Política de trabalho híbrido: Como criá-la (modelo e exemplos)

Muitas empresas estão a encontrar formas flexíveis de trabalho para atrair e reter talentos. 

Estes acordos podem consistir em práticas de trabalho-vida que permitam aos empregados trabalhar num local fora do escritório e a tempo parcial, partilha de trabalho, etc. As políticas de trabalho flexíveis podem efectivamente atrair talentos, diferenciar competitivamente uma empresa das outras e aumentar o envolvimento no local de trabalho. Mas com isso vem o desafio de aplicar regras híbridas e criar políticas híbridas para que os empregados e a direcção trabalhem de forma eficiente e sem problemas. 

Neste artigo, vamos abordar a forma de criar uma política de trabalho híbrido e remoto, juntamente com um modelo gratuito que pode personalizar de acordo com as regras, processos e benefícios da sua empresa. 

O que é uma política de trabalho híbrido, remoto ou flexível?

A cultura de trabalho de uma empresa híbrida, remota ou flexível define o grau de liberdade que os seus colaboradores têm quando se trata de

• Local de trabalho
• Horário de trabalho
• ...e tudo o mais relacionado com o trabalho híbrido.

Política de trabalho à distância: A política define as expectativas da administração em relação aos trabalhadores remotos. Inclui as horas de trabalho previstas, as condições legais de trabalho, os requisitos de cibersegurança, etc. Além disso, contém os direitos legais dos trabalhadores e os benefícios da empresa, etc.

Política de trabalho híbrida: É basicamente a mesma coisa, mas também inclui todas as informações relacionadas com a utilização do escritório - pense em reservas de secretária, um número mínimo de dias que as pessoas devem estar no escritório, etc.

Política de trabalho flexível: O mesmo que acima. A flexibilidade refere-se 1) ao nível de liberdade que os trabalhadores têm para definir o seu horário de trabalho - e 2) à liberdade de escolher um local.

Na prática, todos estes termos podem ser utilizados indistintamente.

A ideia de uma política de trabalho a partir de qualquer lugar é um sonho para muitos e uma realidade para outros. Mas, desde a pandemia, é uma prática inevitável que está a deixar uma marca clara nas condições de trabalho futuras.

Porque é que a sua empresa precisa de uma política de trabalho híbrido (ou remoto)

O modelo de trabalho em qualquer lugar/trabalho em casa surgiu como uma forma de capacitar os funcionários e como uma chave para ajudar a gerir melhor as exigentes cargas de trabalho. Num inquérito recente realizado pela Accenture a 9.326 colaboradores, 83% dos inquiridos escolheram o modelo híbrido.

Um relatório da Forbes mostra que 63% das empresas com elevado desempenho já permitiram que os modelos trabalhassem em qualquer lugar e a qualquer hora.

Em contrapartida, a maioria das empresas sem crescimento (69%) pede às pessoas que venham trabalhar fisicamente.

Não há como evitar algum tipo de acordo flexível para que as organizações competitivas obtenham os melhores candidatos e mantenham os seus empregados.

Há, no entanto, alguns aspectos a ter em conta quando se introduzem modelos de trabalho flexíveis, de modo a garantir que todos estão em sint onia e que os riscos de segurança são minimizados.

O que incluir na sua política (modelo a utilizar)

Eis algumas secções que o seu modelo deve incluir:

Resumo e objectivo da política

Esta secção resume a intenção, a função e o funcionamento da política. 

Exemplo: A política de trabalho flexível da [Nome da Empresa] define as expectativas de trabalho, segurança e compliance dos colaboradores remotos. O objectivo desta política de trabalho à distância é salvaguardar os interesses dos colaboradores e da organização, definindo as condições e expectativas de trabalho.

Âmbito de aplicação

Responder: Quem é elegível para esta apólice?

Exemplo: Esta política aplica-se a qualquer funcionário cujas funções o permitam. No entanto, os cargos que requerem contacto físico directo com os clientes (como a área de vendas) não são elegíveis para trabalhar a partir de casa. Além disso, algumas circunstâncias atenuantes podem abrir excepções, quando possível.

Horário de trabalho

Esta secção define os horários de trabalho ou o tempo do empregado para todas as comunicações oficiais.

Exemplo: O funcionário deve estar disponível de segunda a sexta-feira, das 9h às 15h, em todos os canais de comunicação do escritório.

Trabalhar a partir de casa (ou de qualquer lugar)

Esta secção descreve as condições de trabalho esperadas quando se trabalha à distância do trabalhador.

Exemplo:

Os membros da equipa podem trabalhar a partir de casa:

• A tempo inteiro
• A tempo parcial (dividindo o tempo diário entre o escritório e o domicílio)
• Em dias pré-determinados da semana

Queremos dar-lhe a oportunidade de dar o seu melhor, independentemente do seu local de trabalho.

O trabalho à distância acarreta, no entanto, algumas responsabilidades. Por isso, certifique-se de que está disponível.

Reservamo-nos o direito de revogar os direitos de trabalho à distância em caso de problemas repetidos.

Direitos dos trabalhadores

Esta secção aborda as regalias ou os direitos dos trabalhadores do candidato ao teletrabalho.

Exemplo: O trabalhador elegível ao abrigo desta apólice que trabalha a partir de qualquer local obtém as mesmas prestações que um trabalhador que se desloca ao escritório, juntamente com um subsídio para despesas de Internet que pode ser obtido junto do departamento de RH.

Comunicação

Esta secção lista todos os canais de comunicação da organização para interagir com os membros da equipa, candidatos e fornecedores.

Exemplo: Todos os funcionários devem utilizar os seguintes canais para todos os compromissos oficiais aos quais lhes seja concedido acesso:

• Slack
• Correio electrónico do Google
• WhatsApp
• Google Meet

Equipamento

O hardware e o software que a empresa fornece estão listados nesta secção.

Exemplo: A [Nome da Empresa] fornecerá xx computadores portáteis, um modem, teclado, rato e Internet, cuja segurança é da responsabilidade do funcionário indicado na política. O equipamento tem de estar sempre protegido por uma palavra-passe.

Segurança

Fale sobre as regras e os regulamentos relativos à segurança dos dados da empresa.

Exemplo: O equipamento dos empregados deve estar sempre protegido por uma palavra-passe. E todos os candidatos elegíveis devem assinar o acordo NDA anexado a esta política.

Remunerações e benefícios

Esta secção apresenta os incentivos e outras prestações compensatórias do trabalhador em regime de teletrabalho.

Exemplo: A remuneração do colaborador é determinada pela sua função e KPI. Para além disso, todos os colaboradores são elegíveis para a compensação por aprendizagem e viagens oferecida pela empresa.

Dicas para trabalhar eficazmente a partir de casa

Manter a sua rotina matinal

O facto de não ir para um escritório não significa que deva ignorar as coisas que normalmente o preparam para o sucesso. Por isso, acorde à mesma hora e mantenha a rotina que funciona para si.

Reutilizar o tempo de deslocação para cuidar de si próprio

A média americana de deslocações pendulares é de quase 27 minutos em cada sentido. Não deixe que este tempo recuperado seja desperdiçado. Se ler, meditar, escrever um diário ou praticar ioga não fazem parte da sua rotina, agora é uma óptima altura para os experimentar.

Vestir-se para o sucesso

O facto de poder vestir o pijama não significa que o deva fazer. Pode continuar a interagir com colegas, parceiros ou clientes através de vídeo. Além disso, vestir-se confortavelmente, mas de forma profissional, ajuda-o a ter a mentalidade certa para se manter produtivo.

Foco na nutrição

Mantenha a concentração e a energia evitando açúcares, ingredientes artificiais ou calorias vazias. As caixas de bem-estar Work-From-Home da SnackNation contêm uma mistura seleccionada de barras, batatas fritas, carne seca, granola, mistura de trilhos e doces mais saudáveis para o manter adequadamente abastecido durante os seus dias de trabalho remoto.

Designar um espaço de trabalho dedicado 

Encontre um ambiente que promova a produtividade. Deve ser calmo, confortável e livre de distracções - e diferente do local onde costuma comer ou relaxar.

Tirar tempo para sair à rua

Fazer pausas é óptimo para a sua concentração e bem-estar. Recarregue energias dando uma volta ao quarteirão ou saindo para um pátio ou varanda.

Realizar um número razoável de reuniões

A interacção cara a cara não tem de ser uma vítima do trabalho remoto. Realize reuniões diárias ou reuniões de equipa virtuais através de software de videoconferência para manter essa ligação pessoal.

Definir horários de trabalho regulares

Pode ser especialmente fácil deixar que o seu workday se infiltre nas manhãs e noites de trabalho à distância. Evite esta situação definindo horários de trabalho e cumprindo-os. Não veja televisão. Trabalhar perto de uma televisão inibe a nossa capacidade de concentração. Resista ao impulso de ter a televisão ligada, mesmo que seja apenas para ruído de fundo.

Não ver televisão

Trabalhar perto de um televisor inibe a nossa capacidade de concentração. Por isso, resista à vontade de ter a televisão ligada, mesmo que seja apenas para ruído de fundo.

5 Exemplos de políticas de trabalho remoto e híbrido

Com a própria definição de normalidade a mudar com a pandemia, as condições e normas de trabalho foram redefinidas. Mas a actividade tem de continuar. 

E se a empresa tem de continuar, a contratação regular de novos talentos para fazer face a novas condições tem de continuar. E para apoiar a contratação à distância e o trabalho à distância, é necessário estabelecer políticas, regras e regulamentos para garantir uma eficiência e condições de trabalho óptimas.

Mas o que foi mais emocionante foi ver os exemplos inovadores de políticas de trabalho remoto e híbrido que surgiram para ajudar a apoiar o bem-estar geral dos funcionários quando estão presos em casa ou, por outras palavras, os desafios trazidos pelo modelo de trabalho flexível.

Vamos dar uma olhadela.

1. Comprometer-me a apoiar os meus colegas IBMers

É possível que tenha visto a campanha da IBM nos seus feeds das redes sociais há algum tempo. Os IBMers criaram-na.

Esta iniciativa de base surgiu em resposta aos desafios que os trabalhadores enfrentam em casa quando tentam manter o ritmo de trabalho e precisam de uma ajuda extra para fazer qualquer coisa no escritório ou em casa. 

O objectivo da campanha #ISupport Fellow IBMer é proporcionar a estas pessoas a assistência de que necessitam e que, de outra forma, ficaria em segundo plano enquanto navegam na nova realidade trazida pela pandemia.

2. Política do GitLab para todos os remotos

O GitLab é uma das maiores empresas de modelo de horário de trabalho flexível e totalmente remoto, empregando mais de 1500 membros em todo o mundo.

Aqui estão alguns destaques da política remota do GitLab:

1. As contratações e o trabalho não são limitados centralmente, mas sim provenientes de todo o mundo.
2. Horários de trabalho flexíveis, o que significa que pode escolher o seu horário de trabalho.
3. Todos os dados devem ser anotados, registados e partilhados para efeitos de elaboração de relatórios.
4. Todas as formações e trabalhos implicam processos escritos. 
5. Fornecer acesso à necessidade de saber para a partilha pública de informações.

3. Google 

A Google optou por uma política de trabalho híbrida.

No âmbito desta nova política

• 60% dos empregados trabalharão a partir do campus,
• 20% dos novos escritórios,
• e 20% a partir de casa.

Para tal, a Google optou pelo método da fogueira - em que os funcionários se sentam na sala de conferências para reuniões num ambiente circular ou numa fogueira que inclui tanto participantes fisicamente presentes como remotos, igualmente através de vários ecrãs.

4. Facebook

Antes do início da pandemia, o Facebook tinha planos para que a maioria dos funcionários trabalhasse a partir de casa. E com o início da pandemia, parece que continuaram a alargar a política de trabalho à distância. No entanto, após a pandemia, o Facebook - tal como a Google - decidiu optar por um modelo de trabalho híbrido para os seus funcionários.

5. Política de trabalho a partir de casa baseada em dados da Microsoft

A Microsoft planeia optar por um modelo híbrido. Mas para garantir o mais elevado nível de produtividade enquanto os empregados trabalham a partir de casa, será criada uma política baseada em dados; por exemplo, as reuniões consecutivas podem ser muito cansativas. É por isso que a política de trabalho híbrido da Microsoft proíbe a marcação de reuniões consecutivas.

Parece-me bem, não é?

Como comunicar a sua política de trabalho flexível?

Não basta definir e fazer com que a política de trabalho híbrido seja assinada pelos trabalhadores e pela direcção.

Certifique-se de que as pessoas o recordam. Certifique-se de que o vivem, para que não tenham de se sentir inseguras por passarem aquele tempo bem merecido depois de o bloco de notas estar fechado.

Para o fazer, siga esta lista de controlo:

• Não comunique a política apenas uma vez. Realize sessões regulares de formação intervalada ou defina lembretes sobre benefícios ou regras específicas da apólice.
• Contacte os trabalhadores se tiverem algum problema e peça-lhes regularmente a sua opinião.
• Mantenha a política geral remota e híbrida disponível para todos numa base de dados de conhecimento central ou no portal do funcionário para que todos tenham acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Mantenha os registos de todos os acordos à sua disposição para quaisquer questões dos trabalhadores.
• Vivê-lo. Ajude os gestores a vivê-lo.
• Crie canais separados para perguntas e respostas, para que qualquer funcionário que tenha alguma dúvida possa perguntar através do canal ou enviar-lhe uma mensagem de texto directamente.

Recomendamos a publicação da política de trabalho híbrido num local acessível em qualquer altura.

O trabalho à distância existe para garantir uma certa flexibilidade às pessoas. Isso significa que não há problema em não estar disponível para ir buscar os miúdos à escola a determinadas horas. E não há problema nenhum em atender a porta quando esta toca durante uma videochamada.

A forma como os seus colegas vivem a política de trabalho híbrido afectará fortemente o bem-estar geral.

➡️ Porquê definir a sua política de trabalho híbrido em Zavvy?

Com o nosso construtor de percursos - que inclui um modelo pronto a utilizar para políticas de trabalho flexíveis - poderá criar uma política de trabalho híbrido interessante em minutos.

Porque é que isto é melhor do que preencher um documento Word?

• Mais envolvente: Combinando gifs divertidos e elementos dinâmicos, como questionários ou vídeos loom , proporcionará aos seus utilizadores uma experiência que não parece ser um castigo a cumprir.
• Um único local para tudo o que diz respeito à formação: Desta forma, todos os seus cursos internos e SOPs são reunidos num único local. De preboarding a compliance, formação em resiliência e muito mais. Não se perde mais tempo à procura de nada.
• Atribuir automaticamente, comunicar e repetir: As coisas perdem-se na caixa de entrada a toda a hora e, por vezes, nem sequer chegam à caixa de entrada de toda a gente, pois é difícil manter o controlo. Atribua-o automaticamente a cada nova contratação, promova-o através de sítios como Slack ou Microsoft Teams e envie lembretes regulares.