14 Bilgi Paylaşım Kültürünü Etkinleştirmek ve Bilgi Silolarını Önlemek için Adımlar ve En İyi Uygulamalar

En büyük varlığınız, çalışanlarınızın kuruma getirdiği uzmanlık, beceri ve deneyimdir. Ancak bu bilginin ulaşılamayacak şekilde silolanmamasını nasıl sağlarsınız? 

Doğru yaklaşımı kullanarak, departman ekiplerinizi bilgi ve yenilikçi fikirleri paylaşmak için bir bilgi paylaşım kültürü oluşturmaya teşvik edeceksiniz.

Size ve liderlik ekibinize bilgi paylaşımına dayalı bir çalışma kültürü ve kuruluşunuzdaki yöneticiler arasında daha derin bir işbirliği oluşturmanıza yardımcı olacak adımları ve stratejileri keşfedin.

📚 Bilgi paylaşım kültürü nedir?

Bilgi paylaşım kültürü, çalışanların fikirlerini ve uzmanlıklarını özgürce paylaş tıkları bir kültürdür.

Tipik bir örnek: Ekibinizin görev yönetimi için yeni bir yazılım programına geçtiğini varsayalım. Ancak, başka bir departman bu geçişi çoktan denedi ve iş yönetimi için bu yeni aracı kullanma deneyimine sahip.

Aracın nasıl kullanılacağı konusunda karanlıkta kalmak yerine, ürünü daha önce deneyimlemiş birinden kullanımı optimize etme ve hatalardan kaçınma konusunda fikir paylaşmasını istersiniz. 

Bu yaklaşım bilgi istifçiliğinin tam tersidir.

Başka bir örnek: Bir çalışanın rakip bir ürünün nasıl çalıştığını araştırmak için bilgi tabanını kullandığını ve şirketinizde benzer bir şeyi yapmanın daha iyi bir yolunu bulduğunu varsayalım. Daha sonra bu bilgiyi diğer ekiplerle veya departmanlarla paylaşabilir.

Bilgi paylaşım kültürünün üç temel bileşeni vardır:

• Bilgi ve verilerin paylaşılmasını sağlayan yöntem ve süreçler. 
• Güven , insanların kendi deneyimleri ve bu deneyimlerden çıkardıkları dersler hakkında açılabilecek kadar rahat hissetmeleri için gereklidir.
• Bilgeliklerini başkalarıyla paylaşacak kadar güçlü (ve istekli) olan ve kurum(lar)ı üzerindeki güçlerini veya kontrollerini kaybetmekten korkmayan liderler.

Bilgi paylaşımının faydaları üzerine yapılan bir araştırma: "Günümüzde, bilgi paylaşımının çoğu işletmenin sağlığı için doğal olarak gerekli olduğu yaygın olarak kabul edilmektedir. Araştırmalar, 'paylaşma istekliliğinin' kârlılık ve üretkenlikle olumlu, işgücü maliyetiyle ise olumsuz yönde ilişkili olduğunu göstermektedir."

Dolayısıyla bilgiyi paylaşmak şirketinize ve çalışanlarınıza fayda sağlar:

• Fikirleri başkalarıyla paylaşmak, kişinin öz değer duygusunu geliştirir ve kişiyi fikirlerini daha fazla paylaşmaya teşvik eder.
• Çalışanlar düşüncelerini ve deneyimlerini paylaşır, bu da hedeflere ulaşmak için daha iyi yollar bulunmasını sağlar.
• Herkes uzmanlığını ve öğrendiklerini paylaştığı için yeni işe alınanlar daha az hata yapacaktır .
• Şirket içi en iyi uygulamalardan ders çıkarmak daha yüksek kalitede iş yapılmasını sağlayacaktır.
• Bilgi paylaşım kültürü, çalışanlar arasında yüksek düzeyde güven oluşmasını sağlayacaktır. 
• Çalışanlar kendilerini şirketinize ve misyonuna daha bağlı ve bağlı hissedeceklerdir.

🏆 Çalışanlar için bilgi tabanının 4 temel faydası

a) Çalışanların cevap arama süresini azaltarak stres ve tükenmişliği azaltmaya yardımcı olur.

b) Zamanın kısaltılmasına yardımcı olur yeni çalışanların işe alınması: Kuruluşunuz bilgi varlıklarının net bir resmine sahip olduğunda, çalışanların ilk günden itibaren erişim ihtiyaçlarını belirlemek daha kolaydır.

Sonuç olarak, yöneticileriniz ve İK ekipleriniz yeni işe alınanların ilk günlerine başlamadan önce ihtiyaç duydukları tüm bilgileri bir araya getirme konusunda daha az stres yaşayacaklardır.

c) Kurumların değişimi yönetmesine yardımcı olur. Çalışanlar yaklaşan değişikliklerden ve bunların kendilerini nasıl etkileyeceğinden haberdar olduklarında, bunları kuruluşlarındaki yaşamın bir parçası olarak kabul etme olasılıkları daha yüksektir. Sonuç? Daha az çalışan direnci ve artan memnuniyet.

d) Ürününüzü veya hizmetinizi geliştirmek için bir fikri olan bir ekip üyesinin, bilgi tabanını kullanarak başka birinin bunu zaten uygulayıp uygulamadığını hızlı bir şekilde öğrenmesine veya daha da iyisi, kendi sürümünü geliştirmeye bir adım önde başlamasına olanak tanır.

Richard Nolan, İnsan Kaynakları Müdürü Epos Şimdibilgi paylaşımı kültüründen övgüyle söz etmekte ve bunu aktif bir şekilde teşvik etmektedir:

"Bilgi paylaşımı kültürü yaratmaya güçlendirme ve işbirliği yoluyla yaklaşıyoruz. Her çalışanın kendilerine yardımcı olacak kaynaklara ve araçlara erişimi olması gerektiğine inanıyoruz. becerilerini geliştirmek, sektör trendleri hakkında bilgi sahibi olmak ve başarıya ulaşmak rolleri dahilinde."

🆚 Bilgi paylaşımı vs. bilgi yönetimi

Çoğu şirkette, ilgili tüm şirket bilgilerinin oluşturulmasından, saklanmasından ve kolaylıkla erişilebilmesinden özel bilgi yöneticileri sorumludur. Bu nedenle, departmanların edindikleri bilgileri derhal kuruluşunuzun ilgili üyelerine aktarması önemlidir.

Bilgi paylaşımının bilgi yönetimini nasıl etkilediği üzerine yapılan araştırmalar, bilgi paylaşımının şirketlerde daha etkin bir bilgi yönetimi ortamı yarattığını ortaya koymuştur.

Bilgi yönetimini dört ana unsura ayırabiliriz:

• bilgi toplama ve arşivleme;
• Bilginin düzenlenmesi ve depolanması;
• zımni bilgi de dahil olmak üzere bilgiye kolay erişim sağlar;
• Bu bilgiyi karar verme yeteneklerini geliştirmek için kullanmak.

Ancak bilgi yönetimi tek başına tüm çalışanların bilgiye erişmesine ve bilgiyi paylaşmasına izin vermez.

Birçok çalışan genellikle bilgi paylaşmanın zaman ayırmaya değmeyeceğini düşünür. Birçoğu, değerli bilgilerin üzerinde durmanın kendilerini işverenlerine daha önemli göstereceğine inanmaktadır. 

İşte bu noktada bilgi paylaşım kültürü, uzun soluklu bilgi yönetimi sistemine değer katar. 

Açıklık getirmek için temel farklılıkları özetleyelim:

• Bilgi yönetimi, karar verme yeteneklerini geliştirmek için bilginin toplanması, düzenlenmesi, depolanması ve geri getirilmesine odaklanan kurumsal bir süreçtir.
• Bilgi paylaşımı, insanların birbirlerinden öğrenmek (ve ilişkiler kurmak) için deneyimlerini paylaştıkları sosyal bir bilgi yaratma sürecidir. İşbirliğine dayalı bir çalışma ortamı yaratır.

💸 Bilgi paylaşım kültürünün kârlılığınızı artırmasının 8 yolu

1. İnovasyon ve üretkenliğin artırılması

İnsanlar birbirlerine bağlı hissettiklerinde, işbirliği yapma olasılıkları artar - bu özellikle kuruluşunuz güçlü bir bilgi paylaşım kültürüne sahip olduğunda geçerlidir. 

Çalışanlar kurumlarının kolektif bilgeliğine erişebildiklerinde, yenilik yapabilir ve yeni fikirler geliştirebilirler.

Surfer SEO'nun Pazarlama Müdürü ve Kurucu Ortağı Tomasz Niezgoda, aktif bilgi paylaşımı oturumları aracılığıyla yenilikler yapıyor. Sürecini şöyle açıklıyor:

"Bilgi paylaşımını daha da teşvik etmek için bir dizi girişim ve uygulama oluşturduk.Örneğin, herkesin mevcut projelerini tartışmak ve soru sormak için bir araya gelebileceği haftalık bir "Bilgi Paylaşımı" oturumu oluşturduk.

Ayrıca çalışanların makaleler yayınlayabileceği ve görüşlerini paylaşabileceği bir iç bültenimiz var. Ayrıca, çalışanların SEO, içerik ve analiz gibi konuları tartışmak üzere bir araya gelebilecekleri bir "Öğle Yemeği ve Öğrenme" programı uyguladık."

2. Çalışanların elde tutulmasının iyileştirilmesi 

Bir şirket, işbirliğine dayalı, ilgi çekici ve destekleyici bir kurum kültürü oluşturarak elde tutma oranlarını artırır. 

Ve Büyük İstifa ve Büyük Değişim çağında, kötü kültür çalışanları her zamankinden daha fazla uzaklaştırıyor. 

MIT Sloan tarafından yapılan bir araştırma şunu ortaya koymuştur: "Örneğin zehirli bir kurum kültürü, bir şirketin sektörüne kıyasla yıpranma oranını tahmin etmede ücretten 10,4 kat daha güçlüdür." 

Dolayısıyla, bir adım önde olmak için olumlu ve işbirliğine dayalı bir şirket kültürünü mümkün kılmalısınız. 

💪 Olağanüstü şirket kültürünün 7 örneğinden öğrenin.

3. Çalışan gelişimine olanak sağlamak

Bilgi paylaşımı, iş akışı içinde öğrenmeyi mümkün kılar. 

Öğrenme fırsatlarıyla çalışanlarının büyüme ve gelişimine yatırım yapan işverenler, ister kurum içi ister uzaktan çalışan ekipler olsun, yüksek performanslı ekipler geliştirir. 

💡 Büyüme fırsatlarına erişim daha fazla çalışan bağlılığı yaratır.

Sonuç olarak, çalışanlar kendilerini daha mutlu, değerli, takdir edilmiş ve kuruma enerji yatırmaya daha istekli hissederler.

4. Tekrarlayan hataların önlenmesi

Başkalarının hatalarından ders çıkarma ve bunları tekrarlamaktan kaçınma becerisi, bir bilgi tabanına erişime sahip olmanın bir avantajıdır. 

İnsanlar ekip arkadaşlarıyla işe yaramayan deneyimlerini ve içgörülerini paylaştıklarında, başkalarının da aynı hataları yapmasını engellemiş olurlar. 

5. Bir öğrenme kültürü oluşturmak

Community üyeler işbirliği ve geri bildirim yoluyla birbirleriyle paylaşımda bulunabilir ve birbirlerine yardımcı olabilirler. Meslektaşların görüşleri, işlerini yaparken diğerlerine son derece yardımcı olabilir.

6. Müşterilerinizin memnuniyetini ve sadakatini artırmak

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

Tüm insanların %73 'ü satın alma kararlarında müşteri deneyiminin önemli bir faktör olduğunu belirtiyor. 

Daha hızlı yanıt süreleri tüm müşteri deneyiminin bir parçasıdır. Dolayısıyla, 10 şirketten 9'undan ihtiyaç duyduğunuz bilgileri almakta zorlanan bir müşteriyseniz, ancak bir şirket sorularınıza yardımcı olduğunu ve hızlı yanıt verdiğini kanıtlarsa, o şirketi seçersiniz. 

Fiyatın daha yüksek olması önemli değildir, çünkü müşterinin hatırlayacağı en önemli unsur müşteri deneyimidir.

Müşteriyle yüz yüze çalışan personelinizin, müşteri adayları ve müşterilerden gelen tüm olası soruları karşılayan güncellenmiş bir bilgi tabanına erişimi olduğunu varsayalım. Bu durumda, müşterilerinize olumlu bir deneyim sunabileceklerdir. Ve bonus olarak, müşteri temsilcileriniz de şirketiniz için çalışırken daha iyi bir deneyim yaşayacaklardır. Kazan-kazan. 

Bir müşteri bekletilir ve bilginin gelip gelmeyeceğini merak ederse, dahili bilgi tabanlarını kullanarak hızlı yanıtlar veren şirketlerle rekabet bile edemezsiniz.

7. Organizasyonel uyumun iyileştirilmesi

Çalışanlar şirketin ürünleri, hizmetleri ve stratejileri hakkında ne kadar fazla bilgi sahibi olursa, karar verme çabalarını şirket hedeflerini destekleyecek şekilde o kadar iyi hizalayabilirler. 

Uyum, birden fazla departmanı veya konumu olan büyük kuruluşlarda kritik öneme sahiptir. Ayrıca, şirket genelindeki değişiklikleri belgeleyerek çalışan direncini en aza indirdiği için değişim yönetimini geliştirmeye yardımcı olur.

➡️ Şirketiniz büyük bir değişimden geçmek üzere mi? Etkili değişim yönetiminin nasıl yürütüleceğine ilişkin kılavuzumuza bir göz atın.

8. Eğitim maliyetlerinin azaltılması 

Birçok şirket, çalışanların bir beceriyi ayrıntılı olarak öğrenmeleri için resmi eğitim programlarına katılmalarını şart koşar. 

Son veriler, çalışan eğitimi için yapılan küresel harcamaların 2019'da 370 milyar dolara ulaştığını ve öğrenci başına ortalama harcamanın yaklaşık 1.300 dolar olduğunu gösteriyor.

Ancak bir şirketin eğitim maliyetleri sadece finansal değildir. Çalışanların bir eğitim kursu sırasında yeni beceriler öğrenmek için harcadıkları zamanı da içerir.

Ayrıca, yeni işe başlayanlar için, öğrenme eğrileri boyunca mücadele ederken ve yeni rolleri, araçları ve sorumlulukları ile yetkin hale gelmek için çalışırken sınırlı üretkenlik maliyeti vardır. 

Bilgi paylaşımı, çalışanların eğitim oturumları için masalarından ayrılmalarını gerektirmek yerine, iş başında ilgili bilgilere erişmelerini sağlar.

🔍 Ekiplerde bilgi paylaşımını etkileyen 7 faktör

Departmanlar arasında bilgi ve veri paylaşma isteği, bir şirketin geleceğine katkıda bulunur.

İnsanlar işyerine kendi kişiliklerini ve çalışma tarzlarını getirirler. Sonuç olarak, şirketler bilgi paylaşımı kültürünün önünde duran davranışla ilgili engellere tepki vermelidir.

Bunlar, bilgi paylaşımı sürecini engelleyen en önemli bariyerlerdir.

1. Güven eksikliği

Güven, bilgi paylaşım kültürünün temelidir. Akranlarınıza, çalışanlarınıza, personelinize ve üstlerinize güvenmek, bir şirkette bir sonraki seviyeye ulaşmak için gereklidir.

➡️ İşyerinizde güven oluşturmanın ve bilgi paylaşımına dayalı bir işyeri için temel oluşturmanın 17 yolunu keşfedin.

2. Kültürel engeller 

Şirket kültürünüz bilgi paylaşımını teşvik edebilir veya caydırabilir. İşte kültürel engellerin bazı örnekleri:

• Hiyerarşik kültür: Güçlü bir hiyerarşik kültüre sahip şirketlerde, alt düzey çalışanlar üstleriyle bilgi paylaşma konusunda isteksiz olabilir ya da tam tersi olabilir. Bu tutum, güven eksikliğinden, yargılanma korkusundan veya bilgi paylaşımında algılanan değerin eksikliğinden kaynaklanabilir.
• Rekabetçi kültür: Bazı kuruluşların rekabetçi kültürü bilgi paylaşımını caydırabilir, çünkü çalışanlar bilgiyi başkalarıyla paylaşmanın kendilerini dezavantajlı duruma düşürebileceğini düşünebilir.
• Reddedilme ve yargılanma korkusu: Geri bildirim vermeyi teşvik etmeyen veya insanların reddedilmekten ve yargılanmaktan korktuğu bir kültürde, çalışanlar fikirlerini veya bilgilerini açıkça paylaşmaktan çekinebilir. Sonuç olarak, insanlar yardım teklif etmek veya istemek için motivasyon eksikliği hissedebilir. İnsanlar aptal görünmekten veya hata yapmaktan korkarlarsa, bilgilerini başkalarıyla paylaşmaya daha az istekli olabilirler.

3. Bilgi istifleme

Bazı liderler bilgeliklerini paylaşmaya isteklidir. Ancak bilgi paylaşmaya isteksiz olanlar da vardır.

Bazı liderler, en üst pozisyonda kalmak ve tüm avantajlardan yararlanmak için bildiklerini gizli tutmak ister. Ancak ne yazık ki bu zihniyet güvensizliğe, istifçiliğe ve silo zihniyetine giden bir yoldur.

Bilgi biriktirme, uzun vadeli bir bilgi paylaşım kültürünü kolaylaştıran bir büyüme zihniyetine elverişli değildir. Tam tersine, bilgi istifçiliği yıkıcı iç rekabete ve güç çekişmelerine yol açacaktır. 

4. Liderlik eksikliği

Bölüm başkanları ve yöneticiler, ekipler arasında bilgi paylaşımı faaliyetlerini sürdürmek için liderlik becerilerine ihtiyaç duyarlar.

Tüm personel, farklı departmanlarda hangi bilgi ihtiyaçlarının olduğunu ve diğerlerinin kurum genelinde bu ihtiyaçları nasıl karşılayabileceğini anlamalıdır.

➡️ Güçlü bir öğrenme kültürünü sürdürmek için iş yerinizde yeniliği teşvik etmek üzere liderlik becerilerini nasıl kullanacağınızı öğrenin.

5. Bilgi ve veri paylaşımı için araç eksikliği

Bilgiyi paylaşmak için teknoloji veya platformlardan destek almayan çalışanlar, bilgiyi verimli bir şekilde paylaşmakta ve bilgiye erişmekte zorlanabilir. 

Çalışanlarınızın bilgilerini belgelemelerini ve paylaşmalarını kolaylaştırmalısınız. Ancak, öğrendiklerini belgelemek için kendi yollarından çıkmak istemedikleri için çalışanları suçlamamalısınız.

6. Ekipler arasındaki (coğrafi) mesafe

Ekibiniz sanal olarak çalıştığında, bazı özel zorluklar ortaya çıkabilir:

• İletişim engelleri: Etkili bir şekilde iletişim kurmak ve işbirliği yapmak daha zor olabilir. Sonuç olarak, ekip üyelerinin fikir ve bilgi paylaşması, güven ve güçlü çalışma ilişkileri kurması daha zor olacaktır.
• Kültürel farklılıklar: Coğrafi uzaklık kültürel farklılıkları daha da kötüleştirebilir ve ekip üyelerinin birbirlerini anlamalarını ve etkili bir şekilde işbirliği yapmalarını zorlaştırabilir

İşte bu zorlukların üstesinden gelmek için bazı çözümler: 

• Ekip üyelerinin bağlantıda kalmasına ve etkili bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olmak için video konferansı ve diğer teknolojileri teşvik edin.
• Ekip üyelerini düzenli sanal toplantılar ve temas noktaları oluşturmaya teşvik edin.
• Ekip üyelerinin kültürel farklılıkların üstesinden gelmesine yardımcı olacak eğitim ve kaynaklar sağlayın.
• Yüz yüze etkileşimleri teşvik etmek için ekip üyelerini farklı ofislere veya konumlara rotasyona tabi tutmayı düşünün.

7. Departman yöneticileri arasında iletişim eksikliği

Departman yöneticileri arasındaki iletişim eksikliği, bilgi siloları oluşturarak şirket içinde bilgi paylaşımını engelleyebilir: 

• Diğer departmanların ne üzerinde çalıştığına dair bir anlayış eksikliği;
• çabaların tekrarlanması; 
• koordinasyon eksikliği; 
• çabaları koordine etmekte ve stratejileri uyumlaştırmakta güçlük çekmektedir;
• güven inşa etmekte ve hassas bilgileri paylaşmakta zorlanırlar;
• Kaynakların verimsiz kullanımı (örneğin, boşa harcanan zaman, çaba veya kaynaklar).

Bu durum size tanıdık geliyorsa, bu zorlukların üstesinden nasıl gelebileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz: 

İpucu #1: Departman yöneticileri arasında düzenli departman toplantıları ve çapraz fonksiyonel ekip toplantıları gibi etkili iletişim kanalları oluşturun.

İpucu #2: Departmanlar arası iletişimi kolaylaştırmak için işbirliği araçlarını ve teknolojisini benimseyin.

İpucu #3: Farklı departmanlar arasında irtibat kurması için özel bir kişi veya ekip görevlendirmeyi düşünün.

🪜 Kurumunuzda bilgi paylaşım kültürü oluşturmanın 9 adımı

Kurumunuzda nasıl bir bilgi paylaşım kültürü oluşturabileceğinize bakalım. 

Süreçler, çalışanların diğer ekip üyeleri ve departmanlarla bilgi paylaşma konusunda isteksiz olduğu bilgi istifçiliği gibi engellerin ortadan kaldırılmasına yardımcı olacaktır.

Amaç: Çalışanları uzmanlıklarını, fikirlerini ve deneyimlerini başkalarıyla açıkça paylaşmaya teşvik eden bir açıklık ve işbirliği kültürü oluşturmak.

1. Bilgi paylaşımına yardımcı olacak ekip uzmanlarını belirleyin  

Uygun şekilde seçilen uzmanlar, çalışanlara bilgiyi nasıl ve neden paylaşacakları konusunda liderlik edebilir. Bu uzman, bir çalışanın işteki ilk gününden itibaren bilgi paylaşımını teşvik etmelidir. 

Yeni işe alınanlar bu uzmanı gölgeleyebilir. 

Bu süreç, yeni işe alınan kişinin kurumunuzun kültürünü, süreçlerini ve prosedürlerini ilk elden öğrenmesini sağlayacaktır. 

İpucu: Şirket içi uzmanlardan bir şeyler öğrenmek çalışanlarınızı gelişmeleri için motive edecektir.

➡️ Çalışan motivasyonunu artıran diğer 12 faktörü ve bunları kullanmanın yollarını keşfedin.

Yeni işe başlayanlar, daha deneyimli çalışanların iş arkadaşlarıyla nasıl etkileşim kurduğunu gözlemleyerek fikirlerini paylaşmanın kabul edilebilir olduğunu göreceklerdir. 

Uzmanın uzun vadeli hedefi, yeni çalışanları kendi görüşlerini sunmaya teşvik ederken diğer insanların görüşlerine ve endişelerine saygı duymaktır.

2. Bilgiyi en tepeden paylaşın

Fikirleri yukarıdan aşağıya paylaşarak, yönetim de dahil olmak üzere herkesin işbirliğini ve bilgi paylaşımını benimsediği bir kültür oluşturmaya yardımcı olursunuz.

Başkalarını bilgi paylaşmaya teşvik etmenin en iyi yollarından biri bunu kendiniz yapmaktır.

Liderlerinin uzmanlıklarını aktif bir şekilde paylaştığını gören çalışanların aynı şeyi yapma olasılığı daha yüksektir. Liderlerinizin sektördeki gelişmeler, en iyi uygulamalar ve vaka çalışmaları hakkında bilgi paylaştığından ve alt kademedeki personele eğitim ve mentorluk sağladığından emin olun.

3. Bulut tabanlı bir bilgi paylaşım platformu uygulamak

Bir bilgi yönetimi aracının faydaları iki yönlüdür: 

• Yüz yüze eğitim talebini azaltın. 
• Çalışanların kendi zamanlarında öğrenmelerine, yani talep üzerine eğitim almalarına olanak tanıyarak zamandan, paradan ve kaynaklardan tasarruf edin. Örneğin, yeni bir aracın nasıl kullanılacağını öğrenebilirler. 

Paylaşılan bulut tabanlı bir bilgi sistemi, wiki'ler, e-postalar ve takvimler gibi dosyaları düzenleyerek organizasyonunuzu geliştirir. 

Bir bilgi tabanına doğrudan erişim, konumdan bağımsız olarak projeler üzerinde ekip üyelerinizle birlikte çalışmanızı kolaylaştırır. Bu nedenle sistem, veri tabanı, seminerler veya web siteleri gibi ilgili tüm dahili bilgi kaynaklarını içermelidir.

Lindsay Karny, Kariyer Koçu ve İK uzmanı Özgeçmiş 2023, bilgi paylaşımını günlük çalışan sorumluluğu haline getiriyor:

"Yaptığımız en önemli şeylerden biri, bilgi paylaşımının şirketteki herkesin sorumluluğu olduğunu açıkça ortaya koymaktı.Herkesin bildiklerini paylaşmaktan ve başkalarının da bildiklerini paylaşmasına yardımcı olmaktan sorumlu olduğunu anlamasını sağladık ve bunu yapmaları için onları sorumlu tuttuk."

Lindsay'in işgücü, bilgi paylaşım kültürünü destekleyen güncel bilgilere erişim için dahili bir wiki kullanıyor:

"Tüm ürünlerimiz hakkında bilgi içeren dahili bir wiki'nin yanı sıra çalışanların süreçlerimizde veya ürünlerimizde iyileştirmeler için soru veya öneri gönderebilecekleri dahili bir sosyal medya platformumuz var."

4. Açık kapı politikası oluşturun

İnsanların fikirlerini paylaşma ve işbirliği yapma konusunda kendilerini rahat hissettikleri ve hata yapmanın dünyanın sonu olmadığı bir ortam yaratın.

Çalışanlar yardım almak için şirketteki herhangi birine yaklaşmakta kendilerini özgür hissetmelidir. Ceza almadan soru sorma veya bilgisizliklerini itiraf etme konusunda kendilerini rahat hissetmelidirler.

Birisi bir toplantıda yardım istediğinde, desteklendiğini ve anlaşıldığını hissetmelidir. Sonuç olarak, bilgilerini paylaşmaya daha istekli olacaklardır.

5. Bilgi paylaşımı faaliyetlerinin bir listesini oluşturun (çalışanların katkılarını teşvik edin)

Çalışanları bir araya gelmeye ve fikir alışverişinde bulunmaya teşvik edin.

Onları bildikleri hakkında konuşmaya ve bunu ekibinizin geri kalanıyla paylaşmaya teşvik etmek için takdir veya parasal ödüller gibi bir teşvikle motivasyonu artırın.

Katılımcılara her dönemin sonunda hediye kartı gibi küçük bir hediye sunun.

6. Yeni bilgileri tartışmak için toplantılar düzenleyin

Bilgi alışverişinde bulunmak için bölüm başkanları ve proje ekipleriyle düzenli olarak bir araya gelmelisiniz.

Bu düzenli toplantılar, soru sormak ve bilgi tabanlarına eklenen yeni bilgileri paylaşmak için ideal bir fırsat sunmaktadır.

Epos Now'ın İnsan Kaynakları Müdürü Richard Nolan, çalışanların fikirlerini paylaştığı ve departmanlar arasında içgörüleri teşvik ettiği bir iletişim sistemini benimseyen bir İK departmanını temsil ediyor:

"Şirket genelinde açık bir iletişim tarzı sürdürerek ekiplerimizin gelişimini destekliyoruz. Bu şu anlama geliyor:

- personelin birbirleriyle açık ve dürüst bir şekilde fikir alışverişinde bulunabileceği departman toplantılarına sık sık ev sahipliği yapmak;
- ekip üyelerini dış kaynaklardan edindikleri ilgili bilgileri başkalarıyla paylaşmaya teşvik etmek;
- bilgilerin Slack veya Google Docs gibi dijital kanallar aracılığıyla serbestçe erişilebilir olmasını sağlamak;
- işle ilgili temel konularda aylık eğitimler düzenlemek;
- bireylerin kurum içindeki farklı departmanlardan en iyi uygulamaları öğrenebilmeleri için gölgeleme fırsatlarını kolaylaştırmak;
- ayrıca daha fazla rehberlik isteyen çalışanlar için erişilebilir mentorluk fırsatları sağlamak."

7. Bir bilgi paylaşım platformunu akıllıca seçin - En iyi özellikleri bilin

Bilgi yönetimi sistemleri kuruluşunuzun üretkenliğini, verimliliğini ve işbirliğini geliştirmenize yardımcı olabilir. Ve çok sayıda SaaS tabanlı çözüm var. Peki birini nasıl seçersiniz?

İşte bir bilgi paylaşım sistemi seçerken aramanız gereken üç özellik.

A. Çalışanlarınızın bilgi yönetimi sisteminize her yerden, yani çapraz platformdan erişebilmesi önemlidir. Nerede olursanız olun bilgiye erişmek günümüzün bilgi çalışanları için çok önemlidir.

B. Platform, etiketler ve anahtar kelime etiketleri kullanarak bilgi paylaşımını kolaylaştırmalı ve önemli noktaları vurgulamayı ve yorum eklemeyi kolaylaştırmalıdır. 

C. Bilgi yönetimi sisteminizi geliştirme konusunda bilinçli kararlar almanıza yardımcı olacak raporlara ve analiz verilerine ihtiyacınız var; örneğin, kullanım istatistikleri, popüler konular, etkileşim süreleri ve iyileştirme alanları.

➡️ Zavvy ' un işbirliğini ve üretkenliği sürdürmeye yardımcı olan birçok ücretsiz kullanımlı yolculuk şablonuna göz atın.

8. Etkili bilgi paylaşım araçları kullanın

Şirketiniz içinde bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için çeşitli araçlar ve teknolojiler mevcuttur.

Örneğin, bilgi ve belge paylaşmak için kurumsal sosyal ağları veya işbirliği platformlarını ya da sanal toplantılar ve eğitim oturumları düzenlemek için video konferans araçlarını kullanabilirsiniz.

Ayrıca, bilgilerin merkezileştirilmesine ve düzenlenmesine yardımcı olabilecek, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını ve kullanmalarını kolaylaştıracak bir bilgi yönetimi sistemine yatırım yapmayı düşünebilirsiniz.

9. Çabalarınızın etkisini ölçmek için bir metrik sistemi kullanın 

Metrik raporlar bilgi tabanı işlevlerinizin ilerlemesini gösterir. Metrikler sayesinde, bilgi paylaşım sisteminizin performansını zaman içinde tahmin edebilir ve iyileştirebilirsiniz.

Kullanım oranı, görüntüleme sayısı, gönderi tıklamaları ve en aktif paylaşım kullanıcıları gibi metrikleri kullanabilirsiniz.

Bilgiyi depolama ve geri getirme süresi çoğu işletmenin bütçesinin önemli bir bölümünü oluşturduğundan, birçok şirket bu süreyi ve maliyet tasarruflarını bilgi yönetimi sistemleri aracılığıyla ölçmektedir.

Sistem, faydalı ve gereksiz görevler için harcanan zamanı, doğru bilgiyi bulmak için harcanan zamanı ve işe alım sırasında yeni işe alınan kişi başına eğitim süresini takip edebilir. 

Toplantılar sırasında bu verileri kullanıma sunun ve ayrıca bilgi tabanının kalitesi, yani paylaşılan bilginin ne kadar faydalı olduğu konusunda dile getirilen hususları toplayın.

🌟 Bilgi paylaşım sürecinizi geliştirmek için 5 en iyi uygulama

Bilgi paylaşımı iş başarısının anahtarıdır. 

Bazı şirketler bilgi paylaşımı konusunda çalışanlarına güvenirken, bazıları da yapılandırılmış bilgi paylaşım süreçlerine sahiptir.

Bu stratejiler bilgi paylaşım sürecinizi geliştirecek ve çalışanlarınızın yeni beceriler öğrenmesini kolaylaştıracak ve üretkenliği artıracaktır.

1. Çalışanlardan görüşlerini isteyin

İşlerini daha iyi yapmak için neye ihtiyaç duyduklarına dair bir nabız anketinden yararlan ın ve ardından bunu bilgi yönetimi sisteminize dahil edin.

➡️ Geri bildirim almak ve katılımı artırmak için sağlam bir çalışan nabız anketinin avantajlarını keşfedin. Nabız anketinizi başlatmak için ücretsiz şablonumuzu kullanın.

2. Çalışanları düzenli olarak (örn. haftalık veya aylık) bilgi paylaşmaları için teşvik edin ve ödüllendirin. 

Toplantılar sırasında çalışanlara ilgili konuları tartışmaları için zaman verin.

Bilgi sisteminizi verimli bir şekilde kullanan çalışanlara hediye teşvikleri sunun.

3. Yeni çalışanları bir mentor ve bir danışman ile eşleştirin. buddy

Destekleyici bir işe alım prosedürünün bir parçası olarak, yeni işe alınanların bilgi paylaşımı sürecinde yardımcı olabilecek deneyimli bir çalışan olan bir mentorun gölgesinde kalmasını sağlayın. 

Akıl hocası şu özelliklere sahip biri olmalıdır:

• Bilgi, fikir ve uzmanlığını paylaşmaya isteklidir ve paylaşabilir.
• Yeni çalışanlarınızı görüşlerini sunmaya teşvik eder.

Mentor, yeni işe alınan kişiye bilgi paylaşımında bulunurken endişelerini giderebilecek sürekli bir kaynak sağlar.

Bir buddy programı: 

• Yeni işe alınanların hoş karşılandıklarını hissetmelerine yardımcı olun. 
• Yeni iş arkadaşlarını daha iyi ve daha hızlı tanımalarını sağlayın.
• Onları faydalı bilgileri aramaya ve paylaşmaya teşvik edin. 

➡️ Ücretsiz şablonumuz ve kontrol listemizle bir işe alım buddy programı kullanarak olumlu ve üretken bir iş gücü oluşturun.

4. Çalışanlar için sosyal etkinlikler planlayın 

Aktif sosyal etkinlikler güven ve ekip uyumu oluşturmaya odaklanabilir. 

Güven ve ekip uyumu, fiziksel veya sanal olarak da olsa, işyerinde bilgi paylaşım kültürünün sağlam temelini oluşturur. 

Uyumlu bağlar ve çalışma stratejileri başarılı bir iş için çok önemlidir.

Ekip üyeleri birbirlerini tamamlayan alanlarda yetenekli olduklarında, fikir ve deneyimlerini paylaşarak hedeflerine ulaşmak için birbirlerinin güçlü yönlerini geliştirebilirler.

5. Bilgi paylaşım ritüelleri oluşturun

Ritüeller oluşturarak yeni çalışanları bilgilerini paylaşmaya teşvik edin. Örneğin, her günün sonunda ekibinizdeki herkesin o gün ne öğrendiğini yazmasını sağlayın.

Öğrendikleri, bir toplantı veya proje sırasında deneyimledikleri veya gözlemledikleri bir şey ya da meslektaşlarıyla beyin fırtınası oturumları sırasında ortaya çıkan yeni bir fikir olabilir. Ya da konuyla ilgili başka herhangi bir şey.

Herkes günle ilgili düşüncelerini ve deneyimlerini yazdıktan sonra, bunları bir ekip toplantısında paylaşın. 

Bu uygulama, çalışanlarla hasret gidermek ve başarı öykülerinin paylaşılmasını teşvik etmek için mükemmel bir fırsattır.

Hafta içinde yerine getirilemeyen zorluklar ve nedenleri gibi hatalar hakkında konuşun. Bunu paylaşarak, diğer çalışanlar zorluklara yaklaşma konusunda fikirlerini sunabilir ve deneyimleriyle içgörü sağlayabilir.

Ritüeller, bilgi birikiminin daha ortaya çıkmadan önlenmesine yardımcı olur.

Zavvy adresinde pazarlama ekibi, çeşitli konuları tartışmak, akademik makaleleri okumak ve şirket içinde ve müşteriler için yararlı olabilecek bilgi ve en iyi uygulamaları paylaşmak için haftalık bir öğrenme oturumu düzenler. Ayrıca, departmanlar arası bilgi paylaşımını teşvik etmek için bazen diğer ekiplerden meslektaşlar da bu toplantılara katılıyor. 

Ekibinizde birden fazla kişi olduğunda, bazılarının bilgi biriktirme riski vardır. Dahili bir Notion wiki kurun veya insanların yüz yüze konuşmadan bilgi paylaşabileceği Slack gibi araçlar kullanın.

Resume 2023'te Kariyer Koçu ve İK uzmanı olan Lindsay Karny, fikirlerin paylaşılması için düzenli toplantıların önemini şöyle açıklıyor:

"Ayrıca, çalışanların işle ilgili herhangi bir konuda soru sorabilecekleri düzenli toplantılar düzenliyoruz ve ardından bu soruların, onları yanıtlayacak uzmanlığa sahip biri tarafından yanıtlanmasını sağlıyoruz."

💪 Toplantılar konusunda, Freeletics'liderlik öğrenme programını nasıl etkinleştirdiğimizi keşfedin. People Manager Roundtable, liderlik zorluklarını tartışmak ve en iyi uygulamaları paylaşmak için bir akran öğrenme etkinliğidir.

➡️ ile ilk günden itibaren bilgi paylaşımını etkinleştirin Zavvy

Çözümlerimiz, şirketlerin yalnızca yeni çalışanları işe almalarına değil, aynı zamanda eğitim amaçlı içerik yolculukları ve ürün güncellemeleri oluşturmalarına da yardımcı oluyor.

Zavvy'un yolculuk oluşturucusu ile şunları yapabilirsiniz:

• Yeni işe alınanlara şirketteki ilk birkaç haftalarında yol gösterecek adım adım kılavuzlar oluşturun.
• Her çalışanın ayrıntılara erişebilmesi için şirket değişikliklerini belgeleyin.
• Çalışanları işlerini yapmaları için gereken araçlar ve yazılımlar konusunda eğitin. Zavvy araçları, yeni çalışanların şirket kültürü, değerleri ve hedefleri hakkında bilgi sahibi olmaları için açık bir yol sağlar.

Müşterimizin ürün pazarlama ekibi, DataGuardürünleri hakkında aylık güncellemeler göndermek için Zavvy adresini kullanmaktadır. Bu şekilde, satış görevlileri ve bu belgeye başvuran diğer kişiler her zaman en son değişikliklere erişebilir.

Platformumuzda canlı bir tura çıkın ve Zavvy 'un bilgi paylaşımı ve yeni işe alımlarda nasıl yardımcı olabileceğini görün. 

Size danışmanlık sağlayacağız ve Zavvy'nin şirketiniz için kullanım alanlarını anlatacağız.

Zavvy demosunu deneyin ve size araçlarımızın şirketinizin bilgi, süreç ve çalışanlarınızı yönetmesine nasıl yardımcı olabileceğini gösterelim.