Clave en la formación de empleados a distancia con 20 buenas prácticas

¿Su empresa emplea a trabajadores a distancia? ¿O quizás está considerando adoptar un modelo de trabajo remoto o híbrido en el futuro?

¿Necesita desarrollar habilidades o mejorar el rendimiento de su plantilla híbrida? 

Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, debe dar prioridad a la formación a distancia. Según un estudio de Gallup sobre el estado del trabajo a distancia, el 60% de los trabajadores en EE.UU. preferiría un entorno de trabajo híbrido a largo plazo.

Los lugares de trabajo que facilitan el aprendizaje y el desarrollo de sus equipos tienen más probabilidades de disfrutar de los beneficios de un personal motivado que aprende nuevas habilidades y aprovecha sus puntos fuertes.

Pero formar a los empleados a distancia conlleva serios retos. Entonces, ¿cómo superarlos? 

¿Y cómo se puede poner en marcha una iniciativa de teleformación desde cero? 

Encontrará las respuestas y mucho más en este artículo. 

💪 ¿Por qué es cada vez más necesaria la teleformación?

El sitio experiencia del empleado ha cambiado significativamente desde 2020. Desde la comunicación hasta la productividad, el lugar de trabajo remoto ha obligado a las empresas a cultivar experiencias positivas para garantizar que los empleados den lo mejor de sí mismos y se queden más tiempo.

La formación de los empleados es una de las vías para apoyar su crecimiento y garantizar que los beneficios estratégicos de la I+D sigan traduciéndose, incluso cuando los equipos ya no comparten un espacio de trabajo físico.

El aprendizaje a distancia es flexible y más accesible que los métodos de formación tradicionales. 

Los contenidos de aprendizaje digital están disponibles en múltiples dispositivos que se adaptan a las preferencias y necesidades de los alumnos. Además, la naturaleza autodidacta garantiza a los empleados una mayor flexibilidad para aprender en el momento que les convenga, muchas veces durante el trabajo.

Por el contrario, los métodos de aprendizaje tradicionales (formales) requieren una participación en el aula, lo que es sencillamente imposible en un entorno de trabajo a distancia.

Muchos programas de teleformación optan por ofrecer la información en trozos del tamaño de un bocado (microaprendizaje). Este formato es fácilmente digerible, comprensible y permite retener mejor los conocimientos.

Mediante el intercambio constante de información, las partes interesadas en la formación y el desarrollo pueden difundir rápidamente prácticas y principios estándar a gran escala, una forma más eficaz de compartir información que un único evento de aprendizaje convencional.

🤯 9 Retos comunes de la formación de empleados a distancia

Aunque la adopción de métodos virtuales para la formación y el desarrollo es necesaria para el éxito de los empleados, la formación y la gestión de los empleados remotos plantean algunos problemas. Como parte interesada de RRHH, deberías verlos como retos que plantean la necesidad de planificar adecuadamente un modelo de formación a distancia.

Falta de supervisión presencial

En una sesión de formación presencial, la presencia de un facilitador o tutor casi garantiza que los empleados se centren en ellos. 

Sin embargo, a distancia puede ser difícil. Detrás de las cámaras apagadas puede haber participantes haciendo malabarismos con múltiples prioridades o lidiando con distracciones.

Falta de acceso a la información

Si implanta el aprendizaje a distancia sin una estructura y un proceso adecuados, los empleados pueden tener dificultades para localizar los materiales de aprendizaje o carecer totalmente de acceso a ellos.

Así pues, la formación a distancia debe basarse en una comunicación eficaz. De lo contrario, se perderá un tiempo y una atención muy valiosos intentando poner a todos de acuerdo.

Contenidos de formación deficientes 

No basta con trasladar a Internet los contenidos de aprendizaje tradicionales, ya que los retos a los que se enfrentan los empleados en un entorno de trabajo remoto son diferentes. 

Consejo: Adapte sus contenidos a las necesidades emergentes y atienda a los distintos estilos de aprendizaje.

Aislamiento social 

Es habitual que los empleados que trabajan a distancia desarrollen sentimientos de soledad. 

En una sesión de formación a distancia, la falta de interacción física puede aumentar aún más el aislamiento, sobre todo para los empleados a los que les cuesta mantenerse motivados sin su equipo a su alrededor.

Problemas de comunicación 

Como el aprendizaje a distancia a veces significa conectar con colegas de distintas partes del mundo, las diferencias culturales, lingüísticas y de estilos de comunicación son habituales. 

La falta de señales físicas, que suelen indicar preferencias y límites a los demás, también puede dificultar la comunicación.

Problemas de programación 

En medio de una apretada y exigente agenda diaria, el aprendizaje tiende a descender en la lista de prioridades. 

En el caso de las sesiones en directo, encontrar un horario que funcione para todos también puede ser un reto cuando los empleados trabajan desde distintas zonas horarias.

Distracciones

La incapacidad de mantener una concentración constante en el aprendizaje a distancia es uno de los mayores retos, especialmente cuando la formación es a ritmo propio. Las distracciones, ya sean imprevistas o creadas por uno mismo, pueden obstaculizar el progreso y frustrar el objetivo de la formación.

Retos técnicos

La conectividad sin fisuras es una preocupación, sobre todo cuando las personas se conectan desde distintos entornos. 

Piensa en cuántas reuniones virtuales han incluido problemas de audio, vídeo irregular o participantes que se desconectan intermitentemente. 

Si los formadores y empleados dedican un tiempo considerable a resolver problemas técnicos, ¿cuánto tiempo dedican al aprendizaje?

Oportunidades limitadas para poner en práctica las competencias 

En muchos casos, los empleados remotos pueden carecer de la oportunidad de probar los principios y prácticas enseñados. Por este motivo, los contenidos de formación deben poner de relieve métodos eficaces de aplicación a distancia.

🏆 5 Principales ventajas de la teleformación

El trabajo y la formación a distancia son la norma en el entorno empresarial actual. Las empresas que se centran en el crecimiento de sus empleados a través de la formación a distancia disfrutan de algunas ventajas clave.

Productividad de los empleados 

El aprendizaje y el desarrollo pueden tener un impacto significativo en la productividad. Ofrecer oportunidades para reforzar las competencias de los empleados a través de la formación crea una cultura de mayor productividad y rendimiento.

Asequibilidad 

La formación a distancia puede reducir o incluso eliminar los costes asociados a la formación presencial de los empleados, que a veces incluye costosos viajes.

Retención de conocimientos

Cuantos más conocimientos conozcan los empleados, reciban formación sobre ellos y se les permita ponerlos en práctica, mayores serán las posibilidades de que los apliquen en su trabajo.

Retención de empleados

El desarrollo continuo de los empleados a través de la formación les permite sentirse valorados y optimistas, lo que aumenta sus posibilidades de permanecer más tiempo.

Continuidad de la formación y el desarrollo en tiempos de crisis 

Las organizaciones con mejores resultados suelen tener un tema común: una cultura de aprendizaje establecida que prospera incluso en tiempos de perturbación.

Sabemos que una cultura del aprendizaje no es algo que aparezca mágicamente de la noche a la mañana. 

💡 Entonces, ¿cómo puedes empezar a crear una cultura del aprendizaje en tu lugar de trabajo? Nuestra sugerencia: inspírate en los demás. Hemos recopilado una lista de 16 ejemplos de cultura de aprendizaje y ejemplos de la vida real.

🪜 Iníciate en la teleformación en 7 pasos

A medida que los líderes empresariales y de RRHH dan prioridad al aprendizaje y desarrollo de sus trabajadores remotos, es fundamental adoptar un enfoque estructurado que incluya las siguientes buenas prácticas.

Identificar las carencias de competencias 

Muchas empresas bienintencionadas cometen el error de desarrollar un programa de formación y desarrollo sin evaluar el déficit de competencias de sus equipos. Con la encuesta de evaluación de las necesidades de formación de Zavvy, puedes iniciar el viaje de aprendizaje con la información correcta.

Elija un modelo de entrega

A la hora de elegir un modelo de impartición, la mejor estrategia es optar por una combinación de distintos enfoques, incluidos los estilos de aprendizaje síncrono, asíncrono o combinado. 

Consejo: asegúrese de emplear diversos formatos y tipos de archivos de formación, como vídeo, hojas de trabajo, presentaciones, listas de comprobación y audio.

Aprovechar la tecnología 

En función de su presupuesto, puede aprovechar al máximo las opciones tecnológicas para que la formación a distancia de los empleados sea más eficaz. Las amplias categorías de opciones incluyen:

• Sistemas de gestión de la formación como Zavvy.
• Herramientas de formación remota por vídeo como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.
• Plataformas de experiencia de aprendizaje como (también) Zavvy, Learnerbly y Docebo.

Prepare su material didáctico

La finalidad del material didáctico es: 

• Apoye el aprendizaje haciendo que las sesiones sean interesantes y atractivas. 
• Actuar como guía de las sesiones. 
• Proporcionar vías para transmitir ideas u oportunidades para practicar habilidades.

Documentar toda la formación

Un documento de formación facilita el acceso a los conocimientos, garantizando que los empleados puedan acceder a información crucial que les permita seguir aprendiendo mientras trabajan.

Impartir formación

Todos los preparativos conducen en última instancia a la entrega real. Así pues, la ejecución es vital para lograr los resultados previstos.

Para una mayor eficacia, aplique el aprendizaje como un proceso continuo, como la formación en el puesto de trabajo, en lugar de como un acontecimiento puntual.

Medir la eficacia de la formación

El éxito de una iniciativa de formación significa que los empleados aprenden nuevas habilidades, las ponen en práctica y adoptan cambios de comportamiento.

Consejo: Es necesario medir estos resultados para poder evaluar lo que funciona y qué aspectos de la formación deben mejorarse para obtener un mayor rendimiento de la inversión.

💡 20 Buenas prácticas para formar a empleados remotos

Incorpore estas mejores prácticas para asegurarse de obtener mejores resultados para su organización y sus empleados.

Planificación previa a la formación

No hay que subestimar la importancia de planificar todo el viaje. Trabaje con una lista de comprobación de la planificación que debe incluir los siguientes aspectos:

• objetivos de formación; 
• recursos necesarios; 
• programación; 
• material didáctico;
• responsabilidad de comunicación.

Orientar a los empleados

Un programa de orientación virtual previo a la formación garantiza que todo el mundo tenga una idea clara del viaje que le espera. 

Además, la orientación ofrece una plataforma para fomentar el entusiasmo por el aprendizaje, al tiempo que permite a los empleados remotos buscar aclaraciones.

Fijar expectativas y plazos realistas

Consiga que los empleados remotos fijen objetivos concretos para la formación, con planes de acción e hitos para cada fase del aprendizaje. Estos documentos pueden ampliarse a medida que el empleado progrese.

Hacer que (parte de) la teleformación sea autodidacta

Permitir que los empleados realicen el curso de formación a su ritmo les da libertad para planificar e integrar mejor el aprendizaje en sus rutinas diarias.

Respete el tiempo de sus empleados

Para una transferencia eficaz del aprendizaje, procure comunicarlo de la forma más clara posible. 

Si una notificación push es la forma más conveniente de compartir una encuesta o una evaluación de conocimientos, por supuesto, utilícela. 

Consejo: En el aprendizaje a distancia, el camino de menor resistencia es impactante.

Mantenga los recursos de formación en un solo lugar

No querrá que los empleados se sientan frustrados por la dispersión de los materiales o la falta de acceso. Además, tener varias herramientas para diferentes cursos tampoco es lo ideal. 

Un sistema de gestión del aprendizaje permite a todos los empleados acceder al material de formación y a los recursos pertinentes desde una ubicación central.

Desarrollar bocados rápidos de información

A la hora de impartir formación, aproveche el poder de las actividades de microaprendizaje, que ofrecen a los alumnos bocados rápidos de información. Estas actividades pueden centrarse en prácticas o consejos concretos que ayuden a mantener vivo el aprendizaje en medio de agendas apretadas.

Involucrar a los alumnos

Por encima de todo, la formación a distancia tiene que ser atractiva para retener la atención y suscitar conversaciones significativas.

Incluir elementos interactivos

Incluir aspectos interactivos como preguntas y respuestas en directo, juegos, vídeos y oportunidades de aprendizaje entre iguales garantiza que los empleados aprovechen

Aplicar la gamificación

La incorporación de elementos similares a los juegos, como la concesión de puntos por el progreso y las tablas de clasificación, mantiene alto el nivel de compromiso y ofrece vías para recompensar a quienes aprenden y aplican.

"Experimentar con... elementos de diseño de juegos es una forma estupenda de gamificar tu plan de estudios y hacer evolucionar el impacto de tus programas de aprendizaje de satisfactorio a espectacular." Koreen Pagano - Director de gestión de productos en D2L.

Fomentar el aprendizaje social

El hecho de contar con plantillas más jóvenes que abrazan con más fuerza los medios sociales hace que sea crucial que las iniciativas de aprendizaje a distancia incluyan el aprendizaje social. Según el modelo de aprendizaje 70-20-10, las relaciones sociales y de desarrollo contribuyen en un 20% a la capacidad de una persona para aprender y crecer. 

Cursos mobile-first

En el tercer trimestre de 2021, los usuarios de todo el mundo pasaron más de la mitad de su tiempo de navegación en línea utilizando dispositivos móviles, lo que se traduce en más de tres horas de compromiso diario.

Equilibrar la formación autoguiada y en grupo

El despliegue tanto de la formación en grupo (que beneficia a toda la organización) como de la formación a distancia autoguiada garantiza que sus esfuerzos en I+D tengan un enfoque personal y un impacto en toda la organización.

Centrarse en los objetivos, no en el tiempo frente a la pantalla

Supongamos que el cambio de comportamiento positivo es el resultado deseado de la formación. En ese caso, tener aspectos medibles que definan este resultado debería guiar su interacción con los empleados remotos. De este modo, dejará de centrarse en conseguir que cumplan los requisitos de "tiempo de asiento" y pasará a centrarse en proporcionar el apoyo necesario para alcanzar el objetivo.

Ofrecer controles o reuniones periódicas

Haz saber a los empleados remotos que pueden ponerse en contacto regularmente para revisar problemas, responder preguntas o conectarse en la medida de lo posible.

Seguimiento de la productividad y el progreso de la formación

Cuestionarios, sondeos y encuestas son opciones a considerar para hacer un seguimiento de la comprensión y el progreso de los empleados remotos. Los resultados pueden servir de base para informar a los equipos de I+D sobre la eficacia de la formación a distancia.

No descuide la importancia de la formación posterior

La evaluación del programa de formación por parte de los alumnos es una de las mejores formas de medir su éxito. 

Consejo: Durante las fases de planificación, debe incorporar los comentarios de las sesiones de formación anteriores. Le ayudará a concretar las necesidades y expectativas de los empleados.

Pedir opiniones

Para alcanzar los objetivos del programa de teleformación, es fundamental contar con una retroalimentación constante. Puede adoptar múltiples formas, como encuestas de opinión y formularios de feedback. Lo esencial es ofrecer vías accesibles para conocer la opinión de los empleados.

Validar a los empleados y elevar el liderazgo

Un aspecto esencial de su programa es el reconocimiento de los empleados por su esfuerzo y compromiso. 

Consejo: Obtener reconocimiento puede animar a otros a implicarse, además de abrir oportunidades para destacar el buen liderazgo.

Compromiso de los dirigentes

Conseguir que la alta dirección apoye y defienda la formación y el desarrollo dentro de la empresa contribuye al éxito de la iniciativa de formación a distancia.

👩‍🎓 8 Temas de formación para empleados a distancia

Fomentar y mantener el compromiso es crucial a la hora de formar a empleados remotos. 

Consejo: Debe elegir temas que sean relevantes para la función del empleado. Aprender más sobre las últimas tendencias de SEO puede sonar bien, pero este conocimiento no ayudará a sus representantes de ventas a cerrar más negocios. 

La elección de los temas es importante, ya que se espera que lo que se forme cambie la mentalidad.

Algunos de los temas pueden ser:

1. Competencias digitales. Aprender sobre tecnología nueva y emergente siempre será emocionante para los empleados remotos. Estas habilidades les preparan para el éxito actual y futuro.
2. Cultura de empresa. Según el Informe de Tendencias Globales del Talento 2022 de LinkedIn, cerca del 60 % de los profesionales del talento consideran que las inversiones en el desarrollo profesional de los empleados son una vía para mejorar la cultura de la empresa.
3. Habilidades interpersonales. A medida que la tecnología cambia la naturaleza del trabajo, los empleados deben perfeccionar las habilidades blandas que la inteligencia artificial y la automatización no pueden aplicar.
4. Claridad de funciones. Muchos empleados remotos están ansiosos por demostrar su valor, por lo que una iniciativa de formación dirigida a las habilidades específicas de cada función puede ayudar a aumentar la confianza y la productividad.
5. Compliance. Mientras que la formación en compliance tiende a ser obligatoria en muchos casos, las empresas pueden utilizar la formación en compliance para abrir el diálogo sobre el refuerzo de la cultura del trabajo a distancia.
6. Ciberseguridad. El error humano sigue siendo una de las principales razones de muchas violaciones de la ciberseguridad, como los ataques de ransomware. En un entorno de trabajo remoto, la eficacia del software y la tecnología de seguridad depende de que los empleados sepan cómo utilizarlos.
7. Formación sobre productos. Un programa de formación a distancia flexible y coherente sobre los productos de la empresa garantiza que todos los empleados tengan la experiencia necesaria para vender y apoyar las ventas.
8. Gestión a distancia. El trabajo a distancia tiene retos inherentes, por lo que los directivos que aprenden a mejorar el compromiso y la productividad de sus equipos pueden experimentar un mayor éxito.

💡 ¿Has visto los cursos de formación listos para usar de Zavvy? Cubrimos temas como liderazgo del cambio, productividad y resiliencia. Empezar, asignar empleados e involucrarlos en las principales plataformas de comunicación de tu empresa es superfácil. 

➡️ Haga de la formación una parte esencial de su cultura con Zavvy

Es posible que ya conozca las necesidades de formación de su plantilla. Puede que disponga de materiales de formación que hayan funcionado en el pasado. Incluso es posible que cuente con algunos buenos recursos entre sus empleados. Pero coordinarlo todo puede darle quebraderos de cabeza.

Pero, ¿y si existiera un modo de impartir cursos de formación en piloto automático, al tiempo que se consigue eficacia y compromiso?

• Eliminar las asignaciones manuales? ✅ 
• Recordatorios sin fisuras y constantes? ✅
• Deshacerse de formatos de formación obsoletos? ✅
• Seguimiento del progreso sin fisuras? ✅
• Más de 10.000 recursos de aprendizaje en un solo lugar? ✅
• Seguimiento del presupuesto de formación? ✅

Utiliza Zavvy para formar y desarrollar a empleados remotos. 

Nuestro sistema de gestión del aprendizaje cuenta con las funciones necesarias para impartir programas de formación atractivos que satisfagan las necesidades de formación y desarrollo de su equipo.

Preguntas frecuentes 

¿Por qué la formación de los empleados a distancia es esencial para la eficacia del trabajo?

Dedicar recursos a la formación de los empleados comunica que se les valora y que su desarrollo es clave para el éxito de la empresa. Un enfoque de formación bien estructurado es una inversión que puede reportar grandes beneficios a una organización.

¿Es la formación virtual diferente de la formación a distancia?

Sí y no. La esencia de la formación a distancia es la distancia física entre el alumno y el instructor. En cambio, la formación virtual puede tener lugar con ambas partes en el mismo lugar. Sin embargo, la formación virtual también tiene lugar a distancia. 

Ambos modos aprovechan la tecnología al máximo.

¿Cómo elegir el mejor software de teleformación?

Decidir cuál es la mejor herramienta para apoyar la formación a distancia depende de su caso de uso. He aquí algunos factores que debes tener en cuenta:

• el público destinatario, 
• presupuesto para formación, 
• Capacidades informáticas, 
• facilidad de uso,
• tipo de contenido.

¿Cuáles son los mejores temas de formación para empleados remotos?

El primer paso de sus iniciativas de L&D debe ser determinar los cursos de formación a impartir. Puede hacerlo mediante una encuesta de evaluación de las necesidades de formación.

Por ejemplo, si su empresa necesita mejorar sus competencias interpersonales, hay muchos temas que puede tener en cuenta. La comunicación, el liderazgo y la gestión del tiempo son solo algunos de los temas a los que puede dar prioridad. 

Por el contrario, los temas específicos, como la ciberseguridad, compliance y el conocimiento de los productos, ayudan a aumentar la competencia en aspectos concretos.

¿Por qué los métodos tradicionales de formación no funcionan con los empleados a distancia?

La propia naturaleza del trabajo a distancia exige una implicación diferente de los empleados, lo que descarta los métodos de formación tradicionales. 

La adaptación a los métodos de formación virtual favorece el aprendizaje continuo y el cambio de comportamiento.