Automatização do fluxo de trabalho de RH: Melhore a experiência do funcionário

Monotonous, repetitive tasks have long made people feel like they're nothing but cogs in a machine.

Advances in AI and machine learning are allowing companies to streamline their workflows and processes in a quest for continuous improvement. Firms now realize that by automating most workflows, employees can finally start to make long-lasting contributions to the business' success. Thus, HR workflow automation is more than just a buzzword making the rounds of some professional circles. In fact, automation and the "future of work" are intimately related concepts.

Num ambiente pós-pandémico em que as pessoas reavaliaram a forma como querem viver e trabalhar, é agora crucial que as empresas façam com que os funcionários se sintam valorizados e empenhados. Um inquérito recente da empresa de consultoria McKinsey revelou que até 55% dos empregados valorizam o reconhecimento não financeiro em vez de aumentos salariais directos. 

Assim, as empresas não devem esforçar-se por melhorar exclusivamente os seus sistemas, mas sim toda a experiência dos empregados. Pode permitir que os seus empregados desempenhem melhor as suas funções através de fluxos de trabalho de RH automatizados que são mais relevantes, envolventes e capacitantes.

⚙️ What is workflow automation?

O que é a automatização dos RH? 

A automatização dos RH consiste em delegar processos e tarefas comuns num software. Alguns dos exemplos mais comuns incluem:

• Painéis de controlo centralizados onde os colaboradores podem verificar a sua remuneração, licenças e desenvolvimento do desempenho
• Automação robótica de processos (RPA) para a declaração de impostos
• Processamento de pré-embarque, embarque e desembarque
• Gestão das folhas de pagamento e distribuição de salários
• Personalização de programas de formação por departamento ou equipa.

Os enormes desenvolvimentos na automatização dos RH facilitaram o trabalho remoto e híbrido. As vantagens de libertar os funcionários e os profissionais de RH para realizarem um trabalho de elevado valor com o mínimo de erros conduziram à expansão do mercado da tecnologia de recursos humanos. A empresa de investigação Statista prevê que o sector cresça de 47,5 mil milhões de dólares em 2019 para 90 mil milhões de dólares em 2025.

O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é uma série de tarefas pormenorizadas necessárias para concluir um processo ou um resultado. São frequentemente repetitivas e de grande volume. Além disso, dependendo do departamento ou linha de trabalho, tendem a ter actualizações mínimas. 

Sugestão: devido à sua previsibilidade e natureza estruturada, os fluxos de trabalho são ideais para a automatização. 

A maioria das pessoas pensa que a automatização do fluxo de trabalho se refere apenas a tarefas de baixo valor, mas também se pode aplicar à estratégia e gestão empresarial.

Quando os fluxos de trabalho são automatizados, a ferramenta de software escolhida segue procedimentos utilizando algoritmos baseados em regras, que permitem programar tarefas quotidianas. Alguns exemplos de tarefas são: copiar e colar, preencher formulários e enviar mensagens para e-mails específicos. Uma vez que estes fluxos de trabalho estão agora normalizados, têm taxas de erro de quase zero por cento, a menos que haja falhas na infra-estrutura ou ciberataques.

Benefícios da automatização do fluxo de trabalho de RH

O nosso artigo sobre 30 estatísticas de automatização de RH a conhecer em 2022 enumera vários benefícios da automatização dos RH. Mas o que dizer da automatização do fluxo de trabalho de RH, em particular?

As vantagens da automatização do fluxo de trabalho de RH podem ir além do simples facto de riscar as tarefas do dia e passar à lista seguinte. A automatização do fluxo de trabalho pode melhorar a experiência geral dos empregados e os ganhos da empresa.

1. A automatização do fluxo de trabalho de RH ajuda a dar prioridade ao envolvimento social em detrimento das interacções com as máquinas. Um bom fluxo de trabalho pode orientar os funcionários para se tornarem mais eficientes no seu dia de trabalho. Isto liberta-os para debater ideias, colaborar com colegas em projectos mais complexos e desenvolver relações significativas. Isto é particularmente importante porque as relações de qualidade ajudam a criar o sentimento de pertença dos empregados e a reduzir a rotatividade.
2. A automatização do fluxo de trabalho de RH pode proporcionar às empresas um retorno do investimento (ROI) de até 400%. Leu bem, 400 por cento, de acordo com um estudo da empresa de notícias VentureBeat sobre IA/ML. Alguns exemplos citados foram as companhias de seguros que automatizaram o fluxo de trabalho de cotação do cliente, de modo a que as propostas fossem geradas automaticamente para dar aos potenciais clientes uma comparação abrangente lado a lado dos diferentes fornecedores. Outro exemplo digno de nota é o da empresa de tecnologia Bosch, que poupou meio milhão de dólares por ano quando automatizou os seus fluxos de trabalho de gestão da rede de fornecedores.

3. A automatização do fluxo de trabalho de RH pode conduzir a uma maior responsabilização, transparência e melhoria dos processos. Uma vez que os painéis de controlo da automatização podem recolher e analisar dados em tempo real, a gestão pode dispor de informações valiosas para os ajudar a planear as suas próximas estratégias de automatização. Isto pode significar melhorar os fluxos de trabalho existentes ou aplicar melhorias semelhantes a outros processos manuais. Também pode identificar áreas de melhoria, incluindo pessoas que precisam de melhorar as suas competências.

👀 What does this look like in practice? 3 examples

A automatização do fluxo de trabalho nos RH inclui normalmente processos padrão que afectam quase todos os empregados. Os mais importantes são a integração, a formação de gestores e o desenvolvimento dos colaboradores. 

✈️ Onboarding 

Os primeiros meses de integração numa empresa são essenciais e podem ser enervantes para o novo empregado. De acordo com um estudo efectuado pelo fornecedor de software BambooHR, cerca de 17% dos empregados abandonam a empresa nos primeiros seis meses, especialmente entre os trabalhadores de nível inicial. Quando questionados sobre a sua "lista de desejos para a primeira semana", os trabalhadores mencionaram a formação no local de trabalho, a revisão das políticas da empresa, a instalação de equipamento e a orientação.

O que estas preferências indicam é que os empregados querem ter directrizes claras sobre o que devem fazer a seguir. Além disso, querem um rosto amigo e não um sistema de RH completamente autónomo. A melhor forma de as empresas conseguirem isto é criar um fluxo de trabalho holístico de integração dos funcionários que os faça sentir-se bem-vindos, confiantes e integrados na cultura da empresa.

Um fluxo de trabalho de integração automatizado pode ter o seguinte aspecto:

On the first day: allocate a comprehensive, interactive checklist to guide new joiners, keep them organized, and orient them on company background and vision.

O primeiro mês ou 30 dias (a fase de aprendizagem): atribuir objectivos que os orientem sobre o objectivo das suas funções ou equipas e sobre os diferentes equipamentos, ferramentas e sistemas. Isto pode incluir:

1. ligações para materiais internos;
2. uma lista das suas contas de sistema e a forma de as activar;
3. reuniões programadas com os principais gestores e colaboradores-chave.

O segundo mês (Dias 31-60, a Fase de Formação): orientar os empregados à medida que começam a entrar no ritmo das coisas e a compreender como as suas funções se enquadram nos objectivos gerais da empresa. Algumas actividades específicas incluem:

1. participação programada em reuniões em directo;
2. formação aprofundada sobre o conjunto de produtos e serviços da empresa;
3. agendaram sessões individuais de feedback com os seus gestores para obterem actualizações atempadas.

O terceiro mês (Dias 61-90, a fase de responsabilização): Nesta fase, os trabalhadores podem começar a ter mais autonomia. Eles podem:

1. indicar o programa de formação pretendido, incluindo a participação em conferências e webinars;
2. começar a participar em grandes projectos; 
3. agendar reuniões com os gestores para analisar o seu desempenho global até à data.

Formação de gestores

Ser promovido como novo gestor pode induzir muitas dúvidas e a síndrome do impostor. A melhor forma de as empresas capacitarem os seus gestores é atribuir-lhes um fluxo de trabalho automatizado que lhes dê orientação aprofundada para se tornarem mais confiantes nas suas funções alargadas. 

Additionally, an automated manager training workflow can help established managers stay updated on the latest leadership trends and management systems.

Um sólido programa de formação em liderança garante que a próxima geração de gestores actuará de acordo com o espírito e os objectivos estratégicos da empresa. A formação em liderança também permite uma transferência abrangente de conhecimentos que é crucial para os funcionários de todos os níveis. 

Um fluxo de trabalho automatizado de formação de gestores pode ter o seguinte aspecto:

• Weekly: real-time guidance. Mentors can send tips, tricks, and strategies to new managers before key events like addressing the team for the first time or giving a presentation to upper management.
• First month: formal leadership training. Enroll new managers automatically upon promotion.
• Monthly: dealing with challenges. This workflow can focus on delving into various complex scenarios, such as firing/suspending employees, salary negotiations or disputes, or counseling team members with mental health challenges. For example, with microlearning, the new manager will receive engaging course content delivered in such a way that it reinforces or adds to their knowledge. 

Sugestão: Os RH também podem incorporar outras tarefas no fluxo de trabalho, como um almoço ou jantar recorrente com colegas gestores para estabelecer uma relação e proporcionar um local para debates entre pares e troca de conhecimentos.

Desenvolvimento dos trabalhadores

De acordo com um estudo da empresa de análise Gallup, 87% dos Millennials consideram o desenvolvimento profissional e o crescimento na carreira como os principais factores do seu empenho no trabalho. Além disso, uma esmagadora maioria dos empregados(94%) ficaria mais tempo no emprego se a sua empresa investisse na melhoria das competências. Como resultado, muitas empresas têm actualmente os seus próprios sistemas de gestão da aprendizagem, currículos formais de orientação e programas de formação de líderes.

A maioria das pessoas vê o desenvolvimento dos trabalhadores como formação, mas isso é apenas uma componente. O desenvolvimento dos colaboradores é um programa abrangente que cobre toda a progressão na carreira dentro da empresa. Por isso, não só encoraja a lealdade, como também é um elemento crucial do planeamento da sucessão.

Um fluxo de trabalho anual automatizado de desenvolvimento dos colaboradores pode ter o seguinte aspecto:

• First-quarter of the year: establish SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time-based) goals for the year, including the training needed to succeed and the measures to evaluate this success.

• Midyear: kickstart the mid-year evaluation program, including analyzing the progress your employee has made towards their goals: did they meet some in advance? Are there some goals lagging behind? Gathering feedback from stakeholders is also essential to developing leadership and stakeholder management skills.

• Year-end: schedule a meeting with employees to analyze their growth within the year, the areas of strength and improvement, and how the company can help them in their succeeding career goals.

Também é importante agendar uma sessão regular de feedback individual ou de orientação para incentivar os funcionários e obter continuamente o seu feedback, compreender os seus desafios únicos e estabelecer melhores programas para os apoiar.

📈 How automation changes the role of People Operations

As operações de pessoal são um subconjunto dos RH que se centra no envolvimento e na produtividade dos empregados. Esta função empresarial assegura que as necessidades e preferências dos empregados são cuidadosamente consideradas e integradas nos programas e sistemas de RH. Isto significa garantir que todos os processos - desde o recrutamento até à integração e ao desligamento - são efectuados tendo em conta o bem-estar do empregado.

A automatização do fluxo de trabalho pode ajudar a melhorar as operações de pessoal de três formas principais:

• Data-driven decision-making. The availability of online dashboards and systems can provide unlimited, real-time data that accurately captures employee behavior and feedback. This information is crucial in designing better human-centric systems.

• Prioritizing human experience over manual tasks. Instead of HR teams stuck in an endless cycle of filing taxes, chasing after signatories, and scheduling meetings all day long, automated workflows allow them to check in on potential candidates and new employees. Thus, People Ops can focus on understanding the complex needs of the workforce and how the company can address those needs.

• Create a long-lasting company brand that attracts top talent. The influence of the Baby Boomer generation is waning, and the workforce is now predominantly composed of Millennials and Gen Z. These generations tend to look for new jobs every year or so and are very picky about choosing their employer. Companies can strike the right chord with progressive-minded workers by creating a holistic workflow system that affirms their values and goals.

✏️ How to choose the right HR workflow automation software

Existem dezenas de fornecedores de automatização, e alguns têm determinadas especialidades. A questão a considerar em primeiro lugar é: o que é que a sua empresa precisa? Qual é o seu objectivo para automatizar os fluxos de trabalho de RH? É para simplificar as tarefas administrativas ou é para automatizar os seus programas de formação?

Eis três perguntas adicionais a fazer:

• Quais são as suas ferramentas actuais de sistemas de gestão de RH (HRMS)? Se vai contratar um novo fornecedor, certifique-se de que o seu software se integra perfeitamente no seu ecossistema tecnológico.
• Como é que pode maximizar o ROI? O novo software está a centrar-se apenas na formação, em particular? O sistema pode ser personalizado para incorporar funcionalidades adicionais? Qual é o grau de flexibilidade do fornecedor de serviços?
• O sistema de automatização do fluxo de trabalho é de fácil utilização? Quanta formação é necessária para os seus empregados? O fornecedor de software dá formação anual gratuita sobre novas actualizações?

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Com a nossa solução de software, pode criar fluxos de trabalho personalizados e interactivos, como a integração, a formação, o feedback e o desenvolvimento.

Our workflow builder is so flexible that you can create any program, whether automated manager training for new leaders, coffee roulettes for new joiners, or detailed career tracking.

Temos uma galeria de modelos que pode servir de guia e inspiração para criar o seu próprio fluxo de trabalho.

O nosso sistema também pode ser integrado nas suas ferramentas existentes, tais como Slack, Microsoft Teams e Notion. Em caso de dúvidas ou esclarecimentos, os nossos gestores de sucesso do cliente e a nossa equipa de apoio estão à disposição para o ajudar.

Apenas alguns destaques:

🚀 Onboarding workflows that take newcomers by the hand and lead them to full integration and productivity.
🌱 Career paths that create role clarity and guide people along their development path.
🔄 Feedback systems that can be customized as desired and that lead to a culture of growth and learning.
☕️ Coffee roulettes to connect colleagues remotely.
🏅 Training programs that deliver content step by step instead of overwhelming learners.