Cómo los programas de tutoría mejoran la cultura y el rendimiento en el trabajo (+ 5 pasos para crear el suyo)

Como la mayoría de las cosas en la vida, emprender cualquier nueva empresa es más fácil cuando se cuenta con ayuda experimentada que sirva de guía. Los programas de tutoría en el lugar de trabajo no son una excepción, y las cifras lo demuestran.

Los programas de tutoría permiten el desarrollo de competencias y el establecimiento de relaciones en el lugar de trabajo, lo que se traduce en un aumento de la productividad. 

Una encuesta realizada por Deloitte entre millennials descubrió que los empleados con mentores en el lugar de trabajo tenían el doble de probabilidades de permanecer en una empresa durante más de cinco años.

Por lo tanto, los programas de tutoría tienen ventajas añadidas, ya que aumentan los índices de satisfacción de los empleados y, en consecuencia, los índices de retención.

Está claro, pues, que invertir en programas de tutoría para nuevos empleados merece la pena.

Descúbrelo: 

• Cómo lanzar un programa de mentores en 5 pasos y
• Cómo ampliarlo con la potencia de softwaretools.

👥 ¿Qué son los programas de mentores?

Los programas de tutoría en el lugar de trabajo son exactamente lo que parecen: relaciones estructuradas en el lugar de trabajo que ayudan a los empleados a alcanzar objetivos propios de su nivel de desarrollo profesional. 

Los mejores de los mejores también lo saben, ya que más del 70% de las empresas de Fortune 500 atribuyen parte de su éxito a sólidos programas de tutoría en el lugar de trabajo.

🛠 Cómo lanzar un programa de mentores en 5 pasos

Tampoco se preocupe si nunca antes ha diseñado un programa de tutoría en el lugar de trabajo. 

Utilice estos cinco pasos para crear una estrategia que funcione bien para su organización.

👀 Nota: La eficacia de los programas de tutoría depende de la claridad de las funciones de sus empleados. Y si quieres pasar al siguiente nivel, un modelo de competencias para todas las funciones de la organización es el camino a seguir. 

Definir el objetivo y la finalidad del programa 

No tiene sentido crear una lista de "qué" y "cómo" para su programa de tutoría sin un "por qué" sólido y bien definido.

La cultura y la misión de su empresa suelen ser un buen punto de partida para encontrar sus porqués. Pero si no estás muy seguro de por dónde empezar, empieza haciéndote preguntas como:

1. ¿El compromiso actual de los empleados es alto o bajo?
2. ¿Cuáles son los departamentos con mayor índice de rotación?
3. ¿Qué opinan nuestros empleados de los estilos de gestión dentro de la organización?
4. ¿Cuáles son los objetivos colectivos de los empleados en [un departamento específico]?
5. ¿Qué necesidades de formación declaran nuestros empleados?

Las preguntas en sí también pueden variar. Sin embargo, la cuestión es asegurarse de tener claros los objetivos de su programa de tutoría antes de diseñarlo. 

Consejo: Recuerde que los distintos empleados tendrán probablemente diferentes motivaciones para unirse a un programa de mentores. El diseño y los objetivos del programa deben reflejarlo.

Estructuración 

Una vez que haya definido y aclarado los objetivos de su programa de tutoría, empiece a desarrollar los módulos. Una vez más, debe plantearse varias preguntas clave, entre ellas:

1. ¿El programa es abierto o sólo por invitación?
2. Si está abierto, ¿cómo puede apuntarse la gente?
3. ¿Cuántas plazas hay disponibles?
4. ¿Cómo será el proceso de inscripción?
5. ¿Cómo podemos animar a los empleados a inscribirse?
6. ¿Qué nivel de compromiso debemos esperar de los participantes?
7. ¿Cómo emparejaremos a mentores y alumnos?
8. ¿Cuál es la mejor manera de que los participantes se comuniquen entre sí?
9. ¿Cuánto durará el programa?
10. ¿Cómo se seguirán los progresos?
11. ¿Cómo se informará de los progresos?
12. ¿Cómo se pondrá en marcha el programa?

Aunque esta lista no es exhaustiva, aborda los aspectos esenciales que deberá tener en cuenta a la hora de estructurar un programa de tutoría. 

Consejo: Puede que descubra que tendrá que ajustar su programa sobre la marcha. Aun así, intenta tener todo lo que puedas planeado antes de empezar.

Embarque en su programa 

Del mismo modo que necesita incorporar a los nuevos empleados, también tendrá que hacerlo para su programa de mentores dentro de la empresa. 

Afortunadamente, incorporar a los empleados actuales a un programa de mentores no debería suponer ningún reto. Tendrá que hacerlo: 

• asegurarse de que las partes interesadas de la empresa están de acuerdo; 
• aclare a sus empleados los objetivos y ventajas del programa; 
• preparar recursos y materiales para el programa, y 
• se centran en mantener el programa lo más accesible posible para todos los participantes.

Una vez hecho esto, puede empezar el proceso de emparejamiento.

Empareje a sus participantes 

Ya tiene estructurado y listo su programa de mentores. ¿Y ahora qué? 

El siguiente gran paso es emparejar a los mentores con sus alumnos.  

Encontrar la pareja adecuada puede ser más fácil si tiene una empresa relativamente pequeña en la que la mayoría de la gente se conoce. Sin embargo, tendrá una gran tarea si lo hace para una gran empresa.

Puede plantearse permitir que sus empleados se autoemparejen. 

Pida a sus empleados que designen a unos cuantos posibles mentores y, a continuación, seleccione al mejor para ellos. El resultado será una mayor satisfacción, ya que los propios empleados tendrán voz y voto, y se reducirá la carga administrativa de buscar y nombrar mentores sin ninguna aportación. 

Otra opción es realizar un emparejamiento administrativo sin pedir la opinión de los empleados. Llevar a cabo el proceso de nominación administrativamente agilizaría el proceso. Ya no dependerá de pedir la opinión de los empleados, recopilar los datos y realizar el seguimiento. 

Aunque quiera seguir la vía administrativa, no debe ahogarse en el trabajo manual y las hojas de cálculo. Nuestra sugerencia es utilizar encuestas de cotejo.

Hemos creado encuestas de incorporación de compañeros, que puede adaptar rápidamente a las asociaciones de tutoría.

Controle su éxito 

Consejo: De nada sirve diseñar un programa de mentores exhaustivo si no se va a medir su progreso. 

Aunque hay muchas métricas de las que puede hacer un seguimiento, las dos principales a las que debe prestar atención son: 

• el desarrollo personal de los alumnos (por ejemplo, si están alcanzando sus objetivos para el programa, etc.) y 
• si ha alcanzado sus KPI relacionados con el negocio.

Estos parámetros le dirán si el programa funciona para los alumnos y su organización.

La mayoría de las empresas prefieren administrar encuestas posteriores al programa para recopilar estos datos. Sin embargo, también puede utilizar datos recopilados por RRHH (por ejemplo, índices de promoción, índices de retención, etc.) o software de feedback que le permita recopilar otra información importante.

👀 3 Tipos de programas de mentoring en el lugar de trabajo

Dependiendo de la infraestructura de su empresa, puede encontrar diferentes tipos de programas de tutoría. Aunque la lista que figura a continuación no es ni mucho menos exhaustiva, menciona algunos de los ejemplos más comunes.

Tutoría entre iguales 

La mayoría de las empresas cuentan con programas de tutoría entre compañeros, en los que los recién contratados reciben asesoramiento de empleados veteranos que pueden responder a sus preguntas e inquietudes. 

Los programas de tutoría entre iguales tienen más sentido para los recién contratados, ya que pueden integrarse más rápidamente en el marco de la empresa desarrollando una relación orgánica con un empleado actual.

Orientación profesional 

Algunas empresas van un paso más allá y ofrecen orientación y desarrollo profesional a sus empleados.

A la hora de diseñar programas de tutoría para ayudar a los empleados a alcanzar sus objetivos profesionales, deben incluir lo siguiente:

• sesiones de coaching en grupo e individuales, 
• talleres de liderazgo, y 
• un plan de desarrollo profesional.

Tutoría vitalicia 

A medida que la salud mental en el lugar de trabajo adquiere mayor relevancia, algunas empresas ofrecen ahora "life mentoring", o coaching vital, a sus empleados. El life mentoring puede ayudar a los empleados a priorizar sus compromisos diarios y a largo plazo, sobre todo a la hora de decidir cómo encajará su carrera profesional con sus demás obligaciones.

🏆 4 Ventajas de contar con mentores en el lugar de trabajo

Aunque apenas hay inconvenientes en tener un buen mentor en el lugar de trabajo, sin duda hay algunas ventajas significativas.

Una cultura empresarial positiva 

Quizá la mejor ventaja en un mundo empresarial post-COVID, los programas de mentores pueden fomentar una cultura empresarial positiva, incluso a distancia.

Por ejemplo, el 91% de los encuestados afirmaron estar contentos con su trabajo porque tienen un mentor en la empresa.

Esta convincente estadística pone de relieve lo eficaces que pueden ser los programas de tutoría.

Incorporación optimizada 

Si hay algo que apreciamos en Zavvy es una sólida estrategia de incorporación.

Un sólido programa de tutoría puede reforzar considerablemente su actual proceso de incorporación utilizando el talento interno de la empresa. 

Consejo: dedicará menos tiempo a informar a los mentores sobre la misión y los objetivos del programa, puesto que ya estarán familiarizados con la cultura de su empresa.

Oportunidades de tutoría inversa

Te equivocarías si pensaras que la relación mentor-mentorizado sólo va en una dirección. 

Uno de los mejores (y quizá menos esperados) beneficios de los programas de tutoría es que permiten un crecimiento bidireccional. 

Consejo: Si quiere fomentar una cultura de empresa que promueva el aprendizaje a través de la experiencia o un estilo de liderazgo lateral, los programas de mentores pueden ayudarle a conseguirlo.

Gastos generales reducidos

Si una cultura de trabajo orientada al crecimiento y un proceso de incorporación simplificado no bastan para convencerle, piense en el dinero que ahorrará en costes de formación. 

Consejo: Si diseña un programa de mentores que aproveche el talento actual, podrá reducir costes y desarrollar empleados destacados dentro de su empresa.

Éstas son sólo algunas de las ventajas que un programa de mentores puede ofrecer a su organización. 

Ahora vamos a hablar un poco más sobre cómo lanzar una con éxito.

➡️ Crear un programa de tutoría escalable con Zavvy

Cuando un programa de mentores es escalable, su diseño permite satisfacer las crecientes necesidades de la empresa.

En otras palabras, un programa de tutoría escalable puede satisfacer las necesidades de toda una organización en lugar de sólo de determinados departamentos. 

Desde la idea hasta la ejecución, podemos ayudarle a crear un sólido programa de tutoría que desarrolle a los empleados en todas las etapas de sus carreras. 

Utilizar flujos de trabajo de tutoría en el lugar de trabajo

Zavvy le permite crear un flujo de trabajo para todo el programa simultáneamente. 

Por ejemplo, puedes utilizar la función de mensajería automática para compartir información importante con mentores y alumnos: 

• recordatorios de reuniones, 
• temas de debate y 
• otros memorandos importantes. 

Zavvy te permite enviar estos mensajes automatizados a través de las principales plataformas de comunicación corporativa, como Slack y Microsoft Teams.

⚙️ Automatice siempre que pueda 

Incluso puede programar el software para automatizar los emparejamientos entre mentores y discípulos. 

Siempre puede revisar y ajustar los emparejamientos automáticos a posteriori para garantizar unos emparejamientos óptimos. 

También puede probar posibles emparejamientos creando un banco de temas de discusión antes de emparejarse. Facilitarás que mentores y mentees tengan algunos temas para romper el hielo y empezar las cosas. También puedes automatizar esta etapa, por ejemplo, creando automáticamente canales personalizados de Slack .

📊 Medir el progreso 

Por supuesto, el factor decisivo a la hora de ampliar su programa de tutoría es la eficacia con la que realiza el seguimiento del progreso del programa. 

Siga midiendo los indicadores clave de rendimiento a lo largo del programa para ver qué áreas del programa están alcanzando los objetivos y cuáles necesitan algún ajuste.

Si está interesado en diseñar un programa de mentores que haga crecer y fortalezca su organización, permítanos ayudarle. 

➡️ Nuestro software de desarrollo de empleados ofrece creación y gestión de marcos para procesos de desarrollo, diseño de cursos para programas de tutoría de empleados y mucho más. Y por si fuera poco, podemos ayudar a las empresas a cultivar culturas de trabajo sólidas, ya sea en persona o a distancia. 

Solicite una demostración gratuita de 30 minutos para verlo todo en acción.

❓Preguntas frecuentes sobre el programa de tutoría en el lugar de trabajo

A continuación encontrará una lista de algunas de las preguntas más frecuentes sobre los programas de tutoría en el lugar de trabajo.

¿Cómo sé si mi empresa u organización necesita un programa de mentores?

Aunque no existe una lista objetiva de signos reveladores, sí hay algunas señales de oportunidades de crecimiento. 

Por ejemplo, la baja tasa de retención de nuevos empleados o la lentitud de los ascensos pueden indicar la necesidad de un desarrollo profesional más individualizado entre sus empleados. Un programa de tutoría en el lugar de trabajo puede ayudarle a promover el desarrollo de las personas.

Si busca áreas más específicas en las que centrarse, considere la posibilidad de realizar primero una encuesta sobre el pulso de los empleados. 

Conocer con precisión qué áreas desean mejorar sus empleados puede ayudarle a diseñar y estructurar su programa de tutoría.

¿Pueden ser mentores los jefes de departamento?

Técnicamente, cualquier empleado veterano de su empresa puede actuar como mentor. 

La clave es establecer estas relaciones como espacios seguros para que los alumnos sean transparentes sobre sus objetivos y progresos profesionales. 

Emparejar a empleados que trabajan en el mismo departamento, o incluso en departamentos adyacentes, puede crear un conflicto de intereses que más tarde perjudique a ambas partes. 

Además, no muchos empleados se sienten cómodos compartiendo sus preocupaciones laborales con un empleado de mayor antigüedad con el que trabajan estrechamente. 

Por ello, puede que tenga que ser creativo a la hora de asociar a los mentores con sus alumnos. 

Consejo: para minimizar el riesgo de estos conflictos, opte por mentores del programa que no tengan a nadie en el programa que responda ante ellos (ya sea directa o indirectamente). Si esto es inevitable, empareja a los mentores con alumnos que trabajen en departamentos con los que no interactúen mucho. 

Cuanto mayor sea la sensación de seguridad psicológica de sus alumnos, más probabilidades tendrá de alcanzar los objetivos del programa.

¿Cómo es un buen mentor?

Hay tres elementos esenciales que deben tenerse en cuenta a la hora de emparejar a alumnos y mentores. En primer lugar, tiene que haber un interés mutuo. El alumno quiere aprender sobre una función/herramienta/tema clave, y el mentor tiene la información y está dispuesto a enseñarla. 

En segundo lugar, el alumno y el mentor deben tener objetivos comunes o complementarios. Por ejemplo, no es aconsejable que un empleado especializado en RR.HH. actúe como mentor de un analista de marketing junior. 

Sin embargo, puede haber situaciones en las que el departamento o equipo no sea esencial. Por ejemplo, puede considerar la posibilidad de emparejar a un jefe de equipo como mentor de un empleado de alto rendimiento con potencial de liderazgo.

En tercer lugar, la retroalimentación constructiva y la comunicación abierta deben estar en el centro de la relación mentor-alumno. Los alumnos deben estar dispuestos a escuchar críticas constructivas, y los mentores deben sentirse cómodos ofreciéndolas. 

¿Cuál es la diferencia entre un compañero y un mentor?

También hay que tener en cuenta que los programas de tutoría son diferentes de los sistemas de compañeros. 

Su programa de mentores emparejará a empleados de menor nivel con otros de mayor antigüedad para que sirvan de mentores y desarrollen su carrera profesional.

Su programa de compañeros emparejará a los empleados recién contratados con otros más veteranos para facilitar su inicio en la empresa. La atención se centra en la aclimatación social y cultural.

Tenga esto en cuenta a la hora de conceptualizar y desarrollar el programa de mentores de su organización.

¿No es la tutoría más eficaz cuando se produce de forma orgánica?

No se puede negar el valor que una relación orgánica mentor-alumno puede aportar a la vida laboral de ambos participantes. Pero aun así, los programas de mentores en el lugar de trabajo pueden mejorar significativamente la comunicación y el funcionamiento a todos los niveles de tu organización.

Son muchas las ventajas que un programa de mentores puede ofrecer a su empresa, por ejemplo

• impulsar la productividad; 
• colmar las lagunas de cualificación; 
• desarrollar a los empleados actuales para puestos de mayor responsabilidad.

¿Cuál es el mejor momento para implantar un programa de tutoría en el lugar de trabajo?

La verdad es que nunca es demasiado pronto para empezar a desarrollar a sus empleados a través de un programa de tutoría en el lugar de trabajo. 

Lo ideal es que la tutoría comience en el momento en que un empleado se incorpore a un nuevo puesto en la empresa. 

Evalúe los objetivos profesionales y los planes de desarrollo del nuevo empleado. Puede hacerlo al final de la incorporación con una encuesta. O puedes animar a los jefes a que sean proactivos y hablen del desarrollo en reuniones individuales.

Sin embargo, otros puntos de control de la carrera profesional pueden requerir un desarrollo adicional, por ejemplo, al considerar a los empleados para un ascenso.

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