La guía esencial de la formación virtual en 2024

Con cada vez más organizaciones que vuelven al trabajo en oficina este año, podría pensarse que la formación virtual está en declive. 

No es así. 

La formación presencial aumentará en 2024, pero también lo hará la formación virtual, reflejo de la ya permanente mano de obra híbrida.

A medida que su equipo de aprendizaje y desarrollo (L&D) se adapta a esta nueva forma de trabajar, es el momento de hacer balance de su enfoque de formación virtual. 

Muchas organizaciones no tuvieron tiempo de planificar adecuadamente el rápido cambio a la formación a distancia a raíz de COVID-19. Pero ahora ha llegado el momento de incorporar definitivamente las tácticas de formación a distancia a su estrategia de crecimiento de los empleados. Pero ahora ha llegado el momento de incorporar definitivamente las tácticas de formación a distancia a su estrategia de crecimiento de empleados. 

Esta guía le mostrará los entresijos de la formación virtual, como sus principales retos y las mejores prácticas y herramientas que puede utilizar para implantar una formación virtual estelar en su empresa. 

🏋🏼 ¿Qué es la formación virtual?

La formación virtual se refiere a cualquier oportunidad de aprendizaje corporativo que tenga lugar en línea. A veces llamada formación a distancia, el término puede referirse a una serie de formas de ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades y competencias. 

He aquí algunos ejemplos de formación virtual: 

• Un seminario web en directo dirigido por un instructor o una presentación de Zoom
• Un curso en línea a su propio ritmo 
• Una serie de vídeos u otros recursos a disposición de los empleados
  

A medida que las empresas se adaptan a una nueva forma híbrida de trabajar, la formación virtual es más importante que nunca. Con una plataforma de formación virtual como Zavvy, puedes crear nuevas formas de formar a cada empleado independientemente de la disposición de tu oficina. 

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¿En qué se diferencia la formación a distancia de la presencial? 

Aparte de lo obvio -la formación presencial tiene lugar cara a cara, mientras que la virtual no-, hay algunos pros y contras diferentes en cada estilo de formación. 

Muchos profesionales de la formación y el desarrollo elogian la formación en persona como un formato más interactivo. Los empleados pueden hacer preguntas y recibir feedback inmediato. También tienen la oportunidad de compartir conocimientos de manera informal. 

Pero la formación presencial suele ser más larga y menos eficaz que la formación a distancia. Sin repetición, los empleados corren el riesgo de perder sus habilidades. Sin una personalización de los objetivos profesionales de cada empleado, la motivación y el compromiso de los equipos con la formación serán menores. 

La formación virtual, sin embargo, proporciona una forma más accesible y variada de ayudar a sus empleados a crecer en sus futuras trayectorias profesionales. Con más opciones para los empleados, puede personalizar los planes de formación en función de las carencias de competencias específicas y encontrar más formas de reforzar las habilidades más críticas para sus empleados. 

⚡ 3 Grandes retos de la formación virtual

La formación virtual ofrece muchas oportunidades para mejorar el crecimiento y el desarrollo de los empleados.

Pero eso no significa que la formación virtual esté exenta de dificultades.

En general, el aprendizaje corporativo se enfrenta a algunas percepciones negativas. Los empleados pueden pensar que la formación no está relacionada con su trabajo real. O bien, la pesada carga de trabajo y la mala gestión del tiempo pueden dejar a los empleados sin una hora o más para dedicar a una sesión de formación en directo. 

La formación virtual debe superar estos retos de formación generales y su propio conjunto de problemas exclusivos de un entorno remoto. Estos son algunos de los principales retos que tendrá que superar al desarrollar su plan de formación virtual: 

• Entornos de trabajo flexibles e híbridos: Aunque los equipos remotos aportan muchas ventajas a muchas empresas, la variedad de entornos de trabajo dificulta la creación de enfoques de formación coherentes. Las variaciones en los horarios y las zonas horarias pueden hacer que la formación virtual en directo sea casi imposible para algunas empresas.
  

• Desconexión de los empleados: La falta de interacción cara a cara en un entorno de trabajo remoto o híbrido puede hacer que algunos empleados se sientan desconectados de sus jefes o compañeros. Esta brecha dificulta a los directivos la identificación de las necesidades de formación de cada empleado. El conocimiento institucional también se resiente sin oportunidades informales de transmitir información.
  

• Problemas técnicos: Parece que los problemas técnicos plagan cualquier intento de formación virtual. Desde la incompatibilidad del navegador hasta problemas de conexión a Internet o micrófonos averiados, estos problemas disuaden a los empleados de participar plenamente en las opciones de formación virtual.
  

Aunque estos retos de la formación virtual son importantes, no son insuperables. Si sabe cómo hacer que la formación virtual sea más atractiva y personalizada para su equipo, podrá superar muchos de estos problemas y cosechar los beneficios del aprendizaje continuo en el trabajo. 

📈 7 Buenas prácticas para crear una formación virtual atractiva

Hay docenas de maneras de establecer programas eficaces de formación y desarrollo virtuales. Las herramientas y los medios exactos para facilitar su programa de formación virtual dependen de la logística de su oficina y de la estructura de su equipo. 

Su programa de formación virtual debe seguir estas mejores prácticas, tanto si su oficina es totalmente remota como si se está moviendo hacia un modelo de trabajo híbrido. 

Evalúe sus necesidades de formación 

Antes de diseñar un solo componente de su programa de formación virtual, es fundamental realizar una evaluación de las necesidades de formación.

Este proceso detallado ayuda al equipo de aprendizaje y desarrollo (L&D), al departamento de Operaciones de Personas y a la dirección de la empresa a comprender qué formación se necesita, qué problemas resolverá y cuál es la mejor manera de impartir esa formación para satisfacer las necesidades de los empleados que más la necesitan. 

Empiece por pensar por qué quiere impartir formación virtual. ¿Existe un reto específico que intenta superar? ¿Un área de servicio que intenta mejorar? Asegúrese de considerar cómo su plan de formación afectará a cada parte interesada y participante, y a la organización en su conjunto. 

La evaluación de las necesidades de formación es un proceso largo y complejo. Sin embargo, una vez definida su finalidad, puede dividirse en tres grandes fases: 

1. Analizar las carencias de competencias y cualificaciones
2. Evaluar las opciones de formación virtual para cada equipo
3. Desarrollar planes de formación personalizados para cada empleado
   

Para ayudarle a realizar un seguimiento de todo el proceso, utilice la guía y plantilla de evaluación de las necesidades de formación de Zavvy. Incluye cuestionarios, formularios y otros recursos que te ayudarán a recopilar la información más pertinente de tus empleados.

Puede resultar tentador precipitarse en la fase de planificación y evaluación de la formación virtual; después de todo, es una empresa enorme. Pero sin una sólida comprensión de cómo su plan de formación satisfará plenamente las necesidades tanto de la empresa como de los empleados, es mucho más probable que cualquier otra inversión en formación se encuentre con contratiempos y desafíos. 

Crear modelos de competencias para comprender las necesidades de talento

Si lleva a cabo una evaluación exhaustiva de las necesidades de talento, es probable que descubra que los modelos de competencias para cada función o departamento resultan muy útiles. 

Un modelo de competencias examina los conocimientos, destrezas y habilidades necesarios para desempeñar bien una función determinada. Como muestra qué competencias necesita la organización en cada nivel, los empleados también pueden utilizar este modelo para comprender sus posibles trayectorias profesionales y cómo alcanzarlas. 

Pensar en la formación por competencias en lugar de por habilidades garantiza que los empleados puedan satisfacer las necesidades de la organización y, al mismo tiempo, rendir al máximo en tareas específicas. 

Cuando elabore un modelo de competencias, busque orientación en los recursos y expertos del sector. Por ejemplo, los responsables de campos y funciones de la ciencia de datos pueden basarse en el modelo de competencias en ciencia de datos de IBM para asegurarse de que sus expectativas se ajustan a los estándares del sector.

Los profesionales de la diversidad y la inclusión, por su parte, pueden recurrir al modelo de competencias de Yale para esta profesión. Este modelo visualiza las conexiones entre las competencias y, a continuación, respalda cada competencia con definiciones detalladas y fundamentos. 

Es aconsejable comparar periódicamente su modelo de competencias con las tendencias del sector. Pero, lo que es más importante, debe recabar periódicamente opiniones sobre la experiencia de los empleados con el modelo de competencias. 

Un modelo de competencias está diseñado para ayudar a los empleados a tener éxito en la organización y seguir una trayectoria profesional. Eso significa que sus comentarios son los más valiosos para saber que estás satisfaciendo tus necesidades de formación virtual. 

Mantener los programas de formación virtual orientados a objetivos

El informe 2022 Workforce Learning Report de LinkedIn descubrió que los empleados están más motivados para completar programas de formación, virtuales o no, vinculados a objetivos profesionales específicos frente a los que no tienen un objetivo claro.

Siempre que piense, planifique o redacte una formación virtual, piense en cómo cumple los objetivos de sus empleados. Puede tener en cuenta estos objetivos a nivel individual o de equipo, en función de la finalidad de la formación que haya definido en su evaluación de las necesidades de formación. 

Utilice el marco de objetivos SMART para enmarcar su formación virtual en torno a los objetivos más eficaces. Si nunca has oído hablar de los objetivos SMART, o si necesitas un repaso rápido, aquí tienes una breve explicación:

• Específico: Establezca parámetros precisos sobre dónde y cómo se completará el objetivo durante y después del entrenamiento. 
• Mensurable: Defina los parámetros que utilizará para determinar si se ha alcanzado el objetivo. 
• Alcanzable: Asegúrese de que el objetivo que está fijando puede alcanzarse razonablemente a través de sus herramientas y procesos de formación virtual. 
• Relevante: Describa con precisión cómo su formación virtual ayuda a los empleados a rendir mejor o a aprender nuevas habilidades aplicables a sus objetivos profesionales. 
• Limitado en el tiempo: Elija un plazo moderado en el que espera que los empleados puedan alcanzar este objetivo.
  

Una plataforma de formación virtual impulsada por IA como Zavvy puede ayudar a los directivos de todos los niveles a desarrollar opciones de formación personalizadas y orientadas a objetivos para sus equipos.

Aprovechar el microaprendizaje

Google y otras empresas con visión de futuro han experimentado con el microaprendizaje, una poderosa forma de impartir formación virtual en piezas pequeñas y fáciles de digerir. 

El microlearning es una serie de actividades de formación breves y espaciadas en el tiempo, diseñadas para introducir o reforzar conceptos de aplicación inmediata. Un plan de formación virtual de microaprendizaje puede llevar tan solo cinco minutos una vez a la semana.

He aquí algunos ejemplos de microaprendizaje en acción: 

• Google "cursos susurro": Los profesionales de I+D de Google desarrollaron una serie de correos electrónicos de 10 semanas con medidas prácticas para directivos y empleados sobre temas como el coaching, la inclusión y la creación de una cultura de equipo.
  

• Formación en seguridad gamificada en Bloomingdale's: Bloomingdale's creó una serie de 3 a 5 cursos de formación en seguridad que se asemejaban a concursos y juegos a los que los empleados accedían a través del sistema de punto de venta o de la tableta de la tienda durante sus turnos.
  

• Videoteca de formación informática de Cisco: En lugar de obligar a los trabajadores de TI a realizar largas sesiones de formación para completar sus programas de certificación, Cisco ha renovado su plan de estudios con vídeos cortos agrupados en torno a conceptos específicos. Los alumnos pueden repasar los conceptos más importantes sin perder la concentración como en una sesión de formación más larga. 

• ‍Freeletics' Slack -enabledleadership training: Esta empresa de aplicaciones de fitness aprovechó la herramienta de mensajería existente para ofrecer a sus empleados pequeñas lecciones. Este enfoque ayudó a los empleados a dedicar tiempo a pequeñas dosis de formación, al tiempo que se reforzaban periódicamente importantes conceptos de liderazgo.

Puede que el microaprendizaje suene demasiado bien para ser cierto. ¿Mejores resultados de formación virtual con menos tiempo dedicado a la formación en general?

Pero funciona. El enfoque del curso susurrado de Google mejoró los resultados de comportamiento en un 22-40%. La formación en seguridad gamificada de Bloomingdale's alcanzó una tasa de participación voluntaria del 90% y dio lugar a una reducción del 41% en las reclamaciones de seguridad contra la empresa. 

Si se enfoca correctamente, el microaprendizaje puede resolver muchos retos de la formación presencial y virtual. He aquí por qué: 

• Para los empleados es más fácilencontrar cinco minutos al día para una breve formación que reservar una hora o más para un seminario web o una conferencia en directo. 
• La flexibilidad del microaprendizaje virtual facilita a los empleados el acceso a las opciones de microaprendizaje desde la oficina, el hogar o incluso el comercio.
• El microaprendizaje es más fácil de reprogramar o retomar en caso de problemas tecnológicos. 
• Las lecciones más breves y autodidácticas se prestan bien a la personalización de la formación en función de los objetivos profesionales de cada empleado. 
• Las lecciones "en trocitos" ofrecen unformato conciso y coherente para los alumnos.
  

El secreto del éxito del microaprendizaje es aún mayor: la ciencia. Sigue leyendo para aprender sobre la repetición espaciada y otros principios que te ayudarán a diseñar el mejor programa de formación virtual para tu organización. 

Utilización de la repetición espaciada para cronometrar los módulos de formación virtual

El microaprendizaje también tiene éxito en entornos de formación virtual porque se presta bien a las técnicas de repetición espaciada. 

La repetición espaciada es una estrategia de aprendizaje y memorización en la que los conocimientos y habilidades se ponen a prueba a intervalos gradualmente más largos para ayudar a almacenar la información en la memoria a largo plazo. Plataformas de aprendizaje de idiomas como Duolingo y otras aplicaciones populares utilizan esta técnica para desarrollar planes de estudios.

Puedes aplicar los mismos principios a la formación virtual en la plantilla. Por ejemplo, el software de desarrollo de empleados de Zavvy ayuda a los directivos a trazar con eficacia un plan de crecimiento perfectamente espaciado y personalizado para cada miembro del equipo.

El uso de la repetición espaciada ayuda a resolver el problema de la curva del olvido, un influyente modelo de memoria desarrollado por un psicólogo alemán. Esta curva sugiere que perdemos hasta la mitad de los conocimientos adquiridos apenas un día después de absorber la información.

Al ofrecer a los empleados la misma información a intervalos regulares, su capacidad para retenerla mejora drásticamente en un tiempo relativamente corto. 

¿Otra ventaja de la repetición espaciada? Hacer que la formación forme parte de la rutina semanal de su equipo contribuye en gran medida a crear una cultura de aprendizaje dentro de su organización. 

Incorporar el aprendizaje social

Una de las cosas más difíciles de reproducir en la formación a distancia es el intercambio informal de conocimientos en los entornos presenciales. Pero incorporar sesiones de preguntas y respuestas, conversaciones de intercambio de ideas e incluso rompehielos puede aportar conocimientos valiosos para la organización. 

La interacción entre iguales en la formación virtual es vital debido al aprendizaje social. Esa es la teoría según la cual obtenemos un impulso cognitivo al obtener conocimientos en un entorno interactivo y social.

Con la gran variedad de plataformas de comunicación y colaboración que existen actualmente en el mercado, el aprendizaje social está lejos de ser imposible de incorporar a la formación virtual. Un software como Zavvy puede integrar Slack en su rutina de formación virtual para aportar al instante un elemento social a las vías de crecimiento de sus empleados. 

Seguimiento y celebración de los progresos del entrenamiento

A todo el mundo le gusta celebrar cuando alcanza un objetivo. Así que asegúrate de reconocer los logros de tus empleados en sus planes de formación y anímales a avanzar en su crecimiento profesional. 

Con el software de formación virtual, es fácil convertir los datos de formación en estímulos para sus empleados. Por ejemplo, los itinerarios de formación virtual de Zavvy ofrecen una barra de progreso automática para que los empleados puedan ver lo lejos que han llegado. 

Otra forma de celebrar el progreso en su programa de formación virtual es dar a conocer a los empleados que han alcanzado hitos en la formación virtual. 

Como directivo o miembro de un equipo de I+D, Zavvy te da acceso a información actualizada sobre el rendimiento de tus empleados. Puedes utilizar esta información para felicitar o animar, de forma pública o privada, a los empleados que estén realizando un progreso excelente o que necesiten un pequeño empujón. 

🛠️ Las 5 mejores herramientas para facilitar la formación virtual

Las mejores prácticas de formación virtual descritas anteriormente deberían ayudarle a comprender el tipo de mentalidad práctica con la que debe abordar el desarrollo de los empleados.

Pero las mejores prácticas no son todo lo que necesita para facilitar una formación virtual atractiva. También necesita las herramientas adecuadas para aprovechar al máximo todas las ofertas de formación virtual. 

Para personalizar los planes de formación de cada empleado, necesitará una forma sencilla de recopilar y analizar datos cualitativos y cuantitativos sobre las necesidades y la eficacia de la formación. 

Con tantos empleados, tantos datos pueden resultar abrumadores. Para ayudarte, muchas de estas herramientas ofrecen formas de organizar y automatizar la recopilación y el análisis de datos para tu programa de formación. 

Exploremos las herramientas de formación virtual que llevarán el desarrollo de sus empleados al siguiente nivel. 

Sistema de gestión del aprendizaje

Quizás la herramienta de formación virtual más potente que puede tener a su disposición es un sistema de gestión del aprendizaje como Zavvy.

Estas plataformas web reúnen varias funciones necesarias para desarrollar la formación virtual. En lugar de reunir una serie de herramientas dispares, un sistema de gestión del aprendizaje combina la creación de cursos, la gestión de proyectos, la programación y mucho más para facilitar el desarrollo de planes de formación eficaces para cada empleado. 

Esto es lo que un sistema de gestión del aprendizaje como Zavvy puede ayudarle a hacer: 

• ⏱️ Cree rápidamente cursos de formación flexibles e innovadores
• ⚙️ Asigne automáticamente cursos de formación en función del estado de la contratación, la función o el tiempo transcurrido desde la última formación.
• 📈 S eguimiento instantáneo del progreso de los empleados o de toda la empresa.
• 💬 Enviar recordatorios periódicos para completar o volver a visitar la formación.
• 🔬Incorporar principios científicos de aprendizaje como la repetición espaciada.
  

En última instancia, un sistema de gestión del aprendizaje ayuda a organizar y poner en marcha los planes de desarrollo de sus empleados a todos los niveles. 

Aunque un sistema de gestión del aprendizaje es su mejor opción para estar al tanto de sus necesidades de formación virtual, tenemos algunas otras sugerencias de herramientas de formación virtual que pueden mejorar la experiencia de formación en general. 

➡️ Estudio de caso completo: "Creación de un programa de formación en liderazgo en Freeletics "

Creador de formularios 

Es fundamental evaluar las necesidades de formación de su organización de forma continua. No sólo debe realizar una evaluación preliminar de las necesidades de formación, sino que también debe comprobar periódicamente con sus empleados que su plan de formación virtual está obteniendo los resultados previstos. 

Para facilitar esta evaluación, invierte en una herramienta de creación de formularios con muchas opciones para personalizar tus preguntas. Algunas de las mejores herramientas de creación de formularios son: 

• Formularios de Google
• Typeform
• Jotform
• SurveyMonkey 
  

Cuando elija una herramienta de creación de formularios que le ayude con sus necesidades de formación virtual, asegúrese de que se integra bien con su sistema de gestión del aprendizaje o con cualquier otra herramienta que esté utilizando. 

Plataforma de comunicación y colaboración

Cuando la empresa de aplicaciones de fitness Freeletics aplicó la integración de Slack de Zavvy a su plan de microaprendizaje virtual, aumentó la participación en aproximadamente 3 veces. Gracias a los recordatorios automáticos enviados a una herramienta de comunicación de fácil acceso, a los empleados les resultó mucho más fácil seguir sus sesiones de formación de microaprendizaje. 

Las integraciones de Zavvy con Slack y Microsoft Teams también ayudan a llevar los principios del aprendizaje social a tu formación virtual. El formato familiar e informal ayuda a los empleados a compartir información o aportar nuevas ideas con muchas menos barreras que la formación presencial. 

Software de grabación de vídeo

Si está desarrollando sus propios cursos y programas de formación virtual, las herramientas de creación de contenidos resultan increíblemente útiles. A menudo puedes crear contenidos escritos dentro de tu sistema de gestión del aprendizaje, pero puede que necesites una herramienta externa para crear tus propios vídeos de formación. 

Un software de grabación de vídeo fácil de usar para principiantes es Loom, que se centra en las grabaciones en pantalla. Es fácil demostrar una función de software o una nueva herramienta o plataforma iniciando la grabación y utilizando el dispositivo como lo harías habitualmente. 

A continuación, puede añadir sus vídeos a su sistema de gestión del aprendizaje o a su base de conocimientos interna para futuras consultas. 

Biblioteca de recursos en línea

Si su empresa opera en un sector importante, puede evitar reinventar la rueda en lo que respecta a los materiales de formación. 

Muchas empresas, como Udemy o Coursera, ofrecen cursos abiertos de formación en línea sobre negocios, marketing, tecnología, finanzas y mucho más. Un recurso como este puede proporcionar a su organización los conocimientos especializados que necesita en un formato asequible y flexible.

Para sacar el máximo partido de una biblioteca de recursos en línea, elija algunos de los mejores cursos de su proveedor e incorpórelos a sus planes de desarrollo de empleados para funciones o equipos específicos. 

Con Zavvy puede acceder a una biblioteca de miles de recursos de aprendizaje de docenas de proveedores y salvar la distancia entre los objetivos de desarrollo y los cursos concretos, en todo momento.

➡️ Ejecuta una potente formación virtual en Zavvy

A medida que las plantillas flexibles e híbridas se convierten en la norma en todo el mundo, la creación de programas eficaces de formación virtual es más crítica que nunca. Los planes de desarrollo de los empleados deben adaptarse al individuo y a la naturaleza cambiante del trabajo en todos los sectores. 

Con una plataforma de formación virtual como Zavvy, puede desarrollar y gestionar fácilmente formatos de microaprendizaje y otras opciones de aprendizaje a distancia. Los directivos tienen una visión casi inmediata de lo que necesitan sus empleados y de cómo la formación virtual está cerrando las brechas de competencias. 

Crear un programa de formación virtual no es un proyecto de una sola vez. Tendrá que perfeccionar continuamente sus necesidades y programas de formación para fomentar el crecimiento de todos los empleados de su organización. 

Obtenga una demostración de Zavvy hoy mismo para crear un plan de formación virtual personalizable para su organización.