Como en un juego de susurros chinos, los mensajes cruciales pueden distorsionarse al pasar de un rango a otro en el lugar de trabajo. A diferencia del juego de los susurros chinos, esto no es divertido.
Esta distorsión puede ser frustrante para los responsables de la toma de decisiones y los empleados habituales: los altos directivos no pueden transmitir la visión de conjunto, y los empleados sienten que sus necesidades inmediatas son ignoradas en el trabajo.
Los empleados que se sienten escuchados son 4,6 veces más productivos en el trabajo.
Las reuniones de nivel intermedio pueden ayudarle a establecer una comunicación clara y bidireccional sin preocuparse por lo que piense el "intermediario". Empieza a dominar estas reuniones con esta guía.
En esta guía definitiva para saltar reuniones de nivel, vamos a:
👀 Aclaración: Mejorar la comunicación en el lugar de trabajo no es sólo hablar más. Se trata de hablar mejor. Así que te ayudaremos a hacerlo.
Una reunión salteada es una conversación entre un alto directivo o ejecutivo y empleados situados uno o varios niveles por debajo en la jerarquía de la organización, pasando por alto a su jefe o supervisor inmediato.
Estas reuniones tienen por objeto:
Considere esta situación: Emma, una meticulosa analista de control de calidad de una empresa de software que trabaja a un ritmo vertiginoso, detecta una ineficiencia en las pruebas del producto. Sus observaciones revelan un error recurrente que, si se solucionara, podría agilizar todo el proceso, ahorrando tiempo y recursos a la empresa.
Sin embargo, sus sugerencias se pierden en el barullo de las operaciones diarias, las reuniones de equipo y la presentación de informes a su supervisor inmediato.
Un día, recibe una invitación para una reunión con el Director Técnico de la empresa, un diálogo directo en el que no interviene su jefe inmediato.
Se dirige al director de tecnología, le expone sus puntos de vista y le ofrece una solución detallada, una oportunidad que no habría tenido en las reuniones habituales. El director de tecnología ordena inmediatamente una revisión del proceso de pruebas.
El valor de una reunión a un nivel superior radica en esto: las personas que se encuentran en lo más profundo de la estructura organizativa pueden compartir sus puntos de vista sobre el terreno con los que llevan el timón.
¿Recuerdas a Emma de nuestro ejemplo anterior? Después de la reunión, se sintió más valorada, sus ideas empezaron a aplicarse y comprendió mejor la visión de la empresa.
Desglosemos las principales ventajas de estos cambios.
En las reuniones periódicas de nivel intermedio, los directivos y los empleados no directivos llegan a comprender las perspectivas de los demás sin ninguna dilución intermedia. Se fomenta un diálogo bidireccional sin filtros que pone a todos de acuerdo.
Pero, ¿por qué debería preocuparle la comunicación directa?
Como empleado superior, lo más probable es que estés sobrestimando la cantidad de contacto directo que tienes con los empleados que están unos escalones por debajo. Esto significa: estás sobreestimando la confianza que has establecido con el mismo grupo de personas.
Una de las principales ventajas de las reuniones intermedias es su capacidad para descubrir problemas ocultos que podrían pasar desapercibidos.
Las ideas perspicaces de Emma podrían no haber sido escuchadas sin este canal directo. Puede que al final se hubiera marchado frustrada, sintiéndose poco respetada(como el 57% de las personas que dejaron un trabajo en el último año). Su empresa habría perdido a una gran empleada y aún así se las habría arreglado para mantener el fallo de su sistema.
Los líderes pueden aprovechar los conocimientos de base e identificar los cuellos de botella cuando hablan con personas más cercanas al trabajo real.
Los directivos comprenden mejor los retos diarios de los empleados y éstos ven el panorama general que guía las decisiones de la organización. Este entendimiento compartido mejora la resolución de problemas y la toma de decisiones y fomenta una cultura de aprendizaje.
Harsha Annadurai, antiguo responsable de marketing de contenidos de Slintel y Mesh.ai, afirma que las reuniones de nivel superior ayudan a los empleados más allá de la comprensión de las misiones de la empresa o de tener a alguien a quien transmitir sus preocupaciones. Según él:
"Las reuniones a nivel de saltos son estupendas porque permiten a los empleados ver los problemas que están resolviendo desde un punto de vista estratégico. Las conversaciones con los líderes les ayudan a contextualizar el proyecto y calibrar mejor su dirección."
Las reuniones intermedias son una excelente plataforma para dar y recibir opiniones.
Los directivos pueden ofrecer orientación directa y los empleados pueden expresar sus preocupaciones o sugerencias sobre los sistemas existentes, lo que para el 75% de ellos supone un cambio radical.
En el fondo, las reuniones a saltos humanizan a los directivos, haciéndolos más accesibles. También hacen que los empleados se sientan escuchados y apreciados.
¿Cuál es el resultado? Una base de confianza que conduce a un aumento de la moral, el compromiso y la lealtad en la organización.
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Aunque las reuniones 1:1 estándar y las reuniones a nivel de jefes son herramientas valiosas en el arsenal de comunicación de una organización, tienen objetivos y estructuras distintos. Comprender estas diferencias es clave para utilizarlas con eficacia.
Se trata de reuniones periódicas entre un directivo y su subordinado directo. Suelen centrarse en tareas inmediatas, actualizaciones de proyectos y desarrollo personal.
Por lo general, estas conversaciones giran en torno a las tareas pendientes, los próximos plazos y las preocupaciones o bloqueos inmediatos a los que pueda enfrentarse el empleado.
Los empleados reciben comentarios directamente de sus superiores, que pueden orientar la mejora de su rendimiento y el crecimiento de su carrera.
Estas reuniones suelen permitir a los directivos preparar a sus subordinados directos, lo que contribuye al desarrollo de sus capacidades y a su progresión profesional.
Por el contrario, en las reuniones de nivel superior participan un líder de alto nivel y empleados no directivos. Ofrecen a ambas partes la oportunidad de obtener una visión más amplia de la organización.
Estas reuniones suelen centrarse en estrategias más amplias de la empresa, objetivos profesionales a largo plazo y debates sobre el panorama general. Ayudan a los empleados a comprender cómo contribuye su trabajo a la visión global de la empresa.
Las reuniones intermedias ofrecen una plataforma para que el personal no directivo comparta directamente sus ideas, puntos de vista o preocupaciones con la dirección, evitando posibles filtros de los mandos intermedios.
Ashok Ramcharand, Consejero Delegado y Presidente de Schindler India, fue testigo de primera mano de la magia de este hecho. Dice en Linkedin:
"Cuando trabajaba en el extranjero, uno de mis subordinados directos era una persona muy testaruda. No le gustaba que le dijeran lo que tenía que hacer y no quería que le hicieran preguntas.
Me di cuenta de ello y me aseguré de no imponerle nunca mis ideas. Lo que hice en su lugar fue organizar reuniones periódicas con él en las que me limitaba a repasar los resultados mensuales y, cuando había lagunas, simplemente le pedía que compartiera su plan. Funcionó muy bien y él estaba muy contento.
Empecé a hacer reuniones a saltos. Para mi sorpresa, casi todos los miembros de su equipo se quejaron de que microgestionaba y les hacía la vida imposible.
¿No es extraño que a la gente que dice a los demás lo que tienen que hacer no les guste que les traten igual?".
Las reuniones intermedias pueden establecer una relación entre los directivos y los empleados de primera línea, lo que hace que los directivos sean más accesibles y que los empleados se sientan más valorados.
Aunque ambos tipos de reuniones tienen un valor significativo, su uso depende de los objetivos específicos que se quieran alcanzar.
Incorpore una combinación de reuniones 1:1 estándar con los directivos y de reuniones de nivel intermedio para lograr un enfoque integral de la comunicación y la retroalimentación dentro de su organización.
La introducción de cualquier práctica nueva en su organización requiere transparencia y un plan de comunicación sólido. Quieres que los empleados vean las reuniones a nivel salarial como una oportunidad, no como una amenaza.
He aquí cómo puedes hacerlo.
Antes de poner en marcha el concepto, defina por qué está introduciendo las reuniones a un nivel inferior.
Tenga claros los objetivos, ya sea fomentar una cultura de feedback o comprender mejor los retos de los empleados.
Celebre una reunión de todos los empleados o envíe un correo electrónico a toda la empresa explicando qué son las reuniones a un nivel superior, su finalidad y lo que no son (es decir, no son evaluaciones del rendimiento ni una señal de problemas).
Consejo: Reitera que estas reuniones son un espacio seguro para el diálogo abierto.
Asegure a los empleados que estas reuniones no pretenden desautorizar a los directivos ni dar lugar a medidas punitivas. Se trata de fomentar la comunicación directa y mejorar la empresa.
Consejo: Anima a tu gente a expresar sus pensamientos, ideas y retos durante estas sesiones.
Implique a los directivos en el proceso y explíqueles sus funciones. Deje claro que no se les pasa por alto ni se les somete a escrutinio, sino que este proceso garantiza que todas las voces de la empresa sean escuchadas y comprendidas.
Asunto: Presentación de las reuniones de nivel intermedio: Reforzar nuestros canales de comunicación
Querido equipo,
Esperamos que se encuentre bien. Le escribimos para informarle de una nueva y emocionante iniciativa que estamos poniendo en marcha: las reuniones a nivel de omisión. He aquí un resumen básico de lo que es.
→ Qué son las reuniones de nivel de salto? Se trata de reuniones en las que los altos directivos conectarán directamente con usted. El objetivo es crear un diálogo abierto y transparente que nos ayude a entendernos y a mejorar nuestra empresa.
→ Cuál es el propósito de una reunión de nivel de salto? A medida que crecemos, queremos asegurarnos de que nos comunicamos eficazmente a todos los niveles y de que tu toma es escuchada y valorada. Estas reuniones le permitirán compartir sus experiencias, ideas y retos directamente con la dirección.
→ ¿Se trata de una evaluación del rendimiento? En absoluto. En las reuniones de nivel intermedio no se evalúa el rendimiento ni se realiza una supervisión jerárquica.
En las próximas semanas daremos más detalles sobre cómo llevaremos a cabo estas reuniones. Mientras tanto, no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.
Lo mejor,
[Su nombre]
[Su posición]
💡Consejo: Dejarás claras las expectativas aclarando desde el principio en qué consisten las reuniones a nivel de saltos.
Asunto: Reunión de alto nivel con [Nombre del alto dirigente].
Hola [Nombre del empleado],
Espero que te vaya bien. Me ha apetecido conectar directamente con miembros del equipo de distintos niveles, y he pensado que sería valioso para ambos charlar un rato.
Es una oportunidad para mí de escuchar, aprender de sus experiencias y ver dónde podemos hacer que [nombre de la empresa] sea aún mejor.
Detalles:
Saltar el orden del día de la reunión de nivel:
Cómo debe prepararse un empleado para una reunión salteada : Aunque no se necesita una preparación estricta, puede ser útil pensar en los comentarios o temas que le gustaría tratar.
Tenga la seguridad de que nuestra conversación es una plataforma de diálogo abierto y todas las conversaciones serán confidenciales.
Si no puede venir a la hora propuesta, no se preocupe. Comuníqueselo a [Nombre del organizador] y lo reprogramaremos.
Espero con impaciencia nuestra conversación.
Lo mejor,
[Nombre del responsable]
[Cargo]
Las reuniones salteadas son una herramienta fantástica para mejorar la comunicación organizativa. Sin embargo, como cualquier otra herramienta, funcionan mejor cuando se utilizan estratégicamente.
Estas son algunas de las mejores prácticas para sacar el máximo partido de las reuniones a nivel de saltos.
Deje claro que la información compartida durante estas reuniones será confidencial y no se utilizará contra nadie de ninguna manera. Tienes que dejar claro que sus jefes o subordinados directos no participan en esta conversación, al menos no de forma rastreable.
Explique de antemano el propósito de la reunión para que sus empleados entiendan que se trata de una oportunidad para mantener una conversación constructiva, no de una revisión del rendimiento o una sesión de quejas.
Esto permite a los participantes prepararse y ordenar sus ideas, lo que hace que la reunión sea más productiva. También puedes invitarles a que añadan sus propios puntos al orden del día, lo que te permitirá prepararte para lo que vayan a plantear.
¿Necesitas ayuda para elaborar un orden del día eficaz? Echa un vistazo a esta práctica plantilla de reunión de nivel de salto.
Para facilitar una conversación fructífera, prepare preguntas bien pensadas que fomenten respuestas abiertas.
🚀 Adelántate con esta guía de preguntas para reuniones de nivel de salto.
Una reunión a saltos de nivel puede resultar incómoda. Sus empleados sacarán a relucir lo que no pueden o no han tenido la oportunidad de plantear a la dirección directa.
Escucha activamente, acepta los comentarios y haz algo al respecto. Recuerda que el objetivo es mejorar, no ponerse a la defensiva ni justificarse.
Asegúrate de que la conversación no termina con la reunión.
Haga un seguimiento de los puntos debatidos, las acciones decididas y mantenga abierto el diálogo. Esto puede demostrar su compromiso con el proceso y fomentar la comunicación continua. También mantiene abierta la línea de comunicación con el empleado en cuestión, de modo que pueda obtener información importante en el futuro.
El éxito de las reuniones a nivel de saltos es una mezcla de:
Las reuniones salteadas son uno de los muchos tipos potentes de estrategias de comunicación interna que debería considerar para su organización. Pero cada organización es única, así que no dude en adaptar estas prácticas a sus necesidades.
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Utilice las herramientas adecuadas para ahorrarse la tediosa monotonía de programar y hacer el seguimiento de múltiples reuniones.
Ofrecemos una plataforma dedicada a las reuniones individuales para agilizar las reuniones a saltos de nivel y garantizar que sean lo más eficaces posible.
He aquí algunas características clave adaptadas a sus reuniones a nivel de saltos:
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