Αυτοματοποίηση ανθρώπινου δυναμικού: Πώς η αυτοματοποίηση μπορεί να ενισχύσει τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού
Το μέλλον της εργασίας χρειάζεται μια νέα γενιά ανθρώπινου δυναμικού που θα ξέρει πώς να συμβαδίζει. Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να αγκαλιάσουν δύο κρίσιμες ανατρεπτικές τάσεις για να διατηρήσουν και να αναπτύξουν τα ταλέντα:
- Πρέπει να γίνουν ψηφιακά εγγενείς αντί να εφαρμόζουν απλώς ψηφιακές λύσεις.
- Πρέπει να μεταβούν από τα συστήματα με γνώμονα τον οργανισμό στα συστήματα με επίκεντρο τον εργαζόμενο.
Αυτές οι τάσεις χρειάζονται αυτοματοποίηση για να λειτουργήσουν πλήρως. Χρησιμοποιώντας το cloud, την επιστήμη των δεδομένων, την τεχνητή νοημοσύνη και τη ρομποτική, η αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού επιτρέπει στην εμπειρία των εργαζομένων να είναι το κέντρο της δραστηριότητας και της διορατικότητας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για το ολοένα και πιο περίπλοκο εργατικό δυναμικό, το οποίο ευδοκιμεί σε εξορθολογισμένα, διαφανή και αποτελεσματικά εργαλεία που υποστηρίζουν τις δεξιότητες και τους στόχους σταδιοδρομίας του.
⚙️ Τι είναι η αυτοματοποίηση ανθρώπινου δυναμικού;
Ηαυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιεί ένα πλήθος ψηφιακών εργαλείων, όπως λογισμικό, πίνακες ελέγχου, chatbots και πλατφόρμες που βασίζονται στο cloud, για να επιτύχει μια ισορροπία μεταξύ αυτοεξυπηρέτησης και αποτελεσματικής συνεργασίας.
Τι θα γινόταν αν οι διαδικασίες onboarding και offboarding μπορούσαν να γίνουν εξ αποστάσεως μέσω εφαρμογών; Τι θα γινόταν αν τα σχέδια κατάρτισης μπορούσαν να είναι μίνι-διαδρομές που είναι ελκυστικές και υπερ-προσαρμοσμένες με βάση τα προφίλ;
Τέσσερις κύριοι τομείς επωφελούνται περισσότερο από την αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού:
- Προσλήψεις/προσλήψεις. Αυτό περιλαμβάνει λογισμικό που συλλέγει, οργανώνει, σαρώνει και αναλύει τα δεδομένα των υποψηφίων. Ειδικότερα, τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων (ATS) εξοικονομούν εκατοντάδες ώρες εργασίας των ομάδων πρόσληψης από την εξέταση μεγάλου όγκου αιτήσεων και επαγγελματικών βιογραφικών σημειωμάτων.
- Μισθοδοσία/παροχές. Αυτή είναι ίσως η πιο επαναλαμβανόμενη και επιρρεπής σε λάθη διαδικασία που μπορεί εύκολα να αυτοματοποιηθεί. Οι υπολογισμοί και οι καταθέσεις μισθών και παροχών μπορούν να εξορθολογιστούν λόγω της προβλεψιμότητάς τους.
- Πύλες εργαζομένων. Αυτά τα εργαλεία αποτελούν συχνά ένα ενιαίο κέντρο για τους εργαζόμενους, ώστε να ελέγχουν την αξιολόγηση της απόδοσής τους, τους ετήσιους στόχους, τις παροχές υγειονομικής περίθαλψης, τις επενδύσεις ή τα συνταξιοδοτικά προγράμματα, τα μπόνους και τις αποζημιώσεις.
- Ροή εργασιών και εκπαίδευση. Αυτά τα συστήματα που επικεντρώνονται στην απόδοση μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους και τους διευθυντές τους να ελέγχουν την πρόοδο της εκπαίδευσής τους. Οι πίνακες ελέγχου έργων βοηθούν επίσης στην ενοποίηση των εργασιών και στη δημιουργία μιας σαφούς αναφοράς των ανατεθειμένων ρόλων και αρμοδιοτήτων.
📊 Τα οφέλη της αυτοματοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού
Η εταιρεία συμβούλων McKinsey θεωρεί την "εξυπηρέτηση πελατών" ως την καρδιά της διατήρησης των ταλέντων. Πρόκειται για την καλλιέργεια επαγγελματικών σχέσεων και σχέσεων με γνώμονα την αξία που κάνουν τους εργαζόμενους να θέλουν να παραμείνουν, και όχι για την ατελείωτη αρχειοθέτηση εγγράφων και τη συζήτηση με πολλούς ανθρώπους για να γίνει μια εργασία.
Ωστόσο, η αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού δεν αφορά τον προγραμματισμό των ανθρώπινων σχέσεων. Πρόκειται για την εξάλειψη των επαναλαμβανόμενων, χειροκίνητων εργασιών, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να επικεντρωθούν στην οικοδόμηση ουσιαστικών συνεργασιών.
Ουσιαστικά, υπάρχουν 5 σημαντικά οφέλη:
- Παροχή άμεσης και ολοκληρωμένης υποστήριξης πελατών στους υπαλλήλους.
- Συνολικά αυξημένη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα, συμπεριλαμβανομένης της εξάλειψης των χειροκίνητων και επικαλυπτόμενων εργασιών.
- Μείωση των σφαλμάτων, ιδίως για σημαντικές αλλά επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως η μισθοδοσία.
- Δίνουν τη δυνατότητα στους επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού να ασχοληθούν με εργασίες υψηλότερης αξίας.
- Συλλογή μεγάλων δεδομένων ή ψηφιακών αρχείων που μπορούν εύκολα να οπτικοποιηθούν και να οργανωθούν για τη λήψη αποφάσεων.
🏢 8 παραδείγματα αυτοματοποίησης ανθρώπινου δυναμικού
✉️ Προεπιβίβαση
Το Preboarding είναι το κρίσιμο στάδιο στο οποίο οι εταιρείες εμπλέκονται ενεργά με τους νέους υπαλλήλους για να τους κάνουν να αισθάνονται σίγουροι, ευπρόσδεκτοι και ενταγμένοι. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό δεδομένου ότι το 65% των εργοδοτών ανέφεραν ότι βίωσαν νέους υπαλλήλους που δεν εμφανίστηκαν την πρώτη ημέρα.
Η εβδομάδα πριν από την πρώτη ημέρα είναι συχνά μια περίοδος νευρικότητας για τους νεοεισερχόμενους, οι οποίοι μπορεί να εξακολουθούν να αμφιβάλλουν για την απόφασή τους. Ακόμα και η αποστολή ενός πακέτου καλωσορίσματος μπορεί να βοηθήσει πολύ.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη προεπιβίβαση
Οι εταιρείες που ξεκινούν από απόσταση συχνά επενδύουν σημαντικά σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα προεγγραφής που ενσωματώνεται καλά με την υπόλοιπη διαδικασία εγγραφής. Η ενσωμάτωση σε μια εταιρική κουλτούρα είναι λιγότερο απλή όταν δεν συναντάτε ποτέ τους συναδέλφους σας. Αυτή είναι η πρόκληση που κατάφερε να λύσει η αυστριακή scaleup Storyblok χρησιμοποιώντας το λογισμικό preboarding της Zavvy.
Η Storyblok αύξησε τον αριθμό των εργαζομένων της κατά σχεδόν 270% σε 12 μήνες, εστιάζοντας σε έναν κρίσιμο στόχο: να απομακρύνει το άγχος της πρώτης ημέρας προετοιμάζοντας εκ των προτέρων τους νέους υπαλλήλους.
Ο κατάλογος ελέγχου περιλαμβάνει:
- Γνωρίστε τους ιδρυτές και τα άλλα μέλη της ομάδας
- Αποκτήστε τον εξοπλισμό
- Λεπτομέρειες σύνδεσης και email
- Προετοιμαστείτε για την πρώτη ημέρα: Επαφές και τοποθεσία
- Παρουσιάστε τον εαυτό σας στο Slack μερικές ημέρες πριν από την ημερομηνία έναρξης.
Το αποτέλεσμα: Η ομάδα εξοικονόμησε σχεδόν 2.500 ευρώ από επαναλαμβανόμενες εργασίες ανά μήνα και μείωσε 2 ώρες από την προεπιβίβαση.
➡️ Διαβάστε ολόκληρη τη μελέτη περίπτωσης εδώ
🚀 Onboarding
Μια επιτυχημένη εμπειρία preboarding μεταβαίνει ομαλά στο onboarding. Παραδοσιακά, το onboarding είναι η διαδικασία εισαγωγής των νέων εργαζομένων στην εταιρική αποστολή, την κουλτούρα, τις πολιτικές και τα καθημερινά καθήκοντα.
Ωστόσο, αυτή η μέθοδος προσανατολισμού είναι συχνά απρόσωπη, κουραστική και μπορεί να οδηγήσει σε υπερφόρτωση πληροφοριών. Οι σημερινοί εργαζόμενοι χρειάζονται μια απλουστευμένη, βασισμένη στην εμπειρία εισαγωγή που τους κρατά ενθουσιασμένους και οργανωμένους.
Πώς λειτουργεί το αυτοματοποιημένο onboarding
Μια εισαγωγή με βάση την εμπειρία δημιουργεί ένα απλοποιημένο αλλά ευέλικτο πρόγραμμα για τους νέους υπαλλήλους. Γνωρίζουν ακριβώς τι μπορούν να περιμένουν από τη διαδικασία και μπορούν εύκολα να παρακολουθούν το ταξίδι τους σε κάθε στάδιο. Η νεοσύστατη εταιρεία Alasco με έδρα το Μόναχο χρησιμοποίησε το λογισμικό onboarding εργαζομένων της Zavvy για να δημιουργήσει μια ελκυστική, προσαρμοσμένη εμπειρία που επέτρεψε στους υπαλλήλους να είναι παραγωγικοί μέσα σε δύο εβδομάδες αντί για τέσσερις.
Δείτε πώς αντιμετωπίστηκαν όλες οι ανησυχίες τους όταν αυτοματοποιήθηκε η εισαγωγή των εργαζομένων:
- Τους έδωσε ένα κεντρικό εργαλείο για μια συστηματική, οργανωμένη και συνεπή εμπειρία σε όλους τους υπαλλήλους.
- Η διαδικασία εισαγωγής μπορεί να προσαρμοστεί ανάλογα με τις ανάγκες κάθε ομάδας ή τμήματος.
- Η Zavvy μπόρεσε να συγκεντρώσει και να συνδυάσει όλα τα υπάρχοντα εργαλεία της εταιρείας σε ένα μέρος.
Το αποτέλεσμα: 67 τοις εκατό αύξηση των εργαζομένων μέσα σε 12 μήνες και 4,7/5 μέση βαθμολογία των εργαζομένων.
💵 Διαχείριση μισθοδοσίας και παροχών
Ένα καλό σύστημα μισθοδοσίας είναι ακριβές, αξιόπιστο και διαφανές. Ωστόσο, ένα σύστημα μισθοδοσίας που είναι επιρρεπές σε λάθη μπορεί να οδηγήσει σε υπερπληρωμή ή υποπληρωμή φόρου, καθυστερημένες πληρωμές και δικαστικές διενέξεις.
Η υποαμοιβή (εκούσια ή ακούσια) είναι ένα σοβαρό ζήτημα, με το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ να αναφέρει ότι ο μέσος μισθός που οφείλονταν στους εργαζόμενους (καθυστερούμενοι μισθοί) το 2021 ήταν πάνω από 1.200 δολάρια ΗΠΑ. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται ένα σύστημα που τους βοηθά να παρακολουθούν με ακρίβεια τους μισθούς τους.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη μισθοδοσία
Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μισθοδοσίας μπορούν να εξοικονομήσουν στις εταιρείες έως και 24.500 δολάρια ΗΠΑ ετησίως. Οι εταιρείες μπορούν να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να παρακολουθούν τις παρουσίες τους και να καταθέτουν τις άδειές τους με ακρίβεια, διαθέτοντας ένα φιλικό προς το χρήστη κεντρικό σύστημα. Αυτό θα διευκολύνει επίσης τους εργαζόμενους να επωφεληθούν από παροχές όπως το σχέδιο 401(k) των ΗΠΑ, το οποίο είναι ένας λογαριασμός συνταξιοδότησης που χρηματοδοτείται από την εταιρεία. Οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να αντιστοιχούν στις εισφορές των εταιρειών τους μέσω της αφαίρεσης μισθού.
Για να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους της να επωφεληθούν από τις παροχές τους, η εταιρεία ξενοδοχείων Boutique Martin Resorts συνεργάστηκε με την εταιρεία μισθοδοσίας Paylocity που εδρεύει στο Ιλινόις. Ανανέωσαν το ταμπλό της μισθοδοσίας ώστε να ενσωματώνεται απρόσκοπτα με το σύστημα 401(k) της κυβέρνησης, καταργώντας την ταλαιπωρία της σύνδεσης σε διαφορετικές πλατφόρμες.
Τα αποτελέσματα:
- Τα ποσοστά εγγραφής για το 401(k) τριπλασιάστηκαν
- Οι ισπανόφωνοι εργαζόμενοι κατανόησαν εύκολα την πλατφόρμα και τελικά συμμετείχαν στο 401(k)
- Εξοικονόμηση 10 ωρών με την εξάλειψη της γραφειοκρατίας
👬 Ενεργοποίηση ανθρώπινων συνδέσεων
Υπάρχουν πολλά οφέλη από την απομακρυσμένη εργασία, αλλά λίγοι εστιάζουν στην απομόνωση και τη μοναξιά που τη συνοδεύουν. Σε μια μελέτη που διεξήχθη σε εργαζόμενους από απόσταση από την εταιρεία διαχείρισης κοινωνικών μέσων Buffer, οι ερωτηθέντες δήλωσαν τη μοναξιά, τη συνεργασία και την επικοινωνία ως τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν.
Η διατήρηση της σύνδεσης και της δέσμευσης των εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για τις εταιρείες που λειτουργούν από απόσταση και τίποτα δεν είναι καλύτερο από ένα περιστασιακό ομαδικό γεύμα για την εδραίωση σχέσεων. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι οι εντελώς διαδικτυακές θέσεις εργασίας πρέπει να είναι ανέπαφες και απρόσωπες.
Πώς η αυτοματοποίηση επιτρέπει τις ανθρώπινες συνδέσεις
Ήδη από το 2014, το Kickstarter δημιούργησε ένα πρόγραμμα υπολογιστή για ρουλέτα γεύματος, το οποίο αντιστοιχούσε τυχαία τους υπαλλήλους για να γευματίζουν μαζί. Οι πρόσθετες απαιτήσεις περιλάμβαναν ζευγάρια γεύματος που δεν ανήκαν στην ίδια υποειδικότητα και όχι περισσότερα από ένα στέλεχος. Η Kickstarter μοιράστηκε τον κώδικα ανοιχτού κώδικα με το κοινό και σύντομα η ρουλέτα καφέ/γεύματος υιοθετήθηκε και από άλλες εταιρείες.
Η Zavvy έχει κάνει τις ρουλέτες καφέ/γεύματος εύκολες για όλους. Στο πλαίσιο της λειτουργίας Προγράμματα σύνδεσης, έχουμε δημιουργήσει πρότυπα στο Slack και στο Microsoft Teams για τον προγραμματισμό περιστασιακών συναντήσεων και ουσιαστικών συζητήσεων μεταξύ συναδέλφων. Παραδείγματα προτύπων είναι οι ρουλέτες καφέ, το walk and talk και τα τελετουργικά συναντήσεων.
Άλλοι τρόποι με τους οποίους η αυτοματοποίηση μπορεί να διευκολύνει τις ουσιαστικές συνδέσεις είναι:
- Οργανωμένα συστήματα φίλων (ειδικά για την εισαγωγή)
- Ομαδικές διαδικτυακές δραστηριότητες, όπως παιχνίδια και γιορτές
- Προγραμματισμένες ατομικές συναντήσεις καθοδήγησης
Περίπου το 67% των οργανισμών που υποστήριξαν συνδέσεις και συνεργασία είδαν αύξηση της παραγωγικότητας του εργατικού δυναμικού τους.
👋 Offboarding
Το Offboarding επιβλέπει τη συστηματική και ομαλή αποχώρηση των εργαζομένων, μειώνοντας παράλληλα τους κινδύνους για την εταιρεία. Τουλάχιστον, αυτή είναι η ιδέα. Στην πραγματικότητα, ωστόσο, πολλές εταιρείες έχουν διαδικασίες offboarding που είναι ανοργάνωτες και συγκεχυμένες, για να μην αναφέρουμε ότι είναι δύσκολο να παρακολουθηθούν.
Αυτό συμβαίνει όταν δεν υπάρχει αυτοματοποιημένο σύστημα που να επιβάλλει αυστηρά τις πολιτικές εξόδου από την υπηρεσία. Μια χειροκίνητη διαδικασία offboarding είναι εξαιρετικά επικίνδυνη. Σύμφωνα με την εταιρεία κυβερνοασφάλειας CyberArk, το 88% των εργαζομένων στον τομέα της πληροφορικής κλέβουν ευαίσθητα δεδομένα και κωδικούς πρόσβασης όταν απολύονται.
Πώς λειτουργεί το αυτοματοποιημένο offboarding:
Διαθέτοντας ένα σύστημα offboarding που ενεργοποιείται αυτόματα μόλις ο εργαζόμενος παραιτηθεί, οι εταιρείες μπορούν να είναι σίγουρες ότι τίποτα δεν παραλείπεται. Ορισμένα κρίσιμα βήματα περιλαμβάνουν:
- Εγκρίσεις τερματισμού που ακολουθούν τη σωστή αλυσίδα.
- Η αξιολόγηση της απόδοσης και τα αρχεία των εργαζομένων (συμπεριλαμβανομένων των υπομνημάτων και άλλων πειθαρχικών μέτρων) καταγράφονται και αποθηκεύονται σωστά.
- Η πρόσβαση στις εγκαταστάσεις και τα εργαλεία απενεργοποιούνται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.
- Διεξάγονται και αναλύονται έρευνες και συνεντεύξεις εξόδου.
- Άλλες υπηρεσίες (όπως το τμήμα πληροφορικής και το οικονομικό τμήμα) ενημερώνονται αμέσως.
Ακριβώς όπως η Zavvy διευκολύνει μια ομαλή και ελκυστική εμπειρία onboarding μέσω του λογισμικού μας, δίνουμε επίσης τη δυνατότητα στις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να δημιουργήσουν ένα σύστημα offboarding που είναι ανώδυνο και μπορεί να παρακολουθείται εύκολα. Άλλωστε, μια εξαιρετική εμπειρία offboarding μπορεί να οδηγήσει σε εργαζόμενους με υψηλή εξειδίκευση που θα επιστρέψουν στο μέλλον.
Μια μελέτη περίπτωσης που διεξήχθη από την εταιρεία λογισμικού ServiceNow έδειξε ότι η πλήρως αυτοματοποιημένη αποχώρηση εξοικονομεί έως και 200.000 δολάρια ΗΠΑ (και 4.400 ώρες ετησίως).
🌱 Εκπαίδευση & ανάπτυξη εργαζομένων
Η ανάπτυξη των εργαζομένων περιλαμβάνει τη μάθηση και την κατάρτιση, την αξιολόγηση και την ανατροφοδότηση της απόδοσης και την καθοδήγηση. Παραδοσιακά, η εκπαίδευση των εργαζομένων γινόταν μέσω δια ζώσης ή σεμιναρίων σε αίθουσα διδασκαλίας. Ωστόσο, η πανδημία ανάγκασε τις εταιρείες να επανεξετάσουν την εξατομικευμένη, ατομική εκπαίδευση.
Η κατάρτιση είναι ζωτικής σημασίας για την ικανοποίηση των εργαζομένων. Σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών Sitel Group, το 37% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι αν ο σημερινός εργοδότης τους δεν τους προσφέρει την ευκαιρία να μάθουν νέες δεξιότητες, είναι πιθανό να παραιτηθούν. Επιπλέον, σχεδόν το 80 τοις εκατό δήλωσε ότι ένα επίσημο πρόγραμμα κατάρτισης είναι σημαντικό γι' αυτούς όταν αποφασίζουν να ενταχθούν σε μια εταιρεία.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη εκπαίδευση των εργαζομένων:
Ένα παράδειγμα είναι όταν η εταιρεία γυμναστικής Freeletics συνεργάστηκε με τη Zavvy για να αυτοματοποιήσει το πρόγραμμα εκμάθησής της. Η βασική τους πρόκληση είναι ότι οι υπάλληλοί τους σπάνια έχουν αρκετό χρόνο για να καθίσουν να μάθουν.
Επιπλέον, η μεταφορά γνώσεων δεν ήταν αποτελεσματική επειδή δεν υπήρχε αρκετή ευκαιρία να εξασκηθούν σε αυτά που έμαθαν. Η Zavvy αντιμετώπισε αυτές τις ανησυχίες παρέχοντας τρία προγράμματα:
- Μικρομάθηση, σύντομες συνεδρίες που βασίζονται σε ένα πρακτικό πλαίσιο.
- Στρογγυλό τραπέζι των διευθυντών ανθρώπινου δυναμικού, το οποίο ενθαρρύνει την ανταλλαγή από ομοτίμους σε ομοτίμους των ηγετικών προκλήσεων και των βέλτιστων πρακτικών.
- Leadership Onboarding, ένα είδος στρατοπέδου εκγύμνασης για τους νέους ηγέτες ώστε να απορροφήσουν κρίσιμες διαδικασίες και αρχές.
Τα αποτελέσματα ήταν ότι οι νέοι μάνατζερ είχαν περισσότερο χρόνο για να συζητήσουν τις μοναδικές τους προκλήσεις με τους μέντορες και τους συναδέλφους τους. Το πιο σημαντικό είναι ότι ένα εσωτερικό και ευέλικτο πρόγραμμα ηγεσίας γλίτωσε το Freeletics από τα δαπανηρά παραδοσιακά εργαστήρια.
➡️ Πλήρης μελέτη περίπτωσης: " Freeletics"
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη ανάπτυξη των εργαζομένων
Ένα αυτοματοποιημένο πρόγραμμα ανάπτυξης χειρίζεται όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για τη λειτουργία ενός συνεκτικού προγράμματος ανάπτυξης καριέρας.
Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως
- Πλαίσια ανάπτυξης σταδιοδρομίας, συμπεριλαμβανομένων των μονοπατιών
- Ανατροφοδότηση 360
- Σχέδια ανάπτυξης των εργαζομένων
Για να βεβαιωθείτε ότι όλα αυτά τα πράγματα τρέχουν χωρίς να χρειάζεται να υπενθυμίζετε χειροκίνητα στους διαχειριστές ή να διαχειρίζεστε διάσπαρτα λογιστικά φύλλα, το λογισμικό ανάπτυξης χειρίζεται τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και δίνει τη δυνατότητα στους ενδιαφερόμενους να επωφεληθούν περισσότερο από τη διαδικασία.
Αν είστε περίεργοι για το πώς λειτουργεί αυτό, δείτε το εργαλείο μας για την ανάπτυξη των ανθρώπων εδώ.
💳 Αποζημιώσεις / διαχείριση εξόδων
Οι επιστροφές μπορεί να γίνουν προβληματικές εάν δεν κατατεθούν σωστά. Οι βιομηχανίες που απευθύνονται σε πελάτες έχουν συχνά πολλά έξοδα ταξιδιών και ψυχαγωγίας. Επιπλέον, καθώς η εξ αποστάσεως εργασία συνεχίζει να γίνεται κανόνας, οι εργαζόμενοι έχουν πλέον πρόσθετες αποζημιώσεις για το Διαδίκτυο και τα έπιπλα οικιακού γραφείου ως μέρος των παροχών τους.
Ωστόσο, πολλές εταιρείες δεν έχουν σαφείς κατευθυντήριες γραμμές ή πολιτικές σχετικά με το τι μπορεί να θεωρηθεί ως επιστρεπτέα δαπάνη. Ως αποτέλεσμα, η διαδικασία υποβολής των εξόδων είναι συχνά συγκεχυμένη και κουραστική. Επιπλέον, σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η εταιρεία cloud computing Oracle Netsuite, το 46% των ερωτηθέντων εξακολουθούν να χρησιμοποιούν χειροκίνητα λογιστικά φύλλα για τη διαχείριση των αναφορών εξόδων.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη επιστροφή χρημάτων:
Ένα σύστημα ανθρώπινου δυναμικού με ενσωματωμένες δυνατότητες επιστροφής χρημάτων μπορεί να κάνει την υποβολή αρχείων εύκολη και διαισθητική. Τα έξοδα μπορούν να κατηγοριοποιηθούν με σαφήνεια και να τοποθετηθούν στην ουρά για τη σωστή γραμμή έγκρισης ή το σωστό τμήμα. Οι διευθυντές μπορούν εύκολα να παρακολουθούν τα έξοδα των ομάδων τους και να αναλύουν ποιοι τύποι συναλλαγών εμφανίζονται συχνότερα.
Για τις εταιρείες που βρίσκονται πάντα στο πεδίο, η αυτοματοποιημένη αρχειοθέτηση εξόδων είναι σωτήρια. Η εταιρεία σιδηροδρόμων μηχανικών Holland LP είχε περίπου 800 μηνιαίες αναφορές εξόδων πεδίου τις οποίες αυτοματοποίησε. Ήθελαν επίσης ένα σύστημα που θα μπορούσε να προσαρμοστεί για τύπους εξόδων που είναι μοναδικοί για την εταιρεία.
Τα αποτελέσματα ήταν:
- Εξοικονόμηση 6 ωρών εργασίας κάθε μήνα
- Ελάχιστη καταχώρηση δεδομένων και σφάλματα
- Ο χρόνος διεκπεραίωσης των επιστροφών μειώθηκε από 5 σε 3 ημέρες.
🧾 Φορολογική αρχειοθέτηση και τεκμηρίωση
Η υποβολή των φόρων των εργαζομένων και της εταιρείας είναι επαναλαμβανόμενη και επίπονη - από τη συλλογή δεδομένων και τη συμπλήρωση των εντύπων έως τις πραγματικές πληρωμές. Ορισμένες κυβερνητικές πρωτοβουλίες, όπως η ψηφιακή φορολόγηση, στοχεύουν στην απλούστευση της διαδικασίας για τους φορολογούμενους, αλλά εξακολουθεί να απαιτεί πολλή χειρωνακτική εργασία.
Επιπλέον, ακόμη και το παραμικρό σφάλμα υπολογισμού μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικές συνέπειες.
Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, οι φορολογικοί νόμοι μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την πολιτεία και οι καθυστερημένες πληρωμές μπορεί να έχουν μέγιστο πρόστιμο 15 τοις εκατό. Για να αποφύγετε τα λάθη και να απλοποιήσετε τη διαδικασία, οι άνθρωποί σας μπορούν να χρησιμοποιούν εργαλεία όπως ο τριμηνιαίος υπολογιστής φόρων από την Keeper.
Η συμμόρφωση με τη φορολόγηση της απασχόλησης περιλαμβάνει τον ακριβή υπολογισμό των μισθών (συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών), τη διασφάλιση του σωστού ποσού των παρακρατούμενων φόρων (φόροι κοινωνικής ασφάλισης, για παράδειγμα) και την έγκαιρη κατάθεση στις αρμόδιες φορολογικές υπηρεσίες.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη υποβολή φορολογικών δηλώσεων:
Οι περισσότερες εταιρείες αυτοματοποιούν την υποβολή φορολογικών δηλώσεων μέσω ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών (RPA), δηλαδή λογισμικού που είναι κωδικοποιημένο για να ολοκληρώνει εργασίες βάσει κανόνων. Οι εργασίες που βασίζονται σε κανόνες ορίζονται από βασικά, επαναλαμβανόμενα βήματα, όπως αντιγραφή και επικόλληση, συμπλήρωση εντύπων και πραγματοποίηση συγκεκριμένων υπολογισμών.
Η RPA είναι το τέλειο εργαλείο αυτοματοποίησης για την υποβολή φορολογικών δηλώσεων, επειδή είναι εξαιρετικά ακριβής και μπορεί να τυποποιήσει τη διαδικασία. Σύμφωνα με την Deloitte, η φορολογική αυτοματοποίηση μπορεί να μειώσει το κόστος έως και 90 τοις εκατό.
Μια εμπεριστατωμένη μελέτη σχετικά με την αυτοματοποίηση της φορολογίας από την εταιρεία συμβούλων PwC έδειξε ότι η RPA μπορεί να βελτιώσει τα ακόλουθα βήματα της υποβολής φορολογικών δηλώσεων:
- Ανάκτηση ακατέργαστων δεδομένων από αρχεία HR
- Καθαρισμός και συμφωνία λογαριασμών
- Οργάνωση δεδομένων ανά νομική οντότητα
- Ανάλυση αλλαγών λογαριασμού (φορολογικές προσαρμογές)
Το αποτέλεσμα είναι η μείωση της χειρωνακτικής εργασίας έως και κατά 25 τοις εκατό, η βελτίωση της ακρίβειας και η αποτελεσματική οργάνωση των οικονομικών πληροφοριών.
✨ Η αυτοματοποίηση σημαίνει θυσία της εμπειρίας;
Αυτό πρέπει να τονιστεί:
Η αυτοματοποίηση δεν έχει να κάνει με την εξάλειψη των ανθρώπινων αλληλεπιδράσεων- έχει να κάνει με την παροχή στους εργαζόμενους των εργαλείων για να συνεργάζονται καλύτερα και να υπερέχουν στους ρόλους τους. Πρόκειται για την εξάλειψη των κουραστικών διαδικασιών που οδηγούν στην υπερεργασία και στην ύπαρξη λιγότερου χρόνου για δικτύωση και δημιουργία σχέσεων.
Η αυτοματοποίηση των συστημάτων για την προώθηση μιας θετικής εμπειρίας των εργαζομένων αξίζει τον χρόνο και την επένδυση. Σύμφωνα με τους ειδικούς σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού, υπάρχουν 3 συστατικά στοιχεία για μια θετική εμπειρία των εργαζομένων:
- Να έχουν τους κατάλληλους πόρους και τα κατάλληλα εργαλεία για την εκτέλεση των καθηκόντων τους (λιγότερη σύγχυση και απογοήτευση)
- Αίσθηση του ανήκειν (επιτυχής ενσωμάτωση στην κουλτούρα της ομάδας/επιχείρησης)
- αίσθημα ικανοποίησης (ευελιξία και αίσθημα εκτίμησης)
🏢 Παραδείγματα αυτοματοποιημένων συστημάτων ανθρώπινου δυναμικού
Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε το ταξίδι σας στην αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού είναι να προσδιορίσετε τις διαδικασίες που πρέπει να εκσυγχρονίσετε. Ακολουθούν ορισμένα από τα προτεινόμενα εργαλεία μας.
Προσλήψεις / προσλήψεις
- Παρακολούθηση αιτούντων: BambooHR / Personio
- Αυτοματοποίηση συμβάσεων: DocuSign
- Preboarding & onboarding: Zavvy
Διαχείριση διαδικασιών
- Admin: Hibob: Personio, Rippling, Hibob
- Επεξεργασία μισθοδοσίας: Gusto
- Προσαρμοσμένος αυτοματισμός: Zapier
Δέσμευση των εργαζομένων:
- Εμπειρία των εργαζομένων: Zavvy
- Παρακολούθηση παρουσιών: TimeClock Plus
- Προγραμματισμός εργαζομένων: Payco
- Ανάπτυξη και ανατροφοδότηση των εργαζομένων: Zavvy
- Εκπαίδευση εργαζομένων: Zavvy
➡️ Δημιουργήστε έξυπνες, αυτοματοποιημένες ροές εργασίας με τη Zavvy
Με το Zavvy, μπορείτε να τρέχετε όλα τα πράγματα με αυτόματο πιλότο:
Επιπλέον, με τον έξυπνο κατασκευαστή ροής εργασιών μπορείτε να αναπτύξετε οποιοδήποτε πρόγραμμα μπορείτε να σκεφτείτε.
Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε;
Μην ανησυχείτε, έχουμε πρότυπα που μπορούν να σας χρησιμεύσουν ως οδηγός και έμπνευση. Επιπλέον, το σύστημά μας μπορεί να ενσωματωθεί στα υπάρχοντα εργαλεία της εταιρείας σας, όπως το Slack, το Microsoft Teams και το Notion. Οι εξειδικευμένοι διαχειριστές επιτυχίας πελατών και η ομάδα υποστήριξής μας είναι επίσης σε ετοιμότητα για οποιαδήποτε απορία.