Onboarding kontra utbildning: Vad är skillnaden och hur passar de ihop?

‍

Att välkomna en ny medlem till teamet är en avgörande tidpunkt för alla arbetsplatser. Du vill göra det perfekta första intrycket på rekryten. Det är som att göra en pitch, men istället för att pitcha för investerare gör du det för att locka medarbetare som vill komma till din organisation.

Det råkar också vara en mycket känslig period eftersom ett felsteg kan störa introduktionen. Tyvärr är det inte många företag som förstår kraften i en optimerad onboardingprocess. Resultatet är att 33% av de nyanställda börjar leta efter ett nytt jobb 6 månader efter att de anställts, och 23% av dem klarar inte ett helt år.

Följ med oss när vi ger dig en omfattande genomgång av onboarding- och utbildningsprocesser, vad som händer i varje steg och hur de kompletterar varandra.

✈️ Vad är onboarding för medarbetare?

Onboarding av medarbetare är processen för att välkomna nya medarbetare till sin tjänst i er organisation. Den består av flera faser, bland annat

• Induktion
• Orientering 
• Utbildning

Onboarding börjar vanligtvis efter att nyanställda har skrivit på sina papper. Det ger dem möjlighet att träffa sina kollegor och bättre förstå företagets värderingar och kultur. Dessutom bidrar onboarding till att skapa ett positivt första intryck hos den nyanställde. Det är som en initieringsprocess eller p\assage som förbereder dem innan de börjar arbeta i er organisation.

Huvudsyftet med onboarding

Företag genomför onboarding av medarbetare eftersom det förbättrar engagemanget. Medarbetare som genomgår omfattande onboardingprogram är mer benägna att vara produktiva än de som inte gör det.

Det gör det också möjligt för nya medarbetare att lära sig och anpassa sig till arbetsplatsens värderingar, kultur och strategiska vision. Dessutom får de en möjlighet att interagera med sina kollegor och utveckla goda arbetsrelationer.

5 faser av onboarding

1. Före ombordstigning

Det första steget i introduktionsprocessen inleds omedelbart efter att rekryterna har accepterat jobberbjudandet och undertecknat kontraktet. I det här skedet gör många företag misstaget att lämna människor helt ensamma i flera månader. Vi rekommenderar att du åtminstone skickar en introduktionsvideo eller ett e-postmeddelande för att överbrygga klyftan - t.ex. en beskrivning av vad deras första dag kommer att innebära. 

Denna period ger utrymme för förberedelser - kanske ska de flytta till en ny plats. Preboarding är den bästa tiden att underteckna alla nödvändiga papper - en process som kan vara frustrerande om den inte görs i tid. Vi rekommenderar HR att skapa en checklista för alla dokument för att förhindra eventuella fel.

2. Orientering

Detta är en laginsats - alla kommer för att träffa och bekanta sig med den nya medarbetaren. Att träffa nya människor, särskilt i en stor organisation, kan vara överväldigande. Därför är det bäst att hålla processen kort och enkel.

Orienteringen är det bästa tillfället att göra det:

• Presentera rekryten för avdelningen och de närmaste kollegorna
• Utbilda dem i företagets värderingar och kultur
• Presentera dem för företagets bekvämligheter, t.ex. toaletter, parkeringsplatser, fikarum
• Granska policyer, t.ex. hälsa, försäkringar och säkerhet, och
• Skicka vidare handboken för anställda
  

3. Rollrelaterad utbildning

Det tredje steget i onboardingprocessen handlar om att utbilda rekryten i sin nya roll. HR-avdelningen eller avdelningen för lärande och utveckling genomför vanligtvis denna process, beroende på företagets organisationsstruktur.

Det ger den nya medarbetaren de färdigheter och det självförtroende som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter. Det finns flera sätt att genomföra utbildning, bland annat

• Jobbskuggning - där rekryten observerar en anställd när denne arbetar. Tänk på det som en lärlingsutbildning
• Webbseminarier och videobaserade föreläsningar
• Ljudinspelningar

4. Övergång

Den nya medarbetaren har vant sig vid rutinerna och övergår till en mer permanent roll. Denna period varar mellan tre och sex månader. Täta avstämningar är avgörande eftersom de gör det möjligt för handledaren att mäta hur effektiv introduktionsprocessen är.

5. Pågående utveckling

Här har rekryten acklimatiserat sig helt och kan nu börja göra långsiktiga planer som t.ex:

• Fastställa både yrkesmässiga och personliga mål
• Diagram över karriärutveckling
• Planer för lärande och utveckling.

Spoiler: Den här kommer ganska nära vår definition av "träning".

Vem ansvarar för onboarding?

Små företag föredrar att låta HR-avdelningen ta hand om onboardingprocessen. Rollerna tenderar dock att variera mellan olika företag. Det beror främst på organisationens struktur, anställda och arbetskultur.

Andra företag förlitar sig på att rekryteringschefen leder onboardingprocessen. Vanligtvis tar avdelningen för lärande och utveckling över den rollen. Dessutom föredrar vissa företag att anställa en professionell onboarding manager för att ta rekryteringen genom introduktionsprocessen.

🚴 Vad är personalutbildning?

Medarbetarutbildning är den process där en medarbetare får lära sig hur företaget fungerar - och framför allt hur rollen ser ut. Det är en del av den övergripande onboarding-processen - även om den kommer i ett mycket senare skede.

Medarbetarutbildningen börjar några veckor efter att den nya medarbetaren har acklimatiserat sig till den nya miljön och fått grepp om saker och ting. Det tar vanligtvis några veckor upp till sex månader.

Naturligtvis kan rekryten ha lite svårt att vänja sig vid de nya systemen; det är därför företag använder onboarding-utbildning. Det effektiviserar inte bara processen, utan påskyndar också rekryterarens acklimatisering.

Huvudsyftet med personalutbildning

Ett utbildningsprogram är avgörande för produktiviteten. En rekryt som genomgår utbildning är mer sannolik att vara produktiv än en som inte gör det. Det beror på att utbildningen gör det möjligt för dem att komma igång direkt.

Varför ska ni prioritera introduktionsutbildning för nyanställda? För det första ger utbildningen dem de färdigheter och kunskaper som krävs för deras roll, vilket säkerställer en ökad produktivitet och ett ökat engagemang hos medarbetarna. Den nyanställde kan sedan utnyttja sina färdigheter fullt ut för att maximera sin potential.

Ett annat skäl till att företag utbildar sina anställda är att minimera missnöjet med jobbet. Att börja på ett nytt jobb kan vara nervöst, särskilt när man inte riktigt förstår vad som krävs av en.

Därför minimerar utbildningen ångest och frustration genom att lära rekryterna allt de behöver för att fungera till 100%. Andra skäl är t.ex:

• Förbättra förmågan att behålla medarbetare. Anställda som inte får någon utbildning löper större risk att sluta inom det första året.
• Det hjälper till med acklimatiseringen.

Vem ansvarar för onboarding och utbildning?

Vilken roll utbildningsprogram för anställda har beror till stor del på organisationens storlek. I mindre företag är det vanligtvis HR-avdelningen som ansvarar för programmen - och de samordnas med personalavdelningen. 

Med allt större företag och fler underavdelningar inom People Ops ligger onboarding oftast inom lärande och utveckling. Ibland känner sig dock rekryterare särskilt ansvariga för detta eftersom det är en viktig del av kandidatupplevelsen. 

Och ibland ser man ops, dedikerade onboarding- eller employee experience-team som har det starkaste fokuset på denna avgörande period av dem alla.

🆚 Onboarding vs. utbildning

Onboarding avser introduktionen av en ny medarbetare till ett företag. Processen innehåller vanligtvis fem steg och börjar omedelbart efter att rekryteringen har undertecknat sitt kontrakt.

I idealfallet pågår onboardingen i några månader efter det att medarbetaren har börjat arbeta med full kapacitet.

Onboarding är avgörande för en sömlös integration av en ny medlem i en organisation. Den ger dem de kunskaper och färdigheter som krävs för att de ska passa in i sin nya roll. Det är också viktigt för produktiviteten och för att behålla medarbetarna.

Utbildning å andra sidan handlar om att ge nyanställda utbildning. Det är en kontinuerlig process som pågår långt efter att de har börjat på sitt nya jobb. Utbildning håller medarbetarna uppdaterade om nya trender och färdigheter för deras specifika roll.

Tänk så här: onboarding är en process som inleds en gång, med en tydlig start och ett tydligt slut (vanligtvis någon gång i slutet av provanställningen).

Utbildning är den kontinuerliga processen att utveckla sina färdigheter.

Det finns en skärningspunkt mellan de två: Att finslipa rollrelaterade färdigheter inom onboarding kan också ses som utbildning.

📈 9 Bästa praxis för att kombinera onboarding och utbildning

📊 1. Gör utbildningen kontinuerlig

Gör utbildningen till en kontinuerlig process genom att införa en inlärningskultur i din organisation. Avdelningen för lärande och utveckling kan utveckla möjligheter för anställda som

• Verkstäder
• Korta kurser, och
• Konferenser.

⏱ 2. Etablera utbildningsritualer tidigt under onboarding

Den bästa tiden att påbörja utbildningen är direkt efter introduktionen. Det är nämligen mer sannolikt att medarbetarna behåller sina vanor om de etablerar dem från början.

❓ 3. Gör regelbundna avstämningar och samla in feedback

Feedback är avgörande för både introduktion och utbildning. Du vill att den nya medarbetaren ska acklimatisera sig utan några utmaningar. Sätt upp ett schema där den nyanställde rapporterar till arbetsledaren antingen varje vecka eller varannan vecka. 

Med Zavvys Slack -integration kan du automatisera feedbackprocessen genom att skicka påminnelser och pulsenkäter på autopilot.

Täta avstämningar ger dig möjlighet att ta itu med eventuella problem för en smidigare upplevelse. 

✅ 4. Skapa en checklista för onboarding

Tänk på en checklista för onboarding som en att-göra-lista. Skapa ett Google Doc med kryssrutor för alla steg och processer som krävs för hela verksamheten. Se sedan till att du delar den med rekryteraren och handledaren för maximal transparens. 

På så sätt ser du till att du inte glömmer något och skapar en strukturerad och konsekvent upplevelse. 

👩👩👨 5. Få hela teamet att engagera sig

Introduktion och onboarding är vanligtvis en teamangelägenhet. Du vill att de nyanställda ska känna sig bekväma med sina kollegor och med organisationen. (Virtuella) företagsevenemang är ett bra sätt att socialisera rekryteringen med resten av personalen. 

Om du är sugen på fler innovativa idéer har vi samlat 17 spännande sätt att göra onboarding roligt. Ta en titt för att bygga en fantastisk teamkultur från dag 1.

Alternativt kan du skapa onboarding-traditioner för att välkomna nya medarbetare. Genom att till exempel integrera vår automatiserade Meetup Ritual överbryggar ni klyftan mellan rekryteringen och resten av teamet genom att ordna fikaträffar eller företagssponsrade luncher. 

🔀 6. Diversifiera dina träningstekniker

Det finns otaliga olika metoder som du kan använda för utbildning. Onlinebaserat lärande är ett bra exempel. Det är bekvämt, lättillgängligt och passar alla - även medarbetare som arbetar på distans.

Vi har samlat några ganska innovativa metoder för medarbetarutveckling för att ge lite inspiration.

📝 7. Ge struktur under de inledande faserna

Tanken är att ge den nya medarbetaren så mycket struktur som möjligt under den inledande fasen. På så sätt skapas ett prejudikat för vad som förväntas av dem. Det hjälper dem också att snabbare anpassa sig till den nya miljön. 

Ju mer engagerade dina medarbetare är under introduktionsprocessen, desto mer produktiva kommer de att vara. Att ge dem en känsla av struktur bygger upp deras självförtroende och hjälper till att dämpa eventuell "nybörjarskräck".

Sätt att leverera en strukturerad onboarding-process:

• Förstå deras utmaningar
• Förbättra deras inlärning
• Inkludera grupparbeten
• Ge dem vägledning
• Automatisera vid behov

⚙️ 8. Automatisera processen

Det kan krävas en hel del manuellt arbete för att driva en fullfjädrad, rik och välkomnande onboarding och utbildningsinitiativ. Här är några tips för att automatisera delar av onboarding-processen från den minut en medarbetare börjar på ditt företag. Så att din nyanställda kan fokusera på att bygga upp kontakter med sina kollegor i stället för att tyngas ned av onödigt pappersarbete. Med en onboarding-mjukvara som Zavvys kan du till och med automatisera allt - från inbjudningar till användare till kompisprogram.

📜 9. Börja med pappersarbete

Ju snabbare du skickar in allt nödvändigt pappersarbete, desto snabbare kan din nyanställning börja. Det här steget är kritiskt eftersom misstag är oundvikliga. 

Det kan vara allt från felaktiga PIN-koder till felstavade namn. Vi rekommenderar att du påbörjar denna process omedelbart efter att rekryten har undertecknat sitt formella kontrakt.

➡️ Zavvy: Din genväg till fantastiska upplevelser av onboarding och utbildning

Onboarding är en övergripande process för att integrera nyanställda i organisationen, men utbildning är en viktig del av den. Medarbetarutbildningen anpassas efter varje medarbetares roll och ger dem de färdigheter de behöverför att prestera på topp.

Du kan till exempel erbjuda exklusiva kodningskurser till en junior mjukvaruutvecklare. Eller så kan du anmäla din produktchef till en boot camp-kurs för att få grundläggande teknisk kunskap. 

Målet är inte bara att utbilda dina medarbetare och sedan låta dem vara. Istället måste du ge dem en anledning att tro på ditt företag, erbjudandet och viktigast av allt - motivera dem. Detta görs under onboarding-processen genom att leverera strukturerad information, stödja medarbetarnas utveckling och förbättra deras upplevelser. 

Vår allt-i-ett-plattform för talangutveckling är ditt första steg mot att göra det möjligt för dina medarbetare att lyckas i sina roller och involvera dem i dina organisatoriska processer.

Kontakta våra experter för en kostnadsfri demo eller konsultation!

📖 Bonus: Relaterade termer som du bör känna till

Nedan har vi samlat några nyckeltermer som är relaterade till båda, så att du alltid kan vara med i konversationen.

Induktion

Introduktion är den process där en ny medarbetare bekantar sig med sin roll och organisationen.

Uppskolning

Detta är processen att ge en anställd ytterligare färdigheter för att förbättra deras prestanda.

Omläggning

Det kallas också re-onboarding och avser processen att introducera, orientera och utbilda en medarbetare efter en längre tids frånvaro.

Efter pandemin har reboarding också blivit en fråga för företag som återgår till att arbeta på kontoret.

Varför då?

• För nyanställda som började på företaget under dessa tider och som aldrig hade fått en personlig introduktion
• Att utbilda alla anställda om (den ofta nya) hybridarbetspolicyn

Offboarding

Det är den process som innebär att de yrkesmässiga banden mellan ett företag och dess anställda bryts när de lämnar organisationen. 

Förberedelser

Innan en anställd börjar sitt arbete - direkt efter att ha undertecknat sitt anställningsavtal.