Das Schöne an der HR-Automatisierung ist, dass sie es Ihnen ermöglicht, wichtige, aber stark manuell geprägte Aufgaben zu automatisieren: die monotone, sich wiederholende und fehleranfällige Arbeit.
Wertvolle Dokumente können verloren gehen, Formulare können unvollständig bleiben, und Leistungen werden nicht erbracht. Doch das kann der Vergangenheit angehören, wenn Sie auf einen automatisierten HR-Prozess umstellen.
Die Automatisierung Ihrer HR-Prozesse führt zu:
Sie brauchen uns nicht beim Wort zu nehmen - wir haben Zahlen, die das belegen. Studien zeigen, dass die Automatisierung die Verwaltungskosten für Personalverantwortliche um 30 % und für Arbeitgeber um 49 % senken kann.
Aber wie kann Ihr Team die HR-Automatisierung einsetzen, um diese Vorteile zu nutzen?
HR-Automatisierung bezieht sich auf den Prozess der Verbesserung und Rationalisierung von Aufgaben der Personalverwaltung durch den Einsatz von Technologie, Software und digitalen Systemen. Ziel ist es, manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern und es den Personalverantwortlichen zu ermöglichen, sich auf strategischere und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Diese Aufgaben sind zeitkritisch und kritisch, aber fehleranfällig. Einige Beispiele sind Gehaltsabrechnung, Automatisierung von Schulungsveranstaltungen, Anmeldung von Leistungen, Onboarding, Anwesenheitsverwaltung.
Die HR-Automatisierung ist für Ihr Unternehmen aus einem einfachen Grund von Vorteil: Sie verschafft Ihren HR-Mitarbeitern mehr Zeit, so dass sie sich auf komplexere Themen wie Strategieentwicklung und Entscheidungsfindung sowie die Verbesserung der Erfahrungen von Bewerbern und Mitarbeitern konzentrieren können.
Nach Angaben von Zapier sparen Personalverantwortliche durch Automatisierung jede Woche acht Stunden ein. Sie können diese zusätzlichen Stunden pro Woche nutzen, um sich auf Ihr größtes Kapital zu konzentrieren: Ihre Mitarbeiter.
HR-Teams müssen weniger Zeit mit der Erledigung überflüssiger oder sich wiederholender Aufgaben verbringen (z. B. Erstellen von Kalenderereignissen, Integration von Systemen, Nachrichten an Mitarbeiter).
Die Zeit, die bei diesen Aufgaben eingespart wird, kann für wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten verwendet werden. So kann der Personalverantwortliche beispielsweise Zweifel der Mitarbeiter schneller ausräumen, was zu einer schnelleren Lieferung führt.
Die meisten Aufgaben der Personalabteilung sind dokumentenbasiert. Sie können sehr ineffizient und zeitaufwendig sein, wenn sie manuell erledigt werden, weil Fehler, Ablageprobleme oder "steckengebliebene" Papiere auftreten.
Wenn Sie diese Aufgaben hingegen automatisieren, werden Sie einen sofortigen Produktivitäts- und Effizienzschub erleben. Sie müssen nicht mehr nach physischen Akten suchen oder bestimmte Nummern manuell ermitteln. Sobald die Daten in das Automatisierungsprogramm eingegeben sind, wird die Verwaltung der Dokumente zum Kinderspiel.
Stattdessen kann sich die Personalabteilung auf den Aufbau einer Kultur und die Kommunikation mit den Mitarbeitern konzentrieren, was wiederum die Entwicklung der gesamten Organisation fördert.
Arbeitsabläufe erfordern häufig Eingaben oder Maßnahmen von anderen Teammitgliedern und Abteilungen. Verzögerungen in der Kommunikation oder Übergabeprobleme können zu unnötigem Zeitverlust oder Frustration am Arbeitsplatz führen.
Glücklicherweise erleichtert die Automatisierung der Personalverwaltung den Mitarbeitern die Weiterleitung von Aufgaben an die richtige Person für Feedback, Genehmigung oder Statusaktualisierungen, unabhängig von der Abteilung. Jedes Teammitglied hat außerdem einen besseren Überblick über den Status der Anfragen und Arbeitsaufgaben.
Die Automatisierung der Personalverwaltung verringert die Abhängigkeit von manueller Arbeit, die den Weg für menschliche Fehler ebnet.
Es gibt weniger Gelegenheiten für Fehler am Arbeitsplatz, und die Daten werden über alle Abteilungen, Plattformen und Anwendungen hinweg vereinheitlicht, um konsistentere Datensätze zu erstellen und wiederholte Dateneingaben zu vermeiden.
Wenn Sie Ihre papiergestützte Verarbeitung durch die Automatisierung von HR-Prozessen ersetzen, können Sie einiges an Geld sparen.
Da Sie nicht mehr so viele Dokumente wie früher ausdrucken oder als Aktenordner ablegen müssen, minimieren Sie Ihren Bedarf an Schreibwaren und Lagerplatz. Alle Ihre Dokumente können erfasst und mit einem Mausklick abgerufen werden (zum Glück!).
Ihr Unternehmen muss sich an bewährte Verfahren zur Datenerfassung und -verwaltung halten, um die geltenden Vorschriften zu erfüllen. Das Problem dabei ist, dass die Vorschriften zur Datensicherheit und compliance immer strenger und oft komplizierter werden.
Selbst die kleinsten Fehler können hohe Strafen nach sich ziehen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen, was zum Verlust von Geschäftsmöglichkeiten führt.
Bewährte Verfahren der Personalautomatisierung gewährleisten, dass alle sensiblen Bewerber- und Mitarbeiterdaten sicher gespeichert werden, und gehen noch einen Schritt weiter, um sicherzustellen, dass allen Bewerbern Chancengleichheit geboten wird und sie am Arbeitsplatz fair behandelt werden.
Ganz und gar nicht. Der Sinn der Automatisierung von HR-Abläufen besteht darin, HR-Fachleute dabei zu unterstützen, intelligenter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Und wie? Die Automatisierung schafft mehr Möglichkeiten für Sie, mit anderen in Kontakt zu treten und sinnvolle Beziehungen aufzubauen. Der Autopilot-Mechanismus setzt Zeit für HR-Aufgaben frei, so dass Sie sich auf echte Gespräche mit Ihren Mitarbeitern konzentrieren können, anstatt sich mit überflüssigen Verwaltungsaufgaben aufzuhalten. Wenn Sie manuelle HR-Prozesse automatisieren, werden einfache Aufgaben und Abfragen automatisch und mit wenig bis gar keiner menschlichen Beteiligung erledigt.
Mit anderen Worten: Die HR-Automatisierung fördert und erleichtert die "menschliche" Komponente.
Nehmen Sie zum Beispiel Ihren Einführungsprozess. Wenn Ihr Unternehmen häufig neue Mitarbeiter einstellt, müssen die Personalverantwortlichen nicht denselben Prozess und dieselben Verfahren wiederholen, um die neuen Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Richten Sie einmal ein automatisches Onboarding ein, und verwenden Sie es für das nächste Onboarding-Programm erneut.
Dadurch haben die Personalverantwortlichen mehr Zeit, die neuen Mitarbeiter zu begrüßen und sie persönlich kennen zu lernen. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiterfluktuation verringern und das Engagement der Mitarbeiter langfristig verbessern. Das ist die ultimative Win-Win-Lösung.
Nachdem wir nun den Nutzen der HR-Automatisierung festgestellt haben, lassen Sie uns die HR-Prozesse besprechen, die Sie automatisieren sollten.
Ihre Personalabteilung jongliert bereits mit verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Verglichen damit kann das manuelle Versenden von Erinnerungen und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt ist, zeitaufwändig und ... frustrierend sein.
Die HR-Software kann automatische E-Mail-Benachrichtigungen an das HR-Team und die jeweiligen Mitarbeiter senden, um sie an bevorstehende Fristen, Leistungsbeurteilungen, Neuanstellungen und andere Ereignisse zu erinnern. Dadurch wird es für das gesamte Team unwahrscheinlicher, wichtige Termine und Aufgaben zu vergessen, und die Personalleiter müssen nicht mehr den Mitarbeitern hinterherlaufen, um die Aufgaben zu erledigen.
In diesem Fall hilft die Automatisierung bei der Kommunikation, spart Zeit und unterstützt compliance , indem sie sicherstellt, dass wichtige Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt ergriffen werden.
Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein langwieriger Prozess, der oft Stunden (sogar Tage) in Anspruch nimmt und eine höhere Fehlerwahrscheinlichkeit aufweist. Die Verwendung von Gehaltsabrechnungssystemen wie QuickBooks oder ADP hingegen automatisiert Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung, was zu:
Recruiting und die Aufnahme neuer Mitarbeiter sind zwei der wichtigsten Aufgaben von Personalleitern. Sie sind mit einer großen Menge an wichtigem Papierkram und Verantwortlichkeiten verbunden.
Wenn das Onboarding und die Einstellung manuell und papiergestützt erfolgen, haben Sie mit vielen Dokumenten zu tun. Verlorener Papierkram ist eines von vielen Problemen, die auftreten können, da die Unterlagen oft zwischen verschiedenen Personen weitergereicht werden und zu verlängerten Einstellungsprozessen führen.
Die Automatisierung des Personalwesens kann die Verwaltungsabläufe verbessern, da die Unterlagen in einem Computersystem gespeichert sind, die Transparenz zwischen den Abteilungen gewährleistet ist, menschliche Fehler minimiert werden und der Verlust von Unterlagen verhindert wird.
Darüber hinaus wird die Einstellungszeit drastisch verkürzt, indem das Screening von Bewerbern und die Überprüfung des Hintergrunds beschleunigt werden, wenn dies mit Datenanalysen oder mit Hilfe von Beratungsdiensten für Datenanalysen verbunden wird.
Dies ist ein enormer Vorteil, wenn man bedenkt, dass 57 % der Arbeitssuchenden das Interesse an einer Stelle verlieren, wenn der Einstellungsprozess langwierig ist.
Die Zeiten, in denen das Leistungsmanagement ein jährliches Ereignis war, bei dem festgestellt wurde, ob die Mitarbeiter gut in ihrem Job sind, sind vorbei.
Heute ist es ein dynamischer Prozess, bei dem die Leistung der Mitarbeiter regelmäßig bewertet wird, indem sie mit den langfristigen und kurzfristigen Zielen Ihres Unternehmens in Einklang gebracht wird.
Obwohl die Häufigkeit zunimmt, sinkt der Aufwand für die Bewertung der Mitarbeiterleistung, wenn Sie ein HR-Automatisierungssystem einsetzen. Sie können die Automatisierungswerkzeuge nutzen, um die Leistung der Mitarbeiter zu ermitteln, zu messen und Vorschläge zur Verbesserung zu unterbreiten, ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen.
Die Automatisierung stellt auch sicher, dass die Daten jedes Mitarbeiters korrekt sind, was zu einer fairen Beurteilung jedes Mitarbeiters führt.
Weitere Vorteile der Automatisierung der Mitarbeiterleistung sind Echtzeit-Feedback für eine effektive Mitarbeiterentwicklung, die Erkennung von Schulungs- und Entwicklungslücken sowie verwertbare Erkenntnisse über kontraproduktive Aktivitäten.
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Auch die Personalabteilung hat mit einer Vielzahl von Daten zu tun. Leider bleiben die meisten dieser Daten ungenutzt, da es fast unmöglich ist, sie manuell zu sortieren.
An dieser Stelle kommt die HR-Analytik ins Spiel.
HR-Analytik bezieht sich auf die Aufzeichnung und Analyse von Personaldaten, um die Leistung der Belegschaft zu verbessern und die Auswirkungen wichtiger HR-Kennzahlen auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens zu ermitteln. Und so funktioniert es:
Die Erfassung der Anwesenheit und der Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist ein Muss für jedes Unternehmen. Die manuelle Zeiterfassung und die Kennzeichnung der Anwesenheit sind jedoch ineffiziente Methoden zur Verwaltung der Anwesenheit.
Mit modernen Tools zur Anwesenheitsverfolgung kann die Personalabteilung die Arbeitszeiten und Anwesenheitsdetails der Mitarbeiter automatisch überwachen, verfolgen und erfassen. Dieses System kann den gesamten Prozess einfach und problemlos gestalten. Nach dem Einsatz dieses Systems werden die Daten zusammengeführt und für die Lohnabrechnung aufbereitet.
Die HR-Automatisierung trägt dazu bei, Papierkram zu vermeiden und die HR-Tätigkeit effektiver und fehlerfrei zu gestalten. Das richtige HR-Automatisierungstool kann also dazu beitragen, diese Aufgaben zu automatisieren und einen großen Unterschied zu machen.
Wie bereits erwähnt, geht es bei der Automatisierung von HR-Prozessen darum, das Leben von HR-Managern und -Fachleuten zu erleichtern und bessere Ergebnisse zu erzielen - nicht darum, sie zu ersetzen. Schließlich ist die menschliche Note die Spezialität der Personalabteilung.
Aber wo sollte man die Grenze ziehen?
Wenn es um die Entwicklung und Führung Ihrer Mitarbeiter geht, können Sie das menschliche Element nie wirklich ersetzen. Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Beantwortung komplexer Fragen zu Sozialleistungen, bei sinnvollen Gesprächen, bei der Erteilung von Feedback und bei der Behandlung von Beschwerden und Zweifeln der Mitarbeiter.
Effektive persönliche Interaktionen mit den Mitarbeitern sind das, was einen Arbeitsplatz auszeichnet. Technologie ist nur ein weiteres Werkzeug im Werkzeugkasten der Personalabteilung - eines, das sie nutzen sollte, um Zeit zu gewinnen und sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Gespräche erfordern oder fördern.
Anhand von Beispielen aus der Praxis und Fallstudien erfahren Sie, wie Unternehmen die Automatisierung von HR-Prozessen umsetzen und wichtige Meilensteine erreichen.
Eigentlich sollte es nur eine weitere Gehaltsabrechnung für FuelCell Energy sein, als der für die Gehaltsabrechnung zuständige Manager des Unternehmens feststellte, dass jeder Mitarbeiter das Gehalt einer anderen Person erhalten würde.
Sandi Mauro, die Leiterin der Personalabteilung von FuelCell Energy, hatte zusammen mit ihrem kleinen Team Excel-Tabellen mit den aktuellen Arbeitnehmerentschädigungszahlen für die 600 Mitarbeiter zusammengestellt. Leider war eine der Tabellen falsch sortiert, was dazu führte, dass Veteranen als neu eingestellte Mitarbeiter und einfache Mitarbeiter als leitende Angestellte bezahlt wurden - es herrschte das reinste Chaos.
Mauro gelang es zwar, die Krise abzuwenden, indem er die Gehaltsabrechnung einen Tag vor ihrer Durchführung stoppte, doch der Vorfall machte deutlich, dass die Prozesse der Gehaltsplanung besser kontrolliert werden müssen.
Auch vorher gab es Probleme. Die manuelle Gehaltsabrechnung führt oft zu Fehlern, und es gab keine Transparenz darüber, wie die Gehälter der Mitarbeiter berechnet wurden.
Dies war der Zeitpunkt, an dem FuelCell Energy beschloss, in eine SR-Automatisierungssoftware zu investieren. 90 Tage später waren die Ergebnisse eindeutig: die Software:
Das Osceola County's Sheriff's Office sah sich mit einem landesweiten Mangel an Polizeibeamten konfrontiert. Daher wusste die Behörde, dass sie eine effektive Alternative für ihr papiergestütztes Einstellungsverfahren brauchte, bei dem häufig Formulare verloren gingen, mehrere Stapel Papierkram anfielen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen und den Bewerbern stockte.
Zu diesem Zeitpunkt führten die Mitarbeiter die HR-Automatisierung in Form eines Online-Assessments vor der Einstellung ein.
Innerhalb des ersten Jahres nach der Einführung konnte das Büro des Sheriffs von Osceola County recruiting seine Bemühungen von 446 Bewerbungen im Jahr 2012 auf 1.305 Bewerbungen im Jahr 2013 steigern. Noch wichtiger ist, dass die Dienststelle qualitativ bessere Bewerber fand und die freien Stellen schneller besetzen konnte.
Insgesamt ermöglichte die Automatisierung der Rekrutierung dem Büro des Sheriffs, papierlose Hintergrundprüfungen durchzuführen und automatische E-Mails an die Bewerber zu senden, um sie über ihren Bewerbungsstatus zu informieren. Die Einsparung von 2.000 Dollar an Büromaterial ist ein weiteres Plus für das Büro.
Alasco hatte ehrgeizige Pläne im Einklang mit seiner Mission, Immobilieneigentümern bei der Maximierung der Kapitalrendite zu helfen: Das Unternehmen plante, seine Belegschaft um fast 60 % zu vergrößern und gleichzeitig auf ein hybrides Arbeitsmodell umzustellen.
Anfänglich war die Einarbeitung kein großes Thema. Neu eingestellte Mitarbeiter wurden von ihren Vorgesetzten persönlich in die wichtigsten Themen eingeführt und erhielten per E-Mail detaillierte Anweisungen, um die ersten Wochen angenehm zu gestalten.
Die Dinge änderten sich, als Alasco auf Fernzugriff umstellen musste. Für das schnell wachsende Unternehmen wurde es schwieriger, neuen Mitarbeitern virtuell die gleiche hochwertige Einarbeitung zu bieten. Das war etwas, das sie auch weiterhin tun wollten.
Alasco nutzt die Onboarding-Software von Zavvy, um das Onboarding zu automatisieren (und zu beschleunigen). Sie hilft dem Unternehmen, den manuellen Arbeitsaufwand um die Hälfte zu reduzieren und strukturierte interne Prozesse zu schaffen, um eine reichhaltige und abwechslungsreiche Erfahrung jenseits der traditionellen E-Mails zu bieten.
Auch neue Mitarbeiter lieben diese neue und verbesserte Erfahrung. Sie bewerteten ihre Einstellungserfahrung mit Zavvy mit beeindruckenden 4,7 von 5 Sternen.
In diesem Abschnitt haben wir eine kurze Liste von HR-Automatisierungstools zusammengestellt, die Ihnen den Einstieg in die Automatisierung alltäglicher HR-Verwaltungsaufgaben erleichtern.
Möchten Sie die Mitarbeitererfahrung auf eine neue Ebene heben? Nutzen Sie Zavvy , um konsistente Mitarbeiter-Journeys abzubilden und den Grundstein für dauerhafte Beziehungen von Anfang an zu legen.
Zavvy kümmert sich um alles: Onboarding, Mitarbeiterschulung und -entwicklung, Feedback und Leistungsbeurteilung und Verbindungsprogramme, um eine harmonische und engagierte Arbeitskultur zu schaffen.
Darüber hinaus können Sie auch den Workflow-Builder von Slack mit Zavvy nutzen, um Ihre eigene Workflow-Automatisierung zu erstellen und die Effizienz beim Onboarding zu steigern.
Keine Zeit, die Reise von Grund auf neu zu gestalten?
Kein Problem. Zavvy bietet vorgefertigte Vorlagen, die Sie je nach Bedarf weiter anpassen können, und einen leistungsstarken KI-Assistenten, der Ihnen die zeitaufwändigsten Aufgaben abnimmt, z. B. die Erstellung von Karriere-Rahmenplänen.
Außerdem hilft Ihnen unser Support-Team bei jedem Schritt, bis Sie sich sicher sind, dass Sie die Dinge selbst in die Hand nehmen können.
Werfen wir einen kurzen Blick auf die neuesten HR-Automatisierungstrends, damit Sie eine aktuelle Automatisierungsstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln können.
Viele große Unternehmen wie Twitter, Shopify, Facebook und Slack haben die Arbeit von zu Hause aus begrüßt und gefördert. Dieser Schritt macht Sinn, wenn man bedenkt, dass 65 % der Arbeitnehmer es vorziehen, nach der COVID weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten.
Vor diesem Hintergrund müssen sich die Personalabteilungen auf diese Realität einstellen und Arbeitsabläufe und Strategien entwickeln, die eine vollständig dezentrale oder hybride Arbeitskultur unterstützen.
Die Personalbeschaffung kann ein sich wiederholender und zeitaufwändiger Prozess sein - ein idealer Bereich, um ihn zu automatisieren. Dennoch automatisieren Unternehmen derzeit nur 6 % aller Einstellungsaufgaben.
Wir können davon ausgehen, dass in den nächsten Jahren immer mehr Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung automatisiert werden, insbesondere durch die jüngsten Fortschritte bei der KI und den HR-Tools.
So kann beispielsweise der Einstellungsprozess durch den Einsatz von LinkedIn-Automatisierungstools wie Linked Helper rationalisiert werden, und das ist nur eines von vielen Beispielen.
Das Personalwesen im digitalen Zeitalter wird immer anspruchsvoller und komplexer. Um damit Schritt zu halten, werden Unternehmen KI-Automatisierung in vielen Bereichen einsetzen, darunter Onboarding, Schulung und Rekrutierung.
Dies wird es der Personalabteilung ermöglichen, Anfragen und Probleme zu antizipieren, einen personalisierten Ansatz zu liefern, sich wiederholende Aufgaben zu minimieren, sich mehr auf Aufgaben zu konzentrieren, die eine menschliche Note erfordern, und eine 24/7-Verfügbarkeit durch KI-gesteuerte Chatbots zu gewährleisten.
Die Hauptidee hinter der Mitarbeiterschulung ist die Steigerung der Produktivität des Personals. Mit der zunehmenden Verlagerung von Arbeitsplätzen in die Ferne ist es nur eine Frage der Zeit, bis die Mitarbeiterschulung diesem Beispiel folgt und online durchgeführt wird.
Es ist zu erwarten, dass Unternehmen automatisierte Online-Lernplattformen und -Workshops nutzen werden, um ihren Mitarbeitern Lernmöglichkeiten zu bieten, mit denen sie ihre Fähigkeiten entwickeln und verbessern können.
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt, um verschiedene Prozesse zu automatisieren, vom Versand der Rechnungen bis zur Überweisung der Zahlungen direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter.
Die eingesparte Zeit kann besser für aussagekräftige persönliche Gespräche genutzt werden, um die Mitarbeiter zum Erfolg zu führen. Ein weiterer großer Vorteil ist die Vermeidung menschlicher Fehler bei der Verarbeitung von Zahlungen, die viel Geld und Zeit kosten.
Der Druck auf Unternehmen, außergewöhnliche Mitarbeitererfahrungen zu bieten, nimmt im Zuge der Großen Kündigung und der stillen Kündigung zu. Durch HR-Automatisierung können Sie einheitliche Arbeitsabläufe schaffen, um die Bewerber- und Mitarbeitersituation zu verbessern journeys und das größte Kapital Ihres Unternehmens in den Vordergrund zu stellen: Ihre Mitarbeiter.
Zavvy ist nicht nur ein HR-Automatisierungstool. Es ist Ihr Partner für die Schaffung hervorragender Mitarbeitererfahrungen.
Mit Zavvy werden Sie Ihre Prozesse automatisieren, Ihre HR-Praktiken verbessern und Ihr Team befähigen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist - Ihre Mitarbeiter:
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