Den ultimata checklistan för utbildning av nyanställda + mall

Om du någonsin har börjat ett nytt jobb känner du säkert till den oroliga känslan som föregår den första dagen. Som nyanställd kan de första dagarna, veckorna och till och med månaderna på jobbet vara en stressig och överväldigande tid av information, introduktioner och utbildning.

För att göra din nya medarbetare lugn kan du skapa en utbildningsplan för nyanställda som beskriver den ideala upplevelsen för den nya medarbetaren på onboarding . Den här resursen hjälper dig att strukturera en sammanhängande utbildningsplan för varje anställd för att ge dem en bra start.

Vår checklista för utbildning för nyanställda börjar så snart den anställde undertecknar erbjudandet och sträcker sig fram till den första årliga prestationsbedömningen. Guiden tar också upp varför utbildning för nyanställda är så viktigt, bästa praxis för utbildning och mycket mer.

❗️ Det är viktigt hur du utbildar nyanställda

Onboarding Att utbilda nya medarbetare är så mycket mer än att se till att de fyller i papper och träffar andra anställda.

När du utbildar en nyanställd på rätt sätt når han/hon snabbt sin produktivitet och minimerar belastningen på resten av teamet. Samtidigt främjar du en bra teamkultur och en känsla av tillfredsställelse hos de anställda - viktiga faktorer för att behålla de bästa medarbetarna. 

Så vad är rätt sätt att utbilda nya medarbetare? Skapa en fantastisk upplevelse på onboarding snarare än att köra igenom en rad uppgifter.

Med hjälp av den erfarenhetsbaserade onboarding kan de anställda börja arbeta direkt och känna sig som en del av kulturen. Onboarding och utbildning ska kännas djupt kopplade till det arbete som de i slutändan ska utföra, samtidigt som de ska känna sig bekväma med nya medarbetare och företagsstrukturer. 

Några förmåner som välkomstpaket eller en lunch på första dagen skadar inte heller. 

🆚 Onboarding vs. utbildning

Vissa företag eller chefer använder onboarding och utbildning omväxlande när de hänvisar till processen för nyanställda. Även om onboarding och utbildning överlappar varandra på viktiga sätt finns det viktiga skillnader som du bör förstå innan du kryssar i rutorna på checklistan för utbildning för nyanställda.

Medarbetaren onboarding fokuserar på att hjälpa nyanställda att känna sig bekväma med företaget, sina kollegor och kontorsmiljön. Fasen onboarding börjar i det ögonblick då en kandidat undertecknar sitt jobberbjudande och fortsätter under de första månaderna av anställningen.

Utbildning av anställda fokuserar på att ge de anställda de färdigheter och kompetenser de behöver för att lyckas i sina nuvarande och framtida roller. Utbildningen börjar under onboarding -fasen, men i bästa fall slutar den aldrig. 

Vår checklista för utbildning av nyanställda kombinerar onboarding och utbildningsuppgifter i en enda resurs så att du kan skapa en sammanhängande upplevelse med smidiga övergångar för dina anställda. 

✅ Checklista för utbildning av nyanställda

Vår checklista för utbildning av nyanställda börjar i det ögonblick då en kandidat accepterar ett jobberbjudande från ditt företag. Därefter är det upp till dig att skapa ett välkomnande första intryck och skapa en solid grund för varje nyanställd.

Efter förberedelser och inskolning går den här checklistan igenom viktiga milstolpar under din anställdes första år - ända fram till den första årliga utvärderingen.

Förberedelse

Förberedelsefasen består av allt du behöver göra innan den nyanställdes första dag. Förberedelserna består huvudsakligen av logistiska saker som behövs för att den nya medarbetaren ska få tillgång till sin arbetsplats.

När du förbereder dig för din nya anställning bör du: 

• Fyll i och skicka ut pappersarbete för nyanställda, t.ex. kontrakt, arbetsvisum eller skattedokument.
• Begär hårdvara, inloggningar, kontorsnycklar eller annan utrustning som din anställde behöver.
• Meddela den nyanställdes team om deras startdatum.
• Boka introduktions- eller utbildningsmöten med relevanta kollegor.
• Planera ett schema för den nyanställdes första dag och vecka.

Med en väl genomtänkt träningsplan blir förberedelsefasen lättare och lättare för varje gång. Förberedelser är också ett utmärkt sätt att utnyttja automatisering i din personal onboarding.

Före ombordstigning

Några dagar innan den nyanställde börjar jobba går de in i förberedelsefasen. I det här skedet vill du lägga grunden för en spännande och stressfri första dag. 

• Kontrollera hur den nya medarbetaren känner sig inför sin första dag // Här hittar du tips för ditt välkomstmeddelande.
• Ge information om hur man rapporterar till sin chef, antingen personligen eller online.
• Bekräfta att alla papper för nyanställda och förfrågningar om utrustning har slutförts.
• Erbjuda bakgrundsinnehåll om din företagskultur, förmåner och arbetsprinciper med mera.
• Skicka ett välkomstpaket med en personlig hälsning och små presenter eller snacks.
• Ge en onboarding buddy och förbered dem för uppgiften.
  

Att erbjuda lite stöd är ett bra sätt att göra ett bra första intryck på din nya medarbetare. De kan dyka upp på första dagen och vara säkra på att de har det de behöver för att få sitt jobb gjort. 

Första dagen

De flesta tror att onboarding och utbildningen av nya anställda börjar på första dagen. Men när en nyanställd sätter sin fot på ditt kontor bör han eller hon redan ha fått en del av sin orientering och vara redo att börja lära känna kontoret. 

Det är fördelen med förankring. 

En nyanställds första arbetsdag bör vara en festlig dag. För att främja detta kan du här se vad du ska göra på din anställdes första dag: 

• Presentera dem för teamet och meddela att de har kommit till företaget via e-post eller ännu bättre: via en snabbmeddelanden, t.ex. Slack
• Avsätt tid för en lunch eller kaffepaus med teamet under den första dagen.
• Ge dem all arbetsutrustning och ge dem tid att sätta upp den.
• Presentera dem för sin mentor eller onboarding buddy för att ställa frågor.

Du behöver inte berätta allt för dina nya medarbetare på deras första dag. Fokusera i stället på att skapa en välkomnande miljö och hjälpa den anställde att känna sig bekväm.

Strategier som att tilldela onboarding buddies gör att människor känner sig mer välkomna och att tiden till produktivitet ökar: Microsoft fann att 56 % av de nyanställda som träffade en onboarding buddy bara en gång under de första 90 dagarna kände att de blev produktiva snabbare.

Svaret nådde en topp på 97 % för nyanställda som träffade en onboarding buddy mer än åtta gånger under de första 90 dagarna - det vill säga mindre än en gång i veckan. 

Första veckan

Det är lätt att överbelasta dina nya medarbetare med information den första dagen. Känn dig inte pressad att rusa igenom varenda företagspolicy senast kl. 17.00 den första dagen bara för att säga att du har gjort det. 

Ta iställeten hel arbetsvecka för att acklimatisera den anställde till företaget, teamet och rollen .

Sträva efter att slutföra dessa uppgifter i slutet av den första veckan: 

• Skapa en 30-60-90-dagarsplan i samarbete med sin chef. 
• tilldela dem sin första uppgift eller sitt första projekt
• Granska juridiskt compliance, företagspolicy och HR-logistik som sjuktid.
• Hänvisa dem till verktygsrelaterat utbildningsmaterial.
• Ordna nätverksmöten eller 1:1-samtal med motparter.
  

Mer än hälften av alla företag avslutar sin onboarding -process efter första veckan, men i denna utbildningsplan för nyanställda finns det fortfarande en lång väg att gå. (Det är bra.)

En nyanställds första vecka bör bestå av en blandning av orientering om kontorsmiljön och utbildning i rollrelaterade färdigheter. Genom att erbjuda tidiga möjligheter att uppleva rollen och få feedback kan dina nyanställda snabbare än tidigare komma igång med sina ansvarsområden.

I takt med att onboarding och utbildningen fortskrider kommer medarbetarens uppgifter att fokusera mer på hans eller hennes roll och mindre på företaget som helhet. Denna långsamma övergång ger de anställda förutsättningar för långsiktig framgång. 

30-60-90 dagar

Under de första 90 dagarna som en anställd arbetar på företaget bör du hålla regelbundna kontroller för att mäta framstegen med den 30-60-90-dagarsplan som skapades under den första veckan. 

En 30-60-90-dagars plan är en miniplan för personalutveckling som fokuserar på att snabbt få din nyanställde att bli produktiv. Du ger företags- och rollspecifik utbildning, tar itu med eventuella kompetensluckor och bestämmer den nyanställdes första projekt. 

Du måste anpassa dessa planer för varje företag, team och anställd. Du kan dock använda dessa punkter som en allmän vägledning för utbildning av nyanställda under de första 90 dagarna. 

• Tilldela rollrelaterade mikrolärningssessioner för att introducera och förstärka färdigheter.
• Fortsätta att erbjuda möjligheter till nätverkande och samarbete
• Skapa en långsiktig plan för professionell utveckling
  

Vissa organisationer väljer att formellt avsluta onboarding -processen efter 90 dagar, medan andra kanske fortsätter onboarding i några veckor eller månader till. Detta beror på rollens och organisationens komplexitet. 

Kolla in Zavvy:s mall för checklista för anställda onboarding , uppdaterad för distans- och hybridarbete, för att börja bygga upp din egen utbildningsplan för nyanställda. Den ger en fullständig översikt över en nyanställd persons första 90 dagar och resurser för att fortsätta utveckla anställda efter det. 

Kontroll efter sex månader

Även om du kan välja att avsluta onboarding efter 90 dagar, slutar utbildningen aldrig. Kolla in de nyanställda efter de första sex månaderna för att se hur de har kommit in på kontoret och i sin position. 

Om ditt företag har en prövotid för nyanställda är det vanligt att den avslutas efter sex månader. Även om du inte har någon formell prövotid är det ändå klokt att göra en halvårskontroll för att hålla utbildningen av nyanställda på rätt spår. 

Här är några saker du kan göra när din nyanställde har sex månader på nacken: 

• Granska deras personliga utvecklingsplan
• Justera planen baserat på nyligen identifierade mål eller kompetensbrister
• Tilldela ytterligare utbildning eller utvecklingsresor, om det behövs.
• Fortsätta att uppmuntra till nätverkande och erbjuda personalresurser.
• Samla in feedback från anställda om introduktionsprocessen
  

Vid denna kontroll bör du vara uppmärksam på om din nyanställde uppnår full produktivitet. Manuella, pappersbaserade onboarding -system kan fördröja full produktivitet för nyanställda med upp till åtta månader, men med denna checklista för utbildning av nyanställda bör tiden till produktivitet vara mycket kortare. 

Att mäta tiden till produktivitet är ett bra sätt att mäta effektiviteten i din utbildningsplan för nyanställda.  

Årlig översyn

När en medarbetare närmar sig sin ettårsdag på företaget betraktar du förmodligen inte längre denne som nyanställd. Den första årliga prestations- eller utvecklingssamtal kan fungera som slutet på nyanställningsutbildningen och början på den löpande medarbetarutvecklingen.

Det är viktigt att utveckla en process som uppfyller ditt företags affärs- och personalbehov. För att förbereda dig för framtida omsättning eller andra förändringar i verksamheten vill du ha en välutvecklad lista över anställda som är redo att fylla eventuella luckor. 

Så här kan du införliva dessa mål i den sista delen av din utbildningsmall för nyanställda: 

• Jämför en anställds färdigheter med kompetensmodellen för deras roll.
• Brainstorma utvecklingslösningar för nya eller pågående kompetensbrister.
• Fortsätta att förstärka tidigare utbildning via mikrolärande
• Fråga den anställde om hans eller hennes erfarenheter hittills och om hans eller hennes mål för framtiden.

Kom ihåg att det för att behålla anställda i allt högre grad är viktigt att erbjuda möjligheter till karriärutveckling och fortlöpande utveckling. Tänk på att 94 % av de anställda säger att de skulle stanna längre på ett företag om de fick fler utbildningsmöjligheter. 

Håll därför en öppen kommunikation med alla dina anställda, oavsett hur länge de är anställda. Då vet du vilka möjligheter de söker och hur de kan stämma överens med organisationens nuvarande eller framtida behov. 

📝 Bästa praxis för utbildning av nyanställda

När du utarbetar din checklista för utbildning av nyanställda vill du ha några bästa metoder i åtanke. Dessa begrepp kan hjälpa dig att skapa en solid grund för din onboarding och din utbildning som kommer att tjäna din organisation väl när den växer. 

Utnyttja automatiseringsverktyg

Först och främst: Allt som rör utbildning och onboarding av nya medarbetare är enklare när du använder automatisering. 

Automatisering kan spara massor av tid för dig och dina nyanställda, från att fylla i pappersarbete till att följa upp hur utbildningen fortskrider, samtidigt som du skapar en utmärkt upplevelse på onboarding .

Här är några av de sätt på vilka du kan använda automatisering i din utbildning för nyanställda: 

ZavvyLösningen onboarding innehåller dessa automatiseringsverktyg och andra funktioner som stöder checklistan för utbildning av nyanställda. 

Utveckla en enhetlig ram för utbildning.

Automatisering gör det lättare att standardisera utbildningen för nyanställda i hela företaget. People Ops-teamet kan skapa ett brett utbildningsramverk för organisationen, där varje fasens viktigaste mål, resultat och verktyg beskrivs. 

Även om en viss grad av anpassning är nödvändig (mer om det senare), är ett standardramverk enormt fördelaktigt för ditt företag i det långa loppet. 

I huvudsak tänker du dig den nya medarbetarens upplevelse från början till slut. Detta är grunden för din företagskultur och dina nyanställdas framgång. 

Spåra framsteg i utbildningen av nya anställda

När du har investerat så mycket tid i att utveckla en utbildningsprocess för nyanställda vill du försäkra dig om att den fungerar. För att se vilka resultat du får kan du spåra framstegen i din plattform för anställda onboarding . 

Den här typen av uppföljning hjälper dig att se framstegen på individ-, avdelnings- eller företagsnivå. Du kan se vilka anställda som kan behöva lite extra uppmuntran för att delta fullt ut i utbildning och utveckling. Eller så kan du mäta engagemanget, produktiviteten och andra mått på utbildningens framgång. 

📈 Hur Alasco halverade tiden till produktivitet med Zavvy

Låt oss ta en titt på utbildningsplanen för nyanställda i praktiken. Alasco Ett programvaruföretag inom fastighetsbranschen var tvunget att automatisera sin onboarding -process när antalet anställda ökade med 67 % på ett enda år.

Tidigare gick nyanställda igenom en detaljerad manuell onboarding -process som tog ungefär fyra veckor. Intensiva introduktionsmöten gav en grundlig översikt över företaget, och uppföljande e-postmeddelanden och checklistor tog hand om många logistiska frågor. 

I takt med att Alasco växte blev det dock tydligt att många onboarding -uppdrag inte kunde utföras. Så de vände sig till Zavvy:s plattform för att automatisera processen och skapa en sammanhängande onboarding upplevelse för alla anställda. 

Genom att flytta utbildningsprocessen för nyanställda till Zavvy kunde man skapa en enda struktur för varje roll och samtidigt möjliggöra team- och rollspecifik introduktion och utbildning.

Det bästa av allt? 

Alasco halverar tiden för nyanställda att bli produktiva, med i genomsnitt två veckor innan nyanställda är bekväma i sin roll. 

➡️ Läs hela fallstudien här

❓ Vanliga frågor

Kan jag automatisera checklistan för utbildning av nyanställda? 

En grundlig checklista för utbildning av nyanställda kan vara mycket arbete - om du gör det manuellt. Men du kan påskynda processen genom att automatisera den med hjälp av en plattform som Zavvy.

Genom att automatisera checklistan för onboarding kan du snabba upp hela processen. Din nyanställda blir snabbare produktiv och du minskar den manuella bördan av onboarding för chefer och ditt People Ops-team.

Hur ser en idealisk onboarding -process ut? 

En idealisk onboarding -process känns mer som en välkomnande upplevelse än som en lång process av pappersarbete och introduktioner. Med personliga, automatiserade lösningar för anställda onboarding kan du skapa ett onboarding -ramverk som är konsekvent i hela företaget samtidigt som du ger den unika information och det stöd som varje person behöver. 

Vad ska jag ta med i en checklista för utbildning för nyanställda? 

En checklista för utbildning för nyanställda bör ge en fullständig översikt över en anställds resa från det ögonblick då de accepterar erbjudandet till de första 90+ dagarna på företaget.

Tänk på logistiska aspekter som pappersarbete och IT-inställningar och den större upplevelsen, som att träffa nya kollegor och lära känna kontorskulturen. 

Hur skiljer sig onboarding från utbildning för nyanställda? 

Onboarding hjälper medarbetarna att vänja sig vid den nya arbetsmiljön under de första månaderna i sin nya roll. Utbildning lär ut eller förstärker rollrelaterade färdigheter under hela den anställdes tid i organisationen.