Um empregado feliz é um empregado produtivo. Mas os negócios estão ocupados e gerir a felicidade de cada colaborador pode parecer impossível à medida que as empresas crescem.
A boa notícia é que não tem de o fazer sozinho. Quem melhor para perguntar sobre a felicidade e satisfação dos funcionários do que os próprios funcionários?
As entrevistas de permanência são uma estratégia eficaz de retenção de colaboradores que vai diretamente à fonte.
Este artigo irá:
Uma entrevista de permanência é uma discussão proactiva conduzida por um empregador com um empregado atual para compreender os factores que mantêm o empregado a trabalhar na organização e identificar potenciais problemas que possam levar o empregado a sair.
O objetivo de uma entrevista de permanência é avaliar a satisfação, o empenho e o compromisso dos colaboradores e recolher informações sobre como a organização pode melhorar o seu ambiente de trabalho e reter talentos. Portanto, podemos dizer que as entrevistas de permanência são uma das melhores práticas de retenção de funcionários.
A expressão "entrevista de permanência" é um pouco errónea. Pode pensar-se que o objetivo da entrevista de permanência é fazer com que alguém que está a pensar em deixar a empresa fique. Isto não é totalmente incorreto.
As entrevistas de permanência devem ser conduzidas de forma proactiva e estratégica para que se possa antecipar a quaisquer problemas antes que estes causem descontentamento.
Estas entrevistas são discussões abertas e francas sobre as partes favoritas e menos favoritas do seu trabalho. O objetivo é conhecer a sua experiênciae encontrar formas de a melhorar para esse indivíduo e para oresto da empresa.
Por exemplo, a realização de uma entrevista de permanência a todos os trabalhadores no prazo de 90 dias cria um ponto de partida sólido para a experiência de um indivíduo na empresa.
Como é que se sentem depois do primeiro trimestre?
De que é que eles gostam?
O que é que lhes desagrada?
Este ponto de partida dará o tom para o resto da sua carreira na empresa.
Pode, por exemplo, dar-lhe informações sobre os pontos fortes e fracos do seu processo de integração.
As entrevistas de permanência são semelhantes aos inquéritos de retenção de trabalhadores em vários aspectos, incluindo a sobreposição de perguntas e o objetivo geral. Se conhece esta tática, as entrevistas de permanência estão apenas a um passo de distância.
Não existe uma regra rígida. Incluir perguntas da entrevista de permanência durante as avaliações de desempenho regularmente agendadas não é uma má ideia. No entanto, muitos preferem manter estas discussões separadas para reduzir o tempo de reunião e manter o tom desejado.
Uma boa regra geral é uma entrevista de estadia por ano, no mínimo. Esta é muitas vezes efectuada nos aniversários, por uma questão de simplicidade e para as distribuir.
No entanto, deve estar preparado para lançar entrevistas de permanência sempre que tal se afigure prudente.
Por exemplo, suponhamos que se apercebe de descontentamento com determinados trabalhadores. Nesse caso, é preferível efetuar uma entrevista de permanência mais cedo do que mais tarde.
Podem existir outros factores desencadeadores, como a reestruturação da empresa, alterações de procedimentos ou promoções. O objetivo é manter o dedo no pulso da empresa para poder identificar e resolver as questões antes que se tornem problemas. Poderá ser demasiado tarde se esperar até que um colaborador esteja com um pé fora da porta!
Além disso, uma entrevista introdutória de permanência é uma boa ideia para estabelecer uma base de referência para as novas contratações. A entrevista de permanência pode ser combinada com a primeira avaliação de desempenho, que muitas empresas já efectuam aos 90 dias. Isto também proporciona novas opiniões sobre o seu funcionamento e novas ideias para melhorar.
O que deve ser abordado numa entrevista de permanência depende da sua empresa, do entrevistado e da sua função atual.
Deve personalizar esta entrevista para cada departamento, cargo e pessoa, em vez de fazer uma lista de perguntas padronizadas.
No entanto, alguns conceitos fundamentais são quase universais para as entrevistas de permanência. Eis algumas perguntas que pode incluir em quase todos os casos:
Embora existam muitas outras questões que podem ser discutidas com base nas especificidades do entrevistado, estas ideias abrangem os pilares de um bom RH e da capacitação dos trabalhadores.
As respostas a estas perguntas devem dar-lhe os conhecimentos necessários para manter os empregados satisfeitos, apoiando-os, reconhecendo os seus contributos e combatendo os inconvenientes que afectam a sua moral.
Mais uma vez, isto dependerá da estrutura da sua organização e de quem está a ser entrevistado.
Uma das responsabilidades mais essenciais das operações de pessoal é garantir que os empregados estão satisfeitos e motivados. Por isso, os especialistas em gestão de recursos humanos são uma opção óbvia.
Mas nem todas as empresas têm um departamento de RH capaz de realizar entrevistas de permanência para toda a gente.
Os directores são outra boa opção. Uma importante responsabilidade de liderança é manter a sua equipa satisfeita e saber quando não estão.
As entrevistas de permanência revelam diretamente o que os empregados gostam e não gostam na sua situação atual, equipando a gestão para introduzir melhorias.
As entrevistas de permanência são uma óptima ferramenta para se manter a par do contentamento da sua força de trabalho, o que as torna uma boa ideia para todos.
Embora todos devam fazer entrevistas de permanência, não precisam necessariamente de as fazer com a mesma frequência.
Uma entrevista de base após 90 dias e a revisão anual destas questões é um bom mínimo. Ajudará a aumentar o empenhamento dos empregados e a dotar os profissionais de gestão de pessoas dos conhecimentos necessários.
Os trabalhadores que mudam de função ou de cargo devem ser objeto de uma entrevista de permanência adicional. Da mesma forma, verifique com mais frequência os funcionários mais valiosos para garantir que estão satisfeitos.
Por último, mas não menos importante, qualquer pessoa que se preveja estar a ficar insatisfeita ou a considerar uma mudança deve ser objeto de uma entrevista de permanência para tentar fazê-la mudar de ideias.
Uma conversa de estada tem muito em comum com um check-in do empregado. Muitas das perguntas da entrevista de permanência são perguntas que já se fazem noutras reuniões.
Mas a diferença é que as entrevistas de permanência centram-se na felicidade e na satisfação profissional do trabalhador e não no seu desempenho.
O objetivo de uma entrevista de permanência é garantir que a pessoa está feliz no seu cargo, para que não tenha motivos para sair.
Um bom ponto de partida é criar um ambiente seguro e aberto para as discussões e garantir a confidencialidade, o que pode parecer óbvio para qualquer profissional de RH. No entanto, é especialmente importante criar confiança nas entrevistas de permanência, para que os entrevistados falem abertamente sobre os seus sentimentos positivos e negativos.
Embora possa ser tentador marcar as suas entrevistas anuais de estadia no calendário com antecedência, é melhor não fixar nada em pedra.
Dica n.º 1: Não há problema em que as conversas de permanência ocorram aproximadamente uma vez por ano, mas marcá-las com muita antecedência é uma armadilha se tiver de as realizar mais cedo devido a uma alteração no estado ou condição de um trabalhador.
Basta entregar um pedido de reunião com uma ou duas semanas de antecedência e partir daí.
Durante a reunião, convém abordar as questões essenciais enumeradas anteriormente e ter em conta as questões relevantes para essa pessoa específica.
Eis alguns exemplos:
Dica #2:Ser específico e honesto é a chave para o sucesso das entrevistas de permanência.
Dica #3:As perguntas altamente relevantes permitem ao sujeito saber que está empenhado na sua situação e a trabalhar para o seu benefício.
Dica n.º 4:Diga a todos que o objetivo da reunião é ajudá-los a ter sucesso e que tudo o que partilharem será mantido confidencial.
Para começar a fazer entrevistas de permanência, é necessário algum planeamento e tato.
Não quer enviar a mensagem errada à sua força de trabalho nem começar a abrir latas de minhocas com as quais não está preparado para lidar.
Eis algumas dicas para gestores e especialistas em recursos humanos que pretendem realizar entrevistas de permanência pela primeira vez.
Ser convidado para um novo tipo de entrevista com os RH pode ser assustador. Para evitar stress desnecessário e começar com o pé direito, informe os seus empregados sobre o novo processo e o seu objetivo.
Como supervisor, é importante estar atento ao papel e considerar quaisquer preconceitos ou dinâmicas de poder que possam influenciar a conversa. Trata-se de criar um ambiente em que os funcionários se sintam seguros e confortáveis para partilhar as suas ideias. As entrevistas de permanência têm tudo a ver com discussões abertas, honestas e envolventes.
Para além de definir as expectativas, programe com antecedência o tempo para as entrevistas de permanência. Isto minimiza as perturbações no fluxo de trabalho normal e dá aos empregados tempo para pensar nos tópicos de discussão.
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Pode fornecer algumas perguntas de partida e tópicos de discussão durante as fases de expectativas e programação. Desta forma, os empregados virão preparados com ideias para falar.
Para além disso, prepare questões que queira discutir.
Pode ter uma lista de perguntas universais para todos os trabalhadores, de modo a obter dados comparáveis. No entanto, também deve ter perguntas específicas para a situação particular de cada pessoa.
Esteja preparado com algumas perguntas de seguimento, incentivando os empregados a partilharem mais e ajudando-o a aprofundar as suas ideias.
Ao fazer essas perguntas adicionais, pode descobrir informações valiosas, abordar as preocupações de forma eficaz e criar ligações mais fortes com a outra pessoa.
Prepare-se mentalmente para ouvir o que os seus colegas de trabalho têm para dizer. O que se aprende numa entrevista de permanência é importante. No entanto, também quer que os seus entrevistados se sintam ouvidos e valorizados durante a reunião. Pode também considerar a hipótese de tomar notas.
Deve também preparar-se mentalmente para a franqueza. As entrevistas de permanência só funcionam se todos forem honestos.
Se não conseguir ir além da superficialidade da conversa quotidiana, não conseguirá descobrir novos problemas e soluções. Esteja preparado para verdades duras e deixe o entrevistado saber que este é um espaço seguro onde ele pode falar abertamente.
Recolha dados sobre o trabalhador a partir das suas notas e das respostas às perguntas colocadas. Quaisquer respostas quantificáveis devem ser registadas, como pedir ao entrevistado que classifique o seu contentamento numa escala de 1-10.
Após algumas entrevistas de permanência, pode procurar tendências para ver se a sua força de trabalho está a tornar-se mais ou menos feliz.
Além disso, registe qualquer discussão digna de nota para referência futura (informe os empregados de que pode estar a citá-los para ajudar a resolver problemas).
Com base nas informações recolhidas nas entrevistas de permanência, o passo seguinte consiste em elaborar um plano para resolver os problemas mais prementes.
Por exemplo, se um funcionário tiver repetido uma queixa de reuniões anteriores, tente resolvê-la antes da próxima vez. Da mesma forma, se vários entrevistados se queixaram de um problema semelhante, deve dar prioridade a esse assunto.
As operações com pessoas visam resolver os problemas levantados nas entrevistas de permanência de forma eficiente e sem preconceitos.
Decidir sobre um procedimento de acompanhamento.
Haverá uma reunião de acompanhamento após um determinado período de tempo?
Check-ins por correio eletrónico ou por telefone? Ou deve esperar até à próxima entrevista de estadia?
Ter um plano ajudá-lo-á a resolver os problemas a tempo.
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As entrevistas de permanência podem ir até ao mais ínfimo pormenor. É importante ouvir e tomar notas para compreender plenamente os problemas e poder encontrar uma solução para eles. O seu objetivo é fazer sugestões para melhorar a situação do sujeito com base nas informações que ele partilha e, em seguida, agir de acordo com um plano acordado.
A recolha de feedback após a reunião é sempre uma boa ideia. Pode aprender a melhorar as suas entrevistas de permanência e a garantir que os entrevistados têm uma experiência positiva.
Após a reunião:
Dos mais de 500 participantes que contribuíram para um inquérito realizado pela Nonprofit HR, apenas 28% realizaram entrevistas de permanência como tática de retenção.
As entrevistas de permanência foram uma das estratégias de retenção menos populares, apenas superando os programas de fidelização e os bónus pagos.
Como é que as empresas têm quase tanto medo de uma simples conversa como de perder dinheiro?
No entanto, 72% das organizações efectuaram entrevistas de saída.
Tentar utilizar as entrevistas de saída como estratégia de retenção é como tentar apanhar o comboio depois de este ter saído da estação. Para evitar uma futura rotatividade, é melhor realizar mais entrevistas de permanência e menos entrevistas de saída.
"As entrevistas de permanência não conduzirão a resultados perfeitos, mas melhorarão certamente o envolvimento e a retenção na sua empresa." Richard P. Finnegan, The Power of Stay Interviews for Engagement and Retention.
As entrevistas de permanência são uma ferramenta valiosa para criar confiança e estabelecer uma comunicação aberta entre os trabalhadores e a direção.
Além disso, uma análise da Gallup de 2021 revelou que cerca de metade dos trabalhadores estavam à procura de novos empregos no auge da Grande Demissão.
Mais de metade dos trabalhadores que saíram disseram que a sua organização poderia ter tomado medidas para evitar a sua saída.
Há provas irrefutáveis de que fazer com que os empregados se sintam ouvidos e dar seguimento ao seu feedback é vital para os manter satisfeitos.
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As entrevistas de permanência são apenas a ponta do icebergue.
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