Hoe functioneringsgesprekken voeren die werknemers op succes voorbereiden

Werkplekken en werknemers veranderen.

Functioneringsgesprekken zijn niet langer een gevreesde gebeurtenis voor werknemers. In plaats daarvan willen Gen Z en Millennials meer feedback op het werk. 

Als gevolg daarvan zijn de traditionele systemen, die: 

❌ Evalueer de prestaties in een jaarlijkse cyclus.

❌ Houd geen continue feedback loop. 

❌ Check-ins alleen als jaarlijkse taak op de checklist hebben, zal niet langer relevant zijn.

Volgens pwc overweegt 81% van de HR-leiders zelfs al om het prestatiebeheersysteem te veranderen (meer inzichten uit hun onderzoek hieronder).

Hebt u uw prestatiebeheersysteem al herzien? 

Zo niet, hier is je spiekbriefje.

Wij brengen u een diepgaande gids over hoe u een functioneringsgesprek voert in overeenstemming met de veranderende verwachtingen van het personeel.

🕵️‍♀️ Waarom zoveel aandacht voor functioneringsgesprekken? 

1. Stem de verwachtingen van werknemers af op die van managers (en bedrijfsdoelstellingen)

Met een beoordelingssysteem hebben managers en werknemers een speciale taak om doelstellingen te bespreken. 

Ten eerste brengt het hen op één lijn.

Ten tweede gaan managers ook na of de plannen van de werknemers overeenstemmen met de doelstellingen van de organisatie.

In het prestatiemanagementproces van Cisco bijvoorbeeld, krijgen managers een checklist om de doelstellingen van werknemers te beoordelen.

Een van de kritische vragen in de checklist is: Zijn de doelstellingen relevant voor het bedrijf?

Een beoordelingssysteem zorgt er dus voor dat de werknemers meegroeien met het bedrijf. 

2. De betrokkenheid van werknemers vergroten

Specifieke doelstellingen en toekomstgerichte feedback geven werknemers een duidelijke richting om vooruit te komen, wat de betrokkenheid bevordert. 

Een goed voorbeeld: Gallup heeft 12 drijfveren voor werknemersbetrokkenheid geïdentificeerd:

1.  Ik weet wat er van me verwacht wordt op het werk.
2. Ik heb het materiaal en de uitrusting die ik nodig heb om mijn werk goed te doen.
3. Op mijn werk kan ik elke dag doen waar ik goed in ben.
4. De afgelopen zeven dagen heb ik erkenning of lof gekregen voor goed werk.
5. Mijn baas, of iemand op het werk, lijkt om mij als persoon te geven.
6. Er is iemand op het werk die mijn ontwikkeling stimuleert.
7. Op het werk lijken mijn meningen te tellen.
8. De missie of het doel van mijn bedrijf geeft me het gevoel dat mijn werk belangrijk is.
9. Mijn medewerkers of collega's zetten zich in om kwaliteitswerk te leveren.
10. Ik heb een beste vriend op het werk.
11.  De afgelopen zes maanden heeft iemand op het werk me aangesproken op mijn vooruitgang.
12. Het afgelopen jaar heb ik op mijn werk kansen gekregen om te leren en te groeien.

💡 U kunt 6 van deze 12 drijfveren rechtstreeks aanpakken in uw prestatiebeoordelingssysteem.

3. Problemen van werknemers oplossen 

Evenwichtige functioneringsgesprekken bieden een kans op communicatie in twee richtingen, waarbij werknemers ook een platform krijgen om hun grieven aan te kaarten. Op die manier kunnen managers hun problemen te weten komen en helpen met oplossingen.

Topbedrijven zoals Adobe stimuleren periodieke gesprekken tussen werknemers en managers voor prestatiebeheer. Daardoor krijgen werknemers steun van managers die constructieve feedback geven en ingaan op hun vragen. 

🔗 Ontdek hoe u continue feedback kunt combineren met functioneringsgesprekken.

4. De groei van de werknemers bevorderen 

Frequente feedback creëert een continue groeicyclus. Daarom hoeven managers zich niet te beperken tot het geven van feedback over de huidige prestaties. 

Zij begeleiden de werknemers ook op gebieden die moeten worden verbeterd en hoe zij verder kunnen groeien. 

Laten we Zappos als voorbeeld nemen. 50% van de prestatie-evaluatie bij Zappos is gericht op de huidige bijdragen van de werknemer. De overige 50% van het gesprek gaat over de sterke punten van de werknemer en de mogelijkheden voor professionele groei.

5. Het behoud van werknemers vergroten

Prestatiebeoordelingen herinneren werknemers eraan dat hun werk wordt gewaardeerd en vertellen waar ze aan kunnen werken om hogerop te komen. Deze constante feedbacklus verhoogt de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers en vermindert het verloop.  

✍️ Wat te doen vóór uw volgende functioneringsgesprek

1. Herzie uw visie op prestatiemanagement 

Het rapport Future of Performance Management, Rewards & Recognition van Pwc toont de huidige norm van het prestatiebeoordelingssysteem en hoe de toekomst eruit zal zien. Hier volgt een korte samenvatting. 

De huidige norm is:

• Jaarlijkse herziening van de statische doelstellingen.
• Geen fan van feedback. 
• Check-ins als een checklist item en niet voor gesprekken.
• Focus op de vervulde doelen, niet op de gecreëerde waarde.

Maar de toekomst en het nieuwe normaal van prestatiemanagement wordt verwacht:

• Kortere herzieningscycli hebben. 
• Houd het stellen van doelen flexibel.
• Medewerkers in staat stellen duurzame productiviteit te bereiken.
• Managers bijscholen om een zinvolle dialoog aan te gaan.
• De groei van werknemers versnellen.

Functioneringsgesprekken gekoppeld aan jaarlijkse salarisbeoordelingen en gevuld met algemene feedback behoren tot het verleden. 

Zoals het rapport stelt, is prestatiebeheer nu meer een gelegenheid om werknemers te coachen en te investeren in hun loopbaangroei (wat het bedrijf op lange termijn helpt).

Wat betekent dit voor jou?

Dat betekent dat u eerst uw visie op prestatiebeheer moet herzien om op de hoogte te blijven van het veranderende werknemerslandschap.  

2. Leg uw nieuwe visie uit aan de werknemers

De volgende stap is om alle medewerkers mee te krijgen in het idee. Leg hen vervolgens de veranderende visie uit.

Een paar goede vragen om te beantwoorden zijn:

• Wat kunnen zij verwachten van functioneringsgesprekken en hoe verhouden die zich tot de bedrijfsdoelstellingen?
• Hoe vaak zullen de beoordelingen plaatsvinden? 
• Zullen check-in vergaderingen de formele functioneringsgesprekken aanvullen of vervangen?
• Wat wordt de rol van managers bij de ontwikkeling van werknemers?
• Welke instrumenten zal het bedrijf gebruiken om deze processen uit te voeren?
• Wat voor soort doelen moeten zij stellen: prestaties, bijscholing, teamgebonden?

🎯 Ontdek hoe u uw personeel kunt versterken met prestatie- versus ontwikkelingsdoelstellingen.

3. Ontwikkelen van coachingsvaardigheden

In de hele discussie over de veranderende verwachtingen en het nieuwe normaal van functioneringsgesprekken komt één belangrijk punt naar voren: Van managers wordt nu verwacht dat zij routinematig een zinvolle dialoog aangaan en werknemers ondersteunen. Dat heeft zo zijn voordelen. 

Uit een recent onderzoek van Gallup blijkt dat werknemers die in de afgelopen week zinvolle feedback hebben gekregen, bijna vier keer meer kans hebben om betrokken te zijn dan andere werknemers.

Het betekent dat uw rol verschuift van traditioneel leider naar manager-als-coach. Het is tijd om uw coachingsvaardigheden op te frissen, zodat u uw medewerkers in de juiste richting kunt sturen, hen in staat kunt stellen oplossingen te vinden en tijdig feedback kunt geven. 

✅ 7-stappenplan voor uw volgende functioneringsgesprekken

1. De toetsingscyclus vaststellen

Een beoordelingscyclus is het 3-stappen proces van: 

• planningsdoelen;
• toezicht op de vooruitgang;
• en het evalueren van de prestaties van de werknemer aan het eind. 

Doelen zijn verschillend voor verschillende bedrijven en rollen. 

Meestal is het een mix van project-, persoonlijke en teamsamenwerking. 

Als eerste stap bepaalt u hoe vaak u deze evaluatiecycli wilt uitvoeren: Twee keer per jaar, elk kwartaal, of nog vaker. 

De grote vraag die rijst is: Welke frequentie zal de beste zijn?

En het antwoord is: Het is subjectief.

Veel factoren spelen een rol bij het bepalen van een beoordelingsperiode. Enkele belangrijke zijn:

• Is uw organisatie snelgroeiend met veranderende prioriteiten? Hoe ver kunnen medewerkers doelen plannen: een jaar, zes maanden of drie maanden?
• Heeft u een feedbackcultuur op het werk? Vinden werknemers zesmaandelijkse beoordelingen te ver, of krijgen ze regelmatig feedback zonder op een formele beoordeling te wachten?
• Wat is de overhead van taken die bij elke herzieningscyclus komen kijken? 

Overweeg al deze factoren en zoek uit welke duur het beste werkt voor uw organisatie.

2. Vraag werknemers om doelen te stellen

De volgende stap is het bespreken van doelen met werknemers. Er zijn twee gangbare manieren om daar omheen te spelen:

1. Kies voor een prestatiebeoordeling op basis van sterke punten en stel op sterke punten gebaseerde doelen, zodat werknemers op hun sterke punten spelen.
2. Kies een competentiegericht prestatiebeoordelingstraject en specificeer competenties om in elke rol uit te blinken. Stel vervolgens doelstellingen vast voor de werknemer om deze competenties te verbeteren of bij te schaven.

💡 Wij stellen voor om te kiezen voor competentiegerichte prestatiebeoordeling. Om je op weg te helpen, hebben we een gratis sjabloon voor competentiegericht beoordelen gemaakt. 

3. De voortgang bewaken en de werknemers ondersteunen

Als u eenmaal doelen hebt gesteld, laat het dan niet aan de werknemers over om alles zelf uit te zoeken. Plan in plaats daarvan regelmatig één-op-één gesprekken om: 

• Bied ondersteuning als werknemers ergens vastzitten.
• Help hen oplossingen te vinden.
• Medewerkers in staat stellen hun sterke punten te identificeren.
• Geef constructieve feedback.
• Controleer of ze in de goede richting gaan.

Een ander belangrijk voordeel van frequente één-op-één vergaderingen is dat er eerder vroeger dan later koerscorrectie mogelijk is. 

Amy Spurling, CEO en oprichter bij Comptzegt dat ze prestatieproblemen vroegtijdig in deze vergaderingen bespreken. Ze wachten niet om iemand plotseling in een prestatieverbeteringsplan (PIP) programma en dan hun onverwachte prestaties te onthullen.

Tip: Maak regelmatig aantekeningen in de één-op-één gesprekken, zodat u input hebt om naar terug te keren wanneer de beoordelingscyclus eindigt. 

4. De herziening tegen het einde van de cyclus starten

U kunt zelfevaluatie en beoordelingen in gang zetten naarmate de cyclus van functioneringsgesprekken de eindstreep nadert. Shaunak Amin, medeoprichter en CEO van SwagMagic, stelt voor om 360-graden feedback te implementeren voor werknemers om een dieper inzicht te krijgen in hun prestaties. 

360 graden feedback is een beoordelingsmethode waarbij werknemers zich niet beperken tot het krijgen van feedback van managers alleen. In plaats daarvan vragen zij ook feedback van collega's, directieleden en soms zelfs klanten. Werknemers doen ook zelfbeoordelingen als onderdeel van 360 feedback.

➡️ Benieuwd hoe je deze 360-graden beoordelingsformulieren maakt? Bekijk onze gedetailleerde gids voor het maken van functioneringsgesprekken en onze gratis bron met 59 beste functioneringsgesprekken ter inspiratie.  

Zodra de beoordelingsformulieren er zijn, komen ze ook bij u als manager terecht. Dat is waar de notities die u in één-op-één gesprekken hebt verzameld, zullen helpen. Het zal ervoor zorgen dat u de hele cyclus doorneemt, niet alleen prestaties (of escalaties) uit uw recente geheugen.

5. Tijd blokkeren voor het functioneringsgesprek

Nadat alle betrokkenen de beoordeling hebben afgerond, is het tijd om de resultaten vrij te geven aan de werknemers door een functioneringsgesprek te houden. Dit is anders dan uw gewone één-op-één gesprek. Dit gesprek is meer een afspiegeling van de hele beoordelingscyclus.

In deze vergadering kunt u

• Bespreek de aan het begin van de cyclus gestelde doelen en hoe het de werknemer daarin is vergaan.
• Reflecteren over belangrijke discussies/problemen 
• Belangrijke verwezenlijkingen erkennen 
• De aandacht vestigen op gebieden die voor verbetering vatbaar zijn
• Geef concrete suggesties voor de toekomst
• Doelstellingen plannen voor de volgende prestatiebeoordelingscyclus

Tip: Kies uw woorden zorgvuldig. Lage prestaties kunnen gevoelig liggen, en slecht gegeven feedback kan de motivatie en prestaties van werknemers schaden. Het laatste wat u wilt is uw mensen in een neerwaartse spiraal sturen. 

➡️ Bekijk 45 voorbeelden van feedback over de prestaties van medewerkers, van niet voldoen aan de verwachtingen tot goed presteren.

6. De doeltreffendheid meten

In plaats van pijltjes in het donker te gooien, kunt u Key Performance Indicators (KPI's) opstellen om te bepalen of uw prestatiebeheersysteem een positieve verandering teweegbrengt. Enkele veelgebruikte KPI's die u kunt meten zijn omzet, conversiepercentage, winstgevendheid, het aantal op tijd voltooide projecten en productiviteit.

➡️ Op zoek naar een meer specifieke lijst? Ontvang een uitgebreide lijst van 45 prestatiecijfers voor werknemers die meerdere rolspecifieke prestatiecijfers omvatten.

7. Een snelle enquête houden aan het einde van de cyclus

Mitch Chailland, voorzitter van Canal HR, zegt: "Mijn beste tip om prestatiemanagement nuttig te maken voor werknemers en de organisatie is om niet vast te zitten in één manier van werken.. Als uw team denkt dat een andere methode beter zou zijn, probeer het dan uit en verbeter en optimaliseer voortdurend."

Dit is een bonusstap, maar het is toch heel nuttig. 

Door de beoordelingscyclus af te sluiten met een korte enquête krijgt u feedback over de vraag of werknemers prestatiebeheer nuttig en coöperatief vinden. 

Een paar vragen om te controleren zijn:

• Is de lengte van de cyclus te kort of te lang?
• Zijn de vragen in 360 graden feedback formulieren relevant?
• Is de frequentie van de één-op-één vergaderingen bevredigend?
• Krijgt u op tijd feedback?
• Is er iets dat u bij de volgende herziening anders zou willen?

Het geeft je genoeg input om te verbeteren en te experimenteren voor de volgende cyclus. 

🏢 3 Bedrijven die hun prestatiebeoordelingsproces hebben herzien

Op zoek naar inspiratie voor het bijwerken van uw prestatiebeheerproces? Hier ziet u hoe 3 topbedrijven hun systeem veranderden. 

Zappos heeft holacratie ingevoerd

Zappos is van HR-gestuurde jaarlijkse prestatiebeoordelingen overgestapt op holacratie. Holacracy is een zelfmanagementsysteem zonder leiders. Het betekent dat werknemers worden ingedeeld in zelforganiserende groepen waar ze regelmatig beoordelingen van collega's krijgen. Zappos moedigt real-time feedback aan via wekelijkse teamvergaderingen. Het merk, dat bekend staat om zijn unieke cultuur, gebruikt ook een interne 360 feedback tool voor formele check-ins. 

➡️ Bekijk onze uitgebreide gids over het prestatiebeheersysteem van Zappos voor een gedetailleerde uitleg van de verhuizing.

Adobe vervangt traditionele beoordeling door frequente check-ins

Adobe heeft in 2012 het traditionele jaarlijkse beoordelingssysteem losgelaten. In plaats daarvan introduceerden ze een minder formeel prestatiebeheersysteem genaamd 'Check-ins,' dat minstens één keer per kwartaal plaatsvindt. 

Elke check-in bestaat uit drie delen: doelen stellen, feedback uitwisselen en mogelijkheden voor de ontwikkeling van werknemers onderzoeken. 

➡️ Op zoek naar meer details over de check-in aanpak? Vind het in onze gedetailleerde casestudy over het prestatiebeoordelingsmechanisme van Adobe.

Cisco gebruikte technologie om afscheid te nemen van jaarlijkse beoordelingen

Cisco gebruikt een intern platform om afscheid te nemen van jaarlijkse functioneringsgesprekken. Drie belangrijke onderdelen van het systeem zijn:

• Medewerkers kunnen hun ambities, leergebieden en expertise aan het portaal toevoegen. Zo worden gesprekken tweerichtingsverkeer.
• Managers stellen doelen in één-op-één gesprekken en delen real-time feedback op het platform.
• Managers kunnen snelle rapporten krijgen met behulp van de ingebouwde rapportagefunctie. Het helpt om kritieke factoren zoals werknemerstevredenheid, vooruitgang en meer te beoordelen.

➡️ Lees meer over hun technologische aanpassing in ons rapport over prestatiebeoordelingen bij Cisco. 

➡️ Reimagine functioneringsgesprekken met Zavvy

Hier ziet u stap voor stap hoe u uw volledige prestatiebeheersysteem met Zavvy kunt upgraden. 

1. Maak prestatiebeoordelingscycli

U kunt terugkerende beoordelingscycli plannen. 

U stelt bijvoorbeeld de herzieningscyclus in op een driemaandelijkse herhaling. In dat geval start automatisch elke drie maanden een nieuwe herhalingscyclus.

2. Toewijzen van loopbaantrajecten en -niveaus

U kunt carrièrepaden definiëren voor verschillende functies. Elk carrièrepad kan algemene competenties bevatten die relevant zijn voor de functie. Bovendien kunt u specifieke competenties toevoegen (indien nodig voor het project of indien medewerkers die willen ontwikkelen). 

3. Regelmatige één-op-één vergaderingen plannen

Zavvy helpt u ook bij het plannen van periodieke één-op-één vergaderingen , zodat u de vooruitgang van uw werknemers kunt volgen en hun vragen kunt beantwoorden.

4. 360 feedback uitvoeren

Tegen het einde van de cyclus kunt u 360 feedback geven, zodat werknemers zichzelf kunnen evalueren en ook feedback krijgen van collega's, supervisors en directe medewerkers. 

5. Feedbackanalyses en competentierapporten analyseren

Zavvy biedt individuele en teamcompetentierapporten die u eenvoudig kunt configureren. De verschillende rapporten helpen u de sterke punten en verbeterpunten van uw teamleden te identificeren. Gebruik deze om uw eindgesprekken aan het einde van de cyclus voor te bereiden.

6. Tijd blokkeren voor functioneringsgesprekken

Tijdens het initiëren van 360 feedback, kunt u bij Zavvy een venster instellen voor functioneringsgesprekken. Je krijgt meldingen om in dat venster gesprekken te regelen.

7. Enquêtes houden

Ten slotte kunt u snelle enquêtes houden om uw systemen voor prestatiebeoordeling mettertijd te ontwikkelen. 

➡️ Vraag nu een demo aan, en een van uw experts zal u helpen uw prestatiebeheersysteem te upgraden voordat de volgende beoordelingscyclus begint.

Veelgestelde vragen

Hoe voer je een goed functioneringsgesprek?

Vijf tips voor het voeren van effectieve functioneringsgesprekken zijn:

1. Bespreek vooraf doelen.

2. Heb wederzijds voordelige doelen voor het succes van zowel de werknemer als het bedrijf.

3. Regelmatige één-op-één vergaderingen houden om de vooruitgang te beoordelen en vragen te beantwoorden.

4. Houd de gesprekken in twee richtingen.

5. Geef constructieve feedback.

Wat zijn de 4 fasen van een functioneringsgesprek?

De belangrijkste vier stadia zijn:

1. Doelen stellen voor een beoordelingscyclus

2. Toezicht op de vooruitgang door middel van één-op-één gesprekken 

3. Feedback geven aan het eind van een beoordelingscyclus

4. Het houden van een functioneringsgesprek om prestaties en verbeteringsplannen te bespreken.

Wat zijn de 5 sleutelelementen van een functioneringsgesprek?

De vijf sleutelelementen van prestatiebeoordeling zijn:

1. Duidelijke en overeengekomen doelstellingen

2. Wederzijds voordelige doelen voor succes van zowel werknemer als bedrijf.

3. Voortdurende dialoog om de vooruitgang te controleren en de werknemers te ondersteunen

4. Constructieve feedback

5. Gesprekken in twee richtingen