Förändringshantering inom HR: Att driva effektiva förändringar genom medarbetarnas erfarenheter

Förändringar är oundvikliga. Den finns överallt omkring oss, den pågår ständigt och är oundviklig. Och det sätt på vilket organisationer hanterar förändringar är avgörande för deras framgång.

Ändå misslyckas de flesta förändringsinitiativ i organisationer.

Varför? I de flesta fall misslyckas organisationerna med att införa effektiv förändringshantering.

Förändringshantering handlar om mer än verksamhet eller processer - kärnan är medarbetarnas upplevelse.

Förändringshantering fungerar därför bäst när den drivs av ett HR-centrerat tillvägagångssätt. 

I den här artikeln ska vi ta reda på varför HR-förändringshantering gör skillnad för organisationer: vad det är, varför det är värt att göra rätt och hur det ser ut när det är bra gjort.

❓Vad är förändringsledning?

Förändringshantering är ett systematiskt tillvägagångssätt och tillämpning av kunskap, verktyg och resurser för att hantera förändringar - Society for Human Resource Management (SHRM).

Förändringshanteringen är omfattande - förändringar kan vara små eller stora, internt eller externt drivna - och den berör många delar av en organisation och påverkar både tekniska och mänskliga aspekter.

Men när många företag hanterar förändringar blir en sak tydlig: förändringshantering är en pågående process.

Gartner framhåller att den typiska organisationen har genomgått fem större förändringar i hela företaget under de senaste tre åren, och nästan 75 % av dem förväntar sig att detta kommer att öka under de kommande tre åren.

Det välkända talesättet att "den enda konstanta faktorn är förändring" har aldrig varit mer sant för organisationer än i dag.

Principer för förändringshantering

Enligt Mind Tools, ett nav för karriärresurser, finns det fyra centrala principer för förändringshantering:

1. Förstå förändringen - vilkaär förändringens mål, fördelar, effekter och konsekvenser?
2. Planera förändringen - vemkommer att sponsra, genomföra och stödja förändringen, och hur ser framgången ut?
3. Genomföra förändring - förståvilka steg som krävs, enas om framgångskriterier, identifiera nyckelaktörer, ordna utbildning för anställda och ledning, utse förändringsagenter, klargöra ledningens roller och se till att alla inblandade får tillräckligt stöd.
4. Kommunicera förändringen - ta itu medmedvetenhet, uppslutning, kunskap, kontinuerligt lärande och förstärkning av förändringen genom kommunikationskanaler.

Det finns flera modeller för att hjälpa till med hantering av organisatoriska förändringar som bygger på dessa principer.

Modeller för hantering av förändringar

När man hanterar förändringar i en hel organisation räcker det inte med effektiva ledarskaps- och managementkunskaper - ettsystematiskt tillvägagångssätt hjälper till att maximera förändringsprogrammets potentiella effekt. Modeller för förändringshantering ger ramarna för detta.

Det finns olika modeller för förändringshantering som används idag:

• Prosci ADKAR-modellen(en akronym för de fem resultaten av framgångsrik förändring(Awareness, Desire, Knowledge, Ability, and Reinforcement) belyser de affärsstrategier som ledningsgrupper och anställda behöver för att framgångsrikt genomföra förändringar.
• Burke-Litwin Change Model - definierar12 faktorer för att bedöma förändringar, indelade i externa, strategiska, operativa, individuella och mikrokategorier.
• Kotters 8-stegsmodell - somnamnet antyder - beskriver förändringsprocessen i åtta steg: skapa brådska, bygga upp en vägledande koalition, skapa en strategisk vision, rekrytera frivilliga, möjliggöra åtgärder, generera kortsiktiga vinster, upprätthålla acceleration och införa förändring.
• Lewins förändringsmodell innehållertre faser: avfrysning (förberedelse för förändring), förändring och frysning (förankring av nya arbetssätt).
• Leavitts diamantmodell - beaktarförändringsprogrammets inverkan på uppgifter, människor, struktur och teknik.
• Bridges övergångsmodell - fokuserarpå tre övergångsstadier under en förändring: slutet, den neutrala zonen och den nya början.

Med dessa principer och modeller i åtanke förklarar Debra Cohen, en 25-årig HR-veteran och ledande konsult, att HR har flera roller att spela i hanteringen av förändringar.

Vilka är dessa olika roller? Vi kommer att diskutera dem nedan, baserat på feedback från HR MBA-programmen.

❗️ Varför HR är viktigt för förändringsledning

I dagens ständigt föränderliga affärsmiljö finns det många anledningar till att organisationer behöver förändras, bland annat:

• Tillväxtmöjligheter;
• Marknadscykler och ekonomiska nedgångar;
• Teknisk utveckling;
• Förändringar i ledningsstrategin och organisationsstrukturen;
• Ledningsinitiativ som påverkar företagsstrategin;
• Regerings- och regleringsändringar.

Med tanke på de långtgående konsekvenserna av organisationsförändringar är det svårt att undvika negativa resultat. 

Villanova University föreslår till exempel att förändring kan:

• påverka arbetsflöden; 
• försämrar de anställdas arbetsmoral; 
• försämra produkternas eller tjänsternas kvalitet; 
• och kan leda till kundförluster om de inte hanteras på rätt sätt.

Men förändringar är svåra att hantera - endasten tredjedel av förändringsinitiativen lyckas, enligt en nyligen genomförd global undersökning från Gartner. 

Fördelarna med förändringshantering

Förändringshantering hjälper till att hantera utmaningar i samband med organisationsförändringar genom att underlätta förändringsprocessen och främja positiva resultat. Det hjälper till genom att hantera de viktigaste frågorna som kan uppstå i samband med ett förändringsprogram och hjälpa arbetskraften - från nuvarande anställda till ledningen - under hela övergången.

Ändringshantering är dock en krävande process med många dimensioner - från kommunikation till projektledning, företagskultur, personalomsättning med mera. 

Av dessa anser Qualtrics, ett globalt företag som arbetar med lösningar för arbetskraft, att att leda människor genom förändring är en av de mest utmanande aspekterna av förändringshantering och är grundläggande för en organisations framgång. Men HR kan spela en avgörande roll som förändringsagent.

HR som förändringsagent

HR står ofta i förgrunden när det gäller viktiga förändringsinitiativ i organisationer. 

Effektiv förändringshantering är ofta ett av HR:s viktigaste ansvarsområden.

HR:s användbarhet i förändringshantering blir uppenbar när man beaktar den potentiella negativa inverkan på en organisations personalstyrka - de anställdas engagemang, motivation och välbefinnande- som kan bli följden av ett förändringsprogram.

Som SHRM påpekar kan otillräcklig personalhantering under en förändringsprocess bli kostsam för ett företag: anställda som är missnöjda med förändringar är i allmänhet mindre produktiva. Personalavdelningen kan dock hjälpa till genom att ta ett proaktivt grepp och vara en förändringsagent genom att främja följande:

• Medarbetarnas förståelse för förändring;
• Kommunikation av förändringsrelaterad information;
• Förtroende mellan ledningen och de anställda;
• Identifiering och begränsning av risker;
• Ökad tillfredsställelse hos de anställda;
• Förbättrade de anställdas färdigheter genom förändringsrelaterade utbildningstillfällen.

Ur ett affärsperspektiv kan en välskött förändringsprocess leda till bättre avkastning på investeringen i ett förändringsprogram.

Det är därför som till exempel utveckling av effektiva förändringsledare är grundläggande för att förändringshanteringen ska bli framgångsrik.

✅ HR:s roll i förändringsarbetet

Men för att personalavdelningen ska kunna vara effektiv i sin roll måste de anta ett modernt perspektiv . personalverksamhet -enförespråkare för de anställda genom att stödja deras engagemang, motivation, välbefinnande och produktivitet i organisationen- snarare än ett mer traditionellt, uppgiftsinriktat synsätt.

Omdefiniera de anställdas roller och ansvarsområden

De anställdas roller och ansvarsområden måste ibland omdefinieras som en del av ett förändringsprogram. Detta kan bero på förändringar i organisationsstrukturen, en omorienterad vision av företagets utveckling eller införandet av ny teknik och nya förfaranden.

När du omdefinierar roller och ansvarsområden måste du samarbeta med de anställda och överväga konsekvenserna för nyckeltal och ramar för resultatstyrning i samband med de nya positionerna.

Tips nr 1: I många fall kan utbildningsprogrammen också hjälpa de drabbade medarbetarna att smidigt övergå till sina nya roller.

Minska motståndet mot förändring genom kommunikation

Charece Newell, Chief HR Officer och livscoach för företag, förklarar att förändringar är oroliga och orsakar stress och rädsla hos anställda. Nyckeln till att bekämpa detta är att hantera förändringar så att de anställda ser dem som en möjlighet snarare än ett hot. 

Tips nr 2: En strategisk kommunikationsplan som specifikt tar upp förändringen kan bidra till att ändra de anställdas perspektiv på förändringen.

Frekvent kommunikation som både introducerar och ger kontinuerlig feedback om förändringen kan minska den stress och ångest som är förknippad med förändringen. 

Tips #3: Du måste leda detta genom att ta hänsyn till förändringens känslomässiga inverkan på de anställda och förmedla en vision om hur förändringen kommer att gynna de anställda och företaget som helhet.

Tillhandahålla stödsystem och utbildningsprogram för förändring

Mark Murphy, grundare av LeadershipIQ, betonar att förändring inte är lätt och att 62 procent av alla människor inte gillar att lämna sin komfortzon. 

Som HR-ansvarig har du en unik möjlighet att ge stöd genom ett förändringsprogram på grund av:

• Dinförståelse för de anställdas beteendeegenskaper;
• Din kunskap om de eventuella anpassningar av personalens beredskap för förändring som kan krävas;
• Din roll när det gäller att underlätta medarbetarnas återkoppling under förändringsprocessen.

Relevanta utbildningsprogram kan också hjälpa personalen att förstå och hantera förändringar. Dessa kan ta sig olika uttryck, inklusive utbildning på arbetsplatsen, frivillig utbildning, obligatoriska seminarier och avancerad utbildning i förändringshantering för ledningsgrupper. 

➡️ Upptäck 6 strategier för utbildning på arbetsplatsen som du kan införa i din organisation.

HR bör leda utbildningsinsatser och se till att lämplig utbildning finns tillgänglig för berörda anställda.

Uppföljning av förändringsprogrammet

Förändringsprogrammen genomförs ofta i etapper, vilket ger tid för operativa och tekniska anpassningar och för att de anställda ska bli bekväma med och stödja förändringen. Personalavdelningen övervakar vanligtvis eller är direkt involverad i det stegvisa genomförandet av förändringsprogrammen.

Som SHRM påpekar har HR också en viktig roll när det gäller att beräkna förändringsprogrammens avkastning på investeringar efter genomförandet, identifiera relevanta nyckeltal för prestationer samt spåra och kommunicera resultaten till ledningen och andra intressenter.

💡 5 steg till effektiv förändringshantering för HR

Med tanke på HR:s mångfacetterade roll i förändringsarbetet, vilka praktiska åtgärder kan HR vidta för att främja en framgångsrik förändring?

Stacey Browning, Executive Vice President på Paycor, ett stort företag som arbetar med löne- och HR-system, menar att det finns fyra viktiga steg för att säkerställa en effektiv förändringshantering - låtoss titta på dessa.

1. Övervinna motstånd

Det är naturligt att de anställda gör motstånd mot förändringar, men det kan övervinnas genom att:

• Tydlig kommunikation om förändringen - förberedmedarbetarna på förändringen i god tid innan den inleds och med frekvent kommunikation under hela förändringsprocessen.
• Hjälpa de anställda att förstå behovet av förändring - formuleraskälen till förändringen, vilka nyckelroller som är inblandade, eventuella förändringar i ledningsstrukturen och hur de anställda kan påverkas.
• Utse förändringsledare - spridpositiva budskap om förändringen och utvärdera de anställdas feedback.
• Ge stöd - se tillatt relevant utbildning och information finns tillgänglig för anställda och ledning och hjälp de anställda att ta till sig förändringen genom att odla ett tillväxttänkande genom en kultur av lärande.

2. Engagera de anställda

Engagerade medarbetare är mer benägna att acceptera förändringar och arbeta för att framgångsrikt genomföra förändringsprogram. 

Öka de anställdas engagemang genom att:

• Anta ett teamarbete- ta hänsyn till mångfalden av anställda i organisationen och beakta ett brett spektrum av perspektiv.
• Tydlig rollfördelning - undviktvetydighet och formulera ansvarsområden.
• Öka fokus på de medarbetare som påverkas mest av förändringen - stöddem genom att noggrant följa upp deras erfarenheter och erbjud personliga möten.
• Förstå olika motivationsfaktorer - identifierahur de anställda reagerar på förändringen baserat på deras motivation.

3. Genomföra förändringen i etapper.

Genom att genomföra ett förändringsprogram i olika faser kan man främja en smidig övergång och en smidig upplevelse av förändringen. Det finns tre breda faser att anta:

• Förberedelse - definierastrategin för förändringshantering, formulera en projektplan, upprätta en projektgrupp och ange vilka nyckelroller som är involverade.
• Ledning - genomförförändringen på grundval av de förberedelser som gjorts, övervaka framstegen och utnyttja ledningens expertis vid behov.
• Förstärkning - samla inoch analysera feedback om förändringen och vidta korrigerande åtgärder vid behov.

4. Kommunicera förändringen

Maarten Westermann, Senior Director på CEB, en global företagsrådgivningsfirma, menar att två tredjedelar av arbetstagarna inte får tillräckligt med information när deras företag genomgår stora förändringar. Enligt CEB:s forskning beror detta på dålig kommunikation och kan öka risken för felbehandling med upp till 42 procent.

"Företag som kommunicerar med sina anställda före nya initiativ och företag som konsekvent upprepar vikten av etiskt beteende kommer att se den minsta ökningen av felbeteende när de genomför förändringar", säger Westermann.

En effektiv kommunikation ger och tar emot information, dvs. tvåvägskommunikation, och är grundläggande för att ett förändringsprogram ska lyckas. En bra förändringsrelaterad strategisk kommunikationsplan bör:

• Gör undersökningar före och efter genomförandet av förändringar för att få feedback.
• Engagera de anställda som motsätter sig förändringen i enskilda samtal för att höra vad de har att säga till om.
• Kommunicera tydligt, konsekvent och fullständigt om förändringen, särskilt om tidsramar och ansvarsområden.
• Använd formella och informella kommunikationsmetoder, inklusive e-post, intranät, personliga möten osv.
• Be om feedback från de anställda och använd den för att vägleda planeringsprocessen.
• Utforska de värsta scenarierna tillsammans med de anställda och utveckla strategier för att mildra effekterna.

Förutom de fyra stegen ovan lyfter Kelsey Miller, en författare som medverkar i Harvard Business Schools publikation Business Insights, fram ett viktigt femte steg:

5. Granska framstegen och analysera resultaten.

Att lyckas genomföra en förändring innebär inte (ännu) att förändringsprogrammet är framgångsrikt. ‍

Analys och granskning efter förändringen kan hjälpa till att utvärdera förändringen på rätt sätt, säkerställa att den fortsätter att vara framgångsrik och göra det möjligt för framtida förändringsinsatser att lyckas.

❌ Vanliga hinder för förändring

Förändringsprojekt misslyckas nästan dubbelt så ofta på grund av organisatoriskt motstånd snarare än av tekniska eller operativa skäl.

De anställdas motstånd mot förändringar är ett betydande hinder för att förändringsprogrammen ska lyckas. Rosabeth Moss Kanter, professor i affärsstrategi vid Harvard Business School, förklarar att "motståndet mot förändring visar sig på många olika sätt, från fotarbete och tröghet till småsabotage och regelrätt uppror".

Vi har redan sett hur du kan övervinna motstånd mot förändringar genom att använda tydliga kommunikationsstrategier, utse förändringsledare och stödja de anställda. 

Tips nr 1: Det är viktigt att uppmärksamma de anställda som accepterar förändringen genom att belöna dem med konkreta och immateriella fördelar.

Ett annat stort hinder för förändring är att kommunikationen inte fungerar på grund av oklarheter när budskapet flyttas från den högre ledningen till den breda basen av anställda. Som vi har diskuterat kan du mildra detta genom att använda en mängd olika kommunikationsmetoder. Men det är också bra att se till att budskapet kommer från flera källor, inte bara från din personalavdelning. 

Tips nr 2: Involvera ledningen och andra avdelningar - och inte bara organisationens ledning.

Andra vanliga hinder för förändring som kan uppstå och som man bör vara uppmärksam på är följande:

• Otillräcklig tid avsatt för utbildning eller otillräckligt deltagande av de anställda i utbildningen;
• Personalomsättning på grund av förändringen;
• Höga förändringskostnader;
• Orealistiska tidsfrister för genomförande av förändringar;
• ogynnsamma marknadsförhållanden eller ekonomiska förhållanden.

🏢 Förändringshantering på ett bra sätt

Som vi har sett är förändringshantering en komplex och utmanande process. Men den kan bli framgångsrik. Låt oss titta på ett anmärkningsvärt exempel på HR-förändringshantering.

Omvandlingen av British Airways

Mellan 1983 och 1987 förvandlades British Airways (BA) från ett knappt lönsamt flygbolag med dålig kundservice till ett av världens mest välmående och serviceinriktade flygbolag.

BA gjorde detta genom ett kraftfullt förändringsprogram med en personcentrerad och HR-driven strategi.

De kritiska delarna av BA:s program för förändringshantering var:

• Ett förändringsteam utsågs för att driva programmet: erfarna yrkesmän, en HR-chef och konsulter.
• En utvärdering av företagets nuvarande situation, utifrån vilken en vision för förändring formulerades och kritiska framgångsfaktorer definierades.
• Fokus på tre områden: ersättning till ledningen för att anpassa lönen till resultaten, prestationsbedömningar för att anpassa alla anställda till löner och resultat samt utbildning i ledarskap och service för att kommunicera förändringsriktningen och förbättra de anställdas färdigheter.

Genom att följa principerna om effektiv planering och sponsring, anpassad och stödjande personalhantering, relevant utbildning och tydlig kommunikation fortsätter BA:s förändringserfarenhet att fungera som ett av de mest framgångsrika exemplen på initiativ för förändringshantering inom HR i modern tid.

⚙️ 6 Verktyg för att stödja förändring

Principer och ramar i sig, hur viktiga de än är, leder inte till förändring. Istället är målinriktade verktyg viktiga för att framgångsrikt genomföra ett program för förändringshantering.

Arcoro beskriver följande viktiga verktyg för att underlätta effektiv förändringshantering:

• Formulering av förväntningar - bedöm organisationens nuvarande och framtida tillstånd för att fastställa förväntningar och driva en kommunikationsstrategi.
• Undersökningar om förändringsberedskap - förståde anställdas oro och motivation med hjälp av undersökningar under planeringsfasen.
• Prestationsutvärderingar - utnyttjaprestationsutvärderingar för att identifiera de bästa kandidaterna för att bli förändringsledare för de anställda.
• LMS (Learning Management System) - hjälp de anställda att gå igenom förändringar med ett effektivt LMS som innehåller mångsidiga kurser för mikroutbildning som är utformade för att främja positivt beteende.

• Återkopplingsmekanism - lär digom hur förändringen påverkar de anställda.
• System för resultatuppföljning- mät och analysera mätvärden för att mäta förändringsprogrammets framgång.

➡️ Stöd anställda genom förändringar och driv framgång med Zavvy

Förändringshantering har många dimensioner och är inte alltid lätt att göra rätt. Men förändring är oundviklig, så en effektiv hantering av förändringar är avgörande för en organisations framgång.

På Zavvy brinner vi för förändring! När det görs på ett bra sätt ger förändring dynamik, framsteg och ett löfte om en bättre framtid.

Börja med att bygga upp dina förändringsledare med effektiva utbildningar.

Du kan också använda Zavvy för att dokumentera ändringar i hela företaget:

• Du kan skapa en resa som beskriver förändringshanteringsprocessen i detalj, så att alla anställda håller sig uppdaterade om hur deras dagliga verksamhet kommer att påverkas av förändringarna.
• Du kan berika resorna med videohandledning, specifika åtgärder eller återkommande möten.
• Och lika viktigt är att du kan spåra medarbetarnas engagemang under resan: du måste veta om medarbetarna läser de e-postmeddelanden du skickat eller tittar på de utbildningsvideor du skapat.

Och även om vi har diskuterat många aspekter av positiv förändringshantering, förstår vi på Zavvy att den viktigaste är att stödja de anställda med effektiv feedback som erkänner deras oro, får dem att delta i förändringen och främjar deras möjligheter i en organisation efter förändringen.

Framgångsrik hantering av organisationsförändringar är synonymt med medarbetarnas upplevelse. När medarbetarna lyckas med förändringen, gör organisationen det också.

Boka en kostnadsfri 30-minuters demo nu och bli en ledare för förändring i din organisation.