Wenn ein Unternehmen in nur einem Jahr von 60 auf 100 Mitarbeitende wächst, müssen sich einige Prozesse ändern. Das Onboarding von Mitarbeiter:innen ist einer davon.
Das 2018 gegründete Unternehmen Alasco hat es sich zur Aufgabe gemacht, Immobilieneigentümer:innen zu ermöglichen, ihren ROI zu maximieren und ihren Fußabdruck durch Workflows und datengesteuerte Entscheidungen zu minimieren. Und das in München ansässige Startup scheint dabei ziemlich erfolgreich zu sein.
Dieser Erfolg spiegelt sich auch in der Zahl der Menschen wider, die kontinuierlich bei Alasco arbeiten:
Bis Ende 2022 soll das Unternehmen auf über 280 Mitarbeitende anwachsen. Und das alles bei gleichzeitiger Umstellung von einem reinen Bürobetrieb vor der Pandemie auf ein hybrides Arbeitsmodell.
In der Anfangsphase des Unternehmens war das Onboarding kein großes Problem:
Wenn ein neuer Mitarbeitender eintrat, erhielt er eine gründliche persönliche Einführung in alle wichtigen Themen - von Brancheneinblicken über Produktdemonstrationen bis hin zu einem tiefen Einblick in die Vision und Mission von Alasco. Alle diese Einführungen wurden von Kolleg:innen durchgeführt. Darüber hinaus verschickte das HRIS-System 5-10 E-Mails mit Verwaltungsaufgaben, Links zu wichtigen Seiten und Checklisten, die die neuen Kollegen in den ersten Wochen durcharbeiten mussten.
Das war vielleicht nicht die kreativste Lösung der Welt, aber sie hat damals gut funktioniert.
Als das Unternehmen jedoch in eine Phase des schnellen Wachstums eintrat und gleichzeitig auf Fernzugriff umstellen musste, war es schwierig, mit allen neuen Mitarbeitenden Schritt zu halten und allen die gleiche Qualität zu bieten.
- Bei Online-Einführungsgesprächen war das Engagement nicht so hoch: Die Teilnehmenden zögerten mehr, Fragen zu stellen, und die Erfahrung fühlte sich einseitig an.
- Der Mangel an Struktur wurde immer deutlicher: Zu wenig Anleitung, zu wenig Überblick. Viele Sitzungen fanden nie statt. Checklisten und Links gingen in den Postfächern verloren.
- Da die Zahl der neuen Mitgliedenden jeden Monat zunahm, stieg auch der manuelle Aufwand für die Sitzungen, bei denen immer wieder die gleichen Dinge wiederholt wurden.
"Wir mussten einen systematischeren und strukturierteren Onboarding-Prozess schaffen. Unsere Priorität war es, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende die gleichen Schritte durchläuft und die gleichen Einblicke erhält. Und ein Haufen E-Mails zu verschicken, machte einfach keinen Spaß und war nicht angenehm."
Ein rationalisiertes Onboarding wurde zu einem wichtigen OKR für die Personalabteilung.
"Auf Recruiting sprechen wir immer von Kandidatenerfahrung. Aber sobald jemand anfängt, wird er oft völlig allein gelassen. Wenn man die Probezeit betrachtet, ist das Onboarding ein wichtiger Teil dieser Gesamterfahrung. Auf dem heutigen Arbeitsmarkt ist es nicht einfach, gute Talente zu finden. Und diese Verbindung zu vernachlässigen ist ein Fehler.
Ein neues Onboarding-Tool für Alasco musste einige wichtige Anforderungen erfüllen:
Die Lösung stützt sich auf 3 Hauptpfeiler:
Ein systematisierter Prozess, der für jeden Mitarbeitenden dieselbe, gleiche und konsistente Erfahrung darstellt. Jeder erhält die gleichen allgemeinen Informationen - mit einem Tool-Setup, das für alle funktioniert.
Verschiedene Teams haben ihre eigenen Anforderungen an das Onboarding. Vertrieb, Technik und Marketing sind grundlegend verschieden. Dies spiegelt sich auch in Journeys wider, wo neue Teammitglieder mit den einzelnen Tools, Best Practices und anderen funktionalen Unterlagen vertraut gemacht werden.
Anstatt noch ein weiteres Tool auf den Tisch zu bringen, kombiniert Zavvy sie alle an einem einzigen Ort. Das Ergebnis:
...die direkt Firmen-Image-Videos von Youtube und Gründer-Intro-Videos von Loom einbetten, Feedback-Umfragen von Typeformund Dokumente auf Google Drive. Darüber hinaus werden ansprechende Nachrichten über Slack verschickt.
...die den Menschen schrittweise Elemente, sichtbare Fortschritte und ein Gefühl der Vollendung vermittelt. Die zuvor statischen Inhalte auf Google Drive und Notion"fühlen sich jetzt wie eine echte Reise an".
"Die Slack Integration ist so cool - und wir wollen alles aus ihr herausholen: Von der automatischen Erstellung von Kanälen für neue Kohorten bis hin zur Erinnerung und Einbindung aller beteiligten Akteure."
Unter dem Gesichtspunkt der Produktivität zahlen sich vor allem die teamspezifischen journeys aus:
Neue Mitarbeiternde sind jetzt innerhalb von 2 Wochen produktiv, statt 4 Wochen.
Und zur Produktivität kommt noch die Erfahrung hinzu:
"Ich bin sehr stolz auf unser Onboarding-Erlebnis. Unser Ziel war es, die Erfahrung der Bewerber:innen: zu verbessern und einen innovativen Prozess zu schaffen. Und das haben wir geschafft. Das Feedback, das wir von den neuen Kolleg:innen erhalten, ist großartig!" sagt Nina.
Was neue Mitarbeiter am meisten schätzen, ist 1) die klare Struktur, 2) die reichhaltige Mischung aus ansprechenden Formaten und 3) der sichtbare Fortschritt.
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Teilnehmenden nun flexibel entscheiden können, wann sie die Inhalte durchgehen und dies in ihrer eigenen Zeit tun - anstatt an einen festen Kalender gebunden zu sein.
Aus der Sicht der Personalabteilung konnte Zavvy durch die Automatisierung sich wiederholender Teile des Prozesses jeden Monat Stunden einsparen. Auf diese Weise kann das Team sicher sein, dass jeder eine solide Erfahrung macht - ohne sich um Einladungen, Erinnerungen, Meetings, Compliance oder andere Dinge kümmern zu müssen.
Wichtigste Statistiken:
- 4.7/5 durchschnittliche Bewertung von neuen Mitarbeitenden, die den neuen Einführungsprozess bei Alasco schätzen
- Halbierung der Zeit bis zur Produktivitätssteigerung
- Eine insgesamt verbesserte Erfahrung für Bewerber
- Monatlich eingesparte Stunden für das manuelle Onboarding
- Die Teilnehmer erhalten alle Informationen, die sie benötigen, um sofort loslegen zu können.
Ähnlich wie Zavvy sieht auch Alasco das hybride Onboarding (Remote und vor Ort) als Grundlage für den Erfolg seiner Mitarbeitenden. Mit Blick auf die Zukunft plant das Unternehmen, das volle Potenzial von Slack auszuschöpfen, jeden Monat 20 neue Mitarbeitende einzustellen und den Fokus auf die Vermittlung der Unternehmenswerte remote zu verstärken.
Mit der Einführung des automatischen Datenabgleichs von Zavvy mit Personio können nun auch Einladungen und Zuweisungen vorkonfiguriert werden.
Und unabhängig davon, ob sie im nächsten Jahr 200 oder 2000 Mitarbeiter einstellen werden, können sie sich dieser Herausforderung mit ruhigem Gewissen stellen.
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