6 bästa metoder för HR-automatisering för moderna personalavdelningar

Letar du efter sätt att effektivisera dina HR-processer och öka effektiviteten? 

Då har du kommit till rätt ställe.

Personalavdelningar är ofta fast i en svår balansgång mellan välkända men klumpiga äldre system och snygg molnbaserad programvara. 

En sak är säker. HR-automatisering är här för att stanna och göra ditt liv enklare.

Från att automatisera tråkiga uppgifter till att utnyttja tekniken för att öka engagemanget hos medarbetarna - upptäck sex strategier för att hjälpa ditt HR-team att arbeta smartare, inte hårdare. 

• 💻 1. Investera i teknik med låg kod eller ingen kod
• 🚀 2. Utför kortsiktiga projekt väl för att bygga en solid grund för långsiktig digital omvandling.
• 🤖 3. Automatisera de repetitiva, arbetsintensiva uppgifterna, men inte de mänskliga kontakterna.
• 🏠 4. Inrätta system som tillgodoser de långsiktiga och dynamiska behoven av distansarbete och hybridarbete.
• 📱 5. Prioritera tillgängliga verktyg som ökar medarbetarnas engagemang
• 📚 6. Upskick, upskick, upskick, upskick

Lär dig hur du kan revolutionera din HR-verksamhet och ligga steget före.

⚙️ Vad är HR-automatisering?

HR-automatisering förprogrammerar manuella uppgifter och viktiga processer med hjälp av verktyg som programvara, instrumentpaneler, chatbots och molnbaserade gränssnitt. 

Dessa automatiseringslösningar möjliggör självbetjäning för anställda och gör samarbetet så smidigt som möjligt. 

KPMG rapporterar att nästan alla HR-funktioner kan gynnas av automatisering på något sätt. 

Några exempel på processautomatisering är:

• Utvärdering och rekrytering av kandidater;
• introduktion av anställda;
• löneberäkning;
• engagemang hos medarbetarna; 
• administrativa uppgifter;
• arbetstagarnas prestationer;
• kostnadsförfrågningar.

🕵️‍♀️ Varför automatisera HR-processer?

Den största fördelen med att använda automatiseringsprogram är att det kan spara resurser (tid, pengar och arbete). 

Även om det initiala kapitalet för att installera och införliva automatiseringsteknik kan vara ganska högt, kommer den långsiktiga avkastningen på investeringarna att betala sig själv. 

En studie som VentureBeat genomförde visade att avkastningen kan vara så hög som 400 % för vissa branscher.

Andra viktiga fördelar med att införa HR-automatisering är bland annat:

• Eliminera mänskliga fel.
• Ökad tillfredsställelse hos de anställda tack vare ett holistiskt engagemangsprogram.
• Smärtfri kandidatupplevelse, vilket leder till ett gott rykte för företaget (även kallat employer branding 😉).
• Sömlös och förbättrad hantering av medarbetarnas prestationer.
• Genom att automatisera HR-arbetsflöden frigörs teamet för att ägna sig åt viktigare projekt.

🙌 6 bästa metoder för att automatisera HR-processer

💻 1. Investera i teknik med låg kod eller ingen kod

Med Software-as-a-Service (SaaS) och Platform-as-a-Service (PaaS) som blivit de populäraste automatiseringsverktygen är det nu lättare att genomföra projekt även utan teknisk expertis. 

Enligt Gartner kommer de globala utgifterna för programvara att öka med nästan 10 % under de kommande åren och nå nästan 675 miljarder dollar. 

Det är inte konstigt - moderna instrumentpaneler och gränssnitt är mycket användarvänliga. Användarna kan lära sig dem inom en vecka. 

Another benefit of low-code platforms is that it's easier to customize the workflow based on the needs of specific departments or teams. 

Beroende på deras roller och uppgifter kan chefer dra och släppa och skapa nya processer som är specifika för de anställda. 

Automationssystem kan också enkelt integreras med befintliga kommunikations- och projektledningsverktyg som Slack och Notion.

Ett väl genomfört automatiseringsprogram underlättar också innovation och samarbete. 

Eftersom alla har tillgång till samma digitala ekosystem kan teamen ge feedback och uppdateringar i realtid. 

Några exempel på HR-programvara med låg eller ingen kod är:

• Employee enablement: Zavvy.
• Löneadministration: Gusto.
• Administration: Personio.
• Uppföljning av närvaro: TimeClock Plus.

Även om verktyg utan kod eliminerar intensiva utbildningskostnader och minskar behovet av tekniska roller, rekommenderar leverantörer av AI-lösningar fortfarande att företagen bygger upp sina automatiseringsgrupper. 

Alla behöver inte kunna koder eller molnet, men en expert inom företaget kan vara en bra referens. 

De kan till exempel förklara för säljarna vilka specifika affärsmål ditt företag vill uppnå med en mjukvarulösning.

🚀 2. Utför kortsiktiga projekt väl för att bygga en solid grund för långsiktig digital omvandling.

Börja i liten skala men tänk stort. 

För att kunna prioritera automatisering måste ledningsgruppen vara helt och hållet överens om att det är nyckeln till företagets överlevnad. Det är först då som ett företag kan engagera sig fullt ut i sina digitala strategier. 

Även om den agila (eller flexibla) projektledningsstilen har sina kritiker och begränsningar, använder de flesta företag denna metod. 

People Ops-team kan implementera automatiseringsidéer i små projekt eller i nuvarande processer i Agile. 

De kan till exempel först besluta att effektivisera rekryteringsprocessen och testa den under några månader.

På så sätt behöver de inte binda sig helt och hållet till en specifik automatiseringslösning. Istället kan de utforska olika kombinationer av verktyg eller välja en centraliserad programvara som kan programmera flera uppgifter. Företag som inte är rädda för att experimentera och förnya sig är vanligtvis tidiga användare av störande teknik. Och för det mesta lönar sig detta.

Att skapa ett mångsidigt nätverk av teknikpartners kan också hjälpa dig att hålla koll på de olika stegen i din automatiseringsstrategi. 

Tips: Tillgång till olika leverantörer av AI/ML-programvara kan hjälpa People Ops att avgöra vilka system som fungerar bäst som omedelbara lösningar eller framtida förbättringar. 

💪 Att bygga en stabil men flexibel grund kan hjälpa din personalavdelning att gå från att bara vara effektiv till att vara motståndskraftig och kunna förutse och anpassa sig till förändringar.

🤖 3. Automatisera de repetitiva, arbetsintensiva uppgifterna, men inte de mänskliga kontakterna.

Huvudsyftet med HR-automatisering är att eliminera det arbete med hög volym och lågt värde som de anställda utför dagligen. Det handlar bland annat om administrativa och produktionsbaserade uppgifter (t.ex. skattefilmer och lönebearbetning). 

Tanken är inte att göra mänsklig personal överflödig eller isolerad -tvärtom. Målet är i stället att göra det möjligt för dem att uppfylla sin högsta potential inom företaget. 

Arbetstagare som inte behöver ta itu med vardagliga och monotona processer kan bidra till processförbättringar, samarbete och brainstorming. 

HR-grupperna kan lägga all sin kraft och expertis på att förbättra medarbetarupplevelsen och se till att företaget uppfyller medarbetarnas behov. 

I gengäld känner sig de anställda uppskattade och försäkrade om att deras åsikter och feedback är viktiga.

Automatisering av personaladministrationen leder till förbättrade yrkesrelationer. Framför allt projektlednings- och kommunikationsverktyg underlättar teamarbete och interaktion. 

Målet är att undanröja alla hinder som försvårar öppna forum och diskussioner, oavsett om det handlar om tidsbrist på grund av för mycket arbete eller teknisk frustration.

Ett automatiserat arbetsflöde för nyanställda guidar dem till exempel genom företagets syfte och vision. Det ger dem de resurser de behöver för att lyckas i sitt arbete.

Automatisering kan göra företagets onboarding -process och de tre första månaderna organiserade, interaktiva och engagerande. 

Jämför detta med den traditionella onboarding-processen, där nya medarbetare måste ta sig igenom uråldriga interna webbplatser och mängder av pappersarbete. Behöver vi säga mer?

🏠 4. Inrätta system som tillgodoser de långsiktiga och dynamiska behoven av distansarbete och hybridarbete.

Fjärr- och hybridarbetet är här och kommer troligen att vara kvar under de kommande årtiondena. 

I juli 2022 blev Nederländerna ett av de första länderna att godkänna en lag som gör distansarbete lagligt. 

Länderna experimenterar med en fyradagars arbetsvecka (med samma ersättning) och andra hybridvarianter.

Deloittes rapport Reimaging Human Resources utforskar arbetskraftens framtid: 

• Den kommer att bli alltmer fjärrstyrd. 
• Den kanske inte följer de traditionella karriärvägarna. 
• De anställda kommer inte bara att vara oberoende av var de befinner sig, utan de kommer också att arbeta deltid som frilansare, oberoende entreprenörer eller konsulter. 

Som personalansvarig måste du förbereda dig för en sådan mångsidig och oförutsägbar arbetsmiljö.

Deloitte nämnde också att även om molnbaserade plattformar fortsätter att hjälpa till att automatisera HR-funktioner kommer de till slut inte längre att vara tillräckliga. Förutom att använda automatisering av robotprocesser (RPA, eller regelbaserade algoritmer) och AI/ML kommer företagen snart att utforska arbetsytor och system för virtuell, förstärkt och blandad verklighet (VR/AR/MR). 

👀 Accenture är ett av de företag som har inkluderat VR i sin onboarding -process. 

Tanken är att HR måste lära sig att förutse hur framtidens arbete kommer att utvecklas och vilka konsekvenser det får.

För tillfället är det avgörande steget att välja automatiseringslösningar som har både kort- och långsiktiga tillämpningar. 

Tips nr 1: Programvara som är kompatibel med olika plattformar och system och verktyg som lätt kan integreras i befintliga digitala ekosystem är ett måste. 

Cybersäkerhet är också en viktig faktor att ta hänsyn till när man bygger automationssystem. 

Nya studier visar att cyberattacker mot distansarbetare har ökat under de senaste två åren. Dessa brottsliga aktiviteter omfattar nätfiske och identitetsstöld. 

Tips nr 2: Innan du väljer nya HR-verktyg bör du kontrollera om de är tillräckligt krypterade.

📱 5. Prioritera tillgängliga verktyg som ökar medarbetarnas engagemang

Ett område där företag ökar de anställdas engagemang och tillfredsställelse är genom att skapa en företagskultur som är inkluderande och hållbar. Denna aspekt är viktig för de mer progressiva talangerna från Generation Z och Millennials som prioriterar det etiska ryktet hos de företag de arbetar för. 

Som ett resultat av detta skapar personalavdelningar nu portaler för socialt ansvarstagande där anställda kan delta i meningsfulla aktiviteter som community utvecklingsprogram.

Ett annat sätt för företag att öka engagemanget är att ge medarbetarna den insyn och frihet de behöver för att hantera sin karriär. 

Genom att digitalisera hela deras upplevelse - från rekrytering till onboarding och resultatbedömningar - känner medarbetarna att de har kontroll över sin resa inom företaget. 

Äganderätten till nyckelprocesser bekräftar deras värde som människor och inte bara som arbetare.

Cheferna får också mer inflytande när de får rätt verktyg för att vägleda sina team. 

I stället för att fokusera på produktion och kontroll av dagliga uppgifter kan ledarna till exempel fokusera på att utrusta sina anställda med utbildning, mentorskap och övergripande stöd för välbefinnande. 

Detta ökar i sin tur de anställdas tillfredsställelse, lojalitet och sannolikheten för att de blir livslånga ambassadörer för företaget.

📚 6. Upskick, upskick, upskick, upskick

Automatisering är ett komplext projekt som kräver kontinuerlig utbildning. 

AI/ML-tekniken utvecklas snabbt, snabbare än vad de flesta företag tror. 

Därför handlar utbildning av anställda inte om att göra dem effektivare i sina roller, utan om att framtidssäkra deras jobb.

People Ops-grupper bör utforma ett omfattande utbildningsprogram med fokus på "framtidens färdigheter".

Dessa färdigheter omfattar programmering, dataanalys och förståelse för gränssnitt mellan maskin och människa. 

De kognitiva färdigheterna måste stärkas, bland annat: 

• Att kunna lägga upp en strategi för problemlösning. 
• Tillämpning av kritiskt tänkande. 
• Att ta till sig den snabba tekniska utvecklingen.

AI-uppgradering av arbetskraften är inte längre ett alternativ. 

För att de anställda ska kunna hantera nya programvaror och appar måste de få ta del av störande teknik, inklusive de infrastrukturer som stöder dem (t.ex. molnet och edge AI). 

Tips: Dina medarbetare behöver inte vara programmeringsassistenter direkt från början, men de måste vara villiga att lära sig.

💡6Tips för att välja rätt verktyg för din organisation

Alla automationslösningar är inte lika bra. 

Precis som i alla digitala omvandlingsprojekt kommer "rätt verktyg" alltid att bero på dina affärsmål. 

Återigen är detta ett område där den interna experten på automation kan vara till nytta.

Nedan följer några allmänna riktlinjer för hur du väljer rätt automationssystem för ditt företag:

• Lista organisationens produktivitetsmål och de uppgifter som behöver automatiseras för att uppnå dessa mål.
• Diskutera med potentiella leverantörer de möjliga automationslösningarna för dina mål och deras för- och nackdelar (och kostnader!).
• Analysera de befintliga cybersäkerhetsåtgärderna. Datasäkerheten är särskilt viktig eftersom dessa system hanterar känslig personalinformation.
• Utvärdera om du kan integrera ett nytt verktyg i befintliga system eller om det är en kopia av redan befintliga lösningar.
• Testa, justera och testa igen. Glöm inte att aktivt samla in feedback från berörda grupper och intressenter.
• Föreställ dig dessa verktygs framtid och livslängd. Några frågor du bör tänka på är: Är det lätt att lära sig och uppdaterar leverantören det aktivt? Hur kan du maximera avkastningen på investeringen?

➡️ Automatisera dina personalprocesser med Zavvy

Med Zavvys automatiserade arbetsflöden kan du skapa engagerande resor för dina anställda oavsett i vilket skede av deras karriär de befinner sig. 

För nya medarbetare kan Zavvys programvara Employee onboarding hjälpa till att skräddarsy en smidig upplevelse, inklusive preboarding och att tilldela en kompis till onboarding . 

För anställda med lång anställningstid: 

• Vår programvara för personalutveckling kan ge cheferna möjlighet att bli inflytelserika mentorer genom att hjälpa dem att bygga upp en omfattande karriärplan för sina medarbetare.
• Du kommer att kunna köra alla feedbackprocesser med anpassad transparens och mäta prestanda utan fördomar. 

Vår programvara har mallar som kan hjälpa dig att skapa det mest effektiva arbetsflödet för ditt team. 

Vi har dedikerade chefer för medarbetarupplevelser som hjälper dig att utveckla de bästa processerna för människor.

Vi vill gärna hjälpa dig. Boka en kostnadsfri demo för att lära dig mer.