14 pasos y buenas prácticas para fomentar una cultura de intercambio de conocimientos y evitar los silos de información

Su mayor activo son los conocimientos, habilidades y experiencia que sus empleados aportan a la organización. Pero, ¿cómo asegurarse de que los conocimientos no queden aislados? 

Con el enfoque adecuado, animará a sus equipos departamentales a hacer posible una cultura de intercambio de conocimientos para compartir información e ideas innovadoras.

Descubra los pasos y estrategias que le ayudarán a usted y a su equipo directivo a crear una cultura laboral de intercambio de conocimientos y una colaboración más profunda entre los directivos de su organización.

📚 ¿Qué es una cultura de intercambio de conocimientos?

Una cultura de intercambio de conocimientos es aquella en la que los empleados comparten libremente sus ideas y experiencia.

Un ejemplo típico: Supongamos que su equipo está cambiando a un nuevo programa informático para la gestión de tareas. Sin embargo, otro departamento ya ha pilotado la transición y ya tiene experiencia en el uso de esa nueva herramienta para la gestión del trabajo.

En lugar de estar a oscuras sobre cómo utilizar la herramienta, le pedirías a alguien que ya haya experimentado el producto que compartiera sus conocimientos para optimizar el uso y evitar errores. 

Este enfoque es lo contrario del acaparamiento de conocimientos.

Otro ejemplo: Supongamos que un empleado utiliza la base de conocimientos para investigar cómo funciona un producto de la competencia y encuentra una forma mejor de hacer algo similar en su empresa. Entonces, podría compartir esa información con otros equipos o departamentos.

Una cultura de intercambio de conocimientos tiene tres componentes principales:

• Métodos y procesos que permiten compartir información y datos. 
• La confianza es esencial para que las personas se sientan lo suficientemente cómodas como para hablar de sus propias experiencias y de lo que han aprendido de ellas.
• Líderes que son lo suficientemente fuertes (y están dispuestos) a compartir su sabiduría con los demás y no temen perder el poder o el control sobre su(s) organización(es).

La investigación sobre los beneficios del intercambio de conocimientos reveló: "Hoy en día, el intercambio de conocimientos se considera inherentemente necesario para la salud de la mayoría de las empresas. La investigación demuestra que la 'voluntad de compartir' está positivamente relacionada con la rentabilidad y la productividad y negativamente relacionada con el coste laboral."

Así que compartir conocimientos beneficia a su empresa y a las personas:

• Compartir ideas con los demás refuerza la autoestima y anima a seguir compartiendo ideas.
• Los empleados comparten sus ideas y experiencias, lo que permite encontrar mejores formas de alcanzar los objetivos.
• Los nuevos empleados cometerán menos errores , ya que todos comparten su experiencia y conocimientos.
• Aprender de las mejores prácticas internas conducirá a un trabajo de mayor calidad.
• Una cultura de intercambio de conocimientos permitirá un alto nivel de confianza entre los empleados. 
• Los empleados se sentirán más conectados y comprometidos con su empresa y su misión.

🏆 4 Principales ventajas de una base de conocimientos para los empleados

a) Ayuda a reducir el estrés y el agotamiento al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar respuestas.

b) Ayuda a reducir el tiempo de incorporación de nuevos empleados: Cuando su organización tiene una imagen clara de sus activos de conocimiento, es más fácil identificar las necesidades de acceso de los empleados desde el primer día.

Como resultado, sus directivos y equipos de RR.HH. se estresarán menos a la hora de reunir toda la información que necesitan los nuevos empleados antes de empezar su primer día.

c) Ayuda a las organizaciones a gestionar el cambio. Cuando los empleados son conscientes de los cambios que se avecinan y de cómo les afectarán, es más probable que los acepten como parte de la vida en su organización. ¿El resultado? Menor resistencia de los empleados y mayor satisfacción.

d) Permite a un miembro del equipo con una idea para mejorar su producto o servicio utilizar la base de conocimientos para averiguar rápidamente si alguien ya la ha puesto en práctica o, mejor aún, adelantarse en el desarrollo de su versión.

Richard Nolan, Director de Personal de Epos Nowelogia la cultura del intercambio de conocimientos y la fomenta activamente:

"Abordamos la creación de una cultura de intercambio de conocimientos a través de la capacitación y la colaboración. Creemos que cada empleado debe tener acceso a recursos y herramientas que le ayuden a y herramientas que les ayuden a desarrollar sus capacidades, conocer las tendencias del sector y alcanzar el éxito en su puesto". en su puesto".

🆚 Intercambio de conocimientos frente a gestión del conocimiento

En la mayoría de las empresas, los gestores del conocimiento dedicados son responsables de la creación, el almacenamiento y la facilidad de recuperación de todo el conocimiento relevante de la empresa. Por lo tanto, es importante que los departamentos transfieran inmediatamente los conocimientos adquiridos a los miembros pertinentes de su organización.

La investigación sobre cómo influye el intercambio de conocimientos en la gestión del conocimiento reveló que el intercambio de conocimientos crea un entorno de gestión del conocimiento más eficaz en las empresas.

Podemos dividir la gestión del conocimiento en cuatro elementos principales:

• recoger y archivar información;
• organizar y almacenar la información;
• facilitar el acceso a la información, incluido el conocimiento tácito;
• utilizar estos conocimientos para mejorar la capacidad de toma de decisiones.

Sin embargo, la gestión del conocimiento por sí sola no permite a todos los empleados acceder a la información y compartirla.

Muchos empleados creen que no merece la pena compartir información. Muchos creen que ocultar información valiosa les haría parecer más importantes ante sus jefes. 

Ahí es donde una cultura de intercambio de conocimientos añade valor al sistema de gestión del conocimiento de larga duración. 

Resumamos las principales diferencias para mayor claridad:

• La gestión del conocimiento es un proceso organizativo que se centra en recopilar, organizar, almacenar y recuperar información para mejorar la capacidad de toma de decisiones.
• El intercambio de conocimientos es un proceso social de creación de conocimientos en el que las personas comparten sus experiencias para aprender unas de otras (y establecer relaciones). Crea un entorno de trabajo colaborativo.

💸 8 formas en que una cultura de intercambio de conocimientos mejora tus resultados

1. Aumentar la innovación y la productividad

Cuando las personas se sienten conectadas entre sí, es más probable que colaboren, lo que es especialmente cierto cuando su organización tiene una sólida cultura de intercambio de conocimientos. 

Cuando los empleados pueden acceder a la sabiduría colectiva de su organización, pueden innovar y desarrollar nuevas ideas.

Tomasz Niezgoda, Director de Marketing y Cofundador de Surfer SEO, innova mediante sesiones activas de intercambio de conocimientos. Explica su proceso:

"Para fomentar aún más el intercambio de conocimientos, hemos establecido una serie de iniciativas y prácticas. Por ejemplo, hemos creado una sesión semanal de "Intercambio de conocimientos" en la que todos pueden reunirse para hablar de sus proyectos actuales y hacer preguntas.

También tenemos un boletín interno en el que los empleados pueden publicar artículos y compartir sus ideas. Además, hemos puesto en marcha un programa de "Almuerzo y aprendizaje" en el que los empleados pueden reunirse para tratar temas como SEO, contenidos y análisis."

2. Mejorar la retención de los empleados 

Una empresa mejora los índices de retención creando una cultura corporativa de colaboración, compromiso y apoyo. 

Y en la era de la Gran Dimisión y la Gran Remodelación, la mala cultura ha ahuyentado a los empleados más que nunca. 

Un estudio del MIT Sloan reveló que: "Una cultura corporativa tóxica, por ejemplo, es 10,4 veces más potente que la retribución a la hora de predecir la tasa de abandono de una empresa en comparación con su sector". 

Por tanto, para mantenerse a la vanguardia, debe fomentar una cultura empresarial positiva y colaborativa. 

💪 Aprende de 7 ejemplos de cultura empresarial sobresaliente.

3. Permitir el crecimiento de los empleados

El intercambio de conocimientos permite aprender en el flujo de trabajo. 

Los empresarios que invierten en el crecimiento y el desarrollo de sus empleados con oportunidades de aprendizaje desarrollan equipos de alto rendimiento, ya sean internos o remotos. 

💡 El acceso a oportunidades de crecimiento genera un mayor compromiso de los empleados.

Como resultado, los empleados se sienten más felices, valorados, apreciados y más dispuestos a invertir energía en la organización.

4. Prevención de errores repetitivos

La capacidad de aprender de los errores de los demás y evitar repetirlos es una ventaja de tener acceso a una base de conocimientos. 

Cuando las personas comparten experiencias y puntos de vista que no han funcionado con sus compañeros de equipo, evitan que otros cometan los mismos errores. 

5. Construir una cultura del aprendizaje

Community miembros pueden compartir y ayudarse mutuamente mediante la colaboración y la retroalimentación. Las ideas de los compañeros pueden ser de gran ayuda para que los demás hagan su trabajo.

6. Aumentar la satisfacción y fidelidad de sus clientes

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

📈 El 73% de las personas señala la experiencia del cliente como un factor esencial en las decisiones de compra. 

Los tiempos de respuesta más rápidos forman parte de la experiencia global del cliente. Por eso, si un cliente tiene dificultades para obtener la información que necesita de 9 de cada 10 empresas, pero una de ellas se muestra servicial y responde con rapidez a sus consultas, esa es la que debe elegir. 

No importará que el precio sea más alto, ya que la experiencia del cliente es el aspecto más importante que éste recuerda.

Supongamos que su personal de atención al cliente tiene acceso a una base de conocimientos actualizada que responde a todas las consultas probables de clientes y clientes potenciales. En ese caso, podrán ofrecer una experiencia positiva a sus clientes. Y, además, sus representantes de atención al cliente también tendrán una mejor experiencia trabajando para su empresa. Todos salen ganando. 

Si se mantiene a un cliente en espera y preguntándose si la información va a llegar, ni siquiera se está compitiendo con las empresas que ofrecen respuestas rápidas utilizando bases de conocimientos internas.

7. Mejorar la alineación organizativa

Cuanto más familiarizados estén los empleados con los productos, servicios y estrategias de la empresa, mejor podrán alinear sus esfuerzos de toma de decisiones para apoyar los objetivos de la empresa. 

La alineación es fundamental en las grandes organizaciones que cuentan con múltiples departamentos o sedes. También ayuda a mejorar la gestión del cambio, ya que minimiza la resistencia de los empleados al documentar los cambios en toda la empresa.

➡️ ¿Está su empresa a punto de experimentar un cambio importante? Eche un vistazo a nuestra guía sobre cómo impulsar una gestión eficaz del cambio.

8. Reducción de los costes de formación 

Muchas empresas exigen a sus empleados que asistan a programas formales de formación para aprender una habilidad en detalle. 

Datos recientes indican que el gasto mundial en formación de empleados alcanzó los 370.000 millones de dólares en 2019, y el gasto medio por alumno fue de casi 1.300 dólares.

Pero los costes de formación de una empresa no son sólo financieros. También incluyen el tiempo que los empleados dedican a aprender nuevas habilidades durante un curso de formación.

Además, para los recién contratados, existe el coste de una productividad limitada, ya que tienen que superar curvas de aprendizaje y trabajar para dominar sus nuevas funciones, herramientas y responsabilidades. 

El intercambio de conocimientos permite a los empleados acceder a la información pertinente en su puesto de trabajo, en lugar de tener que abandonar su mesa para asistir a sesiones de formación.

🔍 7 Factores que influyen en el intercambio de conocimientos en los equipos

La voluntad de compartir información y datos entre departamentos contribuye al futuro de una empresa.

Las personas aportan sus personalidades y estilos de trabajo al lugar de trabajo. Por ello, las empresas deben reaccionar ante los obstáculos relacionados con el comportamiento que se interponen en el camino hacia una cultura de intercambio de conocimientos.

Estas son las principales barreras que impiden el proceso de intercambio de conocimientos.

1. 1. Falta de confianza

La confianza es la base de una cultura de intercambio de conocimientos. Confiar en los compañeros, los empleados, el personal y los superiores es necesario para alcanzar el siguiente nivel en una empresa.

➡️ Descubra 17 formas de fomentar la confianza en su lugar de trabajo y sentar las bases de un lugar de trabajo en el que se compartan los conocimientos.

2. 2. Barreras culturales 

La cultura de su empresa puede fomentar o desalentar el intercambio de conocimientos. He aquí algunos ejemplos de barreras culturales:

• Cultura jerárquica: En las empresas con una cultura fuertemente jerarquizada, los empleados de niveles inferiores pueden mostrarse reacios a compartir conocimientos con sus superiores o viceversa. Esta actitud puede deberse a la falta de confianza, al miedo a ser juzgados o a la falta de valor percibido al compartir conocimientos.
• Cultura competitiva: La cultura competitiva de algunas organizaciones puede desalentar el intercambio de conocimientos, ya que los empleados pueden sentir que compartir información con otros podría ponerles en desventaja.
• Miedo al rechazo y al juicio: En una cultura que no fomenta la retroalimentación o en la que la gente teme el rechazo y el juicio, los empleados pueden dudar a la hora de compartir abiertamente sus ideas o conocimientos. Como resultado, la gente puede sentir falta de motivación para ofrecer o pedir ayuda. Si la gente teme parecer estúpida o cometer errores, puede estar menos dispuesta a compartir sus conocimientos con los demás.

3. Acaparamiento de conocimientos

Algunos líderes están dispuestos a compartir su sabiduría. Pero hay algunos que no están dispuestos a compartir información.

Algunos líderes quieren mantener oculto lo que saben para conservar la primera posición y cosechar todos los beneficios. Pero, por desgracia, esta forma de pensar conduce a la desconfianza, el acaparamiento y la mentalidad de silo.

El acaparamiento de conocimientos no favorece una mentalidad de crecimiento que facilite una cultura de intercambio de conocimientos a largo plazo. Más bien al contrario: el acaparamiento de conocimientos conducirá a una competencia interna destructiva y a disputas de poder. 

4. Falta de liderazgo

Los jefes de departamento y los directivos necesitan dotes de liderazgo para mantener las actividades de intercambio de conocimientos entre equipos.

Todo el personal debe comprender qué necesidades de conocimientos existen en los distintos departamentos y cómo pueden satisfacerlas los demás en toda la organización.

➡️ Aprenda a utilizar sus dotes de liderazgo para fomentar la innovación en su lugar de trabajo y mantener así una sólida cultura de aprendizaje.

5. Falta de herramientas para compartir información y datos

Sin el apoyo de la tecnología o de plataformas para compartir conocimientos, los empleados pueden tener dificultades para compartir y acceder a la información de forma eficiente. 

Debe facilitar que sus empleados documenten y compartan sus conocimientos. Sin embargo, no debe culpar a los empleados por no querer esforzarse en documentar su aprendizaje.

6. Distancia (geográfica) entre equipos

Cuando su equipo opera virtualmente, pueden surgir algunos retos específicos:

• Barreras de comunicación: puede resultar más difícil comunicarse y colaborar eficazmente. Como consecuencia, a los miembros del equipo les resultará más difícil compartir ideas e información y generar confianza y relaciones de trabajo sólidas.
• Diferencias culturales: La distancia geográfica puede exacerbar las diferencias culturales y dificultar que los miembros del equipo se entiendan y colaboren eficazmente

He aquí algunas soluciones para afrontar estos retos: 

• Fomente las videoconferencias y otras tecnologías para ayudar a los miembros del equipo a mantenerse conectados y colaborar eficazmente.
• Anime a los miembros del equipo a establecer reuniones virtuales periódicas y puntos de contacto.
• Proporcionar formación y recursos para ayudar a los miembros del equipo a superar las diferencias culturales.
• Considere la posibilidad de rotar a los miembros del equipo por distintas oficinas o ubicaciones para fomentar las interacciones cara a cara.

7. Falta de comunicación entre los jefes de departamento

La falta de comunicación entre los directores de departamento puede obstaculizar el intercambio de conocimientos dentro de una empresa al crear silos de información, lo que conduce a: 

• falta de comprensión de lo que hacen otros departamentos;
• duplicación de esfuerzos; 
• falta de coordinación; 
• dificultad para coordinar esfuerzos y alinear estrategias;
• dificultad para generar confianza y compartir información sensible;
• Uso ineficiente de los recursos (es decir, pérdida de tiempo, esfuerzo o recursos).

Si esto le resulta familiar, aquí le explicamos cómo superar estos retos: 

Consejo nº 1 : Establezca canales de comunicación eficaces entre los directores de departamento, como reuniones departamentales periódicas y reuniones de equipos interfuncionales.

Consejo nº 2: adopte herramientas de colaboración y tecnología para facilitar la comunicación entre departamentos.

Consejo nº 3 : considere la posibilidad de asignar a una persona o equipo dedicado a servir de enlace entre los distintos departamentos.

🪜 9 pasos para crear una cultura de intercambio de conocimientos en tu organización

Veamos cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos en su organización. 

Los procesos ayudarán a eliminar barreras como el acaparamiento de conocimientos, en el que los empleados son reacios a compartir información con otros miembros del equipo y departamentos.

El objetivo: crear una cultura de apertura y colaboración que anime a los empleados a compartir abiertamente sus conocimientos, ideas y experiencia con los demás.

1. Identificar a expertos del equipo que ayuden a compartir conocimientos  

Los expertos adecuadamente elegidos pueden guiar a los empleados sobre cómo y por qué compartir conocimientos. Este experto debe promover el intercambio de conocimientos desde el primer día de trabajo de un empleado. 

Los recién contratados pueden seguir de cerca a ese experto. 

Este proceso permitirá al recién contratado conocer de primera mano la cultura, los procesos y los procedimientos de su organización. 

Consejo: Aprender de los expertos internos motivará a su personal a crecer.

➡️ Descubra otros 12 factores que impulsan la motivación de los empleados y formas de aprovecharlos.

Observando cómo interactúan los empleados más experimentados con sus compañeros, los nuevos empleados verán que compartir sus opiniones es aceptable. 

El objetivo a largo plazo del experto es animar a los nuevos empleados a ofrecer sus puntos de vista respetando las opiniones y preocupaciones de los demás.

2. Compartir conocimientos desde arriba

Al compartir ideas de arriba abajo, se contribuye a crear una cultura en la que todo el mundo acepta la colaboración y el intercambio de conocimientos, incluidos los directivos.

Una de las mejores formas de animar a los demás a compartir conocimientos es hacerlo uno mismo.

Los empleados que ven que sus líderes comparten activamente su experiencia son más propensos a seguir su ejemplo. Asegúrese de que sus líderes comparten información sobre los avances del sector, las mejores prácticas y los estudios de casos, además de ofrecer formación y tutoría al personal subalterno.

3. Implantar una plataforma de intercambio de conocimientos basada en la nube

Los beneficios de una herramienta de gestión del conocimiento son dobles: 

• Reducir la demanda de formación presencial. 
• Ahorre tiempo, dinero y recursos permitiendo que los empleados aprendan en su propio tiempo, es decir, formación a la carta. Por ejemplo, pueden aprender a utilizar una nueva herramienta. 

Un sistema de información compartido basado en la nube mejora tu organización organizando archivos como wikis, correos electrónicos y calendarios. 

El acceso directo a una base de conocimientos facilita el trabajo con los miembros de su equipo en los proyectos, independientemente de su ubicación. Por lo tanto, el sistema debe incluir todas las fuentes internas de conocimiento pertinentes, como una base de datos, seminarios o sitios web.

Lindsay Karny, orientadora profesional y profesional de RRHH en Currículum 2023En la actualidad, el intercambio de conocimientos es una responsabilidad diaria de los empleados:

"Una de las cosas más importantes que hicimos fue dejar claro que el intercambio de conocimientos era responsabilidad de todos en la empresa. Nos aseguramos de que todos entendieran que eran responsables de compartir lo que sabían -y de ayudar a otros a compartir lo que sabían- y luego les hicimos responsables de hacerlo."

La plantilla de Lindsay utiliza una wiki interna para acceder a información actualizada que refuerza su cultura de intercambio de conocimientos:

"Tenemos una wiki interna con información sobre todos nuestros productos, así como una plataforma interna en las redes sociales donde los empleados pueden publicar preguntas o sugerencias para mejorar nuestros procesos o productos."

4. Establecer una política de puertas abiertas

Cree un entorno en el que la gente se sienta cómoda compartiendo ideas y colaborando, y en el que cometer errores no sea el fin del mundo.

Los empleados deben sentirse libres para pedir ayuda a cualquier persona de la empresa. Deben sentirse cómodos planteando preguntas o admitiendo su ignorancia sin ser penalizados.

Cuando alguien pide ayuda en una reunión, debe sentirse apoyado y comprendido. De este modo, estará más dispuesto a compartir sus conocimientos.

5. Elabore una lista de actividades de intercambio de conocimientos (fomente las contribuciones de los empleados).

Anime a los empleados a reunirse e intercambiar ideas.

Aumente la motivación con un incentivo, como el reconocimiento o recompensas monetarias, para animarles a hablar de lo que saben y compartirlo con el resto de su equipo.

Ofrezca a los colaboradores un pequeño obsequio, como una tarjeta regalo, al final de cada periodo.

6. Organizar reuniones para debatir la nueva información

Debe reunirse periódicamente con los jefes de departamento y los equipos de proyecto para intercambiar información.

Estas reuniones periódicas ofrecen una oportunidad ideal para plantear preguntas y compartir cualquier nuevo conocimiento añadido a las bases de conocimiento.

Richard Nolan, Chief People Officer de Epos Now, representa a un departamento de RRHH que adopta un sistema de comunicación mediante el cual los empleados comparten ideas y fomentan las percepciones entre departamentos:

"Apoyamos a nuestros equipos en su desarrollo manteniendo un estilo de comunicación abierto en toda la empresa. Esto significa:

- organizar con frecuencia reuniones departamentales en las que el personal pueda intercambiar ideas de forma abierta y honesta entre sí;
- animar a los miembros del equipo a compartir con los demás ideas relevantes de fuentes externas;
- asegurarse de que la información esté disponible libremente a través de canales digitales como Slack o Google Docs;
- impartir formación mensual sobre temas clave relacionados con el negocio;
- facilitar oportunidades de acompañamiento para que las personas puedan aprender las mejores prácticas de diferentes departamentos dentro de la organización;
-así como proporcionar oportunidades de tutoría accesibles para los empleados que deseen una mayor orientación."

7. Elija bien una plataforma de intercambio de conocimientos - Conozca las mejores características

Los sistemas de gestión del conocimiento pueden ayudarle a mejorar la productividad, la eficacia y la colaboración de su organización. Y hay muchas soluciones basadas en SaaS. Entonces, ¿cómo elegir una?

He aquí tres características que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de intercambio de conocimientos.

A. Es importante que sus empleados puedan acceder a su sistema de gestión del conocimiento desde cualquier lugar, es decir, multiplataforma. Acceder a la información independientemente de dónde se encuentre es crucial para los trabajadores del conocimiento de hoy en día.

B. La plataforma debe facilitar el intercambio de información mediante el uso de etiquetas y palabras clave, así como resaltar los puntos clave y añadir comentarios. 

C. Necesita informes y datos analíticos que le ayuden a tomar decisiones informadas sobre la mejora de su sistema de gestión del conocimiento, es decir, estadísticas de uso, temas populares, periodos de compromiso y áreas de mejora.

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8. Utilizar herramientas eficaces de intercambio de conocimientos

Existen varias herramientas y tecnologías que facilitan el intercambio de conocimientos dentro de la empresa.

Por ejemplo, puede utilizar redes sociales empresariales o plataformas de colaboración para compartir información y documentos, o herramientas de videoconferencia para celebrar reuniones virtuales y sesiones de formación.

Además, puedes plantearte invertir en un sistema de gestión del conocimiento, que puede ayudar a centralizar y organizar la información, facilitando a los empleados la búsqueda y el uso de los conocimientos que necesitan.

9. Utiliza un sistema de métricas para medir el impacto de tus esfuerzos 

Los informes de métricas muestran el progreso de las funciones de su base de conocimientos. Con las métricas, puedes predecir y mejorar el rendimiento de tu sistema de intercambio de conocimientos a lo largo del tiempo.

Puedes utilizar métricas como la tasa de uso, el número de visualizaciones, los clics en las publicaciones y los usuarios más activos a la hora de compartir.

Dado que el tiempo necesario para almacenar y recuperar información constituye una parte significativa del presupuesto de la mayoría de las empresas, muchas de ellas miden este tiempo y su ahorro de costes a través de su sistema de gestión del conocimiento.

El sistema puede registrar el tiempo dedicado a tareas útiles frente a las innecesarias, el tiempo empleado en encontrar la información correcta y el tiempo de formación por cada nuevo empleado durante la incorporación. 

Durante las reuniones, facilite estos datos y recoja también los puntos planteados sobre la calidad de la base de conocimientos, es decir, la utilidad de la información compartida.

🌟 5 Buenas prácticas para mejorar tu proceso de intercambio de conocimientos

Compartir conocimientos es clave para el éxito empresarial. 

Mientras que algunas empresas confían en sus empleados para compartir conocimientos, otras cuentan con procesos estructurados de intercambio de conocimientos.

Estas estrategias mejorarán su proceso de intercambio de conocimientos y facilitarán a sus empleados el aprendizaje de nuevas habilidades y el aumento de la productividad.

1. Pedir la opinión de los empleados

Utilice una encuesta de opinión sobre lo que necesitan para hacer mejor su trabajo e incorpórelo a su sistema de gestión del conocimiento.

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2. Anime y recompense a los empleados por compartir sus conocimientos con regularidad (por ejemplo, semanal o mensualmente). 

Conceda a los empleados tiempo durante las reuniones para debatir temas relevantes.

Ofrezca incentivos a los empleados que utilicen eficazmente su sistema de conocimientos.

3. Empareje a los nuevos empleados con un mentor y un buddy

Como parte de un procedimiento de incorporación que ofrezca apoyo, organice que los recién contratados sigan de cerca a un mentor, un empleado con experiencia, que pueda ayudar en el proceso de intercambio de conocimientos. 

El mentor debe ser alguien que:

• Está dispuesto y es capaz de compartir conocimientos, ideas y experiencia.
• Anima a tus nuevos empleados a dar su opinión.

El mentor proporciona al recién contratado un recurso permanente que puede responder a sus inquietudes a la hora de compartir conocimientos.

Un programa buddy : 

• Ayude a los recién contratados a sentirse bienvenidos. 
• Permítales conocer mejor y más rápido a sus nuevos compañeros de trabajo.
• Anímeles a buscar y compartir conocimientos útiles. 

➡️ Cree una plantilla positiva y productiva utilizando un programa de incorporación buddy con nuestra plantilla y lista de comprobación gratuitas.

4. Programar actos sociales para los empleados 

Los actos sociales activos pueden centrarse en fomentar la confianza y la cohesión del equipo. 

La confianza y la cohesión del equipo son la base firme de una cultura de intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo, aunque sea física o virtualmente. 

La cohesión de los vínculos y las estrategias de trabajo son esenciales para el éxito de una empresa.

Cuando los miembros del equipo son expertos en áreas complementarias, pueden aprovechar los puntos fuertes de los demás para alcanzar sus objetivos compartiendo ideas y experiencias.

5. Crear rituales de intercambio de conocimientos

Anime a los nuevos empleados a compartir sus conocimientos creando rituales. Por ejemplo, al final de cada jornada, haz que todos los miembros de tu equipo escriban lo que han aprendido ese día.

Sus aprendizajes pueden ser algo que hayan experimentado u observado durante una reunión o un proyecto, o una nueva idea que se les haya ocurrido durante las sesiones de brainstorming con sus colegas. O cualquier otra cosa que sea relevante.

Una vez que todos hayan escrito sus reflexiones y experiencias del día, compártanlas durante una reunión de equipo. 

Este ejercicio es una excelente oportunidad para celebrar sesiones de puesta al día con los empleados y fomentar el intercambio de historias de éxito.

Hable de los errores, como los retos no superados en la semana y por qué. Al compartir esto, otros empleados pueden ofrecer su aportación a la hora de abordar los retos y ofrecer su visión a través de la experiencia.

Los rituales ayudan a prevenir el acaparamiento de conocimientos antes de que aparezca.

En Zavvy, el equipo de marketing celebra una sesión semanal de aprendizaje para debatir diversos temas, leer artículos académicos y compartir conocimientos y buenas prácticas que puedan ser útiles internamente y para los clientes. Además, compañeros de otros equipos se unen a veces a estas reuniones para fomentar el intercambio de conocimientos entre departamentos. 

En cuanto haya más de una persona en tu equipo, existe el riesgo de que alguna de ellas acapare conocimientos. Crea un wiki interno en Notion o utiliza herramientas como Slack , donde la gente puede compartir conocimientos sin hablar cara a cara.

Lindsay Karny, Career Coach y profesional de RRHH en Resume 2023, explica la importancia de las reuniones periódicas para compartir ideas:

"También celebramos reuniones periódicas en las que los empleados pueden hacer preguntas sobre cualquier tema relacionado con el trabajo, y luego nos aseguramos de que esas preguntas sean respondidas por alguien con la experiencia necesaria para responderlas."

💪 En cuanto a las reuniones, descubre cómo activamos el programa de aprendizaje de liderazgo deFreeletics. Su mesa redonda de gestores de personas es una actividad de aprendizaje entre iguales para debatir los retos del liderazgo y compartir las mejores prácticas.

➡️ Permitir el intercambio de conocimientos desde el primer día con Zavvy

Nuestras soluciones ayudan a las empresas no sólo a incorporar nuevos empleados, sino también a crear itinerarios de contenidos para la formación y la actualización de productos.

Con Zavvy's journey builder, puedes:

• Cree guías paso a paso que guíen a los recién contratados durante sus primeras semanas en la empresa.
• Documente los cambios de la empresa para que todos los empleados tengan acceso a los detalles.
• Forme a los empleados en las herramientas y el software necesarios para realizar su trabajo. Zavvy proporciona una vía clara para que los nuevos empleados se familiaricen con la cultura, los valores y los objetivos de la empresa.

El equipo de marketing de productos de nuestro cliente, DataGuardutiliza Zavvy para enviar actualizaciones mensuales de sus productos. De este modo, los vendedores y demás personas que consultan este documento siempre tienen acceso a los últimos cambios.

Experimente una visita en directo a nuestra plataforma y vea cómo Zavvy puede ayudarle a compartir conocimientos y a incorporar a los nuevos empleados. 

Le asesoraremos y le explicaremos los usos de Zavvy para su empresa.

Pruebe una demostración de Zavvy, y le mostraremos cómo nuestras herramientas pueden ayudar a su empresa a gestionar sus conocimientos, procesos y personas.