of hybride werkmodel in te voeren?

Moet u vaardigheden opbouwen of de prestaties van uw hybride personeel verbeteren? 

Als u een van deze vragen met ja hebt beantwoord, moet u prioriteit geven aan training op afstand. Volgens een Gallup-studie over de stand van zaken bij werken op afstand zou 60% van de werknemers in de VS de voorkeur geven aan een hybride werkomgeving op lange termijn.

Werkplaatsen die leren en ontwikkelen voor hun teams mogelijk maken, hebben meer kans om te profiteren van de voordelen van gemotiveerd personeel dat nieuwe vaardigheden leert en hun sterke punten gebruikt.

Maar werknemers op afstand opleiden brengt grote uitdagingen met zich mee. Hoe overwin je die? 

En hoe kun je een opleidingsinitiatief op afstand starten vanaf nul? 

U vindt de antwoorden en nog veel meer in dit artikel. 

Waarom is er steeds meer behoefte aan training op afstand?

De werknemerservaring is sinds 2020 aanzienlijk veranderd. Van communicatie tot productiviteit, de externe werkplek heeft bedrijven gedwongen positieve ervaringen te cultiveren om ervoor te zorgen dat werknemers zich optimaal inzetten en langer blijven.

Training van medewerkers is een van de manieren om hun groei te ondersteunen en ervoor te zorgen dat de strategische voordelen van L&D zich blijven vertalen, zelfs wanneer teams niet langer een fysieke werkplek delen.

Leren op afstand is flexibel en toegankelijker dan traditionele opleidingsmethoden. 

Digitale leerinhoud is beschikbaar op meerdere apparaten die passen bij de voorkeuren en behoeften van lerenden. Bovendien zorgt het self-paced karakter ervoor dat werknemers flexibeler kunnen leren op een moment dat het hen uitkomt, vaak tijdens het werk.

Traditionele (formele) leermethoden daarentegen vereisen een klassikale betrokkenheid, wat eenvoudigweg onmogelijk is in een werkomgeving op afstand.

Veel programma's voor leren op afstand kiezen ervoor om informatie in hapklare brokken aan te bieden (microlearning). Dit formaat is licht verteerbaar, begrijpelijk en zorgt ervoor dat de kennis beter blijft hangen.

Door voortdurend informatie nudges te delen, kunnen L&D stakeholders snel standaardpraktijken en principes op schaal verspreiden, een efficiëntere manier om informatie te delen dan een eenmalig conventioneel leerevenement.

9 Veelvoorkomende uitdagingen bij het trainen van werknemers op afstand

Hoewel de invoering van virtuele methoden voor L&D noodzakelijk is voor het succes van werknemers, zijn er problemen met de opleiding en het beheer van werknemers op afstand. Als HR-belanghebbende moet u deze zien als uitdagingen die de noodzaak doen ontstaan om een trainingsmodel op afstand adequaat te plannen.

Gebrek aan persoonlijk toezicht

Bij een persoonlijke opleidingssessie garandeert de aanwezigheid van een facilitator of coach bijna dat de aandacht van de werknemers op hen gericht is. 

Op afstand kan dit echter lastig zijn. Achter uitgeschakelde camera's kunnen deelnemers jongleren met meerdere prioriteiten of te maken hebben met afleiding.

Gebrek aan toegang tot informatie

Als u leren op afstand uitrolt zonder een goede structuur en proces, kunnen werknemers moeite hebben om leermateriaal te vinden of helemaal geen toegang hebben.

Daarom moet effectieve communicatie ten grondslag liggen aan training op afstand. Anders verspilt u kostbare tijd en aandacht om mensen op één lijn te krijgen.

Slechte inhoud van de opleiding 

Het simpelweg online zetten van traditionele leerinhoud is niet het antwoord, aangezien de uitdagingen van werknemers in een externe werkomgeving anders zijn. 

Tip: Pas uw inhoud aan de opkomende behoeften aan en speel in op de verschillende leerstijlen.

Sociaal isolement 

Het komt vaak voor dat werknemers die op afstand werken gevoelens van eenzaamheid ontwikkelen. 

Bij een training op afstand kan het gebrek aan fysieke interactie het isolement nog vergroten, vooral voor werknemers die het moeilijk vinden gemotiveerd te blijven zonder hun team om zich heen.

Communicatieproblemen 

Omdat leren op afstand soms betekent dat men in contact komt met collega's uit verschillende delen van de wereld, komen verschillen in cultuur, taal en communicatiestijlen vaak voor. 

Het gebrek aan fysieke signalen, die vaak voorkeuren en grenzen aan anderen aangeven, kan de communicatie ook belemmeren.

Planningsproblemen 

Te midden van drukke en veeleisende dagelijkse agenda's heeft leren de neiging naar beneden te schuiven op de prioriteitenlijst. 

Voor live sessies kan het ook een uitdaging zijn om een tijdschema te vinden dat voor iedereen werkt, wanneer werknemers vanuit verschillende tijdzones werken.

Afleidingen

Een van de grootste uitdagingen bij leren op afstand is het onvermogen om zich consequent te blijven concentreren, vooral wanneer de opleiding in eigen tempo wordt gegeven. Onvoorziene of zelfgemaakte afleidingen kunnen de voortgang belemmeren en het doel van de opleiding tenietdoen.

Technische uitdagingen

Naadloze connectiviteit is een punt van zorg, vooral wanneer mensen vanuit verschillende instellingen inloggen. 

Bedenk hoeveel virtuele vergaderingen er zijn geweest met audioproblemen, vlekkerige video, of deelnemers die af en toe wegvielen. 

Als opleiders en werknemers veel tijd besteden aan het oplossen van technische problemen, hoeveel tijd besteden ze dan aan leren?

Beperkte mogelijkheid om vaardigheden toe te passen 

In veel gevallen krijgen werknemers op afstand niet de kans om de onderwezen beginselen en praktijken uit te proberen. Daarom moet de leerinhoud de nadruk leggen op effectieve methoden voor implementatie op afstand.

5 Belangrijkste voordelen van training op afstand

Werken op afstand en opleiding zijn de normen in de huidige bedrijfsomgeving. Bedrijven die zich richten op de groei van hun werknemers door opleiding op afstand genieten een aantal belangrijke voordelen.

Productiviteit van de werknemers 

Leren en ontwikkelen kan een aanzienlijke impact hebben op de productiviteit. Het aanbieden van mogelijkheden om de vaardigheden van werknemers te versterken door middel van training zorgt voor een hogere productiviteit en prestatiecultuur.

Betaalbaarheid 

Opleiding op afstand kan de kosten verminderen of zelfs elimineren die gepaard gaan met het persoonlijk opleiden van werknemers, wat soms gepaard gaat met dure reizen.

Kennisbehoud

Hoe meer kennis aan werknemers wordt blootgesteld, hoe meer ze erop worden getraind en hoe meer ze mogen oefenen, hoe groter de kans dat ze die kennis in hun werk zullen toepassen.

Behoud van werknemers

Door werknemers voortdurend te ontwikkelen via training voelen ze zich gewaardeerd en optimistisch, waardoor de kans groter is dat ze langer blijven.

L&D continuïteit in tijden van verstoring 

De best presterende organisaties hebben vaak een gemeenschappelijk thema: een gevestigde leercultuur die zelfs in tijden van verstoring gedijt.

Wij weten dat een leercultuur niet iets is dat van de ene dag op de andere verschijnt. 

💡 Dus, hoe kunt u beginnen met het opbouwen van een leercultuur op uw werkplek? Onze suggestie: laat je inspireren door anderen. Wij hebben een lijst van 16 voorbeelden van leercultuur en praktijkvoorbeelden samengesteld.

In 7 stappen aan de slag met training op afstand

Als internationale HR- en bedrijfsleiders prioriteit geven aan leren en ontwikkelen voor hun externe werknemers, is het essentieel om een gestructureerde aanpak te hanteren die de volgende best practices omvat.

De vaardigheidskloof vaststellen 

Veel goedbedoelende bedrijven maken de fout om een L&D programma te ontwikkelen zonder de vaardigheidstekorten van hun teams in kaart te brengen. Met Zavvy's onderzoek naar trainingsbehoeften kun je de leerreis beginnen met de juiste informatie.

Kies een leveringsmodel

Bij het kiezen van een leveringsmodel is de beste strategie te kiezen voor een combinatie van verschillende benaderingen, waaronder synchrone, asynchrone of gemengde leerstijlen. 

Tip: Zorg ervoor dat u verschillende trainingsformaten en bestandstypen gebruikt, waaronder video, werkbladen, presentaties, checklists en audio.

Technologie benutten 

Afhankelijk van je budget kun je gebruik maken van technologische opties om training op afstand voor werknemers effectiever te maken. De brede categorieën van opties omvatten:

• Opleidingsbeheersystemen zoals Zavvy.
• Tools voor videotraining op afstand zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams.
• Leerervaringsplatforms zoals (ook) Zavvy, Learnerbly en Docebo.

Bereid uw lesmateriaal voor

Het doel van leermiddelen is: 

• Ondersteun het leren door de sessies interessant en boeiend te maken. 
• Optreden als gids voor de sessies. 
• Bied mogelijkheden om inzichten door te geven of om vaardigheden te oefenen.

Documenteer alle opleidingen

Een trainingsdocument vergemakkelijkt de toegang tot kennis, zodat werknemers toegang hebben tot cruciale informatie die hen in staat stelt om te blijven leren terwijl ze werken.

Opleiding geven

Alle voorbereiding leidt uiteindelijk tot de feitelijke levering. De uitvoering is dus van vitaal belang om de beoogde resultaten te bereiken.

Voor meer effectiviteit implementeer je het leren als een continu proces, zoals training op de werkplek, in plaats van een eenmalige gebeurtenis.

De doeltreffendheid van de opleiding meten

Een succesvol opleidingsinitiatief betekent dat werknemers nieuwe vaardigheden leren, deze in de praktijk brengen en gedragsverandering toepassen.

Tip: Het meten van deze resultaten is noodzakelijk om te kunnen evalueren wat werkt en welke opleidingsaspecten moeten worden verbeterd voor een groter rendement van de investering.

💡 20 Beste praktijken voor het trainen van werknemers op afstand

Gebruik deze beste praktijken om betere resultaten te bereiken voor uw organisatie en uw werknemers.

Planning vóór de opleiding

U mag het belang van de planning van de hele reis niet onderschatten. Werk met een checklist voor de planning die de volgende aspecten moet omvatten:

• trainingsdoelen; 
• middelen nodig; 
• planning; 
• lesmateriaal;
• communicatie verantwoordelijkheid.

Werknemers oriënteren

Een virtueel oriëntatieprogramma voorafgaand aan de opleiding zorgt ervoor dat iedereen een duidelijk beeld heeft van de reis die voor hem ligt. 

Bovendien biedt oriëntatie een platform om enthousiasme voor leren op te bouwen, terwijl werknemers op afstand de gelegenheid krijgen om opheldering te vragen.

Stel realistische verwachtingen en termijnen vast

Laat werknemers op afstand concrete doelen stellen voor de opleiding, met actieplannen en mijlpalen voor elke fase van het leren. Deze documenten kunnen groeien naarmate de werknemer vordert.

(Delen van) leren op afstand zelfgestuurd maken

Als werknemers de opleiding in hun eigen tempo kunnen volgen, hebben ze de vrijheid om het leren te plannen en beter te integreren in hun dagelijkse routines.

Respecteer de tijd van uw werknemers

Voor een doeltreffende leeroverdracht moet u proberen het geleerde zo duidelijk mogelijk over te brengen. 

Als een pushmelding de handigste manier is om een enquête of kennisbeoordeling te delen, gebruik die dan zeker. 

Tip: Bij leren op afstand is de weg van de minste weerstand impactvol.

Alle opleidingsmiddelen op één plaats

U wilt niet dat werknemers gefrustreerd raken door versnipperd materiaal of gebrek aan toegang. Bovendien is het verre van ideaal om meerdere tools voor verschillende cursussen te hebben. 

Met een leermanagementsysteem hebben alle werknemers vanaf een centrale locatie toegang tot opleidingsmateriaal en relevante bronnen.

Ontwikkel snelle hapjes informatie

Maak bij het geven van opleidingen gebruik van de kracht van microlearningactiviteiten die de cursisten snelle hapjes informatie bieden. Deze hapklare activiteiten kunnen gericht zijn op bepaalde praktijken of tips die helpen om het leren levendig te houden in een drukke agenda.

Leerlingen betrekken

Training op afstand moet vooral boeiend zijn om de aandacht vast te houden en zinvolle gesprekken op gang te brengen.

Interactieve elementen opnemen

Met interactieve aspecten zoals live vragen en antwoorden, spelletjes, video's en peer-to-peer leermogelijkheden kunnen werknemers profiteren van

Gamificatie implementeren

Het inbouwen van spelachtige elementen zoals het toekennen van punten voor vooruitgang en het hebben van leaderboards houdt de betrokkenheid hoog en biedt mogelijkheden om degenen die leren en toepassen te belonen.

"Experimenteren met ... game design elementen is een geweldige manier om je leerprogramma te gamificeren en de impact van je leerprogramma's te evolueren van bevredigend naar spectaculair." Koreen Pagano - directeur productbeheer bij D2L.

Sociaal leren aanmoedigen

Met jongere werknemers die sociale media sterker omarmen, is het cruciaal dat initiatieven voor leren op afstand ook sociaal leren omvatten. Volgens het 70-20-10 leermodel dragen sociale en ontwikkelingsrelaties bij tot 20% van iemands vermogen om te leren en te groeien. 

Maak mobile-first cursussen

In het derde kwartaal van 2021 brachten gebruikers wereldwijd meer dan de helft van hun online tijd door met mobiele apparaten, wat neerkomt op meer dan drie uur dagelijkse betrokkenheid.

Balans tussen zelfstudie en groepstraining

Het uitrollen van zowel groeps- (waar de hele organisatie baat bij heeft) als zelf begeleide training op afstand zorgt ervoor dat uw L&D inspanningen een persoonlijke focus en een organisatiebrede impact hebben.

Focus op doelen, niet op tijd voor het scherm

Stel dat positieve gedragsverandering het gewenste resultaat is van de training. In dat geval zou het hebben van meetbare aspecten die dit resultaat definiëren een leidraad moeten zijn voor je interactie met werknemers op afstand. Het haalt de focus weg van hen te laten voldoen aan de "seat time" eisen en verlegt deze naar het bieden van de ondersteuning die nodig is om het doel te bereiken.

Bied regelmatige check-ins of bijeenkomsten aan

Laat werknemers op afstand weten dat ze regelmatig contact kunnen opnemen om problemen te bespreken, vragen te beantwoorden of zoveel mogelijk contact te leggen.

Opleidingsproductiviteit en -voortgang bijhouden

Quizzen, polls en enquêtes zijn opties die kunnen worden overwogen om het begrip en de vooruitgang van werknemers op afstand te volgen. De resultaten kunnen de basis vormen voor feedback aan L&D-teams over de effectiviteit van de training op afstand.

Verwaarloos het belang van post-training niet

De evaluatie van het opleidingsprogramma door de deelnemers is een van de beste manieren om het succes ervan te meten. 

Tip: U moet tijdens de planning rekening houden met de feedback van eerdere trainingssessies. Dit zal u helpen om de behoeften en verwachtingen van uw werknemers te bepalen.

Vraag om feedback

Consistente feedback is van vitaal belang om de doelstellingen van het trainingsprogramma op afstand te halen. Dit kan in verschillende vormen, zoals enquêtes en feedbackformulieren. Wat essentieel is, is het bieden van toegankelijke manieren om feedback van werknemers te krijgen.

Valideer werknemers en verhoog het leiderschap

Een essentieel aspect van uw programma is het erkennen van werknemers voor hun inzet en betrokkenheid. 

Tip: erkenning krijgen kan anderen aanmoedigen om mee te doen, en biedt mogelijkheden om goed leiderschap onder de aandacht te brengen.

Leadership buy-in

Als het senior management zich inzet voor L&D binnen het bedrijf, heeft het initiatief voor training op afstand kans van slagen.

👩‍🎓 8 Opleidingsonderwerpen voor werknemers op afstand

Betrokkenheid opbouwen en behouden is cruciaal bij het opleiden van werknemers op afstand. 

Tip: U moet onderwerpen kiezen die relevant zijn voor de rol van de werknemer. Meer leren over de nieuwste SEO-trends klinkt misschien cool, maar deze kennis zal uw verkopers niet helpen meer deals te sluiten. 

Uw keuze van onderwerpen is van belang, omdat verwacht wordt dat wat u traint een mentaliteitsverandering teweegbrengt.

Enkele van de onderwerpen kunnen zijn:

1. Digitale vaardigheden. Leren over nieuwe en opkomende technologie is altijd spannend voor werknemers op afstand. Deze vaardigheden bereiden hen voor op zowel huidig als toekomstig succes.
2. Bedrijfscultuur. Volgens het Global Talent Trends Report 2022 van LinkedIn ziet bijna 60% van de talentprofessionals investeringen in de professionele ontwikkeling van werknemers als een manier om de bedrijfscultuur te verbeteren.
3. Zachte vaardigheden. Nu technologie de aard van het werk verandert, moeten werknemers de zachte vaardigheden verfijnen die kunstmatige intelligentie en automatisering niet kunnen toepassen.
4. Rolduidelijkheid. Veel werknemers op afstand willen graag hun waarde bewijzen, dus een opleidingsinitiatief gericht op rolspecifieke vaardigheden kan het vertrouwen en de productiviteit bevorderen.
5. Compliance. Terwijl compliance training in veel gevallen verplicht is, kunnen bedrijven compliance training gebruiken om een dialoog te openen over het versterken van de cultuur van werken op afstand.
6. Cyberbeveiliging. Menselijke fouten blijven een hoofdreden voor veel inbreuken op de cyberbeveiliging, zoals ransomware-aanvallen. In een externe werkomgeving hangt de doeltreffendheid van beveiligingssoftware en -technologie af van de vraag of de werknemers weten hoe ze die moeten gebruiken.
7. Producttraining. Een flexibel en consistent trainingsprogramma op afstand over producten van het bedrijf zorgt ervoor dat elke werknemer de consistente ervaring krijgt die hij nodig heeft om te verkopen en de verkoop te ondersteunen.
8. Op afstand beheren. Werken op afstand brengt uitdagingen met zich mee, dus managers die leren hoe ze de betrokkenheid en productiviteit van hun teams kunnen verbeteren, kunnen meer succes boeken.

💡 Heeft u Zavvy's kant-en-klare trainingen gezien? We behandelen onderwerpen als change leadership, productiviteit en veerkracht. Aan de slag gaan, medewerkers toewijzen en hen betrekken bij de primaire communicatieplatforms van uw bedrijf is super eenvoudig. 

➡️ Maak opleiding tot een kernonderdeel van uw cultuur met Zavvy

Misschien kent u de opleidingsbehoeften van uw personeel al. U beschikt misschien over opleidingsmateriaal dat in het verleden heeft gewerkt. Misschien heeft u zelfs een aantal geweldige middelen binnen het personeel. Maar alles coördineren kan u hoofdpijn bezorgen.

Maar wat als er een manier was om opleidingen op de automatische piloot te laten verlopen en toch doeltreffend en betrokken te zijn?

• Handmatige opdrachten elimineren? ✅ 
• Naadloze en constante herinneringen? ✅
• Weg met verouderde trainingsformats? ✅
• Naadloze voortgangscontrole? ✅
• Meer dan 10.000 leermiddelen op één plek? ✅
• Opleidingsbudget bijhouden? ✅

Gebruik Zavvy om werknemers op afstand op te leiden en te ontwikkelen. 

Ons leermanagementsysteem heeft de mogelijkheden om boeiende trainingsprogramma's uit te voeren die voldoen aan de L&D-behoeften van uw team.

Vragen 

Waarom is de opleiding van werknemers op afstand essentieel voor de efficiëntie van het werk?

Door middelen te besteden aan de opleiding van werknemers communiceert u dat zij gewaardeerd worden en dat hun ontwikkeling de sleutel is tot het succes van de onderneming. Een goed gestructureerde opleidingsaanpak is een investering die een organisatie veel kan opleveren.

Is virtuele training anders dan training op afstand?

Ja en nee. De essentie van training op afstand is een fysieke afstand tussen de cursist en de instructeur. Bij virtuele training daarentegen kunnen beide partijen zich op dezelfde locatie bevinden. Virtuele training vindt echter ook op afstand plaats. 

Beide modi maken zoveel mogelijk gebruik van technologie.

Hoe kies je de beste software voor training op afstand?

Wat de beste tool is om training op afstand te ondersteunen, hangt af van uw toepassing. Hier zijn enkele factoren die u moet overwegen:

• het beoogde publiek, 
• opleidingsbudget, 
• IT-mogelijkheden, 
• gebruiksgemak,
• soort inhoud.

Wat zijn de beste trainingsonderwerpen voor werknemers op afstand?

De eerste stap van je L&D initiatieven moet het bepalen van de trainingen zijn. U kunt dat doen via een onderzoek naar de trainingsbehoeften.

Als uw bedrijf bijvoorbeeld behoefte heeft aan betere zachte vaardigheden, zijn er meerdere onderwerpen om te overwegen. Communicatie, leiderschap en tijdbeheer zijn slechts enkele onderwerpen waaraan u prioriteit kunt geven. 

Omgekeerd helpen gerichte onderwerpen zoals cyberbeveiliging, compliance en productkennis om de bekwaamheid in bepaalde aspecten te vergroten.

Waarom werken traditionele opleidingsmethoden niet voor werknemers op afstand?

De aard van werken op afstand betekent dat werknemers op een andere manier betrokken moeten worden, waardoor traditionele opleidingsmethoden niet meer mogelijk zijn. 

Aanpassing aan virtuele opleidingsmethoden ondersteunt voortdurend leren en gedragsverandering.