Conceber um sistema de desempenho para a sua pequena empresa em 5 passos simples

O aumento da inflação, o caos na cadeia de fornecimento, a escassez de mão-de-obra e o aumento das facturas de energia - o que é que todas estas coisas têm em comum?

Todas elas mantêm os proprietários de pequenas empresas acordados à noite, com um estudo de 2022 da Goldman Sachs a revelar que 91% das PME se debatem com o impacto do clima económico nas respectivas indústrias. 

Assim, com tantas perturbações externas, é compreensível que os líderes das pequenas empresas ignorem frequentemente os tópicos internos de RH, como a gestão do desempenho. 

Quando o número de funcionários é inferior a 25, pode haver um sentimento de "não deveriam todos saber o que devem fazer e se são bons nisso?" 

Mas a existência de um sistema de desempenho é uma forma infalível de garantir que todos estão a trabalhar para objectivos comuns e a identificar áreas de melhoria. 

Este guia aprofunda os benefícios da criação de sistemas de gestão do desempenho para as PME, incluindo dicas sobre como criar o seu a partir do zero. 

Incluímos ainda as opiniões de especialistas de proprietários de pequenas empresas que compreendem os desafios da gestão do desempenho sem uma equipa de RH dedicada.

O que é um sistema de gestão do desempenho?

Um sistema de gestão do desempenho é uma abordagem estruturada para desenvolver e gerir o desempenho dos colaboradores numa organização. Uma vez implementado, mede o grau de cumprimento dos objectivos por parte dos trabalhadores e revela eventuais áreas de melhoria.

Um sistema eficaz de gestão do desempenho inclui uma combinação de: 

• feedback estratégico; 
• práticas racionalizadas; 
• fluxos de trabalho automatizados;
• Ferramentas de RH para apoiar tudo o que precede.

➡️ Consulte todos os pormenores no nosso guia completo sobre a criação de um sistema de gestão do desempenho.

🏢 Quais são os desafios da gestão do desempenho nas pequenas empresas? 

Quando pensamos em gestão do desempenho, podemos imaginar grandes instituições empresariais que seguem procedimentos rigorosos e burocráticos para avaliar os funcionários no ciclo de avaliação de desempenho anterior. 

Mas se a sua pequena empresa emprega apenas alguns funcionários, pode ser difícil seguir algo tão rígido. 

Isso deve-se ao facto de as PME terem frequentemente: 

• Não existe uma equipa de RH dedicada.
• Sem recursos.
• Não existem processos de RH documentados.

Não existe uma equipa de RH dedicada

Nas empresas em fase de arranque ou nas PME, a responsabilidade dos RH recai muitas vezes sobre um fundador ou um líder empresarial que não tem qualquer experiência anterior em gestão de pessoas, mas que tem de assumir vários papéis ao mesmo tempo. 

O facto de ser inovador ou altamente competente na angariação de capital não confere necessariamente a alguém as competências necessárias para gerir o desempenho dos trabalhadores. 

E à medida que a sua organização cresce e as responsabilidades de RH são distribuídas por várias pessoas que não são da área de RH, pode haver grandes variações na forma como cada um lida com a gestão de pessoas. 

Sem recursos 

Normalmente, as pequenas empresas não dispõem de tempo e dinheiro para se dedicarem a qualquer área dos RH, incluindo a gestão do desempenho. 

Sylvain Roy, Director Executivo e fundador da solução tecnológica para RH Folksdiz-nos:

"A organização de avaliações de desempenho é um processo moroso e é particularmente difícil estabelecer avaliações de desempenho regulares nas PME, onde muitas vezes não temos os recursos e o tempo necessários para optimizar as nossas práticas de gestão do desempenho."

Se uma empresa não possui competências internas, o passo natural é a externalização. 

Por exemplo, no caso da gestão do desempenho dos RH, a formação externa orientaria os representantes dos RH sobre a forma de efectuar avaliações de desempenho eficazes. 

Mas esta estratégia assenta novamente em duas coisas que já sabemos que são escassas nas PME: 

• Tempo: quantos dias úteis são necessários para a formação? 
• Dinheiro: qual é o custo da formação?

Ausência de processos documentados de RH 

As pequenas empresas são orgânicas por natureza, seguindo os seus instintos ou, atrevemo-nos a dizê-lo, até mesmo voando pelo assento das calças para se manterem à tona. 

Em "Gestão dos Recursos HumanosBrian S Klaas et al. descrevem como o conhecimento dos RH das PME tende a ser tácito, informal e não documentado.

Em comparação, as empresas de maior dimensão seguem processos mecanicistas para racionalizar a tomada de decisões em matéria de RH.

O argumento é que as pequenas empresas estão a perder uma abordagem mais estruturada que tem "o potencial de melhorar a qualidade da tomada de decisões de RH e também a forma como as decisões de RH são percebidas".

🔍 5 razões pelas quais as pequenas empresas precisam de um sistema de gestão do desempenho 

Num estudo da Capterra no Reino Unido, 45% das PME revelam não utilizar software de RH, incluindo ferramentas de gestão do desempenho organizacional, para apoiar os seus processos. 

Porquê? 

O orçamento é certamente um factor a ter em conta, mas existe também uma crença errada de que a tecnologia seria um exagero para pequenas forças de trabalho.

Se se enquadra neste campo, veja estas cinco razões convincentes pelas quais qualquer dimensão de empresa pode beneficiar significativamente da utilização de um sistema estruturado de gestão do desempenho, incluindo tecnologia de apoio. É isso mesmo - mesmo que tenha apenas uma mão-cheia de empregados. 

Proporcionar uma visão estratégica a longo prazo 

Uma abordagem não estruturada dos RH pode ser bastante limitativa para as PME, obrigando as equipas internas a adoptar uma postura reactiva - apagar fogos e distrair-se com o próximo assunto urgente. 

No "International Journal of Production ResearchFredrickson e Mitchell salientam que a prossecução de prioridades a curto prazo conduz a uma visão a curto prazo, impedindo-as de se tornarem uma organização virada para o futuro. 

Em contrapartida, os sistemas de gestão do desempenho criam o potencial para serem mais eficientes, estruturados e objectivos, com benefícios de grande alcance.

Alinhar os trabalhadores com os objectivos da empresa 

Uma má notícia para os empresários: 54% dos líderes acreditam que 0-40% dos seus empregados não sabem de cor os valores fundamentais da sua empresa. 

Os empregados sem uma mentalidade de "estrela do norte" não serão capazes de alinhar os seus objectivos pessoais com os objectivos centrais da empresa. 

Os sistemas de gestão do desempenho podem fornecer esse enquadramento, garantindo que todos estão na mesma página.

Permitir a comunicação entre colaboradores 

As avaliações de desempenho permitem que os trabalhadores participem num diálogo aberto e bidireccional, em que dão feedback valioso ao seu gestor e explicam os obstáculos com que se deparam. 

Matthew Ramirez, fundador e director executivo da Rephraselydescreve por que razão isto é fundamental para as PME:

"Muitos funcionários de pequenas empresas têm relutância em expressar a sua insatisfação por receio de serem vistos como desleais ou de que os seus gestores considerem as suas queixas como um sinal de que não estão totalmente empenhados na organização.

Um sistema de gestão do desempenho pode ajudar a resolver estas questões, dando aos funcionários um espaço seguro para expressarem as suas preocupações e permitindo que os gestores tomem medidas para resolver a sua insatisfação." 

Promover o envolvimento dos empregados 

Os controlos regulares estimulam o crescimento dos trabalhadores e proporcionam uma oportunidade para associar as recompensas e a remuneração ao desempenho. 

A definição de objectivos de desempenho claros motiva os empregados a darem o seu melhor no trabalho e aumenta as taxas de retenção. 

WorkdayO Employee Expectations Report 2022 (Relatório sobre as Expectativas dos Colaboradores ) estabelece uma ligação clara entre as conversas sobre crescimento e as decisões de retenção. 

O relatório esclarece que: "com muitas pessoas a deixar as suas organizações para encontrar novas oportunidades, parece que aqueles que decidiram ficar mostraram um interesse renovado em discutir os seus próprios planos de crescimento".  

Lucjan Suski, CEO e co-fundador da Surfer SEOdescreve a sua abordagem baseada em objectivos às avaliações de desempenho para promover o empenho e a produtividade dos funcionários.

"Como co-fundador de uma startup de sucesso, compreendo a importância da gestão do desempenho para as avaliações dos colaboradores. A nossa baseia-se na estrutura OKR. Isto garante que cada funcionário tem objectivos claros e mensuráveis e resultados-chave para a sua função.

Espera-se que os funcionários actualizem os seus progressos em relação a estes objectivos pelo menos uma vez por mês. As reuniões individuais têm lugar de duas em duas semanas, o que nos permite dar feedback sobre o progresso e ajudar a definir objectivos exequíveis para o futuro.

Esta abordagem tem sido extremamente benéfica para a nossa equipa - não só nos ajudou a garantir elevados níveis de produtividade em toda a linha, como também deu aos funcionários uma maior clareza sobre o que se espera deles, permitindo-lhes assumir a responsabilidade pelos seus próprios planos de desenvolvimento e gerir melhor a sua própria progressão na carreira dentro da empresa."

Promover a clareza em torno de questões de desempenho 

Se os seus empregados não compreendem o que espera deles, como pode esperar que atinjam o objectivo? 

Talvez precisem de compreender o que têm de alcançar para obterem uma promoção ou um aumento de salário.

Ou que agora vê o atraso persistente como um problema de desempenho, porque está a afectar a moral da equipa. 

Os sistemas de gestão do desempenho fornecem aos gestores normas claras e coerentes em matéria de desempenho, facilitando a identificação de áreas a melhorar e a compreensão dos objectivos por parte dos colaboradores.

Michael Nemeroff, Director Executivo e co-fundador da Rush Order Tees, uma empresa familiar de vestuário, diz-nos que a gestão do desempenho tem sido "igualmente útil para os empregados com um desempenho insuficiente, com um desempenho ao nível esperado ou com um desempenho elevado.

Este sistema permite-nos acompanhar o desempenho dos funcionários durante períodos mais longos com dados que o sustentam. Isto ajudou-nos a prestar um melhor apoio aos funcionários com base nas suas avaliações de desempenho". 

➡️ Veja mais dicas sobre como melhorar a gestão do desempenho.

🪜 5 passos para criar um sistema de desempenho dos trabalhadores para a sua pequena empresa

Pronto para lançar o seu sistema de gestão do desempenho? 

Aqui estão cinco passos para criar uma equipa de alto desempenho para a sua pequena empresa. 

Clarificar os papéis e as competências 

Antes de começar a avaliar os seus empregados, vale a pena clarificar as suas funções e responsabilidades. 

Utilize um software de progressão na carreira para definir requisitos muito claros para cada função da sua equipa.

Ligar as competências específicas da função a cada uma das garantias: 

• Clareza: não há lugar a interpretações erróneas sobre os deveres das tarefas ou a responsabilidade. 
• Progressão: dê aos seus empregados uma razão para ficarem, oferecendo transparência. A sua equipa saberá como progredir na carreira, desde o nível júnior ao nível médio e ao nível sénior. 
• Envolvimento: veja a motivação disparar à medida que orienta a sua equipa para os seus objectivos profissionais.
• Significado: associar os cartões de função aos planos de crescimento e às avaliações de desempenho. 

Ainda não tem um quadro de carreira? Não se preocupe. Zavvy oferece modelos de competências para se inspirar.

Decidir quem fornecerá informações objectivas 

Agora estamos a entrar nos pormenores da criação de uma avaliação de desempenho. Terá de decidir quem lidera a avaliação. 

Será uma avaliação de desempenho anual enfadonha, em que o gestor fala e o colaborador directo ouve? 

Ou está à procura de algo mais moderno e accionável, que envolva um feedback rico de múltiplas perspectivas? 

No seu livro, "Regras de TrabalhoLaszlo Bock, ex-vice-presidente sénior de operações de pessoal da Google, dá a sua opinião:

"Mesmo que seja uma pequena empresa, terá melhores resultados e empregados mais felizes se as avaliações forem baseadas numa discussão de grupo e não nos caprichos de um único gestor."

Em Zavvy, recomendamos também a realização de uma avaliação de desempenho a 360 graus que inclua feedback significativo de várias fontes, incluindo as seguintes (conforme adequado): 

• gestores;
• pares;
• subordinados directos; 
• auto-avaliação;
• parceiros comerciais; 
• clientes. 

Com o software de feedback 360 da Zavvy, pode recolher informações significativas e objectivas dos avaliadores nomeados. Além disso, os seus gestores e administradores controlam totalmente os tipos de perguntas, as linhas de tempo e as definições de visibilidade. 

Por exemplo, pode preferir recolher feedback de forma anónima. No entanto, dependendo da dimensão da sua equipa, poderá fazer mais sentido recolher feedback aberto e discuti-lo de forma transparente.

Formar revisores e avaliados

Se a gestão do desempenho for totalmente nova para os seus colaboradores e líderes, todos devem estar em sintonia para apoiar a sua nova abordagem. Zavvy simplifica este alinhamento oferecendo jornadas de formação. 

O nosso programa de formação de gestores utiliza uma série de accionadores automáticos, dicas e sugestões, entregues "just in time" para ajudar os gestores no período que antecede, durante e após as avaliações de desempenho.

Do mesmo modo, o nosso sistema de gestão da aprendizagem permite que as pequenas empresas lancem programas de formação cativantes e os executem em piloto automático. 

A funcionalidade de automatização garante a entrega do seu formato de curso inovador às pessoas certas no momento certo .

Identificar lacunas de competências 

Prepare a sua organização para o futuro e poupe dinheiro em recrutamento externo, actualizando regularmente as competências da sua força de trabalho. 

Dica #1: Comece por identificar as lacunas de competências na sua equipa.

Dica #2: Um relatório do LinkedIn destaca as competências mais procuradas que irão reforçar o seu capital humano, incluindo as competências de comunicação e de resolução de problemas. 

No entanto, as competências estão em constante mudança e é necessário adaptar as suas competências internas para as acompanhar. 

É aqui que o software de matriz de competências da Zavvy lhe dá uma vantagem competitiva. 

Fornece uma panorâmica visual completa das suas matrizes de competências para funções, departamentos ou para toda a empresa, para melhor compreender os pontos fortes e as oportunidades.

Implementar planos de crescimento contínuo 

As avaliações de desempenho eficazes não se limitam a reflectir; olham para o futuro. ZavvyO software de avaliação de desempenho da Microsoft ajuda-o a criar planos de crescimento individuais e de grupo que se baseiam nos pontos fortes dos seus colaboradores, ao mesmo tempo que se mantêm alinhados com a estratégia da sua organização. 

Não só poderá acompanhar as tendências de desempenho e as histórias de sucesso, como também permitirá que todos atinjam o seu potencial máximo. Colocará os seus empregados no comando do seu desenvolvimento e dar-lhes-á as chaves. 

➡️ Associe-se a Zavvy para criar um sistema de desempenho para a sua pequena empresa

Se está pronto para criar um sistema moderno e interactivo para a sua pequena empresa, contacte a nossa equipa em Zavvy para saber mais sobre o software de avaliação do desempenho que oferecemos. Podemos ajudá-lo a começar a criar um sistema inovador: 

• 📈 Avaliações de desempenho
• Percursos profissionais 
• 🧰 Matrizes de aptidões
• Viagens de formação 
• Gestão de objectivos

Inscreva-se para uma demonstração gratuita em Zavvy hoje mesmo para explorar o nosso conjunto abrangente de ferramentas e criar um sistema de desempenho envolvente do qual se possa orgulhar!

❓ FAQs

Ainda tem dúvidas sobre como criar um sistema de gestão do desempenho para a sua pequena empresa? Ou mesmo se o deve fazer? Nós ajudamo-lo. 

Um sistema de gestão do desempenho funciona para uma pequena empresa?

Sim, sem dúvida. Um sistema de gestão do desempenho bem concebido pode ajudar empresas de todas as dimensões a maximizar o desempenho da sua equipa. Dependendo da dimensão da sua empresa, terá de ajustar o âmbito do seu sistema de gestão do desempenho; por exemplo, as empresas mais pequenas podem preferir reuniões regulares e reuniões individuais a avaliações mais formais.

Quais são alguns dos métodos de avaliação do desempenho para as PME e as empresas em fase de arranque?

As avaliações de desempenho existem em muitas formas e tamanhos, pelo que é importante encontrar a abordagem correcta para a sua empresa. Alguns métodos populares para as pequenas e médias empresas incluem: 

• Feedback de 360 graus: envolve o feedback de várias fontes, como gestores, pares e subordinados directos. 
• Auto-avaliação dos trabalhadores: permitir que os avaliados avaliem o seu próprio desempenho e partilhem as suas ideias com o seu gestor. 
• Listas de controlo do desempenho: utilizam uma lista predefinida de critérios e perguntas para medir o desempenho.

Como é que os líderes das pequenas empresas podem assegurar a adopção do seu processo de gestão do desempenho? 

Preocupado com o facto de os empregados da sua pequena empresa estarem demasiado ocupados para se empenharem totalmente no seu sistema de gestão do desempenho? 

Tomek Mlodzi, Director Executivo da PhotoAiDrevela a importância de comunicar as suas expectativas à sua força de trabalho.

"Um dos aspectos mais importantes que considero importantes quando se implementa um sistema deste género é garantir que este é claro e fácil de compreender. Quando os funcionários compreendem o processo e o que se espera deles, é mais provável que o aceitem e que trabalhem activamente para melhorar o seu desempenho." 

Por último, lembre-se de que a gestão do desempenho nunca é um processo do tipo "definir e esquecer". 

Estabeleça metas para o seu processo e faça revisões regulares para garantir que está a atingir os seus objectivos.