Por qué es importante disponer de una base de conocimientos de equipo para aumentar la productividad de los nuevos empleados

Las nuevas contrataciones son el alma de cualquier organización, pero ponerlas al día rápida y eficazmente puede ser todo un reto.

Pero, ¿alguna vez se ha sentido frustrado por el tiempo y los recursos que se necesitan para poner al día a los nuevos empleados?

¿Se encuentra respondiendo a las mismas preguntas una y otra vez? ¿O nota que los nuevos empleados tienen dificultades para encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo?

Si es así, no está solo. 

Los silos de conocimiento pueden crear lagunas de información, dejando a los nuevos empleados con dificultades para encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo. 

¿Cuál es el resultado? Tiempos de adaptación más largos, menor productividad y mayores tasas de rotación.

Pero, ¿y si hubiera una forma de romper esos silos de conocimiento y proporcionar a los nuevos empleados un repositorio centralizado de información al que pudieran acceder rápida y fácilmente? 

Ahí es donde entra en juego una base de conocimientos en equipo. 

Al crear una base de conocimientos completa, puede asegurarse de que los nuevos empleados tengan acceso a la información que necesitan para ser productivos desde el primer día. Además, al reducir el tiempo y el esfuerzo que los nuevos empleados tienen que dedicar a buscar información, puede ayudarles a adaptarse más rápidamente y aumentar su productividad.

Todos salimos ganando. 

Descúbrelo:

• Cómo el acceso rápido al conocimiento favorece la productividad.
• Elementos imprescindibles para una base de conocimientos fácil de utilizar.
• Consejos para crear y mantener una base de conocimientos.
• Cómo el software de incorporación puede ayudarle a sacar el máximo partido de su base de conocimientos. 

💽 ¿Qué es una base de conocimientos en equipo?

Una base de conocimientos es un repositorio centralizado de información que almacena, organiza y gestiona información esencial relacionada con un tema, producto u organización específicos. 

Su principal objetivo es facilitar a los usuarios el acceso a información pertinente y precisa, permitiéndoles: 

1. Encuentra respuestas a sus preguntas. 
2. Resolver problemas.
3. Profundizar en el conocimiento de la materia.

Una base de conocimientos bien construida contendría varios tipos de contenidos:

• Procedimientos normalizados de trabajo (PNT);
• guías paso a paso;
• documentos de buenas prácticas;
• manuales de solución de problemas;
• Preguntas frecuentes;
• tutoriales; 
• flujos de trabajo.

Tener un lugar de referencia para la información puede facilitar y agilizar el trabajo, pero una información mal organizada hace perder el tiempo a todo el mundo buscando cosas.

Así que no sólo necesitas un lugar donde volcar información. 

En su lugar, necesita un lugar donde almacenar la información de forma fácil y fiable.

Ejemplo de base de conocimientos en equipo: Airbnb

Airbnb es un buen ejemplo de base de conocimientos.

Crearon un "Knowledge Repo" para "capacitar a todos los empleados para tomar decisiones basadas en datos, dar a todo el mundo la posibilidad de utilizar experimentos para medir correctamente el impacto de sus decisiones, y convertir los conocimientos sobre las preferencias de los usuarios en productos de datos que mejoren la experiencia de uso de Airbnb." AirbnbEng.

Su base de conocimientos se fundamenta en cinco pilares básicos:

• Reproducibilidad (los resultados de cada proyecto pueden reproducirse sistemáticamente sin discrepancias);
• Calidad (garantizada mediante la revisión antes de la publicación);
• Consumibilidad (atención a la claridad del contenido y al estilo unificado);
• Descubribilidad (centrada en la experiencia del usuario);
• Aprendizaje (permite al lector aprender del trabajo de otros).

🧠 ¿Cómo se relaciona el conocimiento con la productividad?

La productividad es una medida del rendimiento de los empleados que se refiere a la producción que un empleado puede generar en un plazo determinado. La productividad mide la eficiencia y eficacia con que los empleados pueden completar tareas, ejecutar proyectos o producir bienes y servicios.

La forma más sencilla de entender la productividad es como una relación entre los productos y los insumos. Cuanto mayor sea la producción en comparación con la entrada, mayor será la productividad. 

El conocimiento es esencial para la productividad porque permite a los empleados:

• Trabaje de forma más eficiente y eficaz. 
• Identificar los problemas. 
• Generar nuevas ideas. 

Las empresas que invierten en el desarrollo de los conocimientos de sus empleados pueden estar mejor equipadas para competir en su sector. Cuando los empleados disponen de los conocimientos y habilidades necesarios para ir por delante de sus competidores, pueden ayudar a la empresa a mantener una ventaja competitiva, lo que se traduce en una mayor productividad y crecimiento.

Aquí es donde entra en juego una base de conocimientos (KB).

🏆 7 Ventajas de una base de conocimientos interna para los recién contratados

1. Acceso rápido a la información

Una base de conocimientos del equipo debe ser el lugar donde los nuevos empleados puedan encontrar todo lo que necesitan saber sobre un tema específico en cuestión de segundos o minutos. 

Así se evita tener que llamar a los compañeros para hacerles preguntas o enviarles un correo electrónico y esperar la respuesta. 

2. Acceso a los conocimientos de colegas experimentados

Los empleados recién contratados pueden tener muchas preguntas pero sentirse incómodos al plantearlas. ¿Cuál es el resultado? Un largo periodo de tiempo hasta la productividad del recién contratado, lo que se traduce en pérdidas monetarias. 

En el otro extremo están los empleados con experiencia que saben mucho, pero ese conocimiento sólo les sirve a ellos. Si se trasladan a otro lugar o abandonan la empresa, se van con ellos. 

Una base de conocimientos en equipo garantiza que los conocimientos permanezcan incluso cuando se marcha un empleado esencial.

Además, ayuda a automatizar la comunicación comercial dentro de la empresa. 

3. Mayor compromiso de los empleados

Los empleados que se sienten comprometidos con su trabajo permanecen en una empresa más tiempo y producen un trabajo de mayor calidad que sus compañeros desinteresados. 

Según el experto en eficacia organizativa Edward Lawler, existen cuatro elementos para construir un sistema de trabajo de alta implicación: 

• Poder: Las personas disfrutan de la capacidad de tomar decisiones importantes para su trabajo y la calidad de su vida laboral.  
• Información: Datos sobre los ingresos, costes, rentabilidad, resultados y opiniones de los clientes de la organización, que permiten a los empleados tomar decisiones eficaces.
• Conocimientos: Ofrecer la oportunidad de aprovechar las competencias existentes y aprender otras nuevas a través de un compromiso con la formación y el desarrollo. 
• Recompensas: Recompensar a los empleados por los esfuerzos que realizan para mejorar el rendimiento de la organización.

Estos cuatro elementos producirán una alta implicación: empleados que se preocupan más por su trabajo y ponen más empeño en contribuir al éxito de su empresa.

4. Coherencia: Todos los empleados tienen los mismos conocimientos sobre su producto/servicio

La coherencia es esencial para el éxito de una empresa. Por eso, cuando los distintos departamentos o equipos operan en silos y dependen de múltiples fuentes de información (incoherentes), los clientes lo notan. 

El ejemplo más sencillo: el representante de ventas durante una venta dijo que el producto podía hacer XYZ porque no entendió bien la última versión del producto. 

A la hora de utilizarlo, el cliente no consigue que funcione. Así que acude al servicio de atención al cliente, pero el agente le dice que XYZ no existe. A continuación se dirigen al servicio de asistencia técnica, que les dice que la función sí existe. Sin embargo, forma parte de un paquete diferente con requisitos técnicos distintos. 

Se podría haber evitado fácilmente esta experiencia inconexa e incoherente si se hubiera puesto a disposición de todos los departamentos una base de conocimientos actualizada y centrada en el producto. 

5. Mejor incorporación y formación

La incorporación puede marcar la diferencia en la experiencia de los nuevos empleados e influir en su permanencia en la empresa.

Un proceso bien planificado y una base de conocimientos pueden simplificar y agilizar la experiencia de incorporación. 

He aquí algunos elementos que debe incluir en la base de conocimientos de su equipo para facilitar el proceso de incorporación de sus empleados:

• los protocolos de seguridad de su empresa; 
• una introducción a la estructura y las responsabilidades de los distintos departamentos de la organización; 
• una introducción a la nivelación de puestos y a las trayectorias profesionales en su empresa;
• una visión general de su cultura de feedback y de su sistema de gestión del rendimiento.

6. Procesos racionalizados que permiten ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de los empleados.

El 45% de los empleados dedica demasiado tiempo a buscar información relevante y actualizada. Y el 39% dedica demasiado tiempo a buscar a las personas adecuadas para ayudar a resolver un problema empresarial.

Al centralizar recursos como guías prácticas, documentos de buenas prácticas y técnicas de solución de problemas, los nuevos miembros del equipo pasarán menos tiempo buscando respuestas y más haciendo su trabajo. 

7. Empoderamiento de los empleados remotos

Incluso antes de COVID-19, el trabajo a distancia se estaba convirtiendo en una tendencia.

Entre los retos que conlleva, la comunicación y la colaboración ocupan el 20%, según el informe State of Remote Work deBuffer.

Los entornos remotos hacen obvia la necesidad de compartir conocimientos, con todos los departamentos contribuyendo y colaborando en el mismo lugar. 

Cuando los equipos tienen sus silos de conocimiento, son víctimas del síndrome "ojos que no ven, corazón que no siente" para cualquiera que no pertenezca a esos equipos.

Imagine un equipo remoto disperso por continentes y husos horarios. Puede permitirse que un empleado en Australia se quede bloqueado hasta que reciba la respuesta de alguien en Canadá? 

Una buena base de conocimientos en equipo ayuda a resolver esta situación.

🕵️‍♀️ Funciones imprescindibles para su base de conocimientos interna

Hay algunas características clave que son importantes para la base de conocimientos de un equipo:

• Carga rápida de la información a los pocos segundos de iniciarse la búsqueda. 
• Potente motor de búsqueda capaz de trabajar con palabras mal escritas, términos de búsqueda de dos palabras en lugar de tres, frases vagas para los términos de búsqueda y mucho más. 
• Etiquetas, palabras clave y otros métodos de etiquetado que funcionan en paralelo con el método de la estructura primaria. 
• Bibliotecas multimedia y multiformato, como textos, imágenes y vídeos.
• Versiones, rollback y otras funciones de edición para crear, actualizar o restaurar información con el fin de evitar la pérdida de contenidos.
• Centro de aprendizaje para empleados: una única parada para vídeos educativos, cursos de formación y talleres, así como actualizaciones sobre nuevas oportunidades y cambios en los materiales existentes. 

💡 7 Consejos prácticos para crear y mantener con éxito una base de conocimientos

1. Organice el contenido: Estructure su base de conocimientos para facilitar a los usuarios la búsqueda y el acceso a la información que necesitan. Utiliza categorías, subcategorías y etiquetas para agrupar contenidos relacionados.
2. Manténgalo actualizado: Revise y actualice periódicamente los contenidos para asegurarse de que siguen siendo precisos y pertinentes. 

Consejo: Asigne a un miembro del equipo o a un grupo la responsabilidad de mantener y actualizar la base de conocimientos.

1. Utilice un lenguaje claro y conciso: Redacte sus contenidos utilizando un lenguaje sencillo y fácil de entender. Evite la jerga y los términos técnicos que puedan confundir a los usuarios. Utilice elementos visuales, como imágenes y diagramas, para ilustrar conceptos complejos.
2. Recoja opiniones: Anime a los usuarios a dar su opinión sobre el contenido y la facilidad de uso de su base de conocimientos. 

Consejo: utilice las aportaciones de los empleados para identificar las áreas susceptibles de mejora y realizar las actualizaciones necesarias.

1. Supervise el uso: Realice un seguimiento del comportamiento de los usuarios y de los análisis para comprender cómo utilizan los empleados su base de conocimientos. Identifique los contenidos más populares, las tendencias de búsqueda y las posibles lagunas de información.
2. Promocione su base de conocimientos: Asegúrese de que sus empleados conocen la base de conocimientos y sus ventajas. Incorpórela a los materiales de formación y promuévala a través de los canales de comunicación interna.
3. Integración con otras herramientas: Conecte su base de conocimientos con distintas herramientas y plataformas que utilice su organización, como herramientas de gestión de proyectos, de atención al cliente o de comunicación.

🚀 Impulsa la productividad de las nuevas contrataciones con Zavvy

El uso de software de incorporación puede ayudar a su nuevo empleado a acceder a su próspera base de conocimientos. 

Así es como Zavvy te ayudará:

1. Centralice la información: Almacene y organice todos los documentos, guías y recursos relevantes en un lugar centralizado, facilitando a los nuevos contratados el acceso a cualquier información necesaria.
2. Automatice la entrega de contenidos: Entregue automáticamente contenido relevante a los nuevos empleados en función de su función, departamento o itinerario de aprendizaje. Puede personalizar si todo el contenido debe desbloquearse el primer día u optar por la entrega por pasos, cada uno de los cuales se desbloquea en una fase específica del proceso de incorporación. El segundo enfoque garantiza que los empleados reciban la información correcta en el momento adecuado durante el proceso de incorporación.
3. Seguimiento del progreso: Siga el progreso de los nuevos empleados a través del contenido de la base de conocimientos, lo que le ayudará a identificar las lagunas de comprensión o las áreas en las que pueden necesitar apoyo adicional.
4. Personalice los itinerarios de aprendizaje: Puede crear itinerarios de aprendizaje personalizados adaptados a las necesidades y objetivos específicos de cada nuevo empleado.
5. Fomentar la colaboración: Zavvy incluye funciones que promueven la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo, ayudando a fomentar una cultura de aprendizaje y mejora continuos. Uno de nuestros clientes utiliza Zavvy para organizar jornadas de investigación, en las que los nuevos empleados se emparejan automáticamente y se les asignan temas sobre los que tienen que investigar y cooperar. Una forma estupenda de entablar relaciones laborales, familiarizarse con el conocimiento del dominio y compartir conocimientos con los compañeros.

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