Wie DataGuard hybrides Onboarding und interne Kommunikation über Zavvy abwickelt

Die Herausforderung: Wissen, das über verschiedene Tools, Personen und Standorte verstreut ist

DataGuard ist ein Compliance Software-Unternehmen, das sich auf Datenschutz und Informationssicherheit konzentriert. Als europäischer Marktführer im Bereich Compliance Saas ermöglicht das Unternehmen mehr als 3.000 Kund:innen den problemlosen Betrieb von Compliance. 

Allein im letzten Jahr wuchs die Zahl der Mitarbeitenden um 49 % (Linkedin). Und mit dem raschen internationalen Wachstum und einem hybriden Arbeitsmodell kam die Notwendigkeit eines strukturierten Einarbeitungsprozesses.

Natürlich war das Wissen über verschiedene Tools, Personen und Standorte verstreut. Einige Dokumentationen befanden sich in Sharepoint oder Excel-Tabellen, einige Onboarding-Aufgaben in ihrem HRIS Personio.

Kurz gesagt, es gab keine zentrale Struktur für das Onboarding und interne Informationen.

Die Folgen:

• Die Aneignung von Kenntnissen und die Einarbeitung waren etwas, das neue Mitarbeitende selbst erledigen mussten - eine Erfahrung, die sowohl ineffizient als auch frustrierend ist.
• Viele Informationen würden zwischen Teams und Standorten verloren gehen - nicht nur für neue Mitarbeitende, sondern für alle.

"Onboarding sollte nicht unterschätzt werden, da es die Grundlage für die berufliche Beziehung eines jeden Mitarbeitenden zu einem Unternehmen bildet."

Als Matea Ćurić zum Unternehmen kam, arbeitete sie noch an ihrer Bachelorarbeit. Das Thema: Employee Onboarding - genau der richtige Zeitpunkt, um ihre wissenschaftlichen Erkenntnisse in die Praxis umzusetzen und die eigenen Bemühungen wissenschaftlich zu evaluieren. 

Lösung: Strukturiertes Hybrid-Onboarding und kontinuierliche interne Kommunikation

Ein sehr wissenschaftlicher Ansatz

Mateas Forschung hat 3 Schlüsseldimensionen für ein effektives Onboarding ermittelt:

• 📊 Kulturelle Integration
• 👥 Soziale Integration
• 🛠 Berufliche Integration

Sie würde diese Dimensionen dann nutzen, um

• 1) den gesamten Prozess zu strukturieren und
• 2) und ihre Ergebnisse zu bewerten(lesen Sie weiter, um die Erkenntnisse zu erfahren).

"Viele Unternehmen machen den Fehler, dem Aufbau von Beziehungen zu wenig Bedeutung beizumessen. Dies ist jedoch einer der wichtigsten Faktoren für eine positive Erfahrung beim Onboarding (und allgemein am Arbeitsplatz)."

Daher ist der Aspekt der sozialen Integration bei DataGuard besonders stark ausgeprägt und verbindet Menschen über Abteilungen und Standorte hinweg. 
Ein paar Beispiele:

• 👥 Onboarding in Gruppen - Neue Mitarbeitende, die zur gleichen Zeit anfangen, werden automatisch in Gruppen eingeteilt. Dies trägt dazu bei, dass über Teams hinweg und von Anfang an sinnvolle Beziehungen entstehen - insbesondere, indem Menschen in einer ähnlichen Situation und mit ähnlichen Problemen zusammengebracht werden.
• 👋 Begrüßungstreffen mit den Gründer:innen - damit sie einander kennenlernen und von Woche 1 an Nähe schaffen
• 🧑 Onboarding-Buddy-Programm  das neue Mitarbeitende mit ihren Buddies zusammenbringt und beide durch den Prozess begleitet

Eine zentrale Struktur, die die Punkte miteinander verbindet

Die internen Ressourcen auf DataGuard sind über verschiedene Sharepoint-Server und andere Tools verstreut. Zavvy kombiniert all diese Quellen, indem es sie auf einer klaren, zusammenhängenden Zeitachse abbildet und neue Mitarbeitende hindurchführt.

"Die Erstellung des Onboarding-Prozesses fühlte sich sehr natürlich an, da man Inhalte einfach per Drag-and-Drop einbetten kann", erinnert sich Matea.

Der Aufbau ist modular:

• Ein Unternehmens-Onboarding, das für alle gleich ist
• Abteilungs-Onboarding-Journeys von den Teams selbst erstellt
• RollenbezogeneJourneys , die noch tiefergehend sind.

Anhand eines klaren Tagesplans erhalten neue Mitarbeitende einen transparenten Plan, was sie wann zu erwarten haben - zusammen mit den erforderlichen Inhalten und Informationen, die zu jeder Zeit eingebettet sind.

Und diese Struktur ist motivierend:

"Die Möglichkeit, Aufgaben während des Prozesses abhaken zu können, schafft Zufriedenheit und gibt einem selbst einen zusätzlichen Motivationsschub. Wenn man sieht, wie viele Schritte man absolviert hat, gibt das ein Gefühl von Stolz, Zufriedenheit und Erfolg.

Mehr als Onboarding: Interne Kommunikation ansprechender und effektiver gestalten

Ein großes Problem bei der Arbeit in einer schnelllebigen Softwareumgebung:
Das Produkt wird ständig aktualisiert. Aber vor allem Teams wie der Vertrieb und der Kundenerfolg müssen ständig mit diesen Änderungen Schritt halten.

Aus diesem Grund nutzt das Produktmarketing-Team von DataGuard Zavvy, um monatliche Produktaktualisierungen an das gesamte Unternehmen zu versenden. Die Vorteile?

• Verfolgung, wer was getan hat
• Automatische Erinnerungen mit Fälligkeitsdatum senden
• Jederzeit auf das Wissen zugreifen und es auch nach Monaten leicht wiederfinden
• Erhalten Sie die Benachrichtigungen auf MS-Teams - genau dort, wo die Leute sind
• Erhöhung derMotivation zur Erledigung von Aufgaben übereinzelne Tasks und sichtbaren Fortschritt

Ergebnis: Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität um einen Monat und gleichbleibende Ergebnisse an allen Standorten

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"Onboarding war früher etwas, das neue Mitarbeiter:innen selbst organisieren mussten. Jetzt ist es eine klar strukturierte Erfahrung, bei der die Inhalte nach einem Zeitplan nacheinander vermittelt werden, damit die Mitarbeitenden nicht überfordert sind und motiviert bleiben."

Aber die Ergebnisse ihrer Studie haben das Team von Zavvy sogar ein wenig überrascht:

Es gab absolutkeinen Unterschied in der Bewertung der Einarbeitung neuer Mitarbeitender, unabhängig davon, ob sie in der Hauptniederlassung, an einem der kleineren Standorte oder komplett remote arbeiteten. 

"Anstelle von 3-4 Monaten sind neu eingestellte Mitarbeiter:innen jetztinnerhalb von 2 Monaten voll produktiv.Aber was mich am meisten überrascht hat, war die Tatsache, dass eskeinerlei Unterschiede zwischen neuen Mitarbeitenden gibt, die Remote oder in einem unserer Büros arbeiten:Alle fühlten sich gleichermaßen integriert - sozial, kulturell und beruflich."

Die Ergebnisse auf einen Blick:

• 🚀 Schnelleres Onboarding: Neu eingestellte Mitarbeiter:innen arbeiten sich einen ganzen Monat schneller ein. Nach einer Woche haben neue Mitarbeitende bereits ein sehr klares Bild vom Produkt, den Abteilungen und der Arbeitsweise.
• 📍 Alle Quellen an einem Ort: Das gesamte Wissen ist jetzt in einer einzigen, bedeutsamen Journey zusammengefasst und live eingebettet.
• 🏝 Eine gleichbleibend gute Onboarding-Erfahrung an allen Standorten: Es gab keine statistischen Unterschiede zwischen den Standorten oder dem Remote-Status.
• ❤️ Eine Erfahrung, die neue Mitarbeitende wirklich lieben. "Das Feedback ist durchweg positiv und übertrifft die Erwartungen", "Onboarding ist sehr stark; definitiv eine Best Practice".
• 💬 Über das Onboarding hinaus eine Möglichkeit, dem gesamten Unternehmen kontinuierliche interne Aktualisierungen und Mitteilungen zukommen zu lassen .

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