İşin geleceği, nasıl ayak uyduracağını bilen yeni bir İK türüne ihtiyaç duyuyor. İnsan kaynakları departmanları, yetenekleri elde tutmak ve geliştirmek için iki önemli yıkıcı eğilimi benimsemelidir:
Bu trendlerin tam olarak işlemesi için otomasyona ihtiyaç vardır. Bulut, veri bilimi, yapay zeka ve robot teknolojilerini kullanan İK otomasyonu, çalışan deneyiminin faaliyet ve içgörünün merkezi olmasını sağlar.
Bu, becerilerini ve kariyer hedeflerini destekleyen aerodinamik, şeffaf ve verimli araçlarla gelişen ve giderek karmaşıklaşan işgücü için özellikle önemlidir.
İKotomasyonu, self servis ve etkili işbirliği arasında bir denge sağlamak için yazılım, gösterge tabloları, sohbet robotları ve bulut tabanlı platformlar gibi bir dizi dijital araç kullanır.
İşe alım ve işten çıkarma süreçleri uygulamalar aracılığıyla uzaktan yapılabilirse ne olur? Eğitim planları, profillere dayalı olarak ilgi çekici ve aşırı özelleştirilmiş mini yolculuklar olabilirse ne olur?
İK otomasyonundan en çok yararlanan dört ana alan vardır:
Danışmanlık firması McKinsey, "müşteri hizmetlerini" yetenekleri elde tutmanın kalbi olarak görüyor. Bu, çalışanların kalmak istemesini sağlayan profesyonel ve değer odaklı ilişkiler geliştirmektir; bir işi halletmek için durmadan evrak doldurmak ve birden fazla kişiyle konuşmak değil.
Ancak İK otomasyonu insan ilişkilerini programlamakla ilgili değildir. Çalışanların anlamlı ortaklıklar kurmaya odaklanabilmeleri için tekrarlayan, manuel görevleri ortadan kaldırmakla ilgilidir.
Temel olarak 5 büyük faydası vardır:
Preboarding Şirketlerin yeni çalışanlarına kendilerini güvende, hoş karşılanmış ve dahil edilmiş hissettirmek için onlarla proaktif bir şekilde etkileşime geçtiği kritik bir aşamadır. İşverenlerin yüzde 65 'i yeni çalışanların ilk gün işe gelmediğini bildirdiği için bu özellikle önemlidir.
İlk günden önceki hafta, yeni katılımcılar için genellikle gergin bir dönemdir ve bu kişiler hala kararlarını sorguluyor olabilirler. Bir hoş geldin paketi göndermek bile uzun bir yol kat edebilir.
Uzaktan çalışan şirketler genellikle işe alım süreçlerinin geri kalanıyla iyi bir şekilde entegre olan çevrimiçi bir preboarding sistemine büyük yatırım yaparlar. Takım arkadaşlarınızla hiç tanışmadığınızda bir şirket kültürüne entegre olmak daha az kolaydır. Avusturyalı scaleup Storyblok 'un Zavvy'un preboarding yazılımını kullanarak çözmeyi başardığı zorluk budur.
Storyblok önemli bir hedefe odaklanarak personel sayısını 12 ayda yaklaşık yüzde 270 oranında artırdı: yeni çalışanları önceden hazırlayarak ilk gün kaygısını ortadan kaldırmak.
Kontrol listesi şunları içerir:
Sonuç: Ekip ayda yaklaşık 2.500 €'luk tekrarlayan işten tasarruf etti ve preboarding adresinden 2 saat kısalttı.
➡️ Örnek olay incelemesinin tamamını buradan okuyabilirsiniz
Başarılı bir preboarding deneyimi, işe alıştırma sürecine sorunsuz bir şekilde geçiş yapar. Geleneksel olarak işe alıştırma, yeni çalışanları kurumsal misyon, kültür, politikalar ve günlük görevlerle tanıştırma sürecidir.
Ancak bu oryantasyon yöntemi genellikle kişisel değildir, sıkıcıdır ve aşırı bilgi yüklenmesine yol açabilir. Günümüz çalışanları, kendilerini heyecanlı ve düzenli tutan basitleştirilmiş, deneyime dayalı bir işe alıştırma sürecine ihtiyaç duymaktadır.
Deneyime dayalı bir işe alım, yeni çalışanlar için kolaylaştırılmış ancak esnek bir program oluşturur. Çalışanlar süreçten tam olarak ne bekleyebileceklerini bilir ve her aşamada yolculuklarını kolayca takip edebilirler. Münih merkezli startup Alasco , çalışanların dört yerine iki hafta içinde üretken olmalarını sağlayan ilgi çekici, özelleştirilmiş bir deneyim oluşturmak için Zavvy'un çalışan işe alım yazılımını kullandı.
Çalışan işe alımını otomatikleştirdiklerinde tüm endişelerinin nasıl giderildiğini burada bulabilirsiniz:
Sonuç: 12 ay içinde yüzde 67 çalışan büyümesi ve 4,7/5 ortalama çalışan değerlendirmesi.
İyi bir bordro sistemi doğru, güvenilir ve şeffaftır. Ancak hataya açık bir bordro sistemi, fazla veya eksik vergi ödenmesine, geç ödemelere ve davalara yol açabilir.
Eksik ödeme (kasıtlı veya kasıtsız) ciddi bir sorundur ve ABD Çalışma Bakanlığı 2021 yılında çalışanlara borçlu olunan ortalama ücretin (geriye dönük ücretler) 1.200 ABD Dolarının üzerinde olduğunu bildirmiştir. Çalışanların ücretlerini doğru bir şekilde takip etmelerine yardımcı olacak bir sisteme ihtiyaçları vardır.
Otomatik bordro sistemleri şirketlere yıllık 24.500 ABD Doları kadar tasarruf sağlayabilir. Şirketler, kullanıcı dostu merkezi bir sisteme sahip olarak çalışanlarını devamlılıklarını takip etmeye ve izinlerini doğru bir şekilde dosyalamaya teşvik edebilir. Bu, çalışanların şirket destekli bir emeklilik hesabı olan ABD'nin 401(k) planı gibi avantajlardan yararlanmasını da kolaylaştıracaktır. Çalışanlar, şirketlerinin katkılarını maaş kesintisi yoluyla eşleştirme seçeneğine sahiptir.
Butik otel şirketi Martin Resorts, çalışanlarını sosyal haklarından yararlanmaya teşvik etmek için Illinois merkezli bordro firması Paylocity ile ortaklık kurdu. Bordro kontrol panelini, devletin 401(k) sistemiyle sorunsuz bir şekilde entegre olacak şekilde yenilediler ve farklı platformlara giriş yapma zahmetini ortadan kaldırdılar.
Sonuçlar:
Uzaktan çalışmanın birçok faydası vardır, ancak çok azı bununla birlikte gelen izolasyon ve yalnızlığa odaklanır. Sosyal medya yönetim firması Buffer tarafından uzaktan çalışanlar üzerinde yapılan bir araştırmada, katılımcılar karşılaştıkları en büyük zorluklar olarak yalnızlık, işbirliği ve iletişimi belirtmişlerdir.
Çalışanları birbirine bağlı ve bağlı tutmak, uzaktan çalışan şirketler için zorlayıcı olabilir ve yakınlık kurmak için ara sıra düzenlenen bir ekip yemeğinin yerini hiçbir şey tutamaz. Ancak bu, tamamen çevrimiçi işlerin temassız ve kişiliksiz olması gerektiği anlamına gelmez.
2014 gibi erken bir tarihte Kickstarter, çalışanları birlikte öğle yemeği yemeleri için rastgele eşleştiren bir öğle yemeği ruleti bilgisayar programı yarattı. Ek şartlar arasında öğle yemeği eşleştirmelerinin aynı alt uzmanlık alanına ait olmaması ve birden fazla yönetici olmaması yer alıyordu. Kickstarter açık kaynak kodunu kamuoyu ile paylaştı ve kahve/öğle yemeği ruletleri kısa sürede diğer şirketler tarafından da kullanılmaya başlandı.
Zavvy kahve/öğle yemeği ruletlerini herkes için kolay hale getirdi. Bağlantı Programları özelliğinin bir parçası olarak, Slack ve Microsoft Teams'de iş arkadaşları arasında sıradan buluşmalar ve anlamlı sohbetler planlamak için şablonlar oluşturduk. Şablonlara örnek olarak kahve ruletleri, yürüyüş ve konuşma ve buluşma ritüelleri verilebilir.
Otomasyonun anlamlı bağlantıları kolaylaştırabileceği diğer yollar şunlardır:
Bağlantıları ve işbirliğini destekleyen kuruluşların yaklaşık yüzde 67 'si işgücünde verimlilik artışı gördü.
Offboarding, şirkete yönelik riskleri azaltırken çalışanların sistematik ve düzenli bir şekilde ayrılmasını denetler. En azından fikir budur. Ancak gerçekte pek çok şirket, takip edilmesi zor olmasının yanı sıra dağınık ve kafa karıştırıcı işe alım süreçlerine sahiptir.
İşe alım politikalarını sıkı bir şekilde uygulayan otomatik bir sistem olmadığında ortaya çıkan durum budur. Manuel bir işten çıkarma süreci son derece risklidir. Siber güvenlik firması CyberArk'a göre, BT çalışanlarının yüzde 88 'i işten çıkarıldıklarında hassas verileri ve şifreleri çalıyor.
Şirketler, çalışan istifa eder etmez otomatik olarak devreye giren bir offboarding sistemine sahip olarak hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olabilirler. Bazı önemli adımlar şunlardır:
Tıpkı Zavvy yazılımımız aracılığıyla düzenli ve ilgi çekici bir işe alım deneyimini kolaylaştırdığı gibi, İK ekiplerinin de acısız ve kolayca takip edilebilen bir işe alım sistemi oluşturmalarını sağlıyoruz. Sonuçta, mükemmel bir işe alım deneyimi, yüksek vasıflı çalışanların gelecekte geri dönmesini sağlayabilir.
Yazılım şirketi ServiceNow tarafından yürütülen bir vaka çalışması , tam otomatik işe alımın 200.000 ABD Doları (ve yılda 4.400 saat) kadar tasarruf sağladığını göstermiştir.
Çalışan gelişimi öğrenme ve eğitimi, performans değerlendirme ve geri bildirimi ve mentorluğu içerir. Geleneksel olarak, çalışan eğitimi canlı veya sınıf oturumları yoluyla yapılırdı. Ancak pandemi, şirketleri kişiselleştirilmiş, bireysel eğitimi yeniden düşünmeye zorladı.
Eğitim, çalışan memnuniyeti için çok önemlidir. İş süreci dış kaynak firması Sitel Group tarafından yapılan bir ankete göre, katılımcıların yüzde 37 'si mevcut işverenlerinin kendilerine yeni beceriler öğrenme fırsatı sunmaması halinde, muhtemelen işten ayrılacaklarını söyledi. Ayrıca, yaklaşık yüzde 80'i bir şirkete katılmaya karar verdiklerinde resmi bir eğitim programının kendileri için önemli olduğunu söyledi.
Buna bir örnek olarak fitness şirketi Freeletics 'un öğrenme programını otomatikleştirmek için Zavvy ile ortaklık kurması verilebilir. Karşılaştıkları en büyük zorluk, çalışanlarının oturup öğrenmek için nadiren yeterli zamana sahip olmasıdır.
Ayrıca, öğrendiklerini uygulamak için yeterli fırsat olmadığı için bilgi aktarımı etkili olmuyordu. Zavvy bu endişeleri üç program sunarak giderdi:
Sonuçlar, yeni yöneticilerin kendilerine özgü zorlukları mentorları ve meslektaşlarıyla tartışmak için daha fazla zamana sahip olmasıydı. Daha da önemlisi, kurum içi ve esnek bir liderlik programı Freeletics 'u maliyetli geleneksel atölye çalışmalarından kurtardı.
➡️ Tam vaka çalışması: " Freeletics adresinde bir liderlik eğitim programı oluşturmak"
Otomatik bir gelişim programı, uyumlu bir kariyer gelişim programı yürütmek için gereken tüm bileşenleri ele alır.
Bu, aşağıdaki gibi şeyleri içerir
Tüm bu işlerin yöneticilere manuel olarak hatırlatmak veya dağınık elektronik tabloları yönetmek zorunda kalmadan yürütülmesini sağlamak için, geliştirme yazılımı ilgili tekrarlayan görevleri yerine getirir ve paydaşların süreçten daha fazla yararlanmasını sağlar.
Bunun nasıl çalıştığını merak ediyorsanız, buradan insan geliştirme aracımıza göz atın.
Doğru şekilde dosyalanmadığı takdirde geri ödemeler sorunlu hale gelebilir. Müşteriye dönük sektörlerde genellikle çok fazla seyahat ve eğlence masrafı olur. Ayrıca, uzaktan çalışma norm haline gelmeye devam ettikçe, çalışanlar artık sosyal haklarının bir parçası olarak internet ve ev ofis mobilyaları için ek ödeneklere sahip oluyor.
Ancak, birçok şirketin nelerin geri ödenebilir masraflar olarak kabul edilebileceğine dair net yönergeleri veya politikaları yoktur. Sonuç olarak, gider dosyalama prosedürü genellikle kafa karıştırıcı ve sıkıcıdır. Ayrıca, bulut bilişim firması Oracle Netsuite tarafından yapılan bir ankete göre, katılımcıların yüzde 46 'sı gider raporlarını yönetmek için hala manuel elektronik tablolar kullanıyor.
Entegre geri ödeme özelliklerine sahip bir İK sistemi dosyalamayı kolay ve sezgisel hale getirebilir. Giderler açıkça kategorize edilebilir ve doğru onay hattına veya departmana sıralanabilir. Yöneticiler ekiplerinin harcamalarını kolayca takip edebilir ve en çok ne tür işlemlerin gerçekleştiğini analiz edebilir.
Sürekli sahada olan şirketler için otomatik gider dosyalama hayat kurtarıcıdır. Mühendislik demiryolu firması Holland LP, otomatikleştirdikleri yaklaşık 800 aylık saha gider raporuna sahipti. Ayrıca, şirkete özgü harcama türleri için özelleştirilebilecek bir sistem istediler.
Sonuçlar şöyleydi:
Çalışan ve şirket vergilerinin dosyalanması, verilerin toplanmasından formların doldurulmasına ve fiili ödemelere kadar tekrarlayan ve zahmetli bir süreçtir. Making Tax Digital gibi bazı hükümet girişimleri, vergi mükellefleri için süreci basitleştirmeyi amaçlıyor, ancak yine de çok fazla manuel çalışma gerektiriyor.
Ayrıca, en küçük bir hesaplama hatası bile feci sonuçlara yol açabilir.
Örneğin ABD'de vergi kanunları eyaletlere göre farklılık gösterebilir ve geç ödemeler en fazla yüzde 15 cezaya tabi olabilir. Hatalardan kaçınmak ve süreci basitleştirmek için çalışanlarınız Keeper'ın üç aylık vergi hesaplayıcısı gibi araçları kullanabilir.
İstihdam vergisi dosyalamasına uymak, doğru ücret hesaplamasını (fazla mesai dahil), kesilen vergi miktarının doğru olmasını (örneğin Sosyal Güvenlik vergileri) ve ilgili vergi kurumlarına zamanında para yatırılmasını içerir.
Çoğu şirket, kural tabanlı görevleri tamamlamak için kodlanmış bir yazılım olan robotik süreç otomasyonu (RPA) aracılığıyla vergi dosyalama işlemini otomatikleştirir. Kural tabanlı görevler, kopyalama ve yapıştırma, form doldurma ve belirli hesaplamalar yapma gibi temel, tekrarlayan adımlarla tanımlanır.
RPA, vergi dosyalama için mükemmel bir otomasyon aracıdır çünkü son derece doğrudur ve süreci standartlaştırabilir. Deloitte'a göre, vergi otomasyonu maliyetleri yüzde 90'a kadar azaltabilir.
Danışmanlık firması PwC tarafından vergi otomasyonu üzerine yapılan derinlemesine bir çalışma, RPA'nın vergi dosyalamasında aşağıdaki adımları kolaylaştırabileceğini göstermiştir:
Sonuç, manuel işlerin yüzde 25'e kadar azaltılması, doğruluğun artırılması ve finansal bilgilerin etkili bir şekilde düzenlenmesidir.
Bunun vurgulanması gerekmektedir:
Otomasyon, insan etkileşimlerini ortadan kaldırmakla ilgili değildir; çalışanlara birlikte daha iyi çalışmaları ve rollerinde mükemmelleşmeleri için araçlar sağlamakla ilgilidir. Fazla çalışmaya ve ağ kurmak ve bağlantı kurmak için daha az zamana yol açan sıkıcı süreçleri ortadan kaldırmaktır.
Olumlu bir çalışan deneyimini teşvik etmek için sistemleri otomatikleştirmek zamana ve yatırıma değer. İK uzmanlarına göre, olumlu bir çalışan deneyiminin 3 bileşeni vardır:
İK otomasyon yolculuğunuza başlamanın en iyi yolu, düzene sokmanız gereken süreçleri belirlemektir. İşte önerdiğimiz araçlardan bazıları.
Zavvy ile deneyimle ilgili her şeyi otomatik pilotta çalıştırabilirsiniz:
Ayrıca, akıllı iş akışı oluşturucumuz ile aklınıza gelebilecek her türlü programı geliştirebilirsiniz.
Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz?
Endişelenmeyin, rehber ve ilham kaynağı olabilecek şablonlarımız var. Bunun da ötesinde, sistemimiz şirketinizin Slack, Microsoft Teams ve Notion gibi mevcut araçlarına entegre edilebilir. Özel müşteri başarı yöneticilerimiz ve destek ekibimiz de her türlü sorunuz için hazırdır.
.png)
.png)
